Manajemen Pengadaan 1. Suplier Master

PERSIAPAN DALAM MENJALANKAN PROSES BISNIS PEMBANGKITAN

1. Kesiapan Unit Pembangkitan

1.3. Material Management

1.3.2. Manajemen Pengadaan 1. Suplier Master

Daftar rekanan yang teridentifikasi secara detail disertai monitoring performancenya.

 Database on line dan terintegrasi dalam SIT,

 Klasifikasi sesuai capability per jenis barang atau jasa,

 Identifikasi secara detail sudah ada,

 Program evaluasi kinerja dan monitoring performance secara periodic

 Dokumentasi data evaluasi kinerja secara baik, tertib ada approval,

 Data supplier dan data kinerja sudah saling berhubungan

 Program pembinaan terhadap supplier.

1.3.2.2. Perencanaan & Pelaksanaan Proses Pengadaan

Rangkaian proses perencanaan dan pelaksanaan proses pengadaan yang effektif, effisien serta terkendali dengan mengacu kepada mekanisme dan aturan perusahaan dalam

rangka menjaga tingkat ketersediaan material yang optimal untuk menunjang keandalan dan effisiensi unit.

 Penjadwalan, pengendalian dan sistematika proses pengadaan.

 Schedule proses

 Cheklist kelengkapan berkas administrasi

 Cheklist pendistribusian pengesahan

 Monitoring dan pengendalian levering kedatangan barang rutin harian

 Analisa dan evaluasi rutin bulanan

 Ketaatan dan kepatuhan terhadap aturan

 Continous improvement

1.3.2.3. Monitoring dan pengendalian proses pengadaan

Pelaksanaan monitoring pada setiap tahap proses pengadaan yang dilakukan secara periodik untuk memastikan efektifitas dan efisiensi proses.

 Monitoring proses pengadaan secara teratur, sistematis dan menyeluruh,

 Dilakukan analisa dan evaluasi serta terdokumentasi dengan tertib

 Database online dan terintegrasi dalam Sistem Informasi Terpadu.

 Updated dan continous improvement 1.3.2.4. Kontrak Payung

Merupakan kontrak jangka menengah atau panjang kepada supplier tertentu untuk memenuhi material yang dibutuhkan yang sudah terprediksi penggunaannya dan dikirim dengan jumlah dan waktu sesuai kebutuhan).

 Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy

 Akurasi, kualitas dan kuantitas rekomendasi sudah optimal,

 Updated implementasi sesuai rekomendasi

 Continous improvement 1.3.3. Manajemen Gudang

1.3.3.1. Monitoring dan skeduling penerimaan barang.

Melakukan monitoring, scheduling dan pengendalian terhadap rencana penerimaan barang sesuai dengan levering kedatangan dalam PO.

 Informasi kedatangan barang diterima secara SIT,

 Pelaksanaan monitoring dan scheduling terhadap rencana penerimaan barang secara terprogram dan periodic

 Pendokumentasian secara baik dan tertib, data tersaji secara baik dan informative

 Updated dan continuos improvement

1.3.3.2. Pemilahan dan pemisahan material karantina

Pemisahan dan pemilahan terhadap material dalam masa karantina meliputi material yang belum diperiksa, sudah diperiksa (ditolak atau diterima) dan material titipan.

 Pemisahan dan pemilahan barang pada area berbeda

 Identitas pemisahan

 List atau daftar barang pada setiap area

 Kerapian dan estetika

 Continous improvement 1.3.3.3. Identitas Material

Pemberian kode material, nama material, expire date, satuan, golongan berbahaya, flamable dan identitas yang lain.

 Identitas material sudah baku, spesifik, terstandardisasi, jelas dan mudah dibaca

 Kerapian dan estetika sangat baik

 Tanpa duplikasi

 Updated & continous improvement 1.3.3.4. Stock Opname

Melaksanakan pemeriksaan harian terhadap kesesuaian SOH gudang antara fisik dan catatan (SIT) yang dilakukan setiap hari pada akhir jam kerja dan hanya dilakukan terhadap barang atau material yang bertransaksi (masuk atau keluar).

