U
N
IV
ER
SIT
AS NEGER
I M
E
D
A
N
U
N I M E D
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 56
Manual Prosedur Penerbitan Undangan Seminar Hasil
Judul : Manual Prosedur Penerbitan Undangan Seminar Hasil
Definisi : : prosedur pelayanan penerbitan Undangan Seminar Hasil Tesis mulai dari persyaratan, permohonan mahasiswa, mekanisme di prodi, di Wadir I, hingga penyebaran undangan.
Tujuan
:
1. menjadi pedoman prosedur permintaan dan penerbitan Seminar Hasil Tesis Mahasiswa.
2. sebagai kendali dan audit apakah prosedur penerbitan Undangan Seminar Hasil Tesis pada setiap tahap telah dikerjakan dengan benar. Lingkup
:
1. Prodi: Ketua, Sekretaris, dan Staf Administrasi;
2. Kantor Tata Usaha: Kepala Tata Usaha (KTU), Pegawai; 3. Wadir I: Wadir I dan Staf Administrasi;
Penanggung jawab
:
Unit AMAI PPs untuk:
1. melakukan evaluasi; 2. melakukan audit;
3. memberikan rekomendasi;
Prosedur :
No. Prosedur Penjelasan Cek
1.
Mahasiswa mengajukan permintaan untuk melaksanakan seminar Hasil ke Prodi dengan menunjukkan bukti bahwa: 1. Draft Hasil penelitian telah disetujui oleh komisi
Pembimbing Tesis;
2. Makalah Seminar Hasil telah disetujui oleh Komisi Pembimbing;
3. Fotokopi bukti pembayaran SPP untuk semester sedang berjalan;
4. Fotokopi bukti pembayaran biaya tesis (minimal setengah dari biaya yang diwajibkan);
5. Fotokopi bukti pembayaran biaya seminar hasil; 6. Bukti bahwa mahasiswa bersangkutan telah
menghadiri seminar-seminar hasil tesis minimal sebanyak 10 kali.
2.
.
1. Sekretaris Prodi memeriksa kelengkapan berkas permohonan seminar hasil tesis.
2. Jika seluruh berkas yang disyaratkan lengkap, Ketua Prodi Menerbitkan Undangan Seminar Hasil untuk Komisi Pembimbing, dan dosen penguji.
3. Jika belum lengkap Sekretaris Prodi meminta mahasiswa melengkapi berkas yang masih kurang. Mahasiswa mengajukan permohonan untuk Seminar Hasil kepada Ketua Prodi Pemeriksaan Kelengkapan Administrasi oleh Prodi
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 57 3.
1. Tim Penguji terdiri atas:
1. Komisi Pembimbing (2 orang)
2. Penguji (3 orang), salah seorang diantaranya dapat berasal dari luar universitas.
2. Ketua Prodi memilih dan menetapkan calon penguji dan notulis yang akan diundang pada pelaksanaan seminar, serta memilih waktu yang akan diusulkan kepada komisi pembimbing tesis dan tim penguji. Nama-nama Tim Penguji Seminar Hasil sama dengan Nama Tim Penguji pada waktu seminar proposal. 3. Sekretaris Prodi mengonfirmasi para tim penguji atas
kesediaan mereka untuk menjadi penguji, serta persetujuan dan/atau kesepakatan waktu untuk pelaksanaan seminar.
4.
1. Surat permintaan penerbitan “Undangan Seminar Hasil Tesis” harus berisikan:
a. informasi identitas mahasiswa yang akan berseminar yang terdiri atas:
Nama; NIM; Prodi;
Angkatan/Kelas. b. Judul Penelitian Tesis.
c. Waktu dan tempat pelaksanaan seminar yang terdiri atas:
Hari/Tanggal: Waktu : Tempat :
d. Surat permintaan ini juga harus berisikan: Nama-nama Tim Penguji (5 orang); Nama Notulis (1 orang);
2. Surat Permintaan Penerbitan “Undangan Seminar Hasil Tesis” yang ditujukan kepada Wadir I ini, disiapkan Sekretaris Prodi dan ditandatangani oleh Ketua Program Studi jika seluruh berkas persyaratan dari mahasiswa telah lengkap.
