Partitur merupakan hal yang sangat penting yang dibutuhkan seluruh paduan suara. Kecakapan seksi partitur dalam mendapatkan partitur yang asli merupakan keberhasilan sie partitur sekaligus keberhasilan organisasi paduan suara. Tugas-tugas seksi partitur adalah sebagai berikut:
• Menyiapkan segala keperluan pelatih dalam pengadaan partitur • Mengontrol izin pemakaian partitur
3.2.8.13 Keanggotaan dan sistem perekrutan
Setiap calon anggota dan anggota yang bergabung dan menjadi bagian dari Consolatio Choir, memiliki motivasi yang berbeda-beda. Ada yang termotivasi karena pernah melihat penampilan Consolatio lewat kunjungan gereja, kegiatan mengisi acara, maupun konser. Ada juga yang termotivasi karena mendengar informasi Consolatio mau mengikuti kompetisi paduan suara bertaraf internasional. Sebagian lagi ada yang bergabung karena ingin menambah pengalaman bernyanyi, bahkan bercita-cita kelak menjadi seorang pelatih/ dirigen, dan ada juga yang datang karena diajak temannya tanpa pernah sebelumnya mendengar nama Consolatio. Semuanya menjadi satu saat diterima dan dinyatakan lolos menjadi bagian dari Consolatio Choir.
Untuk menjadi bagian Consolatio Choir memiliki syarat-syarat tertentu. Jika seseorang calon anggota telah memenuhi syarat tersebut maka calon anggota tersebut akan mengikuti masa orientasi. Pada masa orientasi akan diberikan pembekalan manajemen organisasi, manajemen kepemimpinan, sejarah musik gereja, maupun teori musik. Tahapan akhir adalah wawancara. Topik-topik tersebut akan dievaluasi dan dinilai untuk selanjutnya dinyatakan lolos atau tidak. Setelah dinyatakan lulus, tidak sedikit yang terkejut dan terkesan tidak siap untuk berlatih secara konsisten, padat, disiplin yang akhirnya mengundurkan diri dari keanggotaan. Bagi anggota yang memiliki motivasi yang kuat tidak akan mundur tetapi sebaliknya mencoba bertahan. Umumnya anggota luar biasa yang
masih menyempatkan diri untuk terlibat secara aktif di Consolatio Choir merupakan anggota yang memiliki motivasi yang kuat dalam mengikuti paduan suara tersebut.
a. Syarat keangotaan
Anggota organisasi ini adalah mahasiswa dan alumni Universitas Sumatera Utara dan non-Universitas Sumatera Utara yang beragama Kristen (Protestan maupun Katolik) yang menerima visi dan misi organisasi ini. Pengangkatan anggota dilakukan melalui orientasi penerimaan anggota dan disahkan melalui rapat pengurus. Ketentuan mengenai pelaksanaan orientasi di atur dalam Anggaran Rumah Tangga. Keanggotaan berkahir apabila anggota meninggal dunia, mengundurkan diri, pindah agama, dikeluarkan dari organisasi, dan tidak aktif selama lebih dari 3 (tiga) bulan tanpa pemberitahuan secara tertulis yang disetujui oleh BPH.44
Perekrutan/ penerimaan anggota baru dilakukan sebanyak 2 (dua) kali dalam setahun, atau setiap semester, mengikuti semester yang ada di USU. Informasi tentang penerimaan dilakukan lewat poster-poster, spanduk, dan belakangan ini dengan menggunakan media social. Pada saat Consolatio mengadakan kegiatan kunjungan gereja misalnya, Consolatio juga menggunakan kesempatan tersebut untuk menginformasikan penerimaan anggota baru. Demikian juga pada kegiatan lainnya seperti konser, informasi penerimaan anggota baru juga disampaikan lewat buku acara konser.
Di samping itu, setiap anggota memiliki tugas untuk merekrut kerabatnya masing-masing. Syarat untuk menjadi calon anggota Consolatio adalah Mahasiswa Kristen yang memiliki motivasi dan komitmen kuat untuk berlatih, tanpa harus memiliki kemampuan bernyanyi sebelumnya (tanpa audisi). Pada beberapa kondisi, Consolatio pernah melakukan perekrutan dengan sistem audisi. Misalnya di saat Consolatio sedang mempersiapkan diri menghadapi kompetisi bertaraf internasional/ tingkat dunia.
