0
PENGEMBANGAN MICROSOFT ACCESS UNTUK OTOMATISASI SIKLUS
AKUNTANSI MADRASAH ALIYAH NEGERI (MAN) KLATEN
NASKAH PUBLIKASI
Diajukan Kepada
Program Studi Manajemen Pendidikan
Program Pascasarjana Universitas Muhammadiyah Surakarta
Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh
Gelar Magister dalam Ilmu Manajemen Pendidikan
Oleh
NUR KABIB
NIM: Q 1000 80 462
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN
PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKAFRTA
1
PENGEMBANGAN MICROSOOFT ACCESS UNTUK OTOMATISASI SIKLUS AKUNTANSI MADRASAH ALIYAH NEGERI (MAN) KLATEN
Oleh
NUR KABIB
Abstract
The objective of study are: 1) To describe the utilization of database management system, especially Microsoft Access in accounting automation Cycle of education as a part of information and communication technology. 2) To creation of database management system model by Microsoft Access as a part of information and communication technology in automation of education accounting system which can be accounted and also modified by the users accordance with their requirements.
This research is R&D research with interview, observation and questionnaire as method of data collecting. Furthermore, the researcher developed the data to be a developing model. The results of those developing data were tested on a research site to get a response, suggestion and appraisal from respondents. After getting response, suggestion and appraisal from respondents, then the researcher improvement. The model which has been improved further tested again to respondents to get their appraisal if it compares with the previous result about pace of work, report accuracy, convenience of working and also appearance of model. To know the difference of average of the old system and new system are performed by t- test.
The result of research shows that data base which use Microsoft access is able to fulfill the basic needs of data base that is reliability of handling the data in huge amount quickly, correct , and comfortable on research site. Besides, data base management by Microsoft access does not hedge the flexibility of data base management as a requirement. The model which has been developed is able to increase working pace, report accuracy, convenience of work, and appearance of model. This research has several benefits and also weaknesses, however the benefits are much more than the weaknesses.
2 Pendahuluan
Komputer sebagai bagian dari teknologi informasi dan komunikasi, akan
mampu membantu manajer dalam hampir semua aspek rekayasa konstruksi dan
manajemen, misalnya, estimasi, penjadwalan, simulasi operasi, keselamatan,
analisis struktur dan peristiwa aplikasi langsung di lapangan seperti koleksi data.
Dengan demikian dengan komputer diharapkan dapat memberi nilai lebih dalam
menggali, mengolah dan menyajikan data kembali menjadi sebuah informasi
yang bermanfaat.
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 24 tahun 2007 tentang
Standar Sarana dan Prasarana untuk Sekolah Dasar dan Menengah menyatakan,
Bahwa untuk menjamin tercapainya tujuan pelaksanaan pembelajaran perlu
adanya sarana dan prasarana yang memadai serta harus memenuhi ketentuan
umum yang ditetapkan dalam standar sarana dan prasarana. Standar tersebut
disusun untuk lingkup pendidikan formal, jenis pendidikan umum, jenjang
Pendidikan Dasar dan Menengah, yaitu Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah
(SD/MI), Sekolah Menengah Pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs) dan
Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah (SMA/MA).
Standar Sarana dan Prasarana ini mencakup (2010, 407), 1) Kriteria
minimum sarana yang terdiri dari perabot, peralatan pendidikan, media
pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, teknologi informasi dan
komunikasi, serta perlengkapan lain yang wajib dimiliki oleh setiap
ruang-3
ruang dan instalasi daya dan jasa yang wajib dimiliki oleh setiap
sekolah/madrasah.
Secara tidak langsung melalui peraturan menteri tersebut,
undang-undang tentang Sistem Pendidikan Nasional mengamanatkan bahwa salah satu
kriteria minimum sarana pendidikan menuntut adanya teknologi informasi dan
komunikasi yang di dalamnya menjadi tak terpisahkan dengan komputer. Dengan
alat ini diharapkan kepala sekolah, pendidik dan tenaga kependidikan mampu
melakukan banyak terobosan yang sebelumnya belum dapat dilakukan bahkan
belum terbayangkan.
