MASALAH ETIKA DALAM OUTSOURCING
C. ETIKA PEMBELI PROFESIONAL.
NAPM (The National Association of Purchasing Management) suatu asosiasi besar yang mewakili para pembeli di indutri AS, sejak tahun 1929 telah menetapkan kode etik yang perlu diindahkan oleh para buyer. Mula-mula dinamakan NAPM Standards of Conduct, dan kode etik pembelian ini sudah berkali-kali dimutakhirkan. Versi terakhir diberi nama Principles and Standards of Purchasing Practice, diterbitkan tahun 1992 dan dimaksudkan untuk digunakan oleh pembeli profesional dalam menanggapi perkembangan terakhir dalam lingkungan perdagangan. Karena kode etik ini oleh kalangan pembeli profesional dianggap sebagai pilar yang penting dan digunakan sebagai benchmark dalam manajemen pembelian, maka ada baiknya dikutib disini secara lengkap untuk referensi mereka yang berkecimpung di manajemen pembelian. Sebagian besar memuat prinsip-prinsip dan nilai-nilai yang berlaku secara universal, hanya di sana sini mungkin terselip kebiasaan setempat.
The current NAPM Standards of Purchasing Practice
Loyalty To Your Company Justice to Those With Whom You Deal
Faith In Your Profession.
From these principles are derived the NAPM standards of purchasing practice.
1. Avoid the intent and appearance of unethical or compromising practice in relationships, actions, and communications.
2. Demonstrate loyatly to the employer by diligently following the lawful instructions of the employer, using reasonable care and only authority granted.
3. Refrain from any private business or professional activity that would create a conflict between personal interests and the interests of the employer.
4. Refrain from soliciting or accepting money, loans, credits, or prejudicial discounts, and the acceptance of gifts, entertainment, favours or services from present or
potential suppliers which might influence, or appear to influence purchasing decisions.
5. Handle information on a confidential or proprietary nature to employers and/or suppliers with due care and proper consideration of ethical and legal ramifications and governmental regulations..
6. Promote positive supplier relationships through courtesy and impartiality in all phases of the purchasing cycle.
7. Refrain from reciprocal agreements which restrain competition.
8. Know and obey the letter and spirit of laws governing the purchasing function and remain alert to the legal ramifications of purchasing decisions.
9. Encourage that all segments of society have the opportunity to participate by demonstrating support for small, disadvantaged and minority-owned businesses. 10. Discourage purchasing’s involvement in employer sponsored programs of personal
purchases which are not business related.
11. Enhance the proficiency and stature of the purchasing profession by acquiring and maintaining current technical knowledge and the highest standards of ethical behavior.
12. Conduct international purchasing in accordance with the laws, customs, and practices of foreign countries, consistent with United States laws, your organization’s policies, and these Ethical Standards and Guidelines.
Mengenai kode etik pembeli profesional dari NAPM tersebut, secara singkat dapat diberikan beberapa catatan dan komentar sebagai berikut.
1. Mengenai ethical perception.
Tidak perlu komentar lebih lanjut karena ini mengenai pengertian atau nilai umum. Yang jelas, pihak yang melakukan pekerjaan pembelian diharapkan mempunyai faham etika.
2. Mengenai responsibility to the employer.
Kepentingan pemberi kerja apakah itu perorangan atau perusahaan harus diutamakan, dan kepentingan sendiri harus dikalahkan.
3. Mengenai conflict of interest.
Ini hal yang sudah banyak diketahui. Batasan dalam hal ini memang sangat luas dan dapat dirasa dan diketahui dengan mudah. Beberapa contoh conflict of interest.
Rekanan pemasok milik saudara dekat atau dipimpin oleh saudara dekat.
Pembeli mempunyai saham kepemilikan atau bagian dari pimpinan perusahaan pemasok.
4. Mengenai gratuities.
Pemberian yang dimaksud disini ialah segala bentuk pemberian berupa barang, jasa, kemudahan, rekreasi atau apa saja.
Mengenai undangan makan, pada tahap tertentu dapat dianggap masih dapat dibenarkan. Beberapa pedoman yang biasanya diberikan mengenai hal ini ialah misalnya :
Undangan makan hendaknya dalam rangka membicarakan suatu bisnis tertentu
Tidak terlalu sering menerima undangan dari rekanan yang sama.