Dalam hal infomasi perekrutan, umumnya Consolatio tidak menentukan kelompok suara yang dibutuhkan secara spesifik misalnya pria maupun wanita, ataupun spesifikasi perkelompok suara seperti Sopran/ Alto/ Tenor/ Bass, karena dari pengalaman perekrutan yang pernah dilaksanakan, hal tersebut tidak selalu terpenuhi sesuai spesifikasi yang diinginkan. Namun dalam kondisi mendesak, langkah yang dilakukan adalah dengan memberikan Surat Undangan resmi kepada calon anggota yang direferensikan oleh anggota untuk selanjutanya diproses menjadi anggota sesuai dengan system perekrutan yang ada. Salah satunya adalah mengikuti masa orientasi.
b. Orientasi
Seluruh calon anggota yang telah direkrut, tidaklah otomatis menjadi anggota Consolatio. Para calon anggota tersebut diwajibkan mengikuti masa orientasi, yang waktu dan tempatnya ditentukan kemudian oleh manajemen, yakni Badan Pengurus Harian. Jika pada masa orientasi ini calon anggota dapat mengikutinya dan dinyatakan lulus, maka calon anggota tersebut akan menerima
Surat Ketetapan pengangkatan menjadi anggota. Sebaliknya, jika tidak dapat mengikutinya atau dinyatakan tidak lulus, maka calon anggota tersebut secara otomatis gugur. Jika calon anggota yang tidak lulus berkeinginan untuk mencoba kembali mengikuti penerimaan anggota, maka calon anggota tersebut dapat mencoba kembali pada penerimaan anggota berikutnya.
Masa orientasi Consolatio Choir adalah masa untuk pembekalan dan pengenalan organisasi paduan suara kepada seluruh calon anggota yang telah direkrut, setelah seluruh calon anggota tersebut mengikuti seluruh kegitan Consolatio selama 6 (enam) bulan. Bekal yang diberikan adalah sejarah berdirinya Consolation, manajemen organisasi, kepemimpinan, sejarah musik gereja, dan teori musik. Hal ini dilakukan agar seluruh calon anggota yang akan menjadi anggota nantinya telah memiliki visi dan misi yang sama, dan lebih mengenal organisasi secara mendalam termasuk teknik bernyanyi, sehingga anggota yang bersangkutan lebih mudah untuk mengikuti program-program yang telah ditetapkan.
Dalam melaksanakan kegiatan orientasi, manajemen Consolatio akan memilih 2 (dua ) orang sebagai Team Koordinator Pelaksana Orientasi Consolatio Choir. Hal-hal yang berhubungan dengan kebutuhan pelaksanaan orientasi, disampaikan kepada manajemen (BPH) untuk selanjutnya BPH mengkoordonasikan kembali kepada pengurus seksi yang bersangkutan, sesuai kebutuhan koordinator. Masa orientasi ini biasanya dilaksanakan selama 3 (tiga) hari. Waktu pelaksanaannya diupayakan pada masa libur kuliah, dan untuk tempat
biasanya dilakukan di sekretariat. Selain itu pernah juga dilaksanakan di gereja, dan di tempat-tempat pertemuan lainnya.
Jika ada anggota yang sudah dinyakan lulus oleh BPH dan ternyata anggota yang bersangkutan adalah penyanyi pop solo misalnya, maka pelatih akan mengajarkan tentang bagaimana bernyanyi secara paduan suara. Namun di saat ada kebutuhan lagu untuk seorang solist, anggota yang besangkutan akan dipertimbangkan untuk menjadi penyanyi solo.
