Rajah 2.1: Aplikasi Perdana Koridor Raya Multimedia (MSC)
2.4 Pelaksanaan Sistem Kerajaan Elektronik dalam Organisasi
Hasil kajian daripada Asogwa (2013) telah mendapati bahawa beberapa kebaikan dapat dilahirkandalam sesebuah kerajaan sekiranya pelaksanaan sistem kerajaan elektronik dilakukan secara menyeluruh. Antara kebaikan-kebaikan tersebut ialah dapat meningkatkan keberkesanan perkhidmatan sektor awam dalam kementerian,
63
meningkatkan ketelusan dalam kementerian, dapat memastikan penyaluran maklumat dengan cepat, mengurangkan kos pentadbiran, mengurangkan kadar rasuah dalam kalangan kakitangan kerajaan, dapat mengeratkan hubungan antara agensi kerajaan dan dapat meningkatkan sistem pengurusan pilihanraya yang adil dan saksama.
Pelaksanaan sistem kerajaan elektronik dalam sesebuah organisasi seperti Pihak Berkuasa Tempatan dapat mencapai kejayaan dan mencapai matlamat sekiranya, PBT tersebut telah meningkatkan pembangunan infrastruktur ICT, menyediakan satu set utama rekod pelanggan, menyediakan pusat panggilan telefon setempat, pemberian akses internet secara percuma di kawasan awam, mewujudkan ‘one stop shops’ di peringkat kerajaan tempatan, menyediakan kiosk untuk orang awam untuk memudahkan pembayaran dan membuat pembaharuan dan pemodenan dalam perkhidmatan khususnya kepada ahli perniagaan peringkat kerajaan tempatan (Sarikas dan Weerakkody, 2007).
Menurut Asgarkhani (2005) dalam kajiannya didapati kerajaan tempatan (Council) di New Zealand menggunakan tiga pendekatan bagi mengukur keberkesanan pengaplikasian sistem kerajaan yang dibangunkan. Antara pendekatan yang digunakan ialah melihat maklumbalas daripada pengguna, melihat statistik penggunaan aplikasi sistem elektronik oleh pengguna dan melihat samada aplikasi yang dibangunkan itu dapat memberikan kesan kepada pengurangan kos perbelanjaan dan peningkatkan kualiti perkhidmatan yang diberikan. Ini adalah inisiatif kerajaan untuk mengutamakan kepuasan pelanggan dan juga perkongsian maklumat bersama-sama pelanggan bagi menghasilkan satu pendekatan yang berkesan.
64
Selain itu, terdapat satu lagi aspek yang dilihat sangat penting dalam menjayakan pelaksanaan kerajaan elektronik iaitu sikap dan masalah dalam organisasi itu sendiri. Dalam kajian yang dilakukan di Kementerian di Brunei oleh Kifle dan Low Kim Cheng (2009:276) mendapati bahawa hampir kesemua Kementerian di Brunei tidak dapat melaksanakan sistem kerajaan elektronik kerana terdapat beberapa kekangan yang menjadikan kementerian tersebut tidak mencapai objektif bagi mewujudkan sistem kerajaan elektronik. Terdapat beberapa faktor kegagalan yang ditemui iaitu;
i. Lack of No Champion
ii. Poor Change Management Strategy iii. Risk-Averse Culture
iv. Innovation in Silos
v. Leadership Results/ Outputs
vi. Leadership Style (Kifle and Low Kim Cheng, 2009:276).
Kepimpinan juga dilihat elemen yang memainkan peranan sangat penting dalam menjayakan projek pengaplikasian kerajaan elektronik. Sekiranya kepimpinan itu lemah, maka proses bagi untuk menjalankan projek itu juga akan gagal dan tidak mencapai sasaran. Menurut Kifle dan Low, 2009) dalam kajian mereka di agensi kerajaan di Brunei mendapati kegagalan dalam melaksanakan pengaplikasian kerajaan elektronik adalah disebabkan kelemahan kepimpinan mentadbir dan mengurus agensi tersebut. Pengkaji telah mengenalpasti bahawa kepimpinan organinasi perlu bertindak dengan cekap sebagai ketua dan perlu mempunyai inovasi dalam menentukan halatuju
65
organisasi serta bersikap terbuka terhadap ahli sabordinat dengan melakukan projek secara bersama supaya dapat mencapai objektif.
