OPTIMALISASI OUTSOURCING DALAM KEMITRAAN BISNIS
D. HUBUNGAN KEMITRAAN
Kemitraan pembeli-penjual atau supplier-buyer partnership adalah istilah yang banyak digunakan tetapi sekaligus juga banyak disalah artikan. Apabila dilakukan dengan baik dan berhasil, maka banyak keuntungan yang didapat dalam perusahaan, terutama dalam peningkatan efisiensi (mengurangi cost), peningkatan mutu dan peningkatan speed (delivery time). Sebagai contoh, suatu pabrik pembuatan alat berat setiap kali harus mengebor peralatan yang memakan biaya dan waktu. Hal ini terjadi bertahun-tahun tanpa ada yang sadar bahwa sebetulnya hal tersebut dapat dihindari. Pemasok yang mengetahui hal tersebut, menawarkan suatu cetak-biru (blue print) baru, yang menjanjikan menyediakan peralatan yang sama, yang sudah diberi lubang sehingga pabrik tidak harus setiap kali melakukan pekerjaan pemboran metal yang makan waktu dan biaya. Akhirnya usul ini dipelajari dan diterima dan akhirnya membuahkan penurunan yang cukup berarti dalam biaya produksi alat berat pabrik tersebut. Ini hanyalah sebuah contoh bagaimana pemasok dapat membantu menurunkan biaya produksi dengan menawarkan barang dengan spesifikasi yang lebih tepat dan lebih bermutu. Langkah-langkah tersebut merupakan awal bagaimana Anda dapat mengembangkan hubungan yang lebih erat dan berjangka panjang dengan para pemasok yang akan menguntungkan kedua belah pihak sehingga terbentuk kerja sama kemitraan.
Kemitraan jenis ini atau sering kali disebut sebagai aliansi strategis (strategic alliance) adalah hubungan yang saling menguntungkan antara pembeli dan pemasok dimana dua belah pihak memahami kepentingan dan kemampuan masing-masing, dan membentuk suatu kerja sama yang memuaskan kedua belah pihak. Itu tadi adalah suatu definisi yang memang indah diucapkan, namun dalam kenyataannya ada begitu banyak variasi yang dijumpai dan begitu banyak ragam kesuksesan atau kegagalan yang dicapai.
Untuk mengembangkan hubungan baru antara pembeli dan penjual tersebut, ada beberapa prinsip atau semangat yang perlu dipegang dan diusahakan secara terus menerus, sebagai pengembangan dari jenis-jenis hubungan pembeli- penjualyang telah disinggung di depan, yaitu harus ada :
common goal. mutual benefit. mutual trust. transparent.
long term relationship.
continuous improvement in price/cost and quality. Mempunyai tujuan yang sama (Common goal).
Pengertian-pengertian yang terkandung dalam prinsip atau semangat pertama ini antara lain ialah :
• Tujuan dari semua perusahaan sebetulnya sama, yaitu dapat hidup dan berkembang (survive and growth)
• Untuk itu harus terus menerus menghasilkan barang/jasa yang bermutu dengan harga yang layak, sehingga laku terjual di pasaran dengan imbalan keuntungan tertentu.
• Pembeli dan penjual harus melihat dua hal tersebut sebagai tujuan yang sama.
• Kesalahan umum adalah bahwa banyak yang menganggap ‘keuntungan’ merupakan tujuan utama perusahaan. Perusahaan yang dapat mempertahankan hidup dan berkembang dengan sendirinya tentu menghasilkan keuntungan yang layak, tetapi sebaliknya perusahaan yang memperoleh keuntungan di tahun-tahun tertentu saja belum temtu sanggup mempertahankan hidup untuk jangka waktu yang panjang.
Saling menguntungkan (Mutual benefit)
Hal-hal yang termasuk dalam pengertian ini, yang tidak hanya merupakan semangat yang harus dijaga, tetapi juga pertama-tama harus ditumbuhkan dan diusahakan, ialah :
• Dua pihak harus sadar, bahwa dalam setiap membicarakan atau melakukan negosiasi, harus menghasilkan sesuatu yang dapat saling menguntungkan ke dua belah pihak (win win), dan tidak boleh hanya menguntungkan satu pihak saja dan merugikan pihak yang lain.
