(setting the tone)
Komitmen perusahaan untuk meng-hormati HAM biasanya diawali dengan pernyataan kebijakan. Proses pembuatan pernyataan tersebut harus melibatkan perencanaan dan konsultasi; ini merupakan kesempatan untuk membangun pemahaman internal tentang tanggung jawab perusahaan dan lebih dari sekadar menulis sebuah dokumen.
Pernyataan kebijakan biasanya harus:
1) menjelaskan bagaimana perusahaan memahami tanggung jawabnya untuk menghormati; dan 2) menyusun harapan dan pedoman yang jelas untuk pihak-pihak yang diharapkan mematuhi atau menerapkan kebijakan tersebut, misalnya semua pekerja di perusahaan, pemasok dan mitra-mitra bisnis lain.
58
RINGK ASAN PEDOMAN P OKOK
Pedoman pokok Melibatkan manajemen senior
Pedoman pokok Mengevaluasi komitmen dan kebijakan yang sudah ada
Pedoman pokok Mengidentifikasi permasalahan HAM yang paling relevan bagi perusahaan
Pedoman pokok 4 Melibatkan pemangku kepentingan internal dan eksternal di dalam prosesa
Pedoman pokok 5 Menyusun isi pernyataan
Pedoman pokok 6 Mendapatkan persetujuan dari tingkat atas Pedoman pokok 7 Mengomunikasikan kebijakan
Pedoman pokok
Melibatkan manajemen senior
‘Sikap dari atas’ yang ditentukan oleh manajemen senior sangat penting untuk memastikan bisnis serius dalam menghormati HAM. Pernyataan kebijakan dapat menjadi alat yang penting untuk mencapai ini. Sehingga proses pembuatan pernyataan kebijakan harus mendapat dukungan dari manajemen senior sejak awal. Memiliki manajemen senior yang memperjuangkan penghormatan HAM ini dapat membantu memulai diskusi internal dan memberikan isyarat tentang pentingnya proses ini.
CSR/keberlanjutan: Dapat menyumbangkan ke-ahlian tentang HAM dan komitmen keberlanjutan perusahaan yang lebih luas
Operasi bisnis: Membantu memastikan relevansi dan penerimaan serta implementasi kebijakan
Hukum, audit internal, kepatuhan: Meninjau kebijakan menurut kewajiban hukum perusahaan dan memverifikasi kepatuhan setelah kebijakan tersebut diadopsi
Manajemen senior: Memberi dukungan dan persetujuan resmi terhadap kebijakan
Hubungan pemerintah dan investor: Konsultasi dengan pemangku kepentingan tertentu yang menjadi tanggung jawab mereka untuk dilibatkan dan mengomunikasikan kebijakan
Sumber daya manusia: Mempertimbangkan hubungan dengan kebijakan yang sudah ada terkait dengan tenaga kerja di perusahaan
Komunikasi: Membantu memastikan penerjemahan yang efektif ke dalam bahasa bisnis di dalam perusahaan serta mendukung komunikasi eksternal setelah kebijakan tersebut diadopsi
FUNGSI-FUNGSI UTAMA DI PERUSAHAAN YANG MUNGKIN TERLIBAT DALAM PROSES
Menerapkan penghormatan HAM:
Langkah-langkah praktis Kebijakan komitmen 'Sikap dari Atas'
59
Pedoman pokok
Mengevaluasi komitmen dan kebijakan yang ada
Mengidentifikasi kebijakan yang berhubungan dengan HAM yang sudah ada akan bermanfaat. Banyak perusahaan yang sudah memiliki acuan tentang HAM di prinsip-prinsip dasar bisnisnya atau telah menandatangani Sepuluh Prinsip UN Global Compact. Bahkan perusahaan yang tidak menyebut HAM secara gamblang kemungkinan sudah menangani HAM di dalam pelaksanaan kebijakan yang ada dalam lingkup kesehatan dan keselamatan kerja, keragaman dan inklusi, keamanan produk, pemasaran yang bertanggung jawab atau hubungan masyarakat. Komitmen tersebut dapat disebutkan di dalam kebijakan HAM makro untuk menunjukkan bahwa hal ini bukanlah sesuatu yang baru untuk perusahaan.
Pernyataan kebijakan merupakan komponen yang penting dalam meng-implementasikan tanggung jawab untuk menghormati, tetapi tidak selalu kita harus mengawali prosesnya dengan langsung duduk untuk menulis kebijakan formal. Terkadang, mulai dengan memikirkan permasalahan HAM tertentu yang sudah terjadi sehubungan dengan bisnis (sebagai contoh, hak atas air, kerja paksa), atau memetakan permasalahan HAM yang paling relevan, dapat membantu manajemen senior dan rekan kerja lain untuk menyadari bagaimana kegiatan perusahaan berhubungan dengan HAM.