Rorissa dan Demissie (2009:7) dalam kajian mereka telah mendapati bahawa pembangunan dan pelaksanaan sesebuah kerajaan elektronik perlu dilakukan seiring dengan perkembangan dalam sektor-sektor lain seperti bidang perniagaan, pertanian, teknologi, kesihatan dan pendidikan. Ini adalah kerana, dengan penglibatan daripada sektor-sektor ini maka ianya akan memberi kesan yang sangat besar khususnya dalam aspek pembangunan negara secara holistik berbanding dengan negara-negara lain yang hanya memfokuskan kepada pengaplikasian kerajaan elektronik sahaja kerana peredaran dunia teknologi yang kian pesat dari semasa ke semasa.
Menurut Kolsaker dan Lee-Kelley (2008:723), pula menyatakan bahawa tujuan pengenalan e-kerajaan kepada sesebuah negara adalah untuk meningkatkan keupayaan negara tersebut kepada ekonomi yang lebih kompetitif, dinamik dan bercirikan pengetahuan. Selain itu, penggunaan aplikasi laman sesawang dapat menggalakkan penyertaan daripada rakyat secara menyeluruh (Shackelton et al,2006). Akesson et al (2008) menerangkan bahawa inisiatif kerajaan elektronik adalah untuk mempengaruhi orientasi perkhidmatanorganisasi sektor awam seperti;
66
I. Inisiatif Pengurusan Sumber Manusia (HRM) yang diintegrasikan dengan e-kerajaan adalah untuk membangunkan dan memperbaiki orientasi dan mutu perkhidmatan awam agar tidak berada di takluk lama.
II. Urusan kaunter yang mengambil masa yang lama dan memerlukan kakitangan dapat dikurangkan dengan inisiatif e-perkhidmatan.
III. Penggunaan kertas dan resit dapat dikurangkan sekaligus dapat mengurangkan beban perbelanjaan kerajaan yang sebelum ini terpaksa dikeluarkan untuk menyediakan borang-borang yang perlu diisi secara manual.
Selain itu, pengaplikasian sistem kerajaan elektronik juga secara tidak langsung dapat bekerjasama dengan sektor swasta dan seterusnya dapat mengeratkan lagi hubungan antara kedua-dua sektor ini. Ini adalah kerana, terdapat aplikasi yang dibangunkan oleh kerajaan memerlukan pembabitan sektor swasta khususnya dalam perkongsian dan pemindahan teknologi. Oleh itu, kerajaan akan memberi kontrak kepada sektor swasta untuk memberikan sistem-sistem pengaplikasian kepada kerajaan untuk kerajaan memberikan perkhidmatan kepada masyarakat. Namun demikian, ianya terdapat kekurangan apabila kerajaan terpaksa menanggung kos yang tinggi untuk membangunkan sesebuah aplikasi di dalam sistem ini (Anna dan Bretschneider, 2005:2).
67
Kerajaan elektronik merupakan proses interaktif terkini dalam perhubungan antara pengguna dan agensi-agensi kerajaan melalui kecanggihan teknologi. Kerajaan dan rakyat dapat berhubung melalui alam maya dan dapat menyelami masalah yang dihadapi oleh rakyat dan memenuhi keperluan rakyat di setiap pelosok negara. Selain itu, kerajaan juga dapat memantau kelemahan pentadbiran melalui aduan rakyat dan sebagainya tanpa perlu menyediakan peti aduan di tempat-tempat awam yang kebanyakannya tidak memberikan fungsi dan tidak mendapat sambutan daripada masyarakat (Teicher et al, 2002).
