ANALISIS DATA DAN DAPATKAN KAJIAN
4.5 Impak Pelaksanaan Sistem Kerajaan Elektronik
a) Impak Kepada Organisasi
Pemodenan dalam pentadbiran dan pengurusan dengan pelaksanaan kerajaan elektronik telah menunjukkan pelbagai reaksi dan tindak balas yang positif dan juga negatif. Impak positif yang boleh dilihat hasil daripada kajian terhadap MBAS telah membuktikan bahawa sebuah PBT yang proaktif dalam membentuk sebuah agensi yang mengamalkan sistem kerajaan elektronik. Penambahbaikan dan penaiktarafan sistem perkhidmatan dalaman menerusi perkembangan ICTkhususnya membuktikan bahawa MBAS menuju kearah pengurusan agensi kerajaan yang lebih tersusun dan sistematik mengikut keperluan semasa dan seterusnya dapat mencapai pelaksanaan sistem kerajaan elektronik (Sarikas dan Weerakkody, 2007). Peralihan pengurusan kepada yang lebih moden ini bakal menjadikan MBAS antara PBT yang dapat membangunkan sebuah perkhidmatan yang lebih berkualiti dan mampu berdaya saing serta mewujudkan perkhidmatan kerajaan yang telus, akauntabiliti dan responsif (Asogwa,2013).
Dalam pada itu, dengan pelaksanaan kerajaan elektronik ini juga memberikan impak kepada pembaharuan dalam pengurusan sumber manusia dalam MBAS. Seperti yang sedia maklum,jabatan pengurusan manusia dalam sesebuah organisasi khususnya dalam pihak berkuasa tempatan ianya
121
merupakan nadi kepada pergerakan terutama dalam mengumpu, menyimpan mengekalkan dan mendapatkan semula data yang berkaitan dengan sumber manusia (Buford dan Lindner, 2002). Oleh itu, pengurusan yang mantap dan strategik khususnya dalam melakukan sesuatu aktiviti dalaman yang memerlukan perancangan yang jelas supaya ianya akan memberi kesan jangka panjang dalam perkembangan dan pembangunan organisasi. Oleh itu, pengenalan HRMIS dilihat telah membawa satu penemuan baharu dalam bidang pengurusan manusia supaya dapat membantu organisasi meningkat mutu pengurusan yang sedia ada menjadi semakin efektif dan efisyen (Normalini, Ramayah, dan Sherah, 2012).
Dalam melaksanakan sesuatu pembaharuan dalam pentadbiran dan pengurusan, kakitangan dalam organisasi dilihat perlu diberi penekanan terlebih dahulu dalam melaksanakan sistem elektronik dan ianya juga perlu ada sikap penerimaan dan keterbukaan dalam kalangan kakitangan bagi memastikan pelan kerajaan mewujudkan persekitaran kerja berasaskan elektronik berjaya (Zafir dan Fazilah, 2011). Dalam perkara ini, pihak MBAS dilihat tidak menghadapi sebarang permasalahan dalaman khususnya terhadap kakitangan yang berumurseperti mana berlaku di agensi-agensi lain. Ini adalah, di dalam MBAShampir kebanyakkan kakitangan yang bertugas adalah yang sudah berusia dan mereka sedia menerima perubahan yang dilakukan pihak pentadbiran malah tugasan mereka juga dilihat semakin proaktif. Ini kerana, menurut Majed (2007), mendapati pelaksanaan kerajaan
122
elektronik tidak akan berjaya sekiranya prosedur pentadbiran dan penjawat awam itu sendiri tidak memahami konsep kerajaan elektronik.
Seperti yang dibincangkan sebelum ini, HRMIS merupakan satu sistem elektronik yang telah diperkenalkan di kesemua agensi awam di Malaysia. Pengenalan HRMIS telah memberi satu kemajuan yang baru untuk mengurus sumber manusia secara komprehensif dan holistik terutamanya dalam MBAS. Ini adalah kerana, HRMIS merupakan antara sistem yang dapat memberi peluang dan ruang kepada semua agensi kerajaan berkongsi maklumat dalam (JPA, 2009). Ini akan memberikan kesan kepada perkongsian yang bijak antara agensi dan disamping itu juga dapat mengeratkan perhubungan antara agensi berbanding dahulunya yang lebih bersifat ‘Silo Mentality’ dan ini juga memudahkan jabatan sumber manusia di setiap agensi kerajaan dapat melakukan sesuatu strategi dan operasi secara seiring dan selaras dengan dasar kerajaan.