Pedoman pokok
Mengidentifikasi permasalahan HAM yang paling relevan bagi perusahaan
Meskipun Prinsip-Prinsip Panduan tidak menentukan bentuk komitmen kebijakan tertentu, tetapi semakin komitmen kebijakan tersebut disesuaikan dengan realitas di perusahaan, semakin besar kemungkinan kebijakan tersebut dapat diterapkan dengan efektif. Satu cara yang penting untuk menyesuaikan komitmen adalah dengan memastikan bahwa komitmen tersebut menanggapi risiko HAM utama yang mungkin melibatkan perusahaan di dalam operasinya. Misalnya, suatu perusahaan TIK mungkin akan fokus secara spesifik pada hak atas privasi dan kebebasan berekspresi, sementara pabrik pewarna pakaian mungkin akan mempertimbangkan serangkaian dampak terhadap pekerjanya serta dampak HAM bagi masyarakat lokal yang mungkin timbul dari aspek lingkungan dalam operasi bisnis tersebut seperti penggunaan air yang berlebihan atau pembuangan limbah.
PEMBEL AJARAN DARI PRAK TIK
60
Hal ini setidak-tidaknya memerlukan penilaian awal tentang permasalahan HAM yang paling relevan bagi perusahaan.
Lihat Bab 3.3 untuk pedoman bagaimana menilai dampak HAM, termasuk bagaimana mengidentifikasi permasalahan-permasalahan HAM yang paling relevan.
Pedoman pokok 4
Melibatkan pemangku kepentingan internal dan eksternal di dalam proses
Keterlibatan internal merupakan kesempatan penting untuk menerjemahkan konsep HAM yang berpotensi abstrak ke dalambahasa bisnis agar semua orang di dalam perusahaan dapat memahami relevansinya dengan pekerjaan mereka.
Secara khusus, penting untuk melibatkan staf yang diharapkan akan menerapkan kebijakan tersebut. Mereka ini bisa meliputi manajer, staf khusus atau fungsional dan mereka yang memiliki hubungan atau kegiatan bisnis utama yang dapat dihubungkan dengan risiko HAM. Melibatkan mereka dapat memperbaiki tidak hanya isi dari kebijakan, tetapi juga dapat membantu menghasilkan dukungan yang lebih luas setelah diadopsi secara formal.
MENGADOPSI KEBIJAKAN MANDIRI ATAU TERPISAH?
Banyak perusahaan harus menghadapi pertanyaan apakah mereka harus mengadopsi kebijakan HAM yang berdiri sendiri atau tidak. Beberapa perusahaan menggabungkan HAM ke dalam kebijakan-kebijakan lain. Sementara yang lain mengadopsi kebijakan, karena mereka menemukan risiko HAM ada dimana-mana sehingga satu kebijakan tersendiri adalah yang paling efektif, atau karena kepemimpinan senior ingin menunjukkan betapaseriusnya permasalahan ini. Kebijakan mandiri dapat membantu pemangku kepentingan dengan memberikan titik awal untuk membahas tentang HAM dengan perusahaan. Perhatian dan tekanan eksternal ini dapat membantu departemen yang berurusan dengan HAM untuk mendapat perhatian yang lebih baik di dalam organisasi.
PEMBEL AJARAN DARI PRAK TIK
Sering kali, proses pembuatan kebijakan hanya melibatkan para manajer; hanya beberapa perusahaan yang mengadakan pertemuan akbar (town hall) atau cara lain yang melibatkan beragam pegawai. Ketika perusahaan melakukan pertemuan akbari, mereka menemukan banyak manfaat sehubungan dengan masukan yang diterima serta dukungan atas komitmen kebijakan setelah diadopsi.
PEMBEL AJARAN DARI PRAK TIK
Mempertimbangkan siapa yang memiliki pengetahuan tentang kegiatan dan dampak keseluruhan perusahaan akan membantu proses pemikiran tentang pelibatan pemangku kepentingan eksternal di dalam proses ini, demikian juga
Menerapkan penghormatan HAM:
Langkah-langkah praktis Kebijakan komitmen 'Sikap dari Atas'
61
pertimbangan tentang apa yang mungkin dapat dilakukan secara efektif untuk menangani permasalahan HAM yang paling relevan bagi perusahaan. Jika suatu kebijakan dikembangkan untuk lokasi atau fasilitas tertentu dan implementasinya akan berpengaruh langsung terhadap masyarakat lokal, maka penting untuk berkonsultasi langsung dengan pemangku kepentingan lokal dan perwakilannya. Pelibatan pemangku kepentingan dibahas secara mendalam di Bab 3.7.
Pedoman pokok 5 Menyusun isi pernyataan
Komitmen kebijakan dapat dibuat dalam beberapa bentuk.
