LAPORAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL CALON ARSIPARIS AHLI PERTAMA

(1)

LAPORAN AKTUALISASI

NILAI-NILAI DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL CALON ARSIPARIS AHLI PERTAMA

OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP SECARA DIGITAL

MENGGUNAKAN APLIKASI GOOGLE DRIVE PADA SUBBAGIAN TATA USAHA DIREKTORAT PELAYANAN HAJI DALAM NEGERI

OLEH

CORRY INDAH LESTARI HUTAPEA, S.AB 199103272020122008

Peserta Latihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan V

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN JAKARTA

TAHUN 2021

(2)

ii

(3)

iii

(4)

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa, karena atas Rahmat-Nyalah pelaksanaan kegiatan aktualisasi dengan judul

“OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP SECARA DIGITAL MENGGUNAKAN APLIKASI GOOGLE DRIVE PADA SUBBAGIAN TATA USAHA DIREKTORAT PELAYANAN HAJI DALAM NEGERI” ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari pelaksanaan

realisasi kegiatan aktualisasi ini adalah sebagai salah satu agenda habituasi pelaksanaan pendidikan dan pelatihan dasar CPNS golongan III untuk menyusun strategi penyelesaian isu yang terdapat di masing-masing instansi. Isu tersebutlah kemudian dianalisis dengan teori yang diberikan dalam pembelajarandi Balai Diklat yang diformulasikan dalam nilai- nilai dasar ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi).

Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pelaksanaan kegaitan aktualisasi ini sampai selesai. Secara khusus upacan terima kasih disampaikan kepada:

1. Bapak Dr. H. Susari, MA selaku Kepala Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan Jakarta.

2. Ibu Endah Prasetyani, MM. selaku Pembimbing yang senantiasa dengan sabar dan teliti membimbing dalam proses penyusunan rancangan aktualisasi ini.

3. Bapak Dr. H. Aep Syaefudin Firdaus, M.Pd. selaku penguji yang telah memberikan koreksi dan saran atas kegiatan aktualisasi yang penulis laksanakan.

4. Bapak H. Amir Hamzah, S.Kom, selaku mentor dari Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri yang telah banyak membantu untuk memberikan arahan, saran, dan bimbingan dalam penyusunan rancangan aktualisasi ini.

5. Seluruh Widyaiswara, yang telah membimbing selama pembelajaran dan memberikan pengarahan terkait materi ANEKA untuk dapat diinternalisasikan dan diaktualisasikan di tempat kerja.

6. Keluarga besar Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri, yang telah mendukung seluruh rencana aktualisasi yang mencerminkan nilai-nilai dasar profesi ASN.

7. Keluarga tercinta, suamiku tercinta dan anakku tersayang yang senantiasa

(5)

v

memberikan dukungan moril dan materil dalam menyelesaikan seluruh rangkaian kegiatan dan kewajiban pada masa Pelatihan Dasar CPNS.

8. Keluarga besar dan orangtua yang senantiasa memberikan dukungan dan doa selama Pelatihan Dasar CPNS.

9. Rekan peserta Latsar yang selalu semangat, ceria dan penuh cinta dalam menjalani Latsar CPNS Gelombang Tahun 2021.

10. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan rancangan aktualisasi yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Penulis sadar bahwa laporan aktualisasi ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karenanya penulis berharap masukan yang membangun dari berbagai pihak sehingga laporan aktualisasi ini dapat dijadikan dasar dalam pelaksanaan aktualisasi dan habituasi nilai-nilai dasar ASN, serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi semua pihak yang membutuhkan.

.