3. Program Studi mengirimkan surat permintaan, termasuk kelengkapannya, kepada Wadir I melalui KTU, paling lambat 12 hari sebelum hari pelaksanaan seminar yang diusulkan.
4. Penyerahan surat permintaan ini harus dicatat pada buku ekspedisi prodi dan ditandatangani oleh pegawai penerima di kantor sekretariat administrasi.
Penerbitan Surat Permintaan Undangan Seminar Penentuan Tim Penguji
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 58 5.
1. KTU dibantu oleh pegawai administrasi memeriksa kembali persyaratan untuk Seminar Hasil.
2. Jika persyaratan adminstrasi pada berkas yang diusulkan lengkap maka KTU menyiapkan Undangan Seminar sesuai dengan usul Prodi termasuk ruang seminar yang diusulkan prodi.
3. Namun, jika belum lengkap KTU akan mengembalikan berkas tersebut kembali ke Prodi.
4. Undangan dicetak rangkap dua.
6.
1. Direktur/Wadir I berhak memeriksa kelayakan tim penguji yang diusulkan Prodi.
2. Jika tim penguji memenuhi kriteria akademik seperti yang dilaksanakan di prodi maka Direktur/Wadir I menandatangani Undangan Seminar yang telah disiapkan.
3. Direktur/Wadir I menandatangi undangan seminar paling lambat 10 hari sebelum hari pelaksanaan seminar.
4. Undangan yang telah ditandatangani dan stempel diantarkan oleh pegawai Tata Usaha ke prodi dengan buku ekspedisi.
7.
Undangan yang telah ditandatangani Direktur/Wadir I digandakan dan distempel rangkap 14 yang ditujukan kepada:
1. Tim Penguji 5 orang; 2. Notulis;
3. Mahasiswa bersangkutan; 4. Tembusan untuk Direktur; 5. Tembusan untuk Wadir II; 6. Tembusan untuk Ketua Prodi; 7. Arsip untuk Wadir I;
8. Arsip untuk Tata Usaha; 9. Arsip untuk Prodi
8.
1. Undangan yang telah digandakan diserahkan oleh Tata Usaha kepada Prodi dengan ekspedisi yang terdiri atas: Tim Penguji; Notulis; Mahasiswa; Ketua Prodi; Arsip Prodi.
dan Tembusan dan arsip sisanya kepada ybs langsung;
2. Prodi menyampaikan Undangan Seminar hasil kepada: Tim Penguji;
Notulis; Mahasiswa.
3. Undangan Seminar Hasil Tesis dilengkapi dengan satu set Makalah seminar hasil.
4. Penyerahan Undangan Seminar Hasil Tesis dicatat Penerbitan Undangan oleh Direktur/ Wadir I Penyerahan Undangan kepada Tim Penguji Proses penerbitan Undangan di Tata Usaha Penggandaan dan pengesahan Undangan
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 59 pada buku ekspedisi prodi dan ditandatangani oleh
semua pihak yang menerima undangan, paling lambat 9 hari sebelum pelaksanaan seminar.
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 60
No. : ………../.../.../…………. Lamp. : ... berkas
Hal : Permintaan Penerbitan Undangan Seminar Hasil Kepada : Yth. Wakil Direktur I
Di Tempat
Dengan hormat,
Mahasiswa S2 Prodi Administrasi Pendidikan dibawah ini :
Nama Mahasiswa : ...
NIM : ...
Angkatan : ... telah memenuhi syarat-syarat untuk menyeminarkan hasil tesisnya dengan judul
“... ...”.
Karena itu, kami harap Bapak bersedia menerbitkan “Undangan Seminar Hasil Tesis” mahasiswa kami tersebut dengan nara sumber:
1. ... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... dan notulis ...
Pelaksanaan seminar ini direncanakan pada:
Tanggal : ………...
Hari : ………....
Pukul : ………… s/d ………….
Tempat: Ruang Seminar, Lantai III PPs Unimed
Demikian kami sampaikan, atas kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.
Medan, ... 2016. Prodi Administrasi Pendidikan Ketua,
... NIP. ……… Contoh Format Permintaan Penerbitan Undangan
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 61