Peranan Administrasi Perkantoran Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan Terhadap Kinerja Karyawan

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III

PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PADA

PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN

TERHADAP KINERJA KARYAWAN

SKRIPSI MINOR

DISUSUN OLEH :

NAMA : TRULI RIDHOYA LUBIS NIM : 032103016

JURUSAN : Kesekretariatan

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Fakultas Ekonomi Diploma III

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah

memberikan rahmat dan karunia Nya kepada penulis sehingga penulis dapat

menyelesaikan karya tulis ini.

Dalam skripsi ini penulis mengangkat judul “PerananAdministrasi

Perkantoran pada Kantor Direksi PTP N III (Persero) Medan terhadap kinerja

karyawan”

Penulis menyadari bahwa skripsi minor ini masih jauh dari kesempurnaan

baik dari susunan kalimat maupun isi, dikarenakan keterbatasan pengetahuan,

waktu dan teneaga penulis. Banyak hal yang menjai kendalabaik dalam penullisan

skripsi minor ini namun berkat segala bantuan, dukungan, bimbingan serta

pengarahan yang penulis terima dari berbagai pihak sangat berarti dalam

penyelesaian skripsi minor ini, maka dengan kerendahan hati, penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs Jhon Tahfbu Ritonga, M.Ec Selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Ibu Dra. Ulfah, MS selaku ketua Jurusan Kesekretariatan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Friska Sipayung,Msi selaku sekretaris Jurusan

Kesekretariatan fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dra. Setri Hiyanti Srg selaku dosen pembimbing yang telah

banyak meluangkan waktu untuk memberikan arahan,

(3)

kesibukannya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini

dengan baik.

5. Bapak Hariyanto SH selaku kepala sumber daya manusia PTPN

III (Persero) medan.

6. Bapak Sagiyo dan Pak Jamil selaku karyawan PTPN III

(Persero) Medan yang telah banyak membantu penulis.

7. Teristimewa Kepada Bunda Tercinta Hj. Dinar Pasaribu, AMK

yang selalu memberikan dukungan moral dan materil kepada

penulis serta kasih saying yang beliau berikan.

8. Mamaku Sorta Pasaribu,Spd dan BApak Jhonson Hutauruk yang

tak henti-hentinya memberikan doanya kepada penulis.

9. Aris Syofian dan adik-adikku Dilla, dedek,agnggi lucu dan fadli

yang selalu penghibur hati.

10. Serta buat pihak-pihak lain yang juga berjasa kepada penulis

yang tak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Akhirnya dengan kerendahan hati penulis persembahkan karya tulis ini

semoga dapat berguna bagi yang membaca dan dapat dipergunakan

dengan sebaik-baiknya.

Medan 20 November 2007

Penulis

(4)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I : PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Perumusan Masalah

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian

D. Metode Penelitian

1. Tempat dan Waktu Penelitian

2. Jenis Data

3. Teknik Pengumpulan Data

4. Analisis

BAB II : TINJAUAN UMUM TENTANG ADMINISTRASI PERKANTORAN

PADA PTPN III (PERSERO) MEDAN

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

B. Pengertian Administrasi Perkantoran

C. Fungsi Administrasi Perkantoran

D. Peranan Administrasi Perkantoran

E. Produktivitas

(5)

2. Penilaian Prestasi Kerja

BAB III : ANALISIS DAN EVALUASI

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

B. Saran

DAFTAR PUSTAKA

(6)

BAB I

A. Pendahulan

Setiap perusahaan atau organisasi menyelenggarakan kegiatannya dengan

maksud untuk mencapai tujuan. Tujuan yang ingin dicapai pada umumnya sama

antara lain memperoleh laba (profit), mempertahankan kehidupan perusahaan

(survival), serta mengembangkan perusahaan/organisasi tersebut.

Untuk mendukung serta mencapai tujuan, perusahaan mengadakan

beberapa proses kegiatan seperti Administrasi, kearsipan, kepegawaian dan

lain-lain. Salah satu kegiatan dalam organisasi yang juga berperan penting dalam

organbisasi/perusahaan adalah Administrasi, yang merupakan pusat komunikasi

antar bagian atau unit dalam organisasi. Administrasi yang baik akan sangat

membantu mutu dan produktivitas kinerja karyawan karena hal ini mampu

mengurangi kegagalan pada rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Kegagalan dibidang Administrasi dapat menyebabkan terhambatnya kegiatan

dalam bidang lain, salah satunya kerugian dalam bidang kerugian financial.

Perusahaan dapat menjalankan administrasinya dengan baik apabila

didalamnya terdapat unsur-unsur yang berupa sumber daya manusia/karyawan

dan peralatan-peralatan yang dapat bekerja sama sehingga dapat mendukung

kelancaran administrasi tersebut. Administrasi yang baik juga sangat membantu

sang pimpinan dalam menjalankan kegiatanya dan mlaksanakan fungsinya

sebagai pimpinan dengan mudah dan lancar. Peralatan terhadap pekerjaan kantor

merupakan suatu fungsi tersendiri dalam bidang pekerjaan, wewenang serta

(7)

Melihat betapa pentingnya kegiatan administrasi ini, maka layaknya

administrasi mendapat perhatian lebih dari anggota organisasi. Hal ini membuat

penulis tertarikl dengan judul ini.

