STRATEGI INTERNAL
4.3 Struktur Organisasi dan Job Desk PT. Setyanda Duta Makmur
Sistem organisasi PT Setyanda Duta Makmur adalah system organisasi bentuk lini dan staff. System organisasi ini merupakan kombinasi dari organisasi lini dan staff, asas komandi dipertahankan tetapi dalam kelancaran pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran saran-saran, data informasi yang dibutuhkan. Struktir organisasi yang diterapkan oleh PT Setyanda Duta Makmur dapat disajikan pada gambar 5.
57 Gambar 6 Struktur Organisasi PT Setyanda Duta Makmur
Sumber : PT Setyanda Duta Makmur, 2016
1. Produksi
Produksi adalah divisi yang menangani semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan produk. Ada beberapa kegiatan yang dikerjakan oleh divisi produksi, dimulai dari barang bahan baku diterima dari divisi logistic kemudian di proses oleh divisi produksi menjadi berbagai produk untuk menu yang disediakan oleh D’BestO. Divisi produksi ini dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :
a. Manajer Divisi
Tugas-tugas Manajer Divisi :
1. Bertanggung jawab terhadap masalah produksi dari bahan baku barang, proses produksi sampai bahan jadi siap dikirim ke Logistik dan ketersediaan bahan baku.
Dewan Komisaris
Direktur Utama
Produksi Logistik Sales Marketing HRD Keuangan Audit IT
58 2. Memanajemen mutu dan bertanggung jawab terhadap kualitas bahan jadi.
3. Bertanggung jawab terhadap proses produksi apakah yang dibutuhkan oleh produk ini dan berapa kapasitas yang tersedia dan peralatan atau teknologi apakah yang diperlukan dalam proses ini.
4. Bertanggung jawab terhadap bagaimana menyusun fasilitas dan seberapa besar fasilitas yang dibutuhkan untuk memenuhi rencana produksi.
5. Bertanggung jawab terhadap bagaimana menyediakan kecukupan jumlah karyawan produksi dan menyiapkan lingkungan kerja yang layak serta sejauh mana dapat terserap terhadap produktivitas karyawannya
6. Bertanggung jawah terhadap keputusan membeli, untuk kesiapan dan ketahanan bahan baku produksi.
7. Bertanggung jawab terhadap perencanaan kebutuhan bahan baku seberapa banyak persediaan setiap barang yang harus dimiliki dan kapan seharusnya memesan kembali.
8. Bertanggung jawab terhadap keputusan apakah lebih baik tetap mempertahankan karyawan di saat bisnis menurun? dan pekerjaan apakah yang dapat dilakukan setelah suatu proses berjalan, dan seterusnya.
9. Bertanggung jawab terhadap Maintenance peralatan produksi siapakah penanggung jawab perawatan peralatan dan kapankah melaksanakan perawatan.
b. Supervisor Produksi
Adapun tugas-tugas pokok Supervisor produksi :
59 1. Menyampaikan kebijakan yang disampaikan oleh manajer kepada seluruh
bawahan
2. Mengatur kelompok kerja pada setiap shift
3. Memberikan tugas dan mengontrol kinerja kepala shift dan bawahannya sesuai dengan Instruksi Kerja (IK)
4. Melaksanakan tugas dan pekerjaan secara langsung
5. Memberikan training pada kepala shift baru dan bawahannya 6. Memimpin dan memotivasi kepala shift dan bawahannya 7. Menegakkan aturan yang telah ditentukan oleh perusahaan 8. Mendisiplinkan bawahannya
9. Membuat rencana jangka pendek untuk tugas yang telah ditetapkan oleh atasannya
10. Mengontrol dan mengevaluasi kinerja bawahannya
11. Memberikan info kepada manajer mengenai kondisi bawahan atau menjadi perantara antara bawahan dengan manajer
12. Mengatur stok produksi dan stok bahan baku sesauai order Departemen Logistik 13. Mengecek FIFO in & out barang bahan baku dan bahan jadi
c. Administrasi
Tugas Pokok Administrasi :
60 1. Staff administrasi bertugas mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan setiap ruangan yang ada di perusahaan itu dan mengontrol hasil kerja para petugas kebersihan .
2. Mengawasi keluar masuknya surat2, baik surat utang, surat piutang, surat pemberitahuan maupun semua surat yang berhubungan dengan perusahaan.
Tugas staff administrasi juga termasuk membuat surat keluar untuk membalas surat-surat yang perlu dibalas .
3. Memperhatikan dan menyiapkan segala kebutuhan dan pengadaan alat-alat tulis kantor bagi setiap departemen beserta kelengkapan nya bagi petugas kebersihaan .
4. Membuat laporan persediaan barang dan menginput semua surat pembelian dan surat keluar barang ke web d’Besto Online System
5. Membuat layanan administrasi yang dilaporkan pada seniornya atau manajernya 6. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi perusahaan untuk menjadi bahan acuan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan keuangan perusahaan dan membuat anggaran departemen umum
7. Memeriksa absensi seluruh karyawan yang ada di perusahaan tersebut yang setiap akhir bulan akan diserahkan ke bagian keuangan untuk penentuan besarnya gaji yang harus dibagi
61 8. Menjaga dan melakukan pembaharuan informasi administrasi sehingga saat diperlukan oleh pimpinan perusahaan, laporan administrasi terbarulah yang akan di informasikan kepada pimpinan.
