Tanggap darurat
1) Perencanaan dan persiapan
Dalam situasi krisis, meski waktu terbatas, perencanaan harus dilakukan demi menyesuaikan kegiatan dengan keadaan dan sumber daya setempat. Berikut adalah faktor awal perencanaan:
Waktu : Adanya dugaan penularan virus influenza pandemi antar manusia (terdapat sinyal epidemiologis/Tahap I).
Tempat : Wilayah yang diduga terjangkit virus influenza pandemi.
Pelaku : Unit dalam Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat yang menjalankan fungsi penyuluhan Kesehatan untuk serta menyiapsiagakan masyarakat untuk penanggulangan dan pencegahan baik dari Dinas Kesehatan, Badan Informasi dan Informatika, atau Pemerintah Daerah.
100
Sementara telah dilakukan penugasan personil ke dalam TKR dan SM untuk menggerakkan masyarakat bersama para tokoh masyarakat/agama/adat untuk saling saling berkerjasama dalam pengendalian episenter pandemi influenza. Kedua kelompok ini (Tim Komunikasi) bekerjasama melakukan perencanaan dan persiapan.
Target : • Wilayah utama yang diduga terjangkit virus pandemi influenza
• Kabupaten/Kota dari wilayah utama di atas
• Masyarakat di kedua wilayah di atas
Koordinasi : Melakukan perencanaan dan persiapan bersama dengan atau sebagai anggota Tim Penanggulangan Episenter Pandemi Influenza.
Kegiatan yang dilakukan selama perencanaan dan persiapan terutama adalah:
(a) Identifikasi
Demi efisiensi dalam keadaan krisis, akan ada sarana yang harus dimanfaatkan bersama, seperti saluran telepon atau internet, atau kendaraan. Identifikasi mana yang dapat digunakan bersamaan dan mana yang dapat dimanfaatkan khusus bagi Tim Komunikasi. Juga identifikasi alternatif penggunaan bersama berbagai sumber daya yang tersedia.
Untuk komunikasi risiko, dilakukan identifikasi terhadap:
(1) Alat/Saluran komunikasi
Alat/saluran komunikasi yang dimaksud adalah sistem pengeras suara umum, radio telekomunikasi, alat komunikasi tradisional, pesawat telepon, telepon genggam, akses internet.
Identifikasi mencakup:
• jenis,
• jumlah,
• pemilik,
• sumber daya manusia (pengguna/operator/teknisi),
• lokasi,
• cakupan,
• alternatif penggunaan
Juga disertakan catatan khusus jika diperlukan, seperti hanya dapat digunakan pada siang hari atau malam hari atau memerlukan pasokan batere. Contoh tabel identifikasi peralatan dan saluran komunikasi terdapat pada lampiran
(2). Peralatan Pendukung
Meski tidak secara langsung menjadi saluran komunikasi, tanpa alat-alat berikut, komunikasi risiko sulit dilakukan:
• Alat perekam suara/tape recorder
• Sumber listrik
• Kabel listrik
• Penerangan
• Papan pengumuman
• Komputer/laptop
• Mesin faksimili
• Kabel internet
• Akses internet wi-fi (3). Keadaan Setempat
Faktor-faktor identifikasi berikut digunakan untuk perencanaan pendekatan komunikasi dan distribusi informasi.
101
Faktor bagi Identifikasi Tujuan
Identifikasi Subyek Identifikasi
1. Data demografis (jumlah penduduk, usia, pekerjaan, dsb) 2. Tingkat pendidikan rata-rata
3. Bahasa setempat yang sering digunakan 4. Budaya/tradisi
5. Kebijakan setempat
6. Fasilitas yang dimiliki hampir setiap keluarga (sumur, keran, listrik, dll) Untuk
Pembuatan Pesan
7. Keadaan khusus yang menjadi dasar pembuatan pesan Saluran
Komunikasi
1. Tokoh masyarakat yang dihormati dan didengarkan saran dan perintahnya
2. Alat komunikasi yang dimiliki kebanyakan warga (telepon, radio komunikasi)
3. Saluran komunikasi yang biasa dipantau warga (radio, televisi) 4. Kepadatan antara rumah
5. Tempat berkumpulnya massa
6. Selebaran atau bahan cetakan yang sudah tersedia 8. Pengetahuan masyarakat tentang wabah virus, penularan,
pencegahan
9. Keadaan lain yang dapat mempengaruhi cara penyampaian informasi (4). Sarana Fisik
• Posko Penanggulangan, yang memiliki saluran/alat komunikasi paling memadai, seperti balai desa,
• Ruang yang dapat digunakan untuk jumpa pers dan sentra media, dapat juga menggunakan ruang serba guna atau yang sejenisnya.
