PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
U
N
IV
ER
SIT
AS NEGER
I M
E
D
A
N
U
N I M E D
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 113
Manual Prosedur Penerbitan Undangan Ujian Tertutup
Judul : Manual Prosedur Penerbitan Undangan Ujian Tertutup
Definisi : : prosedur pelayanan penerbitan Undangan Ujian Tertutup mulai dari persyaratan, permohonan mahasiswa, mekanisme di prodi, di Wadir I, Direktur, hingga penyebaran undangan. Tujuan
:
1. menjadi pedoman prosedur permintaan dan
penerbitan Ujian Tertutup Mahasiswa.
2. sebagai kendali dan audit apakah prosedur
penerbitan Undangan Ujian Tertutup pada setiap tahap telah dikerjakan dengan benar.
Lingkup
:
1. Prodi: Ketua, Sekretaris, dan Staf Administrasi;
2. Kantor Tata Usaha: Kepala Tata Usaha (KTU), Pegawai; 3. Wadir I: Wadir I dan Staf Administrasi;
Penanggung jawab
:
Unit AMAI PPs untuk:
1. melakukan evaluasi; 2. melakukan audit;
3. memberikan rekomendasi;
Prosedur :
No. Prosedur Penjelasan Cek
1.
Mahasiswa mengajukan permintaan untuk melaksanakan ujian tertutup ke Prodi dengan menunjukkan bukti bahwa: 1. Disertasi telah disetujui oleh komisi Pembimbing
Disertasi;
2. Fotokopi bukti pembayaran SPP untuk semester sedang berjalan;
3. Fotokopi bukti telah melunasi biaya biaya disertasi; 4. Fotokopi bukti pembayaran biaya ujian tertutup;
2.
.
1. Sekretaris Prodi memeriksa kelengkapan berkas permohonan ujian tertutup.
2. Jika seluruh berkas yang disyaratkan lengkap, Sekretaris Prodi membuat konsep Surat Permintaan Penerbitan Undangan Ujian Tertutup untuk diajukan kepada Wakil Direktur I.
3. Jika belum lengkap Sekretaris Prodi meminta mahasiswa melengkapi berkas yang masih kurang.
1. Tim Penguji, sama seperti Seminar Proposal, terdiri atas:
a. Komisi Pembimbing (3 orang)
b. Penguji (3 orang), salah seorang diantaranya Mahasiswa mengajukan permohonan untuk Ujian Tertutup kepada Ketua Prodi Pemeriksaan Kelengkapan Administrasi oleh Prodi
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 114
3. dapat berasal dari luar universitas.
2. Ketua Prodi memilih dan menetapkan calon penguji dan notulis yang akan diundang pada pelaksanaan ujian, serta memilih waktu yang akan diusulkan kepada komisi pembimbing disertasi dan tim penguji. Pemilihan calon tim penguji didasarkan kepada: a. kesesuaian latarbelakang keilmuan calon penguji
dengan judul disertasi yang akan dipertahankan pada ujian tertutup;
b. rekam jejak sumbangan positif dari calon penguji terhadap mahasiswa-mahasiswa yang telah melakukan ujian tertutup sebelumnya;
c. notulis dapat berasal dari salah seorang dosen Unimed yang paling tidak telah bergelar S2 dan memiliki latarbelakang pendidikan yang bersesuaian dengan bidang kajian dIsertasi mahasiswa yang akan ujian.
3. Sekretaris Prodi mengonfirmasi para tim penguji atas kesediaan mereka untuk menjadi penguji, serta persetujuan dan/atau kesepakatan waktu untuk pelaksanaan ujian tertutup.
4.
1. Surat permintaan penerbitan “Undangan Ujian tertutup Disertasi” harus berisikan:
b. informasi identitas mahasiswa yang akan ujian yang terdiri atas:
Nama; NIM; Prodi;
Angkatan/Kelas. b. Judul Desertasi.
c. Waktu dan tempat pelaksanaan ujian yang terdiri atas:
Hari/Tanggal: Waktu : Tempat :
d. Surat permintaan ini juga harus berisikan: Nama-nama Tim Penguji (6 orang); Nama Notulis (1 orang);
2. Surat Permintaan Penerbitan “Undangan Ujian Tertutup Disertasi” yang ditujukan kepada Wadir I ini, disiapkan Sekretaris Prodi dan ditandatangani oleh Ketua Program Studi jika seluruh berkas persyaratan dari mahasiswa telah lengkap.