Namun selain sebagai amanat undang-undang, fakta di lapangan
menunjukkan justru undang-undang dan peraturan yang sering berubah setiap
saat. Dengan bergantiya undang-undang dan peraturan akan diikuti perubahan
atas kebijakan dan keputusan termasuk yang berkaitan dengan sekolah. Hal
inilah yang perlu diantisipasi oleh semua pihak yang berkompeten untuk
mempersiapkan diri dan teknologi agar lebih cepat untuk menyesuaikan diri
dengan model dan format kebijakan yang baru.
Situs penelitian telah memiliki dan menggunakan komputer, tetapi baru
sebatas pendukung dalam pengambilan keputusan oleh pihak yang
berkompeten. Komputer telah digunakan untuk mengetik, mengolah angka
secara sederhana atau justru sekedar sarana hiburan. Dalam konteks tersebut,
4
Paparan keadaan seharusnya dengan keadaan sesungguhnya telah
dipaparkan. Kedua hal tersebut memiliki kesenjangan yang selanjutnya
dirumuskan dalam suatu perumusan masalah Perlu dike ba gka “iste Pengelolaan basis data dengan Microsoft Access sebagai bagian dari teknologi
informasi dan komunikasi dalam otomatisasi siklus akuntansi pendidikan yang
dapat dipertanggungjawabkan, serta dapat dimodifikasi oleh pemakai sesuai
de ga kewe a ga ya .
Dengan berdasarkan pada latar belakang masalah, maka penelitian ini
memiliki tujuan 1) Mendeskripsikan pemanfaatan sistem pengelolaan basis data
khususnya Microsoft Access dalam otomatisasi akuntansi pendidikan sebagai
bagian dari teknologi informasi dan komunikasi pada situs penelitian, 2)
Terciptanya model sistem pengelolaan basis data dengan Microsoft Access
sebagai bagian dari teknologi informasi dan komunikasi dalam otomatisasi siklus
akuntansi pendidikan yang dapat dipertanggungjawabkan serta dapat
dimodifikasi oleh pemakai sesuai dengan kewenangannya.
Metode Penelitian
Penelitian ini merupakan Penelitian dan Pengembangan (Sutama,
2010:183) yaitu suatu proses atau langkah-langkah untuk mengembangkan suatu
produk atau menyempurnakan produk yang telah ada yang dapat
dipertanggungjawabkan. Masih menurut Sutama, produk tersebut tidak selalu
berbentuk benda atau perangkat keras (hardware) seperti buku, modul, alat
5
lunak (software) seperti program komputer untuk pengolahan data,
pembelajaran di kelas, perpustakaan atau laboratorium, ataupun model-model
pendidikan, pembelajaran, pelatihan, bimbingan, evaluasi dan manajemen.
Pada penelitian dan pengembangan ini menggunakan model hipotetik.
Berdasarkan kajian teori tentang Microsoft Access, akuntansi dan pengamatan
dilapangan, diajukan hipotesis berupa model sistem pengelolaan basis data menggunakan Microsoft Access untuk otomatisasi siklus akuntansi. Model ini dibangun dengan melalui beberapa prosedur dan beberapa uji. Penelitian ini
diakhiri dengan ditandai lahirnya model final dari sistem pengelolaan basis data
menggunakan Microsoft Access untuk otomatisasi siklus akuntansi pada situs
penelitian. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru ini, akan
meniningkatkan kecepatan kerja, produktivitas kerja dan kenyamanan kerja.
Data dalam penelitian ini diperoleh dengan metode triangulasi yaitu
data diperoleh dengan berbagai teknik pengumpulan data dan berbagai sumber
sekaligus melakukan cek silang. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini
adalah gabungan dari observasi, wawancara maupun pengumpulan dokumen.
