TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
RINA AGUSTINA
072103053
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RINA AGUSTINA
NIM : 072103053
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN
PERKANTORAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: ………….… 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi) NIP. 19620513 199203 2 001
Tanggal: ...2010 D e k a n
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RINA AGUSTINA
NIM : 072103053
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN
PERKANTORAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juni 2010
Menyetujui,
Dosen Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Selawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menanjilkan Al-qur’an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE,MSi, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekertariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Friska Sipayung, MSi, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan pengarahan serta petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
5. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak/ Ibu selaku di bagian Manajemen beserta pegawai yang telah berkenan memberikan kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan tugas akhir ini.
7. Ayahanda Waimin dan Ibunda Neldawati, selaku orang tua yang penulis cintai. Buat abang Deny Alfiandi SE,dan kakak Silvia Windayani SE, Rika Delwita
SH selaku saudara penulis sayangi. Terima kasih atas kasih sayang,perhatian,dukungan,dan doa yang tidak henti-hentinya selama ini.
8. Terima kasih special buat to My Sweet Heart ^_^ yang selalu memberikan semangat, dukungan dan motivasi kepada penulis..
9. Buat sahabatku selama di kampus, Eva, Ratna, annisa, dina, gusti,dan buat sahabat seperjuangan anak anak (AIC) terimakasih atas dukungannya, juga buat temen-temen penulis yang lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu Thank for all.
10. Buat teman-teman penulis seperjuangan selama magang kelompok 10,fitri ,anggi ,ita ,noni ,inneke,martonis , iboy, andri. selama magang banyak suka duka yang kita lalui bersama akan selalu penulis ingat, tetap semangat ya sobat chaiyo,,,^_^.
Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Medan, juni 2010 Penulis,
Rina Agustina
DAFTAR ISI
C. Struktur Organisasi... 10
D. Uraian Tugas ... 16
E. Kinerja Usaha Terkini ... 20
F. Rencana Kegiatan ... 21
BAB III PEMBAHASAN ... 22
A. Pengertian Manajemen Perkantoran………. 22
B. Pengertian Office/Kantor……….. 24
C. Tujuan Manajemen Perkantoran………... 26
1. Manfaat dan Penerapan Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... . ... 27
A. Kesimpulan ... 46 B. Saran ... 47
DAFTAR PUSTAKA ... 48
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 1.1 : Jadwal Kegiatan ... 5
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi ... 12
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan
wadah dimana sistem kerja sama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktifitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Banyak faktor yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Faktor – faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
Pada setiap perusahaan, baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka mencapai tujuan secara berhasil guna dan berdaya guna memerlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam perusahaan tersebut. Guna mencapai hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang dapat memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar kegiatan dalam bekerja sama tujuan dapat terarah dan jelas.
perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah lebih maju lagi.
Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan menuntut suatu organisasi harus bekerja secara operasional.
Sulit sekali bagi suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik. Mengurangi hambata – hambatan dan memungkinkan suatu perusahaan mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Manajemen perkantoran adalah proses penyelenggaraan yang dapat melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah sejalan dengan meningkatnya kebutuhan setiap pimpinan akan data – data yang lengkap dan cepat dalam proses pengambilan keputusan yang dibutuhkan. Dan manajemen perkantoran merupakan urat nadi dari segala kegiatan di setiap organisasi yang memiliki peranan yang cukup besar dalam mendukung maju mundurnya suatu perusahaan atau instansi pemerintah.
yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak, kegitan ini juga merupakan hakekat pekerjaan kantor ( Menurut J.C Denyer dalam bukunya “Office Administration” 1974:3).
Luas sempitnya pekerjaan kantor, berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan – kegiatan pokok. Pekerjaan kantor itu mempunyai peranan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen. Dalam menyelenggarakan kegiatan, perlu adanya pencatatan yang cermat, pengelolaan arsip secara tertib, guna penilaian suatu penyusunan program perkembangan organisasi lebih lanjut.
Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis merasa tertarik untuk memilih judul untuk skripsi minor ini yaitu : PELAKSANAAN MANAJEMEN
PERKANTORAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA.
B. Perumusan Masalah
penulis adalah “ Bagaimana Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan
manajemen perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam usaha mencapai tujuan perusahaan.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi perusahaan
a. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil kebijaksanaan yang lebih baik di masa yang akan datang.
b. Dapat menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan kegiatan pelaksanaan manajemen perkantoran di suatu perusahaan.
2. Bagi penulis
b. Dapat meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tentang manajemen perkantoran yang ada di perusahaan dan merupakan alat/bahan untuk membandingkannya dengan teori-teori yang telah dipelajari semasa kuliah
3. Bagi pihak lain
a. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi ilmu pengetahuan, menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca.
b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi pembaca yang akan melakukan penelitian mengenai manajemen perkantoran di masa yang akan datang.
E. Jadwal Kegiatan
F. Sistematika Penulisan
Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah: Bab I Pendahuluan
Menerangkan tentang alasan penulis memilih pelaksanaan manajemen perkantoran sebagai judul dalam penulisan tugas akhir ini. Menguraikan rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, jadwal survey dan rencana isi penulisan.
Bab II Profil Perusahaan
Menguraikan tentang sejarah singkat instansi/perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas manajemen perkantoran, kinerja organisasi serta rencana kegiatan.
Bab III Pembahasan
Menguraikan peranan pelaksanaan manajemen perkantoran dan pengaruhnya terhadap kinerja karyawan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta melakukan penilaian terhadap kegiatan manajemen perkantorannya.
Bab IV Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan pelaksanaan manajemen
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakuftas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namur Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasionall pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata -1 meliput i 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatn
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
B. Jenis Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Bagan Struktur Organisasi Fakultas
_ _ _ _ _ _
Gambar 2.1 : Stuktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2007-2008
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis DTM&, SpA(K) Pembantu Rektor I : Prof. Dr.Ir. Sumono, MS
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Subhilhar, MA Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, MPH
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, ME Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc Pudek I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Pudek II : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek III : Ami Dilham, SE, MSi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs M. Lian Dalimunte, MEc. Acc, Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec
ANGGOTA
Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Ac, Ak Prof. Dr. Syaad Afifuddin Sembiring, MEc Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA
Prof. Dr. lic.rer.reg Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MSi
Prof. Dr. Ramli, MS
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Fahmi Natigor Nasution SE, MAcc, Ak Ami Dilham, SE, MSi
Raja Bongsu Hutagalung, SE, Msi Dr. Murni Daulay, MSi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Pl. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, Msi
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak
Kesekretariatan
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : M.Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.S.
D. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari :
B Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
E. Kinerja Organisasi
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Karena untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat.
Jadi kinerja organisasi yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian– penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar – seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tahun 2010 antara lain adalah sebagai berikut:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil. 2. Perkuliahan semester genap / ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen Perkantoran
Istilah manajemen perkantoran berasal dari bahasa Italia dan Prancis yaitu “Mangaire” yang berarti mengendalikan dan “Manarge” yang berarti membimbing atau memimpin. Jadi manajemen itu adalah merupakan suatu ilmu pengetahuan yang mempelajari proses manajemen yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan pengguna sumber daya organisasi lainnya agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen perkantoran sangatlah penting bagi setiap perusahaan karena itu setiap perusahaan ataupun individu yang berada didalamnya haruslah dapat memahami terlebih dahulu apa sebenarnya manajemen parkantoran tersebut.
Adapun manajemen ini dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan- tujuan, sarana-sarana dan kegiatan – kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi.
Manajemen dan kantor dalam pelaksanaannya tidak dapat dipisahkan, oleh karena itu untuk memperjelas pengertian manajemen perkantoran, dibawah ini dikutip beberapa pendapat antara lain :
2. Menurut Moekijat (2001:11) menyatakan bahwa “ Manajemen Perkantoran adalah fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas”.
