TUGAS AKHIR
PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP PADA
BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh: RINI UTAMI
082103015
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Pertama sekali penulis memanjatkan puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul “ Pemeliharaan dan Penggamanan Arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”
Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan di berbagai segi dan masih jauh dari sempurna. Untuk itu kritikan dan saran-saran yang positif dan membangun senantiasa penulis terima dengan senang hati demi perbaikan dan penyempurnaan tugas akhir ini.
Penulis juga menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini tidak akan terlaksana dengan baik tanpa adanya dorongan dan bantuan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Teristimewa kepada kedua orang tua saya , yang telah banyak memberikan perhatian dan nasehat serta dorongan secara moril dan materil kepada penulis selama ini.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Dr.Endang Sulistya Rini,SE,MSi, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dra.Pepty Aniar selaku Kasubag Akedemik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Ibu Sofia Anita SE Selaku Kasubag Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU. 7. Ibu Dra. Marhayanie, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah
memberikan pengarahan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Seluruh Staf Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
9. Teristimewa juga kepada keluarga besar Fitriadi(Bg Adi), terimah kasih atas semuanya yang sudah diberikan kepada penulis.
10. Kakak dan Abang- abang saya yang sudah memberikan semangat dan dukungan serta perhatian kepada saya dalam penyelesaian Tugas Akhir ini 11. Sahabat- sahabat saya Ernaliyah, Wina, Tiwi, Ningsih, serta teman-teman
magang yang telah membantu memberikan semangat dan dorongan kepada penulis.
12. Teman- Teman magang kelompok 2, Mulya, Leo, Dhita, Widya, Tyas, ”ayo semangat”.
13. Teman- teman Kesekretariatan Stambuk 2008 yang telah menemani penulis selama perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Penulis ingin memberikan konstribusi sedapat mungkin bagi pengembangan ilmu pengetahuan sesuai dengan bidang yang penulis pelajari. Harapan penulis semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi masyarakat serta untuk penelitian lebih lanjut.
Medan, November 2010 Penulis,
DAFTAR ISI
F. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pada Bagian Kepegawaian FE USU... 39
G. Analisis Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pada Bagian Kepegawaian... ... 45
BAB IV PENUTUP ... 50
A. Kesimpulan ... 50
B. Saran ... 50
DAFTAR TABEL
No Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman 1. 2.1 Struktur Organisasi ... 14
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Didalam suatu organisasi biasanya organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh sebab itu, kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah arsip.
Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh setiap unit kerja di lingkungan perusahaan dalam bentuk corak apa pun, baik tunggal maupun kelompok, dalam rangka penyelenggaran kegiatan administrasi perusahaan (Sedarmayanti, 2001)
suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelolah kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang paling sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuan. Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin.
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Sehingga harus diolah secara terencana dan mendasar serta profesional, sebab keunggulan dalam bidang kearsipan akan sangat berpengaruh dalam membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan. Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu instansi maupun organisasi-organisaai tertentu, membuat organisasi/instansi tersebut harus melakukan pemeliharaan dan pengamanan terhadap arsip-arsip.
Dengan dilaksanakannya pemeliharaan dan pengamanaan arsip yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkan dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Pada dasarnya pimpinan menginginkan adanya arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya mampu mengurus dan memelihara arsip untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.
terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang yang sulit diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Seluruh kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu pemeliharaan dan pengamanan yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistibusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan), tidak terjadwalnya jangka waktu resensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
B. Perumusan Masalah
Berdasaarkan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek dalam penelitian, yaitu bagaimana pemeliharaan dan pengamanan arsip pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Bagi penulis
Menambah dan memperluas pengetahuan penulis dibidang kerasipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.
2. Bagi Instansi
a. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya dibidang kearsipan.
3. Bagi peneliti yang akan datang
Sebagai bahan referensi tugas ahkir bagi mahasiswa lainnya.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M.Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 :
Tabel 1.1 Jadwal kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset mulai tanggal 20 September sampai 16 Oktober 2010 pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara.
