Penerapan Tata Kerja Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Bagian Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PENERAPAN TATA KERJA DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh : WINDI SILVIANTI

082103087

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : WINDI SILVIANTI

NIM : 082103087

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN TATA KERJA DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Tanggal Maret 2011 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Beby K. F. Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal Maret 2011 Dekan Fakultas Ekonomi

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : WINDI SILVIANTI

NIM : 082103087

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PENERAPAN TATA KERJA DALAM

MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

Medan, Maret 2011 Menyetujui

Pembimbing,

KATA PENGANTAR

Bismilllairrohmanirrohim

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta ala yang telah memberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Solawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menanjilkan Al-qur an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE,MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekertariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Komariah Pandia, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan pengarahan serta petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Bapak/ Ibu pegawai yang telah berkenan memberikan kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan tugas akhir ini.

6. Ibunda Ainun Jariah selaku orang tua yang penulis sayangi. Buat seluruh keluarga. Terima kasih atas kasih sayang, perhatian, dukungan, dan doa yang tidak henti-hentinya selama ini.

7. Buat sahabatku selama di kampus,Erminayati dan Nurul Mashita juga buat teman-teman penulis yang lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu Thank for all.

8. Terima kasih buat teman-teman magang kelompok 3 Nina, Dahlia, Weri, Fikar dan Ami atas kerjasamanya selama proses magang berlangsung.

Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.

Medan, Maret 2011 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ..i

DAFTAR ISI .iii

DAFTAR TABEL .iv

DAFTAR GAMBAR .v

BAB I PENDAHULUAN ...1

A. Latar Belakang .1

B. Perumusan Masalah ..4

C. Tujuan Penelitian ..5

D. Manfaat Penelitian ...5

E.Jadwal Kegiatan ...5

BAB II PROFIL INSTANSI ...7

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU 7

B. Kegiatan Organisasi... .10

C. Struktur Organisasi ..11

D. Kinerja Departemen Akuntansi ...17

BAB III PEMBAHASAN .19

A. Penyusunan Tata Kerja 19

2. Manfaat Tata Kerja .20 3. Prinsip prinsip penyusunan Tata Kerja ....21

4. Asas Penyusunan Tata Kerja ...22

5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja Dalam Organisasi...23 B. Ruang Lingkup Tata Kerja Pada Bagian Departemen S-1

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara ...23

C. Penerapan Tata Kerja Pada Bagian Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ..25 D. Pelaksanaan Tata Kerja dalam Mempengaruhi Kinerja

Pegawai ... 28

E. Hambatan Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja ..33

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ..35

A. Kesimpulan ...35

B. Saran. 36

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka penerapan tata kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta, sebagaimana dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001 : 134) tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.

Penerapan tata kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Penerapan tata kerja yang baik membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.

biaya yang dimiliki oleh suatu instansi atau kantor. Apabila faktor faktor tersebut telah terpenuhi dengan baik, maka pelaksanaan tata kerja akan sesuai dengan tujuan

yang diharapkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Sebaliknya jika faktor faktor tersebut tidak terpenuhi dengan baik maka tujuan suatu instansi atau organisasi tidak akan tercapai. Oleh karena itu instansi atau organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui penerapan tata kerja dengan tepat, sesuai standartisasi dan pengendalian kerja dengan tepat. Sedemikian besarnya penerapan tata kerja dalam setiap badan usaha sehingga setiap pegawai diharapkan adalah seseorang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan.

Untuk penerapan tata kerja yang baik, perlu memperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, penerapan tata kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari setiap pimpinan, baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.

gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas.

Pelaksanaan penerapan tata kerja, selalu berorientasi pada efisiensi. Pengertian efisiensi menurut Sedarmayanti (2001:112) adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan. Adapun faktor faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja menurut Sedarmayanti ( 2001 : 114 ) adalah gerakan tubuh, pengaturan tempat kerja, penggunaan alat kerja, kemampuan mengingat dengan baik. Karena itu penerapan tata kerja yang efisien hendaknya diterapkan secara terus- menerus agar jiwa efisiensi benar- benar terbentuk dalam diri setiap pegawai.

efisiensi kerja disuatu perusahaan atau organisasi yang pertama sekali dilakukan adalah dengan menerapkan tata kerja yang baik. Selain untuk menetapkan disiplin kerja, penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja.

Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan penerapan tata kerja Departemen Akuntansi yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat. Hal ini berarti efisiensi kerja berguna dalam penentuan pengambilan keputusan oleh pimpinan.

Mengingat pentingnya penerapan tata kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang PENERAPAN TATA KERJA DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN DEPARTEMEN S-1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA .

B. Perumusan Masalah

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana tata kerja, pada bagian Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti

a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana penerapan tata kerja itu yang sesungguhnya.

2. Bagi Instansi

Diharapkan dapat sebagai masukan dalam penyusunan tata kerja yang efektif. 3. Bagi Peneliti lain

Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

E. Jadwal Kegiatan

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3 4

1 Persiapan

2 Pengumpulan

Data 3 Konsultasi dan

Penulisan Laporan

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan

c. Jurusan Akuntansi

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) danStakeholderslainnya.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

B. Kegiatan Organisasi

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu organisasi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Achmad Zaenudin ( 2007 : 118 ) struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Menurut The Liang Gie ( 2001 : 114 ) suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dilaksanakan dengan pembentukan kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution,SE,M.Acc,Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis,M.M,Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs M. Lian Dalimunte, MEc. Acc, Ak Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec

ANGGOTA : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Acc Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP Prof. Dr. Ramli, Ms

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nst, M.Si Ketua Prodi : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, SC, Ph.D Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadali, SE, ME Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si

Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistia Rini, M.Si

Akuntansi

Ketua Departemen : Dr. Syafrudin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Ja far, MM, Ak

Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M. Si, Ak Sekretaris Prodi : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak

Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU

Sumber : Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi USU KETUA DEPARTEMEN

S1 AKUNTANSI

Drs. Syafruddin Ginting, S. SE.AK,MAFIS, CPA

SEKRETARIS DEPARTEMEN

Drs. Hotmal Djafar, MM, AK

KETUA PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

Drs. Firman Syarif, Msi, AK

SEKRETARIS PROGRAM STUDI

Dra. Mutia Ismail, MM, AK

STAF

Pada Uraian berikut ini dapat dilihat job description bagian Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan urutan jabatan sebagai berikut :

Ketua Departemen

1. Membuka sidang ujian komprehensif

2. Menandatangani DP3 dosen yang akan naik golongan atau pangkat 3. Menandatangani proposal yang telah ada pembimbing dan pembanding 4. Menandatangani KRS dan KHS mahasiswa

5. Menandatangani persetujuan mahasiswa yang akan seminar proposal 6. Menandatangani skripsi yang telah di perbanyak mahasiswa

7. Menghadiri pertemuan rapat fakultas / rapat dosen yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi

8. Kegiatan akademik yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi.

Sekretaris Departemen

1. Mengoreksi judul Outline mahasiswa

2. Mengoreksi skripsi yang akan di uji/ diperbanyak

3. Pendelegasian tugas dari ketua departemen dan lain-lain yang berhubungan dengan Departemen Akuntansi.

Staf

3. Memberikan KRS / KHS kepada mahasiswa

4. Menstempel skripsi mahasiswa yang telah di tandatangani oleh Ketua Departemen Akuntansi

5. Menstempel persetujuan seminar proposal mahasiswa

6. Menstempel skripsi mahasiswa yang akan di uji / di perbanyak

7. Memasukkan nilai ujian semester mahasiswa ke kartu evaluasi belajar 8. Mengetik daftar alumni Departemen Akuntansi

9. Menstempel KRS / KHS mahasiswa

10. Mengerjakan Dikti untuk Departemen Akuntansi

11. Membuat transkip sementara mahasiswa yang akan ujian komprehensif 12. Mengetik transkip asli dan SKTL mahasiswa yang telah selesai / tamat.

D. Kinerja Departemen Akuntansi

semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, khususnya pada bagian Departemen Akuntansi terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

BAB III PEMBAHASAN

A. Penyusunan Tata Kerja 1. Pengertian Tata Kerja

Menurut Sedarmayanti, (2001 : 134) tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Fuad Gani (2008 : 220 ) mengemukakan pengertian prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Jadi dengan adanya tata kerja menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.

tata kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan kemajuan zaman teknologi.

Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Menurut Zaenudin Achmad ( 2008 : 8 ) bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.

2. Manfaat Tata Kerja

Seperti yang dikemukakan oleh Zaenudin Achmad ( 2007 : 62 ) manfaat yang dapat diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah :

a. Tata Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.

b. Melalui tata kerja yang dibuat dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.

