Laporan Praktek Kerja Lapangan Di PT. Sari Ater Subang

(1)

DI SARI ATER HOTEL & RESORT

SUBANG

Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Oleh :

Nama : Diah Handini Mayangsari

NIM : 41808055

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI & PUBLIC RELATIONS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

(2)

ii Assalamualaikum Wr. Wb.

Alhamdulillahirabil'alamin, penulis panjatkan segala puji dan syukur

kehadirat Allah SWT, yang mana dengan karunia-Nya lah penulis dapat

menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dengan baik berikut dengan

laporannya.

Penulis mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya untuk Mamah,

Bapak, Dan kelima Kakak dan ketiga adik penulis yang selalu memberikan

dukungan, baik moril maupun materil dan membantu penulis terutama melalui

untaian doa-doanya.

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini disusun untuk memenuhi syarat

kelulusan mata kuliah Praktek Kerja Lapangan dan salah satu syarat menempuh

sarjana strata 1 Ilmu Komunikasi Konsentrasi Ilmu Humas Universitas Komputer

Indonesia Bandung.

Penulis sadari sepenuhnya bahwa dalam melakukan penyusunan Laporan

(3)

iii

Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ucapkan terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada :

1. Yth. Prof. DR. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., M.A, Dekan Ilmu Komunikasi Universitas Komputer Indonesia Bandung yang telah mengeluarkan surat

pengantar untuk Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan menandatangani surat

permohonan Praktek Kerja Lapangan.

2. Yth. Drs. Manap Solihat, M.Si, selaku ketua Prodi Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia yang telah memberikan pengesahan pada Laporan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

3. Yth. Sangra juliano.P, S.I.Kom, selaku Dosen wali IK-2 2008 yang memberikan arahan sebelum dan sesudah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

ini.

4. Yth. Adiyana Slamet, S.IP.,M.Si, selaku Dosen Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL), yang telah senantiasa memberikan arahan, bimbingan, dan

(4)

iv

sesudah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

6. Yth. Staf Dosen, Program studi Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia Bandung yang telah memberikan ilmu kepada penulis.

7. Yth. Ratna Widi Astuti A.Md, selaku Sekretaris Dekan FISIP Univesitas Komputer Indonesia Bandung yang telah membantu semua keperluan penulis dan

sesudah penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.

8. Yth. Ibu Astri Ikawati A.md. Kom, Mba Rr. Sri Intan Fajarini, Selaku Staf Sekretaris Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP Universtas Komputer Indonesia

Bandung Yang telah membantu semua keperluan penulis sebelum dan sesudah

penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan ini.

9. Yth. Bapak H. Herrie Hermanni, selaku Direktur Operasional yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan praktek kerja lapangan di PT. Sari Ater

Subang.

10.Yth. Bapak Faisal Nafai, selaku Sales & Marketing Manager yang telah memberi arahan kepada penulis saat melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT.

(5)

v

praktek kerja lapangan di PT. Sari Ater Subang.

12. Yth. Bapak M. Hidayat Tasrif, selaku Guest Relations Coordinator yang telah memberikan arahan, bimbingan, dan pengetahuan kepada penulis sehingga penulis

dapat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dengan baik.

13. Seluruh Staff Guest Relation Officer dan Sales & Marketing Staff, yang telah menjadis inspirator dan motivator penulis.

14. Ridha Indra Jaya, Selviana, Tiary, Rika, Vinni, Pman, Bubu, Echa, Sindi, Vetty, sahabat yang selalu memberikan motivasi kepada penulis.

13. Nurazizah, Nuraini, Mila, Sylvi, Rina, Rengga, Rian, dan Andi sahabat terbaikku selama kuliah di kampus tercinta.

15. Para Sahabat Seperjuangan, Mona, Diana, dan Mariska, rekan-rekan yang selalu memberikan cerita, canda-tawa, selama melaksanakan Praktek Kerja

Lapangan.

(6)

vi

Akhir kata penulis ucapkan terima kasih banyak kepada semua pihak yang

telah membantu penulis dalam proses meyelesaikan Laporan Praktek Kerja

Lapangan ini. Maka penulis selanjutnya berharap dan berterima kasih atas segala

saran dan masukan dari pembaca. serta menerima saran dan masukan tersebut

dengan hati terbuka. Semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak. Amiin....

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Bandung, Desember 2011 Penulis

(7)

vii

LEMBAR PENGESAHAN... i

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR... ixi

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Sejarah dan Perkembangan Sari Ater Hotel & Resort ... 1

1.1.1 Asal Mula Desa Ciater (Legenda Rakyat)... 1

1.1.2 Sejarah Singkat Objek Wisata... ... 2

1.1.3 Sarana Hotel dan Potensi Objek Wisata... ... 7

1.1.4 Tentang Perusahaan... ... 11

1.1.5 Arti Kehadiran Objek Wisata bagi Masyarakat dan Lingkungan... 11

1.1.6 Tentang Divisi Public Relations PT. Sari Ater Subang... 13

1.2 Visi dan Misi PT. Sari Ater Subang... 14

1.2.1 Visi PT. Sari Ater Subang ... 14

1.2.2 Misi PT. Sari Ater Subang ... 14

1.3 Logo dan Arti Logo Perusahaan ... 14

1.3.1 Logo Perusahaan ... 14

1.3.2 Arti Logo Perusahaan ... 15

(8)

viii

1.6.1 Tugas dan Tanggung Jawab Public Relations Manager.……... 19

1.6.2 Tugas dan Tanggung Jawab Guest Relations Coordinator…. ... 20

1.6.3 Tugas dan Tanggung Jawab Guest Relations Officer……… ... 22

1.6.4 Tugas Dan Tanggung Jawab Member Card Coordinator………... 24

1.7 Sarana dan Prasarana ... 24

1.8 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ... 26

1.8.1 Lokasi Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ... 26

1.8.2 Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ... 26

BAB II PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN 2.1 Aktivitas Praktek Kerja Lapangan ... 27

2.2 Deskripsi dan Analisis Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ... 44

2.2.1 Deskripsi dan Analisis Kegiatan Rutin ... 44

2.2.2 Deskripsi dan Analisis Kegiatan Insidentil ... 55

2.3 Deskripsi Ilmu Public Relations ... 64

2.3.1 Evolusi dan Konsep Dasar Public Relations ... 64

2.3.2 Definisi Public Relations ... 67

2.3.3 Ruang Lingkup Public Relations ... 68

2.3.4 Tujuan Public Relations ... 71

2.3.5 Fungsi dan Peranan Public Relations ... 72

2.3.5.1 Fungsi Public Relations ... 72

(9)

viiii

Public Relations... . 74

BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ... 77

3.2 Saran ... 78

3.2.1 Saran Untuk Perusahaan / Instansi ... 78

3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa/i PKL ... 78

DAFTAR PUSTAKA ... 80

LAMPIRAN ... 81

(10)

1

1.1 Sejarah dan Perkembangan Sari Ater Hotel & Resort. 1.1.1 Asal Mula Desa Ciater ( Legenda Rakyat )

Desa Ciater yang terletak di selatan Ibu Kota Kabupaten

Subang pada mulanya adalah sebuah hutan belantara yang sangat subur,

karenanya sangat memungkinkan sekali untuk dijadikan daerah

perkebunan. Melihat kondisi demikian maka Belanda merencanakan

membuat perkebunan karet dan teh. Untuk membuka hutan belantara

merupakan persoalan yang tidak mudah pada saat itu, disebabkan mitos

masyarakat terhadap kekuatan siluman yang dapat mengganggu

manusia, tetapi tanpa diduga ada seorang yang bersedia membuka

daerah hutan itu, dia adalah Embah Ebos (sekarang dikenal dengan

sebuatan Eyang Ebos) untuk keterangan ini dianggap bahwa Eyang

Ebos benar yang membuka hutan untuk perkebunan dan Desa Ciater

sekarang, sebab tidak mungkin ada perkebunan kalau belum ada

penghuninya.

