HASIL PEMERIKSAAN ATAS SISTEM PENGENDALIAN INTERN
3. Pencatatan dan Penginventarisasian Persediaan Obat-obatan Pemerintah Kota Bima belum tertib
Pemeriksaan atas Laporan Keuangan Pemerintah Kota Bima Tahun Anggaran 2007 diketahui bahwa Akun Aset Lancar - Persediaan pada Neraca per 31 Desember 2007 disajikan senilai Rp. 825.445.630,00 yang terdiri atas 238 jenis obat dan alat kesehatan habis pakai. Nilai persediaan tersebut merupakan nilai persediaan obat-obatan dan alat kesehatan habis pakai pada Instalasi Farmasi Kota Dinas Kesehatan Kota Bima saja tidak termasuk yang sudah dibagikan ke
Puskesmas di seluruh Kota Bima. Persediaan yang sudah terdistribusi ke Puskesmas tersebut tidak dapat diuji karena tidak tersedia data dan dokumentasi.
Pengelolaan persediaan obat-obatan dan alat kesehatan habis pakai pada Dinas Kesehatan Kota Bima dilaksanakan oleh Instalasi Farmasi Kota (IFK) yang secara organisasi berada di bawah Seksi Farmasi Makanan dan Minuman, dibawah Bidang Pelayanan Kesehatan. Pemisahan fungsi dan tanggung jawab dalam IFK Bima terbagi dalam fungsi penyimpanan dan distribusi, fungsi pencatatan dan pelaporan, dan fungsi pemantauan. Persediaan obat-obatan yang dikelola IFK tersebut berasal dari sumber Askes, JPKMM, PKD, dan bantuan provinsi dan disalurkan kepada lima puskesmas di wilayah Kota Bima, yaitu Puskesmas Paruga, Puskesmas Asakota, Puskesmas Mpunda, Puskesmas Penanae, dan Puskesmas Rasanae Timur serta pelayanan sosial.
Berdasarkan penjelasan penanggung jawab penatausahaan IFK Bima mengenai penatausahaan persediaan, diketahui hal-hal sebagai berikut:
a. Hasil pengadaan obat-obatan diperiksa oleh Panitia Pemeriksa Barang yang selanjutnya diserahkan kepada Penanggung jawab IFK Bima dengan bukti tanda terima dan kemudian dicatat di buku penerimaan, kartu stok, dan buku indul stok IFK Bima.
b. Secara berkala, Petugas Obat Puskesmas dengan otoritas dari kepala Puskesmas mengajukan permintaan obat kepada Penanggung jawab IFK Bima sesuai dengan kebutuhan. Obat-obatan diserahkan kepada Petugas Obat Puskesmas dengan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat-obatan (LPLPO). Persediaan obat tersebut dicatat keluar dalam kartu stok dan buku induk stok IFK Bima.
c. Untuk kebutuhan pelayanan selain kepada puskesmas, pengeluaran persediaan obat dari IFK Bima dilakukan atas dasar dokumen permintaan yang telah disetujui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kota Bima. Obat-obatan diserahkan kepada pemegang dokumen permintaan, persediaan obat tersebut dicatat keluar dalam kartu stok dan buku induk stok IFK Bima.
Hasil pengujian atas data pada dokumen pengelolaan obat yang ada di IFK berupa buku penerimaan, kartu stok, buku stok induk, LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat-obatan), Laporan Ketersediaan Obat, dan dokumen lainnya diketahui bahwa untuk tahun 2007 Laporan Ketersediaan Obat Bulanan dibuat berdasarkan buku stok induk. Hasil pemeriksaan fisik yang dilaksanakan Tim BPK RI pada tanggal 8 September 2008 dengan melakukan penghitungan trace back stok obat secara sampling berdasarkan buku stok induk yang ada, ditemukan adanya selisih lebih dan kurang pada jumlah maupun jenis obat yang dilaporkan dalam Neraca per 31 Desember 2007, dimana jumlah jenis persediaan yang dilaporkan adalah 238 item, sedangkan jumlah jenis persediaan yang ada di buku stok induk adalah 239 sampai dengan 31 Desember 2007, dan 245 item sampai dengan dilaksanakannya pemeriksaan fisik. Perbedaan tersebut menurut penjelasan bagian pembukuan dan pelaporan IFK Bima disebabkan karena adanya 7 jenis stok dari Askes dan Buffer Provinsi yang belum dimasukkan . Pemeriksaan lebih lanjut diketahui bahwa nilai persediaan obat-obatan yang disajikan dalam Neraca Pemerintah Kota Bima per 31 Desember 2007 sebesar Rp. 825.445.630,00 diketahui bukan berasal dari stok
opname yang dilakukan pada akhir Tahun 2007. Jumlah dan jenis persediaan tersebut merupakan
hasil perhitungan pembukuan atas persediaan obat-obatan yang dilakukan staf bagian pencatatan dan pelaporan IFK Kota Bima pada minggu pertama bulan Januari 2008 berdasar buku induk stok dan tidak dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) fisik persediaan, kemudian dituangkan dalam Daftar Ketersediaan Obat pada Instalasi Farmasi Kota. Daftar hasil perhitungan ini dilaporkan kepada BPKD Kota Bima dan selanjutnya angkanya disajikan dalam Neraca per 31 Desember 2007. Laporan ini memuat data persediaan obat-obatan di gudang penyimpanan IFK
di IFK per Juni 2008. Data Obat Rusak per 31 Desember 2007 tidak diperoleh BPK. Dari daftar tersebut diketahui bahwa terdapat 40 jenis obat-obatan yang dinyatakan sudah kadaluarsa (expired) atau dalam keadaan rusak. Pihak Pengelola IFK menyatakan bahwa telah berupaya memisahkan penyimpanan persediaan obat yang rusak/kadaluarsa tersebut dengan obat yang masih baik kondisinya, namun saat pemeriksaan fisiknya masih bercampur, sehingga BPK RI tidak dapat melakukan penelusuran lebih lanjut untuk meyakini kebenaran kuantitas, kualitas, dan nilai persediaan secara keseluruhan.