3. Prinsip-Prinsip Penyusunan Tata Kerja

Mengingat pentingnya tata kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip seperti yang dikemukakan oleh Moekijat ( 2001 : 121 ) yaitu :

a. Tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.

c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud. e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka

antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

h. Tata kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

i. Penyusunan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

k. Untuk menjamin penerapan tata kerja dengan tepat, maka perlu dipakai buku pedoman.

4. Asas Penyusunan Tata Kerja

Supaya ada kejelasan guna penyusunan tata kerja perlu memperhatikan beberapa asas, adapun asas penyusunan tata kerja menurut Zaenudi Achmad ( 2007 : 62 ) adalah sebagai berikut :

a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.

b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.

d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan.

5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja Dalam Organisasi

Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :

a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.

b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

B. Ruang Lingkup Tata Kerja, pada Bagian Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan pegawai dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor disesuaikan dengan pekerjaan, kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan juga menempatkan tenaga kerja sesuai dengan prinsipThe Right Man On The Right Place, untuk meningkatkan efisiensi bagi kantor itu sendiri.

Di dalam menjalankan kegiatan, Departemen didukung juga oleh fasilitas antara lain :

1. Komputer 2. Kendali arsip 3. Mesin printer 4. Map

5. Kertas 6. Flash disk 7. Buku agenda 8. Buku ekspedisi 9. Alat tulis kantor

10. Box file/filing cabinet dan lain-lain

C. Penerapan Tata Kerja Pada Ba gian Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Univrsitas Sumatera Utara.

Pelayanan yang dilakukan oleh Departemen S-1 Akuntansi terdiri dari seluruh pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok departemen.

Adapun Tata kerja yang diterapkan oleh Departemen S-1 Akuntansi meliputi pembagian kerja dalam hal penyusunan rencana kerja departemen, pengolahan data mahasiswa S-1 Akuntansi reguler maupun ekstensi/alumni, mengolah data mahasiswa, pengarsipan dokumen-dokumen mahasiswa, penyimpanan surat masuk dan surat keluar sehingga segala sesuatu dapat dikontrol oleh pimpinan, dalam hal ini adalah ketua departemen dan ketua program studi.

Departemen S-1 Akuntansi pada intinya bertugas memberikan pelayanan berupa keterangan-keterangan dan kegiatan pengesahan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan akademika mahasiswa S-1 Akuntansi reguler maupun ekstensi. Tugas pelayanan yang berupa keterangan-keterangan yang berwujud enam perbuatan, yaitu :

1. Menghimpun

mempunyai arsip mahasiswa. Apabila sewaktu waktu mahasiswa memerlukannya maka pegawai dapat dengan mudah dan cepat menemukannya.Untuk menemukan data mahasiswa yang ada di data base atau pegawai memerlukan waktu sekitar satu menit saja.

2. Mengetik.

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Adapun waktu yang diperlukan pegawai untuk mengetik satu buah surat adalah sepuluh menit untuk surat umum. Adapun untuk surat yang lain seperti surat undangan di perlukan waktu tiga hari dari pembuatan sampai pengiriman. Pegawai bisa menyelesaikan tugasnya secara efektif dan efisien apabila pada saat itu sarana penunjang kerjanya dalam kondisi baik. Contohnya adalah printer, karena kondisi printer di Akuntansi kurang baik maka penyelesaian surat sering terkendala padahal proses pengetikan telah selesai. Sehingga kerja pegawai kurang efektif.

3. Mengolah

4. Mengesahkan

Yaitu kegiatan mensetempel dan pemberian tanda keterangan bahwa dokumen dokumen yang telah masuk ke departemen maupun ketua program studi. Untuk pengesahan dokumen dokumen tersebut dapat diselesaikan tergantung keberadaan ketua departemen atau ketua program studi. Apabila pada saat yang bersamaan ketua departemen atau ketua program studi sedang berada di tempat maka dokumen tersebut dapat langsung di sahkan tanpa harus menunggu berhari hari. Ini berarti pekerjaan pegawai jadi lebih efektif dan efisien. Sebaliknya, jika ketua departemen atau ketua program studi tidak berada di tempat pada saat itu maka kerja pegawai jadi kurang efisien karena memakan waktu yana agak lama, bisa sampai 2 hari.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Adapun untuk hal pengiriman surat, biasanya pegawai memerlukan waktu satu hari apabila surat itu surat undangan. Pekerjaan pegawai dalam hal pengiriman surat bisa dilakukan dengan efektif dan efisien. 6. Menyimpan

arsip di akuntansi telah tersusun dan tertata dengan baik. Sehingga mempermudah kerja pegawai untuk menemukannya lagi.