Sebaiknya buyer mengundang balik rekanan dalam frekuensi yang sama baik dengan biaya sendiri atau biaya perusahaan. Demikian pula pemberian, undangan makan, entertainment dalam batas tertentu diperbolehkan dalam budaya perusahaan atau negara tertentu.
5. Mengenai confidential information.
Yang biasanya dianggap sebagai hal yang rahasia ialah antara lain : Harga dan data mengenai biaya.
Penawaran atau keterangan mengenai itu. Formula dan informasi mengenai proses.
Informasi mengenai desain (gambar, cetak biru dan sebagainya)
Perencanaan, strategi, dan sebagainya dari perusahaan. Informasi pribadi mengenai karyawan atau yang
mempercayakan pada seseorang.
Sumber pemasok atau keterangan pemasok.
Daftar pelanggan dan keterangan mengenai pelanggan. Program perangkat lunak komputer.
6. Mengenai treatment of suppliers.
Pemasok haruslah diperlakukan dan dihormati sebagai mitra bisnis yang sejajar. Selain itu, hubungan haruslah didasarkan atas kejujuran, keadilan.
7. Mengenai reciprocity.
Perlakuan harus hati-hati apabila pembeli menghadapi pemasok yang sekaligus juga pelanggan, dalam arti bahwa pemasok tetap harus diperlakukan secara adil dan sama dengan pemasok lain. Dianggap tidak etis apabila mereka mendapatkan perlakuan istimewa.
8. Mengenai federal and state laws.
Hal ini mengenai peraturan dan hukum setempat, yang tentu saja harus dihormati dan diindahkan.
9. Mengenai small, disadvantaged, and minority-owned businesses.
Inilah yang dinamakan tugas sosial dari fungsi pembelian, yang tidak hanya berlaku di negara yang sedang berkembang, tetapi berlaku juga di negara yang sudah maju seperti Amerika Serikat. Pengertian disadvantages dan small dapat diperluas dengan kepentingan buruh dari perusahaan pemasok dan semua perusahaan yang terkait.
10. Mengenai personal purchases for employees.
Tugas pembelian ialah untuk keperluan perusahaan. Pembelian untuk pribadi dapat mengganggu pencapaian tugas utama tersebut. Namun apabila perusahaan mengijinkan ada program pembelian untuk pegawai, harus diatur sedemikian rupa sehingga :
Hindari melakukan penekanan pada pemasok.
Jelaskan dengan terus terang pada pemasok bahwa pembelian bukan untuk perusahaan, tetapi untuk pribadi karyawan.
Usahakan agar semua karyawan memperoleh faedah yang sama.
Pembeli harus bertindak adil terhadap perusahaan (pemilik), pada karyawan dan pada pemasok .
11. Mengenai responsibilities to the profession.
Mereka yang bekerja di bidang pembelian berkewajiban meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan, sekurang-kurangnya dalam pengetahuan dan ketrampilan dasar mengenai pembelian. Tidak hanya itu, mereka harus mengetahui etika profesinya dan menjunjung tinggi etika tersebut.
12. Mengenai international purchasing.
Dalam melakukan pembelian secara internasional, etika pembelian tetap harus diindahkan dan dilaksanakan. Meskipun ada hukum dan kebiasaan setempat, biasanya prinsip-prinsip etika di atas berlaku secara universal, hanya di beberapa tempat pelaksanaan dapat berbeda dalam cara dan gradasinya. Biasanya tidak ada perbedaan secara prinsip.
Keppres-18/2000, suatu Keppres yang mengatur pengadaan barang/jasa pemerintah di Indonesia, dalam salah satu pasalnya juga mengatur mengenai hal ini, seperti dapat dikutib sebagai berikut ini.
Etika Pengadaan Barang/Jasa Pasal 5
Pengguna barang/jasa Instansi Pemerintah (termasuk perencana, pelaksana dan pengawas), penyelia barang/jasa harus mematuhi etika pengadaan barang/jasa, yaitu :
1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketetapan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.
2. Bekerja secara profesional, mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa.
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat.
4. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.
5. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang dan jasa.
6. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan Negara dalam pengadaan barang dan jasa.
7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dengan atau melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan Negara.
8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.
Disamping itu, beberapa hal sebagai berikut mengenai praktek pembelian perlu diperhatikan karena menyangkut pula etika pembelian.
