Perencanaan dan Pengendalian Persediaan. Pertemuan 7

(1)

Perencanaan

Pengendalian Persediaan dan

Pertemuan 7

(2)

Outline



Referensi



Pendahuluan



Struktur Sistem Persediaan



Fungsi Persediaan



Ukuran Performansi Sistem Persediaan



Ongkos Sistem Persediaan



Metode Pengendalian Persediaan



Independent Demand System: Deterministic Models

◼

Fixed Order Size Systems: EOQ, Backordering, Quantity Discount, Batch Type Production System

◼

Fixed Order Interval Systems

(3)

Referensi



Referensi Utama:

Tersine, R. J., 1994, Principles of Inventory and Materials

Management, Fourth Edition, Prentice Hall-International

Editions, Englewood Cliff, New Jersey.

 Chapter 1, 3, 5, dan 13



Bahan Bacaan:

Bedworth, D. D. & Bailey, J. E., 1987, Integrated Production

Control Systems, John Wiley & Sons, New York.

 Chapter 6

Fogarty, D. W., Blackstone, J. H., & Hoffman, T. R., 1991,

Production & Inventory Management, 2nd ed., South-Western

Publishing Co., Ohio.

 Chapter 5, 6, 7, dan 8

(4)

Pendahuluan (1)



Persediaan didefinisikan sebagai simpanan produk



Material yang dibeli atau produk yang dibuat disimpan sebagai persediaan sampai

material/produk tersebut diperlukan



Secara umum persediaan dapat ditunjukkan sebagai suatu sumber daya menganggur (idle resource):

◼

yang menunggu proses lebih lanjut

◼

yang memiliki nilai ekonomis

(5)

Pendahuluan (2)



Dalam sistem manufaktur, persediaan dapat ditemui dalam tiga bentuk, yaitu:

◼

Bahan baku, merupakan masukan awal dari proses transformasi menjadi produk jadi

◼

Barang setengah jadi, merupakan bentuk

peralihan dari bahan baku menjadi produk jadi

◼

Barang jadi, merupakan hasil akhir proses

trasformasi yang siap dipasarkan kepada

konsusmen

(6)

Pendahuluan (3):

Manufacturing Inventory Flow Cycle

SUPPLY

DEMAND

(Marketing) (Production Control) (Production Control) (Purchasing)

In Process Goods

Finished Goods Raw Materials &

Supplies

(7)

Pendahuluan (4)



Dalam sistem non manufaktur, persediaan dapat ditemui baik:

◼

dalam bentuk uang yang ada di bank,

◼

obat-obatan seperti yang ada di Apotik,

◼

darah dan para medis seperti yang ada di rumah sakit,

◼

armada pemadam kebakaran yang ada pada

suatu kota dan sebagainya

(8)

Pendahuluan (5)



Timbulnya persediaan dalam suatu sistem merupakan:

◼

akibat dari mekanisme pemenuhan atas permintaan (transaction motive)

◼

akibat dari adanya keinginan untuk meredam ketidakpastian (precautionary motive)



Jenis persediaan yang diperuntukkan untuk meredam ketidakpastian ini sering disebut sebagai persediaan pengaman (safety stock)

◼

akibat dari keinginan untuk melakukan spekulasi (speculative motive)



tujuan mendapatkan keuntungan dari kenaikan harga barang dimasa mendatang.



Faktor spekulasi ini biasanya terjadi pada barang-

barang yang langka dipasaran atau barang-barang

monopolistik

(9)

Pendahuluan (6)

Alasan Penyimpanan Persediaan



Trade-off antara ongkos simpan dan ongkos pesan



Menghadapi permintaan tak terduga



Permintaan musiman atau siklikal



Menghadapi variasi permintaan



Memanfaatkan adanya potongan harga



Menghadapi kenaikan harga

(10)

Struktur Sistem Persediaan (1)

1. Sistem persediaan tunggal (single inventory system):

◼

sistem persediaan bahan baku di pabrik

◼

sistem persediaan obat-obatan di pabrik, di apotik

◼

sistem persediaan bahan makanan di pasar swalayan, dan sebagainya

2. Sistem persediaan berjenjang (multi echelon inventory system):

◼

terdiri atas beberapa fasilitas pelayanan (gudang)

dengan suatu tatanan dan mekanisme tertentu.