B. Perumusan Masalah

Administrasi yang dilakukan suatu organisasi belum tentu sama dengan

organisasi lain meski bidang usahanya sama persis. Karena itu sebuah organisasi

harus menyusun administrasi yang paling sesuai dengan kebutuhannya agar dapat

memperlancar tujuan yang telah ditetapkan.

Berdasarkan uraian diatas maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah

:

1. Bagaimana kegiatan administrasi perkantoran pada kantod

direksi PTPN III (Persero) Medan

2. Sejauhmana peranan administrasi perkantoran terhadap kinerja

karyawan pada kantor direksi PTPN III (Persero) Medan

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dalam melakukan penelitian ini adalah untuk :

a. Untuk mengetahui bagaimana administrasi perkantoran pada

kantor direksi PTPN III (Persero) Medan.

b. Sejahmana peranan Administrasi perkantoran pada kantor direksi

PTPN III (Persero) Medan.

2. Manfaat dan Tujuan

(8)

a. Bagi Perusahan

Sebagai sumbangan pemikiran bagi perusahaan dalam mengisi

kekurangan system administrasi pada kantor direksi PTPN III

(Persero) Medan.

b. Bagi Penulis

Adapun manfaat bagi penulis adalah menambah wawasan serta

menjadi perbandingan antara teori yang selama ini didapat penulis

pada masa perkuliahan langsung dan praktek dilapangan langsung

dalam perusahaan.

c. Pihak yang berkepentingan

Sebagai penambah wawasan bagi pembaca dan penulis lain yang

tertarik pada masalah administrasi.

D. Metodologi Penelitian

1. Tempat dan waktu penelitian

Lokasi penelitian berada di kantor direksi PTPN III (Persero) jalan Sei

batang hari no2 Medan dari mulai tanggal 04 juni s.d 07 juni 2007.

2. Jenis Data

a. Data Primer

Yaitu data-data yang diperoleh langsung dilapangan yaitu PTPN III

(Persero) Medan dengan melakukan wawancara (interview) terhadap

beberapa karyawan.

(9)

Data ini diperoleh dengan cara melihat laporan-laporan atau

tulisan-tulisan dan sumber-sumber informasi dari dokumen perusahaan yang

ada hubungannya dengan topic yang dibahas.

3. Teknik Pengumpilan Data

Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara ;

a. Interview (wawancara)

Yaitu merupakan teknik pengumpulan data dengan cara wawancara

lansung yaitu mewawancarai karyawan PTP N III lansung.

4. Metode Analisis yang diguanaka dalam skripsi ini adalah :

a. Metode Deskripsi

Yaitu suatu metode analisis yang dilakukan denan cara mengumpulka

data sehingga mengolah, mengklasifikasikan, dan menginterpretasikan

data sehingga diperoleh gambaran yang jelas mengenai masalah yang

diteliti.

b. Metode Deduktif

Yaitu metode yang dilakukan untuk mengambil keputusan/kesimpulan

khusus yang berlaku umum di perusahaan berdasarkan realita yang

(10)

BAB II

TINJAUAN UMUM TENTANG ADMINISTRASI PERKANTORAN

PADA PTPN III (PERSERO) MEDAN

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

Pada PTP N III (Persero) Medan mempunyai ;ima sejarah yang diwali

dengan

Proses yang diawali dengan proses pengambil alihan perusahaan Belanda pada

tahun 1958 oeh pemerintah RI yang skenal sebagai proses “Nasionalisasi”

perusahaan yang turut membetuk perseroan berasal dari NV Cultur MIJ Oekust

(CMO) yang sebelumya adalah perusahaan perkebunan Belanda ang beroperasi di

Idonesia sejak zaman colonial pada masa pemeritahan Hindia Belanda. Angkah

awal perseroan dimulai pada tahun 1968 dengan nama Perkebunan Baru Cabang

Sumatera Utara (PPN Baru). Perusahaan Perkebunan Baru ini dalam

perkembangannya mengalami beberapa kali perubahan bentuk atau status badan

hokum sejalan dengan Undang-undang dan Peraturan Pemerintah.

Pada tahun 1974 terjadi perubahan bentuk Perusahaan Negara menjadi

Perseroan Terbatas, dimana pada saat itu PNP III, PNP IV, PNP V, dialihkan

bentukna masing-masing menjadi PTP III (Persero), PTP IV (Persero) , PTP V

(Persero). Pada tanggal 14 february 1996, sesuai dengan PP No.8/1996, ketiga

perusahaan tersebut yang sebenarnya berkedudukan di Medan Sumatera Utara.

Gunung Pamela Sumatera Utara dan Sei Karang Sumatera Utara digabungkan

(11)

Medan dan berkedudukan di Medan Sumatera Utara. Perseroan ini didirika

dengan akta Notaris Harun kamil, SH No 36 tanggal 11 maret 1996, dan telah

mendapat pengesahaan oleh menteri Kehakiman RI dengan surat keptusan No:

C2-8331.HT.01.TH.96 tanggal 8 agustus 1996, tambahan Nomor 8674/1996.

