I. BAB I PENDAHULUAN
Bab ini memberikan latar belakang pelaksanaan aktualisasi nilai-nilai dasar ASN, khususnya fokus pada optimalisasi penataan arsip digital menggunakan Google Drive di Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri. Disebutkan tentang pentingnya nilai-nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi) dalam konteks Undang-Undang Aparatur Sipil Negara (ASN) No. 5 Tahun 2014. Aktualisasi ini bertujuan untuk menerapkan nilai-nilai ANEKA dalam mengatasi permasalahan pengelolaan arsip, khususnya menangani isu pengelolaan arsip yang kurang efisien dan berisiko kehilangan atau kerusakan.
1.1 Latar Belakang
Latar belakang menjelaskan pentingnya pelatihan dasar CPNS dan peran nilai-nilai ANEKA dalam membentuk ASN yang profesional dan akuntabel. Disebutkan isu utama yaitu pengelolaan arsip yang tidak efisien di Subbagian Tata Usaha, dan bagaimana solusi digitalisasi arsip menggunakan Google Drive dapat mengatasi masalah tersebut. Penekanan diberikan pada bagaimana digitalisasi dapat meningkatkan efisiensi pencarian dokumen, mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan, serta memudahkan akses informasi kapan pun dan di mana pun.
1.2 Tujuan dan Manfaat
Bagian ini merumuskan tujuan aktualisasi, yaitu penerapan nilai-nilai ANEKA dan peningkatan efisiensi pengelolaan arsip. Manfaatnya dijelaskan dari dua perspektif: bagi penulis (memahami dan menerapkan nilai ANEKA serta inovasi dalam peningkatan kinerja) dan bagi unit kerja (peningkatan efisiensi, akuntabilitas, dan kemudahan akses dokumen). Manfaat ini selaras dengan visi dan misi Kementerian Agama serta peningkatan pelayanan publik.
1.3 Ruang Lingkup Aktualisasi
Ruang lingkup mendefinisikan lokasi dan jenis arsip yang menjadi fokus aktualisasi. Lokasi pelaksanaan adalah Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri, dan jenis arsip yang akan didigitalkan meliputi surat keluar dan SPJ perjalanan dinas dari Juli hingga September 2021. Dijelaskan juga tahapan kegiatan aktualisasi, mulai dari koordinasi dengan mentor hingga evaluasi dan pelaporan. Batas waktu pelaksanaan juga dijelaskan dengan jelas.
II. BAB II DESKRIPSI AKTUALISASI
Bab ini memberikan deskripsi menyeluruh tentang organisasi tempat aktualisasi dilaksanakan, termasuk profil, visi, misi, nilai-nilai organisasi, dan struktur organisasi. Penjelasan rinci tentang Kementerian Agama, Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah, dan Subbagian Tata Usaha diberikan. Termasuk juga analisis isu-isu utama yang berkaitan dengan pengelolaan arsip di unit kerja tersebut.
2.1 Deskripsi Organisasi
Subbab ini memberikan gambaran menyeluruh tentang struktur dan fungsi Kementerian Agama, khususnya Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah dan Subbagian Tata Usaha tempat penulis bertugas. Profil organisasi, visi, misi, dan nilai-nilai organisasi (termasuk 5 Budaya Kerja Kementerian Agama) dijelaskan secara detail, dengan penekanan pada bagaimana aktualisasi ini sejalan dengan visi, misi, dan nilai-nilai tersebut. Lambang Kementerian Agama juga dijelaskan maknanya.
2.2 Matriks Aktualisasi
Matriks aktualisasi ini memaparkan isu utama (pengelolaan arsip digital yang belum optimal), pemecahan isu (tahapan kegiatan aktualisasi), dan keterkaitannya dengan mata pelatihan Latsar CPNS, kontribusi terhadap pencapaian visi dan misi organisasi, serta penguatan nilai-nilai organisasi (ANEKA). Setiap tahapan kegiatan diuraikan secara terperinci, termasuk output yang diharapkan, dan penjadwalan waktu pelaksanaan. Setiap tahapan juga dikaitkan dengan nilai-nilai ANEKA dan peran serta kedudukan ASN.
III. BAB III PELAKSANAAN AKTUALISASI
Bab ini melaporkan pelaksanaan aktualisasi secara rinci, termasuk capaian yang telah diraih, kendala yang dihadapi, dan solusi yang diterapkan. Setiap tahapan kegiatan diulas, serta bukti-bukti pendukung disertakan.
3.1 Capaian Aktualisasi
Bagian ini merinci capaian setiap tahapan kegiatan aktualisasi, menunjukkan bagaimana setiap langkah telah dilaksanakan dan output yang dihasilkan. Setiap tahapan dikaitkan kembali dengan nilai-nilai ANEKA dan peran dan kedudukan ASN. Bukti-bukti pelaksanaan, seperti foto dan tangkapan layar, dijelaskan sebagai lampiran. Analisis dampak dari penerapan nilai-nilai ANEKA juga diuraikan untuk setiap tahapan.
3.2 Kendala Aktualisasi dan Solusi
Subbab ini menjelaskan kendala yang dihadapi selama proses aktualisasi dan solusi yang diterapkan untuk mengatasi kendala tersebut. Contoh kendala seperti jadwal mentor yang padat dan kelengkapan dokumen. Solusi yang diterapkan diuraikan secara detail, menunjukan bagaimana penulis mampu mengatasi kendala tersebut dan tetap mencapai tujuan aktualisasi.
IV. BAB IV PENUTUP
Bab ini menyimpulkan hasil aktualisasi dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan dan pengembangan lebih lanjut.
4.1 Simpulan
Simpulan merangkum keseluruhan proses aktualisasi, menyatakan keberhasilan dalam menerapkan nilai-nilai ANEKA dan mencapai tujuan optimalisasi penataan arsip digital. Kesuksesan dalam mengatasi kendala dan mencapai output yang diharapkan juga diulas.
4.2 Rekomendasi
Rekomendasi diberikan untuk perbaikan dan pengembangan sistem pengelolaan arsip digital di masa mendatang. Rekomendasi ini dapat mencakup peningkatan pelatihan penggunaan Google Drive, standarisasi prosedur pengarsipan digital, dan pengembangan sistem yang lebih terintegrasi. Rekomendasi ini bertujuan untuk memastikan keberlanjutan sistem dan peningkatan efisiensi kerja yang lebih optimal.