(11)

Struktur Sistem Persediaan (2):

Multi Echelon Inventory System

1. sistem seri: sistem

persediaan barang setengah jadi di suatu line produksi.

2. sistem memusat: sistem

persediaan pada pabrik

perakitan

(12)

Struktur Sistem Persediaan (3):

Multi Echelon Inventory System

3. sistem memencar (arboresent): sistem distribusi barang dari produsen ke

konsumen.

4. sistem persediaan

campuran (mix)

(13)

Fungsi Persediaan (1)



Fungsi utama persediaan:

sebagai penyangga (buffer) ➔ penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi



Fungsi lain persediaan: sebagai stabilisator harga

terhadap fluktuasi permintaan

(14)

Fungsi Persediaan (2)

Secara spesifik, fungsi persediaan adalah:

1. Persediaan dalam Lot Size (Lot Size Stock)

◼

Persediaan muncul karena ada persyaratan ekonomis untuk penyediaan kembali (replenishment)

◼

Faktor penentu persyaratan ekonomis antara lain:

biaya set up, biaya persiapan produksi atau pembelian

dan biaya transportasi

(15)

Fungsi Persediaan (3)

2. Persediaan Cadangan (Safety Stock)

◼

Pengendalian persediaan timbul berkenaan dengan ketidakpastian (uncertainty)

◼

Peramalan permintaan konsumen biasanya selalu disertai kesalahan peramalan

◼

Persediaan cadangan mengamankan kegagalan

mencapai permintaan konsumen atau memenuhi

kebutuhan manufaktur tepat pada waktunya

(16)

Fungsi Persediaan (4)

3. Persediaan Pipeline (Pipeline Stock)

◼ Sistem persediaan dapat dapat diibaratkan sebagai

sekumpulan tempat persediaan (stock point) dengan aliran diantara tempat persediaan tersebut

◼ Jika aliran melibatkan perubahan fisik produk, seperti perlakuan panas atau perakitan beberapa komponen

persediaan dalam aliran tersebut disebut persediaan setengah jadi (work in process)

◼ Jika suatu produk tidak berubah secara fisik tetapi

dipindahkan dari suatu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan lain

persediaan tersebut disebut persediaan transportasi

◼ Jumlah dari persediaan setengah jadi dan persediaan transportasi disebut persediaan pipeline

(17)

Fungsi Persediaan (5)

4. Persediaan antisipasi (Anticipation Stock)

◼

Persediaan dapat timbul untuk mengantisipasi terjadinya penurunan persediaan (supply) dan

kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan harga 5. Persediaan lebih

◼

Persediaan yang tidak dapat digunakan karena

kelebihan atau kerusakan fisik

(18)

Permasalahan Umum dalam Pengendalian Persediaan



PERMASALAHAN KUANTITATIF, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan penentuan jumah barang yang akan dipesan/dibuat, saat pemesanan/pembuatan serta

jumlah persediaan pengamannya



PERMASALAHAN KUALITATIF, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan sistem pengoperasian persediaan yang meliputi antara lain pengorganisasian,

mekanisme dan prosedur, administrasi dan sistem

informasi persediaan, atau kerusakan fisik

(19)

Ukuran Performansi Sistem Persediaan (1)



Umumnya pengukuran kinerja sistem persediaan menggunakan ukuran yang operasional, yaitu

ongkos minimal



Minimasi ongkos persediaan akan berarti menaikkan keuntungan sistem usaha secara keseluruhan, bila faktor yang lainnya tetap



Ukuran kinerja sistem persediaan tidak cukup diukur berdasarkan ongkosnya saja



bagi konsumen kinerja sistem persediaan akan

diukur dari tingkat pelayanan (service level) yang

dapat diberikan, atau kerusakan fisik

(20)

Ongkos Sistem Persediaan (1)

1. Ongkos Pembelian (Purchase Cost)

◼

Harga beli/unit jika item diperoleh dari sumber eksternal

◼

Ongkos produksi/unit jika item dibuat oleh perusahaan (sumber internal)

