ANALISIS DATA DAN DAPATKAN KAJIAN
4.3 Pelaksanaan Sistem Kerajaan Elektronik MBAS Kepada Kakitangan
Dalam mencapai kejayaan matlamat sesebuah organisasi, kekuatan dalaman organisasi perlu dilihat terlebih dahulu dalam melaksanakan sesuatu pembaharuan khususnya. Pengaplikasian kerajaan elektronik bukan sahaja untuk menambahbaik sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan, namun ianya juga memberi pembaharuan dan transformasi dalam sistem pengurusan dan pentadbiran dengan menggunapakai sistem elektronik sebagai medium dalam menjalankan tugasan harian dan sebagainya.
Secara umumnya, terdapat dua jenis pelaksanaan sistem kerajaan elektronik dalam MBAS, iaitu pelaksanaan dari segi dalaman MBAS dan juga luaran itu penyampaian perkhidmatan kepada masyarakat setempat. Dari segi dalaman iaitu pelaksanaan sistem kerajaan elektronik kepada kakitangan, MBAS telah mewujudkan beberapa aplikasi yang dikenali ‘Intranet’ seperti Sistem Perakuanan dan Belanjawan, Sistem Pengurusan Kewangan (EMAS), Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS), WebMail, Laporan Sistem Pengurusan Hasil, Sistem Pengurusan Hasil, e-Dokumen dan Sistem Pemantauan dan Pengurusan Asset. Namun, hanya beberapa aplikasi sahaja yang digunakan secara optimum dan menyeluruh oleh kakitangan MBAS (Ahmad, 2015).
108
Dari segi kakitangan MBAS, terdapat pelbagai inisiatif serta latihan yang berterusan telah dilakukan bagi membentuk para pekerja yang mempunyai pengetahuan dalam bidang teknologi. Pemberian latihan khususnya dalam bidang perkomputeran telah difokuskan kepada golongan senior yang telah lama berkhidmat dalam MBAS dan juga diberi keutamaan kepada kumpulan pekerja yang memerlukan pendedahan mengenai perkomputeran kerana ianya berkaitan dengan tugasan mereka. Terdapat beberapa latihan dari segi dalaman dan luaran MBAS telah dibentuk dan diperkenalkan supaya para pekerja yang terlibat mendapat pengetahuan tentang perkomputeran dengan lebih mendalam dan menyeluruh.
Dalam pada itu, pengukuhan latihan berkaitan dengan perkomputeran dan ICT memerlukan kepakaran dan pengetahuan tertentu daripada pelatih dan model latihan juga perlu selari dengan objektif laihan. Oleh yang demikian, MBAS telah menggunakan pendekatan dengan mengadakan kerjasama dengan kerajaan negeri dan juga peringkat kementerian bagi memberi dan berkongsi ilmu mengenai ICT kepada para pekerja di MBAS. Ini adalah kerana, walaupun dalam MBAS sendiri mempunyai pegawai yang mempunyai kepakaran, pengetahuan dan pengalaman dalam bidang ICT namun dengan menerima pendedahan daripada luar adalah penting bagi membolehkan para pekerja mendapat ilmu ICT dengan lebih meluas dan terkini.
109
Menurut Rasyidi (2015), terdapat satu sistem yang digunakan oleh MBAS secara menyeluruh dalam bahagian Sumber Manusia, ianya dikenali sebagai Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia atau ‘Human Resource Management Information System’ (HRMIS). Projek HRMIS yang telah dibangunkan sejak tahun 1999, adalah daya usaha kerajaan Malaysia untuk memastikan pengurusan sumber manusia ke arah satu tahap yang lebih efisien, sistematik dan juga menghasilkan para pekerja yang berpengetahuan dan mahir. HRMIS bukan semata-mata sistem aplikasi sumber manusia tetapi yang lebih penting, adalah satu pendekatan baru pengurusan sumber manusia yang komprehensif dan bersepadu mengatasi pelbagai halangan pengurusan dalam sektor awam (JPA, 2009).
