PENERBITAN SURAT UNDANGAN SEMINAR PROPOSAL

PROGRAM PASCASARJANA

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

U

N

IV

E^R

S^IT

AS NEGE_R

I M

E

D

A

N

U

N I M E D

Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 40

Manual Prosedur Penerbitan Undangan Seminar Proposal

Judul : Manual Prosedur Penerbitan Undangan Seminar Proposal

Definisi : : prosedur pelayanan penerbitan Undangan Seminar Proposal Tesis mulai dari persyaratan, permohonan mahasiswa, mekanisme di prodi, di Wadir I, hingga penyebaran undangan.

Tujuan

1. menjadi pedoman prosedur permintaan dan penerbitan “Undangan Seminar Proposal Tesis”mahasiswa.

2. sebagai kendali dan audit apakah prosedur penerbitan Undangan Seminar Proposal Tesis pada setiap tahap telah dikerjakan dengan benar.

Lingkup

1. Prodi: Ketua, Sekretaris, dan Staf Administrasi;

2. Kantor Tata Usaha: Kepala Tata Usaha (KTU), Pegawai; 3. Wadir I: Wadir I dan Staf Administrasi;

Penanggung- jawab

Unit AMAI PPs untuk: 1. melakukan evaluasi; 2. melakukan audit;

3. memberikan rekomendasi;

Prosedur :

No. Prosedur Penjelasan Cek

Mahasiswa mengajukan permintaan untuk melaksanakan seminar ke Prodi dengan menunjukkan bukti bahwa: 1. Proposal penelitian yang telah disetujui oleh komisi

Pembimbing Tesis;

2. Fotokopi bukti pembayaran SPP untuk semester sedang berjalan;

3. Fotokopi bukti pembayaran biaya tesis (minimal setengah dari biaya yang diwajibkan);

4. Bukti bahwa mahasiswa bersangkutan telah menghadiri seminar-seminar proposal tesis minimal sebanyak 10 kali.

1. Sekretaris Prodi memeriksa kelengkapan berkas permohonan seminar proposal tesis.

2. Jika seluruh berkas yang disyaratkan telah lengkap, Sekretaris Prodi menyiapkan Surat Permintaan

Penerbitan Undangan Seminar Proposal

(ditandatangani oleh Ketua Prodi) untuk diajukan kepada Wakil Direktur I.

3. Jika belum lengkap Sekretaris Prodi meminta mahasiswa melengkapi berkas yang masih kurang. Mahasiswa mengajukan permohonan untuk Seminar Proposal kepada Ketua Prodi Pemeriksaan Kelengkapan Administrasi oleh Prodi

Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 41 3.

1. Tim Penguji terdiri atas:

a. Komisi Pembimbing (2 orang)

b. Narasumber (3 orang), salah seorang diantaranya dapat berasal dari luar universitas.

2. Ketua Prodi memilih dan menetapkan calon penguji dan notulis yang akan diundang pada pelaksanaan seminar, serta memilih waktu yang akan diusulkan kepada komisi pembimbing tesis dan para calon narasumber.

3. Pemilihan calon narasumber didasarkan kepada: a. kesesuaian latarbelakang keilmuan calon

narasumber dengan judul proposal tesis yang akan diseminarkan;

b. rekam jejak sumbangan positif dari calon narasumber terhadap mahasiswa-mahasiswa yang telah berseminar sebelumnya;

4. Notulis dapat berasal dari salah seorang dosen Unimed yang paling tidak telah bergelar S2 dan memiliki latarbelakang pendidikan yang bersesuaian dengan bidang kajian desertasi yang diseminarkan. 5. Sekretaris Prodi mengonfirmasi para komisi

pembimbing dan para calon narasumber atas kesediaan mereka untuk menjadi penguji, serta persetujuan dan/atau kesepakatan waktu untuk pelaksanaan seminar.

1. Surat permintaan penerbitan “Undangan Seminar Tesis” harus berisikan:

a. Informasi tentang identitas mahasiswa yang akan berseminar yang terdiri atas:

 Nama;  NIM;  Prodi;

 Angkatan/Kelas. b. Judul Proposal Tesis.

c. Waktu dan tempat pelaksanaan seminar yang terdiri atas:

 Hari/Tanggal:  Waktu :  Tempat :

d. Surat permintaan ini juga harus berisikan:

 Nama-nama Komisi Pembimbing dan

Narasumber (5 orang);  Nama Notulis (1 orang);

2. Surat Permintaan Penerbitan “Undangan Seminar Proposal Tesis” yang ditujukan kepada Wadir I ini, disiapkan Sekretaris Prodi dan ditandatangani oleh Ketua Program Studi jika seluruh berkas persyaratan dari mahasiswa telah lengkap.

