TUGAS AKHIR
SISTEM ADMINISTRASI DI BAGIAN UMUM PADA
KANTOR
PT. PLN (PERSERO) PROYEK INDUK PEMBANGKIT
JARINGAN SUMATERA UTARA,
ACEH DAN RIAU
Oleh: IRNA SARI
062103060
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan yang didirikan baik itu yang bergerak dibidang jasa, industri maupun dagang mempunyai tujuan utama yang ingin di capai oleh perusahaan antara lain untuk mendapatkan laba (profit) yang maksimal, mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan (survival) serta bertumbuh (growth). Agar tujuan ini tercapai, maka setiap perusahaan harus mempunyai system dan prosedur yang baik dalam mengelola dan mengawasi semua kegiatan yang ada di perusahaan dan tekhnologi canggih secara optimal serta administrasi yang dijalankan oleh setiap perusahaan tersebut.
Di dalam pelaksanaan yang paling banyak berperan dalam suatu organisasi adalah kegiatan administrasi, karena administrasi merupakan pusat komunikasi antara bagian / unit di dalam organisasi. Administrasi yang baik akan membantu meningkatkan mutu pekerjaan karena dapat mengurangi hambatan yang dapat menyebabkan timbulnya kegagalan pada rencana yang telah di tetapkan sebelumnya.
Menurut Simbolon, dkk (2006) menjelaskan bahwa ”Administrasi” merupakan proses kerja sama oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan organisasi seperti apa yang di harapkan. Dalam pencapaian tujuan yang telah di tetapkan semua perlu adanya sarana-sarana penunjang yang di perlukan yaitu memikirkan tentang pekerjaan dalam organisasi perusahaan. Pada dasarnya kegiatan administrasi di butuhkan oleh semua organisasi baik bersifat nirlaba maupun bersifat profit. Karena tanpa admnistrasi yang tepat dan efisien, maka semua usah yang di jadikan dan telah di rencanakan akan sia-sia dan tujuan yang telah di tetapkan akan sulit di capai.
Administrasi kantor yang direncanakan dengan cermat sesuai dengan kebutuhannya, disusun dengan baik sehingga berjalan dengan lancar dan senantiasa disempurnakan, mempunyai nilai yang penting bagi perusahaan. Administrasi kantor yang baik akan memudahkan pelaksanaan pekerjaan pokok dalam mencapai tujuan perusahaan itu.
Pada perusahan pemerintah maupun perusahaan swasta sering dijumpai pelaksanaan pekerjaan yang kurang efektif dan efisien. Hal ini akibat administrasi pada perusahaan tersebut kurang menjamin pencapaian sarana maupun prasarana atau keseluruhan fasilitas yang bersangkutan dengan administrasi perkantoran.
Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau di laksanakan melalui kerja sama yang baik antara para karyawan di dalam perusahaan tersebut.
Kegiatan administrasi yang banyak di lakukan oleh PT. PLN (PERSERO) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau adalah kegiatan surat-menyurat, pengarsipan, photo copy, pencetakan, dan pengawasan keuangan.
Adapun tujuan dari PT. PLN (PERSERO) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau adalah untuk memperoleh kepercayaan dari masyarakat, karena semakin banyak masyarakat yang percaya maka klien yang menggunakan jasa dan produk mereka juga akan meningkat.
Mengingat pentingnya system administrasi dalam mendukung kegiatan perusahaan, maka penulis terdorong untuk melihat dan membahas tentang “ Sistem Administrasi Pada Bagian Umum di PT. PLN (Persero) PIKITRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau.”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan Uraian Latar Belakang diatas, maka perumusan masalah dari tugas akhir ini adalah:
a. Bagaimana fungsi dan peranan administarsi pada PT. PLN (Persero) PIKITRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
b. Bagaimana prosedur administrasi pada bagian umum di PT. PLN (Persero) PIKITRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui bagaimana administrasi kantor dan peranan administrasi kantor pada unit kerja PT. PLN (Persero) PIKITRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
b. Untuk mengetahui bagaimana prosedur administrasi yang dijalankan pada bagian umum di PT. PLN (Persero) PIKITIRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
c. Untuk mengetahui bagaimana administrasi yang baik dalam menjalankan hubungan kerja yang dapat memiliki tujuan rencana pada perusahaan tersebut.