Berdasarkan kutipan diatas terdapat persamaan-persamaan dasar terutama dari fungsi
manajemen yang dijalankan. Adapun fungsi manajemen tersebut yaitu : a. Perencanaan
Perencanaan adalah suatu pemilihan yang berhubungan dengan kenyataan-kenyataan, membuat dan mempergunakan asumsi-asumsi yang berhubungan dengan waktu yang akan datang dalam menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diusulkan dengan penuh keyakinan untuk tercapainya hasil yang dikehendaki.
b. Pengorganisasian
c. Penggerakan
Penggerakan adalah usaha semua anggota kelompok suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan berpedoman pada perencanaan dan usaha pengorganisasiannya.
d. Pengawasan
Pengawasan adalah proses penentuan apa yang harus diselesaikan yaitu pelaksanaan penilaian, bila perlu melakukan tindakan korektif agar supaya pelaksanaannya tetap sesuai dengan rencana yaitu sesuai dengan standar. Kesemua fungsi ini bertujuan untuk pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Hal ini tentunya akan memberikan kepuasan baik kepada pemimpin maupun kepada pegawai karena memberikan pengaruh yang baik untuk semua pihak yang bersangkutan.
Adapun pengertian manajemen itu sendiri manurut penulis adalah sebagai proses pengendalian karyawan dalam suatu badan usaha sehingga mereka bekerja sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.
B. Pengertian Office/Kantor
Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien memerlukan adanya pembagian kerja, pelimpahan wewenang, sampai kepada rincian tugas masing- masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek yang lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara otomatis.
Dewasa ini, kedudukan dan peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam suatu kantor, secara umum kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Akan tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi guna menunjang kelancaran pelaksanaan di segala bidang.
Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa kantor menurut Sedarmayanti (2001:2) adalah:
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
Dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian sistem prosedur, penggunaan tekhnologi mutakhir dalam kegiatan kantor, maka kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh pimpinan. Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang atau sekelompok kecil orang-orang tertentu dalam penyelesaiannya. Dalam hal demikian seorang pimpinan dapat menerima seorang pegawai untuk dapat membantu atau dapat menyelesaikan tugas yang akan diberikan, banyak sedikitnya pegawai dan macam pekerjaan yang diperlukan tergantung dari besar kecilnya organisasi, luas sempitnya ruang lingkup kegiatan atau besar kecilnya volume kerja.
III. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin di peroleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari.
Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut Sedarmayanti (2001 ; 5) antara lain adalah :
A. Untuk memberi ketenangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
C Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.
D Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para pelanggan atau mitra kerja.
E Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.
Maka dari itu dalam pembahasan ini penulis akan melaporkan hasil penelitian yang telah penulis lakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana hal yang perlu penulis laporkan mengenai pelaksanaan manajemen perkantorannya yaitu :
1. Manfaat dan penerapan pelaksanaan manajemen perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Perencanaan dan penetapan pelaksanaan manajemen perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Sarana dan prasarana pendukung pelaksanaan manajemen perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
B Manfaat dan penerapan pelaksanaan manajemen perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
lain yang telah diuraikan tugas-tugasnya, fungsi dan tata kerja bagi setiap pegawai yang memegang suatu pekerjaan. Selain itu, tanggung jawab para pegawai dalam menjalankan fungsinya sesuai dengan tugas para pegawai tersebut, dimana proses sesuatu pekerjaaan diteliti secara kritis, secara terpisah maupun secara berhubungan dengan keseluruhan guna menentukan segala macam pekerjaan serta tugas-tugas. Dan secara singkat dapat dikatakan bahwa analisa pekerjaan berhubungan dengan fakta-fakta mengenai pekerjaan-pekerjaan dan apa yang perlu untuk melaksanakan secara kompeten.
