PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA) PENJUALAN
SPAREPART PADA PT. ARISTA AUTO LESTARI CABANG MEDAN
Oleh :
NAMA
: LELY VESTA RIA NAIBAHO
NIM
: 040522162
JURUSAN
: AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Sparepart pada
PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan”
Adalah hasil kerja saya dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat,
dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi
level Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas,
benar apa adanya. Dan bila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya
bersedia menerima sanksi yang ditetapkan universitas.
Medan,
23
Juni
2008
Yang
membuat
pernyataan,
Lely Vesta Ria Naibaho
yang telah memberikan kesehatan, kesempatan, dan pengetahuan sehingga penulis
dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul Penerapan Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Sparepart Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan,
merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi mahasiswa untuk menyelesaikan
pendidikan S-1 Program Ekstensi di Universitas Sumatera Utara.
Penulis sadar banyak kesulitan dan kekurangan yang penulis hadapi dalam
penyelesaian skripsi ini, namun berkat bantuan dari berbagai pihak, akhirnya
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis
meyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang teristimewa kepada Ayahanda
M. Naibaho dan Ibunda H. Simanungkalit. Dan tidak lupa terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1.
Bapak Prof. Chairuddin P. Lubis, DTM & H, Sp.AK, selaku rector Universitas
Sumatera Utara.
2.
Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3.
Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak, selaku ketua Departemen Akuntansi
Program Ekstensi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6.
Bapak Sambas Ade Kesuma, SE, M.Si, Ak, sebagai dosen penguji II, terima
kasih atas segala kritik dan saran yang sangat berguna demi kesempurnaan
skripsi ini.
7.
Seluruh Dosen, Staf dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
8.
Pimpinan dan staf dan rekan karyawan PT. Arista Auto Lestari Cabang
Medan, yang telah memberikan banyak masukan kepada penulis dan atas kerja
sama yang baik.
9.
Seluruh keluarga yang penulis sayangi, Ayahanda M. Naibaho dan Ibunda H.
Simanungkalit, dan juga adik-adikku.
10.
Buat seluruh teman-teman angkatan ’04 yang telah banyak membantu penulis
baik moril maupun material.
Semoga diberikan imbalan yang setimpal atas jasa dan kebaikan
pihak-pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis. Semoga tulisan ini
menjadi gerbang kepada kesuksesan yang akan penulis raih.
Medan,
23
juni
2008
Penulis,
Akuntansi Penjualan baik penjualan kredit maupun penjualan tunai pada PT.
Arista Auto Lestari Cabang Medan dan untuk mengetahui penerapan Sistem
Informasi Akuntansi baik pada penjualan tunai mapupun pada penjualan kredit
sudah efektif sehingga menghasilkan informasi yang handal pada masa sekarang
dan masa yang akan datang
Penelitian ini dilaksanakan dengan metode deskriptif. Metode deskriptif
sebagai kegiatan yang meliputi pengumpulan data dalam rangka menguji atau
menjawab pertanyaan yang menyangkut keadaan pada waktu yang sedang
berjalan dari pokok suatu penelitian. Jenis data yang digunakan yaitu data primer
dan data sekunder. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara,
teknik kepustakaan, dan teknik observasi.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan baik penjualan tunai maupun
penjualan kredit merupakan salah satu sub sistem informasi akuntansi yang
menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan
penjualan baik penjualan tunai maupun penjualan kredit sehingga tindakan
manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari. Maka secara umum, berdasarkan
analisis penulis membuat kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi yang
ditetapkan dalam memproses transaksi penjualan telah mampu menghasilkan
informasi yang andal pada masa sekarang dan masa yang akan datang.
system either cash sale or credit sale at PT. Arista Auto Lestari Medan Branch and
want to know applying of sale accounting information of system either cash sale
or credit sale has effective that resulting good information to present and future.
This research is executed with descriptive method. Descriptive method as
activity covering data collecting in order to testing or replying question which is
concerning situation when which is medium walk from fundamental a research.
Used by data type that is primary data and secondary data. Technique data
collecting use interview technique, bibliography technique, and observation
technique.
Sale accounting of information system either cash sale or credit sale
constitute either of accounting information system part that explain how ought to
do procedure in activity of cash sale and credit sale so all outfox activity toward
sales can be away. In general, according to analysis that writer to take conclusion
that accounting of information system ascertained in transaction processing sales
be able to result of good information present and future.
PERNYATAAN ...
i
KATA PENGANTAR ...
ii
ABSTRAK ... iv
ABSTRCT ...
v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah ... 1
B.
Perumusan Masalah ... 4
C.
Tujuan dan Mafaat Penelitian ...
5
D.
Kerangka Konseptual ...
6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A.
Pengertian, Prinsip, dan Fungsi Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) ...
7
B.
Sistem Informasi Akuntansi yang Didasarkan atas
Komputer ... 17
C.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penjualan ... 22
1.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penjualan Tunai .... 23
C.
Teknik Pengumpulan Data ... 42
D.
Teknik Analisis Data ... 42
E.
Lokasi Penelitian ... 42
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
A.
Data Penelitian ... 43
1.
Gambaran Umum Perusahaan ... 43
a.
Sejarah Singkat PT. Arista Auto Lestari Cabang
Medan ... 43
b.
Struktur Organisasi ... 44
2.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penjualan ... 48
a.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penjualan
Tunai ... 48
b.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penjualan
Kredit ... 52
B.
Analisis Hasil Penelitian pada PT. Arista Auto Lestar
Cabang Medan ... 54
1.
Struktur Organisasi ... 54
2.
Gambaran umum Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
b.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penjualan
Kredit ... 61
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan ... 63
B.
Saran ... 64
DAFTAR PUSTAKA
Akuntansi Penjualan baik penjualan kredit maupun penjualan tunai pada PT.
Arista Auto Lestari Cabang Medan dan untuk mengetahui penerapan Sistem
Informasi Akuntansi baik pada penjualan tunai mapupun pada penjualan kredit
sudah efektif sehingga menghasilkan informasi yang handal pada masa sekarang
dan masa yang akan datang
Penelitian ini dilaksanakan dengan metode deskriptif. Metode deskriptif
sebagai kegiatan yang meliputi pengumpulan data dalam rangka menguji atau
menjawab pertanyaan yang menyangkut keadaan pada waktu yang sedang
berjalan dari pokok suatu penelitian. Jenis data yang digunakan yaitu data primer
dan data sekunder. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara,
teknik kepustakaan, dan teknik observasi.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan baik penjualan tunai maupun
penjualan kredit merupakan salah satu sub sistem informasi akuntansi yang
menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan
penjualan baik penjualan tunai maupun penjualan kredit sehingga tindakan
manipulasi terhadap penjualan dapat dihindari. Maka secara umum, berdasarkan
analisis penulis membuat kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi yang
ditetapkan dalam memproses transaksi penjualan telah mampu menghasilkan
informasi yang andal pada masa sekarang dan masa yang akan datang.
system either cash sale or credit sale at PT. Arista Auto Lestari Medan Branch and
want to know applying of sale accounting information of system either cash sale
or credit sale has effective that resulting good information to present and future.