D. Manfaat Penelitian a. Bagi Perusahaan.
Dapat digunakan sebagai bahan bantuan, pertimbangan dan mensukseskan program pemerintah dalam usaha peningkatan dan keterampilan dalam mencapai suatu tujuan baik visi maupun misi.
b. Bagi Penulis.
c. Bagi Peneliti Lanjutan.
Penulis berharap hasil penelitian ini nantinya dapat bermanfaat bagi rekan-rekan mahasiswa sebagai bahan referensi.
E. Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan pembuatan tugas akhir dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :
Tabel 1.1. Jadwal kegiatan
No Kegiatan Minggu ke
1 2 3 4 5 1 Pengajuan Judul
2 Permohonan Riset
3 Riset ke PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR 4 Analisis Data
5 Penyusunan Tugas Akhir
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama
F. Sistematika Penulisan BAB I. PENDAHULUAN.
Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, serta memaparkan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN.
Menjelaskan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas Perusahaan, Jenis Usaha Kegiatan, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Kinerja Usaha Terkini, Rencana Kegiatan.
BAB III. PEMBAHASAN.
Menjelaskan secara ringkas mengenai Pengertian Administrasi, Ruang Lingkup Administrasi, Fungsi Administrasi, Tujuan Administrasi, Peranan Administrasi, Kegiatan Administrasi.
BAB IV. PENUTUP.
Menjelaskan bahwa di dalam bagian penutup ini terdapat suatu kesimpulan dan saran dari hasil pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya.
BAB II
SISTEM ADMINISTRASI BAGIAN UMUM PADA KANTOR
PT. PLN (PERSERO) PIKITRING SUAR
A. Profil Perusahaan
Pembangkit listrik di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19, pada saat perusahaan Belanda antara lain : Pabrik Gula dan Pabrik Teh mendirikan Pembangkit Tenaga listrik untuk keperluan sendiri, dalam listrik pemanfaatan umumnya mulai pada saat Perusahaan Swasta Belanda yaitu : NU, NIGN ysng semula bergerak di bidang gas, perluasan usahanya itu di bidang listrik maka Belanda membentuk Lands Watercracht Bearjuen yaitu Perusahaan Listrik Negara yang mengelola PLTA Plengan, PLTA Lamajan, PLTA Bangkok Dago, PLTA Torsea, dan Sulawesi Utara juga PLTU di Jakarta. Selain itu juga dibeberapa kota di bentuk perusahaan-perusahaan listrik.
Singodimedjo untuk melaporkan hasil perjuangan mereka. Selanjutnya Delegasi
Kobaisih bersama-bersama dengan pimpinan KNI Pusat menghadap Presiden
Soekarno, untuk menyerahkan perusahaan-perusahaan listrik dan gas kepada PemerintahRepubik Indonesia. Penyerahan tersebut diterima oleh Presiden Soekarno, dan kemudian dengan penetapan pemerintah tahun 1945 No.1 tanggal 27 Oktober 1945, maka dibentuklah jawatan departemen pekerjaan umum dan tenaga.
Dengan adanya Agresi Belanda I dan II sebagian besar perusahaan-perusahaan listrik dikuasai kembali oleh Pemerintah Belanda atau pemiliknya semula. Pegawai-pegawai yang tidak mau bekerja sama kemudian mengungsi dan menggabungkan diri pada kantor-kantor Jawatan Listrik dan Gas di daerah-daerah Republik Indonesia yang bukan daerah penduduk Belanda untuk meneruskan perjuangan. Para pemuda kemudian mengajukan mosi yang dikenal dengan Mosi Kobarsjid tentang nasionalisasi perusahaan listrik dan gas swasta kepada
Parlemen republic Indonesia selanjutnya
Sejalan dengan meningkatnya perjuangan bangsa Indonesia untuk membebaskan Irian jaya dari cengkraman Penjajahan Belanda maka dikeluarkan Undang-undang Nomor 86 tahun 1958 tertanggal 27 Desember 1685 tentang Nasioalisme semua perushaan Belanda dan peraturan pemerintah
Sejarah tenaga listrik Indonesia mengalami pasang surut sejalan dengan pasang surutnya perjuangan bangsa. Tanggal 27 Oktober 1945 kemudian dikenal sebagai Hari Listrik dan Gas, hari tersebut telah diperingati untuk pertama kali pada tanggal 27 Oktober 1945 bertempat di Gedung Badan Pekerja Komite Nasional Pusat (BPKNIP) Yogyakarta. Penetapan secara resmi tanggal 27
Oktober 1945 sebagai hari listrik dan gas berdasarkan keputusan Menteri pekerjaan Umum dan Tenaga.