Dari pengamatan di lapangan kinerja pegawai di S-1 Akuntansi sudah relatif baik, hal ini dapat terlihat dari kepuasan sebagian besar mahasiswa akuntansi terhadap pelayanan yang diberikan oleh pegawai. Sebagian besar mengatakan pelayanannya sudah relatif baik, dimana pegawai telah bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai ukuran yang telah ditentukan. Misalnya dalam hal pembuatan transkip nilai pegawai mampu menyelesaikannya dalam waktu 3 hari sesuai dengan prosedurnya. Sebagian kecilnya lagi masih mengeluhkan pelayanan yang tidak sesuai keinginan. Hal ini disebabkan beberapa fasilitas kerja yang diperlukan seperti mesin printer di bagian akuntansi keadaannya kurang memadai, sehingga mengakibatkan keterlambatan penyelesaian kerja, akibatnya beberapa mahasiswa tidak mendapatkan pelayanan yang optimal.

D. Pelaksanaan Tata Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai

ketua juga harus memperhatikan langkah langkah dalam penyelesaian permasalahan instansi.

Dari pengamatan penulis selama melaksanakan magang, Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar kinerja pegawai dipengaruhi oleh fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia serta ruangan pekerjaan yang membantu siklus kerja Departemen S-1 Akuntansi. Selain itu sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai Departemen S-1 Akuntansi dengan adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas terhadap karyanya, serta mengurangi rasa malas dan keluh kesah. Dengan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai Departemen S-1 Akuntansi, maka segala kegiatan yang berlangsung di Departemen S-1 Akuntansi yang mencakup tata kerja akan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan pembinaan jalannya instansi yang diinginkan.

Beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengukur tingkat kinerja pegawai menurut Fuad Gani ( 2008 : 122 ) adalah dengan cara :

standart waktu yang telah ditentukan, yaitu 10 menit untuk menyelesaikan satu buah surat umum dan surat undangan. Begitu pula dalam hal menemukan arsip, standart waktunya adalah 5 menit untuk satu buah arsip dan pegawai juga bisa menemukannya secara tepat waktu.Untuk mengarsip surat masuk dan surat keluar standart waktunya adalah 2 menit untuk satu buah surat dan pegawai sudah mengerjakannya sesuai standart yaitu 2 menit atau kadangkala bisa kurang dari 2 menit. Ini berarti pegawai telah melaksanakan tugasnya sesuai standart waktu yang ditentukan.

untuk mengesahkan transkip tersebut tidak sedang berada di tempat, maka hal itu yang mengakibatkan tidak efektif dan efisienya pekerjaan pegawai. Tetapi keluhan ini hanya dialami oleh sebagian kecil mahasiswa saja, untuk keseluruhan kinerjanya sudah baik. Karena biasanya pegawai bisa menyelesaikan pembuatan transkip dan meminta pengesahannya kepada atasan yang berwenang dalam waktu 3 hari saja.

Adapun bentuk - bentuk pelayanan mahasiswa yang ada di bagian Akuntansi adalah sebagai berikut :

 Pembuatan transkip nilai mahasiswa sampai hal pengesahannya,

standart waktunya 3 hari

 Pendaftaran seminar proposal dan sidang, standart waktunya 1 hari

 Memberikan KRS dan KHS mahasiswa, standart waktunya 1 menit

untuk satu mahasiswa.

 Menemukan arsip mahasiswa, standart waktunya 5 menit

Secara keseluruhan pegawai mampu menyelesaikan pekerjaannya sesuai standart waktu yang ditetapkan. Hanya dalam beberapa hal saja pekerjaan mereka menjadi tidak efektif dan efisien, tetapi hal itu relatif kecil saja karena kinerja mereka semuanya telah sesuai standart.

selama penulis magang di bagian Akuntansi penyimpangan yang terjadi bukan dikarenakan kinerja pegawai yang tidak baik, melainkan karena sarana penunjang kerjanya pada saat itu kondisinya kurang baik. Sehingga mengakibatkan penyimpangan waktu yang sebenarnya telah ditentukan standartnya menjadi tidak sesuai target yang diharapkan.

