3.3 Manajemen Organisasi Methodist-2 Chamber Choir
3.3.8 Struktur organisas
3.3.8.10 Keanggotaan dan sistem perekrutan
Pada awal berdirinya, keanggotaan MCC berasal dari sekolah SMA Methodist-2 Jl. Thamrin Medan. Namun seiring perkembangan waktu, anggota MCC yang sudah lulus dari SMA masih berkeinginan untuk aktif di paduan suara ini, dan akhirnya membuka diri untuk menerima keanggotaan dari luar sekolah. Perkembangan berikutnya adalah keberadaan beberapa calon anggota yang rindu untuk melayani bersama MCC yang juga bukan merupakan jemaat GMI membuat MCC membuka diri untuk menerima calon anggota dari luar GMI.
Syarat keanggotaan untuk menjadi anggota MCC tidak memandang batas umur, status dan gender. Siapa saja yang rindu bergabung dengan MCC, yang
penting yang bersangkutan adalah seorang Kristen (Protestan maupun Katolik) yang memiliki attitude yang baik dan memiliki motivasi dan komitmen yang tinggi untuk melayani Tuhan, akan diterima sesuai dengan proses penerimaan di MCC. Paduan suara MCC merupakan paduan suara yang berlandaskan kekristenan, baik Protestan maupun Katolik.
Sistem perekrutan keanggotaan di MCC adalah dengan menugaskan seluruh anggota yang aktif untuk mengajak kerabat dari mana saja dan membawanya sebagai anggota baru di MCC. Selain itu, pengurus MCC membuat pengumuman di majalah dinding sekolah PKMI-2 dan juga di majalah dinding gereja. Bagi calon anggota yang hadir langsung diaudisi dengan memberikan sebuah lagu untuk melihat kemampuannya dalam membaca notnya, kemudian meminta menyanyikan sebuah lagu yang dipersiapkan oleh calon anggota tersebut untuk menentukan jenis kelompok suaranya. Selanjutnya para calon anggota diwawancara. Setelah hasil audisi diumumkan, Pembina dan Pengurus akan memberikan pengarahan dan setelah itu, calon anggota tersebut sah menjadi anggota paduan suara MCC. Selanjutnya pengurus akan memonitor dan mengarahkan keberadaan anggota baru tersebut dalam perjalanan pelayanan.
Orientasi dalam memperkenalkan organisasi paduan suara dan pengetahuan musik dilakukan sesuai kebutuhan saja. Jika anggota yang direkrut hanya satu orang misalnya, maka orientasi tidak begitu efektif untuk dilakukan dan anggota tersebut diminta untuk proaktif dalam mendapatkan hal tersebut lewat latihan dan pengarahan-pengarahan yang dilakukan setiap selesai latihan.
Setiap calon anggota harus melewati audisi. Tujuan audisi dilakukan untuk memastikan bahwa calon anggota MCC yang lolos telah memiliki minat dan bakat sehingga memudahkan dalam latihan. Kesulitan dalam mencapai target lagu akan terjadi jika ada anggotanya tidak memiliki musikalitas. Audisi menjadi sangat penting sehingga keterbatasan waktu dalam latihan yang dimiliki untuk latihan dapat berjalan efektif. Di samping itu, dengan adanya audisi maka setiap anggota yang lolos audisi akan menghargai kelususan yang dialaminya yang umumnya berdampak pada semangat berlatih lebih tinggi dibanding tanpa adanya perasaan lolos.60
Penerimaan anggota dilakukan sesuai kebutuhan, jika ada anggota yang keluar maka penerimaan anggota dilakukan. Selagi tidak ada anggota yang keluar, penerimaan anggota dirasa belum menjadi kebutuhan. Umumnya pengalaman dalam setiap penerimaan anggota, jumlah wanita lebih banyak dari pria. Keanggotaan akan berakhir jika anggota yang bersangkutan tidak dapat lagi untuk mengikuti kegiatan MCC, kecuali jika suatu waktu ingin bergabung lagi, yang bersangkutan masih dapat diterima sebagai anggota. Secara umum, berhentinya seseorang dari MCC baik anggota maupun pengurus adalah disebabkan oleh studi seseorang yang dilanjutkan di luar kota Medan, pekerjaan yang di tugaskan di luar kota Medan. Saat ini anggota MCC terdiri dari Sopran 12 orang, Alto 8 orang, Tenor 7 orang, dan Bass 8 orang.
