PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
U
N
IV
ER
SIT
AS NEGER
I M
E
D
A
N
U
N I M E D
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 127
Manual Prosedur Penerbitan Undangan Ujian Terbuka
Judul : Manual Prosedur Penerbitan Undangan Ujian Terbuka
Definisi : : prosedur pelayanan penerbitan Undangan Ujian Terbuka mulai dari persyaratan, permohonan mahasiswa, mekanisme di prodi, di Wadir I, Direktur, hingga penyebaran undangan. Tujuan
:
1. menjadi pedoman prosedur permintaan dan penerbitan Ujian Tertbuka Mahasiswa.
2. sebagai kendali dan audit apakah prosedur penerbitan Undangan Ujian Terbuka pada setiap tahap telah dikerjakan dengan benar. Lingkup
:
1. Prodi: Ketua, Sekretaris, dan Staf Administrasi;
2. Kantor Tata Usaha: Kepala Tata Usaha (KTU), Pegawai; 3. Wadir I: Wadir I dan Staf Administrasi;
4. Direktur: Direktur dan Staf Administrasi; Penanggung
jawab
:
Unit AMAI PPs untuk:
1. melakukan evaluasi; 2. melakukan audit;
3. memberikan rekomendasi;
Prosedur :
No. Prosedur Penjelasan Cek
1.
Mahasiswa mengajukan permintaan untuk melaksanakan ujian terbuka ke Prodi dengan menunjukkan bukti bahwa:
1. Disertasi telah disetujui oleh komisi Pembimbing Disertasi;
2. Surat tanda lulus ”Ujian Tertutup”;
3. Fotokopi bukti pembayaran SPP untuk semester sedang berjalan;
4. Fotokopi bukti telah melunasi biaya disertasi; 5. Fotokopi bukti pembayaran biaya ujian terbuka;
2.
.
1. Sekretaris Prodi memeriksa kelengkapan berkas permohonan ujian terbuka.
2. Jika seluruh berkas yang disyaratkan lengkap, Sekretaris Prodi membuat konsep Surat Permintaan Penerbitan Undangan Ujian Terbuka untuk diajukan kepada Direktur melalui Wakil Direktur I.
3. Jika belum lengkap Sekretaris Prodi meminta mahasiswa melengkapi berkas yang masih kurang.
3.
1. Tim Penguji terdiri:
a. Komisi Pembimbing (3 orang)
b. Penguji (4 orang), yang berbeda dengan pada Ujian Tertutup, terdiri atas:
1 orang dosen Unimed Mahasiswa mengajukan permohonan untuk Ujian Terbuka kepada Ketua Prodi Penentuan Tim Penguji Pemeriksaan Kelengkapan Administrasi oleh Prodi
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 128 1 orang dosen dari luar Unimed;
Rektor; Direktur
2. Ketua Prodi memilih dan menetapkan calon penguji dan notulis yang akan diundang pada pelaksanaan ujian, serta memilih waktu yang akan diusulkan kepada komisi pembimbing disertasi dan tim penguji. Pemilihan calon Tim Penguji didasarkan kepada: a. kesesuaian latarbelakang keilmuan calon penguji
dengan judul disertasi yang akan dipertahankan pada Ujian Terbuka;
b. rekam jejak sumbangan positif dari calon penguji terhadap mahasiswa-mahasiswa yang telah melakukan Ujian Terbuka sebelumnya;
c. notulis dapat berasal dari salah seorang dosen Unimed yang paling tidak telah bergelar S2 dan memiliki latarbelakang pendidikan yang bersesuaian dengan bidang kajian desertasi mahasiswa yang akan ujian.
3. Sekretaris Prodi mengonfirmasi para Tim Penguji atas kesediaan mereka untuk menjadi penguji, serta persetujuan dan/atau kesepakatan waktu untuk pelaksanaan ujian terbuka.
4.
1. Surat permintaan penerbitan “Undangan Ujian terbuka Desertasi” harus berisikan:
a. Informasi identitas mahasiswa yang akan ujian yang terdiri atas:
Nama; NIM; Prodi;
Angkatan/Kelas. b. Judul Desertasi.
c. Waktu dan tempat pelaksanaan ujian yang terdiri atas:
Hari/Tanggal: Waktu : Tempat :
d. Surat permintaan ini juga harus berisikan: Nama-nama Tim Penguji (7 orang); Nama Notulis (1 orang);
2. Surat Permintaan Penerbitan “Undangan Ujian Disertasi Terbuka” yang ditujukan kepada Direktur melalui Wadir I ini, disiapkan Sekretaris Prodi dan ditandatangani oleh Ketua Program Studi jika seluruh berkas persyaratan dari mahasiswa telah lengkap.