This research is executed with descriptive method. Descriptive method as
activity covering data collecting in order to testing or replying question which is
concerning situation when which is medium walk from fundamental a research.
Used by data type that is primary data and secondary data. Technique data
collecting use interview technique, bibliography technique, and observation
technique.
Sale accounting of information system either cash sale or credit sale
constitute either of accounting information system part that explain how ought to
do procedure in activity of cash sale and credit sale so all outfox activity toward
sales can be away. In general, according to analysis that writer to take conclusion
that accounting of information system ascertained in transaction processing sales
be able to result of good information present and future.
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Saat ini dunia usaha dihadapkan pada situasi atau kondisi persaingan yang
semakin ketat yang menuntut perusahaan untuk menjalankan usahanya dengan lebih
efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Untuk dapat mencapai
tujuan tersebut manajemen perusahaan harus dapat mengkoordinir secara rasional
sumber-sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.
Sejalan dengan tingginya tingkat persaingan, perkembangan perekonomian
dan kemajuan teknologi maka peranan informasi menjadi sangat penting demi
kemajuan perusahaan. Informasi yang cepat, akurat dan berdaya guna merupakan
sarana bagi pihak manajemen dalam mengelola perusahaan dan sebagai pelaporan
bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Guna mendapatkan informasi ini diperlukan
suatu sistem informasi akuntansi berupa formulir-formulir, catatan-catatan,
prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengelola data mengenai usaha suatu
kesatuan ekonomis.
untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi
perusahaan yang terjadi.
Tujuan suatu perusahaan pada umumnya adalah memperoleh laba
sebanyak-banyaknya. Salah satu cara memperoleh laba adalah dengan cara melakukan
penjualan secara efektif dan efisien karena hasil penjualan merupakan sumber
penerimaan perusahaan yang utama. Hasil penerimaan ini selanjutnya akan
digunakan untuk membiayai aktivitas operasionalnya. Dengan demikian sudah
barang tentu perusahaan membutuhkan adanya suatu informasi akuntansi yang andal
atas penjualan baik penjualan tunai maupun penjualan secara kredit.
Suatu sistem akuntansi yang efektif memerlukan persetujuan dan dukungan
dari semua tingkat manajemen. Untuk itu diperlukan pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab agar efisiensi dapat tercapai dan tentunya dengan sistem akuntansi
yang efektif dan akan memperkuat struktur pengendalian intern atas harta, hutang,
modal, pendapatan dan beban perusahaan.
Sistem penjualan kredit yang baik memungkinkan pengendalian terhadap
pemberian kredit kepada pelanggan dan menghindarkan terjadi kesimpangsiuran
tugas, wewenang dan tanggung jawab. Selain penjualan kredit, penjualan juga
dilakukan secara tunai, dimana melalui penjualan ini diperoleh kas secara cepat. Kas
merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai
kegiatan umum perusahaan.
Agar seluruh penjualan dapat dicatat secara wajar maka diperlukan sistem
akuntansi penjualan baik penjualan secara tunai, maupun penjualan secara kredit,
sehingga perusahaan sedapat mungkin terhindar dari penyelewengan dan
kesimpangsiuran operasinya.
Objek penelitian dalam menyusun skripsi ini adalah PT. Arista Auto Lestari
Cabang Medan yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Otomotif
(penjualan mobil baru) dan penjualan sparepart. Dalam hal ini penulis mengambil
khusus dalam bidang penjualan Sparepart. Penjualan sparepart yang dilakukan PT.
Arista Auto Lestari Cabang Medan terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit.
Jenis merek sparepart yang dijual hanya sejenis yaitu sparepart untuk merek Honda
antara lain; Shockabsorber, Oil Filter, Element Assy Air, Bumper, Wiper, Horn Assy,
Spion, Emblem Jazz, dan lain-lain.
Cabang Medan, bagian penjualan ikut mempertimbangkan pemberian kredit pada
pelanggan. Padahal bagian penjualan seperti yang kita ketahui selalu berusaha
menjual barang dagangan perusahaan sebanyak mungkin tanpa mempertimbangkan
keadaan perusahaan sipembeli. Keadaan tersebut bisa mengakibatkan sebagian
piutang perusahaan tidak dapat ditagih sehingga berpengaruh terhadap kinerja
perusahaan.
Berdasarkan dari uraian diatas jelaslah bahwa sistem informasi akuntansi
penjualan sangat penting bagi perusahaan sebagai usaha untuk mengurangi
kecurangan-kecurangan yang merugikan perusahaan. Dengan alasan ini penulis
tertarik untuk mengadakan penulisan dalam bentuk skripsi dengan judul :
“Penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penjualan Sparepart pada PT.
Arista Auto Lestari Cabang Medan.”
B.
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas, jelaslah bahwa sistem akuntansi yang memadai
perlu diterapkan khususnya pada siklus pendapatan. Untuk lebih memperjelas
permasalahan sebagai dasar penyusunan skripsi ini, penulis merumuskan
permasalahan yang akan diteliti yaitu :
1.
Bagaimanakah penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) penjualan
pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan
C.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Setiap penelitian ilmiah mempunyai sasaran yang ingin dicapai dan dari hasil
penelitian yang diperoleh dirumuskan kesimpulan-kesimpulan yang akan
dimanfaatkan oleh para pemakai semaksimal mungkin.
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1.
Untuk mengetahui seberapa jauh perusahaan menerapkan Sistem
Informasi Akuntansi penjualan pada PT. Arista Auto Lestari Cabang
Medan.
2.
Untuk mengetahui apakah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) penjualan
pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan sudah efektif sehingga
mendukung pengendalian intern penjualan.
Adapun manfaat penelitian yang dilakukan penulis adalah :
1.
Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk memperoleh pengetahuan
lebih luas mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penjualan .
2.
Bagi PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, penelitian ini dapat
dijadikan sebagai masukan bagi perusahaan mengenai kelebihan dan
kelemahan penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
D.
Kerangka Konseptual
Gambar 1.1
Kerangka Konseptual
Sumber : Penulis, 2008
PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan
Penjualan Sparepart
Penjualan tunai
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A.
Pengertian, Prinsip, dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengertian Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) dengan jelas terlebih dahulu perlu diketahui defenisi
Sistem dan Informasi. Menurut Romney & Steinbart (2004:2) mendefenisikan
“Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling
berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
Sistem informasi menurut Hall (2001:7) adalah “rangkaian prosedur formal
dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada
para pemakai”.
Hal yang sama juga dinyatakan Laudon (2005 : 10) yaitu: ”Suatu sistem
informasi dapat didefenisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling
berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses,
menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan
keputusan dan kendali dalam suatu organisasi”.
Menurut Bodnar dan Hoopwood (2003 : 1) yaitu: “Sistem informasi akuntansi
adalah kumpulan sumber-sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang
untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”.
yang bertanggung jawab untuk (1) persiapan informasi keuangan dan (2) informasi
yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan”.
