PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
U
N
IV
ER
SIT
AS NEGER
I M
E
D
A
N
U
N I M E D
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 67
Manual Prosedur Penerbitan Undangan Ujian Tesis
Judul : Manual Prosedur Penerbitan Undangan Ujian Tesis
Definisi : : prosedur pelayanan penerbitan Undangan Ujian Tesis mulai dari persyaratan, permohonan mahasiswa, mekanisme di prodi, di Wadir I, Direktur, hingga penyebaran undangan.
Tujuan
:
1. menjadi pedoman prosedur permintaan dan penerbitan Ujian Tesis Mahasiswa.
2. sebagai kendali dan audit apakah prosedur penerbitan Undangan Ujian Tesis pada setiap tahap telah dikerjakan dengan benar.
Lingkup
:
1. Prodi: Ketua, Sekretaris, dan Staf Administrasi;
2. Kantor Tata Usaha: Kepala Tata Usaha (KTU), Pegawai; 3. Wadir I: Wadir I dan Staf Administrasi;
Penanggung jawab
:
Unit AMAI PPs untuk: 1. melakukan evaluasi; 2. melakukan audit;
3. memberikan rekomendasi;
Prosedur :
No. Prosedur Penjelasan Cek
1.
Mahasiswa mengajukan permintaan untuk melaksanakan ujian tesis ke Prodi dengan menunjukkan bukti bahwa:
1. Tesis telah disetujui oleh komisi Pembimbing Tesis; 2. Fotokopi bukti pembayaran SPP untuk semester
sedang berjalan;
3. Fotokopi bukti telah melunasi biaya biaya tesis; 4. Fotokopi bukti pembayaran biaya ujian tesis;
5. Pemakalah pada seminar nasional atau internasional 6. Publikasi ilmiah pada jurnal nasional terakreditasi
2.
.
1. Sekretaris Prodi memeriksa kelengkapan berkas permohonan ujian tesis.
2. Jika seluruh berkas yang disyaratkan lengkap, Sekretaris Prodi membuat konsep Surat Permintaan Penerbitan Undangan Ujian tesis untuk diajukan kepada Direktur/Wakil Direktur I.
3. Jika belum lengkap Sekretaris Prodi meminta mahasiswa melengkapi berkas yang masih kurang.
3.
1. Tim Penguji, sama seperti Seminar Proposal, terdiri atas:
a. Komisi Pembimbing (2 orang)
b. Penguji (3 orang), salah seorang diantaranya dapat berasal dari luar universitas.
Mahasiswa mengajukan permohonan untuk Ujian kepada Ketua Prodi Penentuan Tim Penguji Pemeriksaan Kelengkapan Administrasi oleh Prodi
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 68 2. Ketua Prodi memilih dan menetapkan calon penguji dan
notulis yang akan diundang pada pelaksanaan ujian, serta memilih waktu yang akan diusulkan kepada komisi pembimbing tesis dan tim penguji. Pemilihan calon tim penguji didasarkan kepada:
a. kesesuaian latarbelakang keilmuan calon penguji dengan judul tesis yang akan dipertahankan pada ujian tesis;
b. rekam jejak sumbangan positif dari calon penguji terhadap mahasiswa-mahasiswa yang telah melakukan ujian tesis sebelumnya;
c. notulis dapat berasal dari salah seorang dosen Unimed yang paling tidak telah bergelar S2 dan memiliki latarbelakang pendidikan yang bersesuaian dengan bidang kajian tesis mahasiswa yang akan ujian.
3. Sekretaris Prodi mengkonfirmasi para tim penguji atas kesediaan mereka untuk menjadi penguji, serta persetujuan dan/atau kesepakatan waktu untuk pelaksanaan ujian tesis.
4.
1. Surat permintaan penerbitan “Undangan Ujian tesis” harus berisikan:
a. informasi identitas mahasiswa yang akan ujian yang terdiri atas:
Nama; NIM; Prodi;
Angkatan/Kelas. b. JudulTesis.
c. Waktu dan tempat pelaksanaan ujian yang terdiri atas:
Hari/Tanggal: Waktu : Tempat :
d. Surat permintaan ini juga harus berisikan: Nama-nama Tim Penguji (5 orang); Nama Notulis (1 orang);
2. Surat Permintaan Penerbitan “Undangan Ujian Tesis” yang ditujukan kepada Direktur/Wadir I ini, disiapkan Sekretaris Prodi dan ditandatangani oleh Ketua Program Studi jika seluruh berkas persyaratan dari mahasiswa telah lengkap.