Al- Omari dan Al- Omari (2006), dalam kajian yang dilakukan mengatakan bahawa pengaplikasian di Negara Jordan pula adalah bertujuan untuk menambahbaik sistem perkhidmatan yang sedia ada supaya dapat meningkatkan prestasi sektor awam dan swasta dalam mewujudkan perkhidmatan yang cekap, tepat, masa dan menjimatkan kos kepada rakyat khususnya. Ini juga telah terbukti apabila Organisation for Economic Co-Operation and Development (OECD) (2003) melihat pelaksanaan kerajaan elektronik dapat memberi banyak faedah seperti meningkatkan kecekapan, memberi kesan dalam transformasi perkhidmatan dan juga dapat membina kepercayaan antaran kerajaan, rakyat dan ahli perniagaan.
Disamping itu, kajian yang dilakukan oleh Noore Alam Siddiquee (2008), mendapati bahawa reformasi dan inovasi yang dilakukan pentadbiran awam dalam sistem penyampaian perkhidmatan secara umumnya banyak memberi impak.
68
Penggunaan ICTdan integrasi dalam perkhidmatan dan kemudahan dibawah pengaplikasian kerajaan elektronik telah menjadi satu kayu pengukur dan batu asas dalam penambaikan sistem penyampaian. Pengaplikasian sistem kerajaan elektronik ini dapat memberikan perkhidmatan online dan pada masa yang sama dapat mengurangkan kadar penggunaan kertas dan seterusnya dapat memudahkan pengguna mengakses perkhidmatan yang ditawarkan dengan mudah dan cepat.
Abkari dan Mokhtar (2006) yang juga menjalankan kajian mengenai e-government, mengatakan bahawa e-government merujuk kepada penggunaan internet dan jaringan sedunia untuk penghantaran maklumat dan perkhidmatan kerajaan kepada rakyat. Sebuah rangka kerja bagi pelaksanaan e-government telah dibuat dan dalam model tersebut menerangkan tentang tiga komuniti utama dalam mengaplikasikan e-government iaitu kerajaan, perniagaan dan rakyat. Ia juga dikenali sebagai Government to Government (G2G), Government to Business (G2B) dan Government to Citizen (G2C). Bagi melaksanakan segera urusan pentadbiran jalur lebar, pihak kerajaan perlu melakukan penilaian samada perkhidmatan e-government yang diberikan adalah sama dengan kehendak rakyat atau sebalikanya. Jika tidak menepati objektif yang ditetapkan, maka pelaksanaanya adalah tidak mencapati matlamat. Selain itu, kerajaan perlu mengambil kira faktor kepuasan pengguna samada pengguna berpuas hati dengan perkhidmatan yang disediakan oleh e-government atau sebaliknya.
69
Pengaplikasian ICT juga dapat dilihat diterapkan penggunaannya ke atas industri kecil dan sederhana (IKS). Menurut Tengku Azmi (2008), salah satu alternatif IKS adalah untuk menggalakkan pertumbuhan perniagaan melalui penggunaan ICT dalam semua peringkat pengurusan. Berdasarkan kepada statistik pendaftaran domain yang dikeluarkan oleh my.Domain Registry(MYNIC) iaitu badan yang mengawal selia pendaftaran domain di Malaysia. Secara amnya, jumlah pendaftaran laman web perniagaan di Malaysia amat menggalakkan iaitu sebanyak 93,260 domain dalam jangka masa dua tahun iaitu dari tahun 2005 hingga 2007. Ini membuktikan bahawa dengan kewujudan sistem online ini, ianya dapat mengeratkan lagi hubungan antara kerajaan dan juga ahli perniagaan.
Reddick dan Frank (2007), turut mendapati pengurus-pengurus di bandar memerlukan lebih banyak undang-undang bagi melindungi pihak kerajaan di Texas dan Florida untuk menghalang anasir-anasir jahat melalui internet seperti gangguan spam, virus-virus komputer dan penceroboh-penceroboh maklumat dengan penguatkuasaan undang-undang yang lebih tegas. Maka dirasakan dengan pelaksanaan sistem kerajaan elektronik amat bersesuaian kerana sistem ini dilengkapi dengan sistem yang amat teliti dari segi keselamatan kerana dikawal oleh pakar-pakar dalam bidang tersebut. Perkara ini amat penting dalam memastikan kredibiliti pihak kerajaan terutamanya di peringkat kerajaan tempatan tidak diragui.