Tahapan berikut mungkin dapat menolong:
REFERENSI TINGKAT TINGGI
PERNYATAAN KEBIJAKAN
PEDOMAN OPERASIONAL
Referensi singkat tentang HAM di dalam misi, nilai, atau dokumen perusahaan lainnya yang berlaku untuk seluruh bagian perusahaan
Pernyataan yang lebih terperinci menjelaskan tentang harapan perusahaan dan struktur pertanggungjawaban terkait dengan penghormatan HAM, baik berupa kebijakan terpisah atau terintegrasi ke dalam kebijakan atau aturan perilaku tentang keberlanjutan secara umum
Pedoman rinci sesuai dengan fungsi atau wilayah geografis, yang memberikan instruksi kepada manajer dan karyawan lain tentang apa yang harus mereka lakukan secara spesifik di dalam pekerjaan sehari-hari;
sering kali diintegrasikan ke dalam kebijakan operasional yang ada
Referensi tingkat tinggi mengenai HAM
Perusahaan dapat membuat satu referensi tentang HAM pada nilai atau misi perusahaan, sering kali difokuskan untuk mengungkapkan penghormatan terhadap semua HAM yang diakui secara internasional, dan terkadang dalam bentuk kutipan pernyataan dari direktur utama atau pemimpin senior perusahaan.
Pernyataan kebijakan mengenai HAM
Pernyataan kebijakan harus memberikan kejelasan kepada staf dan pemangku kepentingan eksternal mengenai apa yang diharapkan oleh perusahaan tentang HAM. Ini berarti pernyataan tersebut harus disesuaikan dengan keadaan khusus yang dimiliki perusahaan, jenis industrinya dan risiko HAM. Kebijakan harus diperbarui seiring dengan waktu dengan menambahkan pelajaran yang diperoleh dan refleksi atas pengetahuan baru tentang tantangan HAM yang dimiliki perusahaan.
62
Pedoman operasional untuk wilayah geografis/fungsi spesifik
Beberapa operasi atau fungsi bisnis mungkin lebih berisiko terlibat dalam dampak HAM tertentu. Misalnya, bagian sumber daya manusia mungkin terlibat dalam praktik perekrutan yang diskriminatif di negara-negara yang tidak mengizinkan perempuan bekerja untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, atau dengan menyebutkan referensi tertentu di dalam iklan lowongan pekerjaan yang diskriminatif. Fungsi keamanan perusahaan yang diminta berkolaborasi dengan aparat keamanan negara mungkin menghadapi risiko yang lebih tinggi untuk berkontribusi dalam hal-hal yang membahayakan hak anggota masyarakat atas keamanan diri atau kesehatan ketika aparat keamanan tidak mendapat pelatihan yang baik atau menggunakan tindakan keras berlebihan.
Ada sejumlah sumber yang bisa membantu: pedoman dari inisiatif per sektor dan permasalahan tertentu, misalnya Prinsip-Prinsip Sukarela tentang Keamanan dan HAM, the Fair Labor Association-Asosiasi Ketenagakerjaan yang Adil (untuk dampak HAM di rantai pasokan, terutama terhadap pekerja) dan the Global Network Initiative – Inisiatif Jejaring Global (membahas kebebasan berekspresi dan hak atas privasi untuk sejumlah perusahaan Teknologi Informasi dan Komunikasi- TIK). Ketika mengembangkan pedoman untuk fungsi perusahaan tertentu, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
Memastikan ada hubungan yang jelas dengan komitmen tingkat tinggi perusahaan;
Gunakan kalimat yang sederhana dan tidak bertele-tele;
menggunakan bahasa yang dipahami oleh fungsi bisnis tertentu meskipun bukan bahasa HAM, selama karakter unik dari HAM tetap terpelihara (artinya, tetap fokus pada risiko bagi orang-orang, tidak hanya risiko untuk bisnis);
Melibatkan pihak-pihak yang nantinya harus menggunakan pedoman ini demi membantu memastikan bahwa pedoman ini benar-benar bisa digunakan secara praktis.
Langkah awal: Panduan tentang apa yang harus dimuat di dalam pernyataan kebijakan Lampiran B terdiri dari beberapa pilar pembangun dan contoh pernyataan kebijakan perusahaan untuk memberikan beberapa gagasan. Beberapa contoh ini diperoleh dari panduan yang dibuat oleh Kantor Komisaris Tinggi PBB untuk HAM dan UN Global Compact,
‘How to Develop a Human Rights Policy’(Bagaimana Membuat Kebijakan HAM) (edisi kedua, 2015), tersedia di www.unglobalcompact.org/library/22.
Proses
Menerapkan penghormatan HAM:
Langkah-langkah praktis Kebijakan komitmen 'Sikap dari Atas'