Hasil konfirmasi pada staf pengelola IFK Bima diketahui bahwa pihaknya tidak dapat melaksanakan stock opname atas persediaan obat-obatan pada tanggal 31 Desember 2007 dikarenakan keterbatasan tenaga yang ada.
Hal tersebut diatas tidak sesuai dengan:
a. Peraturan Pemerintah No.24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan pada PSAP No. 05 mengenai Akuntansi Persediaan pada
− Paragraf 13 : Persediaan dengan kondisi rusak atau usang tidak dilaporkan dalam neraca tetapi di ungkapkan dalam Catatan atas Laporan Keuangan
− Paragraf 16 : Pada akhir periode akuntansi, persediaan dicatat berdasarkan hasil inventarisasi fisik.
b. Peraturan Pemerintah No.6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah:
- Pasal 8 ayat (2) yang menyatakan bahwa Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah
berwenang dan bertanggung jawab antara lain dalam melakukan pencatatan dan inventarisasi barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya
- Pasal 32 ayat (1) “Pengelola barang, pengguna barang dan/atau kuasa pengguna barang
wajib melakukan pengamanan barang milik negara/daerah yang berada dalam penguasaannya” dan ayat (2) “Pengamanan barang milik negara/daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pengamanan administrasi, pengamanan fisik, dan pengamanan hukum”
- Pasal 69 (2) “Dikecualikan dari ketentuan ayat (1), terhadap barang milik negara/daerah
yang berupa persediaan dan konstruksi dalam pengerjaan, pengguna barang melakukan inventarisasi setiap tahun”
- Pasal 71 ayat (1) “Kuasa pengguna barang harus menyusun Laporan Barang Kuasa
Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT) untuk disampaikan kepada pengguna barang” dan ayat (2) “Pengguna barang harus menyusun Laporan Barang Pengguna Semesteran (LBPS) dan Laporan Barang Pengguna Tahunan (LBPT) untuk disampaikan kepada pengelola barang”.
- Pasal 72 “Laporan Barang Milik Negara/Daerah (LBMN/D) sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 71 digunakan sebagai bahan untuk menyusun neraca pemerintah pusat/daerah”.
Hal tersebut mengakibatkan nilai persediaan obat-obatan yang disajikan dalam Neraca per 31 Desember 2007 sebesar Rp. 825.445.630,00 tidak dapat diyakini kewajarannya.
Hal tersebut terjadi karena;
a. Kelalaian Kepala Dinas Kesehatan Kota Bima dan Pengelola Instalasi Farmasi Kota Bima yang tidak melakukan pencatatan dan penginventarisasian persediaan obat-obatan.
b. Kelalaian Kepala Dinas Kesehatan Kota Bima selaku Pengguna Anggaran dan Pengguna Barang (dhi. persediaan obat) yang tidak mendesain prosedur inventarisasi dan penilaian persediaan tahunan; dan
c. Kelalaian Pengelola Instalasi Farmasi Kota Bima selaku kuasa Pengguna Barang yang tidak melaksanakan pencatatan secara menyeluruh atas persediaan barang yang dikelolanya, dan tidak menyusun Laporan persediaan guna penyusunan Neraca Pemerintah Kota Bima atas dasar stock opname.
Walikota Bima dan Kepala Dinas Kesehatan menyatakan bahwa;
a. Adanya Perbedaan jumlah item obat yang dilaporkan per 31 Desember 2007 (238 item) di buku stok induk sampai dengan 31 Desember 2007 (239 item), dan hasil pemeriksaan fisik pada tanggal 8 september 2008 (245 item) disebabkan karena adanya 7 (tujuh item stok) dari ASKES dan buffer provinsi yang belum dimasukkan dalam laporan per 31 desember 2007, sementara item stok dari ASKES diterima di Instalasi Farmasi Kota Bima tanggal 5 dan 18 Februari 2008. Untuk item stok tersebut akan kami masukkan dan perbaiki dalam periode pelaporan selanjutnya.
b. Kami menyadari bahwa memang terjadi kelalaian dalam di dalam pencatatan dan penginventarisasian barang secara menyeluruh yang disebabkan oleh adanya keterbatasan tenaga pada unit IFK Dinas Kesehatan Kota Bima. Untuk masa-masa yang akan datang, pencatatan dan penginventarisasian obat akan dilakukan secara cermat, teliti dan mengikuti prosedur yang berlaku.
BPK RI menyarankan kepada Walikota Bima agar memberi sanksi kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bima dan Pengelola Instalasi Farmasi Kota Bima yang tidak melakukan pencatatan dan penginventarisasian persediaan obat-obatan dan untuk selanjutnya memerintahkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bima selaku Pengguna Anggaran dan Pengguna Barang (dhi. persediaan obat) agar mendesain prosedur inventarisasi dan penilaian persediaan tahunan, melaksanakan pencatatan secara menyeluruh atas persediaan barang yang dikelolanya, dan menyusun Laporan persediaan guna penyusunan Neraca Pemerintah Kota Bima atas dasar stock
opname.