Setelah proses pengenalan dan pembekalan seluruh materi sudah selesai, maka BPH dan pelatih (sebagai penentu akan diterima/ tidaknya calon anggota), akan menentukan hasilnya. Namun sebelum penentuan hasil, pada sesi wawancara BPH dan pelatih akan selalu mengajukan pertanyaan: “Apakah Anda siap untuk bosan untuk berlatih?” Pertanyaan tersebut sekaligus menguji mental sekaligus memberikan gambaran bahwa latihan yang akan ditempuh nantinya adalah latihan yang sangat padat yang membutuhkan mental yang kuat dalam menghadapinya. Di samping itu, BPH dan pelatih memberikan pertanyaan yang membutuhkan jawaban tentang pemecahan sebuah masalah. Jawaban calon anggota atas pertanyaan tersebut akan menjadi salah satu faktor penilaian dalam menentukan kelulusan.
Anggota-anggota yang telah diangkat sebagai anggota resmi Consolatio, di tengah perjalanannya ada yang tetap bertahan dan ada juga yang memilih non-aktif dari seluruh kegitan Consolatio. Umunya mereka yang tidak bertahan merasa tidak mampu mengikuti ketatnya disiplin latihan yang ada. Ada juga yang tidak mampu untuk mengikuti durasi latihan yang lumayan lama yang mengakibatkan pulangnya
terlalu larut sehingga mendatangkan keberatan dari pihak keluarga anggota yang akhirnya harus keluar dari organisasi tersebut. Manajemen waktu dari anggota yang belum bersahasil merupakan salah satu fakta yang membuat beberapa anggota harus mengundurkan diri. Penambahan hari latihan, saat menjelang kegiatan tertentu misalnya juga merupakan salah satu alasan seorang anggota untuk memilih keluar dari paduan suara Consolatio.
c. Jenis keanggotaan
Paduan Suara Consolatio merupakan salah satu paduan suara mahasiswa yang berlandaskan kekristenan (Kristen Protestan dan Kristen Katolik) yang berada di bawah naungan USU. Keinginan anggota Consolatio yang telah menyelesaikan pendidikan di USU untuk tetap melayani bersama membuat pengurus untuk membedakan jenis keanggotaan paduan suara ini. Pembagian tersebut adalah sebagai berikut: (a) Anggota Biasa, merupakan mahasiswa baik dari USU maupun di luar USU yang telah mengikuti masa orientasi paduan suara dan dinyatakan lulus oleh Badan Pengurus Harian. 45(b) Anggota Luar Biasa, merupakan anggota paduan suara Consolatio yang sudah lulus dari USU (tidak lagi menjadi sebagai mahasiswa) dan masih berkeinginan untuk tetap terlibat langsung dalam pelayanan Consolatio.
Pada dasarnya tidak ada pembedaan tugas dan tanggung jawab antara anggota biasa dengan anggota luar biasa. Hanya saja karena kebanyakan anggota luar biasa ini merupakan seseorang yang sudah terlibat dengan jam kerja di tempat
kerjanya, maka setiap anggota luar biasa diwajibkan untuk memberikan informasi kepada pengurus jika tidak dapat hadir latihan tepat waktu.
Upaya untuk menjalin komunikasi antara anggota biasa dengan anggota luar biasa saat ini adalah dengan memanfaatkan kemajan teknologi internet, yakni aplikasi Whats Up (WA) pada media sosial. Pengurus Consolatio membuatkan grup WA Consolatio, yang sifatnya tertutup (hanya untuk kalangan anggota saja). Jumlah keanggotaan dalam grup ini, saat ini berjumlah 350 (tiga ratus lima puluh) orang, dan masih banyak alumni yang belum masuk anggota (sekitar 350 orang lagi) karena belum diketahui keberadaan dan No. WA nya. Sarana komunikasi lewat WA ini sangat efektif dalam saling memberikan respon terhadap isu-isu seputar kegiatan Consolatio.
Pendirian sebuah ikatan alumni Consolatio pernah menjadi topik pembahasan yang penting. Namun sampai saat ini belum dapat terealisasi karena banyak faktor. Salah satunya karena kondisi alumni yang tersebar di banyak tempat dan belum dapat dijangkau seratus persen. Di samping itu adalah faktor kesibukan masing-masing alumni pada kesehariannya.