Dalam pada itu, kajian yang dilakukan oleh Deakins dan Dillon (2002) yang bertajuk “E-government ini New Zealand: the local authority perspective” mengatakan bahawa perkembangan kerajaan elektronik di New Zealand turut bermula dengan
70
penciptaan laman web kerajaan dan alat-alat teknikal lain yang berkaitan teknologi maklumat. Selain itu, dalam peringkat kerajaan tempatan di New Zealand, pegawai-pegawai kerajaan akan diberikan pendedahan terlebih dahulu sebelum aplikasi tersebut dilaksanakan kepada orang awam. Hal tersebut penting bagi memastikan pelaksanaan kerajaan elektronik di agensi tersebut benar-benar mencapai matlamat yang disasarkan.
Kajian mereka mengenai pengaplikasian kerajaan elektronik dijalankan ke atas 49 buah kerajaan tempatan di New Zealand. Hasil kajian mendapati bahawa sebanyak 34 kerajaan tempatan mempunyai laman web atau mewakili sebanyak 69 peratus, empat buah kerajaan tempatan mempunyai laman web yang masih dalam pembikinan atau mewakili sebanyak lapan peratus dan 11 buah atau bersamaan 22 peratus lagi langsung tidak mempunyai rangkaian internet. Alasan yang dikemukakan bagi yang tidak mempunyai rangkaian internet ialah kekangan dari segi masa dan pakar, kekurangan sumber tenaga manusia yang pakar dan masalah kos. Masalah kos adalah masalah yang paling signifikan di samping masalah-masalah lain seperti masalah kemampuan memiliki peralatan dan kemudahan teknologi, faedah yang bakal diperolehi kelak dan kekurangan motivasi serta galakan dari pihak atasan.
Selain itu, menurut kajian Reddick dan Frank (2007) yang mengkaji pengaruh e-government ke atas kecekapan pengurus di bandar Texas dan Florida kerana kedua-dua bandar dikenalpasti bandar bersifat megastate yang berada dalam senarai antara 10 bandar di Amerika yang terkenal sebagai kerajaan digital. Tambahan lagi, kedua-dua
71
bandar menjadi pilihan ramai pengkaji dalam kajian mengenai pengaplikasian sistem kerajaan elektronik terutama sekali dalam peringkat kerajaan tempatan. Kajian beliau telah mendapati bahawa tekanan daripada pihak-pihak luar terhadap kerajaan menyebabkan pihak pengurus bertekad untuk menjadi lebih berkesan dalam menjalankan tugas atau dalam memberikan perkhidmatan.
Oleh yang demikian, tekanan atau permintaan untuk penggunaan pengaplikasian sistem kerajaan elektronik di kedua-dua bandar datang daripada beberapa pihak seperti majlis daerah, residen-residen, ahli perniagaan, kontraktor yang seterusnya telah memainkan peranan dengan mempengaruhi secara positif terhadap penggunaan e-government untuk pengurusan yang lebih cekap dan baik. Ini secara tidak langsung menyebabkan sambutan dan pengilbatan yang lebih baik terhadap pelaksanaane-government. Ini juga akan menggalakkan penggunaan terhadap e-government sebagai faktor utama dalam meningkatkan keberkesanan dan kecekapakan pihak pengurusan dalam memberikan perkhidmatan (Welch et al, 2004).