Perusahaan didirikan dengan maksud dan tujuan untuk meningkatkan

keuntungan bagi pemegag saham dan mesejahterakan karyawan melalui

pelaksanaan program secara sinergis dari semua pihak yang terkait terutama

dukungan dan peran serta segenap karyawan melaui kerja keras, disiplin,

kesungguhan dan ketekuna, kerjasama yang serasi dan terpadu penuh desikasi dan

loyalitas, serta sikap proaktif yang konsisten dan berkesinmbungan.

2. Struktr Organisasi dan uraian Tugas

Dalam setiap perussahaan, administrasi/manajemen mempuyai hubungan

yang serta dengan organisasi, oleh karena itu diperlukan struktur organisasi yang

merupakan suatu alat manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah

ditetapkan sebelumnya.

Tujuan utama dari struktur organisasi adalah untuk menunjukkan struktur

/tata pengelompokkan kerja pada unit-unit yang telah dibentuk dalam organisasi

dan bagaimana tata hubungan staf serta fungsionalnya.

Dengan adanya struktur organisasi ini, maka para anggota organisai dapat

melihat tata pembagian kerja yang dipakai, wewenang, tanggung jawab, peraturan

yang harus ditaati, mengetahui dengan jelas apa yang harus dikerjakan kepada

siapa pekerjaan itu harus dipertanggung jawabkan sehingga dapat menghindari

(12)

Oleh karena itu struktur organisasi itu diharapkan dapat mencapai suatu

koordinasi yang efektif diantara unit-unit maupun bagian di dalam organisasi,

sehingga struktur yang digunakan harus disesuaikan dengan kondisi dan

kebutuhan perusahaan agar pendayagunaa suber daya yang ada dapat

dioptimalkan.

Struktur organisasi perusahaan pada PTP N III (Persero) Medan berbentuk

struktur organisasi garis dan staf. Di dalam organisasi PT Perkebunan Nusantara

III (Perseo) Medan sumber wewenang berasal dari Direktur Utama terkait yang

terdiri dari empt bagian yaitu : bagian Keuangn, bagian Produksi, bagian

Pemasaran dan bagian SDM/Umum.

Berdasarkan gambaran struktur organisasi pada PTP N III (Persero)

Medan, dapat dijelaskan uraian tugas serta tanggung jawab masing-masing bagia

yangdapat dirincikan sebagai berikut :

1. DIREKTUR UTAMA

Tugas dan Wewenangnya adalah :

1. Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis agri bisnis

2. Melakukan prinsip tata kelaola perusahaan yang baik di semua jajaran.

3. Meningkatkan nilai perusahaan melali pelaksanaan The Bussines Succes.

4. Mewujudkan portfolio bisnis perusahaan yang memberi keuntungan dan nilai

tambah

5. Mensukseskan pelaksanaan system manajemen ISO 9000, ISO 14000 dan

(13)

6. Menetapkan system sarana dan prasarana informasi melalui teknologi informasi

(TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdaya gunakan secara

maksimal.

7. Mengambil keputusan dn penanggung jawab atas jalannya da tercapainya

tujuan perusahaan serta memelihara da menjaga harta perusahaan

8. Memimpin dan mengendalikan seluruh operasi perusahaan.

2. DIREKTUR PRODUKSI

Tugas dan Wewenangnya adalah :

1. Mengawasi kelancaran proses produksi

2, Menyusun rencana kerja sesuai dengan target kerja

3. Membuat rencana penelitian bahan baku

4. Menetapka dan mewujudkan sasaran strategi dibidang produksi

5. Menetapkan upaya strategi bidang produksi

6. Menetapkan system kerja dibidang produksi

7. Menterjemahkan kebutuhan pasar menjadi pelasana operasiona bidang produksi

8. Melaksanakan Program ISO 9000, ISO 14000 dan SMK3

9. Mengendalikan biaya produksi ketingatyang lebih efisien

SMK3

11. Menetapkan system sarana dan prasarana informasi melalui teknologi

informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdaya

(14)

3. DIREKTUR KEUANGAN

1. Merencanakan smber-sumber dana yang diperoleh.

2. Mencari dan memafaatkan dana

3. Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempuyai

posisi keuangan yang baik

4. Menjaga keseimbangan antara pertumbuhan dan profitabilitas persahaan

5. Melakukan Assets Assesment secara berkesinambungan untuk memberdayakan

asset potensial.

6. Memonitor dan mengevaluasi biaya produksi (harga pokok) melalui

pemafaatan Aktifity Based Costing (ABC).

7. Memelihara Cash Reserve Requirement miimum 2 bulan kebutuha dana

operasional

8. Mengkoordinasi dan memberikan pengarahan dalam pengarahan dalam

menyusun RKAP/RKO dan RJP

9. Menjalin hubungan yang harmonis dengan stake hoders

10. Membangun saran dan prasarana informasi manajemen keuanga melalui

bteknologi informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta

memberdaya gunakan secara maksimal.

