Secara umumnya organisasi merupakan sistem sosial yang kompleks yang boleh didefinisikan daripada pelbagai sudut dan dimensi. Hal ini disebabkan organisasi adalah dinamik dan sering kali berubah-ubah dengan haluan perkembangannya yang sukar diramal. Keadaan ini menunjukkan bahawa dalam organisasi terdapat ciri-ciri yang istimewa sehingga melahirkan pelbagai tafsiran dalam usaha untuk memahami organisasi. Dalam memberikan definisi, ada tokoh yang menyatakan organisasi sebagai satu kumpulan individu yang secara sedar dan rela, bersetuju untuk bekerjasama bagi mencapai sesuatu matlamat tertentu. Definisi lain pula menyatakan organisasi merupakan satu penyelarasan unit sosial yang mengandungi dua atau lebih individu yang memainkan peranan untuk mencapai matlamat bersama. Ada juga yang menterjemahkan organisasi sebagai campurtangan sosial untuk mencapai matlamat bersama melalui penggabungan usaha atau kerjasama anggota. Sebagai contoh, Hollebeck (1995) mengambarkan organisasi sebagai penggabungan manusia dan sumber untuk menjayakan sesuatu tujuan dan matlamat yang tidak mampu dilaksanakan oleh individu secara bersendirian. Morgan (1986) pula melihat organisasi melalui lapan perspektif yang berbeza, iaitu:
Organisasi dilihat berfungsi sebagai mesin yang mana pembangunannya terhad dan lebih bersifat melaksanakan fungsi rutin.
Organisasi dilihat beroperasi seperti makhluk hidup yang bersedia menyesuaikan diri dengan perubahan persekitaran.
124 Organisasi dianalogikan sebagai otak yang sentiasa mencari jalan untuk meningkatkan
kebolehan dan mencari pembaharuan.
Organisasi dilihat sebagai sistem budaya yang mengandungi ideologi, nilai, upacara, kepercayaan dan amalan yang diyakini bersama.
Organisasi adalah sebuah institusi politik yang membentuk hierarki autoriti. Organisasi ini berkait rapat dengan kekuasaan, manipulasi dan konflik.
Organisasi adalah sebuah penjara psikik, di mana ahli organisasi diikat dengan tradisi dan berbangga dengan kejayaan mereka dan tidak bersedia untuk menerima perubahan dan lebih selesa dengan suasana yang ada.
Organisasi berbentuk transformasi yang dilihat bersedia untuk berubah dan membuat strategi untuk menghadapi halangan-halangan semasa perubahan.
Organisasi adalah alat untuk mendominasi yang membawa maksud ahli atau kumpulan berkelakuan untuk mencapai motif mereka dengan mencengkam pihak lain asalkan kepentingan atau keperluan mereka tercapai.
Sufean Hussin (2004) pula menjelaskan bahawa organisasi merujuk kepada struktur penyusunan komponen-komponen atau unit-unit yang terdapat dalam sesuatu sistem, lazimnya sistem sosial. Sistem pula dikaitkan dengan apa sahaja yang terbina daripada rangkaian komponen-komponen atau unit-unit yang di mana ia mempunyai sesuatu tugas, fungsi atau matlamat. Dari aspek sosial, institusi yang ditubuhkan oleh masyarakat merupkan satu system social. Contoh institusi tersebut dalam konteks pendidikan ialah sekolah, PPD, JPN dan Kementerian Pelajaran Malaysia. Setiap institusi tersebut mempunyai sistem sosialnya yang tersendiri berdasarkan fungsi dan matlamat penubuhannya. Sistem sekolah misalnya terdiri komponen pentadbiran,staf akademik, staf sokongan, murid, bangunan, infrastruktur dan lain-lain lagi. Sistem sosial ini ditabdir urus oleh manusia yang mewujudkan interasi social. Penyusunan komponen-komponen yang terdapat di dalam sesuatu organisasi secara sistematik menentukan sama ada sesuatu organisasi itu digolongkan kepada organisasi formal atau organisasi bukan formal. Berikut ialah perbezaan di antara kedua-dua jenis organisasi tersebut.