Listrik Nomor 235/KPTS/1975 tanggal 30 September 1975 peringatan hari listrik dan gas yang digabung dengan hari kebangkitan pentingnya semangat dan nilai-nilai listrik maka berdasarkan keputusan menteri Pertambangan dan Energi Nomor 1134. K/43. PK/1992 tanggal 31 Agustus 1992 ditetapkanlah tanggal 27 Oktober 1992 yaitu hari Listrik Nasional.
Dengan adanya proklamasi kemerdekaan RI telah menggugah hati serta mempertebal tekad para karyawan perusahaan alih segera pimpinan perusahaan listrik dari kuasa jepang, yang pertama terjadi tanggal 21 September 1945 dipusat ( jawa denki jeayp kosha) Jakarta oleh kesatuan aksi karyawan listrik di Surabaya,
Semarang, Yogyakarta, Bandung dan berbagai kota lainnya dipulau jawa dan luar jawa. Kesatuan aksi para karyawan perusahaan listrik seluruh kawasan wilayah Indonesia berhasil mengambil alih secara keseluruhan pada pertengahan bulan Oktober 1945
belanda ditetapkan bahwa kecuali perusahaan milik pemerintah (lands waterkracth bebrijiven LWB) dikembalikan pada pemiliknya.
Perusahaan listrik yang beroperasi di Indonesia adalah perusahaan asing yang memiliki belanda antara lain : NV, ANIEM, NV. GEBEO dan NV. OGEN kecuali pembangkit tenaga listrik yang semula LWB tetap dikuasai pemerintah RI dengan nama PLN. Panupetel/direksi pembangkit yang bernaung dibawah Direktorat Jenderal ketenangan kementrian PUT.
Dengan dikelurakannya UU NO. 58 tahun 1958 tentang Nasionalisasi, nama OGEM di nasionalisasi menjadi perusahaan pada tanggal 31 Januari 1958 dengan nama PGLN tahun 1959 di rubah menjadi Perum Listrik Negara Distribusi Cabang Sumatera Utara yang kemudian dirubah lagi menjadi Eksploitasi I tahun 1961 sesuai dengan PP No. 67 tahun 1961.
Dengan dikeluarkannya keputusan Direksi PLN No. 009/DIR/PLN/1966 kemudian PLN Eksploitasi I Eksploitasi II dan pada tahun 1966 di Sumatera Utara dibentuk PLN pembangun yang berada dibawah pengawasan PLN Eksploitasi II.
Pada tahun 1966 PLN mengalami perubahan lagi dari perusahaan negara menjadi PERUM sesuai dengan UU No. 9/1969, untuk menanggulangi dan mengimbangi oleh masyarakat di Sumatera Utara, maka perusahaan Umum Listrik untuk peningkatan pemerintahan akan kebutuhan tenaga listrik memenuhi kebutuhan masyarakat.
dirubah menjadi PLN Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara dan Aceh pada tahun yang sama.
Kemudian pada tahun 1994 terjadi perubahan dari perusahaan Umum Listrik Negara Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara menjadi PT. PLN (Persero) proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara dan Aceh dengan surat keputusan No. 058.K/024/DIR/1994. Demi kelancaran penyusunan tugas akhir diharapkan pihak fakultas dapat memberikan informasi yang jelas dan tepat sehingga penyusunan tugas akhir dapat berjalan dengan lancar dan cepat.
Makna Logo
Logo bagi suatu perusahaan dapat dijadikan cirri-ciri ataupun sebagai manifestari dan identitas perusahaan tersebut. Dengan demikian logo suatu perusahaan akan mudah dikenal oleh pelanggan, relasi maupun masyarakat
umum. Logo suatu perusahaan juga dapat memberikan informasi mengenai bidang kegiatan perusahaan tersebut bergerak.
Setiap perusahaan lainnya, PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR juga memiliki logo sebagai salah satu lambang perusahaannya. Logo PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR berbentuk segi empat yang didalamnya terdapat tanda “Petir” dengan tiga buah gelombang, warna logo perusahaan tersebut terdiri dari tiga warna yakni kuning sebagai warna dasar gelombang, biru sebagai warna gelombang kedua dan ketiga, lidah petir berwarna merah.
Adapun makna dari logo atau lambang tersebut adalah :
2. Gelombang yang berjumlah tiga gelombang melambangkan bahwa dalam arus listrik terdapat tiga macam ion yaitu ion positif, ion negative, dan ion netral.