Setelah hutan belantara berubah menjadi sebuah

perkampungan yang sekarang dikatakan Ciater, terjadilah musim

kemarau yang mengerikan selama berbulan-bulan, konon ada yang

mengatakan hujan tidak turun selama delapan bulan. Embah Ebos dan

(11)

dikabulkan sehingga memancarlah air dari sebuah pohon bamboo yang

dinamakan Pohon Ater, ada sumber yang mengatakan bahwa seorang

yang bernama Embah Tajimalela memotong pohon ater, maka keluar

air dari bawah pohon tersebut. Dari cerita itu orang mengatakan daerah

yang dibuka Embah Ebos disebut Ciater, artinya air yang memancar

dari bawah pohon ater, sampai sekarang air dari bawah pohon ater

tersebut tidak pernah mengalami kekeringan meskipun dimusim

kemarau yang panjang.

1.1.2 Sejarah Singkat Objek Wisata

Pada awalnya tempat wisata air panas alam Ciater yang

sekarang lebih dikenal dengan sebutan Sari Ater Hot Spring Resort Hotel dan Rekreasi adalah tempat pemandian yang biasa dipergunakan oleh masyarakat sekitar Desa Ciater, Palasari dan Nagrak. Namun

setelah seorang ahli berkebangsaan Belanda menemukan khasiat yang

terdapat dalam air panas alam tersebut untuk menyembuhkan berbagai

macam penyakit khususnya penyakit kulit, maka mulailah berdatangan

orang dari berbagai daerah untuk datang mandi sambil berobat ke

Ciater.

Mr. Hack Bessel atau Tuan Bessel dalam mengembangkan

penelitiannya (begitulah panggilan akrab masyarakat kepada ahli

Belanda itu) membangun rumah tinggal didekat sumber air panas alam

Ciater, lokasinya kira-kira disekitar kantor Koperasi Karyawan PT. Sari

(12)

berdatangan masyarakat lain dari luar daerah Ciater untuk mandi dan

berobat. Hanya sayang karena suasana pada waktu itu tidak menentu,

sering terjadi kekacauan dan perang maka lambat laun orang melupakan

potensi sumber daya alam Jawa Barat yang sangat besar itu.

Barulah pada tahun 1968 Pemerintah Daerah Kabupaten

Subang melalui Pekerjaan Umum Kabupaten bekerjasama dengan

Dinas Pendapatan Daerah perlahan-lahan mulai menggarap sumber air

panas alam Ciater sebagai objek wisata. Pada saat itu baru dibangun

satu buah kolam renang (sekarang dikenal dengan nama kolam renang

Mayangsari I atau kolam renang atas dan sebuah kolam kecil yang

sekarang bernama kolam Imas serta beberapa buah kamar mandi

terbuka. Sebagai Manager pertama ditetapkan Bapak Sahro dari

Pekerjaan Umum Kabupaten, sedangkan jumlah karyawan lebih kurang

sebelas orang. Pada tahun 1972 PPN DWIKORA IV (sekarang PTP

XIII Ciater) membuat satu buah bangunan untuk kamar mandi dan pintu

gerbang berbentuk joglo yang lengkap dengan kamar dan loket

penjualan tiket.

Disaat itu pula pembangunan reservoir air dingin yang

berlokasi di area parkir atas sekarang, satu buah café di depan kolam, kamar mandi ditambah empat unit lagi sedang wisma wisata juga

dibangun sebanyak dua unit lagi dengan tipe ekonomi. Sementara

wisma tersebut sekarang dipakai kantor engineering dan storage,

(13)

orang. Pada tanggal 20 Maret 1974, Pemerintah Daerah Tingkat II

Kabupaten Subang menyerahkan pengelolaan Objek Wisata Air Panas

Ciater kepada PT. Sari Ater yang dipimpin oleh Bapak H. A.

Soewarma. Pada masa Bupati Kepala Daerah Tingkat II Kabupaten

Subang dijabat oleh Bapak Letkol Atju Syamsuddin. Manager pertama

yang dipercayakan oleh PT. Sari Ater untuk memimpin pengelolaan

objek Wisata Air Panas Ciater adalah Bapak Gautama, Alm (tahun

1974 sampai dengan 1975). Jumlah karyawan yang ada pada saat itu

lebih kurang 16 orang. Seluruh area wisata seluas 7.335 Ha yang

dikelola, dibenahi, dan dibuatkan pagar pembatas dari kawat berduri.

Untuk menunjang pengembangan dan usaha promosi PT. Sari

Ater membangun armada bus dengan salah satu trayek

Bandung-Subang melalui Ciater sebanyak 16 armada bus yang bernama Sari

Express. Tahun 1975 Bungalow type Standard mulai dibangun, sedangkan manager kedua saat itu adalah Bapak Tirto Sentono, Alm

(tahun 1975 sampai dengan 1976) dan jumlah karyawan telah mencapai

60 orang.

Pada tahun 1976 dimulai pembangunan Restaurant Dayang

Sumbi, Bungalow Kabayan, sarana parkir dan rekreasi kolam perahu.

Pimpinan pada saat itu dipercayakan kepada Manager ketiga yaitu

Bapak J.R. Iskandar, Alm (tahun 1976 sampai dengan 1977). Pada

tahun 1977 pimpinan usaha dipercayakan kepada Mr. Evandra alias

(14)

1977 sampai dengan 1979) jumlah karyawan telah meningkat menjadi

lebih kurang 70 orang.

Pada tahun 1980 mulai pembenahan dan pengembangan

sarana dan prasarana secara besar-besaran, pada saat itu dibangun:

a) Kolam Renang Bawah atau Mayangsari II

b) Bungalow Jambu

c) Area rekreasi sampai ke Curug Jodo, dengan sumber dana

dari BAPINDO. Manager ke IV yang memimpin usaha saat itu

adalah Bapak Anton Tirto (tahun 1979 sampai dengan 1985)

sedangkan karyawan berjumlah lebih kurang 100 orang.

Pada tahun 1986 Manager ke V adalah Bapak H. Suhendar

dan kantor pusat manajemen dipindahkan dari Jalan Juanda 28 ke Jalan

Braga 99 Bandung. Dimasa ini mulai pembangunan Bungalow Nangka

lama sedangkan karyawan telah mencapai lebih kurang 200 orang.

Manager ke VI dijabat oleh Bapak Ruby. Pada tahun 1987 pimpinan

diserahkan kepada Bapak Herrie Hermanni dengan jabatan sebagai

Operational Manager. Dimasa itu diteruskan lagi pengembangan baik secara fisik dan manajemen secara menyeluruh diantaranya

penambahan Bungalow Nangka Baru dan sarana rekreasi serta Cafetaria

lainnya.

Pada tahun 1989 PT. Sari Ater melakukan kerjasama

manajemen dengan Griya Wisata yang pimpinannya pada saat itu

(15)

sembilan bulan. Pada bulan Januari 1990, Operasional diserahkan

kembali ke PT. Sari Ater dengan Operational Manager Bapak Herrie Hermanni. Pada tanggal 24 Oktober 1994 dilakukan restrukturisasi

organisasi dan ditetapkan seorang General Manager untuk memimpin hotel dan objek wisata Sari Ater dengan nama Sari Ater Hot Spring Resort. Sebagai General Manager yang pertama ditetapkan Bapak

Herrie Hermanni jemlah karyawan pada saat itu 333 orang, sedangkan

luas kawasan hotel dan objek wisata telah menjadi 32 Ha.

Pada tahun 1998 dibangun kembali satu fasilitas kolam

rendam air panas alam di area rekreasi dengan nama Pulosari, daya

tampung untuk 500 orang dan diresmikan oleh Bupati Tingkat II

Subang Bapak Drs. H. Abdul Wahyan tepatnya pada tanggal 25 Juli

1998. Pada tahun 2000 diabad millennium sesuai dengan tuntutan

zaman, Sari Ater membangun kembali Multi Function Room Dayang Sumbi dengan fasilitas ruangan meeting dengan kapasitas 750 orang sampai 1000. Adapun ruangan tersebut bisa dipakai untuk pernikahan,

ulang tahun, seminar, konferensi dengan beberapa bentuk meeting. Pada tahun 2008 dibangun kembali hotel standard room sebanyak 80 kamar,

yang diperuntukkan lebih khusus untuk tamu meeting. Tahun 2009 Sari Ater Hot Spring Resort kembali berganti nama menjadi Sari Ater

Resort. Sampai sekarang hotel dan objek wisata air panas alam Sari

(16)

1.1.3 Sarana Hotel dan Potensi Objek Wisata yang dimiliki Sari Ater saat ini.

Sesuai perkembangan, maka sarana dan prasarana serta paket

wisata yang ada di Sari Ater Hot Spring Resort Hotel and Recreation

juga berkembang sesuai dengan kebutuhan yang akan datang. Saat ini

perusahaan terus berupaya menyajikan segala kemudahan dan fasilitas

bagi pengunjung baik wisatawan nusantara maupun wisatawan manca

Negara. Fasilitas dan kemudahan tersebut yang tersedia saat ini antara

lain adalah:

a. Kemudahan transportasi, dari pusat kota Bandung sebagai

gerbang Jawa Barat hanya memerlukan waktu 30 menit dengan

kendaraan melalui jalan darat ke Ciater dengan jarak 32 KM,

arah Subang, sedangkan dari Jakarta hanya memerlukan waktu

2,5 jam jalan darat.

b. Suasana alam pegunungan yang asri dengan kebun teh yang

menghampar hijau sepanjang jalan menuju lokasi.

c. Udara pegunungan yang segar dan bebas polusi, hingga

cocok untuk menghilangkan kejenuhan dan stress akibat tekanan

pekerjaan dan kesibukan kota besar.

d. Sarana akomodasi berupa Bungalow berbagai macam tipe:

1. Sunan Suite Type untuk 6 orang

(17)

4. Standard Family Type untuk 4 orang

5. Adat House A Type untuk 2 orang 6. Adat House B Type untuk 4 orang

7. Adat House C Type untuk 6 orang 8. Adat House D Type untuk 8 orang 9. Deluxe Suite Type untuk 2 orang

10.Standard Rooms Type untuk 2 orang 11.Standard Deluxe Type untuk 2 orang

e. Sarana akomodasi berupa Building Hotel berbagai macam tipe:

1. Standard Rooms Type untuk 2 orang 2. Deluxe Type untuk 2 orang 3. Deluxe Balcony Type untuk 2 orang

f. Sarana makan dan minum:

1. Dayang Sumbi Restaurant 2. Kimanis Family Restaurant

3. Cafetaria Jambu

4. Cafetaria Sunan Ambu

5. Cafetaria Wangsadipa

6. Cafetaria Leuwisari

Dengan aneka menu mulai dari menu tradisional sampai

dengan menu Eropa.

(18)

g. Sarana Pendukung Hotel:

1. Meeting Rooms

2. Ruang Mini Movie dan Karaoke

3. Souvenir Shop

h. Sarana Rekreasi dan Hiburan:

1. Kolam Renang Air Panas:

 Kolam Rendam Mayangsari

 Kolam Rendam Wangsadipa

 Kolam Rendam Nangka

 Kolam Rendam Jambu

 Kolam Rendam Pulosari

 Kolam Rendam Leuwisari

 Kolam Rendam tempat anak bermain

 Kolam Imas (untuk merendam kaki)

2. Area Bermain Anak, Remaja dan Keluarga:

 Air Terjun buatan Curug Jodo

 Wahana bermain elektronik anak balita

 Kolam bermain perahu

 Kolam bermain sepeda air

 Danau atau Situ buatan

(19)

 Area Perkemahan remaja

 Lokasi bermain

 Permainan anak berupa sepeda santai dan area

piknik

 Kincir dan kereta listrik

i. Fasilitas umum lainnya:

Pusat Rehabilitasi Medis dan Spa, tempat pengobata Fisioterapy

dengan kelengkapan:

1. Dokter ahli dari Eropa

2. Dokter dan Perawat yang sangat berpengalaman

dibidangnya

3. Alat kedokteran modern dengan sistem pengobatan yang

memadukan unsur potensi air panas alam dengan sistem

teknologi modern.

j. Berbagai paket acara olahraga dan rekreasi wisata lainnya:

1. Kelompok wisata lintas alam

2. Kuda tunggang

3. Acara hiburan musik dipanggung terbuka

4. Api unggun diarea terbuka

5. Olahraga Tennis, Volley Ball, Basket Ball, Golf Driving Range dan olahraga hiburan lainnya

6. Hiburan kesenian tradisional (Gotong Sisingaan, Adu

(20)

k. Paket pelayanan dan kemudahan kunjungan lainnya berupa:

Discount dan keringanan pembayaran lainnya yang relatif terjangkau oleh semua lapisan wisatawan.

1.1.4 Tentang Perusahaan

PT. Sari Ater sebagai Badan Usaha Milik Swasta yang

dipercayai mengelola objek wisata Ciater oleh Pemerintah Daerah

Tingkat II Kabupaten Subang saat ini memiliki struktur sebagai berikut:

a. Susunan Dewan Komisaris:

1. Presiden Komisaris : Ibu. Hj. Nanay Jubaedah

2. Komisaris : Bapak. H. Hendar

Soehendar

3. Komisaris : Ibu. Hj. Erwina Soewarma

4. Komisaris : Bapak Drs. H. Edi Setiadi

b. Susunan Dewan Direksi:

1. Direktur Utama : H. A. Soewarma

2. Direktur : Ibu. Dra. Hj. Metty Soehendar, Ak.

c. Executive Operasional:

1. Direktur Operasional : Bapak. H. Herrie Hermanni

Jumlah karyawan 470 orang, 80 % karyawan berasal dari daerah

sekitar objek wisata.

1.1.5 Arti Kehadiran Objek Wisata bagi Masyarakat dan Lingkungan.

Dalam pengembangan usaha objek wisata Ciater, PT. Sari

(21)

pengembangan ekonomi dan social masyarakat sekitarnya. Dalam hal

itu akan terus dilakukan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan

lingkungan sekitar perusahaan. Perusahaan sangat menyadari sekali

keterkaitan antara perusahaan dengan lingkungan dimana perusahaan

berada, baik itu secara social kemasyarakatan maupun alam sekitarnya

sebagai penyangga kelestarian lingkungan. Kontribusi tersebut antara

lain adalah:

1. Dari Segi Ekonomi:

a. Penyediaan lapangan kerja bagi warga sekitar perusahaan

b. Kerjasama aktif dalam pemenuhan berbagai kebutuhan

operasional perusahaan

c. Bantuan langsung terhadap beberapa usaha kecil dalam

bentuk kerjasama

2. Dari Segi Sosial, Keagamaan dan Kebudayaan:

a. Sumbangan sosial melalui dinas dan instansi terkait

b. Khitanan masal, pengobatan gratis dan donor darah setiap

tahun

c. Sumbangan terhadap panti asuhan dan panti jompo

d. Sumbangan sarana ibadah atau perbaikan masjid

e. Majlis bimbingan iman dan takwa (MABIT)

f. Sumbangan kegiatan acara keagamaan

(22)

h. Ikut aktif mengembangkan kebudayaan tradisional melalui

pemberian kesempatan pagelaran kesenian rakyat di lokasi

objek wisata.

3. Dari Segi Kelestarian Lingkungan

a. Selalu menjaga kebersihan dan kerapihan lokasi objek wisata

dan daerah sekitarnya.

b. Memelihara potensi sumber daya alam dan lingkungannya

agar tetap lestari sekaligus menarik untuk dikunjungi

wisatawan.

1.1.6 Tentang Divisi Public Relations PT. Sari Ater

Divisi Public Relations PT. Sari Ater, Subang berada dibawah Sales and Marketing Department. Perusahaan ini memiliki

Public Relations yang belum melembaga. Public Relations masih

dianggap sebagai salah satu bagian dari pemasaran. Divisi Public Relations PT. Sari Ater memiliki kepala bagian yang disebut sebagai

Public Relations Manager yang dibantu oleh GR Coord (Guest

(23)

1.2 Visi dan Misi 1.2.1 Visi

Sari Ater Hotel & Resort merupakan tempat favorit dan pilihan utama

bagi seluruh lapisan masyarakat nasional dan internasional untuk bisnis

dan rekreasi.

1.2.2 Misi

1. Memberikan layanan yang terbaik bagi stakeholder,

2. Mengikat para pelanggan agar menjadi pelanggan yang loyal,

3. Setiap orang yang terkait dalam perusahaan ini dituntut untuk

“memikirkan pelanggan”,

4. Menciptakan dan memberikan nilai serta kepuasan pelanggan yang

optimum,

5. Selalu mengembangkan dan menciptakan paket-paket yang

inovatif,

6. Aktif dalam kegiatan promosi di dalam dan luar negeri,

7. Menjadi penjual professional yang berkompetensi.

1.3 Logo dan Arti Logo PT. Sari Ater 1.3.1 Logo

PT. Sari Ater adalah perusahaan yang memiliki logo yang

merupakan lambang sebagai identitas jati diri perusahaannya. Logo PT.

(24)

dibidang perhotelan dan rekreasi. Adapun logo dari PT. Sari Ater

adalah sebagai berikut:

Gambar 1.1

Logo Sari Ater Hotel & Resort

Sumber : Arsip Dokumen Sari Ater Hotel & Resort, Agustus 2011

1.3.2 Arti Logo

Seperti halnya sebuah nama, logo perusahaan pun memiliki

makna dan arti sebagai identitas perusahaan. Adapun arti logo Sari Ater

Hotel & Resort adalah sebagai berikut:

1. Logo tersebut merupakan bentuk adaptasi dua huruf yang

tergabung, “S” yang merupakan singkatan dari Sari dan “A” yang

merupakan singkatan dari Ater dan terkurung dalam satu bentuk

lingkaran. Hal tersebut merefleksikan bahwa Sari Ater adalah

sebuah perusahaan yang merupakan satu kesatuan yang tidak dapat

(25)

2. Terdiri dari dua kata, Sari dan Ater. Sari adalah inti dan Ater adalah

nama salah satu jenis pohon bambu yang terdapat di daerah Ciater,

Subang yang dapat mengeluarkan air panas alami. Sari Ater

mengambil inti atau air dari bambu Ater yang menjadi Sumber Air

Panas.

3. Warna dominan hijau menyiratkan suatu keasrian alam. Sari Ater

yang berlokasi di Ciater, Subang masih memiliki area yang sangat

asri dan berlokasi di kawasan alam perkebunan teh. Terbentuknya

perusahaan pun dari alam, sumber air panas alam yang menjadi

(26)

1.4 Struktur Perusahaan

PT. Sari Ater memiliki struktur perusahaan sebagai berikut:

Gambar 1.2

Bagan Struktur Organisasi Sari Ater Hotel & Resort

Sumber : Arsip Dokumen Sari Ater Hotel & Resort, Agustus 2011

Presiden Komisaris

Komisaris Komisaris Komisaris

Direktur Utama Direktur

Direktur

Chief Security Service Manager

Project & Development

(27)

1.5 Struktur Organisasi Sales & Marketing Department

Gambar 1.3

Bagan Struktur Sales & Marketing Department

Sumber : Arsip Dokumen PT. Sari Ater Hotel & Resort, Agustus 2011

Direktur Sales & Marketing

Department

DOS Secretary

Asst. DOS Marketing

(28)

1.6 Job Descriptions

1.6.1 Public Relations Manager

 Tugas Utama:

1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang tepat atas

perusahaan.

2. Memantau pendapat umum yang berkaitan dengan citra

perusahaan.

3. Memberi masukan kepada manajemen mengenai masalah

komunikasi.

4. Menjalin hubungan baik dengan pihak eksternal, yaitu

masyarakat, pemerintah, tokoh masyarakat dan media.

 Rincian Tugas:

Tabel 1.1

Rincian Tugas Utama Public Relations Manager

No Rincian Tugas Utama Kegiatan

1. Menciptakan dan memelihara

suatu citra yang tepat atas

perusahaan.

Merancang strategi pencitraan dengan

kegiatan CSR (Corporate Sosial Responcibility) kepada masyarakat sekitar.

2. Memantau pendapat umum

yang berkaitan dengan citra

perusahaan.

Merancang Guest Comment untuk para

pengunjung Sari Ater maupun masyarakat

sekitar.

(29)

manajemen mengenai

masalah komunikasi.

(Guest Relations Officer) mengenai evaluasi

komunikasi kepada pengunjung hotel dan

rekreasi.

4. Menjalin hubungan baik

dengan pihak eksternal, yaitu

masyarakat, pemerintah,

tokoh masyarakat dan media.

Membuat rancangan untuk memberi

souvenir, kue, voucher kamar, bantuan

sosial, potongan harga, kartu ucapan,

melayani dengan baik dengan pihak

eksternal.

1.6.2 Guest Relations Coordinator

1. Memantau GRO (Guest Relations Officer) dalam memperhatikan

tamu yang inhouse terutama tamu VIP atau VVIP

2. Membantu Public Relations Manager atas suksesnya event group.

3. Menerima tamu individual atau group, VIP sampai pada saat pulang.

4. Mengarahkan tamu individual dan memberi petunjuk untuk segala

kebutuhan tamu yang akan long stay.

5. Memberikan kartu ucapan selamat ulang tahun dan souvenir kepada

tamu yang berulang tahun.

(30)

Tabel 1.2

Rincian Tugas Utama Guest Relations Coordinator

No Rincian Tugas Utama Kegiatan

1. Memantau Guest Relations Officer dalam memperhatikan

tamu yang inhouse terutama VIP atau VVIP.

Mengecheck list tamu yang diambil dari

Front Office dan menandai tamu VIP atau

VVIP untuk diberi fruit basket dan greating card.

2. Membantu Public Relations Manager atas suksesnya

event group.

Mengecheck dan memantau setiap kegiatan

event dan membantu client dalam segala

kebutuhan yang diperlukan.

3. Menerima tamu individual

atau group, VIP sampai pada

saat pulang.

Melakukan greating kepada setiap tamu VIP, individual dan tamu group. Juga

memberi kenang-kenangan berupa souvenir.

4. Mengarahkan tamu individual

dan memberi petunjuk untuk

segala kebutuhan tamu yang

akan long stay.

Mengarahkan tamu dengan menunjukkan

dan menjelaskan fasilitas kamar dan fasilitas

rekreasi hotel.

5. Memberikan kartu ucapan

selamat ulang tahun dan

souvenir kepada tamu yang

berulang tahun.

Memberikan kartu ucapan selamat ulang

tahun dan souvenir kepada tamu di saat pulang atau check out.

6. Menjalin kerjasama dengan

media cetak dan elektronik.

Mengadakan shooting di lokasi Sari Ater

(31)

1.6.3 GRO (Guest Relations Officer)  Tugas-tugas Harian atau Daily Task

1. Mengecheck dan mengetahui secara pasti semua tamu yang

“inhouse” terutama VIP atau VVIP.

2. Membantu dalam pembuatan pengadaa dokumentasi atas

aktivitas tamu, baik group, individu dan kepentingan promosi

lainnya.

3. Evaluasi hasil kerja yang lalu dan merencanakan kegiatan hari

ini.

4. Mendistribusi lembaran “Guest Comment” pada kotak dan ke outlet.

5. Mengumpulkan dan membukukan Guest Comment untuk dijadikan pelaporan atas semua Guest Comment yang masuk.

6. Mengecheck dan mengisi kelengkapan flyer dan brochure pada

outlet-outlet dan rack brochure yang telah disediakan.

7. Memastikan pada setiap tamu perorangan atau individu, maupun

rombongan atau group yang datang untuk segala maksud (rekreasi, tamu hotel, restaurant, banquet, dan lain-lain) dapat

dilayani sebaik-baiknya, dengan melakukan koordinasi dengan

(32)

8. Menyiapkan dan bertanggung jawab untuk membukukan

souvenir atau gift yang digunakan, baik untuk kepentingan tamu maupun kegiatan promosi lainnya.

9. Meng “update” materi fitrin.

10.Membuat kliping atas promosi Sari Ater yang dilakukan di

media cetak dan aktivitas competitor atau informasi lainnya

mengenai kegiatan kepariwisataan dan hotel.

11.Menangani keluhan-keluhan tamu dan pelanggan atau customer

dan memfollow up ke department terkait, dan kemudian dibukukan.

12.Menjaga image perusahaan setiap waktu.

13.Membantu Public Relations Manager dalam membuat Press Release.

14.Menjalin hubungan baik dengan wartawan media cetak dan

elektronik.

15.Membantu Public Relations Manager dalam membuat data-data

atau statistic yang akurat untuk kepentingan perusahaan, termasuk dari pesaing atau competitor.

 Tugas Insidentil:

1. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya dari Sales & Marketing

Manager dan atau Direktur atau Operational Manager yang berkaitan dengan tugas kantor.

(33)

3. Melaksanakan kegiatan yang menyangkut Brand Image dan

CSR (Corporate Social Responsibility).

4. Mengikuti Training dan Seminar dalam usaha peningkatan

wawasan Public Relations khususnya dan Sales & Marketing

pada umumnya.

1.6.4 Member Card Coordinator

1. Melayani setiap permintaan member card pelanggan.

2. Menginput setiap pelanggan yang ingin membuat member card. 3. Bertanggung jawab atas segala permasalahan member card.

4. Membuat member card secepat mungkin dan menyerahkan kepada pelanggan.

1.7 Sarana dan Prasarana

Demi mendukung dan menunjang pelaksanaan Praktek Kerja

Lapangan, penulis didukung oleh sarana dan prasarana yang dimiliki oleh

Divisi Public Relations.

Tabel 1.3 Tabel Sarana

No Inventaris Jumlah Keterangan

1. Gedung Hotel 1 Baik

2. Ruang Divisi Public Relations

1 Baik

(34)

Tabel 1.4 Tabel Prasarana

No Inventaris Jumlah Keterangan

1. Komputer 3 Baik

2. Meja Kerja 4 Baik

3. Kursi Kerja 6 Baik

4. Lemari Besi 1 Baik

5. Lemari Kayu 2 Baik

6. AC 2 Baik

7. Dispenser 1 Baik

8. Handycam 1 Baik

9. Kamera 2 Baik

10. Printer 3 Baik

11. White Board 1 Baik

12. Telephone 2 Baik

13. Excel 1 Baik

14. Alat Fax 1 Baik

(35)

1.8 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

1.8.1 Lokasi Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan di Divisi Public

Relations Sari Ater Hotel & Resort.

Alamat : Jalan Raya Ciater, Subang 41281, Indonesia

Telephone : 0260-471700

0260-471800

0260-471900

Faximile : 0260-470890

E-mail : marketing@sariater-hotel.com

Website : www.sariater-hotel.com

1.8.2 Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan terhitung dari tanggal

4 Juli 2011 sampai dengan 31 Agustus 2011, dengan waktu kerja sesuai

dengan jam kerja perusahaan, yaitu Senin-Kamis, pukul 08.00-17.00

(36)

27 2.1 Aktivitas Praktek Kerja Lapangan

Penulis melaksanakan aktivitas Praktek Kerja Lapangan (PKL) di

Divisi Public Relations PT. Sari Ater kurang lebih selama dua bulan. Banyak

sekali pembelajaran dan pengalaman baru yang didapatkan dalam

melaksanakan aktivitas Praktek Kerja Lapangan (PKL), baik itu kegiatan rutin

maupun insidentil, sehingga menambah wawasan bagi penulis.

Adapun daftar aktivitas yang dilakukan selama melaksanakan praktek

Kerja Lapangan di Divisi Public Relations PT. Sari Ater Subang adalah

sebagai berikut:

Tabel 2.1

Aktivitas Praktek Kerja Lapangan (PKL)

No Hari / Tanggal Aktivitas Kerja Keterangan Rutin Insidentil

1. Senin

4 Juli 2011

 Perkenalan karyawan

Sales & Marketing

Department.

 Perkenalan Lokasi Sari

Ater Hotel & Resort.



(37)

5 Juli 2011 Kabar mengenai bidang

Kabar mengenai bidang

perhotelan.

 Foto copy

 Operator telepon

 Merapihkan arsip-arsip

penting kegiatan Public

Relations.

(38)

souvenir untuk tamu

VIP.

 Memberikan gift atau

souvenir kepada tamu VIP saat check out.



5. Jumat

8 Juli 2011

 Kliping berita Surat

perhotelan.

 Membantu staf

menyiapkan gift atau

souvenir untuk tamu VIP.

 Order Gift.

 Membantu Public

Relations Manager

mengetik notulen acara

briefing.

perhotelan.

 Foto copy

 Menyiapkan Sales Kit



(39)

untuk pameran.

7. Minggu

10 Juli 2011

perhotelan.

(40)

 Menyiapkan sales kit

untuk tamu group.

10. Kamis

14 Juli 2011

perhotelan.

 Foto copy

 Mengantar tamu survey

tempat meeting.



(41)

17 Juli 2011 Kabar mengenai bidang

perhotelan.

 Membantu staf Guest

Relations Officer

melakukan greating pada tamu group.



14. Senin

18 Juli 2011

perhotelan.

(42)

perhotelan.

 Operator telepon

 Menyiapkan kartu

undangan launching

perhotelan.

 Mengantarkan Revisi

Press Release ke

Direktur Operasional.

 Order brosur dan sales

kit untuk acara launching

golf.

perhotelan.

untuk acara launching



(43)

golf.

dalam acara launching

golf.

 Memberikan sales kit

dan gift kepada tamu

perhotelan.



(44)

 Foto copy

 Mendistribusikan

brosur-brosur ke kotak dan

outlet-outlet.

untuk pameran.

perhotelan.

 Treatment VIP,

menyiapkan fruit basket

untuk tamu VIP dan

menyimpan di kamar

tamu beserta greating card.



(45)

24. Jumat

29 Juli 2011

perhotelan.

 Foto copy

 Mengetik follow up

Guest Comment.

 Membuat statistic Guest

Comment

perhotelan.

(46)

Comment Card kepada

pengunjung.

27. Senin

1 Agustus 2011

perhotelan.

 Menjadi penerima tamu

pada event Verifikasi

Hotel oleh Pemerintah

Daerah.

perhotelan.

 Foto copy brosur paket

lebaran.

 Mendistribusikan brosur

ke kotak dan

outlet-Kabar mengenai bidang

perhotelan.

 Mengetik statistic

pengeluaran fruit basket.



(47)

 Menginput Guest

Comment.

30. Jumat

5 Agustus 2011

perhotelan.

 Menginput pengeluaran

cake ulang tahun.

 Menginput member card

baru.

perhotelan.

 Dokumentasi tamu

group

(48)

informasi.

33. Senin

8 Agustus 2011

perhotelan.



(49)

 Mendistribusikan brosur

perhotelan.

 Mengolah Guest

Comment

 Incharge di Informasi.



perhotelan.

(50)

40. Selasa

16 Agustus 2011

perhotelan.

 Menyiapkan fruit basket

untuk tamu VIP.

perhotelan.

 Membantu menginput

member card baru.

perhotelan.

(51)

perhotelan.

untuk pameran.



45. Senin

22 Agustus 2011

perhotelan.

 Order gift untuk lebaran

 Order brosur untuk

perhotelan.

 Melakukan wawancara

pada tamu hotel dan

rekreasi mengenai

promosi Sari Ater.

 Menempelkan stiker Sari

Ater pada kendaraan

perhotelan.



(52)

pada tamu hotel dan

rekreasi mengenai

promosi Sari Ater.

 Menempelkan stiker Sari

Ater pada kendaraan

perhotelan.

 Membuat label nama

daftar tamu dan rekan

hotel yang akan diberi

kartu ucapan lebaran.

 Menyiapkan kartu

ucapan lebaran untuk

dikirim.

perhotelan.

 Follow up penerima

kartu ucapan lebaran dan

memastikan sudah



(53)

sampai dengan tanda

terima.

50. Minggu

28 Agustus 2011

perhotelan.

 Incharge di ruang

Informasi

pada tamu hotel dan

Sumber : Catatan Penulis, Bandung, Agustus 2011

2.2 Deskripsi dan Analisis Aktivitas Praktek Kerja Lapangan

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL), penulis

melakukan beberapa kegiatan, baik itu kegiatan yang bersifat rutin maupun

(54)

2.2.1 Deskripsi dan Analisis Kegiatan Rutin

Kegiatan rutin adalah kegiatan yang dilakukan sehari-hari. Dalam

upaya mencapai target dan sasaran dari visi dan misi yang diterapkan,

diperlukan adanya kegiatan-kegiatan yang terstruktur dan terprogram,

sehingga dengan upaya-upaya tersebut diharapkan mampu meningkatkan

efektifitas-efisiensi sumber daya secara optimal. Kegiatan yang dimaksud

adalah rangkaian aktifitas pelayanan dan perkembangan masyarakat yang

tersusun dalam perencanaan program kegiatan selama satu tahun. Kegiatan

rutin yang penulis lakukan selama Praktek Kerja Lapangan di Sari Ater

Hotel & Resort adalah sebagai berikut:

a. Kegiatan Kliping Berita

Adalah kegiatan yang dilaksanakan secara rutin setiap harinya.

Berita-berita yang dicari adalah berita-berita yang berkaitan dengan

perusahaan, seperti berita mengenai event-event yang dilakukan oleh Sari Ater Hotel & Resort, iklan-iklan Sari Ater maupun berita mengenai seputar perhotelan khususnya di Jawa Barat.

Dalam pelaksanaan kegiatan kliping berita ini, penulis biasanya

membaca beberapa surat kabar, kemudian mencari berita-berita yang

berkaitan dengan perusahaan. Bila berita yang berkaitan dengan

perusahaan telah didapatkan, maka penulis menggunting bagian berita

tersebut, lalu menempelkannya pada sebuah buku yang dikhususkan

untuk menempatkan kliping-kliping berita. Berita harus lengkap dengan

(55)

untuk comment dari Public Relations Manager dan Operational

Manager.

Kegiatan kliping berita bukan hanya sekedar menggunting,

memilih dan menempelkan berita. Kegiatan ini sangat berguna untuk

evaluasi perusahaan. Segala berita mengenai perusahaan ditampung dan

dievaluasi untuk mempertahankan citra ataupun memperbaiki citra.

Dengan kegiatan ini, perusahaan akan selalu update dengan segala pemberitaan mengenai perusahaan dan dapat dengan segera melakukan

perbaikan citra apabila pemberitaan tersebut buruk. Seperti yang

dilakukan oleh Sari Ater Hotel & Resort, kegiatan ini sangat baik

dilakukan untuk tujuan tersebut, selain itu bisa sebagai pemantau

pesaing, apa saja yang terbaru dari pesaing? Dimana letak ketertinggalan

perusahaan dari perusahaan pesaing?

b. Menyiapkan Gift untuk Pengunjung

Kegiatan ini merupakan kegiatan rutin perusahaan yang

dilakukan setiap harinya dengan memberikan gift kepada para

pengunjung tamu VIP atau VVIP. Gift tersebut berupa sebuah tas yang berlogokan Sari Ater yang didalamnya terdapat sebuah kaos

yang berlogokan Sari Ater, sebuah topi yang berlogokan Sari

Ater, sebuah payung yang berlogokan Sari Ater, serta sales kit

yang didalamnya berupa brosur-brosur mengenai informasi

(56)

ke dalam computer dalam folder pengeluaran gift. Gift diberikan oleh

Staf Guest Relations Officer maupun oleh penulis saat tamu check out. Pemberian gift ini di khususkan kepada tamu VIP atau VVIP yang

sudah tercatat pada database di front office hotel.

Kegiatan rutin ini dilakukan untuk memberikan kesan yang

hangat dengan para pengunjung hotel dan rekreasi. Terlebih untuk para

tamu VIP dan VVIP. Sari Ater Hotel & Resort menjaga hubungan baik dengan cara memberikan gift kepada para tamu hotel VIP dan VVIP.

Sehingga citra akan terbangun dengan baik oleh perusahaan.

c. Treatment VIP

Treatment VIP merupakan kegiatan rutin yang dilakukan pada

saat kedatangan tamu VIP atau VVIP. Kegiatan ini berupa penyambutan

tamu atau yang sering disebut greating yang dilakukan oleh para staf

Guest Relations Officer, kemudian disusul dengan memberikan

Welcome Letter yang bertandatangan Operational Manager sebagai kata Selamat Datang dari Management. Sesaat sebelum tamu datang, penulis

menyiapkan fruit basket di kamar sang tamu VIP tersebut.

Seperti pemberian gift kepada pengunjung, treatment VIP yang

berupa greating, pemberian welcome letter dan fruit basket yang dilakukan oleh Divisi Public Relations bertujuan untuk membina hubungan baik dengan pengunjung. Selain itu dengan treatment kepada

tamu VIP akan memberikan kesan yang lebih yang dirasakan oleh tamu

(57)

Gambar 2.1 Contoh Welcome Letter

(58)

d. Mendistribusi brosur-brosur

Kegiatan mendistribusikan brosur-brosur merupakan kegiatan rutin yang

dilakukan penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapagan di Sari Ater

Hotel & Resort. Penulis mengambil brosur-brosur di kantor Sales & Marketing yang kemudian di distribusikan pada kotak-kotak brosur yang terdapat di lobby hotel, ruang informasi, Kimmanis Restaurant, dan

Peddok. Penulis meminta pegawai outlet-outlet tersebut menandatangani sebuah buku distribusi brosur sebagai bukti bahwa outlet tersebut sudah

diberikan brosur-brosur.

Kegiatan rutin ini mendistribusikan brosur-brosur mengenai informasi

mengenai produk-produk Sari Ater, produk baru maupun produk yang

sudah lama ada di Sari Ater. Dengan mendistribusikan brosur-brosur

tersebut ke kotak dan outlet-outlet secara rutin, maka brosur-brosur

tersebut akan terkontrol dalam penyebarannya, juga akan selalu ter

update, bila ada brosur yang lama atau sudah tidak berlaku segera ditarik dan tidak diedarkan kembali. Seperti yang dilakukan Sari Ater Hotel &

Resort. Kegiatan ini sangat baik dan tersusun, sehingga segala bentuk pengeluaran brosur-brosur terkontrol, hal tersebut baik untuk cost

(59)

Gambar 2.2

Contoh Brosur-Brosur Produk Sari Ater

Sumber : Arsip Sari Ater Hotel & Resort, Agustus 2011

e. Menyiapkan Sales Kit

Setiap harinya penulis menyiapkan sales kit untuk berbagai kegiatan. Disiapkan untuk kepentingan pameran, untuk tamu group dan lain-lain.

Penulis melakukan order brosur ke gudang, kemudian memasukkan satu persatu brosur-brosur ke dalam satu map. Menginputnya ke dalam

komputer dalam folder pengeluaran sales kit.

(60)

tercapainya visi dan misi promosi. Sales kit yang berupa beberapa brosur

yang disatukan dalam satu map dan dibagikan kepada pengunjung

adalah sebuah program pemasaran. Dengan penyebaran sales kit,

masyarakat akan mengetahui informasi mengenai produk-produk Sari

Ater Hotel & Resort.

f. Order Gift

Penulis melakukan order gift setiap tiga hari sekali. Ketika persiapan gift untuk tamu VIP habis, penulis meminta kepada staf Guest

Relations Officer untuk menulis request gift yang harus ditandatangani oleh Public Relations Manager, Manajer Akuntansi dan Staf Gudang.

Kegiatan ini dilakukan rutin pertiga hari, gift untuk pengunjung disimpan aman di gudang dan tidak terletak sembarang di kantor

Marketing. Hal tersebut demi mengontrol pengeluaran gift. Dengan

kegiatan order gift, gift yang keluar akan lebih efisien terpakai, tidak terpakai oleh orang-orang dalam yang hanya akan menyebabkan

pembengkakan pengeluaran. Kegiatan ini sangat baik dilakukan di Sari

Ater Hotel & Resort, segala bentuk pengeluaran gift pun tersusun rapi diinput dalam komputer yang kemudian dijadikan statistik pengeluaran

gift.

g. Membantu Member Card Coordinator menginput data-data pelanggan member card.

(61)

menginput data-data pelanggan baru member Sari Ater. Setiap formulir

yang terisi, data tersebut penulis pindahkan ke dalam komputer. Yang

kemudian akan diolah menjadi kartu anggota.

h. Incharge di ruang Informasi

Incharge di ruang Informasi merupakan kegiatan rutin yang dilakukan setiap hari jumat, sabtu dan minggu. Dimana hari-hari

weekend tersebut banyak kedatangan tamu hotel dan rekreasi. Sehingga akan banyak informasi yang dibutuhkan tamu dan ditanyakan pada

petugas yang incharge di ruang informasi.

Adanya ruang informasi atau penerangan sangat baik untuk

segala bentuk informasi yang dibutuhkan oleh para pengunjung, selain

itu fungsinya sangat baik untuk kepentingan pengunjung yang ingin

memanggil groupnya dan lain-lain. Sari Ater Hotel & Resort memiliki

ruang informasi yang cukup baik, yang didalamnya terdapat mic

panggilan, kotak brosur-brosur, kotak guest comment dan lain-lain.

i. Memberi Guest Comment Card pada pelanggan.

Ketika penulis melakukan incharge di ruang informasi, maka penulis berkewajiban memberikan lembar Guest Comment kepada tamu

yang datang. Di sela-sela aktifitas memberikan informasi kepada para

tamu yang datang, penulis memberikan lembar Guest Comment tersebut kepada tamu dan akan diisi oleh tamu dan kemudian di input pada

(62)

Kegiatan rutin ini dilakukan di ruang informasi maupun di lobby hotel.

Staf Public Relations akan meminta pengunjung mengisi guest comment

yang tersedia. Hal ini sangat baik dilakukan untuk menampung segala

saran dan kritik dari para pengunjung sebagai bahan evaluasi di setiap

department.

Gambar 2.3

Contoh Guest Comment Card

(63)

j. Menempel Stiker Sari Ater pada kendaraan-kendaraan pengunjung yang parkir.

Seperti halnya incharge di ruang informasi, kegiatan penempelan stiker Sari Ater pun dilakukan rutin setiap weekend dari hari jumat hingga minggu. Dimana arus pengunjung akan lebih banyak dari

hari-hari biasa dan menyebabkan kendaraan pengunjung lebih banyak.

Penulis menempelkan stiker pada setiap kendaraan yang parkir di

parkiran Sari Ater, dan tidak memaksa apabila ada pengunjung yang

tidak berkenan kendaraannya ditempeli stiker tersebut.

Salah satu program promosi lainnya yang dilakukan Sari Ater

Hotel & Resort adalah penempelan stiker Sari Ater di kendaraan pengunjung. Promosi lewat stiker ini sangat baik dilakukan karena akan

memungkinkan promosi kepada orang-orang yang bahkan belum

mengetahui Sari Ater, dengan penempelan stiker di belakang kendaraan

setiap kendaraan lain dapat melihat stiker tersebut dimanapun kendaraan

(64)

Gambar 2.4

Contoh Stiker Sari Ater Hotel & Resort

Sumber : Arsip Dokumen Sari Ater Hotel & Resort, Juli 2011

2.2.2 Deskripsi dan Analisis Kegiatan Insidentil

Kegiatan insidentil adalah kegiatan yang dilakukan sewaktu-waktu.

Kegiatan insidentil yang penulis lakukan selama Praktek Kerja Lapangan di

Sari Ater Hotel & Resort meliputi:

a. Dokumentasi Tamu Group

Penulis melakukan kegiatan pendokumentasian tamu group yang datang, kegiatan ini disebut insidental karena tamu group di hotel dan

rekreasi Sari Ater tidak ada setiap hari. Kebanyakan datang pada

(65)

kantor yang dikhususkan untuk membuat dokumentasi tamu hotel dan

rekreasi Sari Ater. Biasanya penulis melakukan dokumentasi tersebut di

front hotel, pada saat acara game berlangsung dan pada saat acara

makan.

Tujuan pendokumentasi Tamu Group adalah untuk kepentingan

pendokumentasian perusahaan juga untuk kepentingan tamu. Foto group

maupun individual akan dikirim via email oleh staf Guest Relations

Officer yang akan menjaga hubungan baik antara tamu dengan Sari Ater

Hotel.

b. Membuat Statistik Pengeluaran Fruit Basket

Penulis membantu Guest Relations Coordinator membuat statistik pengeluaran fruit basket. Kegiatan ini dilakukan pertriwulan. Data-data pengeluaran fruit basket pertigabulan diolah dan dibuat

statistik, kemudian di print dan dilaporkan kepada Sales & Marketing Manager.

Dengan pembuatan statistik pengeluaran Fruit Basket, maka

pengeluaran akan terus terkontrol dan terpantau dalam pengeluaran

untuk apa dan siapa. Statistik pengeluaran fruit basket yang dilakukan

staf Public Relations Sari Ater, maka aka terlihat bulan apa yang menjadi bulan terbanyak tamu VIP yang datang. Hal ini akan menjadi

masukan kepada divisi pastry untuk membuat fruit basket lebih banyak

(66)

c. Menjadi penerima tamu pada saat event Verifikasi Hotel oleh Pemerintah Daerah.

Penulis menjadi penerima tamu pada acara Verifikasi Hotel oleh

Pemerintah Daerah yang dilaksanakan di Kimmanis Restaurant. Kegiatan ini insidentil karena hanya dilakuka satu kali saja. Selain

menjadi penerima tamu, penulispun membantu dalam persiapan acara,

seperti mempersiapkan gift dan sales kit serta membantu dalam pendokumentasian.

d. Membuat Statistik Guest Comment.

Penulis membantu Guest Relations Coordinator membuat

statistik Guest Comment. Seperti pembuatan statistik fruit basket, pembuatan statistik Guest Comment pun dilakukan pertriwulan. Data-data guest comment yang terkumpul selama tiga bulan di input dan

diolah untuk dibuat statistik. Kemudian diprint dan diberikan kepada

setiap department yang terkait dengan comment-comment pengunjung. Dengan statistik guest comment, divisi Public Relations

melakukan evaluasi kerja untuk seluruh department. Department mana yang mendapat kritikan terbanyak dari pengunjung dan kemudian

(67)

e. Menyiapkan cake ulang tahun untuk member card yang berulang tahun.