(5). Organisasi dan Sumber Daya Manusia
Tabel identifikasi sumber daya manusia disatukan dengan tabel perencanaan, dapat dilihat pada lampiran 2, mencakup:
• Unit yang biasa melakukan penggerakan dan penyuluhan di masyarakat, jumlah personil unit tersebut dan kecakapan masing-masing yang dapat diberdayakan
• Unit yang biasa melakukan tugas hubungan masyarakat (biasanya unit Hubungan Masyarakat di setiap unit kerja, misalnya Dinas Kesehatan, Rumah Sakit) Jumlah personil dalam unit tersebut dan kecakapan masing-masing yang dapat diberdayakan
• Anggota unit lain yang dapat mendukung tugas pengumpulan dan penyebaran informasi dan sentra media.
• Unit penyebaran informasi (biasanya badan/unit telekomunikasi dan informatika)
• Instansi, institusi, atau pihak yang terkait atau dapat bekerjasama dalam penanggulangan episenter pandemi influenza. Perlu dibuat kesepakatan formal tentang kerjasama yang bisa dilakukan.
(6). Sarana Pendukung
Identifikasi dilakukan untuk mengetahui:
• Penyedia (provider) jasa telekomunikasi selular (contoh: Telkomsel, Indosat, Excelcomindo) dengan penerimaan dan pengiriman suara (sinyal) yang baik.
102
• Internet provider (penyedia jasa saluran internet)
• Mobil penyuluhan atau mobil yang dapat digunakan untuk menyebarkan informasi
• Kendaraan roda empat
• Kendaraan roda dua
• Antene/menara pemancar radio komunikasi
• Repeater untuk radio komunikasi
• Kamera video/handycam
• Media informasi tentang langkah-langkah yang diambil untuk mengatasi episenter pandemi influenza
(b). Perencanaan
Dalam perencanaan, TKR menyesuaikan hasil identifikasi dengan kebutuhan dan kriteria kebutuhan. Daftar singkat kebutuhan yang perlu ditetapkan adalah:
(1) Alat komunikasi yang digunakan untuk menyebarkan informasi kepada warga
(2) Kode yang diinformasikan kepada warga berkaitan dengan kegiatan tertentu, misalnya alat tradisional dengan kode kentongan untuk menandakan pembagian logistik,
(3) Saluran komunikasi utama yang akan dipantau tim penanggulangan dan warga
(4) Alat komunikasi yang digunakan untuk memperoleh laporan dari warga (5) Nomor telepon yang dapat disebarkan ke masyarakat dan dapat
dihubungi masyarakat selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu (call centre)
(6) Saluran komunikasi untuk menyebarkan informasi kepada pejabat terkait/pemangku kepentingan
(7) Alat komunikasi untuk koordinasi antara tim penanggulangan (pilih yang tersedia, efisien, dan efektif)
(8) Sarana dan ruang yang dapat dimanfaatkan TKR dan SM (memudahkan komunikasi, koordinasi dan pengendalian)
(9) Sarana dan ruang yang dapat digunakan untuk Jumpa pers
(10) Peralatan pendukung yang perlu ditambahkan/ didatangkan untuk mendukung pelaksanaan
(11) Juru Bicara (biasanya kepala daerah) (12) Waktu jumpa pers
(13) Personil TKR dan SM
(14) Provider seluler yang dipilih jika kartu perdana diperlukan
Meski berbagai protokol tetap aspek penanggulangan dapat dilihat dalam lampiran, namun karena beragamnya keadaan dan kemampuan daerah, masing-masing daerah perlu merancang:
(1) alokasi alat komunikasi (peminjaman, kepemilikan, dsb)
(2) draft pernyataan yang dapat langsung dibacakan jika penanggulangan terjadi
(3) pesan umum yang disampaikan berkala kepada masyarakat dalam bahasa Indonesia dan bahasa daerah setempat
(4) pesan-pesan yang mungkin diperlukan
(5) cara dan prosedur setiap anggota tim komunikasi risiko mengakses data (6) cara dan prosedur tim penanggulangan mendapatkan informasi dari
Pusat Penanggulangan dan TKR
(7) pengelolaan dan pengaturan jadwal kerja TKR dan SM
(8) prosedur penyebaran informasi kepada publik wilayah episenter, termasuk anggota tim penanggulangan.