3. Warna yang terdapat pada logo mempunyai tiga fasa dalam arus listrik yaitu fasa biru, fasa merah, dan fasa kuning.
Untuk mempertahankan logo tersebut paa era peningkatan pelayanan karyawan PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR dituntut untuk lebih professional, efisiensi, maju dan mandiri dengan budaya barunya, kebersamaan, keterbukaan dan keunggulan.
Selain itu dapat juga menggambarkan adanya tiga gelombang konsumen utama yang dilayani oleh PT. PLN (Persero) itu sendiri, yaitu :
1. Masyarakat umum (rumah tangga). 2. Rumah Sakit dan hotel.
3. Industri / perusahaan manufaktur Visi dan Misi
Visi PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR adalah :
1. Mempertahankan posisi sebagai Market Leader Listric 2. Mewujudkan Perusahaan setara kelas dunia.
3. Sumber daya manusia yang professional 4. Aktifitas usaha yang akrab lingkungan.
Misi PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR adalah :
3. Memperhatikan kepentingan Stake Holder 4. Menjaga kualitas produk
5. Memuaskan pelanggan.
Motto PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR adalah : “ Listrik untuk Kehidupan yang lebih baik” (Electricity for a better life).
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Pada PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR merupakan perusahaan yang memiliki jenis usaha dibidang pelistrikan, yaitu menyediakan listrik untuk kepentingan konsumen di daerah Sumatera Utara, Aceh dan Riau
PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR memiliki maksud dan tujuan dalam kegiatan usahanya, yaitu :
1. Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus menumpuk keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perusahaan.
2. Mengusahakan penyediaan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai dengan tujuan untuk :
a. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta mendorong peningkatan ekonomi.
d. Menyelenggarakan usaha lain yang menunjang usaha penyediaan tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR memiliki struktur organisasi yang ditetapkan sesuai dengan SK Direktur PLN No. 154.K/010/DIR/2004. PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR menganut struktur organisasi garis dan staf (Line and Staff Organization) yang sesuai dengan kondisi perusahaan.
D. Uraian Tugas
Perkembangan dunia usaha yang semakin pesat maka struktur organisasi sangat perlu untuk dapat membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab setiap bagian.
PT. PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara Aceh dan Riau memiliki struktur organisasi yang tetap sesuai dengan keputusan PT. PLN (Persero) 154.K/010/DIR/2004 menurut struktur organisasi garis lurus dan staf (Line and Staf Organisasi) yang sesuai dengan kondisi perusahaan.
1. General Manager
Bertanggung jawab atas pegelolahan kegiatan proyek pembangunan dan tenaga listrik sesuai dengan yang tercantum dalam daftar proyek (DIP), Penunjuk Operasional (PO) dan Anggaran Investasi (AI), serta bertanggung jawab terdapat
biaya, jadwal dan mutu sesuai target kinerja proyek yang tetapkan oleh direksi. Dalam program pembangunan dana APBN, LOAN dan PALN telah direksikan dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Mengelola kegiatan proyek dan sebagai wakil pemilik (owner) b. Menetapkan system manajemen kinerja
c. Menetapkan rencana kerja Anggaran Perusahaan d. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan hak lain
e. Mengembangkan strategi dan kebijakan pokok untuk meningkatkan kerja proyek induk
g. Memastikan kelancaran koordinasi dalam manajemen menetapkan laporan manajemen.
h. Menetapkan laporan Manajemen Proyek Induk. 2. Bidang Perencanaan
Bertanggung jawab atas berdirinya perencanaan kerja atas pelaksanaan kegiatan perencanaan umum lingkungan hidup serta perencanaan pembangunan proyek pembangkit dan jaringan, penetapan kebijakan-kebijakan manajemen yang strategi dalam rangka pencapaian target kinerja proyek induk serta mendukuang suatu organisasi proyek induk. Dengan demikian tugas pokoknya sebagai berikut :
a. Melaksanakan Evaluasi tenaga kerja dalam kantor. b. Menyusun rencana kerja dan anggaran proyek. c. Merencanakan dan mengelola kegiatan.
d. Mengelola dan membina system manajemen yang berkualitas. e. Melaksanakan perencanaan proyek induk.
f. Merumuskan standart produk/materi, serta membina penerapannya dan menetapkan laporan manajemen.
g. Melaksanakan perencanaan proyek yang sinergi dengan koordinasi bersama jasa Manajemen Proyek Induk.