• Kalau ini terjadi, maka hubungan tidak akan lama dan kemitraan akan gagal. • Saling menguntungkan adalah movitasi yang sangat kuat bahkan mungkin
yang terkuat bagi ke dua belah pihak untuk melakukan dan melanjutkan kemitraan.
• Oleh karena itu , tidak ada satu pihakpun yang boleh merasa berada di atas pihak lain dan dapat mendiktekan kehendaknya pada pihak lain. Semua harus merasa dan diperlakukan sejajar.
Saling mempercayai (Mutual trust)
Pengertian ini perlu penjelasan lebih lanjut, karena sering kali disalah artikan. Beberapa penjelasan yang dimaksud antara lain ialah :
• Untuk mencapai prinsip ke dua tersebut, yaitu mutual benefit diperlukan sikap saling percaya dan terbuka.
• Saling percaya di sini termasuk dalam perhitungan biaya produksi dan harga barang/jasa yang dihasilkan. Kedua belah pihak dapat saling memberikan nasehat atau pendapat untuk melakukan efisiensi atau penurunan biaya tertentu.
• Dengan adanya saling percaya ini, tidak berarti tidak ada lagi negosiasi. Negosiasi tetap dapat dan sering kali harus dilakukan, namun perundingan atau negosiasi dalam kemitraan penuh sudah hampir sama dengan perundingan antar bagian dalam suatu perusahaan saja.
• Saling percaya tidak hanya pada kejujuran dan itikad baik masing-masing, tetapi juga pada kapabilitas masing-masing untuk memenuhi perjanjian dan kesepakatan bersama misalnya dalam ketepatan waktu pembayaran, waktu penyerahan, mutu barang dan sebagainya.
• Kalau mutual benefit dapat disebut sebagai movitasi utama dalam membangun kemitraan, maka ‘saling mempercayai’ merupakan bahan utama untuk membangun kemitraan yang berjangka panjang. ‘Saling mempercayai’ tidak hanya harus dibangun tahap demi tahap tetapi harus terbukti dan dapat bertahan dalam jangka panjang.
Bersifat terbuka (Transparent)
Semangat yang sangat relevan dengan semangaat-semangat di atas ialah ‘bersifat terbuka’.
• Untuk itu memang dalam batas-batas tertentu yang cukup luas pula, data dari ke dua belah pihak dapat dilihat oleh pihak lain. Termasuk di sini ialah data perhitungan harga dan sejenis itu.
• Tentu saja ke dua belah pihak terikat secara legal maupun moral untuk merahasiakan data-data tertentu yang memang harus dirahasiakan.
• Transparansi dapat meningkatkan saling mempercayai dan sebaliknya pula saling mempercayai memerlukan saling keterbukaan.
Mempunyai hubungan jangka panjang (long term relationship)
Dua pihak yang merasa saling percaya, saling menguntungkan dan mempunyai kepentingan yang sama, cenderung akan bekerja sama dalam waktu yang panjang, tidak hanya 5 atau 10 tahun, tetapi sering kali lebih dari 20 tahun.
• Hubungan jangka panjang juga memungkinkan pihak rekanan penjual untuk mau, berani dan mampu melakukan investasi yang besar untuk keperluan R&D untuk meningkatkan mutu produknya.
• Ini pada gilirannya juga akan menguntungkan penjual dan hal ini tidak mungkin dilakukan apabila hubungan hanya berjangka pendek.
Terus menerus melakukan perbaikan dalam mutu dan harga/biaya (continuous improvement in quality and cost)
Salah satu prinsip yang penting dalam kemitraan adalah bahwa ke dua belah pihak harus senantiasa terus menerus meningkatkan mutu barang atau jasa serta efisiensi atau biaya atau harga barang/jasa dimaksud.
• Dengan demikian, perusahaan dapat bertahan dalam kompetisi global yang makin lama makin ketat.
• Ketahanan dalam kompetisi menyebabkan perusahaan dapat tetap bertahan hidup dan dapat berkembang dan ini akan menguntungkan pihak yang lain juga.
• Jadi perbaikan terus-menerus dalam mutu dan harga barang merupakan kepentingan ke dua belah pihak.