Penyusunan SOP

Standar Layanan dan

5. Penyusunan SOP

SOP masih dapat dibuat bila Kementerian Kesehatan atau Dinas Kesehatan belum

membuatkan SOP terhadap suatu jenis kegiatan atau tindakan, sehingga daerah dapat melakukan penyeragaman terhadap sebuah tindakan kesehatan.

5.1 Langkah Penyusunan SOP

Pada umumnya langkah langkah yang dipergunakan dalam penyusunan SOP pada tingkat lokal adalah sebagai berikut:

a) Penetapan Topik/Judul

Judul hendaknya merepresentasikan tujuan dari pada kegiatan. Penulisan judul jangan terlalu panjang. Misalnya:

• SOP penerimaan pasien di loket Puskesmas • SOP penanganan pengaduan

• SOP pemeriksaan kehamilan • SOP inisiasi menyusu dini • SOP persalinan normal.

b) Penetapan Tujuan

Tentukan tujuan topik untuk tiap SOP. Dalam penulisan tujuan, dapat menggunakan istilah SMART (speciic, measurable, achievable,

relevant dan timely, yaitu spesiik, dapat diukur,

dapat dicapai, relevan, dan tepat waktu).

c) Menentukan Kegiatan Inti Dalam Mencapai Tujuan

Identiikasi kegiatan yang harus dilakukan untuk

mencapai tujuan di atas. Kegiatan tersebut haruslah sedetail mungkin, karena yang kita laksanakan bersifat tindakan operasional.

d) Menentukan Waktu Masing-masing Kegiatan Inti

Perhitungkan waktu yang dipergunakan untuk melaksanakan setiap langkah kegiatan.

e) Menetapkan Urutan Kegiatan Inti

Periksa kembali urutan kegiatan yang

seharusnya, jangan sampai ada kegiatan yang mendahului kegiatan yang seharusnya dilakukan kemudian. Urutan kegiatan harus bersifat pasti dan tetap.

f) Mengeliminasi Kegiatan Yang Tidak Perlu

Hilangkan kegiatan kegiatan yang tidak diperlukan, karena dapat mengakibatkan penyimpangan pencapaian tujuan.

g) Menggambarkan Flow Chart (Diagram Aliran)

Prosedur yang memiliki beberapa keputusan dapat dipresentasikan dalam lowchart (diagram aliran) yang merupakan bagan yang menggambarkan urutan kegiatan atau keputusan, atau aliran orang atau barang dalam suatu proses. Penjelasan mengenai penyusunan

low chart disampaikan dalam materi berikutnya.

h) Melaksanakan Uji Coba

Uji coba dilakukan untuk mengevaluasi kelemahan yang terjadi saat SOP

diimplementasikan. Hasil uji coba ini selanjutnya menjadi bahan untuk memperbaiki rancangan SOP yang telah disusun, sebelum menjadi SOP

inal.

5.2 Langkah Penyusunan Flowchart

(Diagram Alur)

Flowchart berfungsi untuk memudahkan

mengarahkan personil yang membacanya untuk mengikuti logika dalam pengambilan keputusan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai hasil. Format ini cocok digunakan apabila prosedur yang akan ditulis dalam SOP terdiri lebih dari banyak langkah dengan banyak keputusan. Di bawah ini adalah satu contoh SOP dengan format lowchart:

Simbol-simbol yang digunakan dalam menggambarkan low chart adalah sebagai berikut:

Keputusan Dokumen

Mulai/Selesai Arah Aktiitas

Simbol

Maksud

Ada rincian tugas yang berupa sebuah garis lurus yang berurutan. Ini berarti bahwa setiap langkah dalam tugas tersebut dilakukan secara urutan 1 – 2 – 3 tanpa memerlukan pengambilan keputusan atau pemilihan tindakan alternatif.

Lampiran A - Uraian Substansi

136

Tata Kelola Persalinan Aman www.kinerja.or.id

Cara menggambar diagram alur adalah sebagai berikut:

1. Identiikasi semua jenis layanan yang terdapat di

puskesmas

2. Tuliskan dan urutkan kegiatan tersebut sesuai dengan ketentuan

3. Gambarkan simbol-simbol lowchart pada setiap urutan

4. Gunakan kertas meta plan untuk alat bantu

5. Lakukan uji coba dengan memindah-mindahkan meta plan, sampai lowchart tersusun sesuai urutan kegiatan yang ditentukan.