 Pengecekan dan pemeriksaan harian untuk kesesuaian antara jumlah material secara fisik dan sistem secara terjadwal setiap hari

 Dokumentasi data

 Penelusuran penyebab selisih langsung dan selisih langsung dilakukan journal

 Analisa dan evaluasi serta continous improvement.

1.3.3.5. Prosedur penanganan dan penyimpanan material

Suatu pedoman baku tentang prosedur, tata cara penyimpanan dan tata cara penanganan, material dalam gudang.

 Prosedur penanganan dan penyimpanan material sudah baku

 Teraplikasikan

 Mudah diakses

 Updated dan continuous improvement

1.3.3.6. Perencanaan dan proses pelaksanaan transaksi pergudangan (in dan out).

Rangkaian proses perencanaan dan proses pelaksanaan transaksi pergudangan yang meliputi penerimaan dan

pengeluaran material, yang effektif, effisien serta terkendali dengan mengacu kepada mekanisme dan aturan.

 Transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang yang terencana, tercatat dan terdokumen

 Monitoring dan pengendalian

 Database transaksi berdasarkan Sistem Informasi Terpadu

 Transaksi berdasarkan schedule.

1.3.3.7. Identifikasi dan penanganan material dead stock, obsolete stock dan material return (material pengembalian bekas pakai).

Melakukan Identifikasi, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock, material obsolete stock dan material return (pengembalian bekas pakai) secara terprogram, terdokumen dan ada tindak lanjut

 Identifikasi dan penanganan material dead stock, obsolete stock dan material return dilaksanakan secara rutin dan terjadwal, tercatat, terdokumen

 Data tersaji dengan baik dan tertib

 Updated

 Pengkodean secara khusus

 Database Sistem Informasi Terpadu

 Tindak lanjut dan continuos improvement 2. Keandalan Unit Pembangkitan

2.1. Reliability Management

2.1.1. Failure Defense Planning (FDP) - SERP (System Equipment Reliability Priority).

2.1.1.1. Kelengkapan daftar system dan equipment.

Daftar system / equipment berdasarkan KKS

2.1.1.2. Penetapan kriteria rangking (system / sub system / equipment)

 Operational Cost

 Product Throughput / availability

 Product quality

 Safety factor

 Regulatory compliance

 Plant efficiency

2.1.1.3. Workshop SERP (System Equipment Reliability Prioritization).

Workshop untuk membahas:

- Nilai sistem dan peralatan menurut kriteria ranking

- Kehadiran Subject Matter Expert (SEM) dan Manajemen/Spv 2.1.1.4. Hasil MPI (Maintenance Prioritization Index).

MPI telah tersusun dengan komprehensif dan mudah dipahami, serta menggambarkan kondisi nyata dari plant

 Operational criticality ranking

 Failure probability ranking

2.1.2. Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)

2.1.2.1. Definisi system dan unjuk kerja yang dibutuhkan 2.1.2.2. Identifikasi equipment yang membutuhkan FMEA 2.1.2.3. Jadwal dan Prioritas FMEA

2.1.2.4. Workshop

 Kualitas workshop untuk menggali data :

 Identifikasi kerusakan

 Identifikasi penyebab kerusakan

 Identifikasi efek kerusakan

 Perumusan Failure Defense Task (FDT) untuk eksekusi 2.1.2.5. Tentukan assumsi dan groundrules yang akan digunakan untuk

menganalisis

2.1.2.6. List individual komponen atau berbagai fungsi 2.1.2.7. Kembangkan blok diagram (Fault Tree Analysis) 2.1.2.8. Device an analysis worksheet.