SMK3

4. DIREKTUR PEMASARAN

1. Melakukan hubungan degan perusahaan lain serta pesanan dari perusahaan lain

(15)

3. Mengembangkan pemasaran produksi baik dalam maupun luar

4. Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategic dan kebijakan pemasaran serta

pengadaan barang dan jasa

5. Menetapkan system pengendalian persediaan hasil produksi serta bahan baku

dan pelengkap

6. Menetapkan pedoman harga

7. Menetapkan kebijakan dalam menyiasati perkembangan padar dan perilaku

pesaing

8. Menginformasikan kebutuhan pasar secara berkesinambungan pada direktur

produksi

9. Merancang proses bisnis dan work system bidang pemasaran da bidang

pengadaan barang dan jada untuk mewujudkan operational excellence.

10. Memasarkan produk dengan biaya pejualan yang efisien, nilai penjualan yang

optimal sehingga tercapainya kepuasan pelanggan.

11. Mengendalikan biaya penjualan dan biaya pengadaan pada tingkat yang lebi

efisien

12. Menetapkan system sarana dan prasarana informasi melalui teknologi

informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta memberdaya

gunakan secara maksimal.

(16)

5. DIREKTUR SUMBERDAYA MANUSIA

1. Menyusun rencana, mengarahkan dan meningkatkan pengkajian smber daya

manusia.

2. Melaksanakan pengendalian, pengawasan penyelesaian hokum, agrarian

kesepakatan, kesehatan dan keamanan serta social umum.

3. Melaksanakan mapping personal secara periodik.

4. Menetapkan program peningkatan kesejahteraan (quality Of Life)

5. Menetapkan kebijakan dan mengevaluasi pelaksanaan bina lingkungan

6. Menetapkan kebijakan untuk memeuhi aspek legal perusahaan

7. Menetapka system kerja bidang SDM untuk mewujudkan operational

excellence.

8. Menetapkan dan melaksanakan system pendidikan dan pelatihan.

9. Menetapkan system kompensasi dan renumerasi

10. Menetapkan system jenjang karir karyawan

11. Menjalin hubungan dengan stake holders

12. mengendalikan biaya pembinaan SDM dan umum secara efisien

SMK3

14.Menetapkan saran dan prasarana informasi manajemen keuanga melalui

bteknologi informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta

(17)

B. Pengertian Administrasi perkatoran

Administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata “ad” yang

berarti insetif dan ministrae yang berartu melayani. Aecara etimologi administrasi

berarti melayani secara intensif.

Administrasi dapat dibedakan menjadi dua pengertian yaitu arti sempit dan

arti luas (simbolon,2004).

1. Administrasi dalam arti sempit, yaitu berasal dari kata “Administrae” (Bahada

belanda) yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan,

ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersiat teknis ketatausahaan.

2. Administrasi dalam arti luas, yaitu berasal dari “administration”

Pengertian administrasi dalam arti luas dapat dilihat dari defenisi-defenisi

dibawah ini yang diberikan oleh para tokoh :

a. Menurut Leonard D White

Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua

kelompok Negara swasta, sipil/militer, usaha bersama maupun berskala kecil dan

sebagainya.

b. Menurut William H. Newman

Administrasi didefenisikan sebagai pedoman. Kepemimpinan dan pengawasan

dari usaha-usaha kelompok individu-individu guna mencapai tujuan bersama.

Dilihat dari pengertian diatas, maka administras dalam arti luas dapat ditinjau dari

tiga sudut pandang, yaitu :

1. Proses

Ditinjau dari sudut proses, administrasi merupakan keseluruhan proses yang

(18)

penggerakkan/bimbingan, pengawasan, sampai dengan proses pencapaian tujuan

itu sendiri.

2. Fungsional

Administrasi ditinjau dari fungsional yaitu segala kegiatan untuk mecapai tujuan

yang telah ditentukan itu terdapat berbagai fungsi ata tugas yaitu tuga perencaaan,

mengorganisir, menggerakkan, menngawasi atau meneliti segala kegiatan agar

tidak terjadi penyimpangan.

3. Institusional

Dari sudut Institusional (kelembagaan), administrasi sebagai suatu totalitas

kelembagaan dimana dalam lembaga itu terdapat kegiatan-kegiatan yang

dilakukan untuk mencapai tujuan. Sudah tentu kegiatan itu bersifat menyeluruh

yaitu dimulai dari tingkat bawah.

Setelah ditinjau dari arti luas dan sempit, akhirnya para ahli adminstras pada

umumnya sependapat bahwa yang dimaksud dengan administrasi adalah

“keseluruhan proses kegiatan yang ditentukan oleh dua orang atau lebih yang

terlibat dalam duatu bentuk usaha berdama demi tercapainya tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya” (Simbolon,2004)

Dari defenisi diatas, maka dapat dtentukan cirri-ciri dari administrasi tersebut.