Dalam pada itu, pelaksanaan kerajaan elektronik telah membuktikan bahawa ianya bukan sahaja platform kerajaan dalam memberikan pekhidmatan kepada pelanggan namun ianya juga satu medium yang dilihat dapat memberi faedah kepada kerajaan dalam mewujudkan satu pendekatan baharu dalam pentadbiran dimana teknologi yang diperkenalkan sekian lama dapat digunakan secara optimum dan menyeluruh. Ini dibuktikan apabila MBAS melaksanakan HRMIS dalam pengurusan, ianya melahirkan kakitangan MBAS yang terdedah dengan penggunaan teknologi dalam
123
tugasan dan sekaligus meningkatkan kemahiran terhadap penggunaan komputer. Inisecara tidak langsung dapat memberi manfaat kepada MBAS itu sendiri kerana dapat membudayakan kakitangan yang berilmu, berpengetahuan dan mahir.
Pengenalan dan pelaksanaan HRMIS dalam segala pengurusan sumber manusia membuktikan bahawa segala perancangan dan aktiviti di dalam MBAS dapat dipantau secara berterusan dan selara dengan objektif Dasar Pengurusan Sumber Manusia. Penggunaan HRMIS secara standard di semua agensi awam termasuk MBAS memudahkan pemantauan dapat dilakukan secara menyeluruh dan data terkini, tepat dan sahih dapat dikongsi dengan cepat secara dalam talian. Ini bertujuan, agar segala maklumat mengenai penaiktarafan dan penambahbaikan dalam pengurusan sumber manusia dapat dilakukan secara bersama dan mudah untuk memperoleh sebarang informasi terkini dengan lebih pantas (Troshani, Jerram dan Hill, 2011).
Menurut Adam (2011), pelaksanaan HRMIS yang dalam sumber manusia juga telah mewujudkan persekitaran tempat kerja yang baik dan telus. Ini adalah kerana, di dalam MBAS terdapat bilangan kakitangan yang ramai mengikut pelbagai gred dan jawatan, Oleh itu, pengurusan dari pelbagai aspek perlu dilakukan secara adil dan saksama. Sebagai contoh, dalam mengukur Petunjuk Prestasi Utama (KPI) terhadap kakitangan dilakukan menerusi HRMIS, kerana segala maklumat dan perjalanan aktiviti kakitangan telah direkodkan ke dalam sistem. HRMIS seterusnya akan menganalisis data
124
tersebut dan mengeluarkan laporan mengenai prestasi kakitangan dalam tugasan. Ini membuktikan bahawa, ketelusan telah diwujudkan dalam mengukur prestasi para pekerja dan mereka juga dibenarkan untuk menyemak status setiap transaksi yang dilakukan, ini secara langsung akan meningkatkan kepuasan, motivasi dan produktiviti mereka.
Selain itu, penggunaan aplikasi ‘e-Dokumen’ dalam pengurusan memfail dokumen di MBAS juga telah menunjukkan bahawa segala maklumat rasmi adalah terjamin dari segi keselamatan dan kerahsiaan. Ini adalah kerana semua maklumat dan rekod terutama yang sulit dapat disimpan secara tersusun dan teratur di dalam aplikasi ‘e-Dokumen’ (Umi dan Zawiyah, 2009). Dalam pada itu, penyimpanan fail dan maklumat yang sulit di dalam komputer adalah sebuah tempat yang selamat dan sukar untuk dicerobohi kerana hanya pihak yang berwajib sahaja yang dapat membukanya melalui kata laluan sekiranya ingin membuat rujukan atau dengan alasan tertentu. Ini secara tidak langsung menyebabkan sebarang maklumat yang sulit tidak mudah diketahui oleh sesetengah pihak dalaman MBAS mahupun luaran dan maklumat juga terkawal. Walaupun penggunaan ‘e-Dokumen’ di dalam MBAS tidak menyeluruh dan hanya memfokuskan kepada beberapa bahagian yang tertentu berdasarkan kepentingan, namun ianya telah memberi impak dan hasil yang sangat baik dalam penggunaanya (Hsu, Chen dan Wang, 2009).
125
Dalam pada itu, pelaksanaan sistem kerajaan elektronik juga dapat dilihat mermberi beberapa kelebihan kepada MBAS seperti menjimatkan kos pentadbiran dan pengurusan. Ini kerana, MBAS tidak lagi menggunakan kertas terhadap sebarang urusan ini kerana mengamalkan sistem paperless. Ini bermakna bahawa setiap urusan dalam atau luaran semuanya akan dikendalikan melalui online. Oleh yang demikian, kakitangan MBAS wajib mempunyai emel rasmi yang dikenali sebagai “Webmail” bagi menghubungkan antara kakitangan yang lain, dan segala arahan dan pemberitahuan oleh pihak atasan juga akan dinyatakan dalam emel. Menerusi penggunaan “Webmail” ini juga telah mewujudkan budaya kerja menggunakan perkhidmatan elektronik secara optimum dalam tugasan harian.
