Oleh kerana anda dapat menyimpan memo atau dokumen yang telah ditaip ke dalam cakera, anda boleh mencapainya pada sebarang masa untuk mengubahsuainya, mencetak semula atau membuat apa sahaja yang dimahukan dengannya. Bahagian mana yang tidak perlu diubah, tidak perlu ditaip semula; keseluruhan dokumen yang telah diperiksa boleh dicetak semula sebagai dokumen baru. Tugas yang kerap dilakukan oleh pengguna komputer adalah untuk menyediakan maklumat dalam bentuk dokumen. Perisian pemprosesan kata ialah perisian paling banyak digunakan oleh pengguna komputer. Lima aktiviti penting perisian pemprosesan kata adalah seperti digambarkan dalam Rajah 5.11.
Perisian pemprosesan kata membolehkan anda mencipta, mengedit, menformat, menyimpan dan mencetak teks dan grafik dalam satu dokumen.
5.8
Apakah perbezaan antara perisian aplikasi asas dan perisian aplikasi lanjutan? Terangkan.
Rajah 5.11: Lima aktiviti perisian pemprosesan kata
Konsep pemprosesan kata dalam komputer peribadi adalah berasaskan konsep
Apa Yang Dilihat Itu Yang Dapat (What You See Is What You Get ă WYSIWYG) dan disebut sebagai „wihzeewig‰. Apa yang dilihat di skrin adalah bagaimana dokumen tertentu akan dihasilkan oleh pencetak ă fon, grafik dan lain-lain. Fon merujuk kepada jenis, saiz dan bentuk aksara. Kebanyakan pemproses perkataan mengandungi ciri-ciri tambahan untuk mempertingkatkan keupayaannya. Ciri-ciri ini termasuklah penyemak ejaan, penyemak tatabahasa, tesaurus, makro, isihan dan penggarisan bawah bagi sesuatu idea.
Aktiviti yang boleh dilakukan dalam pemprosesan kata adalah penyuntingan dokumen, pencarian dan penggantian, percantuman e-mel, pembawah atau pengepala dokumen, nota kaki, fungsi matematik, penjana indeks, penjana kandungan dan import dan eksport dokumen. Anda boleh mencari sebarang perkataan dengan cepat di dalam dokumen dengan menggunakan arahan carian di dalam pemproses kata. Arahan ganti boleh menggantikan satu perkataan dengan perkataan lain. Di samping itu, ejaan boleh disahkan dengan program penyemak ejaan. Penyemak tatabahasa akan mengenal pasti penggunaan ayat yang tidak tepat, tatabahasa yang salah atau ayat yang terlalu panjang. Perisian pemprosesan kata terawal adalah Wordstar. Contoh perisian pemprosesan
perkataan yang terkini dan digunakan dengan meluas adalah seperti WordPerfect, Ami Pro dan Microsoft Word.
Dengan penambahan lebih banyak ciri-ciri ke dalam pakejnya, pemprosesan kata telah merentasi sempadan ke arah penerbitan atas meja (desktop publishing). Pakej penerbitan atas meja biasanya lebih baik berbanding dengan pakej pemprosesan kata dalam memenuhi keperluan penerbitan peringkat tinggi, terutamanya dalam pemilihan aksara dan penerbitan semula warna. Banyak majalah dan akbar pada hari ini bergantung kepada perisian penerbitan atas meja. Bidang perniagaan menggunakannya untuk menghasilkan surat khabar yang kelihatan profesional, laporan dan risalah yang boleh memperbaiki komunikasi dan memberikan gambaran terbaik kepada dunia di luar sana.
Bila dokumen disunting oleh pengguna, perisian pemprosesan kata akan memuatkan salinan dokumen tersebut daripada storan sekunder (cakera keras) ke dalam ingatan utama (RAM). Semua aktiviti penyuntingan akan dilakukan ke atas salinan ini di dalam ingatan utama. Ini kerana capaian data daripada ingatan utama lebih pantas berbanding dengan capaian data daripada storan sekunder. Bila pengguna melengkapkan penyuntingan, mereka boleh menyimpan semula dokumen tersebut ke dalam storan sekunder dengan menggantikan salinan yang lama.
Dokumen yang dihasilkan dengan perisian pemprosesan kata komersial seperti Word Perfect dan Microsoft Word adalah dalam format tertentu dan tidak dalam bentuk teks atau Kod Piawaian Amerika Bagi Saling Tukaran Maklumat (American Standard Code for Information Interchange ă ASCII). Misalnya, Microsoft Word menggunakan formatnya sendiri untuk menyimpan dokumen. Oleh itu, dokumen Microsoft Word tidak mudah alih kerana dokumen tersebut tidak boleh dibaca pada platform selain Windows.