3. Bidang Operasi
a. Menyusun rencana kerja.
b. Merumuskan dan mengevaluasikan kinerja.
c. Mengkoordinasi kegiatan pelaksanaan administrasi d. Mengkoordinasi kegiatan pengendalian sarana.
e. Membina hubungan kerja dengan instansi ysng terkait untuk kelancaran tugas.
f. Melaksanakan pemantauan kemajuan fisik proyek secara berkala untuk menghindari keterlambatan.
g. Mengelola penerimaan dan pengeluaran barang serta tata usaha gudang. h. Membuat laporan manajemen sesuai bidangnya.
4. Bidang SDM, Administrasi, Akuntansi dan Keuangan
Bidang SDM, Administrasi dan keuangan bertanggung jawab atas pengelola SDM, administrasi dan keuangan untuk mendukung pelaksanaan pekerja kegiatan proyek induk dalam mencapai target kinerja sesuai penetapan deireksi dengan tugas pokok sebagai berikut :
a. Merencanakan jejang karir dan siklus untuk SDM untuk tingkat pelaksana diproyek induk.
b. Melaksanakan manajemen SDM. c. Melaksanakan tata usaha kepegawaian.
d. Melaksanakan pekerjaan seseorang kesekretariatan dan pengelolaan keluar masuk surat.
f. Melaksanakan pengendalian aliran kas penerimaan dan pengeluaran serta membuat laporan rekonsiliasi keuangan. Melaksanakan penyediaan dan pemeliharaan peralatan sarana kantor.
5. Audit Internal
Bertanggung jawab atas penyelenggaraan audit manajemen untuk mrnjamin pencapaian target kinerja unit proyek induk sesuai penetapan direksi, dengan ketentuan dan kebijakan proses manajemen sesuai peraturan dan perundangan yang berlaku dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Merumuskan program kerja pemeriksaan tahunan, sesuai program kerja Proyek Induk.
b. Melaksanakan audit internal, meliputi pelaksanaan kegiatan proyek induk, keuangan, system sumber daya manusia, dan administrasi.
c. Merumuskan masukan dan rekomendasi yang menyangkut proses manajemen dan operasional.
d. Memantau tindak lanjut temuan hasil audit internal. e. Menetapkan laporan hasil audit internal.
6. Proyek Pembangkit
Bertanggung jawab atas pengelolaan kegiatan proyek Pembangkit sesuai kontrak dengan menggunakan jasa manajemen konstruksi sebagai bagian pencapaian target kinerja proyek yang ditetapkan perusahaan, dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :
b. Melaksanakan kegiatan proyek dengan fungsi sebagai pendelegasian wakil pemilik dari proyek induk
c. Menyusun basic communication dengan pihak pengguna jasa dan setiap pihak terkait.
d. Mengevaluasi rekomendasi penyempurnaan pekerjaan proyek dari pihak jasa manajemen konstruksi untuk proses amandemen dengan pihak konstruksi.
e. Menugaskan pengawasan mutu, tertib biaya dan ketetapan waktu
pelaksanaan proyek terhadap setiap pihak pelaksana konstruksi dan pihak jasa manajemen konstruksi.
f. Menetapkan laporan manajemen Proyek Pembangkit. 7. Proyek Jaringan
Bertanggung jawab atas pengelolaan Proyek Jaringan sesuai kontrak dengan menggunakan Jasa Manajemen Konstruksi sebagai bagian pencapaian target kinerja proyek, dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :
a. Koordinasi pengawasan dan pengendalian teknik dan administrasi dengan unit jasa manajemen konstruksi.
b. Melaksanakan kegiatan proyek dengan fungsi sebagai pendelegasian wakil pemilik dari proyek induk.
d. Mengevaluasi rekomendasi penyempurnaan pekerjaan proyek dari pihak jasa manajemen konstruksi untuk proses amandemen dengan pihak konstruksi.
e. Menugaskan pengawasan mutu, tertib biaya dan ketetapan waktu pelaksanaan proyek terhadap setiap pihak pelaksana konstruksi dan pihak jasa manajemen konstruksi.