Adapun cirri-cirinya adalah :

a. Adanya kelompok manusia yang teridiri dari sua orang atau lebih

Administrasi diciptakan manusia, dilakukan oleh manusia dan untuk mencapai

tujuan manusia. Oleh karena itu manusia yang dua orang atau lebih itu

(19)

b. Adanya tujuan

Dalam mecapai suatu tujuan manusia tidak dapat melakukannya sendiri. Oleh

karena itu semua orang yang terlibat harus bersepakat mecapai tujuan tersebut.

c. Adanya kerja sama

Administrasi terjadi karena manusia yang ada didalam hidupnya mempunyai

berbagai macam tujuan dan ada tujuan yang tidak mungkin dapat dicapai sendiri

saja, untuk itu perlu adanya kerja sama.

d. Adanya tugas/kegiatan

Pencapaian tujuan memerlukan pelaksanaan tugas/kegiatan dari orang-orang

terlibat. Oleh karena itu kerja sama berarti pembagian tugas dan pembagian

kegiatan.

e. Adanya sarana

Umumnya dalam administrasi diperlukan adanya sarana , baik berupa peralatan,

bahan/uang. Lebih-lebih dalam masyarakat modern ini, dapat dikatakan kecil

sekali kemungkinan tercapainya tujuan tanpa sarana itu.

Administrasi tersebut dapat berjalan dengan baik apabila prinsip-prinsip

umum yag terdapat dalamnya diperbaiki, antara lain :

1. Pembagian kerja

Pembagian kerja merupakan spesialisasi yang dipertimbangkan untuk mendapat

efisiensi dalam penggunaan tenaga kerja

2. Wewenang da tanggung jawab

Wewenanng da tanggung jawab sangat erat hubungannya, dimana tanggung

(20)

3. Disiplin

Didiplin merupakan persetujuan untuk mengikuti secara langsung peraturan

yan telah ditentukan. Disiplin memerlukan pembinaan dari atasan yang baik

pada semua tingkatan.

4. Kesatuan Perintah

Hal ini menjelaskan bahwa seorang karyawan hanya dapat melaksanakan

perintah dari atasan yang membawahi tempatnya bekerja.

5. Kesatuan arah/tujuan

Prinsip ini menyatakan bahwa setiap kelompok kegiatan mempuyai tujuan

yang sama, mempunyai satu pimpinan dan sebuah recana.

6. Mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan individu

7. Penggajian

Penggajian atau metode pembayaran harus jujur dan mengusahakan agar

semaksimal mungkin dapat memuaskan seluruh anggota.

8. Sentralisasi

Wewenang dapat dipusatkan maupun dibagi-bagi sesuai dengan bagian yang ada,

dimana masing-masing bahgian ini bertanggung jawab kepada bagian pat

9. Skala Hierarki

Skala hierarki merupakan jejang atau susunan pimpinan dari yang teratas hingga

yang terbawah.

10. Tata Tertib

Tata tertib merupakan peratura yang di susun sedenikian rupa untuk dipatuhi oleh

(21)

11. keadilan

kesetiaan dan pengabdian para pekerja harus diibangi dengan memperlakukan

mereka dengan baik da penuh keadilan.

12. Stabilitas Jabatan

Pergantian jabatan tidak perlu dilakukan bila dianggap dapat mengganggu atau

mempengaruhi kegiatan organisasi.

13. Prakarsa

Prekarsa yang dimaksud agar setiap anggota mempuyai keinginan untuk mencari

sendiri jalan keluar dalam meyelesaikan masalahnya.

14. Solidaritas antara sesame pekerja

hampir sama degan prisip kesatuan, dimana prinsip ini menitik beratkan pada

pentingnya kerja sama dan pentingnya komunikasi antar mereka.

Perkantoran mempnyai arti ebih terarah pada perencanaan yang dilakukan pada

organisasi dalam bangunan kantor itu. Jadi kantor adalah fisiknya, sedangkan

perkantoran adalah jiwanya. Agar pekerjaan perkantoran dapat efektif, maka

peran perkantoran sebagai fungsi yang dinamis harus dutmakan ketimbang peran

statis kantor sebagai tempat pelaksanaan administrasi.

Dalam kaitannya denngan penyelenggaraan administrasi secara uas yaitu

penyelenggaraan seluruh kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan, Perkantoran mempuyai tiga fungsi utama yang satu sama lain berjalan

menjadi satu system. Tiga fungsi utama tersebut adalah :

a. Pusat Pemikiran

Sebagai pudat pemikiran, maka kantor menjadi pusat pengolahan segala konsepsi

(22)

perkembangan organisasi, baik yang bersifat strategi, administrative maupun

operasional. Para pemikir terdiri dari pimpinan organisasi, masing-masing sesuai

dengan wewenangnya.

b. Pusat Administrasi (Pelayanan)

Dikantor yang bagaimaapunkeilnya terdapat dua macam pelayanan, yaitu

pelayanan kedalam dan keluar. Pelayaan ke dalam sifatnya menunjang

pelaksanaan kegiatan pemenuhan kebutuha organisasi di berbagai bidang dan

ketatausahaan pada umumnya. Dari berbagai kegiatan pelayanan kedalam tersebut

banyak yang berdampak pada pelayanan keluar. Jika pelayanan kedalam cukup

baik, lancar, tertib maka diharapkan pelayanan keluar akan tertib dan lancar pula.

c. Pusat informasi data dan informasi

Fungsi ini dapat dilihat dari kegiatan perkantoran yang menghimpun data

termasuk arsip dan informasi, baik untuk keperluan sendiri maupun pihak lain

yang memerlukannya.