Perkara ini menimbulkan masalah dalam persekitaran bercampur di mana sistem pengendalian seperti UNIX, OS/2, BeOS, Windows dan Linux digunakan di tempat yang sama. Beberapa kaedah boleh digunakan untuk menghasilkan bentuk dokumen yang mudah alih. Antara kaedahnya adalah dengan menghasilkan dokumen dalam format PDF, postscript (ps) atau dalam bahasa tandaan seperti Bahasa Penanda Umum Piawai (Standardised Markup Language
ă SGML), Bahasa Tandaan Boleh Diperluas (Extensible Markup Language ă XML) atau TeX.
Format dokumen boleh alih (portable document format ă PDF) adalah format dokumen yang mudah alih.
Pengguna boleh menggunakan format ini untuk menghasilkan dokumen mudah alih antara sistem pengendalian yang berbeza. Semua bentuk dokumen seperti hamparan, persembahan PowerPoint, pemprosesan kata dan grafik boleh ditukarkan kepada format PDF menggunakan perisian Adobe Distiller. Dokumen PDF yang dihasilkan mempunyai keupayaan hiperteks, boleh dicetak, dipaparkan pada komputer tetapi tidak boleh disunting. Format PDF telah diperkenalkan oleh syarikat Adobe. Kebanyakan artikel percuma di Internet adalah dalam format postscript atau PDF.
Dokumen dengan format postscript atau PDFboleh dipaparkan dengan perisian Ghostview yang boleh diperoleh secara percuma di http://www.cs.wisc.edu/~gost. Adobe memberikan perisian paparan PDF
secara percuma, iaitu Adobe Acrobat di http://www.adobe.com. Pengguna juga boleh menggunakan format postscript. Sebenarnya, postscript adalah bahasa pemerihalan halaman (page description language) dan ia banyak digunakan dalam pencetak laser untuk menghasilkan percetakan berkualiti tinggi.
Contoh dokumen dalam format postscript adalah seperti dalam Rajah 5.12. Dokumen ini akan menghasilkan dokumen lain yang menyatakan „Selamat datang ke OUM‰ jika dicetak oleh pencetak dengan keupayaan postscript.
Rajah 5.12: Contoh format postscript
Pengguna juga boleh menghasilkan dokumen dalam bahasa tandaan seperti Bahasa Penanda Hiperteks (Hypertext Markup Language ă HTML), Bahasa Penanda Umum Piawai (Standardised Markup Language) dan Bahasa Tandaan Boleh Diperluas (Extensible Markup Language). Objektif utama menghasilkan dokumen dalam bahasa tandaan ini adalah untuk mengasingkan maklumat daripada format dokumen. Konsep ini adalah sama seperti konsep pengasingan
program daripada data dalam pangkalan data. Melalui cara ini, format dokumen boleh diubahsuai dengan mudah tanpa melibatkan maklumat yang telah ada dalam dokumen.
Bahasa Penanda Umum Piawai adalah piawaian antarabangsa untuk menghasilkan dokumen elektronik yang bebas platform dan bebas perkakasan. Maksudnya, dokumen dalam Bahasa Penanda Umum Piawai boleh digunakan dalam UNIX, Windows, Linux dan platform lain tanpa perlu diubah. Dokumen dalam bentuk Bahasa Penanda Umum Piawai juga boleh diubah kepada pelbagai jenis format seperti PDF, CD-ROM, postscript, pangkalan data, sistem maklumat, hiperteks atau apa juga format yang diperlukan. Ia mula diperkenalkan pada tahun 1960an. Bahasa Penanda Hiperteks ialah subset kepada SGML untuk digunakan di Internet. Bahasa Tandaan Boleh Diperluas telah diperkenalkan untuk mengatasi masalah kelemahan Bahasa Penanda Hiperteks; Bahasa Tandaan Boleh Diperluas merupakan superset kepada Bahasa Penanda Hiperteks dan subset kepada Bahasa Penanda Umum Piawai.
Pengguna juga boleh menggunakan perisian TeX untuk menghasilkan dokumen mudah alih dari dokumen dalam bentuk bahasa tandaan TeX. Dokumen berasaskan TeX boleh diproses untuk menghasilkan dokumen lain dalam bentuk PDF, postscript dan device independent (DVI). TeX kebanyakannya digunakan dalam penghasilan dokumen matematik dan saintifik.