Untuk mengontrol semua kegiatan dan kinerja pegawai S-1 Akuntansi, supervisi atau pemimpin memperolehnya dari berbagai sumber, baik sumber tercetak maupun elektronik, serta sumber sumber dari informan. Informasi tentang kinerja pegawai diperoleh dengan metode tertentu. Misalnya, informasi yang dapat diukurr dan terlihat bisa diperoleh dari sumber tercetak, sedangkan informasi yang implisit bisa diperoleh dari wawancara dan pengamatan langsung atau survei. Sumber atau metode pengontrolan adalah sebagai berikut :

1. Laporan pelaksanaan kegiatan, secara lisan/ tertulis, berkala/ sewaktu waktu atas permintaan.

2. Buku catatan tugas/ hasil kerja, jadwal kegiatan , laporan kemajuan pekerjaan.

penyelia menggunakan metode wawancara, ia harus berhati hati dengan ucapan ucapan individu, sebab seseorang seringkali berkata a , tetapi perilakunya b .

Pengontrolan perlu dilakukan secara reguler dan konsisten, untuk mengingatkan setiap pegawai bahwa mereka harus tetap menjaga kinerja mereka untuk mencapai tujuan bersama.

E. Hambatan-Hambatan Pelaksanaan Tata Kerja

Bagian Departemen S-1 Akuntansi dalam melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang dibutuhkan, hendaknya direncanakan, diterima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan. Akibatnya muncul kesimpangsiuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi. Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan.

Adapun hambatan hambatan yang dialami oleh pegawai Departemen S-1 Akuntansi adalah :

1. Fasilitas kerja yang digunakan oleh pegawai kondisinya kurang baik, seperti printer yang memerlukan penggantian. Sehingga kadang menyebabkan kurang efisienya kerja pegawai.

3. Kurangnya jumlah pegawai yang mengakibatkan mahasiswa sering kecewa karena terlalu lama menunggu untuk mendapatkan pelayanan dalam hal memperoleh informasi.

4. Perlengkapan kerja yang letaknya kurang tertata dengan baik.

Dari uraian terdahulu, dapat disimpulkan bahwa tata kerja di bagian Departemen S-1 Akuntansi relatif sudah baik terlaksana, dimana beberapa tugas pokok untuk melayani mahasiswa telah sesuai standart. Adapun beberapa tugas pokok tersebut antara lain :

1. Pembuatan transkip mahasiswa 2. Pembuatan surat

3. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar 4. Mengarsipkan dokumen dokumen mahasiswa 5. Membagikan KRS dan KHS mahasiswa

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil beberapa kesimpulan :

1. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bertujuan untuk disiplin kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab dalam bekerja, dan meningkatkan efisiensi kerja dari pegawai.

2. Penerapan Tata Kerja pada Bagian Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik.

3. Sumber utama efisiensi kerja ada dalam diri manusia itu sendiri, karna dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien, unsur- unsur efisien itu adalah kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin kerja dan kerja sama yang baik dalam ruang lingkup pekerjaanya.

mengakibatkan terjadinya ketidaknyamanan terhadap pegawai- pegawai pada waktu jam kerja berlangsung.

B. Saran

Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Departemen S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera sUtara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya tata kerja,Departemen S-1 Akuntasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya diadakan pelatihan bagi pegawai tentang pelaksanaan kerja yang profesional.

2. Melihat pentingnya fasilitas kerja, maka sebaiknya fasilitas kerja yang ada di bagian Departemen S-1 Akuntansi yang sudah tidak memenuhi standart secara teknis, sebaiknya diganti.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Zaenudin, 2007.Manajemen Perkantoran,Mitra Wacana Media, Jakarta. Gani, Fuad , 2008.Menejemen Perkantoran Modern, Penerbit Penaku, Jakarta. Gie, Liang The, 2001. Administrasi Perkantoran Modren, Penerbit Liberti,

Yogyakarta.

Jackson, Jhon, 2001. Faktor Faktor yang Mempengaruhi Kinerja. http://idwikipedia.org

Mangkunegara, Anwar Prabu, 2005. Pengertian Kinerja. http://sobatbaru.blogspot.com

Meriyane, Gusti, 2010. Peranan Tata Usaha Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,Medan.

Moekijat, 2001.Tata Laksana Kantor, Mandar Maju, Bandung.

Pedoman & Informasi Fakultas Ekonomi Tahun 2007-2008, 2007. Medan, USU Press.