Sumber data berasal dari tempat in teraksi sosial yang sedang berlangsung,
pelaku atau orang yang sedang memainkan peran tertentu dan kegiatan yang
6
Penelitian ini termasuk dalam jenis Penelitian dan Pengembangan
(Research and Development), yang akan dlaksanakan dengan beberapa tahapan
sebagai berikut: 1) Studi pendahuluan dengan menggunakan pendekatan
deskriptif kualitatif yakni dengan cara pengumpulan data, reduksi data, penyajian
data dan melakukan verifikasi, 2) Pengembangan desain model dengan
menerapkan pendekatan deskriptif dilanjutkan desain hipotetik dengan dibantu
pakar. Model hasil penelitian ini didesain agar dapat meningkatkan kecepatan
kerja, keakuaratan laporan, kenyamanan kerja serta tampilan sistem serta
kepuasan pegawai yang melakukan tugas maupun kepuasan pihak-pihak yang
dilayani, 3) Setelah desain model hipotetik selesai, dilakukan validasi dengan
melakukan uji coba awal pada para pemakai untuk menilai model tersebut agar
mendapatkan masukan. Berdasarkan masukan-masukan tersebut, bersama
pakar model hipotetik diperbaiki sesuai kebutuhan para pemakai, 4) Model
hipotetik hasil perbaikan, selanjutya dilakukan uji coba lanjutan kepada para
pemakai. Aspek yang dinilai pada uji ini adalah kecepatan kerja, produktivitas
kerja dan kenyamanan kerja.
Uji yang digunakan untuk menilai uji coba model menggunakan
pengujian eksperimen dengan cara membandingkan keadaan sistem sebelum
dan sesudah memakai sistem baru (before-after). Pengujian ini dengan data
berbentuk interval dengan alat uji t-test berpasangan (related) menggunakan
SPSS dari windows versi 15. Uji ini dinyatakan signifikan apabila hasil uji p < 0,05.
7
dianggap sebagai model hipotetik final. Setelah model hipotetik selesai maka
langkah selanjutnya atau penerapan model tersebut dengan melakukan evaluasi
hingga menghasilkan model final.
Model ini akan diuji coba dengan melakukan eksperimen, yaitu dengan
membandingkan efektivitas dan efesiensi sistem kerja lama dengan sistem kerja
baru. Efektivitas sistem kerja akan diukur berdasarkan; arus kerja menjadi
pendek dan lancar, pegawai lebih mudah dan nyaman mengikuti sistem , lebih
murah, cepat, produktif dan memuaskan pihak-pihak yang dilayani dengan
sistem baru tersebut. Jadi indikator keberhasilan yang dapat diukur adalah;
kecepatan kerja, kenyamanan kerja, produktivitas dan biaya. Eksperimen
dilakukan dengan cara membandingkan keadaan sebelum dan sesudah memakai
sistem baru (before-after).
Subyek penelitian ini adalah pihak-pihak yang terlibat langsung dalam
penerapan model sistem kerja yang baru. Subyek yang dimaksud adalah sebagai
berikut: kepala sekolah, para wakil kepala sekolah, staf tata usaha dan
perwakilan komite sekolah yang merepresentasikan pihak yang dilayani oleh
sistem yang baru.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data
sekunder. Kedua jenis data diperlukan mengingat kompleksitas model yang akan
dikembangkan. Data primer diperoleh dari pihak-pihak yang terlibat langsung
dalam penelitian dan pengembangan, sedangkan data sekunder dengan
8
Instrumen dalam penelitian ini terdiri dari panduan wawancara,
lembar pengamatan dan kuesioner. Masing-masing instrument didesain untuk
berbagai sumber data yang berbeda. Teknik Analisis Data
Setelah model sistem kerja lama dan baru diperoleh skor langkah
selanjutnya melakukan analisis data tersebut. Analisis dengan membuktikan
signifikansi perbedaan model item kerja lama dan baru dengan uji beda rata uji t
dengan dengan SPSS for windows versi 15.
Hasil dan Pembahasan
Dengan menggunakan metode pengumpulan data yang telah
dipaparkan berhasil dikumpulkan data yang berkaitan dengan pengelolaan
akuntansi pada situs penelitian. Data tersebut selanjutnya dijadikan dasar dalam
mengembangan model hipotetik awal yang terdiri dari beberapa table, form,
query, maupun report yang dilengkapi dengan swictboard. Model awal ini diuji
cobakankan kepada para pihak yang terlibat dalam penelitian ini untuk
mendapat tanggapan dan masukan.
Beberapa tanggapan dan masukan dari para responden antara lain
hampir semua form belum mengakomodir tombol yang memudahkan pengguna
untuk memperbaiki data jika terjadi kesalahan tanpa harus keluar form yang
sedang aktif, Pencetakan masih bersifat umum dan global serta tingkat
keamanan masih longgar yang memberi peluang semua orang untuk mengakses
basis data. Para pemakai menghendaki keamanan beserta kewenangan yang
9
Berdasar masukan dan saran tersebut, maka basis data diperbaiki dan
didesain ulang. Perbaikan yang dilakukan diantaranya melakukan split basis data
antara bendahara dan asisten bendahara untuk memudahkan dalam pengaturan
keamanan. Hasil dari proses tersebut maka baik asisten bendahara maupun
bendahara akan memiliki switchboard manager yang sama dengan kewenagan
yang berbeda. Gambar 1 dan gambar 2 merupakan gambar switchboard manajer
un tuk bendhara dan asisten bendahara sekolah.
Gambar 1. Swicthboard Manager Bendahara Komite Sekolah
10
Berkaitan dengan kemudahan melakukan editing jika terjadi kekeliruan
input, maka semua form input ditambah dengan tombol maju da u dur yang digunakan untuk menuju record tertentu yang perlu diperbaiki. Gambar 2,
adalah form yang telah dibubuhi tombol tersebut.
Gambar 2. Form dilengkapi tombol maju dan mundur
Selanjutnya untuk memperbaiki kekurangan pencetakan yang bersifat
umum dan global, maka didesain form untuk melakukan pencetakan dengan
syarat tertentu. Gambar 3, merupakan gambar form pencetakan dengan
memasukkan syarat range tanggal tertentu dan nomer induk tertentu untuk
asisten bendahara sekolah.
11
Demikian pula form transaksi pemasukan yang digunakan oleh
Bendahara sekolah dilengkapi dengan maju dan mundur untuk pembenahan
data seperlunya.
Gambar 4. Form Transaksi Akuntansi
Untuk kepentingan pencetakan laporan, form tersebut dilengkapi
to bo CETAK . Apabila to bol tersebut diteka , aka basis data aka
mengarahkan para pemakai pada form pencetakan yang dilengkapi dengan
combo box a a pe a ggu gjawab da NIP pe a ggu gjawab lapora serta range tanggal laporan. Gambar 5 berikut ini e u jukka ga bar for CETAK yang dimaksud.
12
“eda gka to bol Cetak Lapora erupaka to bol ya g bagi
bendahara sekolah untuk membuat laporan keuangan. Jika tombol ini ditekan,
maka pengguna akan diarahkan pada form pencetakan dengan memasukkan
range tanggal dan pilihan pengurutan laporan berdasar tanggal transakasi atau
mata anggaran, Nampak pada gambar 6.
Gambar 6. Form Cetak Laporan Transaksi Akuntansi
Untuk menjamin keamanan data dari pihak-pihak yang tidak
berkompeten, basis data ini di lindungan dengan pengesetan Password melalui
Encrypt with password pada database tools. Dengan fasilitas tersebut, kita dapat
membuat password seperti gambar 7 dibawah ini.
Gambar 7. Set Database Password
Guna menjamin keamanan basis data dari pihak yang fakktor ketidak
13
Menyembunyikan menu ribbon dengan menonaktifkan beberapa menu ar yang
tidak dikendaki seperti pada gambar 8 berikut.
Gambar 8. Access Option
Sedangkan untuk menyembunyikan obyek basis data dapat dilakukan
melalui navigation option seperti pada gambar 9, gambar 10 dan gambar 11
dibawah ini.
Gambar 9. Navigation Option
14
Gambar 11. Group Option Object Type
Setelah diperbaiki maka, model basis data ini diuji cobakan lagi pada
subyek penelitian untuk mendapat penilaian dengan kuesioner. Hasil kuesioner
selanjutnya diringkas dalam tabulasi item pertanyaan dan diuji paired sample
t-test dengan mengunakan SPSS for Windows versi 15 Perhitungan uji tersebut
menunjukkan harga -16,517, dengan probabilitas 0,000 atau p<0,05 yang berarti
sangat signifikan.
Model hipotetik yang dikembangkan memiliki tampilan yang bagus,
mudah dalam pengoperasiannya dan menghasilkan lapora yang baik.
Sebagaimana dikemukakan Ku ar 00 : ya g berjudul Integrated
simulation application design for short term production scheduling yang
menemukan bahwa keuntungan model menggunakan Microsoft Access yang
jauh lebih besar dari pada kekurangan.
Begitu pula berkaitan dengan peningkatan efesiensi kerja, model
berhasil meningkatkan efesiensi kerja. Jika dilihaht dari fleksibilitas, modl hasil
penelitian ini dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan hal tersebut sesuai dengan
penelitian Köhl and Gremmels (2010) judul penelitian Docu e tatio
15
simpulan, sistem telah berkembang dan diuji selama beberapa tahun di
sebuah unit pelayanan transformasi, yang meningkat efisiensi. Selain itu,
sistem menyediakan akses cepat ke data untuk pengendalian kualitas dan
pengambilan keputusan. Sistem ini dapat dengan mudah dimodifikasi untuk
penggunaan dalam lingkungan penelitian lain
SIMPULAN
Model penelitian ini telah dilaksanakan melakui beberapa tahap.
Begitu pula, model ini telah diuji dengan hasil sangat signifikan.
Pengembangan Microsofy Access untuk Otomatisasi Siklus Akuntansi dapat
dilaksanakan dan mampu mampu meningkatkan kecepatan kerja,
kenyamanan kerja, dan produktivitas.
Ucapan terima kasih
Sebagai tulisan yang ilmiah, penulis tidak dapat menyusun tanpa
bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu perkenankanlah penulis menyampaikan
ucaoan terimakasih kepada: Kepala sekolah Madrasah aliyah Negeri (MAN)
16
DAFTAR PUSTAKA
Anoname, Standar Pendidikan Nasional Indonesia beserta Delapan
Peraturan-Peraturan Meneteri Pendidikan Indonesia, 2010, Penerbit: CV. Dwi Karya Mulia, Yogyakata.
Köhl and Gremmels, Documentation system for plant transformation service and
research, 2010,
http://find.galegroup.com/gps/retrieve.do?contentSet=IAC-Documents&qrySerId=&inPS=true&tabID=T002&prodId=IPS&searchId= R2&retrieveFormat=PDF¤tPosition=1&userGroupName=kpt06137 &resultListType=RESULT_LIST&sort=DateDescend&docId=A220675877 &callistoContentSet=NPDF&workId=5QEX_1746-4811-6-4-p.pdf, diakses 26 Desember 2010 pukul 06.43 WIB.
Kumar, Sameer and Daniel A. Nottesdad, Integrated simulation application
design for short-term production scheduling, 2006,
http://find.galegroup.com/gps/retrieve.do?contentSet=IAC-Documents&qrySerId=&inPS=true&tabID=T002&prodId=IPS&searchId= R2&retrieveFormat=PDF¤tPosition=6&userGroupName=kpt06137 &resultListType=RESULT_LIST&sort=DateDescend&docId=A176927918 &noOfPages=12
