PURCHASING PURCHASING
Departemen purchasing merupakan salah satu departemen yang Departemen purchasing merupakan salah satu departemen yang berada dibawah departemen manufacturing. Tugasnya menangani berada dibawah departemen manufacturing. Tugasnya menangani pembelian untuk bahan baku obat, bahan pengemasan, alat laboratorium pembelian untuk bahan baku obat, bahan pengemasan, alat laboratorium dan mesin produksi. Departemen ini bekerja sama dengan departemen dan mesin produksi. Departemen ini bekerja sama dengan departemen product development dalam menentukan supplier yang akan memasok product development dalam menentukan supplier yang akan memasok bahan/alat yang akan dibeli.
bahan/alat yang akan dibeli.
Dalam industri farmasi, komponen terbesar dalam struktur biaya Dalam industri farmasi, komponen terbesar dalam struktur biaya produk adalah biaya pengadaan barang, termasuk di dalamnya adalah produk adalah biaya pengadaan barang, termasuk di dalamnya adalah pengadaan bahan awal (
pengadaan bahan awal (starting material starting material ) yang terdiri dari bahan baku (baik) yang terdiri dari bahan baku (baik bahan baku aktif maupun bahan penolong) serta bahan pengemas. Tidak bahan baku aktif maupun bahan penolong) serta bahan pengemas. Tidak kurang dari 60 - 70% dari total biaya perusahaan digunakan untuk kurang dari 60 - 70% dari total biaya perusahaan digunakan untuk melakukan pengadaan bahan awal ini.
melakukan pengadaan bahan awal ini.
Di banyak industri farmasi, departemen ini berada langsung di bawah Di banyak industri farmasi, departemen ini berada langsung di bawah direksi perusahaan (Direktur Keuangan atau Direktur Operasi/Pabrik). direksi perusahaan (Direktur Keuangan atau Direktur Operasi/Pabrik). Beberapa industri farmasi lain, menempatkan Departemen Pembelian di Beberapa industri farmasi lain, menempatkan Departemen Pembelian di bawah Material (PPIC) Manager. Perbedaan ini antara lain dipengaruhi oleh bawah Material (PPIC) Manager. Perbedaan ini antara lain dipengaruhi oleh besar/kecilnya tanggung jawab di masing-masing perusahaan karena besar/kecilnya tanggung jawab di masing-masing perusahaan karena bidang pengadaan terkait langsung dengan penggunaan keuangan bidang pengadaan terkait langsung dengan penggunaan keuangan perusahaan.
perusahaan.
Bagian purchasing wajib melakukan audit terhadap vendor/suplier Bagian purchasing wajib melakukan audit terhadap vendor/suplier terkait pada/cara penanganan bahan baku/pengemas tablet bahan alam terkait pada/cara penanganan bahan baku/pengemas tablet bahan alam seperti : Sistem FEFO, cara penyimpanan, kelengkapan gudang, seperti : Sistem FEFO, cara penyimpanan, kelengkapan gudang, kebersihan, suhu penyimpanan, dokumentasi (CoA, Exp.date, retest date). kebersihan, suhu penyimpanan, dokumentasi (CoA, Exp.date, retest date).
Purchasing
Purchasing bertugas melakukan pembelian semua keperluan bertugas melakukan pembelian semua keperluan perusahaan, menangani pembelian untuk bahan baku obat, bahan perusahaan, menangani pembelian untuk bahan baku obat, bahan pengemasan, alat laboratorium dan mesin produksi, menentukan supplier pengemasan, alat laboratorium dan mesin produksi, menentukan supplier yang akan memasok bahan/alat yang akan dibeli serta dokumentasi surat yang akan memasok bahan/alat yang akan dibeli serta dokumentasi surat pembelian barang.
Bagian pembelian bertanggung jawab untuk melakukan pembelian segala hal keperluan perusahaan, baik keperluan administrasi seperti alat tulis kantor dan alat elektronik maupun keperluan yang terkait langsung dengan produksi obat seperti bahan baku obat, bahan pengemas, spare part mesin-mesin produksi, dan lain-lain.
Sebelum melakukan pembelian barang, departemen purchasing melakukan negoisasi mengenai harga dan lead time (tepat waktu) pengiriman barang. Setelah itu, departemen purchasing akan mengubah order requisition (OR) menjadi purchase order (PO), lalu dikirim ke supplier. OR atau gabungan OR (pra PO) dibuat oleh departemen PPIC. Merupakan badan hukum yang sah.
Terdapat empat kegiatan utama dalam pembelian, yaitu:
1. Pemilihan supplier (pemasok), bernegosiasi mengenai harga, termint pembayaran dan jadwal pengiriman bahan, termasuk di dalamnya menerbitkan surat pesanan ( purchase order/PO)
2. Melakukan pemantauan pengiriman (expediting delivery ) yang dilakukan oleh supplier
3. Menjembatani antara supplier dengan bagian terkait dalam perusahaan, misalnya bagian teknik, QC, Produksi, Keuangan dan lain-lain yang berkaitan dengan masalah pembelian bahan (complaint , dan lain-lain) 4. Mencari produk, material atau supplier baru, yang dapat memberikan
kontribusi dan keuntungan pada perusahaan. Pemilihan Supplier
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih supplier : 1. Memiliki sertifikat CoA (Certificate of Analysis).