2. Ongkos pengadaan (procurement cost)

◼

Ongkos pemesanan (order cost) adalah semua

pengeluaran yang ditimbulkan untuk mendatangkan barang dari luar. Ongkos ini diasumsikan tetap untuk setiap kali pemesanan barang

◼

Ongkos pembuatan (set up cost) adalah semua

pengeluaran yang ditimbulkan untuk persiapan

memproduksi barang

(21)

Ongkos Sistem Persediaan (2)

3. Ongkos simpan (carrying/holding cost)

◼

Ongkos simpan adalah biaya yang naik seiring dengan membesarnya jumlah persediaan

◼

Biasanya biaya ini merupakan fungsi dari nilai (value) persediaan



Jika produk yang disimpan merupakan hasil pembelian, akan dinilai seharga pembelian



Jika produk dibuat perusahaan, bagian akuntansi

akan memberi nilai produk, yaitu jumlah biaya

tenaga kerja, bahan baku dan overhead

(22)

Ongkos Sistem Persediaan (3):

Ongkos Simpan

a. Ongkos memiliki persediaan ➔ penumpukan barang digudang berarti penumpukan modal, yang diukur dengan suku bunga uang di bank (bunga investasi)

b. Ongkos gudang: barang yang disimpan memerlukan tempat untuk penyimpanan (gudang).

c. Ongkos kerusakan dan penyusutan: barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan bahkan dapat pula mengalami penyusutan (beratnya berkurang, jumlahnya berkurang karena hilang)

◼ Produk makanan dalam jangka waktu tertentu akan rusak (misal: membusuk)

◼ Komponen mesin menjadi berkarat

◼ Keramik menjadi pecah

◼ Produk melewati batas tanggal layak pakai

 Kasus-kasus ini melibatkan memburuknya kondisi produk secara fisik dimana mengurangi nilai persediaan

(23)

Ongkos Sistem Persediaan (4):

Ongkos Simpan

d. Ongkos kadaluwarsa (absolence) ➔ penurunan nilai ekonomis

◼

Hal ini bisa disebabkan perubahan teknologi,

munculnya produk baru dari pesaing, adanya model yang lebih baru, dll.

e. Ongkos asuransi

◼

Premi kebijakan asuransi meliputi kebakaran ,

kerusakan akibat air dan resiko lainnya akan bervariasi terhadap nilai persediaan dan akan berkontribusi

terhadap biaya persediaan.

f. Ongkos administrasi

(24)

Ongkos Sistem Persediaan (5)

4. Ongkos Kekurangan Persediaan

◼ Jika tidak ada persediaan pesanan konsumen untuk tipe produk memproduksi untuk disimpan (make to stock) maka dapat mengakibatkan kehilangan penjualan atau back order

◼ Jika terjadi kehilangan penjualan, maka keuntungan langsung hilang

◼ Jika terjadi back order, timbul biaya untuk mempercepat produksi, seperti biaya setup tambahan, biaya lembur, dll

◼ Ongkos kekurangan persediaan diukur dari:

 Kuantitas (jumlah) yang tidak dapat dipenuhi

 Waktu pemenuhan

 Ongkos pengadaan darurat

(25)

Ongkos Sistem Persediaan (6)

5. Ongkos Sistemik

a.

Ongkos perancangan & perencanaan sistem persediaan

b.

Ongkos pengadaan peralatan (misalnya komputer)

c.

Ongkos melatih tenaga yang digunakan untuk

mengoperasikan sistem.