3. Program Studi mengirimkan surat permintaan, termasuk kelengkapannya, kepada Wadir I melalui KTU, paling lambat 12 hari sebelum hari pelaksanaan ujian yang diusulkan.
4. Penyerahan surat permintaan ini harus dicatat pada Penerbitan Surat Permintaan Undangan Ujian Penentuan Tim Penguji
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 115 buku ekspedisi prodi dan ditandatangani oleh pegawai
penerima di kantor sekretariat administrasi.
5.
1. KTU dibantu oleh pegawai administrasi memeriksa kembali persyaratan untuk Ujian Tertutup.
2. Jika persyaratan adminstrasi pada berkas yang diusulkan lengkap maka KTU menyiapkan Undangan Ujian tertutup sesuai dengan usul Prodi termasuk ruang ujian yang diusulkan prodi.
3. Namun, jika belum lengkap KTU akan mengembalikan berkas tersebut kembali ke Prodi.
4. Undangan dicetak rangkap dua.
6.
1. Wadir I berhak memeriksa
kelayakan tim penguji yang diusulkan Prodi.
2. Jika tim penguji memenuhi
kriteria akademik seperti yang dilaksanakan di prodi maka Wadir I menandatangani Undangan Ujian Tertutup yang telah disiapkan.
3. Wadir I menandatangi
undangan ujian paling lambat 10 hari sebelum hari pelaksanaan ujian.
4. Undangan yang telah
ditandatangani dan stempel diantarkan oleh pegawai Tata Usaha ke prodi dengan buku ekspedisi.
7.
Undangan yang telah ditandatangani Wadir I digandakan dan distempel rangkap 14 yang ditujukan kepada:
1. Tim Penguji 6 orang; 2. Notulis;
3. Mahasiswa bersangkutan; 4. Tembusan untuk Direktur; 5. Tembusan untuk Wadir II; 6. Tembusan untuk Ketua Prodi; 7. Arsip untuk Wadir I;
8. Arsip untuk Tata Usaha; 9. Arsip untuk Prodi
8.
1. Undangan yang telah digandakan diserahkan oleh Tata Usaha kepada Prodi dengan ekspedisi yang terdiri atas: Tim Penguji; Notulis; Mahasiswa; Ketua Prodi; Arsip Prodi.
dan Tembusan dan arsip sisanya kepada ybs langsung;
2. Prodi menyampaikan Undangan Ujian Tertutup kepada kepada:
Tim Penguji; Notulis; Mahasiswa.
3. Undangan Ujian Tertutup Disertasi dilengkapi dengan Penerbitan Undangan oleh Wadir I Penyerahan Undangan kepada Tim Penguji Proses penerbitan Undangan di Tata Usaha Penggandaan dan pengesahan Undangan
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 116 satu set Draft Disertasi.
4. Penyerahan Undangan Ujian Disertasi dicatat pada buku ekspedisi prodi dan ditandatangani oleh semua pihak yang menerima undangan, paling lambat 9 hari sebelum pelaksanaan ujian.
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 117 No. : ………../.../.../………….
Lamp. : ... berkas
Hal : Permintaan Penerbitan Undangan Ujian Tertutup
Kepada : Yth. Wakil Direktur I di
Tempat
Dengan hormat,
Mahasiswa S3 Prodi Manajemen Pendidikan dibawah ini :
Nama Mahasiswa : ... NIM : ... Angkatan : ...
telah memenuhi syarat-syarat untuk melaksanakan ujian tertutup disertasinya dengan judul “... ...”.
Karena itu, kami harap Bapak bersedia menerbitkan “Undangan Ujian Tertutup” mahasiswa kami tersebut dengan nama penguji:
1. ... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... 6. ... dan notulis ...
Pelaksanaan ujian ini direncanakan pada:
Tanggal : ……….. Hari : ………. Pukul :………… s/d …………
Tempat : Ruang Ujian, Lantai III PPs Unimed
Demikian kami sampaikan, atas kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.
Medan, ... 2016. Prodi Manajemen Pendidikan Ketua,
...
NIP. ………. Contoh Format Permintaan Penerbitan Undangan
Pedoman Administrasi dan Penulisan Tesis dan Disertasi PPs Unimed 118