Maka dapat disimpulkan pengertian pelaksanaan manajemen perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah proses penentuan fungsi, tugas, dan tata kerja bagi setiap pegawai agar setiap pegawai dapat mengetahui, menghayati dan melaksnakan pekerjaan dengan baik menurut fungsinya masing-masing.
Berdasarkan pelaksanaan manajemen perkantoran yang telah diuraikan pada BAB II, maka akan memberikan manfaat bagi para pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diantaranya antara lain:
a. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas
b. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu c. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan manajemen perkantoran fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :
1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.
2) Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
3) Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
4) Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5) Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
6) Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
8) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9) Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10) Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
11) Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
Sistem Pengelolaan Arsip
1. Bagian Akademik
Salah satu tugas Bagian Akademik diantaranya adalah melakukan Administrasi Akademik. Dalam penerapan tata kerja Bagian Akademik berlaku peraturan bahwa setiap dosen harus menyerahkan soal ujian kepada Bagian Akademik seminggu sebelum ujian dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan agar para pegawai Bagian Akademik dapat mengerjakan tugasnya secara efisien yaitu para pegawai dapat mengetik dan memperbanyak soal ujian sebanyak yang dibutuhkan mahasiswa, sehingga soal – soal ujian tersebut dapat selesai tepat pada waktunya, dan ujian dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan.
Dalam hal ini para pegawai Bagian Akademik telah bekerja dengan efisien. Dari contoh kasus di atas dapat dikatakan bahwa efisiensi kerja dari pegawai sangat dibutuhkan dalam penerapan tata kerja. Efisiensi kerja dari pegawai Bagian Akademik ini dapat terlaksana karena adanya kerjasama yang baik antara dosen dengan pegawai Bagian Akademik. Seandainya dosen terlambat menyerahkan soal ujian pada Bagian Akademik, maka para pegawai Bagian Akademik akan kewalahan dalam mempersiapkan soal – soal ujian, dan dikhawatirkan soal – soal ujian ini tidak selesai pada saat dibutuhkan, sehingga jadwal ujian mahasiswa yang telah ditentukan jadi tertunda.
2. Bagian Umum dan Keuangan
Keuangan saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium maka setiap pegawai yang akan mengambil gaji bulanan wajib untuk menandatangani bukti serah terima gaji. Hal ini dimaksudkan agar data administrasi dan data keuangan tercatat dan dapat diolah dengan baik, sehingga apabila sewaktu – waktu data tersebut diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa, maka data itu dapat diserahkan dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Dari sini dapat dikatakan para pegawai talah bekerja dengan efisien, karena mengumpulkan dan mengolah data dengan akurat. Jadi efisiensi kerja dari pegawai sangat dibutuhkan dalam penerapan pelaksanaan manajemen perkantoran, dan untuk mewujudkan efisiensi kerja dibutuhkan ketelitian dari pegawai dalam mencatat, mengumpulkan, mengolah dan menyimpan data dengan akurat. Apabila saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium ada data yang terlewat atau terlupa dalam penandatanganan dan pencatatan maka bila suatu saat data diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa kembali tentu pegawai akan kewalahan dalam mencarinya, dan sudah pasti akan sulit untuk mencari dimana terjadi kesalahan data atau penghitungan, karena data yang dimiliki tidak akurat.
3. Bagian Kepegawaian
menurut disiplin waktu yang ditetapkan, sehingga para pegawai diharapkan dapat bekerja dengan baik dan efisien dalam mengerjakan tugas – tugas pada Bagian Kepegawaian.Jika pegawai telah melaksanakan disiplin waktu dalam penerapan tata kerja maka para pegawai telah melaksanakan efisiensi kerja dengan baik. Untuk itu dalam meningkatkan disiplin kerja maka bagi pegawai yang tidak mematuhi penerapan tata kerja akan diproses dan dikenakan sanksi. Misalnya bagi para pegawai yang sering datang terlambat dan tidak mematuhi disiplin waktu jam kerja akan diproses dan dikenakan sanksi berupa surat peringatan atau teguran dari pimpinan.