E. Kinerja Terkini
Adapun daftar kegiatan PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR dapat dilihat pada Tabel 2.1 berikut ini :
Tabel 2.1. Kinerja Terkini
Strategi KPI DiIRKON Kegiatan Target Keterangan
Pe pada LP Turbin
Simangkuk Asahan I ke Sistem dari PLTA Asahan I ke Sistem 150kV Sumatera disalurkan ke NAD
F. Rencana Kagiatan Perusahaan.
Di perusahaan PT. PLN (Persero) Pikitring Sumatera Utara, Aceh dan Riau memiliki standarisasi kegiatan bukan rencana kegiatan. Karena perusahaan ini tidak memiliki rencana, tetapi sudah ditetapkan mulai lahirnya PT. PLN (Persero) PIKITRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau. Apabila ada terjadi rencana kegiatan perusahaan, itu berarti faktor dari PT. PLN (Persero) Wilayah/Pusat. Perusahaan ini memiliki standarisasi yang akan dilaksanakan pada saat ini dan selanjutnya. Standarisasi yang akan dilaksanakan antara lain, seperti :
a. Menjalankan dan mempertahankan tugas-tugas umum dalam bentuk surat menyurat yang dalam tahap penciptaan, tahap penggunaan dan tahap pelestarian.
b. Memelihara alat-alat tulis kantor dengan baik, meletakkan alat-alat tulis kantor ditempat yang telah tersedia dan menggunakannya dengan baik. c. Memberikan penghargaan terhadap pegawai yang memiliki prestasi yang
tinggi dan dapat melayani masyarakat.
d. Memberikan kesempatan yang lebih besar untuk memberikan pinjaman kendaraan untuk dipakai para karyawan yang membutuhkannya.
e. Melatih para karyawan agar dapat lebih cekatan terhadap pekerjaan yang di pegang sesuai jabatannya.
BAB III
PEMBAHASAN
1. Pengertian Administrasi
Administrasi adalah merupakan suatu fungsi yang memegang peranan yang sangat penting terhadap tercapainya kelancaran usaha kegiatan, maupun aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi. Sehingga dengan demikian dapat dikatakan administrasi juga merupakan urat nadi perusahaan dan administrasi juga dapat memperlihatkan fakta dan keterangan yang diperlukan untuk perencanaan secara rinci dan keterangan/data yang meliputi catatan yang akurat, formulir serta laporan yang meliputi tugas administrasi.
Pemahaman yang tepat tentang peranan administrasi dalam kehidupan modern sangat tergantung pada definisi yang digunakan sebagai titik tolak berpikir. Administrasi didefinisikan sebagai ”keseluruhan proses kerja sama” antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Apabila definisi diatas disimak, akan terlihat paling sedikit 3 hal yaitu : 1. Administrasi merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses. Sebagai
2. Administrasi memiliki unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua oarang atau lebih, orang-orang tersebut bekerja sama dalam hubungan yang sifatnya formal dan hirarkis, adanya tujuan yang ingin dicapai. Adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan tersedianya sarana dan prasarana tertentu.
3. Administrasi sebagai proses kerja sama bukanlah merupkan hal baru karena administrasi sesungguhnya timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia.
Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad + ministrare yang berarti melayani, membantu, menunjang dan memenuhi. Istilah administrsi sama dengan tata usaha, artinya setiap kegiatan yang mengadakan pencatatan berbagai keterangan yang penting didalam usaha/organisasi yang bersangkutan.
Mengenai administrasi dapat dijelaskan bahwa administrasi merupakan sub sistem dari sistem administrasi organisasi yang bkerja sama dengan sub sistem lain membentuk suatu tujuan. Didalam ini bahwa administrasi dapat di artikan dalam arti luas dan dalam arti sempit.
Administrasi dalam Arti Sempit
kegiatan-kegiatan ktatausahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporan dan kearsipan.(Siagian,2001:267)
Administrasi dalam Arti Luas
Administrasi dalam arti luas berarti keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang didasarkan pada rasional tertentu oleh dua orang atau lebih dalam rangka pencapaian sutu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sarana dan prasarna tertentu pula.(Siagian,2001:267)
Apabila definisi administrasi secara luas itu disimak dengan benar, akan terlihat bahwa administrasi dalam merupakan salah satu komponen dari administrasi dalam arti luas.
2. Ruang Lingkup Administrasi
Ruang Lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud (Gie, 2007:16) yaitu : a. Menghimpun
Yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
b. Mencatat
c. Mengelola
Yaitu : bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna.
d. Mengirim
Yaitu : kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
e. Menyimpan
Yaitu : kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Ruang lingkup diatas termasuk keterangan atau informasi. Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutam melalui pembacaan atau pengamatan.
Dewasa ini, informasi dapat berupa : surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Semuanya diterima, direkam (direcord), diatur, disebarkan dan dilindungi agar tugas kantor dapat terlaksana dengan efisien dan efektif.
