6) Eksekusi Pemeliharaan
2.3. Manajemen Material / Material Management
2.3.1. Tujuan Kebijakan Pengendalian Material Persediaan
2.3. Manajemen Material / Material Management.
Manajemen material merupakan bagian dari mata rantai penyediaan tenaga listrik yang harus dilakukan secara efektif. Perencanaan pengendalian pemeliharaan, manajemen inventory, gudang dan pengadaan material dilakukan secara terintegrasi didalam sistem informasi dengan tujuan untuk mencapai empat tepat yaitu tepat kuantitas, tepat kualitas, tepat waktu dan tepat harga.
Salah satu kegiatatan manajemen material adalah melakukan klasifikasi dan setting ROP (reorder point) dan ROQ (Reorder Quantity) terhadap stok item material dapat memberikan manfaat yang besar terhadap pengelolaan persediaan di Kantor Wilayah dan dapat memberikan kontribusi yang positif terhadap kegiatan pemeliharaan pembangkit. Klasifikasi material tersebut sangat cocok diterapkan di Kantor Wilayah, mengingat perusahaan memiliki stok item persediaan dengan jumlah yang besar.
Dengan klasifikasi material dan seting ROP/ROQ secara tepat maka akan dicapai titik seimbang didalam pengelolaan persediaan yakni nilai persediaan yang seminimum mungkin dan service level yang setinggi mungkin.
Sehubungan dengan beberapa kondisi penting diatas, diperlukan kebijakan pengendalian persediaan / inventory control dan pengadaan.
2.3.1. Tujuan Kebijakan Pengendalian Material Persediaan.
Alasan / tujuan dalam menerapkan kebijakan pengendalian persediaan adalah sebagai berikut :
1. Keseragaman pengelolaan persediaan di seluruh unit pembangkitan.
2. Mengelompokkan material persediaan sesuai dengan kriteria yang sejenis berdasarkan kriteria kekritisan, ketersediaan dan usage, sehingga kita dapat memberikan perlakuan / pengendalian yang berbeda sesuai dengan kriteria stok material.
21
3. Untuk mengetahui bagaimana stock item material dikontrol, kapan harus dipesan dan seberapa banyak harus dipesan dengan cara menggunakan alat bantu analisa ABC dan seting ROP / ROQ.
Menggunakan salah satu fungsi analisa ABC untuk mengetahui apa dan bagaimana material dikontrol, sedangkan seting ROP/ROQ digunakan untuk menjawab kapan dan berapa banyak stok item material harus dipesan.
4. Dicapainya titik setimbang di manajemen persediaan yakni memaksimumkan service level, meminimumkan nilai persediaan.
2.3.2. Definisi - Definisi.
Ada beberapa istilah yang perlu didefinisikan, sebagai berikut : 1. Lead Time
1.1. Internal Lead Time.
Inventory lead time : waktu yang diperlukan oleh inventory controller untuk mengevaluasi permintaan user sampai dengan rekomendasi pembelian ke purchasing.
(Recommended Order Stores ke Recommended Order Buy).
Purchase lead time : waktu yang diperlukan purchasing untuk memproses pengadaan dari Recommended Order Buy (ROB) menjadi Purchase Order (PO).
Receiving and inspection lead time : waktu yang diperlukan bagian penerimaan dalam memeriksa dan menerima material.
1.2. External Lead Time.
Waktu yang diperlukan supplier (pemasok) untuk mensuplai material sesuai dengan purchase order yang diterima.
1.3. Total Lead Time
Waktu total yang diperlukan pada item 1.1 ditambah dengan 1.2.
2. Klasifikasi ABC adalah suatu tools yang digunakan untuk mengelompokkan stock item material berdasarkan kriteria kekritisan (criticality) level ABC, ketersediaan (availability) level ABC dan pemakaian (usage) level ABC yang akan didefinisikan lebih lanjut pada bagian dibawah ini.
22
2.1. Kriteria Kekritisan (criticality) :
Level A : Sangat kritis.
Stock item material yang dapat menyebabkan plant stop, kehilangan produksi (misalnya hanya satu alat yang digunakan untuk memproduksi kapasitas 100%).
Level B : Kritis.
Stok item material yang dapat menyebabkan unit derating, atau mengancam unit untuk derating. Ketidak tersediaan material menyebabkan tertundanya perbaikan sehingga tidak dapat beroperasi secara optimal.
Level C : Kurang kritis.
Stok item material yang tidak berdampak langsung bagi operasi, (misalnya consumable item; stationery; stok yang ditahan vendor).
2.2. Kriteria Ketersediaan (availability) :
Level A : Long Lead Time.
Stok item material dimana proses pengadaannya memerlukan waktu total lead time diatas 90 (sembilan puluh) hari kalender.
Level B : Medium Lead Time.
Stok item material dimana proses pengadaannya memerlukan waktu total lead time antara 30 (tiga puluh) sampai dengan 90 (sembilan puluh) hari kalender.
Level C : Short Lead Time.