Hindari praktek yang curang (sharp practice)
Praktek semacam ini, yaitu kecurangan adalah hal-hal yang sengaja dilakukan untuk mengambil manfaat tidak jujur dan adil dari pihak lain, yang sudah mendekati penipuan, harus dihindarkan. Beberapa contoh yang dapat diberikan misalnya :
• Sengaja memberikan janji membeli dalam jumlah besar untuk mendapatkan harga rendah, sedangkan pembelian sebenarnya hanya sedikit saja. Disini pembeli mendapatkan harga dengan tidak jujur dan berlaku curang.
• Permintaan penawaran dari pemasok yang berlainan tingkat atau bidang keahlian dengan maksud memenangkan suatu pihak tanpa pelelangan yang sebenarnya.
• Memberi tahukan penawaran pemasok lain kepada pemasok tertentu dengan cara seakan-akan tidak disengaja.
• Dan praktek-praktek sejenis itu.
Acurex Corporation misalnya menambahkan beberapa ketentuan berikut ini, yang harus dihindarkan :
• Memperbolehkan satu atau beberapa pemasok untuk mendapatkan informasi mengenai penawaran kompetitor lain, dan memperbolehkan mereka untuk melakukan penawaran ulang.
• Memberikan preferensi pada pemasok yang ingin dimenangkan oleh anggota pimpinan perusahaan.
• Membatalkan pembelian suku cadang yang sudah dalam proses fabrikasi dan sekaligus mencoba mengelakkan kewajiban membayar ganti rugi (cancellation charges)
• Menipu atau menyesatkan penjual dalam negosiasi.
• Menyebabkan pemasok sangat tergantung pada organisasi pembeli untuk hampir seluruh penjualannya.
Penawaran kompetitif (competitive bidding)
Pembeli profesional wajib memperhatikan etika dalam hal penawaran kompetitif seperti misalnya :
• Hanya memberikan undangan kepada pemasok yang betul-betul akan diberikan pesanan apabila memenangkan tender.
• Syarat-syarat penilaian harus transparan dan diberitahukan sebelum melakukan tender.
• Spesifikasi barang atau jasa yang ditawarkan harus berlaku umum dan jangan menjurus pada spesifikasi khusus yang hanya dimiliki oleh salah satu pemasok saja.
• Semua peserta tender masing-masing harus mendapatkan penjelasan dan keterangan lengkap dan sama.
• Harga penawaran tender harus dirahasiakan.
• Memberitahukan pihak yang kalah secepat mungkin agar mereka dapat menyesuaikan diri.
• Jangan menerima lagi penawaran sesudah waktu penutupan.
• Jangan mengambil keuntungan dengan cara mencari-cari kesalahan dalam penawaran pemasok.
• Dan sebagainya.
Negosiasi.
Dalam hal negosiasi, beberapa etika yang harus diperhatikan antara lain misalnya :
• Negosiasi perlu dilakukan apabila memang dirasakan adil bagi dua belah pihak.
• Negosiasi tidak boleh dilakukan sekadar untuk negosiasi, tetapi harus dengan alasan yang adil.
• Sebelumnya, para peserta tender/penawaran harus diberitahu semua faktor yang diperhitungkan dan dipertimbangkan dalam mengevaluasi penawaran.
• Semua peserta tender/penawaran harus diberikan kesempatan mendapatkan informasi yang lengkap dan sama.
• Dan sebagainya. Contoh barang (samples)
Apabila contoh barang diterima pembeli, harus betul-betul dilakukan pengujian seperlunya dan hasilnya perlu diberitahukan kepada yang bersangkutan.
Perlakuan terhadap penjual.
Para penjual barang atau jasa, termasuk para salesperson, harus diperlakukan dengan hormat seperti tamu-tamu lain. Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain.
• Perjanjian (appointment) harus ditepati dengan baik. Jangan biarkan salesperson, juga tamu-tamu lain, menunggu terlalu lama apabila bertamu.
• Jangan membatalkan perjanjian seenaknya.
• Perlakukan mereka sebagai mitra bisnis, mitra kerja karena ini berpotensi melancarkan hubungan demi kepentingan bersama.
Material dibawah standar.
Apabila menerima barang yang dibawah standar atau tidak sesuai dengan spesifikasi pemesanan, maka :
• Harus segera diberitahukan kepada pemasok yang bersangkutan, dan jangan menunggu terlalu lama.