Pada kantor PT. PLN (Persero) PIKITRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau dibagian Umum memiliki ruang lingkup tugas administrasi seperti :
1. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar. 2. Mengarsip surat masuk dan surat keluar.
5. Mencatat dan mengetik surat-surat ke buku agenda surat masuk dan keluar.
6. Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar. 3. Fungsi Administrasi
Pada dasarnya fungsi administrasi dan fungsi manajemen adalah sama perbedanya dimana fungsi administrasi adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen bersifat melaksanakan kegitan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaan ini, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilakukan sendiri dan tugas-tugas itulah yang biasanya disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi antara lain :
a. Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah suatu rincian yang merupakan organisasi yang besar didalamnya ada penyusunan dan perumusan rencana diserahkan kepada sekelompok staf perencana, akan tetapi penetapannya merupakan tugas dan tanggung jawab manajemen. (Daft, 2006:8)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Leading (Kepemimpinan)
Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih sasaran organisasi. (Daft, 2006:10) d. Controlling (Pengendalian)
Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti memantau aktifitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan ke arah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan. (Daft, 2006:11)
Pada PT. PLN (Persero) PIKITRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau, fungsi yang dijalankan pada administrasi kantor tersebut sangat mendekati dengan fungsi-fungsi dalam teori sebelumnya. Hal ini dapat dilihat dari, adanya pengelolaan surat menyurat yang merupakan petunjuk pelaksanaan sumber daya yang ada pada karyawan sehari-hari adanya struktur organisasi dan pembagian tugas, motivasi, pelatihan dan pengembangan karyawan dan sebagainya.
4. Tujuan Administrasi
Didalam administrasi terdapat tujuan yang dapat merupakan beberapa hal yaitu :
a. Tujuan Jangka Panjang
Didalam tujuan jangka panjang ini terdapat beberapa ciri-ciri yang diterapkan antara lain :
1. Bersifat Idealistik
2. Bentuknya relatif abstrak
Sesungguhnya tujuan jangka panjang tidak ditentukan oleh para anggota organisasi yang bergabung kemudian, melainkan oleh para pelopor atau pendiri organisasi yang bersangkutan.
5. Peranan Administrasi
Pada hakikatnya perkembangan berbagai cabang ilmu pengetahuan terjadi sebagai tanggapan terhadap dinamika manusia. Pemahaman yang tepat tentang perkembangan ilmu pengetahuan dan tekhnologi dan membenarkan pendapat tersebut. Peranan utama sistem administrasi adalah untuk membantu memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya.
Pada dasarnya sistem administrasi memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan, karena dapat membantu perusahaan dalam memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam pelaksanaan tugas selanjutnya. 6. Kegiatan Administrasi Bagian Umum pada Kantor PT. PLN (Persero)
PIKITRING Sumatera Utara, aceh dan Riau.
Kegiatan administrasi pada PT. PLN (Persero) PIKITRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau terdiri dari :
1. Surat Menyurat
a. Prosedur Penerimaan Surat Masuk
Surat yang masuk dari berbagai pihak dimasukkan kedalam administrasi bagian umum. Bagian umum mengolah surat masuk tersebut kemudian di ekspedisi kepada General Manager perusahaan. Setelah diproses, General Manager memberikan balasan surat masuk yang disebut surat keluar.
Dalam prosedur surat masuk terdapat hal yang perlu diperhatikan yaitu 1. Mengadakan surat masuk
2. Mengentri data surat masuk 3. Memfilekan surat masuk 4. Mengarsip surat masuk b. Penggolongan Surat Masuk
Dalam penggolongan surat masuk terdapat beberapa ketentuan yang mengatur atau menetapkan sesuatu hal, yaitu :
1. Bentuk penanganan surat 2. Keputusan (K)
3. Instruksi (I) 4. Edaran (E) 5. Pengumuman (Pm)
c. Formulir dan Buku Agenda Surat Masuk
d. Pemberian Kode Surat masuk
Pemberian kode surat masuk dicatat pada agenda surat masuk dan pengendalian surat masuk, ditulis lengkap sesuai identitas yang ada pada surat tersebut. Pemberian kode surat masuk diberi kode sesuai dengan kerangka sebagai berikut :
Kode surat masuk untuk surat yang mengatur yaitu : 1. 2 / 3 / 4
Keterangan : 1 = nomor urut
2 = kode bentuk penuangan 3 = kode organisasi pengirim 4 = tahun pembuatan
Kode surat masuk untuk Nota Dinas yaitu : 1 / 2 / 3 / 4
Keterangan : 1 = nomor urut 2 = kode masalah
3 = kode jabatan penandatanganan 4 = tahun pembuatan
Kode surat masuk dalam bentuk facmile yaitu : 1 / 2 / 3
2 = kode instansi pejabat penandatanganan 3 = tahun pembuatan
e. Tahap Pengolahan Surat Masuk
Untuk menangani surat masuk pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR, para petugas wajib mengikuti tahap-tahap berikut :
1. Penerimaan Surat
Dalam menerima surat sekretaris harus menandatangani tanda terima, sebelumnya surat diperiksa terlebih dahulu
2. Pencatatan Surat
Surat masuk diberi nomor agenda, tanggal surat masuk, kode masalah dan kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat masuk deberi lembar pengendalian surat masuk untuk mempermudah identifikasi surat.