Secara keseluruhanya daripada kajian Reddick dan Frank (2007) didapati, terdapat hubungan yang tetinggi antara pengaplikasian sistem kerajaan elektronik dengan keberkesanan pengurusan dengan memfokuskan kepada dua bandar utama iaitu di Texas dan Florida serta ditinjau di kalangan pendapat pengurus-pengurus di kedua-dua bandar tersebut. Keberkesanan pengurusan tersebut ditinjau dari perspektif permintaan daripada majlis daearah, residen-residen dan ahli perniagaan. Keduanya,
72
dari segi tekanan daripada pihak-pihak luaran seperti kerajaan yang lain, kerjasama antara pihak-pihak kerajaan yang lain. Ketiganya, penggunaan kaedah-kaedah pembayaran secara online pembayaran dan keempatnya mempunyai sumber kewangan dan tenaga-tenaga dari segi fizikal, teknikal dan mental yang mencukupi. Persepektif-perspektif tersebut didapati mempunyai hubungan yang positif dengan pengaplikasian sistem kerajaan elektronik.
Oleh yang demikian, apabila keberkesanan pengurusan dicapai, maka secara tidak langsung akan meningkatkan lagi komunikasi antara pihak kerajaan dengan pihak-pihak yang terlibat seperti rakyat dan ahli perniagaan melalui interaksi yang lebih baik berbanding dahulu. Oleh yang demikian, dengan kewujudanhubungan interaksi yang baik, maka sistem penyampaian maklumat secara betul dan telus sememangnya dapat dilaksanakan secara konsisten. Ini secara langsung dapat mencapai matlamat kerajaan untuk mewujudkan sebuah kerajaan yang menyampaikan perkhidmatan berasaskan elektronik menerusi kemajuan dalam bidang ICT.
Moudler (2001) dalam kajian yang dilakukan iaitu “E-government. If you build it, will they come?” pula telah menganalisis kajian yang telah dijalankan ke atas 608 kerajaan tempatan dan 89 majlis daerah mengenai halangan-halangan yang terdapat untuk menjalankan sistem e-government dalam sistem kerajaan tempatan Amerika. Antara halangan-halangan tersebut ialah seperti kekurangan sokongan dari pihak atasan dan kekurangan sumber kewangan. Di antara halangan-halangan tersebut ialah dari segi
73
kewangan yang juga dikenalpasti sebagai faktor penyumbang yang tertinggi iaitu sebanyak 49 peratus berdasarkan kajian ke atas responden yang dikenalpasti sebagai penghalang utama dalam pelaksanaan e-government.
Sementara perkembangan kerajaan elektronik di dalam sistem kerajaan tempatan Jepun boleh dikatakan sebagai perlahan walaupun kebanyakan jabatan-jabatan kerajaan di Jepun begitu baik dalam menjalinkan rangkaian dan banyak informasi yang diletakkan dalam bentuk digital. Hampir kebanyakan perkhidmatan kerajaan masih menggunakan cara tradisi atau sistem manual untuk berkomunikasi dan penyebaran mengenai dasar awam kepada orang awam. Tambahan lagi, terdapat beberapa halangan antara kerajaan pusat dan tempatan di Jepun dipercayai sebagai punca utama menyebabkan wujud halangan dalam perluasan penggunaan aplikasi tersebut (Jain, 2002).
Selain itu, Ramlah Hussein, Nor Shariza Abdul Karim dan Mohd Hassan Selamat (2007) dalam kajian mereka mengenai impak faktor-faktor teknologikal ke atas kejayaan sistem-sistem maklumat (information system) dalam konteks kerajaan elektronik, telah menjalankan kajian mereka yang dijalankan ke atas 201 orang pekerja dalam empat jabatan atau agensi di Putrajaya. Hasil daripada kajian mereka mendapati lima faktor teknologi seperti kemudahan-kemudahan sistem maklumat, kecekapan sistem-sistem maklumat dan sokongan yang kuat mempunyai hubungan dengan empat
74
dimensi kejayaan sistem maklumat seperti, manfaat yang dapat dirasakan, kualiti maklumat, kualiti sistem dan kepuasan pengguna.