Pelaksanaan sistem kerajaan elektronik juga dilihat memudahkan para pekerja MBAS meningkatkan lagi mutu perkhidmatan kerana berasa ringan kerja dan tugasan yang diterima dapat dilakukan dengan mudah berbanding sistem dahulu yang memerlukan beberapa prosedur yang merumitkan seperti mengisi borang, menghantar borang tersebut kepada bahagian atau unit yang bertanggungjawab dan perlu menunggu tindak balas dari unit tersebut dan sebagainya dan setelah itu baru dapat memberi respon kepada pengadu mengenai laporan yang dilakukan. Ini akan menyebabkan sesuatu aduan yang diterima akan mengambil masa yang lama untuk menyelesaikannya (Ahmad, 2015).
126
Manakala impak negatif yang dihadapi oleh MBAS juga sama seperti PBT-PBT yang lain iaitu terpaksa menanggung kos untuk membeli peralatan komputer dan aksesori yang berkaitan dengan pengaplikasian sistem berteknologi. Walapun status MBAS sebagai PBT ‘Bandaraya’ namun MBAS juga perlu menyediakan dana yang secukupnya untuk membeli peralatan-peralatan tersebut dan dana yang sedia ada juga tidak dapat menampung perbelanjaan lain yang ada. Oleh itu untuk tidak ketinggalan dengan sistem teknologi yang semakin canggih, maka MBAS perlu melakukan perancangan kewangan yang betul supaya tidak berlaku masalah kewangan. Oleh yang demikian,sesuatu sistem elektronik di dalam MBAS dilakukan secara berperingkat-peringkat dalam tempoh masa yang cepat.
Sekiranya terdapat cubaan penggodam komputer untuk memasuki bahagian maklumat sulit MBAS, ini boleh menyebabkan sesuatu maklumat boleh dicuri oleh pengodam tanpa disedari oleh pihak MBAS serta aduan palsu yang semakin meningkat. Ini kerana, bukan sahaja maklumat pengguna sahaja yang terdapat dalam sistem namun hampir kesemua maklumat penting dan sulit MBAS juga disimpan dalam data. Oleh itu, pihak MBAS perlu mempunyai sistem kawalan keselamatan yang ketat supaya tidak mudah dicerobohi oleh pihak luar. Kerjasama bersama agensi penguatkuasaan juga perlu dilakukan supaya memudahkan pihak MBAS meniliti dan memerhati dengan lebih cepat dan tepat sekiranya berlakunya sebarang salah laku penggodam komputer.
127
Dalam pada itu, gangguan bekalan elektrik juga merupakan antara cabaran pelaksanaan sistem kerajaan elektronik. Ini adalah kerana, sistem kerajaan elektronik sepenuhnya digunakan kuasa elektrik, oleh itu sekiranya berlaku putus bekalan elektrik maka segala proses dan urusan akan berhenti. Ini secara tidak langsung menyebabkan MBAS terpaksa menanggung kos terhadap kelewatan sistem menanggung kerugian terhadap peralatan komputer yang mudah rosak akibat terpadam secara tiba-tiba. Sumber kuasa elektrik yang tidak konsisten ini juga akan menyebabkan MBAS perlu menghadapi permasalahan kehilangan data yang disimpan terutama sekali data yang tidak disimpan dalam fail yang sepatutnya.
Faktor seterusnya, kelemahan penembusan internet juga merupakan antara faktor yang memberi impak negatif dalam pelaksanaan kerajaan elektronik khususnya penggunaan dalaman organisasi (Asogwa, 2013). Ini adalah kerana, terdapat masalah untuk mengakses internet pada suatu masa tertentu dimana terdapat gangguan capaian internet dimana isyarat internet yang lemah dan terdapat juga isu di mana terputus talian internet secara tiba-tiba. Ini akan meyukarkan pihak MBAS untuk melakukan sesuatu urusan dengan lebih sistematik dan berkesan serta segala urusan dalaman dan luaran juga akan terbantut kerana ketiadaan capaian internet akan menyukarkan MBAS dalam mengakses sistem kerana sistem memerlukan capaian internet dan isyarat yang baik.
128
Manakala masalah pekerja seperti golongan muda pula yang tidak melihat sesuatu tugas yang diberi sebagai amanah dan tanggungjawab yang perlu diselesaikan dengan segera. Mereka melakukan aktiviti lain seperti membaca surat khabar secara online, melihat isu-isu baru politik dan negara, rajin melihat blog orang serta melayari laman sosial. Kemudahan teknologi juga adalah untuk meningkatkan produktif dan bukanya untuk dijadikan seseorang itu menjadi lebih malas. Menurut Mahathir (2014), telah mengatakan bahawa bukan bermakna dengan ada teknologi, kerja kita jadi ringan, sebaliknya dengan kerja kita ringan, kita boleh buat lebih kerja dan teknologi itu juga bukan mengurangkan beban kerja tetapi meningkatkan beban kerja kerana kemudahan teknologi adalah untuk mempermudahkan proses.