Menyiapkan cake ulang than untuk member card merupakan

kegiatan insidentil lainnya. Penulis membantu Member Card Coordinator untuk menyiapkan cake ulang tahun untuk member. Penulis dengan membawa kertas request cake ulang tahun yang sudah

ditandatangani oleh Public Relations Manager memberikanya kepada petugas Pastry, ditandatangani oleh petugas Pastry dan membawa cake

tersebut ke kantor marketing.

Kegiatan pemberian cake ulang tahun kepada member card

sangat efektif untuk pembentukan citra perusahaan. Perusahaan

dianggap sangat bersahabat dengan perhatiannya dalam memberikan

cake ulang tahun pada member.

f. Menyiapkan data base tamu undangan, kartu undangan dan label nama undangan launching golf.

Penulis ikut serta dalam kegiatan insidentil lainnya, yaitu dalam

menyiapkan database tamu undangan launching golf dengan

mengumpulkan kartu nama-kartu nama dari Public Relations Manager

dan Guest Relations Coordinator yang kemudian dibuat label nama undangan dan ditempelkan pada kartu undangan yang sudah dibuat oleh

(68)

Gambar 2.5

Contoh Kartu Undangan Launching Golf Sari Ater

(69)

g. Menjadi Penerima Tamu dalam Acara Launching Golf.

Penulis menjadi penerima tamu dalam kegiatan launching golf. Ini adalah kegiatan yang insidentil karena tidak dilakukan setiap hari.

Selain menjadi penerima tamu, penulis juga memberikan sales kit

kepada para tamu undangan dan menyiapkan gift untuk pemenang dalam kompetisi golf pada acara tersebut.

Dalam acara launching golf di Sari Ater Hotel & Resort, penulis ditugaskan menjadi penerima tamu dalam acara tersebut. Dalam

penerimaan tamu, penulis diarahkan untuk selalu ramah tamah pada

setiap tamu yang datang dan mempersilakan untuk masuk ke lapangan

golf. Hal ini dimaksudkan untuk proses greating kepada para tamu undangan, agar tamu merasa dihargai dan dispesialkan dalam acara

tersebut. Selain itu penerima tamu juga ditugaskan untuk memberikan

sales kit kepada para tamu undangan yang dimaksudkan sebagai ajang

promosi produk-produk lainnya.

h. Membantu Staf Guest Relations Officer melakukan Greating pada Tamu Individual dan Tamu Group.

Penulis dengan ditemani oleh Guest Relations Officer melakukan

Greating pada tamu group dari Jakarta dan tamu individual dari Hongkong. Kegiatan ini insidentil karena tidak setiap tamu hotel

diberikan greating, hanya kepada tamu-tamu VIP dan VVIP saja.

(70)

menerima greating dari pihak hotel. Sari Ater selalu menjadikan

greating sebagai budaya disana, untuk menciptakan citra yang bersahabat dengan pengunjung.

i. Mengantar Tamu untuk Survey tempat Meeting.

Penulis mengantarkan tamu yang ingin survey tempat meeting di Dayang Sumbi Hall dan Ruang 222. Penulis mengarahkan tamu dan

menunjukkan fasilitas-fasilitas ditempat meeting tersebut, juga menjawab setiap pertanyaan yang dilontarkan oleh tamu. Kegiatan ini

insidentil karena tidak setiap hari ada tamu yang melakukan survey

tempat meeting.

j. Ikut serta dalam kegiatan Survey lokasi Sari Ater dengan New Comers.

Penulis melakukan survey lokasi Sari Ater bersama New Comers

dibagian Sales & Marketing Department. Penulis mendatangi dan melihat-lihat juga mencoba fasilitas di setiap lokasi hotel dan rekreasi

Sari Ater. Kegiatan ini insidentil karena hanya dilakukan sekali selama

Praktek Kerja Lapangan di Sari Ater Hotel & Resort.

k. Mengetik Angket Promosi.

Menyambut Hari Raya Idul Fitri, arus pengunjung hotel dan rekreasi

Sari Ater akan semakin meningkat, maka penulis membantu Guest Relations Coordinator mengetik pertanyaan-pertanyaan angket promosi.

(71)

& Marketing Manager, Operational Manager dan Direktur Operasional

untuk disetujui dan ditandatangani.

Gambar 2.6 Contoh Angket Promosi

(72)

l. Melakukan Wawancara pada Tamu Hotel dan Rekreasi megenai Promosi Sari Ater.

Kegiatan insidentil lainnya adalah penulis melakukan wawancara

dengan pengunjung hotel dan rekreasi di Sari Ater mengenai promosi

Sari Ater. Penulis mencari pengunjung yang terlihat sedang santai,

kemudian meminta untuk mewawancarai tamu tersebut. Penulis tidak

memaksa apabila tamu tersebut enggan untuk melakukan wawancara.

Kegiatan wawancara dilakukan saat menjelang hari Raya Idul Fitri. Hal

ini dilakukan demi kepentingan evaluasi promosi. Apakah promosi yang

sampai ke masyarakat diterima baik oleh masyarakat atau malah tidak

efektif? Sari Ater Hotel & Resort melakukan kegiatan ini dengan baik dan sopan. Tidak ada paksaan dan kesa menggangu para pengunjung.

Wawancara dilakukan kepada para pengunjung yang berkenan saja

untuk diwawancarai.

m. Menginput Database Tamu dan Rekan Hotel untuk diberi Kartu Ucapan Lebaran.

Kegiatan insidentil yang terakhir penulis lakukan adalah

menginput database tamu dan rekan Sari Ater Hotel & Resort untuk diberikan kartu ucapan lebaran. Dan menyiapkan kartu ucapan lebaran

yang sudah disiapkan oleh tim desain Marketing.

Untuk menjalin hubungan yang baik dengan tamu hotel, Sari Ater

(73)

sangat baik dilakukan oleh Sari Ater Hotel & Resort yang melakukan

kegiatan tersebut setiap tahunnya. Sehingga citra perusahaan dapat

dipandang baik dan dijaga oleh setiap orang yang mengenalnya.

2.3 Deskripsi Ilmu Public Relations

Perusahaan atau lembaga yang besar biasanya memiliki bagian

Public Relations. Peranan Public Relations menjadi sangat penting seiring perkembangan zaman dan dalam menghadapi pesaing. Berikut penjelasan

mengenai Public Relations.

2.3.1 Evolusi dan Konsep Dasar Public Relations.

Di antara tokoh Public Relations adalah Ivy Ledbetter Lee

dianggap sebgai the father of public relations yang telah memikirkan dan mempraktekan Public Relations secara konsepsional. Ivy Lee

dianggap sebagai bapak public relations atau humas karena ia berhasil mengembangkan public relations yang oleh para cendikiawan kemudian dijadikan landasan untuk dimekarkan dan dijadikan objek

studi ilmiah.

Ivy Lee adalah putra seorang negarawan di Georgia, Amerika

Serikat. Kegiatannya di bidang public relations dimulai pada tahun

1906, pada waktu industry batubara di Negara “paman sam” mengalami

(74)

Pada waktu Lee seorang wartawan surat kabar. Timbulnya

pemogokan para pekerja yang mengancam kelumpuhan industri

batubara itu, menyebabkan munculnya gagasan pada benak Lee untuk

menengahinya dengan bagi keuntungan kedua belah pihak yakni para

industriawan dan para pekerja.

Lee mengajukan gagasan kepada pimpinan industri batubara

dengan persyaratan sebagai berikut: 1. Ia diberi kedudukan dalam