Agensi kerajaan seperti MBAS juga tidak terlepas daripada pelaksanaan sistem HRMIS ini adalah kerana peranan jabatan sumber manusia khususnya dilihat semakin kompleks terutamanya dalam pengurusan rekod peribadi pekerja (Zafir dan Fazilah, 2011). Oleh yang demikian, pangkalan data secara berpusat amat diperlukan terutama sekali agensi PBT seperti MBAS yang mempunyai saiz organisasi yamg besar dengan bilangan pekerja yang ramai mengikut pelbagai perjawatan dan gred. Pengaplikasian HRMIS membolehkan jabatan sumber manusia MBAS mengawasi setiap pergerakan kakitangannya khususnya dari segi mengemaskinikan data peribadi, permohonan cuti, tuntutan perjalan, kehadiran hari berkursus dan sebagainya.
110
Selain itu, dalam menghadapi pemodenan dalam sistem pengurusan MBAS telah mengambil inisiatif untuk melantik beberapa kakitangan pengurusan untuk mengendali dan mengurus HRMIS dalam jabatan sumber manusia. Menurut Rasyidi (2015), kumpulan kakitangan ini diberi perhatian yang serius khususnya dari segi memberi latihan mengenai tatacara penggunaan HRMIS kerana meraka merupakan kakitangan yang telah diberi tanggungjawab sepenuhnya dalam mengurus HRMIS peringkat MBAS. Apabila seseorang kakitangan telah diberi latihan dan pemahaman yang secukupnya terhadap penggunaan HRMIS maka in akan memudahkan proses pelaksanaan dengan lebih sistematik dan berkesan (Zafir dan Fazilah, 2011).
Oleh kerana MBAS mempunyai pekerja luar iaitu pekerja bukan di sektor pengurusan, bagi mengisi sebarang butiran peribadi terdapat anggota dari jabatan sumber manusia dilantik khas untuk mengendalikan HRMIS kepada pekerja luar. Aspek keselamatan dan kerahsiaan butiran peribadi setiap anggota adalah terjamin daripada berlaku sebarang kebocoran kerana setiap individu yang telah berdaftar ke dalam HRMIS akan diberikan kata laluan masing-masing untuk mengakses dan data peribadi hanya boleh dikemaskini oleh pemilik akaun itu sendiri sahaja. Menurut Ahmad (2015), ini menunjukkan bahawa MBAS peka dan mengambil serius dalam menjaga sebarang maklumat peribadi kakitangan dan juga mewujudkan keyakinan dalam kalangan pekerja terhadap kerahsiaan yang wujud dalam HRMIS.
111
Dalam pada itu, pelaksanaan HRMIS membuktikan kerajaan mengamalkan konsep ‘good governance’ dimana aspek akauntabiliti dan ketelusan dalam pengurusan dilihat sangat penting dan mendapat keprihatinan yang mendalam. Menurut Rasyidi (2015), HRMIS bukan sahaja sistem untuk merekod segala aktiviti dalam organisasi malah ianya juga melibatkan tentang segala butiran mengenai latar belakang khususnya dalam aspek harta peribadi bagi mencegah berlakunya salah laku seperti menerima suapan atau rasuah dalam urusan kerja dan sebagainya. Setiap kakitangan perlu akauntabiliti mengisi segala maklumat harta dalam submodul HRMIS yang dikenali sebagai “Perisytiharan Harta” supaya segala harta peribadi yang dimiliki kakitangan diisytihar mengikut tempoh masa lima tahun sekali. Ini memudahkan pihak pengurusan memantau laporan perisytiharan tersebut dan ini juga melahirkan para pekerja yang telus, jujur dan amanah.
Selain itu, aspek ketelusan juga dilihat semakin meningkat dalam MBAS sejak kewujudan HRMIS. Ini terbukti apabila rekod pencapaian perkhidmatan setiap anggota dalam MBAS akan dimasukkan ke dalam HRMIS bagi proses seterusnya iaitu menganalisis mengenai rekod pencapaian yang dicapai oleh seseoran anggota dalam MBAS oleh jabatan sumber manusia. Oleh itu, Rasyidi (2015) mengatakan bahawa melalui sistem ini tidak lagi timbul isu pilih kasih dan kroni dalam memberi pemarkahan pencapaian perkhidmatan kerana kesemua data adalah dikemaskini oleh kakitangan sendiri dan ianya direkodkan terus ke dalam pangkalan data. Akhirnya, proses pemilihan anggota yang cemerlang adalah berdasakan pencapaian perkhidmatan tahunan
112
yang telah dikemaskini dalam HRMIS dan soal ketidakadilan tidak lagi wujud dalam kalangan pekerja.