Selain itu, dari segi latihan khususnya dari segi pendedahan teknologi kepada kakitangan MBAS dilihat sangat rendah dan tidak memuaskan. Ini kerana, seperti yang sedia maklum MBAS telah mempunyai beberapa siri latihan khususnya dalam bidang ICT kepada kakitangan. Namun kesemua latihan itu hanya diberikan keutamaan kepada kakitangan bahagian pengurusan iaitu berkaitan dengan tugasan sahaja berbanding dengan kakitangan teknikal. Ini kerana, keutamaan akan diberikan kepada kakitangan pengurusan adalah untuk melahirkan pekerja yang menggunakan perkomputeran dengan lebih mahir dan mempunyai informasi mengenai perubahan semasa dalam dunia teknologi. Ini akan memberi impak negatif kepada MBAS kerana pendedahan teknologi perlu diberi kepada semua
129
peringkat supaya kesemua kakitangan memahami konsep kerajaan elektronik dan mereka juga tidak ketinggalan dalam arus pemodenan ini.
Dalam pada itu, penggunaan “Webmail” juga dilihat tidak menunjukkan keseriusan dalam pengaplikasiaanny. Ini adalah kerana, walaupun sistem itu sudah diwujudkan sekian lama dalam MBAS namun pelaksanaan dan penggunaan dilihat sangat rendah. Penggunaan “Webmail” dalam MBAS dilihat hanya digunapakai oleh pihak pengurusan tertinggi sahaja manakala kakitangan lain masih lagi mengguna sistem manual iaitu penghantaran maklumat dan hebahan dilakukan melalui persuratan kepada semua unit di dalam MBAS. Dalam pada itu, pihak MBAS dilihat tidak mempunyai garis panduan atau peraturan yang jelas bagi membolehkan penggunaan “Webmail” sebagai satu medium rasmi bagi sebarang bentuk urusan dalam organisasi dan ianya perlu diselaraskan kepada kegunaan oleh semua kakitangan di setiap peringkat.
b) Impak Kepada Masyarakat Setempat
Hasil daripada kajian didapati bahawa masyarakat setempat telah memainkan peranan dan kerjasama yang penting terhadap pelaksanaan sistem kerajaan elektronik dalam MBAS. Ini adalah kerana, MBAS adalah PBT status ‘Bandaraya’ telah membuktikan bahawa rakyat di sekitar kawasan tersebut telah
130
menerima dan sedar tentang kepenggunaan sistem secara online ini. Dalam pada itu, dengan kewujudan sistem elektronik ini juga ianya telah memberikan kelebihan kepada pengguna itu sendiri untuk menggunakan perkhidmatan yang diberikan oleh MBAS pada bila-bila masa sahaja tanpa ketetapan waktu berurusan (Shackleton, Fisher dan Dawson, 2006; Hasmiah, 2011).
Masyarakat telah mempraktikan dan menggunakan kemudahan teknologi yang disediakan oleh MBAS seperti aplikasi secara online ini secara optimum. Ini adalah kerana, masyarakat telah menerima kehadiran teknologi dan pendedahan mengenai perkhidmatan kerajaan elektronik yang ditawarkan oleh MBAS kepada masyarakat setempat juga dilihat mesra pelanggan. Peratus pengguna yang tidak menggunakan perkhidmatan secara online di MBAS juga telah menunjukkan peratus yang sangat rendah. Dalam pada itu, kewujudan kempen dan sebagainya telah menarik minat masyarakat setempat agar terus menyokong perkhidmatan kerajaan secara berelektronik yang disediakan oleh MBAS.
Selain itu, faktor keyakinan dan kepercayaan oleh masyarakat terhadap perkhidmatan kerajaan elektronik yang disediakan oleh MBAS juga telah menjadi faktor komitmen masyarakat yang tinggi terhadap sistem ini (Hasmiah, 2011). Alasan dan isu bahawa masyarakat setempat pada masa kini menghadapi kesukaran terhadap penggunaan secara online tidak lagi menjadi kekangan
131
kerana hampir kesemua masyarakat telah memahami tentang sistem ini dan tahu untuk mengaksesnya. Penggunaan sistem aduan dan pembayaran cukai khususnya dalam perkhidmatan MBAS telah membuktikan bahawa penyertaan masyarakat setempat dalam penggunaan sistem elektronik ini amat memberangsangkan. Ini jelas dapat dilihat dalam jadual 4.1.