Berdasarkan pengertian di atas, bahwa sistem informasi akuntansi itu
mempunyai unsur, yaitu:
1.
Sumber daya, merupakan media yang menjadikan sebuah data, seperti manusia
atau peralatan/mesin.
2.
Pemrosesan, merupakan media yang mengolah data dari input menjadi output.
Pemrosesanlah yang mengubah data menjadi informasi.
3.
Informasi, merupakan hasil akhir dari pemrosesan suatu sistem. Informasi ini
berbentuk dalam suatu format yang berisikan keterangan-keterangan yang
dibutuhkan manajemen.
Proses tersebut dijelaskan dalam gambar berikut ini:
Gambar 2.1
Transaksi yang Diproses oleh Sistem Informasi
Sumber : James A.Hall, 2001.
Dalam hubungan dengan sistem informasi akuntansi, Hall (2001 : 9)
memberikan pernyataan dengan transaksi yaitu :
Transaksi dibagi menjadi dua kelas: transaksi keuangan dan transaksi non
keuangan. Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang
mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam
akun-akunnya, dan diukur dalam satuan moneter. Transaksi non-keuangan: termasuk
dalam sebuah peristiwa yang diproses sistem informasi organisasi yang tidak
memenuhi defenisi sempit dari transaksi keuangan.
Jadi dalam sistem informasi akuntansi tidak hanya mengolah data keuangan
saja, data non keuangan juga diikutsertakan karena dapat pengambilan keputusan
tidak hanya informasi keuangan saja yang diperlukan, informasi non keuangan
tentang suatu kondisi dan keadaan juga dapat dipergunakan sebagai pertimbangan
dalam pengambilan keputusan.
Transaksi
Keuangan
Sistem
Informasi
Keputusan –
Keputusan Pemakai
Menurut Romney dan Steinbart (2004 : 12), agar suatu sistem informasi
akuntansi berguna sebagai informasi yang berdaya guna harus memperhatikan
karakteristik informasi sebagai berikut:
1.
Relevan
Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian memperbaiki kemampuan
pengambil keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasi atau memperbaiki
ekspektasi mereka sebelumnya.
2.
Andal
Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara
akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi.
3.
Lengkap
Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian
yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya.
4.
Tepat Waktu
Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk
memungkinkan pengambil keputusan menggunakan dalam membuat keputusan.
5.
Dapat Dipahami
Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan
jelas.
6.
Dapat Diverifikasi
Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik,
bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang
sama.
Dengan demikian pada prinsipnya sistem informasi akuntansi mempunyai
peranan penting dalam sebuah organisasi. Sistem informasi akuntansi memberikan
bantuan dalam proses pengambilan keputusan. Kesimpulannya bahwa sistem
informasi yang baik harus memiliki prinsip-prinsip kesesuaian desain sistem dengan
tujuan sistem informasi dan organisasi.
dalam sistem informasi akuntansi. Romney dan Steinbart (2004 : 3) menyatakan ada
lima komponen sistem informasi akuntansi:
1.
Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai
fungsi.
2.
Prosedur-rosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan
dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang
aktivitas-aktivitas organisasi.
3.
Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4.
Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5.
Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung
(peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Dengan demikian dalam membentuk suatu sistem informasi akuntansi tidak
hanya dibutuhkan operator yang menjalankannya, karena pada dasarnya operator
yang menjalankan sistem harus berpedoman pada prosedur-prosedur dan didukung
oleh infrastruktur teknologi seperti software, komputer, dan peralatan pendukung
lainnya. Tanpa itu semua sebuah sistem tidak akan berjalan dengan baik.
Sistem informasi akuntansi dirancang dan dilaksanakan pada dasarnya untuk
memberikan informasi kepada pihak manajemen perusahaan. Dari hasil sistem
informasi akuntansi ini akan diperoleh mengenai informasi-informasi yang
dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Romney dan Steinbart (2004 : 3), menjelaskan tiga fungsi suatu sistem
informasi akuntansi yaitu :
1.
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar
yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.
2.
Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk
3.
Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-asset organisasi,
termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat
dibutuhkan, akurat dan andal.
Uraian tentang sistem informasi akuntansi di atas terlihat bahwa sistem
informasi akuntansi akan menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen.
Informasi merupakan data yang telah tersusun dan telah diproses untuk memberikan
arti bagi pihak yang membutuhkannya. Informasi dapat berupa laporan bentuk
tercetak maupun dalam bentuk digital atau komputer.
Setelah membahas tentang unsur yang terdapat dalam sistem informasi
akuntansi maka selanjutnya akan dibahas mengenai karakteristik dari sistem
informasi akuntansi. Menurut Ali Masjono Mukhtar (1999:9) karakteristik dari
sistem informasi akuntansi yaitu:
1.
Merupakan suatu proses yang terorganisir dalam suatu perusahaan
2.
Melakukan kegiatan mulai dari mengumpulkan data, mencatat,
mengklasifikasikan, memproses, menganalisis hingga menjadi informasi
keuangan yang relevan dan mengkomunikasikannya kepada piha-pihak yang
berkepentingan baik intern maupun ekstern
3.
Informasi keuangan yang dihasilkan menggambarkan kegiatan operasional dan
manajemen perusahaan serta prestasi yang dicapai
4.
Merupakan salah satu alat untuk pengawasan.
a.
Menyediakan informasi akuntansi yang diperlukan oleh pihak intern dan
ekstern, seperti perpajakan, bank atau kreditur, pemerintah dan
lembaga-lembaga lainnya yang berkaitan dengan perusahaan.
b.
Menyempurnakan pengawasan melalui organisasi, prosedur-prosedur dan
cara-cara lain untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan.
c.
Mengurangi biaya penyelenggaraan administrasi ke tingkat yang lebih rendah
daripada nilai manfaatnya.
d.
Menyampaikan informasi yang dibutuhkan ke semua tingkat manajemen,
pemilik, atau pemegang saham secara cepat dan tepat.
Selanjutnya Romney dan Steinbart (2004 : 38) menyatakan “Informasi yang
disediakan sistem informasi akuntansi terbagi dalam dua kategori, yaitu laporan
keuangan dan laporan manajerial”.
Laporan keuangan sebenarnya lebih menitik beratkan pada pengguna luar
perusahaan dalam pengambil keputusan. Laporan manajerial merupakan laporan di
luar laporan keuangan dimana prinsip dan kaitannya masih didalam konteks
akuntansi. Laporan manajerial dapat berupa informasi operasional terinci terutama
kinerja organisasi dan laporan atas pelaksanaan anggaran.
Fungsi sistem informasi akuntansi yang ketiga adalah menyediakan
pengendalian internal yang memadai. Pengendalian dilakukan agar tujuan sistem
informasi akuntansi dapat tercapai. Adapun tujuan sistem informasi akuntansi
menurut Romney dan Steinbart (2004 : 42), antara lain:
2.
Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai
dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang
berlaku.
3.
Menjaga aset-aset organisasional, termasuk data.