3. Program Studi mengirimkan surat permintaan, Penerbitan Surat Permintaan Undangan Seminar Penentuan Tim Narasumber

Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 42 termasuk kelengkapannya, kepada Wadir I melalui

KTU, paling lambat 12 hari sebelum hari pelaksanaan seminar yang diusulkan.

4. Penyerahan surat permintaan ini harus dicatat pada buku ekspedisi prodi dan ditandatangani oleh pegawai penerima di kantor sekretariat administrasi.

2. KTU dibantu oleh pegawai administrasi memeriksa kembali persyaratan untuk Seminar Proposal.

3. Jika persyaratan adminstrasi pada berkas yang diusulkan lengkap maka KTU menyiapkan Undangan Seminar sesuai dengan usul Prodi termasuk ruang seminar yang diusulkan prodi.

4. Namun, jika belum lengkap KTU akan mengembalikan berkas tersebut kembali ke Prodi.

5. Undangan dicetak rangkap dua.

1. Wadir I berhak memeriksa kelayakan narasumber yang diusulkan Prodi.

2. Jika para narasumber yang diajukan memenuhi kriteria akademik maka Wadir I menandatangani Undangan Seminar yang telah disiapkan.

3. Direktur/Wadir I menandatangi undangan seminar paling lambat 7 hari sebelum hari pelaksanaan seminar.

4. Undangan yang telah ditandatangani dan stempel diantarkan oleh pegawai Tata Usaha ke prodi dengan buku ekspedisi.

Undangan yang telah ditandatangani Wadir I digandakan dan distempel rangkap 13oleh Tata Usaha yang ditujukan kepada:

1. Komisi Pembimbing dan Narasumber(5 orang); 2. Notulis;

3. Mahasiswa bersangkutan; 4. Tembusan untuk Direktur; 5. Tembusan untuk Wadir II; 6. Tembusan untuk Ketua Prodi; 7. Arsip untuk Wadir I;

8. Arsip untuk Tata Usaha; 9. Arsip untuk Prodi

1. Undangan yang telah digandakan diserahkan oleh Tata Usaha kepada Prodi dengan ekspedisi yang terdiri atas:

 Komisi Pembimbing dan Narasumber;  Notulis;

 Mahasiswa;  Ketua Prodi;  Arsip Prodi.

dan Tembusan dan arsip sisanya diserahkan Tata Usaha kepada yang bersangkutan langsung;

2. Prodi menyampaikan Undangan Seminar kepada Penerbitan Undangan oleh Wadir I Penyerahan Undangan kepada Tim Penguji Proses penerbitan Undangan di Tata Usaha Penggandaan dan pengesahan Undangan

Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 43 kepada:

 Komisi Pembimbing dan Narasumber;  Notulis;

 Mahasiswa.

3. Undangan Seminar tesis yang ditujukan kepada Komisi Pembimbing dan Narasumber dilengkapi dengan satu set Proposal Tesis.

4. Penyerahan Undangan Seminar tesis dicatat pada buku ekspedisi prodi dan ditandatangani oleh semua pihak yang menerima undangan, paling lambat 7 hari sebelum pelaksanaan seminar.

Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 44

No. : ………../.../.../…………. Lamp. : ...berkas

Hal : Permintaan Penerbitan Undangan Seminar

Kepada : Yth. Wakil Direktur I di

Tempat Dengan hormat,

Mahasiswa S2 Prodi Pendidikan Biologi dibawah ini :

Nama Mahasiswa : ...

NIM : ...

Angkatan : ...

telah memenuhi syarat-syarat untuk menyeminarkan proposal tesisnya dengan judul

“... ...”.

Karena itu, kami harap Bapak bersedia menerbitkan “Undangan Seminar Proposal tesis” mahasiswa kami tersebut dengan komisi pembimbing dan narasumber sbb:

1. ... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... dan notulis ...

Pelaksanaan seminar ini direncanakan pada:

Tanggal : ………..……....…..

Hari : ………..…………...

Pukul : …………... s/d …………..

Tempat : Ruang Seminar, Lantai III PPs Unimed

Demikian kami sampaikan, atas kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.

Medan, ... 2016. Prodi Pendidikan Biologi Ketua,

... NIP. ………. Contoh Format Permintaan Penerbitan Undangan

Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 45

MANUAL PROSEDUR

Dalam dokumen Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 0 (Halaman 40-46)