Dari pengertian-pengertian diatas, maka administrasi perkatoran dapat diartikan

sebagai suatu kegiatan administrative yang dilakukan organisasi kantor dengan

menggunaka alat-alat fasilitas yang ada di dalam kantor yang bersangkutan.

Administrasi perkantoran merupakan dub system dalam organisasi kantor yang

berfungsi sebagai pendukung utaa upaya pencapaian tujuan organisasi dalam

bentuk layanan yang bergerak dalam lingkungan kantor. (Moenir,1992)

C. Fungsi Administrasi Perkantoran

Pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi

(23)

melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka

pencapaian tujuan. Hal ini berarti bahwa administrasi dan manajemen tidak

menjalankan sendiri kegita-kegiatan yang bersifat operasional, karena

kegitan-kegiata yang bersifat operasional itu dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.

Dalam proses pelaksanaanya, administrasi da manajemen mempunyai tugas-tugas

tertetu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-Tugas itulah yang biasa di sebut

sebagai fungsi administrasi manajemen.

Menurut George R. Terry dalam bukunya yang berjudul “Prinsiple Of

Management”, fungsi manajemen adalah :

1. perencanaan

Perencanaan dapat didefeisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran da

penentuan secara matang tetang hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan

datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

Didalam setiap usaha diperlukan adanya perencanaan, memgingat setiap

usaha yang dilakukan tanpa perencanaan tidak akan terarah pada sasaran sehingga

akan membawa akibat tujuan yang dikehendaki tidak dapat dicapai.

3. Pengorganisasian

Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang

bekerja sama utuk datu tujuan bersama dan terkait secara fomal dalam

persekutuan yang mana selalu terdapat hubungan antara pimpinan dan

karyawan-karyawan.

Dalam organisasi harus berpedoman pada planning agar ada keselarasan

antara orag yang mengerjakan dengan apa yang dikerjakan. Dengan kata lain,

(24)

organisasi secara efektif, efisien da ekonomis. Dalam hal ini manusia

merupakan modal terpenting dalam organisas.

3. Penggerakkan

Penggerakkan artinya menggerakkan orang agar mau bekerja sama dengan

sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mecapai tujuan

yang dikehendaki.

Dalam penggerakkan ini memerlukan kepemimpinan yaitu kemampuan untuk

mempengaruhi orang lain agar mau bekerja dengan tulus hati, sehingga

pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan tujuan dapat tercapai.

4. Pengawasan

Pengawasan berarti proses pengamatan pelaksanaan kegiatan seluruh kegiata

organisasi untuk menjamin agar dseluruh pekerjaa yang sedang dilakukan

berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Manusia dalam menjalankan suatu organisasi perlu diawasi, bukan dengan

maksud untk mecari kesalahannya, akan tetapi untuk mendidik dan

membimbing. Hanya saja setelah suatu kesalahan sibuat adalah menjadi tugas

pimpina untuk memperbaiki kesalahan itu dengan jalan memberikan

bimbingan kepada bawahannya untuk mengarahka agar dia tidak berbuat

kesalahan yang sama.

Agar pengawasan dapat berjalan dengan efisien dan efektif perlu adanya

system yang baik dari pada pengawasan itu. Sistem yang baik itu menurut

William H. Newman memerlukan beberapa syarat sebagai berikut :

a. Harus memperhatikan dan disesaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi

(25)

c. Harus bersfat flexible

d. Harus memperhatikan factor-faktor dan tata organisasi dimana pengawaan

itu dilaksanakan.

e. Harus ekonomis daam hubungan dengan biaya

f. Harus diperhatika pula syarat-syarat sebelum pengawasan itu dimulai yaitu ;

1. Harus ada rencana yang jelas

(26)

BAB III

ANALISIS DN EVALUASI

A. Analisis

Analisis dapat di artikan sebagai uraian terghadap segala data atau fakta

yang di dapatkan dengan cara penelitian, dimana dari uraian tersebut kita

mengetahui keadaan sebenarnya dengan membandingkan uraiaan tersebut apakah

sesuai dengan teori yang telah di dapatkan.

Pada kesempatan kali ini penulis akan mencoba menganalisis “Peranan

Administrasi Perkantoran Pada PTPN III(Persero) Medan terhadap Kinerja

Karyawan” sesuai dengan hasil penelitian yang penulis dapatkan dari perusahaan.

Peranan Administrasi Perkantoran pada PTPN II (Persero) Medan :

1. Menyediakan semua keterangan-keterengan yang lengkap yang diperlukan

pihak-pihak yang dianggap layak menerimanya bila hal itu di perlukan untuk

keperluan perusahaan.

Dalam hal ini keterangan berupa laporan-laporan dan data yang sesuai dengan

permintaan dan kebutuhan masing-masing instansi atau bagian.

Contoh : Keterangan yang di butuhkan bagian SDM adalah berupa data diri para

karyawan untuk kepentingan registrsi karyawan. Selain itu juga laporan keluar

masuk surat.