Setidaknya untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan dua model penting,
yaitu menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis, serta
memastikan pemisahan tugas yang efektif. Dokumen yang memadai atas semua
transaksi bisnis adalah kunci akuntabilitas. Dokumen memungkinkan para manajer
memverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah dilakukan dengan benar.
Pemisahan tugas yang memadai berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke
beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi. Tujuannya adalah
mencegah seorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi
bisnis.
Penyusunan sistem informasi akuntansi yang baik sangat penting bagi
perusahaan untuk membantu pencapai tujuannya, maka untuk mencapai tujuan
tersebut dibutuhkan berbagai pencapaian yang harus diterapkan dan yang akan
disesuaikan pada struktur organisasi, dan kondisi lingkungan perusahaan, yaitu
dengan menciptakan antara lain:
tiap-3.
Pedoman tata laksana administrasi, merupakan kumpulan dari semua prosedur
dan formulir-formulir dan faktur yang dipakai
4.
Memilih metode pelaksanaan, apakah manual (dikerjakan dengan tangan
manusia) atau dengan menggunakan mesin-mesin tertentu, mana yang lebih
efektif dan efisien.
Struktur organisasi tiap perusahaan berbeda karena tiap perusahaan
mempunyai pertimbangan tersendiri dalam merancang struktur organisasi. Hal ini
berhubungan dengan kondisi internal tiap perusahaan. Namun meskipun struktur
organisasi tiap perusahaan berbeda, tapi ada hal utama yang harus dimiliki tiap
perusahaan, yaitu fleksibilitas dalam penyusunan struktur organisasi. Struktur
organisasi yang fleksibel bisa disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang akan
terjadi dimasa depan. Struktur organisasi ini cukup disesuaikan tanpa perlu
mengadakan perubahan yang mendasar, selain itu tiap-tiap struktur organisasi juga
harus menguraikan dan menjelaskan tanggungjawab dan wewenang setiap bagian
agar tidak saling tumpang tindih.
Struktur organisasi berkaitan erat dengan sistem informasi akuntansi tiap
perusahaan. Keterkaitan yang dimaksud adalah:
2.
Untuk merancang atau membuat suatu sistem informasi akuntansi untuk suatu
perusahaan, seorang analis sistem harus memperhatikan struktur organisasi,
berdasarkan struktur ini analis dapat melihat bagaimana sebenarnya hubungan
antara bagian di dalam perusahaan dan apa yang dibutuhkan oleh tiap bagian.
Struktur organisasi akan menjadi pola bagaimana informasi mengalir dalam
perusahaan, merupakan hal yang penting bagi akuntan untuk mengerti tentang
struktur dan proses dari suatu organisasi, sehingga dapat secara efektif merancang
suatu sistem untuk menyediakan manajemen dengan fungsi-fungsi yang
dibutuhkan.
Menurut Bodnar (2003:1), sistem informasi akuntansi secara umum dibagi atas
beberapa siklus yaitu:
a.
Siklus Pendapatan
b.
Siklus Pengeluaran
c.
Siklus Produksi
d.
Siklus Keuangan
B.
Sistem Informasi Akuntansi yang didasarkan atas komputer
Perkembangan teknologi komputer yang telah semakin canggih dalam
mengolah data dengan cepat, tepat, dan tidak mengenal lelah menyebabkan semakin
berkembangnya informasi yang dapat dihasilkan dari akuntansi dan berkembang pula
pemakai-pemakai informasi tersebut. Pengolahan informasi sebenarnya tidaklah
harus dilandaskan pada komputer. Namun seiring dengan perkembangan dunia usaha
yang semakin berkembang dan bersaing, maka semakin terasa pula kebutuhan akan
informasi yang cepat dan tepat.
Komputer adalah alat bantu yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan
ini. Komputer dapat menghasilkan informasi yang tepat pada waktunya dan tepat
nilainya. Apalagi dengan dipergunakannya model-model kuantitatif yang berisi
perhitungan-perhitungan matematik yang rumit, penggunaan komputer sangat tepat
sekali.
Dibawah ini digambarkan Model dari Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang
didasarkan atas komputer:
Sistem Buku
Besar
(General Ledger/GL)
Gambar 2.2
Model Sistem Informasi Akuntansi
Yang didasarkan atas komputer
Siklus pemrosesan data (data processing) dalam sistem informasi akuntansi
yang didasarkan atas komputer terdiri dari empat langkah, yaitu:
1.
Masukan (Input Data)
Pada masa sekarang ini, sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung
dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (computer data entry
screen). Biasanya, tampilan untuk entry data menyimpan nama yang sama
dengan dokumen sumber manual yang digantikannya. Dokumen sumber yang
didesain dengan baik dan tampilan untuk entry data akan memperbaiki
pengendalian dan ketepatan pencatatan data aktivitas bisnis. Pengaturan sistem
Storage
Process
Output
transaksi baru akan menyederhanakan verifikasi bahwa setiap transaksi sudah
dicatat dan tidak ada dokumen yang salah letak. Pada tahapan input data ini,
semua data yang dimasukkan harus akurat, relevan dan efisien agar sistem tidak
keliru memproses data yang diinput dan tidak berulang-ulang memproses data
yang sama sehingga tidak menghasilkan output (keluaran) yang salah.
2.
Pemrosesan Data (Data Processing)
3.
Penyimpanan Data (Data Storage)
Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien. Entitas
adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas adalah pegawai,
barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau
karakteristik khusus yang ahrus disimpan. Komputer menyimpan data dengan
cara mengaturnya dalam bentuk dari unit-unit yang lebih kecil menjadi unit yang
lebih besar, dan lebih bermakna. Nilai data disimpan dalam ruang fisik (physical
space), yang disebut field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data
tentang berbagai atribuk dari entitas yang sama membentuk catatan (record).
Record yang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file. Sebagai
contoh, seluruh record piutang pelanggan disimpan di dalam file piutang. File
yang saling berhubungan, dan dikoordinasi dengan file pelanggan, analisis
penjualan, dan file-file terkait lainnya untuk membentuk database pelanggan.
Di SIA, file yang digunakan untuk menyimpan informasi kumulatif tentang
sumber daya dan para pelaku kegiatan dinamakan file ledger (buku besar). File
buku besar (general ledger) memasukkan data dalam bentuk rekapitulasi untuk
tiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku
besar pembantu (subsidiary ledger) mencatat data rinci untuk akun buku besar
4.
Keluaran (Output)
Terdapat beragam variasi keluaran dari sistem pemrosesan transaksi. Setiap
dokumen yang dihasilkan dari sistem adalah keluaran. Beberapa dokumen dapat
merupakan masukan sekaligus keluaran, misalnya faktur pelanggan adalah
keluaran dari sistem aplikasi untuk memasukkan pesanan penjualan dan juga
merupakan dokumen masukan bagi pelanggan. Keluaran lainnya dari sistem
pemrosesan transaksi adalah neraca saldo, laporan keuangan, laporan operasional,
pembayaran cek, dokumen pengiriman, dan faktur cek (pembayaran kepada
pemasok). Laporan keuangan mengikhtisarkan hasil-hasil pemrosesan transaksi
dan menyajikan hasil-hasil tersebut sesuai dengan prinsip-prinsip pelaporan
keuangan. Kualitas dari keluaran (output) suatu sistem pemrosesan transaksi
sangat bergantung kepada kualitas masukan (input data) dan pemrosesan data.