Dari contoh kasus di atas maka dapat dikatakan penerapan tata kerja dapat terlaksana dengan adanya efisiensi kerja yang baik dari pegawai, dan untuk mewujudkan efisiensi kerja maka dibutuhkan kesadaran dan kedisiplinan dari para pegawai itu sendiri untuk memanfaatkan jam kerja dan bekerja sebaik mungkin.
4. Bagian Kemahasiswaan
Sehingga keinginan Fakultas dapat diketahui mahasiswa, dan komunikasi antara mahasiswa dan Bagian Kemahasiswaan dapat berjalan dengan baik dan menghindari terjadinya kesalahan informasi. Jika informasi- informasi telah tepat guna sampai pada mahasiswa maka dapat dikatakan bahwa bagian kemahasiswaan telah bekerja secara efisien dalam menyampaikan informasi. Misalnya pada pengumuman pendaftaran wisuda, para mahasiswa yang ingin mendaftar dapat mengetahui dengan pasti informasinya, yaitu berkas – berkas apa saja yang diperlukan untuk pendaftaran wisuda, kapan batas tanggal pendaftaran terakhir, sehingga mahasiswa lebih cepat dalam menyelesaikan dan menyegerakan diri untuk mempersiapkan berkas – berkas yang diperlukan untuk pendaftaran wisuda, sehingga dapat mendaftar tepat waktu dan efisien.
Dari contoh kasus di atas dapat disimpulkan untuk melaksanakan penerapan manajemen perkantoran diperlukan efisiensi kerja yang baik, dalam hal ini efisiensi kerja dapat dicapai dengan adanya komunikasi atau pertukaran informasi yang baik antara Bagian Kemahasiswaan dengan mahasiswa. Dan dibutuhkan pula kedisiplinan mahasiswa dalam mematuhi dan menjalankan setiap pengumuman yang disampaikan.
5. Bagian Perlengkapan
kantor seperti; spidol, kertas, tinta, dan lain – lain. Setiap adanya transaksi pembelian atau pemasukan barang – barang kantor dan barang – barang perlengkapan kantor yang keluar harus disertai pencatatan data, gunanya agar data – data yang dibutuhkan dapat tercatat, terkumpul, di olah dan tersimpan dengan baik, sehingga apabila sewaktu – waktu dilakukan pemeriksaan data oleh pimpinan, semua data dan berkas – berkas yang diperlukan telah tersedia. Jika pencatatan dan pengumpulan data barang – barang perlengkapan telah dilakukan dapat dikatakan bahwa pegawai Bagian Perlengkapan telah bekerja secara efisien. Dari contoh kasus di atas kelemahan penerapan manajemen perkantoran dalam hal pencatatan data adalah apabila ada sebuah atau beberapa barang masuk/barang keluar yang kelupaan atau tidak tercatat, maka pada saat data diperlukan akan sulit dicari dimana terjadinya kesalahan data atau kesalahan perhitungan karena data tidak lengkap dan tidak akurat. Dalam hal ini untuk penerapan tata kerja perlu efisiensi kerja yang baik yaitu dibutuhkan ketelitian pegawai dalam mencatat, mengumpulkan dan mengolah data barang masuk/barang keluar untuk perlengkapan kantor.
Manajemen perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :
yang dilakukan oleh sub bidang kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah & urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian/ pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.
c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
pegawai dapat mengetahui, menghayati dan melaksanakan pekerjaan dengan baik menurut fungsinya masing-masing.