Dalam pada itu, HRMIS juga dilihat banyak membantu jabatan pengursan manusia dalam MBAS mengenalpasti kakitangan yang tidak mencukupi syarat tujuh hari berkursus seperti yang termaktub dalam pekeliling menerusi Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam yang menetapkan semua penjawat awam perlu hadir latihan tujuh hari setahun (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6, 2005). Ketua jabatan sumber manusia di setiap agensi kerajaan telah diberi arahan supaya setiap anggota dapat menghabiskan latihan tujuh hari setahun agar dapat memastikan melahirkan para pekerja yang dilengkapi dengan sikap, kemahiran dn berpengetahuan. Oleh itu, HRMIS dapat memastikan kesemua kakitangan tidak tercicir daripada mendapat latihan tujuh hari setahun kerana kesemua data peribadi termasuk bilangan hadir latihan terdapat dalam HRMIS. Menurut Rasyidi (2015), berkata bahawa MBAS telah mencapai 100 peratus kehadiran penuh kursus dan latihan selama tujuh hari setahun oleh anggota MBAS menerusi pengenalan HRMIS ini.
Namun demikian, pelaksanaan HRMIS dilihat masih lagi memerlukan beberapa pendekatan bagi membolehkan kesemua kakitangan MBAS menggunapakai sistem secara individu pada bila –bila masa dan tempat. Ini adalah kerana, terdapat sebilangan anggota khususnya pekerja luar MBAS masih lagi mengisi borang permohonan cuti dan sebagai secara manual dan seterusnya ianya akan diserahkan kepada kerani yang
113
bertugas dan bertanggungjawab dalam mengisi semula rekod mereka ke dalam HRMIS. Ini menunjukkan bahawa kesedaran dan kepenggunaan sistem elektronik ini dalam kalangan pekerja luar masih lagi kurang dan memerlukan motivasi agar mereka menggunakan HRMIS sebaik mungkin (Rasyidi, 2015).
Selain memfokus kepada pelaksanaan sistem elektronik dalam pengurusan sumber manusia, jabatan teknologi maklumat dan komunikasi MBAS telah merangka satu sistem pada masa hadapan dimana mencipta sistem pengendalian tugasan rasmi dan penyebaran maklumat dalaman MBAS adalah menerusi medium e-mel yang dikenali sebagai ‘Webmail’. Menurut Ahmad dan Rasyidi (2015), pengenalan pada sistem e-mel dapat mewujudkan dan membudayakan para pekerja yang berilmu dan berpengetahuan dalam bidang teknologi. Ini kerana, setiap tugasan dan hebahan maklumat akan disalurkan melalui e-mel rasmi setiap anggota MBAS dan ini secara tidak langsung dapat meningkatkan penyertaan anggota MBAS mencapai matlamat organisasi mengamalkan sistem kerajaan elektronik.
Ahmad (2015), telah mengatakan bahawa pihak pengurusan tertinggi MBAS serius dalam mendidik dan mendisiplinkan kakitanganya dalam apa jua aspek kerana ianya membawa imej organisai kepada masyarakat. MBAS seperti PBT yang lain yang mempunyai undang-undang, tatakerja dan beberapa peraturan dalaman MBAS yang perlu dipatuhi oleh setiap individu yang berkhidmat sebagai kakitangan dalam MBAS. Terdapat beberapa langkah telah diambil oleh pengurusan MBAS iaitu mewujudkan
114
sebuah aplikasi khususnya untuk menyekat laman sesawang yang tidak berkaitan semasa waktu pejabat. Ini adalah untuk mencegah pekerja daripada menyalahguna internet dengan melayari lama sesawang lain seperti media sosial sewaktu berada dalam waktu tugasan.