Bila data yang diinput akurat dan relevan serta diproses secara efisien maka
keluaran (output) sistem tersebut pasti kualitasnya baik.
Sekarang, sistem informasi tidak hanya terlibat dalam aspek finasial saja,
tetapi juga lebih ditekankan kepada aspek manajemen. Tidak hanya
informasi-informasi ekstern yang berupa laporan-laporan keuangan saja yang dihasilkan, tetapi
juga informasi-informasi intern untuk keperluan dukungan perencanaan dan
pengendalian oleh manajemen. Pada saat ini, sistem informasi akuntansi melibatkan
tidak hanya sistem akuntansi keuangan (financial accounting), tetapi juga sistem
akuntansi manajerial (managerial accounting). Jadi, sebenarnya sistem informasi
akuntansi adalah sistem akuntansi dengan pengembangan informasi lebih luas dengan
lebih menekankan informasi kepada manajemen tanpa mengurangi informasi kepada
pihak luar.
C.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
1.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
Penjualan tunai oleh perusahaan dilaksanakan dengan mewajibkan pembeli
membayar harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan
kepada pembeli, setelah uang diterima perusahaan lalu barang diserahkan kepada
pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Menurut
Mulyadi (2001 : 463) dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah:
a.
Faktur penjualan tunai
b.
Pita registrasi kas (Cash Register Tape)
c.
Bukti setor bank
d.
Rekapitulasi harga pokok penjualan
Keterangan :
a.
Faktur penjualan tunai merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
berbagai informasi yang diperluakan oleh manajemen mengenai transaksi
penjualan tunai.
b.
Pita register kas merupakan dokumen yang dihasilkan oleh fungsi kas dengan
cara mengoperasikan mesin register kas.
c.
Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti
penyetoran kas ke bank.
Transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan dengan menggunakan
catatan akuntansi. Menurut Mulyadi (2001 : 468) catatan akuntansi yang digunakan
yaitu :
a.
Jurnal penjualan
b.
Jurnal penerimaan kas
c.
Jurnal umum
d.
Kartu persediaan
e.
Kartu gudang
Jurnal penjualan merupakan catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian
akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jurnal penerimaan kas
digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai
sumber. Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok
produk yang dijual. Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual, kartu persediaan ini
diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan
barang yang disimpan di gudang, sedangkan kartu gudang adalah catatan yang berisi
data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Jaringan prosedur yang
membentuk sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (2001 : 469) yaitu :
a.
Prosedur order penjualan
b.
Prosedur penerimaan kas
c.
Prosedur penyerahan barang
Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai
melibatkan beberapa unit atau bagian dalam orhanisasi. Urutan kegiatan yang
sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur
penjualan tunai adalah sebagai berikut :
1
Bagian order penjualan
Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
a.
Menerima order dari pembeli
b.
Mengisi faktur penjualan tunai rangkap tiga
2
Bagian kasa (kasir)
Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
a.
Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan menerima uang dari
pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai tersebut.
b.
Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas.
c.
Membubuhkan cap lunas di atas faktur penjualan tunai dan menempelkan
pita register kas pada faktur tersebut.
d.
Menyerahkan faktur penjualan tunai dan register kas kepada pembeli
untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang.
e.
Mengisi bukti setor bank rangkap 3 dan segera menyetorkan kas yang
diterima dari hasil penjualan tunai ke bank.
f.
Bukti setor bank rangkap 3 didistribusikan kepada:
2
Lembar 2 : Diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal)
3
Lembar 3 : Disimpan sebagai arsip kasir menurut nomor urut.
3
Bagian gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
a.
Menyimpan barang yang dipesan segera setelah menerima faktur
penjualan tunai lembar ke-2 dan menyiapkan barang sebanyak yang
tercantum dalam faktur penjualan tunai.
b.
Mencatat kuantitas dan jenis barang yang akan diserahkan ke bagian
pengiriman barang ke dalam kartu gudang.
c.
Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang beserta faktur
penjualan tunai lembar ke-2.
4
Bagian Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
a.
Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang dari
bagian gudang dan menerima faktur penjualan lembar ke-1 yang
dilampiri pita register kas dari bagian kasir melalui pembeli kemudian
membandingkan kedua faktur tersebut untuk menentukan apakah sudah
dilakukan pembayaran harga barang.
5
Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas :
a.
Mencatat transaksi penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan berdasarkan
faktur penjualan tunai lembar ke-1.
b.
Mengirimkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register
kas ke bagian kartu persediaan.
c.
Menerima bukti setor bank lembar ke-2 dari bagian kasir dan
mencatatnya dalam jurnal penerimaan kas.
d.
Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-2 dalam arsip berdasarkan
urutan tanggal setor.
e.
Menerima bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga
pokok penjualan dari bagian kartu persediaan dan mencatatnya ke dalam
jurnal umum dan mengarsipkan bukti memorial dengan dilampiri harga
pokok penjualan berdasarkan nomor bukti memorial.
6
Bagian kartu persediaan
Bagian kartu persediaan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
a.
Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 yang dilampiri pita register
kas dari bagian akuntansi.
b.
Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual ke dalam
kartu persediaan atas dasar faktur penjualan tunai lembar ke-1.
d.
Secara periodik membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama
periode tertentu berdasarkan harga pokok produk yang dijual dalam kartu
persediaan.
e.
Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan pokok produk yang
dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan.
f.
Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok
penjualan ke bagian akuntansi.
[image:39.595.125.540.416.550.2]Bagan arus dokumen sistem akuntansi penjualan tunai di atas disajikan pada
gambar 2.3 di bawah ini:
Gambar 2.3
Pencatatan Pesanan Penjualan Dalam Jurnal Penjualan
Sumber : Mulyadi, 2001.
Peristiwa Ekonomi
Penangkapan
Peristiwa
Pencatatan
Peristiwa
Peristiwa
Pelanggan
Pesanan
Penjualan
2.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Penjualan kredit oleh perusahaan dilaksanakan dengan cara mengirimkan
barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu
tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap
penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisis terhadap kemampuan
pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak
tertagihnya piutang. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:214) adalah:
1.
Surat order pengiriman dan tembusannya merupakan dokumen pokok
untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan
surat order pengiriman terdiri dari:
a. Surat order pengiriman
b.
Tembusan kredit (Credit Copy)
c. Surat pengakuan (Acknowledgement Copy)
d.
Surat muat (bill of lading)
e. Slip pembungkus (Packing Slip)
f. Tembusan gudang (Warehouse Copy)
g.
Arsip pengendalian pengiriman (Sales order follow-up copy)
2.