Dari hasil riset penulis pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada 5 bagian pekerjaan kantor pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang pada dasarnya semuanya dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien dalam pembagian kerja, pelimpahan wewenang sampai kepada rincian tugas masing-masing pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut. Adanya pengelolaan arsip yang baik dan benar karena penyusunannya yang sudah tertata rapi, adanya kerjasama yang baik antara dosen dengan pegawai bagian akademik untuk menjalankan tugasnya masing-masing, adanya pengelolaan data yang akurat, adanya diterapkan kedisiplinan pada pegawai agar terjalin keefisienan dalam bekerja, adanya pusat informasi yang diterima mahasiswa dalam pelaksanaan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara serta adanya sarana dan prasarana yang lengkap sehingga tercapai suatu tujuan organisasi.
yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas serta mempunyai pedoman kerja yang jelas.
C Perencanaan dan Penetapan Peleksanaan Manajemen Perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dalam rangka usaha bekerja secara berdaya guna, kiranya perlu membuat suatu perencanaan kerja agar dapat menghemat waktu dan sumber lainnya, mengurangi kesimpangsiuran serta untuk memperoleh keserasian kerja. Dengan adanya perencanaan maka diharapkan ketidakpastian dapat dibatasi seminimal mungkin, atau dihindari. Selain
sebagai alat pelaksanaan kegiatan, perencanaan juga merupakan alat pengukur atau stndar untuk melakukan pengawasan, evaluasi dan untuk mengetahui skala prioritas kegiatan yang akan dilakukan. Perencanaan dilakukan agar bagi pelaksnaan suatu kegiatan dapat lebih teratur dan rapi serta lebih berfungsi. Perencanaan dalam arti seluas-luasnya adalah
hal yang penting bagi para pegawai dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya.
a. Transparansi, akses informasi yang proporsional bagi para stakeholder agar dapat memberikan sumbangsih yang lebih besar lagi bagi proses pengambilan keputusan.
b. Manajemen terbuka, keputusan pimpinan haruslah jelas dan tersedia bagi semua stakeholder terkait.
c. Akuntabilitas Public, kewajiban untuk sepenuhnya memperlihatkan hasil
program-program yang dilaksanakan kepada semua stakeholder.
d. Akuntabilitas Internal, peran dan tanggungjawab yang jelas sehingga seluruh
bagian mengerti secara tepat apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka serta adanya tuntutan pertanggungjawaban atas tugas tersebut.
e. Professional dan manajemen berbasis kompetensi, setiap penempatan staf harus berdasarkan kompetensi dan profesionalisme yang dituntut oleh spesifikasi pekerjaan.
f. Manajemen berbasis kinerja, gaya manajemen yang menghargai kreatifitas, inovasi, pengembangan, kerja tim dan keberhasilan seperti halnya juga kejujuran, dedikasi dan semangat tim.
g. Keterpaduan, semua sumber daya yang tersedia harus dipadukan bagi keuntungan program universitas yang mendasar yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
tersedianya informasi handal, efisien dan tepat waktu yang dibutuhkan oleh stakeholder
Keseimbangan tanggungjawab di Bidang Keuangan sendiri harus memperhatikan garis dasar kebijakan-kebijakan sebagai berikut:
1) Seluruh sumber daya keuangan akan diterima, dialokasikan dan dicatat pada tingkat universitas.
2) Keputusan strategis di bidang keuangan akan diambil pada tingkat universitas, namun pengambilan keputusan-keputusan rutin dan pengeluaran dapat dilakukan pada tingkat fakultas, departemen atau unit.
3) Pemasukan akan dibagi terlebih dahulu untuk administrasi dan layanan pusat, dan sisanya yang dialokasikan untuk fakultas, departemen atau unit akan dipergunakan sesuai dengan prioritas institusi.
4) Sebagian besar pemasukan akan dialihkan langsung kepada fakultas, departemen atau unit yang membeli layanan dari Universitas.
5) Prosedur pembuatan anggaran akan menggunakan sistem anggaran program, memilah-milah kegiatan Universitas Sumatera Utara dalam program-program, dengan
Seluruh sumber daya termasuk sumber daya keuangan adalah tanggung jawab universitas secara keseluruhan. Oleh karenanya manajemen pengendalian sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan fakultas maupun universitas.