• Tindakan koreksi harus segera dibicarakan dan dinegosiasikan oleh pihak-pihak yang bersangkutan.
Hadiah dan Pemberian lainnya.
Menurut NAPM Principles and Standard Purchasing Practice nomer 4 di atas, pemberian atau hadiah dalam bentuk apapun dari para pemasok tidak boleh diterima oleh para pembeli profesional. Dalam praktek, hal ini ada beberapa pengecualiannya misalnya sebagai berikut ini.
• Beberapa perusahaan mengatur batasan pemberian yang boleh diterima, misalnya boleh menerima barang yang sifatnya untuk promosi.
• Ada yang mengatur boleh sampai batas harga tertentu atau apabila tidak berlebihan. Namun dalam hal ini ada kesulitan juga karena berapa batas tidak berlebihan atau berlebihan tidak begitu jelas dan sangat subyektif sifatnya.
• Ada perusahaan yang mengharuskan pemberian hadiah berupa barang atau uang dipusatkan, kemudian perusahaan sendiri membaginya kepada seluruh karyawan secara adil.
Penyuapan (bribery)
Penyuapan adalah hal yang lebih berat dan lebih parah dari hanya sekedar penerima pemberian hadiah berupa uang, barang, atau bentuk-bentuk lain. Penyuapan menyangkut pemberian barang, atau uang, atau bentuk-bentuk lain dengan permintaan kompensasi tertentu yang menyalahi peraturan, merugikan pihak lain secara tidak sah, melanggar atau merampas hak pihak lain. Penyuapan tidak hanya termasuk pelanggaran etika tetapi sekaligus juga melanggar peraturan hukum.
Kesimpulan.
Sebagai semacam kesimpulan dapat dikatakan bahwa semua yang bekerja di bidang pembelian dan pemasokan mempunyai tanggung jawab etis kepada tiga kelompok orang, yaitu pemberi kerja, pemasok dan teman sekerja.
Diperlukan pedoman yang jelas mengenai kesetiaan kepada orang atau perusahaan pemberi kerja tentang karakteristik kesetiaan yang diharapkan demi kepentingan pemberi kerja.
• Pada pemasok.
Pedoman umum yang dapat diberikan menyangkut hubungan dengan pemasok ialah perlakuan secara adil (fair play) dan jujur. • Pada teman sekerja.
Semua anggota yang bekerja di bidang pembelian harus menjaga profesi mereka sebagai profesi yang terhormat dan etis.
Apabila mereka yang bekerja di bidang pembelian menghadapi keadaan yang meragukan (grey area), dimana jawaban tidak didapatkan dari peraturan tertulis atau praktek sebelumnya, beberapa pertanyaan berikut ini dapat membantu untuk dijadikan bahan pemikiran.
• Apakah tindakan saya ini dapat diterima oleh setiap orang dalam organisasi saya ?
• Bagaimana tindakan saya ini apabila dikaitkan dengan tanggung jawab saya pada perusahaan, rekanan pemasok dan teman sekerja ?
• Bagaimana akibatnya apabila semua pembeli dan penjual melakukan hal ini ?
• Apabila saya berada di pihak yang lain, bagaimana sikap dan perasaan saya apabila diperlakukan serupa ?
• Bagaimana suara hati nurani saya ?
The Rotary International Organization mengenai hal ini memberikan pertanyaan yang dinamakan ‘the four way test’ mengenai apa yang mereka pikirkan, katakan dan lakukan. Pertanyuaan-pertanyaan itu ialah :
• Is is the TRUTH ?
• Is it FAIR to all concerned ?
• Will it build GOODWILL ?
• Will it be BENEFICIAL to all concerned ?
Dalam melakukan keputusan terakhir, beberapa waktu merenung perlu dilakukan dengan memikirkan kata-kata berikut ini, yang dinamakan :
‘What Makes a Profession’
‘If there is such a thing as a profession as a concept distinct from a vocation, it must consist in the ideals which its members maintain, the dignity of character which they bring to the performance of their duties, and the austerity of the self-imposed ethical standards. To constitute a true profession, there must be ethical tradition so potent as to bring into conformity members whose personal standards of conduct are at a lower level, and to have an elevating and ennobling effect on those members. A profession cannot be created by resolution, or become such overnight. It requires many years for its development, and they must be years of self-denial, years when success by base means is scorned, years when no results bring honor except those free from the taint of unworthy methods.’