Faktur penjualan dan tembusannya merupakan dokumen yang dipakai
sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya
antara lain:
a. Fatur penjualan
b.
Tembusan piutang
c. Tembusan jurnal penjualan
d.
Tembusan analisis
e. Tembusan wiraniaga
3.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
4.
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke
dalam jurnal umum.
1.
Jurnal Penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
transaksi penjualan.
2.
Kartu piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu
yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya.
3.
Kartu persediaan adalah catatan yang dilaksanakan oleh fungsi gudang
untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan
digudang.
4.
Kartu gudang adalah catatan yang dilaksanakan oleh fungsi gudang untuk
mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang digunakan untuk
mencatat harga.
5.
Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat
harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Menurut Mulyadi (2001 : 211) fungsi yang terkait dalam sistem penjualan
kredit yaitu:
Keterangan:
a.
Fungsi Penjualan, bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli,
mengedit order dari pelanggan untuk menambah informasi yang belum ada pada
surat order, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan megisi
surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat
“back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi
order dari pelanggan.
b.
Fungsi kredit, fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi
penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
c.
Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan
barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi
pengiriman.
d.
Fungsi Pengiriman, bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar
suatu order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan, juga bertanggung
jawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada
otorisasi diri yang berwenang.
f.
Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari
transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang
kepada debitur, serta membuat laporan penjualan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi
(2001:219) antara lain yaitu:
1.
Prosedur order penjualan
2.
Prosedur persetujuan kredit
3.
Prosedur pengiriman
4.
Prosedur penagihan
5.
Prosedur pencatatan piutang
6.
Prosedur distribusi penjualan
7.
Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Dalam pelaksanaan jaringan yang membentuk sistem penjualan kredit
melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan ketiga yang sekaligus
merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur adalah sebagai
berikut:
a.
Bagian Order Penjualan
Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
1.
Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman rangkap
9 dan faktur rangkap 5, dengan distribusi:
a)
Lembar 1
: Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar
Disiapkan barang yang akan dikirm.
c)
Lembar 6
: Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan
Pesanannya sudah diterima dan kapan
Pengiriman
dilakukan.
d)
Lembar 7
: Tembusan kredit ke bagian kredit untuk
Meminta persetujuan penjualan kredit.
e)
Lembar 8,9
: Arsip bagian order penjualan menurut tanggal.
2.
Surat order pengiriman lembar ke-7 yang telah diotorisasi diterima dan
diarsipkan menurut abjad.
3.
Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 ke bagian pengiriman
setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan jumlah yang
dikirim dalam surat order pengiriman tersebut.
4.
Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke-1 dan 2 ke bagian penagihan.
5.
Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke-9.
b.
Bagian Kredit
Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
1
Menerima surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order penjualan.
2
Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian
kredit kepada pelanggan.
c.
Bagian Gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
1
Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dari bagian order penjualan
dan segera menyiapkan barang-barang sesuai pesanan yang tercantum dalam
surat order tersebut.
2
Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu gudang.
3
Menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta dengan surat order
pengiriman lembar ke-1.
d.
Bagian Pengiriman Barang
Bagian pengiriman barnag bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
1
Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 beserta barang dari bagian
gudang.
2
Menerima surat order lembar ke-2,3,4, dan 5 dari bagian order penjualan
yang didistribusikan kepada:
a)
Lembar 1,2
: Diserahkan kembali ke bagian order penjualan
b)
Lembar 3
: Diserahkan ke perusahaan angkutan umum beserta
barang.
c)
Lembar 4
: Arsip bagian pengiriman menurut nomor.
e.
Bagian Penagihan
Bagian penagihan bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas setelah bagian
penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan 2 dari bagian order
penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah dilaksanakan
maka bagian ini membuat faktur rangkap 5 dan didistribusikan sebagai berikut:
1
Lembar 1
: Tembusan untuk pelanggan.
2
Lembar 2
: Dikirim ke bagian piutang bersama surat order pengiriman
Lembar ke-1 dan 2.
3
Lembar 3
: Dikirim ke bagian kartu persediaan.
4
Lembar 4
: Dikirim ke bagian akuntansi (jurnal).
5
Lembar 5
: Dikirim kepada Wiraniaga.
f.
Bagian Piutang
Bagian piutang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
1
Mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit ke dalam kartu
piutang berdasarkan faktur lembar ke-2.
2
Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-2 bersama surat order pengiriman
lembar ke-1 dan 2 menurut nomor urut faktur.
g.
Bagian Kartu Persediaan
1
Menerima faktur penjualan lembar ke-3 dari bagian penagihan.
2
Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan
berdasarkan faktur lembar ke-3.
3
Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-3 menurut nomor urut faktur.
4
Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik selama periode
tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan.
5
Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan
bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan
diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal).
h.
Bagian Akuntansi (Jurnal)
Bagian akuntansi bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas:
1
Menerima faktur penjualan lembar ke-4 dari bagian penagihan dan mencatat
transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam jurnal
penjualan.
2
Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-4 menurut nomor urutnya.
3
Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan ke dalam jurnal umum.
4
Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok
penjualan berdasarkan nomor urutnya.
ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan. Pengembalian barang oleh
pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian
penerimaan barang di perusahaan. Pada umumnya informasi yang dibutuhkan oleh
manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah:
a.
Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama
jangka waktu tertentu.
b.
Jumlah piutang setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
c.
Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
d.
Nama dan alamat pembeli.
e.
Kuantitas produk yang dijual .
BAB III
METODE PENELITIAN
A.
Jenis Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan dengan metode deskriptif. Metode deskriptif
sebagai kegiatan yang meliputi pengumpulan data dalam rangka menguji atau
menjawab pertanyaan yang menyangkut keadaan pada waktu yang sedang berjalan
dari pokok suatu penelitian.
Dalam hal ini penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data-data
penelitian yang diperoleh dari PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan dan
literatur-literatur lainnya kemudian menguraikannya secara rinci untuk mengetahui
permasalahan penelitian dan mencari penyelesaiannya.
B.
Jenis Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1.
Data Primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian
dalam hal ini PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, melalui hasil wawancara
dengan kepala bagian akuntansi.
penjualan dan penerimaan kas serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan
sistem penjualan dan penerimaan kas.
C.
Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:
1.
Teknik Wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung
dengan pihak-pihak tertentu dalam perusahaan, dalam hal ini pihak manajemen
yang berhubungan dengan penjualan.
2.
Teknik kepustakaan, yaitu mengumpulkan informasi yang diperlukan melalui
buku-buku, literatur-literatur, artikel-artikel, dan lain-lain yang berkaitan dengan
sistem informasi akuntansi penjualan.
3.
Teknik observasi, yaitu dengan mengadakan pengamatan langsung maupun tidak
langsung terhadap aktivitas kantor.
D.
Teknik Analisis Data
Analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode deskriptif
yaitu metode yang mengumpulkan, menyusun, mengelompokkan,
menginterpretasikan, dan menganalisa data untuk memberi gambaran dan jawaban
yang jelas dan akurat dari perumusan masalah.
E.