Jadual 8.1: Perbandingan cirri-ciri organisasi format dan buka formal
Orgnisasi Formal Organisasi Bukan Formal
Jangka hayat yang lebih lama Jangka hayat yang terhad
Beroperasi secara berterusan Terbubar selepas selesai tugasan Struktur susunan komponen yang rumit Struktur lebih ringkas & mudah
Input sumber fizikal & modal yang besar Input sumber fizikal & modal yang kecil
Bagi sistem pendidikan di Malaysia, struktur organisasinya digambarkan seperti di Rajah 8.1. Organisasinya boleh dibahagikan kepada lima peringkat:
1. Peringkat pusat (peringkat eksekutif). 2. Peringkat negeri (peringkat pengurusan). 3. Peringkat daerah (peringkat penyeliaan). 4. Peringkat sekolah (peringkat teknikal). 5. Peringkat bilik darjah (peringkat pelaksanaan)
Bentuk piramid pada Rajah 8.1 menunjukkan aliran autoriti dan delegasi tanggungjawab daripada bahagian puncak ke bahagian-bahagian dasar. Keluasan setiap bahagian piramid menunjukkan bilangan sumber manusia yang terlibat pada bahagian-bahagian berkenaan. Organisasi formal mempunyai struktur asas untuk berfungsi dengan baik yang meliputi kepimpinan, agihan tugas, prosedur menjalankan tugas, matlamat dan dasar. Dalam konteks pendidikan di Malaysia, pemimpin organisasi pendidikan negara ialah Menteri Pelajaran. Manakala ketua organisasi ialah Ketua Pengarah Pelajaran. Pada peringkat negeri pula diketuai oleh Pengarah Pelajaran Negeri, peringkat daerah ialah Pegawai Pendidikan Daerah dan pemimpin peringkat sekolah ialah Pengetua/Guru Besar. Pemimpin organisasi formal ini menetapkan tugas ahli dalam organisasinya dan fungsi setiap komponen/unit yang ada. Agihan tugas dan autoriti secara jelas dapat mengelakkan pembaziran sumber yng berlaku disebabkan pertindihan kerja dan mengelakkan konflik autoriti dan tugas. Sebuah orgnisasi yang lebih besar seperti Kementerian Pelajaran Malaysia mempunyai sistem yang lebih kompleks kerana memiliki komponen-komponen yang terpisah dan berangkai. Oleh yang demikian pembahagian tugas serta penetapan peranan, fungsi dan peraturan- peraturan adalah perlu agar semua ahli-ahli organisasi memahami tanggungjawab masing-masing.
Pusat Peringkat Negeri (Pengarah Pendidikan Negeri) Peringkat Derah (Pegawai Pendidikan Daerah)
Peringkat Sekolah (Pentadbir Sekolah)
Peringkat Bilik Darjah (Guru-Guru)
Menteri Pelajaran, Ketua Pengarah PERINGKAT ORGANISASI
Eksekutif (Pembuat Dasar) FUNGSI ORGANISASI
Teknikal Penyeliaan
Pelaksanaan Pengurusan
Rajah 8.1: Peringkat dan fungsi organisasi pentadbiran pendidikan di Malaysia ALIRAN AUTORITI
TOP
126 Sesuatu organisasi mesti mempunyai tujuan, matlamat dan objektif penubuhannya dengan jelas. Tujuan, matlamat dan objektif tersebut dirumuskan oleh eksekutif yang mentadbir perjalanan organisasi. Eksekutif bertanggungjawab terhadap soal pencapaian matlamat yang meliputi aspek produktiviti, keberkesanan dan kecekapan. Secara langsung eksekutif merumuskan prosedur-prosedur pelaksanaan dan strategi-strategi pengurusan sumber bagi mempstikan pencapaian matlamat dan dengan cekap dan berkesan. Dalam sesuatu organisasi jentera yang mensepadukan sumber manusia untuk mencapai matlamat mengandungi lima ciri:
Dasar yang tegas. Tujuan yang jelas.
Adanya kepimpinan wakilan.
Terbentuknya anggota/ahli yang konkrit. Usaha/komitmen yang positif dan kreatif.
ii.
Pentadbiran
Pentadbiran ialah satu unsur penting bagi menjamin kelancaran perjalanan komponen-komponen yang terdapat di dalam organisasi. Pentadbiran berfungsi untuk menggerakkan segala sumber yang meliputi sumber manusia dan sumber fizikal (kewangan dan infrastruktur) secara selaras dan tersusun bagi mencapai matlamat. Pentadbiran diperlukan untuk mewujudkan kesejahteraan dan keharmonian mekanisme sosial; memandu organisasi mengharungi masalah; dan untuk memberikan kekuatan kepada organisasi menghadapi cabaran-cabaran baru. Ibrahim Mamat (1993) telah merumuskan tafsiran mengenai pentadbiran sebagai:
Satu proses sosial yang merangkumi soal-soal penyelesaian masalah dan membuat keputusan. Satu proses sosial yang berkaitan dengan mengadakan, menyelenggarakan, mengawal dan
menyatukan segala sumber manusia dan fizikal dalam satu system yang disepadukan untuk mencapai sesuatu matlamat.
Suatu tindakan mengkoodinasikan aktiviti-aktiviti yang saling mempengaruhi antara satu sama lain, untuk mencapai sesuatu matlamat dengan sebaik-baik cara yang mungkin.
Manakala Sufean Hussin (2004) memperincikan pentadbiran sebagai proses membuat keputusan berdasarkan ciri-ciri berikut:
Pentadbiran ialah satu tingkah laku am yang boleh dijumpai dalam semua organisasi manusia. Pentadbiran ialah proses mengarah dan mengawal penghidupan dalam organisasi sosial.
Fungsi pentadbiran ialah untuk mengembangkan dan mengubahsuai proses membuat keputusan dengan berkesan dan sebaik mungkin.
Dengan berfokus kepada matlamat, Drucker (1954) menyatakan bahawa pentadbiran organisasi ialah “a mean to an end”, iaitu pentadbiran merupakan mekanisme pengaturan sumber-sumber untuk mencapai matlamat. Secara amnya, fungsi pentadbiran melibatkan:
menilai kualiti dan kuantiti hasil.
menentukan pemilihan strategi pelaksanaan. menetapkan dan melaksanakan dasar-dasar. mempengaruhi imej dan prestij sesuatu organisasi.
menentukan iklim organisasi dan hubungan antara manusia.
menentukan jenis output, hala tuju dan keutamaan yang perlu diberi perhatian. membantu perolehan dan penggunaan sumbert-sumber dengan cara yang berkesan.