9. Menghitung harga rata-rata ayam dan harga jual ayam ke divisi logistic.
d. Kepala Sift
Adapun tugas-tugas pokok kepala sift sebagai berikut :
1. Menjaga kebersihan dan aturan yang telah ditentukan oleh perusahaan 2. Mendisiplinkan bawahannya agar bekerja sesuai dengan bagiannya
3. Mengatur keluar masuk bahan baku produksi dan bahan jadi baku sesuai order 4. Departemen Logistik
5. Mengatur FIFO in & out barang bahan bahan jadi 6. Membuat laporan hasil produksi dan stok
Pembagian pegawai pada divisi ini dibagi dua, yaitu (1) Pegawai office dan (2) Pegawai proses produksi, yang bekerja selama 24 jam. Produk unggulan D’BestO sendiri adalah fried chicken sehingga khusus untuk produk ini ditanganani selama 24 jam dengan pembagian sift dibagi kedalam tiga sift : (1) Sift 1 jam 07.00 – 15.00 WIB (2) Sift 2 jam 15.00 – 23.00 (3) sift 3 jam 23.00 – 07.00.
2. Logistik
Divisi Logistik merupakan divisi yang melayani bagian penyimpanan barang yang nantinya akan dipergunakan untuk menunjang proses produksi. Fungsi divisi ini menerima, menyimpan dan menyalurkan barang ke stokis (gudang cabang) kemudian
62 dari stokis dilanjutkan ke mini restoran. Divisi logistic ini berhubungan langsung dengan para pemasok. Terdapat dua macam jenis pemasok yang dimiliki D’BestO, yaitu :
Pemasok dalam, merupakan pemasok yang berasal dari dalam perusahaan yang dihasilkan dari produksi sendiri yang nantinya akan dikirimkan ke stokis kemudian ke mini restoran. Barang-barang yang berasal dari pemasok dalam seperti ayam marinasi, patty, saus dan spagethy khusus buatan D’BestO.
Pemasok luar, merupakan pemasok yang berasal dari luar perusahaan. Biasanya untuk barang-barang yang berasal dari pemasok luar ini merupakan barang-barang kering seperti beras, milo, nestle orange, kertas nasi dll.
Kemudian untuk sistem pemesanan barang persediaan ada dua macam sistem yaitu
1. system by order, sistem yang digunakan untuk pemasok yang sudah memiliki kontrak keterikatan langsung dengan pihak perusahaan.
Digunakan khusus untuk pemasok ayam karkas, dikarenakan harga ayam yang sering mengalami fluktuatif harga sehingga pemesanan terjadi setiap hari tergantung permintaan mini restoran.
2. system by stock, sistem yang digunakan untuk pemasok yang tidak terikat kontrak dengan perusahaan, sehingga sistemnya langsung pesan di pemasok jika barang persediaan akan habis kemudian akan langsung dikirim.
63 Tempat penyimpanan barang dibagi menjadi gudang inti dan stokis (gudang cabang). Terdapat satu gudang ini yang bertempat di kantor pusat dan Sembilan stokis yang tersebar, ada lima stokis di Jakarta dan empat stokis daerah yang terdapat di Padang, Pekanbaru, Surabaya dan Bandung. Karyawan yang berada pada divisi ini sebanyak 146 orang yang terbagi menjadi 34 orang berada di bagian kantor dan 112 tersebar di berbagai stokis.
3. Pemasaran
Pemasaran merupakan divisi yang bergerak untuk memasarkan produk perusahaan seluas-luasnya sesuai dengan pangsa pasar yang dimiliki perusahaan.
Divisi ini memiliki dua tujuan utama yaitu :
1. Branding, bagaimana caranya membangun nama dan membuat nama D’BestO kuat dan melekat sebagai penyedia makanan siap saji di masyarakat luas.
2. Up selling, bagaimana melakukan pengembangan produk sehingga selalu mencapai target yang ditargetkan perusahaan termasuk didalamnya meningkatkan omzet perusahaan.
Divisi ini merupakan divisi yang baru terbentuk dengan terorganisir pada tahun 2015. Saat ini pemasaran mini restoran D’BestO sudah memiliki 160 cabang frenchisee yang tersebar di enam kota di Indonesia. Terdapat dua macam jenis frenchisee yang ditawarkan oleh D’BestO yaitu :
64 1. Kemitraan, untuk sistem kemitraan ini merupakan sistem dimana calon frenshisor hanya melakukan investasi uang kemudian untuk segala sesuatunya
termasuk manajemen akan di urus oleh pihak D’bestO.
2. Swakeloka, untuk sistem sewakelola ini calon franchisor harus melawati beberapa tahapan calon franchisor. Diantaranya harus sudah mempunyai lahan usaha dan lokasi peninjauan lahan harus lewat seleksi dengan empat kriteria, yaitu (1) traffic-nya hidup, (2) penduduk banyak, (3) perputaran uang dan (4) dekat dengan fasilitas umum/social. Setelah kriteria lahan usaha sudah terpenuhi kemudian franchisor melakukan sejumlah pembayaran dan kesepakatan yang tertera di kontrak kerjasama.
Divisi marketing memiliki jumlah pegawai sebanyak tujuh orang dengan dipimpin oleh seorang manager marketing. Pemasaran produk D’BestO dengan berbagai cara diantaranya pembukaan outlet D’BestO, kemudian pemanfaatan teknologi dengan menggunakan media social diantaranya website, facebook, instagram dan twitter. Saat ini jumlah produk yang sudah dihasilkan oleh D’bestO sebanyak 21 menu yang dapat dinikmati oleh masyarakat.