Lokasi Penelitian
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN
A.
Data Penelitian
1.
Gambaran Umum Perusahaan
a.
Sejarah Singkat PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan
PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan yang merupakan perusahaan yang
bergerak dibidang otomotif yaitu penjualan mobil baru dan penjualan sparepart
mobil. PT. Arista Auto Lestari berpusat di Jakarta didirikan pada tahun 2000.
kemudian pada tahun 2004 membuka cabang di Medan, pada tahun 2006 membuka
cabang di Depok, sedangkan pada tahun 2007 membuka cabang di Riau. Pemilik
modal dari perusahaan ini adalah Mr. Hartono Sohor dan Mr. Iskandar Muda.
Produk mobil yang dijual oleh perusahaan ini adalah:
a.
Honda Odyssey
Sedangkan sparepart yang dijual adalah:
a.
Bumper
b.
Shockabsorber
c.
Horn Assy
d.
Emblem Jazz
e.
Run Chanel
f.
Door Visor
g.
Pad Set
h.
Air Filter
i.
Oil Filter
j.
Spark Plug
Adapun visi dari PT.Arista Auto Lestari Cabang Medan yaitu mengutamakan
pelayanan kepada masyarakat dalam dunia otomotif. Sedangkan misi dari PT. Arista
Auto Lestari Cabang Medan yaitu mengutamakan kepuasan pelanggan dengan
memberikan pelayanan yang baik dengan menyediakan barang yang berkualitas
dengan harga bersaing dengan tidak merusak lingkungan hidup.
b.
Struktur Organisasi
mencapai tujuan tertentu. Sebagai suatu badan usaha, PT. Arista Auto Lestari
Cabang Medan mempunyai struktur organisasi sesuai dengan tujuan bidang usaha
tersebut. Struktur organisasi perusahaan dapat diketahui dengan menggambarkan
bagan organisasinya sehingga diperoleh gambaran yang jelas tentang tugas,
wewenang, dan tanggung jawab dengan fungsi tiap-tiap jabatan dalam organisasi
tersebut. Di bawah ini akan diuraikan job description meliputi wewenang, tugas dan
tanggung jawab dalam struktur organisasi perusahaan, sedangkan gambar struktur
organisasi dapat dilihat di lampiran.
1.
Operation Manager merupakan wakil direksi dan akan berhubungan dengan
kantor pusat. Tugas dari Operation Manager adalah:
a.
Mengkoordinir seluruh bagian-bagian dari perusahaan dalam pencapaian
tujuan
b.
Mengadakan perencanaan terhadap pencapaian tujuan perusahaan
c.
Mengambil keputusan dan kebijaksanaan dalam memperlancar operasi
perusahaan
d.
Mengendalikan, memantau, mengarahkan dan membina pengelolaan kegiatan
perusahaan sehingga sesuai dengan rencana anggaran dan pendapatan tahun
berjalan.
2.
Branch Manager merupakan kepala cabang yang bertanggung jawab pada
Operation Manager. Tugas dari Branch Manager adalah:
b.
Mempertanggungjawabkan laporan operasional perusahaan setiap bulan
kepada Operation Manager.
c.
Menetapkan target penjualan dan penerimaan kredit setiap tahun
d.
Memeriksa laporan dari setiap departemen setiap akhir bulan sebelum dikirim
ke jakarta.
e.
Menentukan kelayakan konsumen untuk melakukan pembelian secara kredit.
3.
Financial Department, merupakan bagian yang bertanggung jawab terhadap
keuangan perusahaan di kantor cabang baik keuangan maupun pencatatan
keuangan, dengan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a.
Memeriksa dan menandatangani mutasi kas dan bank serta rincian kas harian
b.
Memeriksa dan menandatangani serta mengotorisasi kwitansi untuk
pengeluaran dan penerimaan uang
c.
Membuat perencanaan keuangan perusahaan dan bertanggung jawab
pencapaian hasilnya.
d.
Membuat rekomendasi atas persetujuan seluruh transaksi keuangan
perusahaan.
Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, Financial Department ini
dibantu oleh kasir, administrasi tagih, dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing sebagai berikut:
sehari-hari, penyetoran uang ke bank, membuat laporan penerimaan dan
pengeluaran kas harian dan bertanggung jawab atas keamanan fisik kas.
2)
Administrasi tagih, merupakan seksi yang bertanggung jawab langsung
kepada kepala Finance Department, atas proses penagihan piutang.
Adapun tugas dan tanggung jawab seksi administrasi tagih yaitu
mengelola administrasi penagihan, menganalisa konsumen yang sudah
jatuh tempo, melaporkan piutang yang tak dapat ditagih dan mengelola
data-data yang diperlukan untuk penagihan.
4.
Service Manager, merupakan bagian yang bertanggungjawab terhadap Kepala
Cabang, dengan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a.
Membuat kebijakan untuk kemajuan pelayanan jasa
b.
Bertanggung jawab atas kegiatan yang dilakukan oleh mekanik
c.
Bertanggung jawab atas segala kegiatan bengkel dalam menunjang pelayanan
service jasa kepada pelanggan/customer
5.
Manager Part, merupakan bagian yang bertanggung jawab langsung kepada
kepala cabang atas pengelolaan sparepart. Tugas dan tanggung jawab Manager
Part adalah:
a.
Bertanggung jawab atas keamanan sparepart di gudang
b.
Mengecek keabsahan kondisi fisik sparepart di gudang
c.
Mengelola pemasukan dan pengeluaran barang dagangan
6.
Service Advisor, merupakan bagian yang bertanggung jawab langsung kepada
Service Manager dimana tugas utamanya adalah melayani customer dan memberi
keterangan serta meberikan solusi kepada customer bagi customer yang
berkonsultasi atau mengeluh mengenai kendaraan mereka. Dalam melaksanakan
tugasnya, Service Advisor dibantu oleh Customer Relation Officer (CRO).
7.
Sales Department, merupakan bagian yang bertanggung jawab terhadap
pemasaran, penjualan dan pendistribusian barang. Adapun tugas dan tanggung
jawab departemen ini sebagai berikut:
a.
Mengadakan transaksi penjualan, memperkenalkan barang-barang baru,
membuat laporan penjualan dan melakukan taking order.
b.
Mengadakan survei awal permohonan penjualan kredit sebelum disetujui
kepala bagian keuangan, memintakan data-data yang diperlukan kepada calon
konsumen, bertanggung jawab terhadap keabsahan data-data konsumen.
c.
Melakukan pendistribusian produk-produk berdasarkan taking order yang
ada.
Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya Sales Department dibantu oleh
Sales Counter.
2.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
a.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai
barang yang diterima pada saat terjadi transaksi penjualan tersebut artinya tidak ada
tenggang waktu yang diberikan untuk melakukan pembayaran atas barang yang
dibeli. Untuk penjualan yang dilakukan secara tunai diberi potongan yaitu:
1.
15 % untuk harga Rp 1.000.000,- s/d Rp 2.500.000,-
2.
20 % untuk harga Rp 2.500.000,- s/d Rp 5.000.000,-
3.