Stok item material dimana proses pengadaannya memerlukan waktu total lead time dibawah 30 (tiga puluh) hari kalender.
2.3. Usage Value (Nilai pemakaian material per periode) :
Level A :
Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item) dalam suatu periode tertentu diatas Rp.
500 juta.
Level B :
Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item) dalam suatu periode tertentu antara Rp.
100 Juta s/d Rp. 500 juta.
23
Level C :
Adalah material yang nilai pemakaian (Harga Satuan x Jumlah item) dalam suatu periode tertentu dibawah Rp.
100 Juta.
Analisa ABC ini digunakan untuk mengetahui nilai pemakaian dari setiap kelompok item barang sehingga dapat diketahui bagaimana cara melakukan kontrolnya (manual / otomatis)
3. Service Level Material
Service level (tingkat ketersediaan) material adalah perbandingan atara total item permintaan material yang dapat dipenuhi terhadap total item permintaan material.
Catatan : Permintaan material dikatakan dipenuhi apabila permintaan user dapat dilayani petugas gudang tepat pada saat tanggal diperlukan.
4. Perputaran material
Perputaran material adalah perbandingan antara pemakaian material terhadap saldo rata-rata dalam periode tertentu.
Keterangan :
1. Pemakaian material : total biaya pemakaian material gudang pada periode tertentu.
2. Saldo rata-rata : saldo awal dikurangi saldo akhir dibagi 2.
5. Slow moving dan fast moving
Slow moving adalah item-item barang yang pergerakannya diatas 3 bulan dan termasuk didalamnya adalah item-item dead stock.Untuk item barang slow moving perlakuan dan perhitungan ROP/ROQ dilakukan secara manual oleh inventory controller.
Fast moving adalah item-item barang yang pergerakannya dibawah 3 bulan. Sedangkan untuk item fast moving perlakuan dan perhitungan ROP/ROQ dapat dibantu perhitungannya melalui sistem (otomatis)
24 2.3.3. Kriteria Stock Item Material
Dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektifitas manajemen material maka dipandang perlu adanya penyeragaman pengelolaan material persediaan dalam bentuk kebijakan pengendalian persediaan / inventory control dan pengadaan untuk menetapkan kriteria material, seting ROP/ROQ, service level material, perputaran material, strategi pengendalian persediaan dan pengadaan sebagai berikut :
Kriteria
1. Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.
1. Melakukan
1. Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.
1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.
2. Tidak Kontrak payung
AAC 95-98 3-5 00 1. Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual.
1. Melakukan secara manual.
1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
25 secara manual.
1. Melakukan secara manual.
1. Melakukan secara manual.
1. Melakukan secara manual
1. Melakukan secara manual
1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
26
27
28
29
30 2.3.4. Penjelasan - Penjelasan
1. Penentuan kriteria kekritisan (criticality) adalah wewenang dan tanggung jawab user (Bidang Perencanaan & Pengendalian Operasi / Pemeliharaan, Bidang Engineering atau sesuai kebijakan)
2. Penentuan kriteria ketersediaan (avaibility) adalah wewenang dan tanggung jawab Bidang Pengadaan dan Inventory Control
3. Penentuan usage level dalam kriteria stock item material sebagaimana table di atas dilakukan secara otomatis oleh CMMS dalam modul ABC level berdasarkan riwayat pemakaian satu periode sebelumnya.
4. Setiap item material memungkinkan terjadinya perubahan usage level pada setiap periodenya, sehingga akan berubah juga kriteria stock item material nya
5. Usage level D adalah material yang pada periode satu tahun sebelumnya tidak ada pemakaian atau nilai pemakaiannya nol rupiah
6. Kriteria stock item material yang mempunyai usage level D, perlakuan inventory dan pengadaan hanya diberikan kepada item material yang mempunyai kriteria criticality A
7. Tidak semua item material yang masuk dalam kriteria stock item material sebagaimana tabel di atas dapat dilakukan stock di gudang, tetapi harus memperhatikan ha-hal dibawah ini dengan syarat ketersediaan material tetap terjamin :
i. Jenis kebutuhan (rutin atau non rutin)
ii. Expire date (batas akhir pakai) suatu material
iii. Prosedur penyimpanan dan penanganan material (area, pengaruh lingkungan dll)
8. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan kontrak payung adalah sebagai berikut :
i. Efektifitas pembelian meliputi :
Nilai barang (harga)
Ketersediaan dipasaran,
Jarak tempuh,
Transportasi ii. Kesiapan pemasok
iii. Kemampuan penyimpanan
9. Item material yang mempunyai kriteria kekritisan A atau B dan mempunyai perputaran material < 4, apabila berdasarkan kajian ekonomis maupun teknis dengan didasari perhitungan life cycle cost dan revenue hasilnya lebih menguntungkan, maka direkomendasikan untuk melakukan kontrak payung.
10. Perhitungan ROP/ROQ juga dapat diberlakukan sama polanya untuk unit yang menggunakan perhitungan Min / Max karena kebutuhan material dihitung dari kebutuhan masing-masing warehouse.