Dalam konteks pelaksanaane-government, kemudahan-kemudahan ini amat diperlukan bagi memastikan matlamat kerajaan melaksanakan e-government bagi melahirkan masyarakat yang bermaklumat dan mengikut perkembangan teknologi semasa tidak kira untuk kakitangan awam sendiri, rakyat sebagai pengguna dan pihak lain dapat dicapai. Daripada kajian juga didapati faktor teknologi adalah faktor yang paling signifikan dalam kejayaan pelaksanaan e-government. Projek sokongan seperti infrastruktur ICT amat diperlukan dalam pembinaan dan pengoperasian aplikasi penyampaian perkhidmatan dan aplikasi kerajaan elektronik (Hasmiah, 2011).
Menurut Wixom dan Watson (2001) dalam “an empirical investigation of the factor affecting data warehousing success” pula mendapati bahawa teknologi yang digunakan untuk tujuan pembangunan dipengaruhi kejayaan pelaksanaan secara teknikal. Ini kerana, dengan kemudahan dan prasarana yang mencukupi maka proses perjalanan pelaksanaan sistem kerajaan elektronik akan berjalan dengan lebih lancar. Sebagai contoh, kemudahan sistem maklumat yang dimaksudkan ialah dari segi sumber-sumber perisian dan perkakasan yang berkait dengan teknologi maklumat seperti kabel-kabel saluran internet yang menjadi perkakasan utama pelaksanaan e-government.
75
Roy (2006), kerajaan elektronik sebenarnya boleh dianggap sebagai satu set strategi kerajaan persekutuan, negeri dan kerajaan tempatan sebagai cara atau medium dalam menjalankan reformasi pentadbiran. Pelaksanaan adalah sebagai langkah membasmi halangan yang wujud dalam komunikasi yang dianggap sebagai halangan utama yang dalam mencapai kecekapan dan keberkesanan pihak kerajaan. Oleh yang demikian, kerajaan elektronik boleh dianggap sebagai alat pengurusan utama melalui penggunaan cyberspace dalam menuju ke arah perubahan yang diinginkan. Tambahan lagi, walaupun pelaksanaan kerajaan elektronik kebiasaannya memandu ke arah berlakunya reformasi dalam pentadbiran awam. Namun, semestinya jurang akan wujud terutamanya di kawasan-kawasan yang tertentu yang akhirnya mempengaruhi keberkesanan pengaplikasian tersebut (Lenihan, 2002).
Ndou (2004) pula telah mengenalpasti kesamaran dan salah penafsiran mengenai konsep kerajaan elektronik juga menjadi punca kepada kegagalan pelaksanaan program-program dalam kerajaan elektronik. Oleh yang demikian, untuk melaksanakan pengaplikasian kerajaan elektronik yang baik, pemahaman dan kejelasan terhadap konsep kerajaan elektronik perlu ditekankan terlebih dahulu kepada pihak-pihak yang terlibat. Oleh itu, kerajaan Brunei telah mengambil inisiatif dengan memperkenalkan ‘Latihan Eksekutif e-Kerajaan’ bagi pegawai-pegawai kanan kerajaan bagi meningkatkan kesedaran mengenai e-Kerajaan dan juga mengenai kepentingan ICT dalam kejayaan pelaksanaan e-Kerajaan di Negara Brunei Darussalam (Khartini, 2013).
76
Dalam pada itu, masalah dalaman sesebuah negara juga telah menghalang dalam pelaksanaan sistem kerajaan elektronik dan ianya juga telah memberi impak kepada rakyat kerana tidak mendapat penyampaian perkhidmatan berasaskan elektronik. Menurut Kharel dan Shakya (2012), dalam kajian mereka mendapati kerajaan Nepal menghadapi beberapa kekangan dalaman untuk meneruskan pembangunan kerajaan elektronik di negara tersebut. Antara kekangan yang dihadapi ialah kadar celik huruf yang rendah, kadar perkapita yang rendah, kekurangan infrastruktur, kekurangan sumber manusia, ketidakstabilan politik, kelemahan kepimpinan dan komitmen, masalah sumber kewangan, peratus kesadaran yang rendah dan tidak menggunakan proses reka bentuk perisian.