2. Suplier harus menyertakan kelengkapan dokumen master file disebut DMF (Drug Master File) yang merupakan salah satu standar yang dipersyaratkan oleh cGMP. DMF merupakan main requirement dan bukti bahwa supplier adalah perusahaan yang telah memiliki standar cGMP. Badan POM memberi perhatian khusus pada DMF yang merupakan informasi rinci original sub mission dan amandemens yang mencakup data. Dalam memilih bahan baku yang menunjang product
savety, efficacy and quality, industri harus memperhitungkan standar expektasi pasar yang jelas makin tinggi.
3. Proses evaluasi dimana harus dilihat pemasok mempunyai peralatan yang secara rutin sudah dikalibrasi.
4. Pelanggan dapat melakukan audit terhadap pemasok, vendor, supplier sebelum memutuskan kerjasama.
5. Menyediakan Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk setiap bahan yang dipasok.
6. Suplier harus menyediakan bahan baku secara berkesinambungan agar proses produksi tidak terhambat. Untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan dalam hal pengadaan persediaan maka dipilih minimal dua supplier yang berbeda untuk setiap bahan.
7. Kemudahan dalam melakukan pembayaran.
Terdapat 2 sistem pembelian (pengadaan) yang biasa dilakukan di industri farmasi, yaitu :
1) Open Purchase Order
Pada sistem ini order pembelian dilakukan dalam jumlah kecil, dengan nilai yang kecil serta proses transaksi dengan frekuensi yang tinggi. Sistem pembelian dengan cara ini biasanya dilakukan untuk material yang mudah didapat, supplier cukup banyak dan kebutuhannya fluktuatif
2) Blanket Purchase Order
Pada sistem ini order pembelian dilakukan dalam jumlah besar secara total, dengan harga yang tetap tapi pengirimannya diatur dalam jangka waktu yang panjang. Sistem pembelian dengan cara ini biasanya
digunakan untuk material yang nilainya cukup tinggi, adanya potongan harga yang cukup besar bila order quantity -nya besar atau material tersebut sukar didapat atau di pasaran sering kosong.
Hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan antara lain:
1. Stok bahan yang ada baik bahan baku, bahan pengemas dan produk jadi
2. Lead time (yaitu waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang mulai dari pemesanan sampai tiba di gudang pabrik.
Departemen Purchasing merupakan suatu departemen yang bertanggung jawab terhadap pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan untuk keperluan operasional perusahaan dengan harga paling ekonomis. Faktor yang paling penting dalam proses pembelian antara lain : kualitas bahan, jumlah bahan, waktu dan supplier
yang sudah terkualifikasi serta harga yang ekonomis.
Departemen Purchasing mengklasifikasikan barang menjadi 2, yaitu :
a. Barang inventory : barang-barang yang langsung berhubungan dengan produk yang di produksi, antara lain : active material, raw material, dan pengemas primer. b. Barang non-inventory : barang-barang yang tidak berhubungan langsung dengan produk, tetapi digunakan untuk menunjang produksi, contohnya : masker,
seragam, timbangan, dll. Tugas Purchasing
Secara umum tugas dari Departemen Purchasing adalah : a. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier
Hubungan dengan supplier dapat bersifat kemitraan jangka panjang atapun jangka pendek. Bagian Purchasing bertugas untuk menetapkan berapa jumlah pemasok
yang harus dimiliki untuk setiap barang. b. Memilih supplier
Pemilihan supplier dapat dilakukan dengan cara :
- Evaluasi awal.
- Mengundang pemasok untuk melakukan presentasi. - Kunjungan ke supplier.
- Meminta sample untuk dievaluasi lebih lanjut.
c. Memelihara data barang yang dibutuhkan dan data supplier
Departemen Purchasing harus memiliki data yang lengkap tentang barang yang akan dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.
d. Melakukan pembelian
Pembelian merupakan pekerjaan rutin dari Departemen Purchasing. Proses pembelian dapat dilakukan dengna beberapa cara, misalnya : pembelian rutin,
lelang maupun tender.
e. Mengevaluasi kinerja supplier
Penilaian kinerja supplier juga merupakan pekerjaan yang sangat penting, hal ini dilakukan untuk menciptakan daya saing yang berkelanjutan. Kinerja supplier bisa digunakan untuk sebagai dasar untuk menentukan volume pembelian maupun untuk menentukan peringkat supplier.
- Mempertahankan kontinuitas dari supplier agar sesuai dengan jadwal.
- Memberikan barang yang memenuhi tingkat kualitas yang telah ditentukan kepada bagian produksi untuk diproses lebih lanjut.
- Memperoleh barang yang dibutuhkan dengan biaya serendah mungkin, tetapi masih tetap konsisten dengan kebutuhan kualitas, waktu penyerahan, dan performance.
- Mengembangkan, mengevaluasi, dan menentukan supplier, harga dan pengiriman yang terbaik bagi barang yang bersangkutan.
Untuk melakukan pembelian barang, pihak purchasing dapat menggunakan 3 cara pembelian, yaitu :
a. Pengadaan langsung, yaitu pengadaan barang/jasa yang dapat langsung dilakukan di lokasi tanpa dipersyaratkan melalui proses seleksi pemasok sebelumnya.
b. Penunjukan langsung, yaitu pengadaan melalui pemasok tertentu yang telah terlebih dahulu ditetapkan/ditunjuk melalui proses penyeleksian calon-calon pemasok.
c. Proses tender yaitu dilakukan oleh tim pengadaan dengan anggota lintas fungsi/bagian.