3. Program Studi mengirimkan surat permintaan, termasuk kelengkapannya, kepada Wadir I melalui KTU, paling lambat 10 hari sebelum hari pelaksanaan ujian yang diusulkan.
4. Penyerahan surat permintaan ini harus dicatat pada buku ekspedisi prodi dan ditandatangani oleh pegawai penerima di kantor sekretariat administrasi.
Penerbitan Surat Permintaan
Undangan Ujian
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 69 5.
1. KTU dibantu oleh pegawai administrasi memeriksa kembali persyaratan untuk Ujian Tesis.
2. Jika persyaratan administrasi pada berkas yang diusulkan lengkap maka KTU menyiapkan Undangan Ujian tesis sesuai dengan usul Prodi termasuk ruang ujian yang diusulkan prodi.
3. Namun, jika belum lengkap KTU akan mengembalikan berkas tersebut kembali ke Prodi.
4. Undangan dicetak rangkap dua.
6.
5. Direktur/Wadir-I berhak memeriksa kelayakan tim penguji yang diusulkan Prodi.
6. Jika tim penguji memenuhi kriteria akademik seperti yang dilaksanakan di prodi maka Direktur/Wadir I menandatangani Undangan Ujian Tesis yang telah disiapkan.
7. Direktur/Wadir I menandatangi undangan ujian paling lambat 10 hari sebelum hari pelaksanaan ujian.
8. Undangan yang telah ditandatangani dan stempel diantarkan oleh pegawai Tata Usaha ke prodi dengan buku ekspedisi.
7.
Undangan yang telah ditandatangani Direktur digandakan dan distempel rangkap 14 yang ditujukan kepada:
1. Komisi Pembimbing (2 orang) 2. Tim Penguji 3 orang;
3. Notulis;
4. Mahasiswa bersangkutan; 5. Tembusan untuk Direktur; 6. Tembusan untuk Wadir II; 7. Tembusan untuk Ketua Prodi; 8. Arsip untuk Wadir I;
9. Arsip untuk Tata Usaha; 10. Arsip untuk Prodi
8.
1. Undangan yang telah digandakan diserahkan oleh Tata Usaha kepada Prodi dengan ekspedisi yang terdiri atas: Tim Penguji; Notulis; Mahasiswa; Ketua Prodi; Arsip Prodi.
dan Tembusan dan arsip sisanya kepada ybs langsung;
2. Prodi menyampaikan Undangan Ujian Tesis kepada kepada: Tim Penguji; Notulis; Mahasiswa. Penerbitan Undangan oleh Direktur/ Wadir -I Penyerahan Undangan kepada Tim Penguji Proses penerbitan Undangan di Tata Usaha Penggandaan dan pengesahan Undangan
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 70 3. Undangan Ujian Tesis dilengkapi dengan satu set
Draft
4. Penyerahan Undangan UjianTesis dicatat pada buku ekspedisi prodi dan ditandatangani oleh semua pihak yang menerima undangan, paling lambat 9 hari sebelum pelaksanaan ujian.
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 71
No. : ………../.../.../…………. Lamp. : ... berkas
Hal : Permintaan Penerbitan Undangan Ujian Tesis Kepada : Yth. Direktur Program Pascasarjana
di Tempat
Dengan hormat,
Mahasiswa S2 Prodi Pendidikan Biologi dibawah ini :
Nama Mahasiswa : ...
NIM : ...
Angkatan : ... telah memenuhi syarat-syarat untuk melaksanakan ujian tesisnya dengan judul
“... ...”.
Karena itu, kami harap Bapak bersedia menerbitkan “Undangan Ujian Tesis” mahasiswa kami tersebut dengan nama penguji:
1. ... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... dan notulis ... Pelaksanaan ujian ini direncanakan pada: Tanggal : ………..
Hari : ………..
Pukul : …………s/d…………..
Tempat : Ruang Seminar, Lantai III PPs Unimed
Demikian kami sampaikan, atas kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.
Medan, ... 2016.
Prodi Pendidikan Biologi
Ketua,
...
NIP. ………. Contoh Format Permintaan Penerbitan Undangan
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 72