25 % untuk harga diatas Rp 5.000.000
Bagian-bagian terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai ini antara lain
yaitu:
1)
Pelanggan
2)
Salesman dan Sales Counter
3)
Service Manager
4)
Manager Part
5)
Service Advisor
6)
Administrasi Part
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai
antara lain yaitu:
1)
Sales Order
2)
Faktur penjualan tunai
3)
Bukti setor bank
2)
Jurnal penerimaan kas
3)
Jurnal umum
4)
Kartu gudang
Pelaksanaan prosedur penjualan tunai pada PT. Arista Auto Lestari Cabang
Medan adalah sebagai berikut:
a.
Pelanggan memesan barang kepada Sales kemudian sales membuat atau mengisi
sales order rangkap 4 yang diberi nomor urut yang didistribusikan kepada:
1)
Lembar 1
: Kepada administrasi tagih
2)
Lembar 2,3
: Kepada bagian administrasi part untuk menyediakan barang.
3)
Lembar 4
: Kepada pelanggan
Sebelum mengisi sales order ini, salesman harus meminta persetujuan dari
Manager Part.
b.
Seksi administrasi tagih menerima surat orderan lembar ke-1 dan kemudian
mencetak faktur penjualan tunai rangkap rangkap empat yang meliputi
penyediaan data harga, perhitungan pajak yang dikenakan atas transaksi
penjualan, dan penyediaan informasi untuk kebutuhan akuntansi seperti tanda
tangan otorisasi. Faktur penjualan tunai rangkap empat ini didistribusikan kepada
bagian gudang.
asli, 2 lembar copy faktur dan sales order lembar ke-1 diserahkan ke bagian
pengiriman barang. Dari sales order lembar ke-3, dan copy faktur lembar
pertama diarsipkan oleh bagian gudang dan kepala bagian gudang mencatat
berkurangnya kuantitas produk yang dijualke dalam kartu gudang.
d.
Bagian pengiriman barang, faktur penjualan tunai asli, dan lembar copy faktur,
dan sales order lembar ke-2 dan kemudian bagian ini memparaf faktur tersebut.
e.
Barang, faktur penjualan asli, dua lembar copy faktur, dan sales order lembar
ke-4 dan ke-2 dibawa ke pelanggan dan kemudian pelanggan akan menandatangani,
menyerahkan sejumlah uang sesuai harga yang tertera pada faktur, lalu sales
order lembar ke-4 dan faktur asli diberikan kepada pelanggan.
f.
Uang dan copy faktur dua lemabar yang diterima oleh bagian pengiriman dari
pelanggan kemudian diserahkan ke kasir.
g.
Kasir mencap lunas pada copy faktur penjualan tunai tersebut apabila uang yang
diterima sesuai dengan copy faktur penjualan. Kemudian copy faktur lembar
ke-3 akan diserahkan ke seksi akuntansi dan lembar ke-2 diarsipkan oleh kasir
menurut nomor urut.
h.
Kasir menyetor uang tersebut ke bank dan mengisi bukti setoran bank rangkap 2,
lembar ke-1 untuk bank dan lembar ke-2 untuk kasir.
b.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Penjualan kredit yang dilakukan perusahaan-perusahaan adalah seluruh
penjualan dimana pembayarannya memakai tenggang waktu sesuai dengan
kesepakatan pelanggan dengan perusahaan yang mengakibatkan perusahaan
mempunyai piutang untuk jangka waktu tertentu. Bagian-bagian yang terkait dalam
prosedur penjualan kredit adalah:
a.
Salesman/Sales Counter
b.
Pelanggan
c.
Operational Manager
d.
Finance Department
e.
Manager Part
f.
Administrasi gudang
g.
Bagian Pengiriman
h.
Administrasi tagih
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah
sales order dan faktur penjualan. Catatan-catatan akuntansi dalam sistem penjualan
kredit adalah jurnal penjualan, kartu piutang, dan kartu gudang. Pelaksanaan
prosedur penjualan kredit yang dilakukan perusahaan akan diuraikan sebagai berikut:
1)
Pelanggan menghubungi perusahaan baik melalui telepon, atau sales yang datang
2)
Sales order (lihat lampiran 4) yang telah dibuat tersebut dibuat persetujuan dari
kepala bagian keuangan. Apabila pesanan dari pelanggan disetujui maka kepala
bagian keuangan akan menandatangani sales order tersebut.
3)
Copy sales order lembar ke-4 diserahkan kepada kepala bagian keuangan yang
telah disetujui, maka kepala bagian keuangan membubuhi tandatangan dalam
copy sales tersebut. Copy sales order tersebut yang telah ditandatangani dan
diserahkan kembali ke Manager Part
4)
Sales order yang telah disetujui didistribusikan, lembar ke-1 diserahkan ke
bagian administrasi tagih, lembar ke-2 dan ke-3 diserahkan ke administrasi part
untuk mempersiapkan barangnya, lembaran ke-4 untuk file.
5)
Berdasarkan copy sales order, administrasi gudang akan membuat faktur dan
membubuhi nomor faktur di sales order dan mengarsipnya.
6)
Oleh administrasi part faktur asli (lihat lampiran 5) dan tiga copy faktur yang
diterimanya dari bagian administrasi dicek dengan fisik atau barang yang telah
disiapkan melalui sales order lembar ke-2 dan ke-3, sehingga apabila ada
kesalahan dalam pembuatan faktur dapat segera diketahui dan dilakukan koreksi.
7)
Setelah barang yang disiapkan sama dengan faktur, maka barang, faktur asli, dan
8)
Barang yang sudah disiapkan, faktur asli dan tiga lembar copy faktur dan sales
order lembar ke-2 dibawa pengantar ke pelanggan. Dalam hal ini sales order
berfungsi sebagai tembusan surat perintah pengiriman atau surat pengantar
barang. Barang diserahkan ke pelanggan, kemudian pelanggan menandatangani
di faktur. Satu lembar copy faktur yaitu lembar ke-4 dan sales order doserahkan
ke pelanggan.
9)
Faktur asli dan dua lembar copy faktur yang sudah ditandatangani oleh pelanggan
diserahkan ke administrasi untuk disortir atau registrasi. Faktur asli diarsip
terpisah dengan faktur penjualan yang akan ditagih oleh juru tagih, dan faktur
lembar ke-3 untuk administrasi tagih.
10) Oleh administrasi tagih, setiap hari faktur penjualan kredit yang diterimanya akan
dicatat ke dalam kartu piutang, merupakan buku pembantu yang merinci
perkiraan kontrol piutang dalam buku besar.
B.
Analisis Hasil Penelitian pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan
1.
Struktur Organisasi
masing-masing anggota tersebut. Berdasarkan struktur organisasi perusahaan beserta
tugas masing-masing bagian dalam prakteknya sudah memadai hal ini dapat dilihat
dengan adanya bagian yang mempunyai pemisahan tugas.
Dengan struktur organisasi pimpinan perusahaan dapat mengadakan pengendalian