3.3.9 Sistem kekeluargaan, gotong royong dan tolong-menolong
Setiap anggota MCC memiliki keterbatasan. Pemakluman sebagai bagian dari sebuah hubungan keluarga menjadi penting disaat kegiatan tertentu ada saja anggota yang berhalangan untuk terlibat dalam kegiatan MCC. Ada anggota yang mengikuti kegiatan kursus, ada anggota yang berhalangan karena kepentingan keluarga, ada juga anggota yang berhalangan karena urusan pekerjaan ke luar kota. Di saat salah satu anggota berhalangan dalam melaksanakan tugasnya, anggota yang lain secara sukarela menerima tugas dan tanggung jawab temannya yang berhalangan hadir. Komunikasi dan bagaimana mengkomunikasikan keterbatasan kepada pengurus dan kepada teman yang akan mengambil tugas menjadi hal penting dalam membangun rasa saling menghargai.
Sejak MCC berdiri, sampai pada tahun 2016 lalu anggota MCC yang pernah ada dari tahun 1996 adalah berjumlah 178 orang yang tersebar di banyak kota dan Negara. Dalam rangka menjalin komunikasi antar anggota yang aktif dan non aktif pengurus MCC memanfaatkan media sosial aplikasi “LINE” sebagai forum komunikasi. Saat ini keanggotaan pada grup Line tersbut masih berjumlah 100-an anggota, sebagian lagi belum terdaftar karena masih belum mendapatkan id LINE61.
Grup ini sangat efektif sebagai media berkominikasi dan berdiskusi dalam menghadapi kegiatan-kegiatan yang memiliki tantangannya masing-masing.
61LINE adalah sebuah aplikasi pengirim pesan instan gratis yang dapat digunakan pada
berbagai platform seperti telepon cerdas, tablet, dan komputer. LINE difungsikan dengan menggunakan jaringan internet sehingga pengguna LINE dapat melakukan aktivitas seperti mengirim pesan teks, mengirim gambar, video, pesan suara, dan lain lain. LINE diklaim sebagai aplikasi pengirim pesan instan terlaris di 42 negara. id LINE bisa disebut juga sebagai username pada akun LINE.
Keberangkatan MCC pada tanggal 15 Mei 2017 yang membutuhkan dana, merupakan salah satu topik yang dibahas dalam grup. Bagi anggota grup LINE yang memiliki kemampuan untuk membantu dana kepanitiaan, lewat grup LINE akan disampaikan kepada panitia.
Dalam rangka mempererat hubungan kekeluargaan antara anggota baru yang notabene selalu berbaur hanya dengan anggota baru lainnya yang jika dibiarkan akan menjadi awal pengkotakan, maka program pengurus MCC adalah menyelenggarakan kegiatan makan bersama yang diselenggarkan sekali dalam setahun dengan membentuk grup yang tidak sejenis kelompok suara, dan juga tidak seangkatan. Grup tersbut akan diperiksa oleh Pengurus untuk memastikan apakah masih ada yang harus dipindahkan dalam rangka membuat grup yang beranggotakan orang-orang yang jarang berinterkasi dan berkomunikasi. Setelah makan bersama, diharapkan tercipta interaksi dan komunikasi dalam membangun chemistry satu dengan lainnya. Umumnya setelah selesai kegiatan tersebut, semua menjadi lebih akrab.
3.3.10 Anggaran Dasar/ Anggaran Rumah Tangga (AD/ART)
Keberadaan keanggotaan MCC merupakan anggota yang berstatus pelajar, mahasiswa dan pegawai swasta. Hampir seluruh anggota yang bersatus pelajar dan mahasiswa aktif mengambil kursus tambahan di luar sekolah, seperti kursus bahasa Inggris, les mata pelajaran, dan kursus lainnya. Hal tersebut membuat pertemuan untuk latihan harus diatur sedemikian efktif. Kesibukan anggota menjadi alasan
MCC belum pernah membuatkan AD/ ART dikarenakan proses yang tidak singkat dalam mempersiapkannya. Kebutuhan pengurus, panitia, dan lain-lain disesuaikan sesuai dengan kebutuhan kegiatan saja. MCC lebih memilih menjadi organisasi yang simple mungkin, tidak ribet namun efektif.62
3.3.11 Evaluasi, disiplin, reward and punishment
Keanggotaan MCC seiring perjalanan waktu silih berganti, namun ada juga yang masih tetap eksis dalam waktu yang relative cukup lama. Anggota yang akhirnya tidak aktif lagi umumnya disebabkan karena faktor status yang sudah menikah dan tidak dapat lagi membagi waktu dengan baik, ada juga yang berstatus seorang ibu yang baru melahirkan, dan kebanyakan adalah dikarenakan melanjutkan studi ke luar Medan.