Contoh: Alur Layanan Pemeriksaan Kehamilan di Puskesmas Pasien datang Loket KIA Periksa Lab Hamil? Pasien pulang KIE Ya Tidak

5.3 Langkah Penulisan Format SOP

Dalam SOP tergambar identiikasi, pengendalian,

kemampuan selusur, konsistensi, dan akuntabilitas. Suatu SOP hendaklah mempunyai format sebagai berikut:

1. Nama lembaga. Nama selain pada kop juga ada pada setiap halaman.

2. Judul. Judul harus jelas terurai dan terukur. Karena pada setiap prosedur diuraikan bagaimana mengerjakannya, judul mesti bergaya bahasa perintah (direktif) untuk menjelaskan ‘siapa mengerjakan apa’. Suatu SOP berjudul "Alkohol sebagai bahan disinfektan” tidak menggambarkan prosedur; lebih cocok diberi judul “Proses sterilisasi dengan menggunakan alkohol”.

3. Halaman. Tiap halaman harus ada nomor halaman, misalnya “halaman 3 dari 7”. Ini menggambarkan ada kelanjutan dari setiap kegiatan dalam setiap halaman.

4. Identiikasi dan Pengendalian. Setiap

prosedur mesti teridentiikasi keunikannya. Identiikasi untuk mempersiapkan akuntabilitas,

dan gambaran suatu dokumentasi sampai fasilitas dan masa kedaluwarsaan perubahan. Akuntabilitas dan gambaran prosedur

berdasarkan pada sejumlah identiikasi atau

kode, yang merupakan pengendalian (seperti kapan dan berapa kali revisi atau jumlah edisi SOP dilakukan).

5. Tujuan. Suatu tujuan atau sasaran prosedur mesti dapat diulang dan dapat dikembangkan, dan dinyatakan dalam gaya bahasa perintah,

seperti operasional, prosedur, proses, monitoring, dan rutinitas perawatan. 6. Ruang lingkup. Ruang lingkup SOP harus

mempunyai batas penggunaan prosedur tersebut. Apakah itu sampel tertentu sesuai pengujian dengan metode ini? Apakah operasi ini terpakai hanya pada perlengkapan tertentu atau bagian tertentu? Apakah ada batasan kapasitas?

7. Tanggung Jawab. Siapa bertanggung jawab melaksanakan uraian pekerjaan? Siapa melaporkan pekerjaan? Apakah diperlukan

pelatihan khusus atau sertiikat? Pada sesi ini

dibatasi petugas yang melaksanakan, seperti:

siapa yang mempunyai atau sesuai kualiikasi

dalam melaksanakan uraian pekerjaan. Itu

akan diatur suatu tahapan untuk sejumlah detail dalam dokumen berikut.

8. Prosedur. Uraikan prosedur dalam langkah demi langkah (step-by-step) atau kronologis cara

kerja. Gunakan kata kerja aktif dan pernyataan

langsung. Penulisan prosedur dilakukan secara serial yaitu, setelah kegiatan yang satu diteruskan dengan kegiatan lain. Pendekatan ini disebut pendekatan prosedural.

9. Diagram Alur.

10. Sumber. Tuliskan sumber atau rujukan yang digunakan dalam penulisan SOP, misalnya Buku Pedoman Penatalaksanaan Kesehatan Ibu dan Anak Nasional. SOP yang diperoleh dari organisasi lain dapat juga dituliskan sebagai sumber, setelah diadaptasikan di tempat kerja yang baru.

Contoh Format SOP

Status Dokumen _{Induk Salinan No.Distribusi}

Nama Organisasi

JUDUL SOP

No Dokumen No Revisi Halaman Unit Kerja SOP dilakukan Tanggal Terbit Disetujui oleh,

Pimpinan Organisasi, Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit terkait Sumber

Lampiran A - Uraian Substansi

138

Tata Kelola Persalinan Aman www.kinerja.or.id

5.4 Teknik Penulisan

SOP adalah instruksi yang harus dapat dipahami oleh semua orang yang menggunakannya. Oleh karena itu, penulis harus selalu mencoba untuk menulis prosedur sesederhana mungkin dan mampu komunikasikan isinya dengan baik. Di bawah ini adalah langkah-langkah penulisan SOP yang efektif

dan eisien, antara lain:

a) Tulislah tiap langkah dengan kalimat pendek

Kalimat yang panjang lebih sulit untuk dipahami dan cenderung terdiri lebih dari satu langkah. Beberapa kalimat pendek biasanya lebih mudah untuk dipahami. Contohnya penulisan SOP dalam kasus pembersihan suatu mesin adalah sebagai berikut: