BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Masalah
Kantor Pelayanan Pajak adalah tempat pembayaran pajak bagi para wajib pajak
baik perorangan badan, SPT Masa ataupun tahunan, dan lainnya. Yang dinaungi
Kementrian Keuangan Republik Indonesia Direktorat Jendral Pajak.
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang mempunyai beberapa seksi di
dalamnya. Diantaranya seksi Waskon (Pengawasan dan Komunikasi) yang bertugas
untuk memberi pengawasan terhadap jalannya perhitungan perpajakan, memberikan
layanan berupa konsultasi tentang tata cara pepajakan. Memberikan layanan
penyelesaian permohonan surat keterangan bebas (SKB) Pajak penghasilan (PPH),
penerbitan surat perintah membayar kelebihan pajak (SPMKP). Dan diantara tugas –
tugas tersebut, terdapat pelaksana seksi Waskon yang bertugas mengelola data surat
keluar yang dikeluarkan oleh para account representative dan surat masuk yang berasal
dari Kepala Kantor, Kementrian Keuangan, Para Wajib Pajak, dan lainnya, dimana
petugas tersebut masih memakai agenda untuk penyimpanan data ataupun penyalinan
data tersebut.
Hal inilah yang menyebabkan kurang effektifnya kerja pengolahan data surat
masuk dan keluaran yang terdapat di Seksi Waskon, banyaknya penumpukan agenda
setiap tahunnya. Kurang praktis karena apabila Kepala Kantor meminta laporan surat
perlu diketik ulang. Banyaknya surat yang mungkin terlewat ditulis, kesalahan
penulisan pada agenda yang membuat agenda terlihat kurang rapih, dan terjadi
penumpukan agenda di ruang kerja seksi Waskon.
Berdasarkan hal tersebut maka diperlukan pembuatan sebuah perangkat lunak
untuk memudahkan penyimpanan berkas surat masuk dan keluaran pada seksi
pengawasan dan komunikasi di kantor pelayanan pajak sumedang. Sehingga
laporan bulanan untuk disampaikan kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak Pratama
Sumedang.
I.2 Perumusan Masalah
Apabila dilihat dari kejadian yang terjadi pada Seksi Pengawasan dan Komunikasi
yang terdapat di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang saat ini terdapat masalah –
masalah dalam pembuatan laporan surat keluar dan surat masuk yang di keluarkan oleh
para Account Representativenya :
1. Banyak hal yang membuat laporan surat keluar dan masuk menjadi lebih sulit
dan rumit
2. Dalam penyalinan surat keluar dan masukan ke dalam agenda menjadi kurang
rapih karena memakai tulisan tangan dan kadang terjadi kesalahan yang
membuat terlihat kurang rapih.
3. Banyaknya kesalahan daam penulisan ataupun surat yang terlewat untuk disalin
pada agenda tersebut
4. Terjadi penumpukan agenda di ruangan Seksi Pengawasan dan Komunikasi
yang membuat kurang efektifnya pencarian agenda bulanan yang dibutuhkan
Berdasarkan kebutuhan tersebut, maka diperoleh rumusan masalah yaitu bagaimana
membangun Perangkat Lunak Pengolahan Data Surat Masuk dan Keluar pada Seksi
Waskon di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang.
I.3 Maksud dan Tujuan
I.3.1 Maksud
Maksud dari pembangunan aplikasi ini adalah untuk membangun Perangkat
Lunak Pengolahan Data Surat Masuk dan Keluar pada Seksi Pengawasan dan
Komunikasi di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang.
I.3.2 Tujuan
1. Memudahkan pembukuan surat masuk dan keluaran yang dikeluarkan para
Account Representative
2. Untuk mengurangi kesalahan dalam pembukuan surat masuk dan keluaran
3. Untuk mengurangi penumpukan agenda dan mempermudah pencarian data
4. Mengefektifkan waktu dalam pencetakan laporan surat masukan dan keluaran
I.4 Batasan Masalah
Pembangunan aplikasi ini dibangun berdasarkan prosedur yang digunakan yaitu
prosedur pembukuan surat masukan dan keluaran seksi waskon :
- Data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi ini terbatas pada data – data
yang dimiliki pegawai seksi waskon
- User yang memakai aplikasi ini dilakukan oleh petugas seksi waskon setiap
para Account Representative mengeluarkan surat untuk para wajib pajak
- Aplikasi yang dipakai untuk membangun perangkat lunak ini menggunakan
Borland Delphi 7, bahasa pemograman pada Delphi 7 menggunakan pascal,
dan database yang digunakan menggunakan Oracle, system operasi yang
digunakan adalam Microsoft XP Profesional
- Pembuatan aplikasi ini meliputi penginputan, penyimpanan dan penampilan
data yang telah ada maupun yang data yang terbaru
- Perangkat lunak ini juga akan dibangun dengan memanfaatkan jaringan Local
I.5 Metode Penelitian
Gambar I-1 Metode Waterfall
Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan paradigm
perangkat lunak waterfall, yang meliputi beberapa proses diantaranya:
a. Pengumpulan data
Merupakan bagian dari system yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek,
dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang
diperlukan system dan mengalokasikannya kedalam pembentukan perangkat
lunak.
Pengmpulan datanya digunakan 2 metode :
1. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan terjun
langsung ke lingkungan objek yang diteliti.
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan Tanya jawab secara
langsung kepada pegawai yang biasa membukukan surat masuk dan
keluaran.
b. Analisis
Merupakan tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan
proyek perangkat lunak, seperti analisis kebutuhan fungsional dan
nonfungsional
c. Perancangan
Tahap perancangan interface yang mudah dimengerti user yang mengacu pada
data – data analisis
d. Pengkodean
Tahap penerjemahan data yangtelah dirancang ke dalam bahasa pemograman
tertentu. Dalam pembangunan perangkat lunak ini menggunakan Delphi.
e. Pengujian
Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.
f. Pemeliharaan
Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat mengalami
perubahan – perubahan sesuain dengan permintaan user.
I.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan kerjapraktek ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi pembahasan secara umum yang berhubungan dengan penyusunan
laporan kerja praktek dan secara singkat menjelaskan tentang latar belakang masalah,
perumusan masalah, maksud dan tujuan kerja praktek, batasan masalah, metode
penelitian dan sistematika penulisan kerja praktek.
Bab ini berisi pembahasan tentang profil perusahan Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Sumedang sejarah perusahaan, unit – unit dan fungsi – fungsi di KPP pratama
sumedang, struktur organisasi KPP Pratama Sumedang dan Logo Direktorat Jedral
Pajak dan Landasan Teori.
BAB III PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang analisis, perancangan, dan implementasi pembangunan
perangkat lunak Surat Masuk dan Keluaran Sie. Waskon
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
II.1 Profil Perusahaan
II.1.1 Sejarah Instansi
Sehubungan dengan reorganisasi di linkungan Direktorat Jendral Pajak
serta dalam rangka pelaksanaan modernisasi system administrasi perpajakan secara
bertahap sebagai upaya pelaksanaan good government dan untuk meningkatkan
penerimaan pajak serta efektivitas organisasi Instasi Vertikal di lingkungan
Direktorat Jendral Pajak maka pada tanggal 9 Agustus 2007 ditetpkan keputusan
Dirjen Pajak Nomor KEP/PJ./2007 yang mengatur tentang penerapan organisasi,
tata kerja dan saat mulai beroprasinya Kantor Pelayanan Pajak Pratama dan
Konsultasi Perpajakan (KP2KP) di lingkungan Kantor Wilayah Direktorat Jendral
Pajak Banten, Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Jawa Barat I dan Kantor
Wilayah Direktorat Jenderal Pajak Jawa Barat II.
Dengan terbitnya keputusan Dirjen Pajak tersebut maka terhitung mulai
tanggal 28 Agustus 2007 Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang telah
menerapkan Sistem Administrasi Modern resmi berdiri.
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang merupakan Kantor Pelayanan
Pajak pecahan dari Kantor Pelayanan Pajak Bandung Karees (yang sekarang
bernama Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bandung Karees). Wilayah kerja Kantor
Pelayanan Pajak Pratama Sumedang meliputi seluruh Kelurahan dan Kecamatan
yang ada di Kabupaten Sumedang.
Sampai saat ini Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang berkantor di Jl.
H. Ibrahim Adjien (Kiaracondong) Nomor 372 Bandung dan masih berbagi tempat
Visi dan Misi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang :
1. Visi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang
Menjadi institusi pemerintah yang menyelenggarakan system administrasi
perpajakan modern yang efektif, efisien, dan dipercaya masyarakat dengan
integritas dan profesionalisme yang tinggi
2. Misi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang
Menghimpun penerimaan pajak Negara berdasarkan Undang-Undang
Perpajakan yang mampu mewujudkan kemandiriran pembayaan Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara melalui system administrasi perpajakan
yang efektif dan efisien.
II.1.2 Logo Instansi
Berikut logo Direktorat Jendral Pajak beserta penjelasan dari logonya :
Gambar 0-1 Logo Direktorat Jendral Pajak
Motto : Negara Dana Rakca
Bentuk : Segi Lima
Lukisan :
Padi sepanjang 17 butir
Kapas sepanjang 8 butir, terdiri dari :
4 buah berlengkung 4: 4 buah berlengkung 5:
Sayap
Gada
Seluruh unsur - unsur tersebut tergambar dalam ruang segi lima
Susunan :
Dasar segi lima berwarna biru kehitam – hitaman
Padi kuning emas
Kapas putih dengan kelopak hijau
Sayap kuning emas
Gada kuning emas
Bokor kuning emas
Pita putih
Motto (semboyan) biru kehitam-hitaman
Makna :
- Padi dan kapas melambangkan cita-cita upaya kita untuk mengisi
kesejahteraan Bangsa dan sekaligus diberi arti sebagai tanggal lahirnya
Negara Republik Indonesia
- Sayap melambangkan ketangkasan dalam menjalankan tugas
- Gada melambangkan daya upaya menghimpun, mengerahkan,
mengamankan keuangan Indonesia
- Ruang segi lima melambangkan dasar Negara pancasila
Arti keseluruhan :
Makna dari lambing tersebut adalah ungkapan sesatu daya yang mempersatukan
dan menyesarikan dalam gerak kerja, untuk melaksanakan tugas Kementrian
II.1.3 Unit-unit dan Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang
Unit – unit kerja dan Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Sumedang adalah sebagai berikut :
a. Kepala Kantor Pelayangan Pajak Pratama Sumedang
Tugas dan Wewenang :
1) Menentukan arah dan kebijakan instasi secara menyeluruh
2) Melaksananakan peraturan perpajakan dari menteri keuangan maupun
Direktorat Jendral Pajak
3) Menjaga dengan seluruh system yang telah ditetapan berjlan dengan
baik
4) Megambil tindakan yang dianggap perlu untuk menangani/
mengahadapi masalah yang timbul yang dapat mempengaruhi kinerja
instansi.
b. Sub Bagian Umum
Tugas dan Wewenang :
1) Mempunyai tugas untuk melakukan urusan kepegawaian dan tata usaha
2) Melakukan tugas urursan keuangan
3) Mengatur urusan rumah tangga
c. Seksi Pengolahan Data dan Informasi
Tugas dan Wewenang :
1) Meakukan urusan pengolahan data dan penyajian informasi
2) Membuat monograf ajak
3) Penggalian potensi perpajakan
4) Mekakukan ekstensifikasi perpajakan
d. Seksi Penagihan
Tugas dan Wewenang :
1) Melakukan urusan penatausahaan piutan ajak dan penagihan pajak
2) Melakukan penatausahaan penundaan dan angsuan piutang pajak
e. Seksi Pelayanan
Tugas dan Wewenang:
1) Memberikan pelayanan kepada wajib pajak ddalam pembuatan Nomor
Pokok Wajib Pajak (NPWP)
2) Memberikan pelayanan penyelesaian permohonan pengkuhan
Pengusaha Kena Pajak
3) Menerima dan pengolahan Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan Pajak
Peghasilan (PPh)
4) Penerbitan surat teguran penyampaian Surat Pemberritahuan (SPT)
Masa
f. Seksi Ekstensifikasi
Tugas dan Wewenang :
1) Pemrosesan dan penatausahaan dokumen masuk di seksi ekstensifikasi
perpajakan
2) Memberikan penyelesaian permohonan surat keterangan Surat
Pemberitahuan Objek Pajak
3) Memberikan penerbitan surat himbauan untuk ber NPWP (Nomor
Pokok Wajib Pajak)
4) Pelaksanaaan penilaian Individual objek Pajak Bumi dan Bangunan
g. Seksi Pengawasan dan Konsultasi
Tugas dan Wewenang :
1) Memberikan pengawasan terhadap jalannya perhitungan perpajakan
2) Memeberikan layanan berupa konsultasi tentang tata cara perpajakan
3) Memberikan layanan penyelesaian permohonan Surat Keterangan
Berkas (SKB) Pajak Oenghasilan (PPh)
4) Pnerbitan Surat Perintah Membayar Kelebihan Pajak (SPMKP)
h. Seksi Pemeriksaan
Tugas dan Wewenang :
1) Pemeriksaan terhadap Kantor dan lapangan terhadap tata cara pelaporan
dan peungutan pajak
2) Penatausahaan Laporan Pemeriksaan Pajak (LPP) dan nilai perhitungan
3) Memeberikan penyelesaian usulan pemeriksaan perpajakan
i. Kelompok Jabatan Fungsional
1) Membantu unit kerja lain apabila dibutuhkan oleh unit kerja tersebut
II.1.4 Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang
Struktur organisasi di dalam lingkungan Kantor Pelayanan Pajak Pratama
Sumedang sangat penting peranannya, karena dengan struktur organisasi akan
mengetahui dengan jelas apa yang akan menjadi tugas dan wewenangnya serta
kepada siapa mereka harus bertanggung jawab. Struktur organisasi yang baik juga
akan menciptakan efisiensi dan efektivitas bagian yang ada dalam perusahaan /
organisasi / instansi. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi tersebut dapat dilihat
di gambar II-2 :
Kepala Kantor
Sub Bagian Umum
Seksi Pengolahan
Data dan Informasi Seksi Pelayanan Seksi Penagihan
Seksi
II.2 Landasan Teori
Beberapa landasan teori menjadi acuan dalam melaksanakan kerja praktek ini
adalah :
II.2.1 Database
Definisi dari Database adalah sebagai berikut :
“Kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di
hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk
kegunaan tertentu” (Irmansyah, 2003 : 2).
II.2.2 Basis Data
Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam computer
secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program computer
untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Konsep dasar dari basis data
adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah
basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di
dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang
diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut.
Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur
basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang
umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layanan
mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan
dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya
menggunakan terminologi matematika).
Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai
yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan
menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.
Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan,
manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya
sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data
untuk kedua arti tersebut.
II.2.3 Borland Delphi 7
Visual delphi merupakan bahasa pemrograman under Windows yang
berasal dari pengembangan bahasa pemrograman Pascal.
Borland Delphi adalah sebuah alat pengembangan aplikasi – aplikasi untuk
sistem operasi Microsoft Windows. Delphi sangat berguna dan mudah digunakan
untuk membuat suatu progra berbasis GUI (Graphical User Interface) atau consol
(Mode teks). Delphi merupakan bahasa pemrograan pertama yang memecahkan
batasan
antara bahasa tingkat tinggi, pengembangan aplikasi dengan cepat (Rapid
Application Development / RAD). Sampai sekarang sudah banyak
digunakan visual delphi versi 7. Bahasa delphi terkenal dengan kode programnya
yang sangat terstruktur, sehingga programer harus sangat teliti dalam menulis kode
program. Bahasa delphi banyak di gunakan untuk membuat program-program
aplikasi yang banyak beredar, misalkan sistem informasi-sistem informasi yang
berbasis pengolahan data.
Ketika membuat aplikasi GUI dengan Delphi, pengembang perangkat
lunak akan mendapatkan bahasa pemrograman (dalam hal ini Object Pascal) yang
dibungkus dalam lingkungan RAD. Semua user interface seperti form, tombol
(button), dan object list-list telah disertakan dalam Delphi dalam bentuk komponen
atau control.
Pengembang dapat dengan mudah menempatkan komponen-komponen
tersebut ke dalam form. Pengembang dapat juga menempatkan control ActiveX
pada form untuk membuat program-program khusus seperti browser web dalam
waktu yang cepat. Delphi memungkinkan pengembang untuk merancang
keseluruhan interface secara visual, dan dengan cepat dapat diimplementasikan
Dengan Delphi, pengembang perangkat lunak dapat membuat program Windows
dengan lebih cepat dan lebih mudah dari sebelumnya.
Gambar 0-3 Tampilan Borlan Delphi 7
11.2.4 Database Dekstop Paradox 7
Database desktop merupakan suatu program “Add-Ins”, yaitu program terpisah yang langsung terdapat pada Borland Delphi. Pada database desktop
terdapat beberapa DBMS yang terintegrasi di dalamnya antara lain Paradox 7,
Paradox 4, Visual dBase, Foxpro, Ms. SQL, Oracle, Ms. Acces, db2 dan interbase.
Dari beberapa DBMS tersebut kita akan memilih salah satu yaitu Paradox yang
akan dibahas lebih lanjut, khususnya Paradox 7. Dalam Paradox 7 ini, pada 1 file
database hanya mengizinkan 1 tabel, berbeda dengan DBMS lain yang
mengizinkan beberapa tabel pada 1 file database seperti pada Ms. Acces.
Borland Paradox 7 * adalah database relasional untuk Windows 95 dan
Windows NT. Ini memberikan kombinasi yang solid kemudahan penggunaan,
kinerja dan halus integrasi lintas-aplikasi, semua dengan transisi mulus ke
Windows 95.Paradox 7 provides comprehensive relational database functionality,
allowing users of all skill levels to manage business and personal data and create
complete business solutions. * Versi Paradoks ini dikembangkan oleh Borland
Struktur field pada Paradox 7 :
1. Field Name
Field Name merupakan nama pengenal kolom pada suatu tabel. Terdapat beberapa
aturan dalam penulisan field name antara lain :
• Panjang maksimum 25 karakter
• Tidak boleh diawai dengan spasi tapi boleh mengandung spasi • Unik, artinya tidak ada nama kolom yang sama
• Tidak boleh menggunakan tanda koma (,), tanda pipe (|), dan tanda seru (!) • Hindari kata-kata yang merupakan perintah SQL
2. Type
Digunakan untuk menetukan tipe data yang dapat ditampung dalam field.
Macam-macam tipe data yang sering dipakai dalam Paradox adalah sebagai berikut :
3. Size
Merupakan ukuran dari panjang data yang diizinkan untuk suatu field.
4. Key
Dapat berupa primary key sebagai key yang membedakan untuk setiap baris
kolom. Syarat untuk primary key adalah unik, artinya tidaka boleh ada data yang
BAB III PEMBAHASAN
III.1 Analisis Sistem
Pada bagian ini akan dilakukan analisis terhadap system yang sedang
berjalan. Hasilnya digunakan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai
kelemahan dan kelebihan yang terdapat pada system Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Sumedang. Dari proses analisis tersebut akan dihasilkan berbagai saran
perbaikan terhadap system yang dapat dijadikan dasar dalam merancang yang akan
dibangun.
III.1.1 Analisis Masalah
Sesuai dengan hasil analisis di Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama
Sumedang dalam kegiatan yang terdapat di Seksi Pengawan dan Komunikasi
(Waskon) dalam kegiatan perkantorannya membutuhkan suatu perangkat lunak,
yaitu Pengolahan data surat masuk dan keluar yang dilakukan seorang petugasnya
yang diperlukan untuk mengetahui surat apa saja yang masuk ke KPP Pratama
Sumedang dan suratyang dikeluarkan dalam sebuah agenda kantor. Dalam
pembuatannya masih menyalin secara manual dengan menggunakan agenda dan
ditulis tangan.
Hal ini menyebabkan banyaknya kelemahan dalam penyalinan surat-surat
masuk dan keluar, pegawai mungkin terlewat menulis atau kesalahan dalam
penulisan. Dan membuat tidak rapihnya sebuah agenda yang nantinya akan
dilaporkan kepada Kepala Kantor KPP Sumedang.
Hal ini juga sangat menyulitkan bagi pegawai di seksi waskon, dalam hal
pencarian data, apabila data dibutuhkan dengan segera tidak bisa langsung didapat
karena pegawai harus mencari satu-satu dari tumpukan agenda, dan pegawai di
waskon harus menyalinnya lagi di mocrosoft word apabila kepala kantor meminta
laporan bulanan tentang surat keluar ataupun surat masuk ke kantor pajak.
Untuk itu diperlukan sebuah pembangunan aplikasi surat menyurat untuk
waskon dalam melakukan pencaria ataupun menghindari penumpukan agenda
yang berada di ruangan waskon.
III.1.2 Analisis Prosedur yang berjalan
Analisis prosedur atau proses sistem memberikan gambaran tentang system
yang saat ini sedang berjalan. Analisis sistem bertujuan untuk mengetahui lebih
jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut, sehingga kelebihan dan kekurangan
sistem dapat diketahui.
III.1.2.1 Flowmap yang sedang berjalan
Di KPP Pratama Sumedang ada prosedur dalam melakukan perekaman
surat masuk dan surat keluar :
1. Para account respresentative akan mengeluarkan surat-surat yang akan
diberikan pada WP (wajib pajak)
2. Sebelum dikirimkan kepada para WP, maka diproses terlebih dahulu
oleh sekretaris Kepala Kantor
3. Setelah selesai diproses oleh sekretaris kepala kantor, maka surat
dicatat telebih dahulu oleh salah satu pegawai seksi Waskon
4. Lalu surat yang dikeluarkan AR untuk WP dikirim oleh petugas
waskon
III.1.2.1.1 Flowmap Surat Masuk
Pada flow map proses surat masuk ini mempunyai fungsinya
masing-masing dan terdiri 3 fungsi yaitu :
1. User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa
surat masuk yang didalamnya berupa data surat masuk kemudian akan
melalui proses penyimpanan surat masuk kemudian proses edit jika
2. Surat masuk, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka
dilakukan proses tambah yang didalamnya berupa penginputan data isi
surat kemudian data disimpan. Proses selanjutnya adalah pengeditan
data surat masuk jika ada kesalahan penginputan pada poses tambah
lalu setelah semua proses telah selasai data surat dapat ditampilkan
lewat proses preview.
3. Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini
mempunyai tugas menyimpan data dari proses isi data surat masuk
kemudian menjadi dokumen data yang telah di olah.
Proses Surat Masuk
Surat Masuk
User Database Sistem
Simpan Data Surat
Data Surat
Isi Data Surat
Proses Edit Surat Masuk Data Surat Masuk
Terisi Proses Tambah
Database Surat Masuk Data Surat
Data Surat Masuk di Edit
Lapora Surat
Masuk Proses Priview
III.1.2.1.2 Flow Map Surat Keluar
Pada flow map proses surat keluar ini mempunyai fungsinya
masing-masing dan terdiri 3 fungsi yaitu :
1. User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa
surat keluar yang didalamnya berupa data surat keluar kemudian akan
melalui proses isi surat keluar dan penyimpanan surat masuk
kemudian proses edit jika ada kesalahan input.
2. Surat keluar, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka
dilakukan proses tambah yang didalamnya berupa penginputan data
isi surat kemudian data disimpan. Proses selanjutnya adalah
pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan penginputan pada
poses tambah lalu setelah semua proses telah selasai data surat dapat
ditampilkan lewat proses preview.
3. Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini
mempunyai tugas menyimpan data dari proses isi data surat keluar
Proses Surat Keluar
Database Sistem Surat Keluar
User
Simpan Data Surat
Database Surat Keluar Data Sura Keluar
Terisi
Proses Edit surat Keluar
Data Surat Keluar Data Surat
Data Surat Proses Tambah
Info Surat Keluar Info Laporan
Surat Keluar
Priview Surat Keluar
III.1.3 Analisis Pengkodean III.1.3.1 Pengkodean NIP
Di KPP Pratama Sumedang, digunakan pengkodean berupa NIP pegawai.
NIP tersebut dimiliki semua pegawai KPP Pratama Sumedang.
Format NIP 18 digit sesuai dengan Pasal 2 Peraturan Kepala BKN nomor
22 tahun 2007 menggunakan tahun, bulan dan tanggal lahir CPNS/PNS sebanyak 8
(delapan) digit dengan ketentuan untuk bulan dan tanggal lahir masing-masing 2
(dua) digit, 6 (enam) digit berikutnya menunjukkan tahun dan bulan pengangkatan
pertama sebagai CPNS/PNS dengan ketentuan untuk bulan pengangkatan pertama
dua digit, 1 (satu) digit berikutnya menunjukkan jenis kelamin CPNS/PNS yaitu
angka 1 untuk Pria dan angka 2 untuk Wanita dan 3 (tiga) digit terakhir adalah
angka pengenal yang menunjukkan nomor urut CPNS/PNS yang diatur dan
ditetapkan oleh BKN.
Berikut gambar yang menjelaskan NIP di KPP Pratama Sumedang :
Gambar 0-3 Kode NIP
III.1.4 Pengkodean Surat
Di KPP Pratama Sumedang untuk mengirimkan suatu surat untuk para
wajib pajak ataupun surat yang diterima daari luar KPP Pratama, ada pengkodean
tertentu dalam hal membuat nomor surat.
Format nomor surat itu sendiri pertama ditulis jenis surat dengan
pengkodean tertentu jenis-jenis surat lalu diikuti dengan nomer agenda yang
sebelumnya harus ditulis terlebih dahulu dalam sebuah agenda lalu kode
oleh penerima tsb diikuti oleh kode KPP Pratama Sumedang dan tanggal
dikirimkannya surat lalu diikuti oleh tahun sekarang.
Gambar 0-4 Pengkodean Surat
III.2 Analisis Kebutuhan
III.2.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk menghasilkan
spesifikasi yang rinci mengenai segala hal yang dapat dikerjakan sistem ketika
diimplementasikan (spesifikasi kebutuhan non fungsional). Hasil dari analisis ini
akan menentukan masukan yang dibutuhkan sistem, keluaran yang dihasilkan
sistem, lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan sehingga
menghasilkan keluaran yang diinginkan, volume data yang akan ditangani sistem,
kendali terhadap sistem, dan macam-macam kategori pengguna sistem.
III.2.1.1 Analisis Jaringan
Saat ini, jaringan yang terpasang pada KPP Pratama Sumedang merupakan
jaringan lokal dengan bentuk topologi jaringan jenis star, dimana sebuah server
akan melayani kebutuhan beberapa komputer klien. Sistem informasi yang
dibangun berbasis klien-server, sehingga sistem ini dapat langsung beradaptasi,
dan berjalan dengan efisien.
Jenis surat kode KPP
No agenda
III.2.1.2 Analisis Perangkat Keras
Perangkat keras yang ada saat ini di Direktorat Metrologi sudah memenuhi
standard untuk menjalankan aplikasi sistem yang dibangun. Adapun spesifikasinya
sebagai berikut :
Server
f. Keyboard an Mouse
Client
l. Keyboard an Mouse
III.2.1.3 Analisis Perangkat Lunak
Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan di KPP Pratama Sumedang
adalah sebagai berikut :
a. Microsoft Windows XP Proffesional sebagai Sistem Operasi
b. Borland Delphi 7 sebagai aplikasi pembangun perangkat lunak
c. Delphi sebagai bahasa pemrograman
III.2.1.4 Analisis User
Setelah melakukan pengumpulan data dengan teknik wawancara dan
survey bahwa pengguna sistem yang akan menggunakan perangkat lunak ini
adalah pegawai dengan jabatan pelaksana pada seksi Pengawasan dan Komunikasi
di KPP Pratama Sumedang dan sudah mempunyai pengalaman dalam
meng-inputkan data, menyalin data dan menguasai komputer minimal dapat bekerja
dengan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel, sehingga tidak perlu
dilakukan pelatihan secara khusus pada sistem yang akan dibangun. Akan tetapi
hanya melakukan pengenalan dan pengarahan sistem secara singkat.
III.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional
Analisis kebutuhan fungsional akan dimulai setelah tahap analisis terhadap
sistem selesai dilakukan, analisis kebutuhan fungsional dapat didefinsikan sebagai
penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa
elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Tahapan ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen
perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi
dari sistem akan benar-benar memuaskan dari rancang bangun yang telah
ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.
Alat bantu yang digunakan untuk menggambarkan system secara umum
yang akan dibangun yaitu diagram konteks dan data flow diagram. Untuk
menjelaskan bagaimana suatu masukan diproses pada sistem maka digunakan
spesifikasi proses dan kamus data untuk mengetahui aliran data yang mengalir
pada sistem.
III.2.2.1 Kamus Data
Kamus data adalah tempat penyimpanan definisi dari aliran-aliran data,
file-file, dan proses-proses dalam sebuah sistem informasi. Kamus data ini berasal
dari diagram arus data dan dokumen-dokumen sumber inputan. Untuk menjelaskan
semua data yang digunakan dalam sistem, digunakan kamus data. Kamus data
Tabel 0-1 Kamus Data
No Detail Keterangan
1. Nama Data login & user
Deskripsi Berisi data user yang digunakan untuk
login dan untuk merekam surat masuk dan
keluar
Struktur Data Username + password
Username
password
{0..9|a..z|A..Z} {0..9|a..z|A..Z}
2. Nama Data Surat Masuk
Deskripsi Berisi data surat masuk
Struktur Data Tglmasuk + noagenda + ditujukankepada
+ keterangan + jenissurat
Tgl Masuk
Deskripsi Berisi data surat keluar
Struktur Data Tglkeluar + noagenda + ditujukankepada
+ keterangan + ar + jenissurat
Tgl Keluar
4. Nama Data Account Representative
Deskripsi Berisi data Account Representative
Nama Lengkap
III.2.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem pundamental
merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan
data input output yang ditunjukan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara
berurutan.
SI Surat Masuk dan
Surat Keluar
Gambar 0-5 Diagram Konteks
III.2.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
Dari diagram konteks di atas, aliran data yang ada pada sistem
III.2.2.4 DFD Level 1
1.Surat Masuk
Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan
data dari surat yang masuk untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.
2.Surat Keluar
Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan
data dari surat yang akan keluar untuk diarsipkan untuk keperluan
1.0 Login
Data User
Data login
User Info login validData login
2.0 Input surat keluarInfo input surat keluar
Input data account Representative Info data Acoount Representative
Surat Masuk Surat Keluar RepresentativeAccount
In
DB perekaman Surat Keluar/bulan
DB Perekeman Surat Masuk/ bulan
III.2.2.5 DFD Level 2 Proses 2.0 Perekaman Surat Masuk
2.1: Tambah
User menginputkan data isi surat masuk berupa tanggal agenda, asal
surat, tanggal surat, no surat, perihal, keterangan.
2.2: Edit
Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada
kesalahan input data pada proses tambah.
2.3: Cari
Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah
di input dan tersimpan di database.
2.4: Preview
Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat
yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk
laporan.
2.5: Hapus
Proses ini merupakan proses penghapusan data yang telah
2.1
Edit data surat masuk
Input pencarian no agenda
Lihat priview laporan Simpan Data surat Masuk
Input gambar
Data Surat Masuk
Input pencarian asal surat Input pencarian perihal
Input tanggal surat
Cari Surat Masuk
Info Laporan Surat Masuk Simpan Data Surat Masuk
Info Data Surat Masuk
2.5 Hapus Hapus data surat
Hapus database
Info hapus data berhasil
Info hapus data
Gambar 0-7 DFD Level 2 Proses 2.0
III.2.2.6 DFD Level 2 Proses 3.0 Perekaman Surat Keluar
3.1: Tambah
User menginputkan data isi surat keluar berupa tanggal agenda, no
agenda, ditujukan kepada, perihal, keterangan.
3.2: Edit
Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada
kesalahan input data pada proses tambah.
Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah
di input dan tersimpan di database.
3.4: Preview
Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat
yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk
laporan.
3.5: Hapus
Proses ini merupakan proses pencarian untuk menghapus data surat
3.1
Edit Data Surat Keluar
Input pencarian no agenda
Lihat preview laporan surat keluar Input ditunjukan kepada
Input perihal
Input keterangan
Surat Keluar Input tanggal Keluar
Simpan Data Surat Keluar
Data Surat Keluar
Input pencarian tanggal agenda
Input Ditujukan Kepada
Cari Surat Keluar
Info Laporan Surat Keluar Info Data Surat Keluar
Simpan Data Surat Keluar Input AR
3.5 Hapus Hapus data surat
Info data dihapus berhasil
Info datadihapus Hapus database
Gambar 0-8 DFD Level 2 Proses 3.0
III.2.2.7 DFD Level 2 Proses 4.0 Pengolahan Data AR
4.1: Tambah
User menginputkan data nama Account Representative, NIP,
Golongan dan Pendidikan terakhir.
4.2: Edit
Proses ini merupakan proses pengeditan data account
representative.
Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah
di input dan tersimpan di database.
4.4: Hapus
Proses ini merupakan proses pengahapusan table di database,
dengan menggunakan konfirmasi terlebih dahulu.
4.1
Input pencarian nama AR
Lihat preview data AR Input Golongan
Input Pendidikan Terakhir
Account Representative Input NIP
Simpan Data Acc. Representative
Data Acc. Representative
Input pencarian NIP
Input Golongan
Cari Account Representative
Info Preview Data AR Info Data Acc. Representative
Simpan Data Acc. Representative
4.5 Hapus Hapus data AR
Info data dihapus berhasil
Info datadihapus Hapus database
III.2.2.8 DFD Level 2.0 Proses 5.0
DFD level 2.0 pada Proses 5.0 ini adalah Laporan yang dirancang ditampilkan
secara per bulan.
5.1 : View Laporan
Ini digunakan ketika user menuju laporan bulanan yang user
pilih pada menu utama ataupun yang user pilih saat
dipengolahan data surat masuk maupun suratkeluar.
5.2: Cetak Laporan
Fitur ini sudah otomatis tersedia bagi user yang telah
melihat laporan maka tersedia tombol cetak laporan untuk
mencetak laporan dari database yang tersimpan.
5.1 View Laporan
5.2 Cetak Laporan
Surat Masuk
SuratKeluar Info DB perekaman surat masuk
Info DB perekaman surat keluar
III.3 Perancangan Sistem
III.3.1 Perancangan Basis Data
Usulan untuk diagram E-R yaitu terdapat kunci yang unik (primary key)
pada setiap entitas (tabel induk) yang dapat membedakan dengan atribut lainnya
sehingga tabel tersebut dapat dijadikan referensi untuk tabel yang lainnya.
Dari usulan diatas maka dapat dibuat diagram E-R untuk sistem yang terdri
dari beberapa tabel yang dibutuhkan untuk menyimpan data. Untuk melihat
keterhubungan antar tabel yang ada maka akan digambarkan sebagai berkut :
III.3.1.1 ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD (Entity Relationship Diagram) adalah sebuah spesialisasi grafik yang
mengilustrasikan hubungan antara entitas dengan sebuah database.
User Merekam Surat Masuk
Surat Keluar Account
Representative
III.3.1.2 Struktur Tabel Tabel 0-2 User
Nama Field Tipe Data (Ukuran) Keterangan
Username String Nama user
Password String Password user
Tabel 0-3 Surat Masuk
Nama Field Tipe Data (Ukuran) Keterangan
No Agenda Integer Nomer Agenda Surat
Masuk
Jenis Surat String Jenis Surat yang Masuk
Tgl Masuk Date Tanggal Surat Masuk
Ditujukan kepada String Ditujukan untuk siapa
Keterangan String Keterangan / isi surat
masuk
AsalSurat String
Tabel 0-4 Surat Keluar
Nama Field Tipe Data (Ukuran) Keterangan
No Agenda Integer Nomer Agenda surat
keluar
Jenis Surat String Jenis surat yang
dikeluarkan
Tgl Keluar Date Tanggal surat keluar
Ditujukan Kepada String Ditujukan untuk siapa
Keterangan String Keterangan / isi surat
keluar
Account Representative String Nama ar yang mengeluarkan surat keluar
Tabel 0-5 Account Representative
Nama Field Tipe Data (Ukuran) Keterangan
Account Representative String Nama Lengkap Account Representative
Golongan String Golongan dari AR
NIP String NIP para AR
III.3.1.3 Skema Relasi
Gambar 0-12 Skema Relasi
III.3.2 Perancangan Prosedural III.3.2.1 Flowchart
Flowchart adalah jenis diagram yang mewakili suatu algoritma atau proses,
yang menunjukan langkah-langkah sebagai kotak dari berbagai jenis, dan
ketertiban mereka dengan menghubungkan proses satu dengan proses yang lainnya
dengan menggunakan panah. Hal ini diagramatik representasi dapat memberikan
langkah demi langkah dalam menemukan solusi yang diberikan dalam suatu
permasalahan.
Proses operasi diwakili dalam kotak, dan panahdengan menghubungkan
satu sama lain yang mewakili aliran control. Data arus biasanya tidak diwakili
dalam diagram alur, berbeda dengan diahram data, melainkan mereka tersirat oleh
urutan operasi yang digunakan dlam menganalisis, merancang,
Pengolahan Data Surat Masuk dan
Keluar
Diproses di KPP melalu Seksi
Waskon Data Surat Masuk / Keluar
Apakah Perlu dilanjutkan ke yang dituju
Jika Perlu Diteruskan ke
orang dituju
Melakukan Perekaman Surat Masuk dan Keluar Oleh Pegawai
Waskon
III.3.3 Perancangan Struktur Menu
Struktur menu dirancang sesuai dengan level pengguna yang menggunakan
sistem. Berikut struktur menu program pengolahan data surat masuk dan keluar :
Menu
File Laporan About
Pengolahan Data Surat Masuk
Pengolahan Data Surat Keluar
Pengolahan Data AR
Laporan Bulanan
Gambar 0-14 Struktur Menu
III.3.4 Perancangan antarmuka
a. Perancangan Antar Muka Login
Perancangan untuk Login sama untuk segala jenis user. Baik admin
ataupun petugas. Masukkan username dan password, kemudian klik tombol
Gambar 0-15 Perancangan Login
b. Perancangan antarmuka menu
Gambar 0-16 Perancangan Menu
T 01 A
File Laporan About
Surat masuk
Surat Keluar
Data AR
Keluar
Lap
Bulanan
Keterangan
c. Perancangan antarmuka pengolahan data surat masuk
Pengolahan Data Surat Masuk
NoAgenda TglAgenda AsalSurat TglSurat NoSurat Perihal Keterangan Gambar Kategori Pencarian :
Tanggal Surat
Gambar 0-17 Perancangan Pengolahan Surat Masuk
d. Perancangan antarmuka pengisian data surat masuk
Navigasi :
-klik simpan untuk kembali menuju T02 (Form surat masuk).
-klik batal untuk menuju pesan M01 T 03
e. Perancangan antarmuka Laporan bulanan
Navigasi : S05
string
string
string string string string string
f. Perancangan antarmuka surat keluar
Pengolahan Data Surat Keluar
NoAgenda TglAgenda Perihal Keterangan Kategori Pencarian :
Ditujukan Kepada
Gambar 0-20 Perancangan Pengolahan Surat Keluar
g. Pengisian data surat keluar
Navigasi :
-klik simpan untuk kembali menuju (Form surat keluar).
-klik batal untuk menuju pesan M02 NIP
Acc. Representative
Pend. Terakhir
Golongan
SIMPAN BATAL
h. Perancangan antarmuka pegolahan Data Account Representative
Navigasi :
-klik tambah untuk menuju (Form tambah).
-klik edit untuk menuju (Form edit). -klik preview untuk menuju (Laporan).
T07
Pengolahan Data Account Representative
NIP Golongan Pend. Trakhir Acc. Representative Kategori Pencarian :
TUTUP
Gambar 0-22 Pengolahan Data AR
i. Perancangan antarmuka pengisian data AR
Navigasi :
-klik simpan untuk kembali menuju (Form surat keluar).
-klik batal untuk menuju pesan M02 NIP Acc. Representative Pend. Terakhir
Golongan
SIMPAN BATAL
III.4 Perancangan antarmuka pesan
a. Pesan ini muncul apabila user salah memasukan username atau password
ketika log in
Gambar 0-24 Perancangan antarmuka pesan
III.5 Jaringan Semantik
III.6 Implementasi
Pada tahap ini, hasil dari tahap perancangan diterjemahkan ke dalam
bahasa pemrograman. Wujud dari hasil tahap implementasi ini nantinya adalah
sebuah sistem yang siap untuk diuji.
III.6.1 Log in
Pada halaman ini, user diminta untuk memasukan username dan password.
Tekan tombol LOGIN untuk melakukan verifikasi username dan password, tekan
tombol BATAL untuk membatalkan proses login dan keluar dari aplikasi.
Gambar 0-26 Form Login
III.6.2 Menu Utama
Halaman ini akan muncul, ketika user telah terlebih dahulu melakukan
login dan apabila username dan password yang diisikan user benar. Maka user
akan menuju form utama seperti pada gambar dibawah tersebuh. Terdapat
Gambar 0-27 Form Menu Utama
III.6.3 Menu Pengolahan Data Surat Masuk
Halaman ini akan muncul ketika user berada di menu utama dan memilih
file lalu memilih Surat Masuk maka munculan gambar seperti dibawah ini. Di
halaman ini user dapat melihat data yang sudah diinputkan dan juga mencari data
Gambar 0-28 Form Pengolahan Surat Masuk
III.6.4 Pengolahan Data Surat Keluar
Halaman Ini akan muncul apabila user memilih Surat Keluar di form utama
maka akan muncul form pengolahan surat keluar yang berisi table dan kolom
pencarian dan pengurutan juga terdapat bebearapa navigasi. Dan tombol seperti
tambah, edit, hapus, laporan.
III.6.5 Pengolahan Data Account Representative
Halaman ini akan muncul ketika user memilih File lalu Account
Representative di meu utama. Di form ini hanya tersedia penambahan edit dan
hapus data accout representative karena tiap bulan kadang terjadi penggantian
jabatan dan adanya pegawai baru, maka diperlukan form ini untuk mengupdate
data AR
Gambar 0-30 Form Account Representative
III.6.6 Pengisian Surat Masuk
Form ini muncul ketika user memilih button tambah di form pengolahan
data surat masuk. Disini user melakukan penginputan atau perekaman surat masuk
Gambar 0-31 Form Pengisian Surat Masuk
III.6.7 Laporan Perekaman Surat Masuk
Laporan yang nantinya user butuhkan untuk hard copy diberikan kepada
KaKap KPP Sumedang. Apabila user telah mengisinya dan disimpan di dalam
Gambar 0-32 Report
III.6.8 Pengisian Surat Keluar
Form ini muncul ketika user memilih button tambah di form pengolahan
data surat keluar. Disini user melakukan penginputan atau perekaman surat keluar
Gambar 0-33 Form Pengisian Surat Keluar
III.6.9 Pengisian AR
Form ini muncul ketika user memilih button tambah di form pengolahan
data account representative. Disini user melakukan penginputan atau data AR
Gambar 0-34 Form Pengisian Data AR
III.6.10 Menu About
Halaman ini muncul ketika user memilih menu about di form menu utama.
Halaman ini hanya menyajikan informasi tentang perangkat lunak.
III.6.11 Menu Laporan Bulanan
Menu ini muncul ketika user memilih tab menu laporan lalu laporan
bulanan maka akan muncul tab pemilihan bulan dan juga tahun untuk melihat
laporan surat per bulan.
III.6.12 Pesan Kesalahan Login
Pesan ini muncul jika user mengisikan username dan password kosong dan
apabila username dan password salah maka akan muncul seperti gambari dibawah
ini.
Gambar 0-37 Message Dialog username kosong
Gambar 0-38 Message Dialog Password Kosong
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
IV.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya, dapat diambil kesimpulan mengenai
pembangunan Perangkat Lunak pengolahan data surat masuk dan keluar di seksi
pengawasan dan komunikasi KPP Pratama Sumedang, sebagai berikut:
1. Perangkat lunak yang dibangun memudahkan perekaman surat masuk dan keluar
seksi waskon
2. Perangkat lunak yang dibangun mampu mengurangi kesalahan dalam perekaman
surat seksi pengawasan dan komunikasi.
3. perangkat lunak yang dibangun juga dapat mengurangu bahkan meniadakan
tumpukan agenda d ruangan seksi pengawasan dan komunikasi
4. Perangkat lunak yang dibangun mampu mengefektifkan waktu dalam pembuatan
laporan yang dibutuhkan untuk Kepala Kantor
IV.2 Saran
Untuk pengembangan perangkat lunak ini, ada beberapa saran yang dapat
dikemukakan, yaitu:
1. Perangkat lunak yang dibangun belum memiliki fasilitas backup data dan restore data
jika terdapat kegagalan.
2. Perangkat lunak yang dibangun masih sangat minim fasilitas untuk itu perlu dibuat
yang lebih rumit kebutuhan yang diinginkan
3. Perangkat lunat yang digunakan sebaiknya digabungkan langsung ke server teknologi
informasi di KPP Pratama Sumedang, sehingga jika ada trouble di program admin dr bag.
PEMBANGUNAN PERANGKAT LUNAK
PENGOLAHAN DATA SURAT MASUK DAN KELUAR
DI SEKSI WASKON
KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA SUMEDANG
KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi
Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek
Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik Informatika
Universitas Komputer Indonesia
SITI SOFWAH (10107573)
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
DAFTAR ISI LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ...i
DAFTAR ISI ...iii
DAFTAR GAMBAR ...v
DAFTAR TABEL ...vi
DAFTAR LAMPIRAN ...vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
I.1 Latar Belakang Masalah ... 1
I.2 Perumusan Masalah ... 2
I.3 Maksud dan Tujuan ... 2
I.3.1 Maksud ... 2
I.3.2 Tujuan ... 2
I.4 Batasan Masalah ... 3
I.5 Metode Penelitian ... 4
I.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7
II.1 Profil Perusahaan ... 7
II.1.1 Sejarah Instansi ... 7
II.1.2 Logo Instansi ... 8
Motto : Negara Dana Rakca ... 8
II.1.3 Unit-unit dan Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang 10 II.1.4 Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sumedang ... 13
II.2 Landasan Teori ... 14
II.2.1 Database... 14
II.2.2 Basis Data ... 14
II.2.3 Borland Delphi 7 ... 15
II.2.4 Database Dekstop Paradox 7 ... 16
BAB IIIPEMBAHASAN ... 18
III.1 Analisis Sistem ... 18
III.1.1 Analisis Masalah ... 18
III.1.2 Analisis Prosedur yang berjalan ... 19
III.1.2.1 Flowmap yang sedang berjalan ... 19
III.1.3 Analisis Pengkodean ... 24
III.1.3.1 Pengkodean NIP ... 24
III.1.4 Pengkodean Surat ... 24
III.2 Analisis Kebutuhan ... 25
III.2.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 25
III.2.1.1 Analisis Jaringan ... 25
III.2.1.2 Analisis Perangkat Keras ... 26
III.2.1.3 Analisis Perangkat Lunak ... 26
III.2.1.4 Analisis User ... 27
III.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 27
III.2.2.1 Kamus Data ... 27
III.2.2.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 29
III.2.2.4 DFD Level 1 ... 30
III.2.2.5 DFD Level 2 Proses 2.0 Perekaman Surat Masuk... 32
III.2.2.6 DFD Level 2 Proses 3.0 Perekaman Surat Keluar... 33
III.2.2.7 DFD Level 2 Proses 4.0 Pengolahan Data AR ... 35
III.2.2.8 DFD Level 2.0 Proses 5.0 ... 37
III.3 Perancangan Sistem ... 38
III.3.1 Perancangan Basis Data ... 38
III.3.1.1 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 38
III.3.1.2 Struktur Tabel ... 39
III.3.1.3 Skema Relasi ... 40
III.3.2 Perancangan Prosedural ... 40
III.3.2.1 Flowchart ... 40
III.3.3 Perancangan Struktur Menu ... 42
III.3.4 Perancangan antarmuka ... 42
III.4 Perancangan antarmuka pesan ... 48
III.5 Jaringan Semantik ... 48
III.6 Implementasi ... 49
III.6.1 Log in ... 49
III.6.2 Menu Utama ... 49
III.6.3 Menu Pengolahan Data Surat Masuk ... 50
III.6.4 Pengolahan Data Surat Keluar... 51
III.6.5 Pengolahan Data Account Representative ... 52
III.6.6 Pengisian Surat Masuk ... 52
III.6.7 Laporan Perekaman Surat Masuk ... 53
III.6.8 Pengisian Surat Keluar ... 54
III.6.9 Pengisian AR ... 55
III.6.10 Menu About ... 56
III.6.11 Menu Laporan Bulanan ... 57
III.6.12 Pesan Kesalahan Login ... 58
BAB IVKESIMPULAN DAN SARAN ... 59
IV.1 Kesimpulan ... 59
DAFTAR PUSTAKA
1. Fathansyah, Ir. ( 2002 ), Basis Data, Elex Media Komputindo, Jakarta.
2. Gunadharma. ( 1996 ), Pengenalan Sistem Informasi, Gunadharma, Jakarta,
88 – 89.
3. Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualititatif dan R&D, Alfabheta,
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA PRIBADI
Nama : Siti Sofwah
NIM : 10107573
Tempat Tgl Lahir : Bandung, 12 September 1990
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Jl. Padasuka Komp. Suci Residence Blok G No. 1 Bandung
No-Telp : 022-7101568
Email : sofie_rooney@yahoo.com
PENDIDIKAN
1994-1995 TK AISIYAH Bandung
1995-2001 SDN SOKA V Bandung
2001-2004 SMPN 22 Bandung
2004-2007 SMAN 23 Bandung
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Puji dan Syukur penulis panjatkan ke-Hadirat Allah SWT atas rahmat dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek yang
berjudul “PEMBANGUNAN PERANGKAT LUNAK PENGOLAHAN DATA
SURAT MASUK DAN KELUAR DI SEKSI WASKON KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA SUMEDANG“.
Laporan Kerja Praktek ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat tugas
mata kuliah Kerja Praktek, Program studi Teknik Informatika, Fakultas Teknik dan
Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia.
Dengan keterbatasan waktu, pengetahuan, pengalaman serta kesempatan yang
ada, penulis menyadari bahwa Laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari sempurna,
baik dari segi materi, analisis maupun sistematika pembahasannya. Tanpa bantuan
semua pihak yang terlibat, maka akan banyak kendala yang tak teratasi dalam
menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.
Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis juga menyampaikan rasa terima
kasih kepada :
1. Kepala Bagian Umum KPP Pratama Sumedang yang telah mengjinkan penulis
untuk melakukan kerja praktek.
2. Pembingbing Kerja Praktek dan karyawan-karyawan di Direktorat Metrologi yang
telah banyak membantu dan memberikan pengarahan.
3. Rekan-rekan kerja praktek.
4. Bapak Irfan Maliki, S.T sebagai dosen wali sekaligus pembimbing dalam
penyelesaian laporan kerja praktek ini.
6. Rekan-rekan mahasiswa Universitas Komputer Indonesia khususnya kelas IF13
yang selalu member semangat belajar.
Penulis sangat menyadari bahwa laporan ini masih banyak kekurangannya,
oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak. Terima kasih.
Akhir kata Penulis berharap, semoga Laporan Kerja Praktek ini bermanfaat bagi
penyusun khususnya dan bagi semua pihak pada umumnya.
Wassalamualaikum Wr.Wb
Bandung, Januari 2011