3.3.11.1 Evaluasi keanggotaan
Tidak sedikit anggota yang baru diterima sebagai anggota baru MCC akhirnya keluar dengan sendirinya, baik dengan pemberitahuan dan maupun tanpa pemberitahun. Keluarnya anggota tersebut sebagian disebabkan oleh sulitnya membagi waktu antara latihan dengan padatnya aktifitas dalam studi. Sebagian lagi disebabkan tidak siapnya mental untuk mengikuti disiplin latihan yang diterapkan oleh pengurus MCC.
Anggota yang lama juga mengalami suatu masa untuk tidak aktif di MCC dikarenakan kondisi yang hampir sama dengan anggota lain. Namun khusus anggota yang akan non aktif namun sudah lebih dari 1 (satu) tahun bergabung di MCC, pada konser berikutnya pengurus MCC akan kembali mengajak yang bersangkutan untuk tampil pada konser pada sesi penampilan alumni.
Kondisi yang tidak mungkin dilakukan di MCC adalah latihan setiap hari. Jumlah maksimal latihan dalam seminggu adalah sebanyak 3 (tiga) kali dalam seminggu. Hal ini disebabkan kesibukan masing-masing anggota MCC dalam kegiatan masing-masing di luar paduan suara. Hal ini menjadi tantangan terbesar bagi pelatih untuk melakukan strategi dalam memanfaatkan waktu latihan dengan jumlah lagu yang tidak sedikit.
3.3.11.2 Pemantapan disiplin
Seleksi alam menjadi proses evaluasi tersendiri di MCC. Wakil Pembina diselah-selah kesibukan program latihan, tidak jarang memberikan pengarahan dan motivasi kepada seluruh anggota. Pengarahan terhadap sikap dan mental kerohanian lebih banyak diberikan mengingat MCC adalah paduan suara pelayanan yang berdasarkan kekristenan yang harus siap melayani saat kapan saja dan dimana saja. Pengarahan lain adalah tentang bagaimana disiplin menggunakan waktu seefisien dan seefektif mungkin sehingga target latihan dapat dicapai walaupun dengan jumlah latihan yang terbatas.
Disiplin dalam berkomunikasi merupakan hal yang penting di MCC. Jika ada anggota yang tidak dapat hadir tepat waktu, maka anggota tersebut wajib untuk memberitahukan kondisinya dengan jujur kepada pengurus dan kepada Wakil Pembina. Demikian juga jika ada anggota yang tidak dapat hadir pada latihan dengan alasan yang dapat diterima, maka anggota tersebut juga wajib memberikan pemberitahuan sekaligus memohon ijin atas ketidakhadirannya dalam latihan.
3.3.11.3 Penghargaan
Dalam perjalanan kegiatan pelayanan MCC, untuk setiap anggota, pengurus, pembina, penasehat tidak ada penghargaan dalam bentuk honor. Semua dilakukan dengan iklas tanpa pamrih. Penghargaan yang diberikan kepada seluruh anggota MCC adalah dengan melaksanaan perayaan atas ulang tahun anggota. Di samping itu MCC mengadakan kegiatan makan bersama dalam periode tertentu dalam rangka memberikan apresiasi kepada seluruh anggota paduan suara sekaligus untuk mempererat kekompakan dan kekeluargaan.
Dalam menjalankan roda organisasi pelayanan di MCC, abseni kehadiran anggota merupakan hal yang sangat penting. Bantuan yang diterima MCC dari sponsor dalam keberangkatannya melaksanakan konser di luar negeri akan dibagikan kepada anggota membantu target dana anggota. Persentasi pembagian tersebut adalah berdasarkan absensi. Bagi anggota yang memiliki kehadiran tertinggi akan mendapatkan bantuan dana yang lebih besar, dan demikian juga sebaliknya.
3.3.11.4 Sanksi
Anggota yang melakukan pelanggaran, baik karena tidak ada komunikasi saat terlambat dan tidak hadir, maupun pelanggaran lainnya, akan dipanggil pengurus dan Wakil Pembina untuk dilakukan pembinaan kembali. Dalam menyampaikan pengarahan dan pembinaan, wakil Pembina dan pengurus memberikannya tanpa kemarahan karena menganggap yang besangkutan sudah dianggap dewasa.
Jika ada anggota yang tidak melakukan perubahan ke arah yang lebih baik walaupun sudah diberikan pengarahan yang berulang, maka sanksi disiplinlah yang menjadi hukuman atas dirinya. Sanksi disiplin berupa dalam bentuk uang, misalnya denda Rp 10.000,- bagi yang terlambat dan Rp 20.000,-bagi yang tidak datang. Jika ada anggota yang tidak hadir pada kegiaatan MCC, maka pengurus akan langsung menghubungi yang bersangkutan untuk dimintai keterangan, dan jika sampai beberapa kali dihubungi namun yang bersangkutan juga tidak kunjung datang latihan maka anggota tersebut dianggap mengundurkan diri.