D Sarana dan Prasarana Pendukung Pelaksanaan manajemen perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Peralatan, pelatihan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja para pegawai agar pekerjaan yang telah direncanakan dan dibebankan kepada para pegawai dapat tercapai sesuai dengan tujuan dan manfaat pekerjaan itu sendiri. Dalam hal ini yang paling pertama sekali perlu kita bahas ialah mengenai peralatan. Peralatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari beberapa unit komput er komplit beserta semua perangkat-perangkatnya, dan ditambah dengan sarana-sarana pendukung lain seperti lemari besi yang berfungsi sebagai alat untuk pengarsipan ataupun penyimpanan lainnya, kalkulator yang berfungsi sebagai alat hitung, lemari yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan berkas-berkas/arsip penting, alat tulis kantor pendukung demi kelancaran aktifitas kerja para pegawai dan lain-lain.
a. Bagian Pembukuan.
b. Bagian pertanggungjawaban Surat Pertanggungjawaban Permintaan Uang. c. Bagian Pembayaran (pengeluaran).
d. Bagian Bendahara Gaji.
Kedua yaitu mengenai pelatihan, merupakan hal penting bagi para pegawai untuk lebih memahami tugas, fungsi dan tanggungjawab terhadap jabatannya masing-masing. semua pegawai mesti mengikuti Pra Jabatan selama beberapa minggu sebelum diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Universitas Sumatera Utara yang dilaksanakan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Departemen Pendidikan Nasional. Namun sistem yang ada sudah tidak lagi diterapkan secara keseluruhan. Semua karyawan yang telah diangkat oleh Keputusan Rektor adalah sah, sehingga proses pelatihan yang dilakukan terhadap karyawan baru hanyalah berupa proses adaptasi semata. Seiring berjalannya waktu selama masa beradaptasi diharapkan semua karyawan baru nantinya akan mampu memahami fungsi, tugas dan tanggung jawab secara keseluruhan.
produktivitas karyawan. Kesesuaian tata ruang kerja pun turut mempengaruhi kinerja sebab dapat mempermudah karyawan dalam menjalankan tugasnya.
Menurut Terry (1966:10) menyatakan bahwa “ tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari factor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.” Tata ruang dapat di bagi atas 4 macam yaitu :
1) Tata ruang kantor berkamar
Tata ruang kantor berkamar adalah ruang untuk bekerja yang dipisah atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.
2) Tata ruang kantor terbuka
Tata ruang kantor terbuka adalah ruang besar untuk di tempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisah oleh penyekat.
3) Tata ruang kantor berhias atau bertaman
Tata ruang kantor berhias atau bertaman adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dll.
Tujuan tata ruang kantor antara lain :
a). Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat disingkat.
b). Menjamain kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. c). Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.
d). Mencegah para pegawai di bagian lain tergangguoleh public yang akan menemui mereka suatu bagian tertentu, atau suara bising lainnya.
Tata ruang kantor pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada 9 (Sembilan) bagian yaitu :
1) Ruang Manajemen 2) Ruang Akuntansi
3) Ruang Ekonomi Pembangunan 4) Ruang Tata Usaha
5) Ruang Akademik 6) Ruang Kemahasiswaan 7) Ruang Sekretaris Dekan 8) Ruang Kantor Jurusan 9) Ruang Kepegawaian
disesuaikan dan dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam rangka mewujudkan terlaksananya pelaksanaan manajemen perkantoran para pegawai sesuai dengan jabatan, tugas, fungsi, tanggung jawab masing-masing.
Adapun faktor yang mempengaruhi kegiatan kantor yaitu: A. Faktor Penerangan / Cahaya
Cahaya merupakan salah satu faktor yang mempunyai pengaruh terhadap kesempurnaan tata ruang kantor agar tercipta kondisi kantor kerja yang baik, pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mutu penerangan sudah sangat baik seperti kejarnihan, pemancaran masuknya cahaya matahari juga menggunakan lampu yang bersifat tidak langsung. Penerangan tidak langsung ini adalah penerangan yang paling baik di dalam bekerja, dimana cahaya yang dipancarkan tidak tajam, tidak mudah menimbulkan kelelahan pada mata dan tersebar keseluruh ruangan dengan tidak menimbulkan bayangan.