2. Untuk membantu perusahaan dalam memelihara hubungan baik dengan

perusahaan lain.

Administrasi dalam hal ini berperan penting sebagai korespondensi atar

perusahaan.

3. Untuk membantu pekerjaan tatausaha dalam memberikan pelayanan

(27)

Memberkan pelayanan yang berupa susunan laporan yang sudah di rangkum dan

lengkap untuk memudahkan pekerjaan atasan.

Contoh : Data yang berupa lapopran penilaian kerja karyawan selama beberapa

periode untuk kepentingan penilaian prestasi kerja karyawan, data ini di butuhkan

bagian SDM.

4. Untuk membuat catatan-catatan yang diperlukan oleh perusahaan dalam

menjalankan aktivitasnya.

Catatan-catatan yang dimaksud yaitu catatan hasil hasil rapat dan kegiatan rapat

direksi.

5. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

Dalam hal ini tukar menukar data antar instansi untuk beberapa kepentingan yang

berhubungan.

Contoh : Bagian SDM juga harus meminta konfirmasi kepada bagian lain dalam

pengisian jabatan atau penerimaan karyawan baru yang berupakriteria karyawan

yang cocok untuk menempati/menduduki jabatan yang di promosikan atau yang

akan di isi termasuk untuk mutasi karyawan.

6. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan untuk mencapai tujuan

perusahaan.

Menentukan tujuan organisasi dalam kebijakan umum.

Penentuan kebijakan yang dilakukan rapat direksi terlebih dahulu membahas dan

merumuskan kebijakan-kebijakan baru, untuk kemudian akan dilakukan

pembaharuan-pembaharuan pada suatu instansi agar memiliki kinerja yang lebih

(28)

B. EVALUASI

Evaluasi dapat diartikan sebagai suatu penelitian suatu data atau fakta

berdasarkan analisa yang dilakukan sebelumnya. Sesuai dengan judul skripsi

minor ini. Penulis akan mencoba mengevaluasi tentang peranan administrasi

perkantoran terhadap kinerja karyawan PTPN III (Persero) Medan.

Penulis menilai peranan administrasipada kantor direksi PTPN III

(Persero) Medan yang bertempat di Jalan Sei Batang Hari No.2 Medanmasuk

dalam kategori baik dan hampir mendekati sempurna secara teoritis. Halini

dibuktikan dengan mudahnya para karyawan informasi yang berupa laporan atau

data yang dibutuhkan untuk kepentingan atau kegiatan perusahaan sehingga suatu

pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya dengan hasil maksimal.

Meskipun tidak sedikit kendala yang dihadapi perusahaan dalam menciptakan

pelaksanaan administrasi yang sempurna demi mempermudah dan memperlancar

pekerjaan kantor dan pencapaian tujuan.

Dalam pelaksanaan administrasi pada PTPN III (Persero) Medan

mendapat perhatiuan yang baik dari perusahaan karena perusahaan menganggap

administrasi yang baik merupakan pusat komunikasi antar bagian atau unit,

sedangkan tanpa komunikasi dalam suatu organisasi /perusahaan kegiatan luar

dan dalam perusahaan tidak akan berjalan. Administrasi juga mempengaruhi

tingkat produktivitas kinerja karyawan PTPN III (Persero) Medan ini, untuk

alasan ini perusahaan memberikan perhatian srrius pada bidang administrasi

secara menyeluruh.

Dalam kaitannya dengan produktivitas kinerja karyawan administrasi

(29)

karena merupakan sumber informasi yang dibutuhkan para karyawan.

Administrasi juga membantu mempermudah pekerjaan kantor sehinggga dapat

memberikan kelancaran kegiatan dalam kantor.

Pada PTPN III (Persero) Medan sendiri administrasi telahmembuktikan

bahwa produktivitas karyawan dapat meningkat karena administrasi dalam kantor

dapat berfungsi dengan baik sehingga dapat mendistribusikan pelayanan yang

baik kepada karyawan secara tepat sasaran dan tepat waktu.

PTPN III (Persero) Medan juga telah memiliki sistem administrasi yang

baik sampai pada pelaksanaannya sendiri peranan administrasi sudah hampir

maksimal. Penulis menilai bahwasannya PTPN III (Perserro) Medan sudah sesuai

standart dan telah memberikan fungsinya deengan baik meskipun tidak sedikit

hambatan yang ada. Hambatan yang sering terjadi bersumber dari karyawan itu

sendiri yang terkadang kurang hati-hati dalam menggunakan waktu, sarana dan

prasarana yang ada dengan efisien.

Penyediaan keterangan –keteranagn yang berupa laporan-laporan tertulis

yang tersedia pada bagian administrasi sudah sesuai dengan teori yang menjadi

acuan pelaksanaan administrasi. Penyimpanan administrasi yang berupa

dokumen-dokumen pada bagian administrasi diarsip dan disimpan berdasarkan

instansinya kemudian disimpan dalam satu lemari, untuk laporan keluar masuk

surat dicatat dalam buku kemudian dicopy menjadi beberapa rangkap untuk

dikirim pada instansi yang berkepentingan kemudian salah satu copy surat

tersebut di arsipkan berturut sesuai tanggal masuk surat dan disimpan dalam satu

(30)

penyimpanan file pada bagian administrasi pada PTPN III (Persero) Medan baik,

sehingga memudahkan untuk pencarian file kembali apabila di butuhkan.