F. Sistemtika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap bab nya dibagi atas sub bab antara lain :
Bab I : Pendahuluan
Bab II : Profil Instansi
Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur Organisasi, uraian tugas (Job Description), kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
Bab III : Pembahasan
Bab ini menguraikan tentang pengertian arsip, cirri-ciri arsip yang baik, kegunaan arsip, jenis-jenis arsip, sistem kearsipan, serta cara pemeliharan dan pengamanan arsip pada bagian kepegawain Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Bab IV : Kesimpulan dan Saran
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pertama pada waktu itu ialah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu). Dengan perjalanan yang panjang, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdirilah dengan perlahan-lahan, dimana untuk pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diwaktu itu dipercayakan kepada Prof. Tjung Ted Koei dengan jabatan Acting, dengan kepala Biro Administrasi dipegang oleh T. Cheffudin. Berdasarkan program kerja yang ditetapkan semula pada sidang dewan dosen Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara 21 Juli 1961, ada 4 perencanaan pedoman, yaitu:
1. Mengenai Kurikulum dibuka 2 jurusan, yaitu:
a. Jurusan ekomnomi sosial (sekarang jurusan studi pembangunan) b. Jurusan ekonomi perusahaan (sekarang jurusan manajemen)
3. Pada waktu itu penerimaan mahasiswa Fakultas Ekonomi Universita SumateraUtara dikhususkan untuk siswa SMA B (jurusan IPA sekarang). 4. Tenaga pengajar untuk tahun pertama dan kedua adalah sebagai berikut:
a. Prof. Dr. Tjung Ted Koei b. Prof. Mr. Suhunan Hamzah c. Drs. T. M. H. L. Tobing d. Drs. T. Mustafa
e. Drs. Aziz Siregar f. Drs. M. A. T. Sihaloho g. A. T. Baros
h. B. P. Hasibuan
Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas sumatera Utara dan beegabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku sejak surat terhitung mulai 01 OKtober 1961.
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sebagai Berikut :
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
B. Jenis Usaha/ Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi; penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
DEKAN
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembanguanan
Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE, M. Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, Msi
Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe,M.Ec,Ac
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Anggota : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak Prof.Dr.Ramli,MS
Prof.Dr. paham Ginting.MS Prof.Dr.Syaad Afifudin S, M.Ec
Prof.Dr.Rismayani,MS
Departemen:
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo.SE,M.Ec Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis.SE.M.SocSe Manajemen
Ketua : Prof.Dr.Ritha F.Dalimunthe,SE,Msi Sekretaris : Nisrul Irawati,SE,MBA
Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,Msi,Ak Sekretaris : Mutia Ismail,SE,MM.Ak
Diploma Keuangan
Ketua : Prof.Dr.Paham Ginting,MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,Msi Diploma Akuntansi
Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,Msi,Ak Sekretaris : Iskandar Muda,SE,Msi
Diploma Kesekretariatan
Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE
Kasub.Personalia : Kamariah,SE
Kasub.Keuangan : Eka Juliani,SE
Kasub.Umum dan Perlengkapan : M.Simba Sembiring,SE.MSi
Kasub Akademik : Fepti Aniar,SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos Bendaharawan Gaji : Maslan,SE
PUMC : Suparyo,SE
Lembaga-Lembaga Penunjang Puslitbank
Pengarah : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec
Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak. Bagian Perpustakaan
Kepala Perpustakaan : O. K. Raffii, SE
D. Job Description
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan keaarsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan kari dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidan kemahiswaan dan alumni.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan Tugasnya adalah:
a. Controller
1) Inventaris Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU. 2) Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.
3) Proses Registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.
b. Laporan
1) Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai proses pendukung proses belajar.
2) Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan. 3) Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf
pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
kegiatan bakti social kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan Kemahasiswaan seperti mengadakan seminar,olimpade di berbagai departement(olimpiade akuntansi) hal ini di selenggarakan agar mahasiswa Fakultas Ekonomi memiliki pengetahuan yang lebih dibanding dengan Fakultas-Fakultas lainnya. Kegiatan-kegiatan kerohaniaan juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a M’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa
Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu “Arche” yang berarti
permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia”
yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata
“archeon” yang berarti “gedung pemerintahan”, sedangkan dari bahasa Latin kita
mengenal kata “archivum”.
Dari kata-kata inilah timbul kata arsip ini, sedangkan pentingnya peranan
arsip ini sudah dikenal dalam kehidupan kemasyarakatan sejak zaman Romawi
sampai dewasa ini kita masih mengenal karya-karya dramawan Yunani Kuno
seperti Sophocle, Archillus, Emipides, Socrates dan catatan rekor pertandingan
Olimpiade dalam zaman itu yang ditulis pada papyrus, serta sejak saat ini masih
dapat kita manfaatkan, sehingga kita dapat menggambarkan saat ini kehidupan
manusia di masa yang telah lalu. Pada umunya masyarakat Indonesia belum jelas
apa yang dimaksudkan dengan kata arsip dan bagaimana peranannya sebenarnya.
(Abubakar 1996: 8-9).
Supaya pengertian mengenai arsip ini seragam dan lebih jelas maka
sebaiknya didasarkan saja kepada Undang-Undang No.7/1971 pasal 1 yaitu
sebagai berikut:
a. Naskah-naskah yang dibuat oleh dan diterima oleh Lembaga-lembaga
dalam keadaan tunggal maupun kelompk dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat oleh dan diterima oleh badan-badan sasta dan prorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (Saiaman,2000:102)
Berdasarkan Undang-Undang No.7/1971 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang
membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembaga-lembaga Negara
atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta
harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan
kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 4 Undang-Undang No.7/1971, bahwa
pemerintah kewajiban untuk mengamankan arsip Badan Swasta tersebut sebagai
bukti pertanggungjawaban Nasional. Yang pengesahannya dilakukan berdasarkan
perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya.
(Abubakar,1996: 9-10).
Menurut Peraturan Presiden RI Ps. 1 No. 19 Tahun 1961 pasal 1
menjelaskan:
1. Pengertian secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam
satu kesatuan bentuk fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.
2. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong
Negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi
yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.(Wiyasa,MBA 2003: 43).
Menurut The Liang Gie “ Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”. (Sutarto,1997:200).
Pada Kepegawaian Arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat-
surat penting yang disatukan di dalam folder map sesuai subjeknya dan disimpan
di lemari arsip yang suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara
cepat.(Surojo,2006:32)
B. Ciri- ciri Arsip yang Baik.
Dari pengertian arsip tersebut diatas dapat dikemukakan bahwa arsip yang
baik mempunyai ciri- ciri sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini
arsip mestinya terdiri dari warkat- warkat yang masih mempunyai nilai
guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak
berguna maka warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi sebagai arsip, tetapi
dimusnakan saja. Nilai guna yang ada dalam suatu arsip biasa diakronimkan
dengan ALFRED yang merupakan singkatan dari Administrative value,
Legal value, Financial value, Reach value, Educational value, dan
Documentary value atau nilai- nilai administrasi, hukum, keuangan,
nilai haluan organisasi, nilai pelaksanaan kegiatan organisasi, nilai sejarah,
ekonomi, sosial, politik, keamanan, kebudayaan, seni, dan agama.
2. Warkat- warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip
diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi
juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan
memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit
kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh
arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang
ada/ ditetapkan.
3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga
dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari
penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena
penyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan
lancar. (Surojo,2006:33-34)
Pada Bagian Kepegawaian ciri- ciri arsip yang baik yaitu, arsip
disusun secara sistematis, arsip dapat disediakan kembali apabila suatu saat
dibutuhkan, arsip yang disimpan memiliki nilai guna dan juga mempunyai nilai
C. Kegunaan Arsip
Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip berguna untuk:
1. Keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan
pembuktian.
2. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data atau pun
informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai, dan
masyarakat.
3. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita, dan lainnya.
4. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer
menengah, manajer bawah atau supervisor, dan bagi karyawan dari setiap
unit kerja dari semua tingkat manajemen. (Surojo,2006:34-35)
Pada Bagaian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses
administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi Para Dosen,
Para Pegawai, maupun bagi Kasubag, Pembantu Dekan, dan Dekan.
Berikut Kegunaan Arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara:
1. Untuk keperluan Administrasi.
2. Untuk keperluan Riset dan Penelitian.
D. Jenis-Jenis Arsip
1. Menurut Subjek atau isinya.
a. Arsip keuanga
b. Arsip kepegawaian.
c. Arsip pemasaran.
d. Arsip pendidikan.
2. Menurut nilai kegunaannya.
a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi.
b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan.
c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja.
d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum.
e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan.
f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian.
g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan.
h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi.
i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah.
3. Menurut sifat kepentingannya.
a. Arsip vital (terdiri dari warkat- warkat yang mempunyai nilai abadi).
b. Arsip penting (esensial).
Isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting,
mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau
c. Arsip Biasa.
Isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.
4. Menurut keseringan penggunaannya.
a. Arsip aktif.
Arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam proses
pelaksanaan tugas.
b. Arsip Inaktif.
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan
tugas.
c. Arsip Statis (Abadi).
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan
tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khususnya sebagai
bahan pertanggung jawaban organisasional/nasional, pemerintah.
5. Menurut fungsinya.
a. Arsip Dinamis .
Arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan
pelaksanaan tugas sehari- hari.
Arsip Dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip aktif dan inaktif.
Arsip dinamis bersifat rahasia.
b. Arsip Statis.
6. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.
a. Arsip Sentral.
c. Arsip yang disimpan di kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan tiap- tiap
ibukota daerah tingkat I dan II. (Surojo,2006:36-37)
E. Sistem Kearsipan
1. Unsur Sistem Kearsipan.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur dasar yaitu: input kepada
sistem, proses dari input, dan output sistem
Sumber: Manajemen Kearsipan
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo(2006:20)
INPUT
Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang
PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian,
Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan
Penyusustan
OUT PUT Warkat/Arsip
TUJUAN Menjamin keselamatan
a. Komponen Input.
Data adalah fakta yang dapat berupa hal- hal, barang, keadaandan peristiwa atau kejadian di dalam kehidupan individu atau pun organisasi. Data yang bersifat mentah perlu diolah supaya menjadi matang dan tersusun teratur.
Informasi adalah hasil pengelolahan data yang mempunyai sifat sudah matang dan tersusun teratur sehingga lebih berdaya guna.
Arsiparis terdiri dari personel yang bertanggung jawab dan melaksanakan pengurusan arsip.
Fasilitas atau peralatan yang digunakan untuk memperlancar proses pengarsipan seperti map, folder, kartu petunjuk, filling cabinet, meja, kursi, berkas kotak, rak arsip, almari cardex (card index), mesin- mesin kantor dan alat tulis secara lengkap yang jumlahnya mencukupi, kondisinya baik, dan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang perkantoran khususnya kearsipan.
Uang merupakan sumberdaya untuk belanja atau pengeluaran guna membiayai proses perencanaan, operasi pelaksanaan pekerjaan, dan pengawasan seluruh sistem administrasi atau manajemen kearsipan.
b. Komponen Proses.
Sumber: Manajemen
c. Komponen Output.
Output merupakan hasil dari proses kerja dari suatu sistem. Dalam
sistem kearsipan outputnya adalah berupa sekupulan warkat yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa.
d. Komponen Tujuan.
Sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatn arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat bilamana dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet (tidak rusak) dan aman (tidak hilang secara fisik atau isi informasi dan data yang termuat di dalam arsip tidak diketahui oleh pihak yang tidak berhak).
2. Sistem Kearsipan yang pada umumnya digunakan. a. Sistem Alfabet atau Abjad.
Dasar sistem alphabet adalah nama orang, perusahaan, dan organisasi sebagai kata kunci atau kata tangkap dari berkas- berkas yang diarsipkan.
Sarana yang dipergunakan pada sistem alfabetik adalah: 1) Lembar Petunjuk atau Guides.
Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas- berkas atau dokumen yang diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.
2) Folder.
(a) Folder campuran atau umum.
Folder umum berisikan surat yang bersifat sementara dimana
masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihal/subjek.
(b) Folder Individu atau folder khusus.
Folder Individu atau khusus berfungsi untuk memindahkan berkas-
berkas atau surat- surat dari folder umum. Folder individu ini sudah dikhususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja . Selanjutnya berkas- berkas atau surat- surat disusun secara kronologis berdasarkan urutan tanggal.
(c) Kartu Petunjuk Silang.
Kartu Petunjuk Silang dipergunakan untuk mencari judul- judul atau nama- nama dari berkas- berkas atau surat- surat yang diarsipkan.
b. Sistem Nomor.
Sistem nomor merupakan sistem filing yang mendasarkan penyimpanan dan pengambilan berkas atau surat atas dasar kode nomor, sistem nomor yang dipergunakan dalam penataan arsip ada dua cara yaitu:
a) Sistem Dewey.
b) Sistem Terminal Digital.
Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal, judul/caption, nomor surat, tanggal surat yang difile/ diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.
c) Sistem Nomor Murni.
Dalam Sistem Nomor Murni berdasarkan urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat.
c. Sistem Pekerjaan atau Numerik.
Sistem Pekerjaan atau Numerik digunakan bila perusahaan mengidentifikasi usaha- usaha berdasarkan subjek pekerjaan. Penyususnan daftar numerik berlandaskan nama file dengan membuat dokumen referensi silang yang baik.
d. Sistem Geografik.
yang mempunya kantor- kantor cabang di Daerah Tingkat I dan Daerah Tingkat II/ Kotamadya sampai Tingkat Kecamatan.
e. Sistem Subjek.
Sistem Subjek atau perihal digunakan bila perusahaan mengidentifikasi surat berdasarkan cakupan bidang usaha dari suatu perusahaan. Sistem subjek harus dapat memenuhi seluruh kegiatan kantor sehingga sangat diperlukan perencanaan yang baik. Susunan subjek perlu dilengkapi dengan daftar indeks. Yang perlu diperhatikan dalam sistem subjek adalah
a) Surat harus dibaca secara cermat dan seksama. b) Menetapkan hal secara rinci .
c) Mengindeks sesuai dengan daftar indeks. d) Member kode sesuai dengan daftar indeks. e) Penggolongan surat sesuai daftar indeks.
f) Meletakkan surat dalam map atau folder sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai umur surat.
f. Sistem Kronologis
G. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Sumatera Utara
Pemeliharaan, pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal, yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu arsip masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran-peran manajerial, operasional, dan penyelenggraan kehidupan organisasi atau perusahaan baik lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah maupun swasta/perorangan.
a. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip dapat pula berarti suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga arsip yang dihasilkan, dan yang diterima oleh suatu organisasi agar arsip-arsip itu aman. Melindungi arsip-arsip berarti menjaga arsip-arsip-arsip-arsip supaya selamat, meluputkan arsip dari bahaya, bencana, kerusakan, dan pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
Kesimpulan dari penjelasan diatas bahwa yang dimaksud dengan perlindungan atau pemeliharaan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi sehingga arsip tidak hilang (aman, tidak rusak, dan sebagainya).
Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut.
Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 2000 : 48-50) sebagai berikut :
1) Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidak terkena langsung). Memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air, maupun serangga pemakan kertas.
2) Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang tinggidapat menyebabkan timbulnya jamurdan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan.
3) Penggunaan bahan-bahan pencegah
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang ke rumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan sekali saja.
5) Kebersihan
Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekat sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan karat.
b. Pengamanan Arsip
Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya dan segi fisiknya.
1) Pengamanan dari segi Informasinya
1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup.
2) Pengamanan dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal (Mulyono dkk, 2000 :46-48).
Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain : a) Kualitas kertas
b) Tinta
c) Bahan perekat
Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain : a) Lingkungan
b) Sinar matahari c) Debu
Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 UU No.7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup
Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menurut subjeknya.
Dimana arsip diklasifikasikan berdasarkan pokok masalahnya yang terdiri dari: 1. Jadwal Kuliah dan Ujian Program S1 ekstensi, Diploma 3, S1 reguler
2009- 2010. 2. Tugas belajar.
3. SK Rektor 2006/2007. 4. Jadwal Martikulasi 2005. 5. Nilai Matrikulasi 2003, 2004. 6. BAN (Badan Akreditasi Nasional). 7. Surat masuk 2009.
8. Surat Keluar 2007 dan anggaran 2008. 9. Undangan.
10. SK DPA.
11. STP DKA ( Dana Kelengkapan Akademik). 12. Sertifikasi Dosen/ Guru besar 2008.
13. SK Reguler 2009.
16. Surat masuk 2009- 2010. 17. Surat Ekstensi 2009.
18. Gugus Managemen Mutu/ Kendali mutu FE- USU. 19. Surat Keluar 2009.
20. SK Reguler 2008. 21. SK Ekstensi 2004/2005.
22. Daftar nama dosen/ pegawai dan no. telp/hp. (Khusus Magang). 23. Ekstensi pengumuman.
24. Ujian masuk, pengumuman program ekstensi, SK Reguler. 25. Izin tugas dosen dari Rektor.
26. Dosen FE- USU sesuai kepangkatan terakhir/ pendidikan/ mata kuliah. 27. Jadwal kuliah dan ujian program S1 Ekstensi, Diploma 3/S1 Reguler. Seluruh arsip yang diterima Pada Bagian Kepegawaian FE- USU akan diarsipkan pada folder sesuai dengan pokok masalah dari arsip tersebut. Seluruh folder tersebut disimpan dan disusun pada lemari arsip.
Selama periode ini berlangsung arsip- arsip yang terdapat pada Kantor Tata Usaha.
H. Analisis Tentang Pemeliharaan dan Pengamanaan Arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas ekonomi Unversitas Sumatera Utara
Berdasarkan teori dan data serta hasil praktek kerja lapangan selama Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, penulis dapat menganalisis bagaimana pemeliharaan dan pengamanan pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana pemeliharaan dan pegamanan arsip pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik seperti:
1. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai sehingga arsip terpelihara dan aman
2. . Meja dan kursi arsiparis yang tersedia dalam keadaan layak
3. Adanya fasilitas komputer yang sangat diperlukan seorang arsiparis. dalam melaksanakan dan memperlancar kegiatan pengarsipan.
4. Seluruh file disimpan didalam folder yang dalam kondisi layak 5. Ruangan arsiparis yang terawat dengan bersih.
6. Selain lemari arsip juga tersedia filling cabinet untuk menyimpan arsip- arsip lama.
7. Melakukan update data apabila data yang lama sudah tidak relevan lagi. Biasanya update data dilakukan apabila terjadinya mutasi pegawai, pengubahan gelar, perubahan Nomor Induk Pegawai (NIP), perubahan data diri pegawai maupun dosen seperti nomor telepon, alamat, status.
1. Seharusnya pemeliharaan dan pegamanan arsip harus diperhatikan lebih di tigkatkan lagi supaya arsip tersebut tidak cepat rusak.
2. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang dicampur adukkan sehingga pada saat pencarian agak sulit menemukannya. 3. Tidak adanya penyusutan arsip atau pemusnahan.
4. Tidak adanya daftar indeks arsip.
5. Arsip- arsip masih tidak tersusun dengan rapi.
6. Masih ada file- file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut.
7. Susahnya mencari kembali arsip yang diperlukan.
8. Yang mengetahui letak dari arsip- arsip hanya arsiparisnya, itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip, dan setelah itu arsip yang di cari baru dapat di temukan.
9. Perencanaan arsip yang kurang matang sehingga pengelompokan arsip tidak jelas.
10. Pelatihan terhadap arsiparis yang jarang dilaksanakan.
Untuk pemeliharaan dan pengamanan arsip, maka bagian Kepegwaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha- usaha sebagai berikut:
1. Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan didalam atau diluar kantor.
2. Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada yang tidak berwewenang.
4. Tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat. 5. Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. 6. Menyimpan arsip yang rahasia ditempat khusus.
7. Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan.
8. Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara terbuka.
9. Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk keruangan penyimpanan arsip.
10. Tidak semua orang boleh meminjam arsip.
11. Bagi mahasiswa yang membutuhkan arsip, tidak diperkenankan membawa pulang arsip hanya boleh di fotocopy dan dengan segera mengembalikannya.
1. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang secara sepintastampaknya sama.
Faktor ketelitian harus didukung oleh :
a) Sikap jiwa yang cermat, penuh minat dan penuh perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
b) Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat dan tidak buta warna.
2.Kecerdasan
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai dan tajam pikiran. Kecerdasan berarti kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian dan ketajaman pikiran. Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan yaang tajam, sehingga tidak mudah lupa.
3.Kecekatan
Cekatan berarti mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja dengan cepat dan mahir melakukan sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu dan ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sangat diperlukan oleh pegawai kearsipan karena setiap pegawai diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit. Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik.
4.Kerapian
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan pemaparan di atas maka dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai pemeliharaan dan pengamanan arsip di bagian kepegawaian fakultas ekonomi universitas Sumatera Utara:
1. Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem pengarsipan berdasarkan subjek.
2. Pada periode ini arsiparis belum pernah melakukan penyusutan atau pemusnahan arsip.
3. Arsip- arsip periode sebelumnya disimpan pada lemari arsip terpisah.
4. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan menyimpan arsip di lemari arsip dengan menggunakan Folder.
5. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menyimpannya di folder dan folder tersebut disusun di dalam lemari arsip.
B. Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih mempelancar pemeliharaan dan pengamanan arsip pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:
1. Melakukan pemeliharaan arsip secara khusus yaitu dengan memberikan pestisida, mengatur suhu ruangan agar arsip tidak rusak.
2. Membuat klasifikasi pokok masalah dengan sejelas- jelasnya.
3. Membuat daftar indeks arsip sehingga apabila arsip di butuhkan dapat dengan mudah ditemukan.
4. Melakukan Penyusutan dan pemusnahan serta jadwal ritensi arsip sehingga arsip tidak bertumpuk terlalu banyak.
5. Memanfaatkan perkembangan teknologi dalam melakukan pengarsipan yaitu menggunakan softwere Document filling.
6. Melakukan pengaturan suhu ruangan agar arsip yang disimpan terjaga kelembapannya.
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali.Edisi Revisi.Jakarta: Djambatan
.
Abubakar, Hadi. 1997. Cara- Cara Pengelolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta. Djambatan
Kuncoro, Munarjat.1995. Metode Riset Untuk Bisnis dan Ekonomi. Jakarta. Erlangga
Mulyono,Sularso. 2000. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Erlangga Saiman.2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta. Ghalia Indonesia.
Sedarmayanti, 2001. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung. Bandar Maju
Surojo,Yohanes.2006.Manajemen Kearsipan, Cetakan I, Malang: Dioma Malang
Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tatawarkat. Edisi Revisi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press
Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelolah Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.
.