(26)

Ongkos Sistem Persediaan (7)

 Dalam identifikasi ongkos persediaan ada perbedaan pengertian antara ongkos persediaan aktual dan ongkos

persediaan di dalam menentukan kebijaksanaan persediaan

 Ongkos persediaan yang diperhitungkan dalam

kebijaksanaan hanyalah ongkos yang mempengaruhi hasil optimal pengendalian persediaan

 Jika suatu elemen biaya tidak terpengaruh oleh kebijakan

persediaan maka elemen biaya tersebut tidak diperhitungkan

◼ Misalnya:

◼ untuk melakukan inspeksi hanya dibutuhkan satu orang, baik pada saat jumlah pemesanan banyak maupun sedikit

◼ ongkos gudang ➔ Komponen ini akan nol jika perubahan jumlah persediaan tidak mempengaruhi luas tempat

penyimpanan

(27)

Metode Pengendalian Persediaan (1)

1. Metoda Pengendalian secara statistik (Statistical Inventory Control)

◼ Metoda ini mencoba mencari jawaban optimal dalam menentukan:

 jumlah ukuran pemesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity, EOQ)

 saat pemesanan dilakukan (reorder point)

 cadangan pengaman (safety stock)

◼ Metoda ini biasanya digunakan untuk pengendalian

persediaan yang tidak saling bergantungan (independent demand)

◼ Ada dua jenis pengendalian secara statistik:

 Pengendalian persediaan Deterministik

 Pengendalian persediaan Probabilistik

(28)

Metode Pengendalian Persediaan (2)

2. Material Requirement Planning  Untuk dependent demand 3. Metode Kanban

◼merupakan salah satu operasionalisasi dari konsep Just in Time (JIT)

◼Dalam JIT digunakan teknik pengendalian persediaan yang dinamakan Kanban

◼Perbedaan utama antara sistem ini dengan kedua sistem sebelumnya terletak pada perbedaan karakteristik

“pertimbangan” yang digunakan untuk mengatur jadwal produksi

◼Pada dua sistem terdahulu, dilakukan proyeksi permintaan yang akan datang, dan selanjutnya penjadwalan produksi dilakukan untuk memenuhi permintaan tersebut, penjadwalan mendorong produksi

 push system

◼Dalam sistem Kanban, jadwal produksi diatur sesuai dengan permintaan aktual

 pull system

(29)

Independent Demand System (1):

Deterministic Models



One of the major reasons for having inventory is to enable an organization to buy or produce items in economic lot size



Inventory models determine the economic lot sizes

(optimum inventories policy) for independent demand items, whether they are purchased from a vendor or

produced internally



To determine an optimum inventory policy , information on each of the following parameters is required:

◼

demands

◼

appropriate inventory costs

◼ lead time

(30)

Independent Demand System (2):

Deterministic Models

 In deterministic models, all of the parameters and variables are known or can be calculated with certainty

◼ The rate of demand for units and the appropriate inventory costs are assumed to be known with assurance

◼ The replenishment lead time also is presumed constan and independent of demand

◼ The real world is seldom as well behaved as described by deterministic model and is more reasonable depicted in probabilistic terms (i.e. in stochastic models, where some or all of the variable are probabilistic)

 However, deterministic models are frequently excellent

approximations, or at least, good starting points for describing inventory phenomena

(31)

Deterministic Models (1):

Fixed Order Size Systems

(Sistem Ukuran Pemesanan Tetap)



The two fundamental questions posed to any

inventory system are how many and when to order



Demand in a deterministic fixed order size system is assumed to be known and presumed to be

continuous



Therefore, the same number of units (how many)

always is ordered, and the time between orders

(when) is not expected to vary

(32)

Deterministic Models (2):

Fixed Order Size Systems



The stock level is reviewed continuously, and whenever the inventory position reaches a

predetermined point, an order for a fixed number of units is placed



The two defining parameters of the system are:

◼

Reorder point (B)

◼

The size of the order (Q)



The fixed order size system also is termed a Q-system, since the size of the order (Q) is fixed for each

replenishment

(33)

Deterministic Models (3):

Fixed Order Size Systems: How It Works?

Stock Available

Demand Occurs (unit withdrawn)

Determine Stock Position (on hand + on order - backorders)

Issue Replenishment Order

yes no

stock receipt

Is Stock Position  Reorder Point ?

(34)

Fixed Order Size Systems:

ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) (1) SINGLE ITEMS



The order size that minimizes the total inventory cost is known as the economic order quantity

(EOQ).