103
(9) prosedur pemanfaatan kendaraan atau komunikasi-koordinasi dengan pihak yang dapat membantu penyebaran informasi
(10) prosedur perekaman informasi, dan penyimpanan hasil rekaman, terutama hasil jumpa pers.
Juga dilakukan:
(1) Aktivasi TKR tingkat Kabupaten, didukung oleh TKR Pusat
(2) Aktivasi Sentra Media tingkat Kabupaten, didukung oleh TKR Pusat (3) Pengumpulan dan penyusunan informasi tentang penanggulangan
(4) Pengumpulan dan penyusunan kontak para pejabat atau anggota tim penanggulangan
(5) Kontak dengan provider selular dan internet untuk membuat kesepakatan
(6) Penandatanganan kesepakatan dengan pihak terkait atau mendukung penanggulangan episenter
(7) Pemasangan papan informasi di ruang TKR dan SM
Perencanaan sebaiknya mempertimbangkan faktor-faktor berikut:
(1) Jika tidak terjadi kelangkaan listrik, maka televisi dan radio setempat adalah media terpenting.
(2) Selebaran dapat diberikan langsung ke masyarakat bersamaan dengan tim atau kader surveilans epidemiologi, atau saat pembagian logistik.
(3) Pesan melalui telepon genggam (text atau short message system; sms) dapat dimanfaatkan namun harus mempertimbangkan jumlah pemakai dan kemungkinan jalur komunikasi telepon genggam mengalami kemacetan karena kelebihan beban.
(4) Penyampaian informasi melalui situs internet atau saluran surat elektronik (e-mail) harus dilakukan sedapat mungkin meski jangkauannya sangat terbatas. Informasi pada situs lebih mudah mencapai media massa dan masyarakat di luar wilayah episenter, terutama para keluarga dari orang-orang yang berada dalam wilayah episenter.
(5) Ketetapan jadwal pemberian informasi menenangkan masyarakat.
Jadwal juga membantu kelancaran dan kecepatan kerja petugas.
Menjawab panggilan telepon berulang kali untuk memberikan informasi yang sama kepada pihak yang sama padahal belum ada perkembangan, dapat menghambat kecepatan kerja.
(6) Manfaatkan teknologi yang tersedia, karena mendatangkan teknologi baru seringkali memerlukan waktu lama dan tambahan personil. Padahal tidak mudah menemukan personil baru.
(c). Persiapan
Selain melaksanakan semua rancangan kegiatan, dalam persiapan dilakukan pula :
(1) Pendirian dan aktivasi posko TKR dan SM, dapat didirikan dalam satu tempat yang bersamaan.
(2) melengkapi peralatan yang diperlukan (3) aktivasi nomor untuk call centre (4) Media briefing
(5) Orientasi, pengujian, dan latihan penggunaan alat komunikasi
(6) Finalisasi penyusunan pesan, setelah mendapat masukan ahli, dan pencetakan selebaran/media penyebaran pesan
(7) Koordinasi dan pemberdayaan masyarakat dengan meningkatkan peran serta para tokoh masyarakat, tokoh agama, tokoh adat, dan pimpinan wilayah setempat.
104
(8) Penyebaran informasi awal tentang virus yang menyebar dan penanggulangan episenter pandemi influenza