2.1.2.9. Rasio FMEA oleh external dan internal

2.1.2.10. Pengukuran Efektifitas hasil untuk meningkatkan kehandalan unit.

2.1.2.11. Rekomendasi

2.1.3. Failure Defense Planning (FDP) – RCFA (Root Cause failure Analysis).

2.1.3.1. Daftar Problem / Identify the unacceptable performance.

Daftar permasalahan yang belum diketahui akar permasalahannya dalam proses FMEA

2.1.3.2. Workshop

Dilengkapi jadual & peserta

2.1.3.3. Identifikasi & rekomendasi hasil RCFA

Akar permasalahan yang ditemukan, dokumentasinya dan ketepatan rekomendasi yang dihasilkan dari workshop RCFA 2.1.3.4. Cost benefit analysis (CBA)

Perhitungan biaya yang bisa dihemat dari penyelesaian masalah dari RCFA

2.1.4. Base line Audit

(Pemetaan terhadap kesiapan peralatan yang ada di unit pembangkit, sehingga diketahui kondisi peralatan secara nyata. Dilakukan Equipment Audit dengan langkah langkah sebagai berikut)

2.1.4.1. Melakukan pengambilan data melalui predictive tool technology untuk semua peralatan, berupa data-data vibrasi, thermograpy, oil analysis, dll.

2.1.4.2. Mengumpulkan data operasi, berupa gangguan kerusakan, alarm, trip, derating, laporan hasil gatecycle dan kondisi resource (fuel, oil, water).

2.1.4.3. Mengumpulkan data pemeliharaan berupa histori peralatan, job card feedback, laporan quality control.

2.1.4.4. Menentukan levelisasi tingkat kesehatan peralatan berdasarkan hasil referensi seperti pada ketiga item diatas.

2.1.4.5. Melakukan workshop koordinasi (engineering, operasi dan pemeliharaan) untuk membuat program-program recovery untuk peralatan yang masuk kategori merah dan kuning.

2.1.5. Predictive Maintenance (PdM) 2.1.5.1. Setting Up Database PdM

Setting Up Database PdM (Equipment & Technology Matric) berdasarkan SERP, FMEA

2.1.5.2. Jadwal

Jadual bulanan pelaksanaan PdM, termasuk didalamnya resource manhours dan peralatannya

2.1.5.3. Persiapan Teknis Lapangan

Identifikasi dan persiapan pelaksanaan pekerjaan : orang, alat, metode, link bagian lain

2.1.5.4. Pengukuran / Monitoring

Pengamatan kondisi peralatan dilakukan dengan mengukur level vibrasi, kondisi pelumasan, panas, impurities dll menggunakan peralatan vibration montring, tribology tools, infra red dll.

2.1.5.5. Data Management

Penanganan data kondisi peralatan secara computerized dari data pengukuran dan data lainnya, termasuk didalamnya membuat trend data, warning system dsb.

2.1.5.6. Analisa & Rekomendasi

Analisa dari data terkumpul dan seluruh kondisi yang mempengaruhi operasi peralatan pembangkit dan memberikan rekomendasi kepada O/M

2.1.5.7. Tindak lanjut

Pelaksanaan, pengamatan atau perubahan schedule dan pekerjaan dari hasil analisa dan rekomendasi

2.1.5.8. Cost Benefit Analysis

Kalkulasi biaya pelaksanaan PdM dan hasil rekomendasinya dibanding dengan biaya yang akan timbul jika pemeliharaan tidak terencana

2.1.6. Failure Defense Planning (FDP) – Work Package

2.1.6.1. Prasyarat kerja (Tujuan, scope, safety & operation permit, instruksi kerja)

2.1.6.2. Resource (Kelengkapan work package sesuai dengan kebutuhan WO)

2.1.6.3. Referensi

Kelengkapan manual, prosedur, drawing untuk kelancaran kerja.

2.1.6.4. Post Maintenance Testing

Identifikasi test pekerjaan maintenance untuk menjamin kualitas 2.1.7. Pengukuran efektifitas task

2.1.8. Analisa dan Evaluasi efektifitas task 2.1.9. Penyempurnaan berkelanjutan

69 2.2. Operation Management

Dalam dokumen PANDUAN TATA KELOLA DAN IDENTIFIKASI RISIKO BIDANG PEMBANGKITAN (Halaman 78-84)