Perusahaan juga menyediakan beberapa fasilitas lain untuk menunjang

peningkatan kinerja karyawan halioni dimaksudkan untuk mempermudah

pemberiaan informasi pada suatu instansi yang membutuhgkan informasi tersebut

yang dianggap layak menerimanya. Yaitu penggunaan kkomputer dengan sistem

online, ini juga membuktikan bahwa perusahaan memperhatikan administrasi

sebagai salah satu faktor penting dalam menunjang peningkatankinerja karyawan

apoa bila dibutuhkan. Halini dilakukan tidak lain untuk kepentingan perusahaan

dan agar kegiatan berjalan lancar.

Dalam pencatatan isi rapat dan hasil rapat direksi bagian administrasi

membuat jadwal rapat dan mengarsipkan isi dan hasil rapat tersebut dengan

memfile untuk kemudian diarsipkan dengan menggunakan tanggal berdasarkan

waktu rapat direksi dilaksanakan. Untuk pengisian jabatan, Penerimaan karyawan

baru dan mutasi karyawan administrasi meminta konfirmasi pada bagian tertentu

untuk selanjutnya mergistrasi karyawan bara\u dan karyawan yang dimutasi.

Dalam penanganan surat balasan keluar, penulis menilai perusahaan

memiliki birikrasi yang panjang sehingga memerlukan waktu yang agak lama

untuk memberikan surat balasan. Tetapi pada dasarnya birokrasi yang panjang

apabila di tangani dengan tepat dan secara tepat akan selesai pada waktunya.

Untuk mewujudkan halini perlu adanya kesadaran yang tinggi dari karyawan

PTPN III (Persero) Medan agar lebih disiplin dalam bertugas. Karena kurangnya

(31)

atau keluar pada jam kerja tidak jarang membuat karyawan itu sendiri kurang

(32)

BAB III

ANALISIS DN EVALUASI

C. Analisis

Analisis dapat di artikan sebagai uraian terghadap segala data atau fakta

yang di dapatkan dengan cara penelitian, dimana dari uraian tersebut kita

mengetahui keadaan sebenarnya dengan membandingkan uraiaan tersebut apakah

sesuai dengan teori yang telah di dapatkan.

Pada kesempatan kali ini penulis akan mencoba menganalisis “Peranan

Administrasi Perkantoran Pada PTPN III(Persero) Medan terhadap Kinerja

Karyawan” sesuai dengan hasil penelitian yang penulis dapatkan dari perusahaan.

Peranan Administrasi Perkantoran pada PTPN II (Persero) Medan :

7. Menyediakan semua keterangan-keterengan yang lengkap yang diperlukan

pihak-pihak yang dianggap layak menerimanya bila hal itu di perlukan untuk

keperluan perusahaan.

Dalam hal ini keterangan berupa laporan-laporan dan data yang sesuai dengan

permintaan dan kebutuhan masing-masing instansi atau bagian.

Contoh : Keterangan yang di butuhkan bagian SDM adalah berupa data diri para

karyawan untuk kepentingan registrsi karyawan. Selain itu juga laporan keluar

masuk surat.

8. Untuk membantu perusahaan dalam memelihara hubungan baik dengan

perusahaan lain.

Administrasi dalam hal ini berperan penting sebagai korespondensi atar

perusahaan.

9. Untuk membantu pekerjaan tatausaha dalam memberikan pelayanan

(33)

Memberkan pelayanan yang berupa susunan laporan yang sudah di rangkum dan

lengkap untuk memudahkan pekerjaan atasan.

Contoh : Data yang berupa lapopran penilaian kerja karyawan selama beberapa

periode untuk kepentingan penilaian prestasi kerja karyawan, data ini di butuhkan

bagian SDM.

10. Untuk membuat catatan-catatan yang diperlukan oleh perusahaan dalam

menjalankan aktivitasnya.

Catatan-catatan yang dimaksud yaitu catatan hasil hasil rapat dan kegiatan rapat

direksi.

11. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

Dalam hal ini tukar menukar data antar instansi untuk beberapa kepentingan yang

berhubungan.

Contoh : Bagian SDM juga harus meminta konfirmasi kepada bagian lain dalam

pengisian jabatan atau penerimaan karyawan baru yang berupakriteria karyawan

yang cocok untuk menempati/menduduki jabatan yang di promosikan atau yang

akan di isi termasuk untuk mutasi karyawan.

12. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan untuk mencapai tujuan

perusahaan.

Menentukan tujuan organisasi dalam kebijakan umum.

Penentuan kebijakan yang dilakukan rapat direksi terlebih dahulu membahas dan

merumuskan kebijakan-kebijakan baru, untuk kemudian akan dilakukan

pembaharuan-pembaharuan pada suatu instansi agar memiliki kinerja yang lebih

(34)

D. EVALUASI