3. Menyortir Surat
Menyortir surat meliputi tugas-tugas sebagai berikut : a) Menyortir surat menurut tanggal penerimaannya. b) Menggolongkan surat menurut jenisnya.
4. Pendistribusian
Setiap surat yang telah dibaca, surat harus didistribusikan ke bagian-bagian dengan buku ekspedisi sebagai bukti bahwa surat telah diterima.
5. Penyimpanan Arsip
b. Tanggal surat masuk dan keluar beserta masalah yang tertera dalam surat tersebut dicatat di buku petunjuk.
f. Prosedur Surat – surat keluar
Dalam penanganan surat keluar penulis melakukan pengentrian surat keluar. Pengentrian surat keluar di komputer menggunakan Microsoft Accees, pengisian tersebut berdasarkan :
1. Kode masalah 2. Tahun agenda 3. Nomor surat 4. Konseptor 5. Unit pengolah
g. Penggolongan Surat Keluar
Dalam penggolongan surat keluar pada PT. PLN (Persero) PIKITRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau meliputi kegiatan yaitu : konsep, pengetikan, pengesahan, penomoran, pencatatan, penggandaan, pengiriman, dan perorangan.
Pengolahan surat keluar meliputi surat yang mengatur dan surat yang tidak mengatur. Pengolahan surat keluar untuk surat yang mengatur terdiri dari :
1. Konsep
Konsep ini memiliki keputusan yang dibuat oleh bagian hukum. 2. Penetapan
3. Pengetikan
Setelah ditetapkan, rancangan keputusan diketik rangkap tiga (3) dalam bentuk asli oleh konseptor.
4. Pengesahan
a. Rancangan keputusan
b. Pemberian nomor dilakukan oleh unit tata usaha setelah keputusan tersebut ditanda tangan oleh pemimpin.
c. Pemberian stempel. 5. Penyimpanan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan yakni sebagai berikut :
1. Peranan utama sistem administrasi adalah dapat membantu memudahkan pelaksanaan tugas pekerjaan pokok lainnya, yaitu memberikan data/informasi yang diperlukan oleh pimpinan perusahaan, pengambilan keputusan secara baik.
2. Kegiatan administrasi kantor pada perusahaan PT. PLN (Persero) PIKITRING Sumatera Utara, Aceh dan Riau yaitu sesuai dengan prosedur yang sudah berjalan dengan tahap-tahap kegiatannya. Tahap kegiatan tersebut seperti surat menyurat, penyimpanan arsip, dan pengawasan keuangan.
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan diatas, maka penulis membedakan beberapa saran yang mungkin berguna bagi perusahaan, yakni :
1. Pelaksanaan administrasi pada PT. PLN (Persero) PIKITRING SUAR dan tata kearsipannya diharapkan lebih baik dan disarankan untuk para unit kerja yang menangani administrasi dapat diikutsertakan dalam pelatihan agar lebih memudahkan dan memahami pelaksanaan tugas pekerjaan administrasi.
DAFTAR PUSTAKA
Daft, Richard L, Manajemen, Jakarta, Penerbit Erlangga, 2006.
Sondang, P. Siagian , MPA, DR, Prof., Kerangka Dasar Ilmu Administrasi, Cetakan 2, Jakarta, Penerbit Rineka Cipta, 2001.
Mulyojo Adji AG, Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan dalam Administrasi PT. PLN (Persero), Jakarta, 2004.
Moekijat, Drs., Administrasi Perkantoran, CV Mondar Maju, 2001.