B. Faktor Warna
C. Faktor Udara
Pengaturan udara didalam masing-masing ruangan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dikatakan sudah terlaksana dengan baik, karena telah menggunakan alat pendingin ruangan atau AC untuk menghindari udara panas agar karyawan tidak cepat lelah dan jenuh sehingga kesalahan dalam bekerja dapat dihindari seminimal mungkin.
D Faktor Suara
Faktor suara sangat erat hubungannya dengan kondisi kerja pegawai, secara media suara dapat mempengaruhi peredaran darah, kesehatan telinga dan mempengaruhi ketegangan syaraf. Apabila faktor ini tidak diperhatikan secara serius tentu saja hal ini akan mempengaruhi kondisi kerja pegawai. Dari hasil riset yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sumber suara yang berasal dari peralatan dan mesin-mesin kantor tidak mempengaruhi kondisi kerja karyawan, hal ini disebabkan oleh susunan letak dari pada perlengkapan-perlengkapan kantor yang selalu diperhatikan dengan baik.
Selain itu pelaksanaan sistem komunikasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada 2 yaitu : Komunikasi Internal dan Komunikasi Eksternal.
yang mengandung arti dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha mendapatkan saling pengertian.
Komunikasi Internal mencakup : 1. Komunikasi Vertikal
2. Komunikasi Horizontal
pelaksanaan komunikasi internal pada instansi ini bersifat formal dan informal, hal ini dapat terlihat dari komunikasi vertikal yang meliputi hubungan yang bersifat keatas atau kebawah. Sedangkan komunikasi horizontal meliputu hubungan diantara satuan-satuan pada tingkat jenjang organisasi yang sederajat. Dimana kedua komunikasi ini hanya menyangkut hubungan didalam masalah pekerjaan.
Komunikasi yang bersifat eksternal pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi hubungan dengan berbagai pihak yaitu :
a. Hubungan dengan Instansi Pemerintah b. Hubungan dengan pihak pendidikan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan.
1. Penerapan Manajemen perkantoran pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik, semua unsur-unsur yang terdapat dalam manajemen perkantoran seperti penataan ruang, kearsipan dan hubungan masyarakat telah terlaksana sehingga sangat mendukung dalam proses pencapaian tujuan suatu instansi.
2. Tata Ruang kantor pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan tata ruang yang terpisah-pisah, dimana tata ruang ini sudah dapat dikatakan baik karena setiap bagian /unit mempunyai tempat atau ruangan tersendiri dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya, sehingga tidak akan mengganggu pekerjaan dibagian lain.
B. SARAN
Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini ialah sebagai berikut:
1. Komunikasi yang ada di instansi ini baik internal maupun eksternal dapat dipertahankan dan ditingkatkan agar terjalin kerja sama yang baik,baik dengan pihak luar demi terciptanya tujuan.
2. Penataan ruangan kantor agar tetap diperhatikan sebaik-baiknya guna membantu kemudahan dalam pelaksanaan pekerjaan dan kenyamanan dalam bekarja.
DAFTAR PUSTAKA
Cantika Yuli dan Sri Budi. 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Universitas Muhamadiyah, Jakarta.
Dr. Winardi, SE. 1982 , Manajemen Perkantoran dan Pengawasan, Bandung. Moekijat, Drs, Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar, Maju, Bandung, 2001.
Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, 2007. Medan, USU Press
Reza, Muhammad. 2009. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi
Universitas
Sumatera Utara, Medan
Richard L. Daft, Manajemen Perkantoran, Edisi Kelima, Penerbit Erlangga, Jakarta,
2002.
Sedarmayanti, Dasar – dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran,