The classical inventory model assumes the

idealized situation

(35)

EOQ (2):

Classical Inventory Model

TIME

INVENTORY Q

B

a b c d e f

Q = Lot size; Q/2 = average inventory; B = reorder point;

ac = ce = interval between orders; ab = cd = ef = lead time

(36)

EOQ (3):

Classical Inventory Model



Upon receipt of an order, inventory level is Q units



Units are withdrawn from inventory at a constant demand rate, which is represented by the negative sloping lines



When the inventory reaches the reorder point (B)

 a new order is placed for Q units



After a fixed time period, the order is received all at once and placed into inventory



The new lot is received just as the inventory level reaches zero

 so the average inventory is (Q + 0)/2 or Q/2

(37)

EOQ (4):

Classical Inventory Model

If stockouts are not permitted the total inventory cost per year is graphically depicted

TC(Q)

Q CR

PR

Q*

ORDER QUANTITY (Q)

COST 2

HQ

(38)

EOQ (5):

Classical Inventory Model

The total inventory cost per year

 Total annual cost = purchase cost + order cost + holding cost



where,

◼ D = annual demand in units

◼ P = purchase cost of an item

◼ C = ordering cost per order

◼ H = PF = holding cost per unit per year

◼ Q = lot size or order quantity in units

◼ F = annual holding cost as a fraction of unit cost

) 2

( HQ

Q PD CD

Q

TC = + +

(39)

EOQ (6):

Classical Inventory Model



The annual purchase cost is

◼

the purchase cost (P) times the annual demand (R)



The annual order cost is obtained as

◼

the cost to place an order (C) times the number of orders per year (D/Q)



The annual holding cost is

◼

the holding cost per unit per year (H) times the average inventory (Q/2)



The sum of three costs (purchase, order, and holding) is

◼

the total inventory cost per year

(40)

EOQ (7):

Classical Inventory Model



To obtain the minimum cost lot size (EOQ), take the first derivative of total annual cost with respect to the lot size (Q) and set it equal to zero:



Solving the equation for Q ** get the EOQ (Q*) formula:**

2 0 )

(

2 =

−

 =



Q CR H

Q Q TC

PF CR H

Q 2 CR 2

* = =

(41)

EOQ (8):

Classical Inventory Model



Once the EOQ **(Q*) is known, the number of order placed during the year (m), the time between**

orders (T), can be determined:

◼ Number of orders during year (m)

◼ Order interval (T)

HD C D

Q

T m 1 * 2

=

C HD Q

m D

2 * =

=

(42)

EOQ (9):

Classical Inventory Model



The reorder point is obtained by determining the demand that will occur during the lead time period

◼

When the stock position (on hand + on order – backorders) reaches the reorder point



**an order will be placed for Q* units (EOQ).**



The following formula gives the reorder point (R) when the lead time (L) is expressed in months:



If lead time (L) expressed in weeks, the reorder point (R) is expressed as:

12 R = DL

52 R = DL

 reorder point in units

(43)

EOQ (10):

Classical Inventory Model



The minimum total cost per year is obtained by substituting Q* for Q in the total annual cost equation:

*

*)

( Q PD HQ

TC = +

(44)

EOQ (11):

Assumptions in the EOQ Model

 The demand rate is known, constan, and continuous

 The lead time is known and constan

 No stockouts are permitted

◼ since demand & lead time are known stockouts can be avoided

 The cost structure is fixed;

◼ order/setup costs are the same regardless of lot size, holding cost is a linier function based on average inventory, and unit purchase cost is constant

 no quantity discounts

 There is sufficient space, capacity, and capital to procure the desired quantity.

 The item is a single product

◼ it does not interact with any other inventory items

 there are no joint orders

(45)

EOQ (12):

Jawaban Example 1 (a)

PT. Laju Maju melayani permintaan 6.400 unit dalam 1 tahun. Untuk memenuhi permintaan tersebut, dibutuhkan material A dengan jumlah yang sama dan harga per unit Rp 10,-. Biaya pengiriman bahan baku Rp 10,- , Biaya pemeriksaan bahan baku Rp 70,- , Biaya administrasi Rp 20,- Biaya menyelesaikan pesanan Rp 20,- dan biaya simpan digudang 30% dari rata-rata barang yang dibeli.