3. Program Studi mengirimkan surat permintaan , termasuk kelengkapannya, kepada Direktur melalui Wadir I dan KTU, paling lambat 10 hari sebelum hari pelaksanaan ujian yang diusulkan.
Penerbitan Surat Permintaan
Undangan Ujian
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 129 4. Penyerahan surat permintaan ini harus dicatat pada
buku ekspedisi prodi dan ditandatangani oleh pegawai penerima di kantor Tata Usaha.
5.
1. KTU dibantu oleh pegawai administrasi memeriksa kembali persyaratan untuk Ujian Terbuka.
2. Jika persyaratan adminstrasi pada berkas yang diusulkan lengkap maka KTU menyiapkan Undangan Ujian Terbuka sesuai dengan usul Prodi termasuk ruang ujian yang diusulkan prodi.
3. Namun, jika belum lengkap KTU akan mengembalikan berkas tersebut kembali ke Prodi.
4. Undangan dicetak rangkap dua.
6.
1. Direktur/Wadir I berhak memeriksa kelayakan tim penguji yang diusulkan Prodi.
2. Jika tim penguji memenuhi kriteria akademik seperti yang dilaksanakan di prodi maka Wadir I menyetujui undangan dan meneruskan ke Direktur untuk ditandatangani.
3. Direktur menandatangi undangan ujian paling lambat 10 hari sebelum hari pelaksanaan ujian.
4. Undangan yang telah ditandatangani dan stempel diantarkan oleh pegawai Tata Usaha ke prodi dengan buku ekspedisi.
7.
Undangan yang telah ditandatangani Direktur digandakan dan distempel rangkap 18 yang ditujukan kepada:
1. Tim Penguji 7 orang (termasuk Rektor dan Direktur); 2. Notulis;
3. Mahasiswa bersangkutan; 4. Senat Universitas
5. Pimpinan Instansi/tempat kerja mahasiswa bersangkutan.
6. Undangan terbuka; 7. Tembusan untuk Wadir I; 8. Tembusan untuk Wadir II; 9. Tembusan untuk Ketua Prodi; 10. Arsip untuk Direktur;
11. Arsip untuk Tata Usaha; 12. Arsip untuk Prodi
8.
1. Undangan yang telah digandakan diserahkan oleh Tata Usaha kepada Prodi dengan ekspedisi yang terdiri atas: Tim Penguji; Notulis; Mahasiswa; Senat Universitas Undangan terbuka; Ketua Prodi; Arsip Prodi.
dan Tembusan dan arsip sisanya kepada ybs langsung; Penerbitan Undangan oleh Direktur Penyerahan Undangan kepada Tim Penguji Proses penerbitan Undangan di Tata Usaha Penggandaan dan pengesahan Undangan
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 130 2. Prodi menyampaikan Undangan Ujian Terbuka kepada
kepada: Tim Penguji; Notulis; Mahasiswa.
3. Undangan Ujian Terbuka dilengkapi dengan satu set Disertasi.
4. Penyerahan Undangan Ujian Disertasi dicatat pada buku ekspedisi prodi dan ditandatangani oleh semua pihak yang menerima undangan, paling lambat 7 hari sebelum pelaksanaan ujian.
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 131 No. : ………../.../.../………….
Lamp. : ... berkas
Hal : Permintaan Penerbitan Undangan Ujian Terbuka
Kepada : Yth. Direktur PPs Unimed di
Tempat
Dengan hormat,
Mahasiswa S3 Prodi Manajemen Pendidikan dibawah ini :
Nama Mahasiswa : ... NIM : ... Angkatan : ...
telah memenuhi syarat-syarat untuk melaksanakan Ujian Terbuka disertasinya dengan judul “... ...”.
Karena itu, kami harap Bapak bersedia menerbitkan “Undangan Ujian Desertasi Terbuka” mahasiswa kami tersebut dengan nama penguji berikut ini:
1. ... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... dan notulis ...
Pelaksanaan ujian ini direncanakan pada:
Tanggal : ……….. Hari : ……….
Pukul :………… s/d …………
Tempat : Ruang Ujian, Lantai III PPs Unimed
Demikian kami sampaikan, atas kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.
Medan, ... 2016.
Prodi Manajemen Pendidikan Ketua,
...
NIP. ………. Contoh Format Permintaan Penerbitan Undangan
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 132