Jakarta, Oktober 2021

Penulis,

(6)

vi

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN ... ii

LEMBAR PENGESAHAN ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Tujuan dan Manfaat ... 2

C. Ruang Lingkup ... 3

BAB II DESKRIPSI AKTUALISASI ... 4

A. Deskripsi Organisasi ... 4

1. Profil Organisasi ... 4

2. Visi, Misi, dan Nilai-Nilai Organisasi ... 5

B. Matriks Aktualisasi ... 9

BAB III PELAKSANAAN AKTUALISASI ... 20

A. Capaian Aktualisasi ... 20

B. Kendala Aktualisasi dan Solusi ... 28

BAB IV PENUTUP ... 29

A. SIMPULAN ... 29

B. REKOMENDASI ... 29

DAFTAR PUSTAKA ... 30

LAMPIRAN

(7)

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Matriks Aktualisasi ... 19

Tabel 2 Capaian Aktualisasi ... 27

Tabel 3 Kendala Aktualisasi dan Solusi ... 28

(8)

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Lambang Kementerian Agama ... 6

Gambar 2 Struktur Organisasi Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri ... 8

(9)

1 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) merupakan penyempurnaan dari pola kegiatan pendidikan dan pelatihan prajabatan yang biasa diselenggarakan oleh pemerintah untuk para CPNS yang akan diajukan menjadi PNS.

Merujuk pada Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara, menerangkan bahwa dalam rangka pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan negara sebagaimana tercantum dalam pembukaan Undang- Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, perlu dibangun aparatur sipil negara yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, serta mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

Undang – Undang No. 5 Tahun 2014 menerangkan secara jelas fungsi dan tugas Aparatur Sipil Negara yaitu, melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas serta mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia. Dalam menjalankan tugas dan fungsi ini, ASN perlu memiliki Nilai Bela Negara dan Nilai Dasar ASN yang kuat dalam menjalankan kehidupan sehari-hari. Nilai Dasar ASN yang dimaksud meliputi Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA).

Sebagai salah satu metode penanaman nilai dasar ASN dan pemahaman akan peran

dan kedudukan ASN kepada Calon Pegawai Negeri Sipil diselenggarakanlah Pelatihan

Dasar Calon PNS dengan 4 agenda utama yaitu : (i) Agenda Bela Negara (Wawasan

Kebangsaan dan Nilai - Nilai Bela Negara, Analisis Isu Kontemporer dan Kesiapsiagaan

Bela Negara); (ii) Agenda Nilai-Nilai Dasar ASN (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik,

Komitmen Mutu, dan Anti-Korupsi), (iii) Agenda Kedudukan dan Peran ASN dalam NKRI

(Manajemen ASN, Pelayan Publik, dan Whole of Government), dan (iv) Agenda Aktualisasi

dan Habituasi. Pada Agenda Aktualisasi dan Habituasi, CPNS diberikan keluasaan untuk

menganalisis permasalahan yang ada dalam unit kerja, mencari isu dan tahapan kegiatan

yang dapat dijadikan solusi perbaikan dengan menerapkan nilai-nilai ASN yang telah

(10)

dipelajari sehingga dapat diterapkan dan menjadi habit atau kebiasaan sehari-hari.

Kegiatan aktualisasi ini lebih dikhususkan pada perumusan solusi dari penulis dalam mengatasi permasalahan pengelolaan dan penyelamatan arsip pada Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri. Dalam menyikapi masalah tersebut, perkembangan teknologi pada masa kini dapat menjadi alternatif solusi. Teknologi pemindai berkas yang menghasilkan dokumen digital dari dokumen fisik yang kemudian di unggah ke dalam penyimpanan internet Google Drive diharapkan dapat menjadi jawaban bagaimana mengelola arsip dengan aman dan selanjutnya juga memudahkan dalam pencarian dokumen. Cara ini dapat diadopsi untuk optimalisasi penyimpanan dokumen- dokumen persuratan di Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

Kegiatan aktualisasi ini diawali dengan melakukan koordinasi dengan atasan dan rekan kerja untuk mendapatkan saran dan kesepakatan mengenai cara pengelolaan dan penyelamatan arsip. Dengan adanya penyimpanan dokumen-dokumen secara digital dengan menggunakan Google Drive diharapkan akan memudahkan rekan kerja di Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri dalam melakukan pencarian dokumen dari manapun dan kapanpun, serta dokumen-dokumen yang tersimpan secara digital akan mengurangi resiko dokumen untuk hilang ataupun rusak.

B. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan

1) Mampu menerapkan nilai-nilai akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu, dan anti korupsi (ANEKA) dalam menjalankan tugas-tugas.

2) Menata, mengelola, dan menyelamatkan arsip-arsip agar mudah dicari jika dibutuhkan, tidak mudak rusak, dan tidak mudah hilang.

2. Manfaat

a. Bagi penulis

1) Memahami dan menerapkan nilai dasar ANEKA dan pelayanan publik dalam praktik kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2) Menerapkan nilai efektivitas, efisiensi serta melakukan inovasi dalam meningkatkan kualitas kinerja dalam melaksanakan kegiatan dan penugasan.

b. Bagi Unit Kerja

1) Mampu menjalankan tugas pokok dan fungsi sesuai dengan visi dan misi institusi/organisasi dengan lebih efektif dan efisien.

2) Menciptakan lingkungan kerja yang akuntabel dan terukur

(11)

3) Memudahkan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.

4) Meningkatkan kesadaran tentang pentingnya pengelolaan dan penyelamatan arsip.

C. Ruang Lingkup

Aktualisasi optimalisasi penataan arsip secara digital ini akan diselenggarakan di Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri Kementerian Agama dengan alamat Jl. Lapangan Banteng Barat No. 3-4 Jakarta 10710. Adapun dokumen/ arsip yang akan dilakukan proses scanning meliputi arsip surat keluar dan SPJ Perjalanan Dinas yang terdiri dari bulan Juli sampai dengan bulan September 2021. Hal ini dikarenakan adanya target waktu pelaksanaan aktualisasi yaitu selama satu bulan yang dimulai dari tanggal 15 September 2021 – 20 Oktober 2021. Secara garis besar, pelaksanaan aktualisasi ini akan diselenggarakan dalam 7 tahap kegiatan sebagai berikut:

1) Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan mentor.

2) Mempelajari dan mendalami sistem kerja google drive.

3) Menyusun pembuatan penyimpanan arsip secara online berbasis google drive.

4) Menyiapkan daftar arsip yang akan diarsipkan ke dalam google drive.

5)

Melakukan scan arsip yang akan diunggah ke dalam google drive 6) Mengunggah arsip yang telah dilakukan scan ke dalam google drive.

7) Melakukan evaluasi kegiatan dan laporan Aktualisasi kepada mentor.

(12)

4 BAB II

DESKRIPSI AKTUALISASI

A. Deskripsi Organisasi 1. Profil Organisasi

Kementerian Agama adalah kementerian dipimpin oleh seorang Menteri Agama yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agama untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. Susunan organisasi Kementerian Agama seperti yang tertuang di Peraturan Menteri Agama Nomor 42 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama, terdiri atas 11 (sebelas) unit kerja sebagai berikut:

1) Sekretariat Jenderal;

2) Direktorat Jenderal Pendidikan Islam;

3) Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah;

4) Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam;

5) Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Kristen;

6) Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Katolik;

7) Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Hindu;

8) Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Buddha;

9) Inspektorat Jenderal;

10) Badan Penelitian dan Pengembangan dan Pendidikan dan Pelatihan, dan

11) Badan Penyelenggara Jaminan Produk Halal.

Selain 11 unit kerja tersebut, Menteri Agama juga dibantu oleh 3 (tiga) staf ahli dan 2 (dua) pusat yaitu: Staf Ahli Bidang Hubungan Kelembagaan Keagamaan, Staf Ahli Bidang Manajemen Komunikasi dan Informasi, Staf Ahli Bidang Hukum dan Hak Asasi Manusia, Pusat Kerukunan Umat Beragama, dan Pusat Bimbingan dan Pendidikan Khonghucu.

Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah (disingkat Ditjen PHU) adalah unsur pelaksana yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agama

.

Susunan organisasi Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah terdiri atas:

1) Sekretariat Direktorat Jenderal;

2) Direktorat Bina Haji;

(13)

3) Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri;

4) Direktorat Pelayanan Haji Luar Negeri;

5) Direktorat Bina Umrah dan Haji Khusus; dan

6) Direktorat Pengelolaan Dana Haji dan Sistem Informasi Haji Terpadu Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang penyelenggaraan haji dan umrah. Dalam melaksanakan tugas, Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah menyelenggarakan fungsi:

1. Perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan haji dan umrah;

2. Pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan haji dan umrah;

3. Penyusunan norma, standar, prosedur, kriteria di bidang penyelenggaraan haji dan umrah;

4. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi penyelenggaraan haji dan umrah;

dan

5. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah.

2. Visi, Misi, dan Nilai-Nilai Organisasi

a) Visi

Direktorat Jenderal sebagai unsur pelaksana Kementerian Agama dalam mewujudkan visinya agar masyarakat Indonesia taat beragama, maju, sejahtera, dan cerdas serta saling menghormati antar sesama pemeluk agama dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia, maka peningkatan kualitas. penyelenggaraan haji sangatlah perlu diselenggarakan secara baik.

Kementerian Agama yang profesional dan andal dalam membangun masyarakat yang saleh, moderat, cerdas dan unggul untuk mewujudkan Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berdasarkan gotong royong”. (Peraturan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 2020).

b) Misi

1) Meningkatkan kualitas kesalehan umat beragama;

2) Memperkuat moderasi beragama dan kerukunan umat beragama;

3) Meningkatkan layanan keagamaan yang adil, mudah dan merata;

4) Meningkatkan layanan pendidikan yang merata dan bermutu;

5) Meningkatkan produktivitas dan daya saing pendidikan.

(14)

6) Memantapkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good

Governance). (Peraturan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 2020)

Dalam rangka mewujudkan Visi dan Misi Kementerian Agama, Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah berkontribusi dalam memberikan dukungan pelayanan keagamaan yang adil, mudah dan merata serta tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance).

c) Nilai-Nilai Organisasi

Lahirnya 5 Budaya Kerja Kementerian Agama RI, untuk menjawab keinginannya yang ingin mengembalikan citra dan kepercayaan baik Kementerian Agama dimata publik dengan dibuktikan dengan kinerja yang baik. Maka upaya pelayanan kepada publik berbasis akuntabilitas dan transparansi harus didukung oleh pelayanan yang ikhlas dari seluruh pegawainya. Berikut Penjabaran 5 Nilai Budaya Kerja Kementerian Agama:

1) Integritas bermakna keselarasan antara hati, pikiran, perkataan dan perbuatan yang baik dan benar.

2) Profesionalitas bermakna bekerja secara disiplin, kompeten dan tepat waktu dengan hasil terbaik.

3) Inovasi bermakna menyempurnakan yang sudah ada dan mengkreasi hal baru yang lebih baik.

4) Tanggung jawab bermakna bekerja secara tuntas dan konsekuen.

5) Keteladanan bermakna menjadi contoh yang baik bagi orang lain.

d) Lambang Kementerian Agama

Gambar 1

Lambang Kementerian Agama

Keterangan:

1. Bintang bersudut lima yang melambangkan sila Ketuhanan Yang

Maha Esa dalam Pancasila, bermakna bahwa karyawan

Kementerian Agama selalu menaati dan menjunjung tinggi norma-

norma agama dalam melaksanakan tugas Pemerintahan dalam

Negara Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila.

(15)

2. 17 kuntum bunga kapas, 8 baris tulisan dalam Kitab Suci dan 45 butir padi bermakna Proklamasi Kemerdekaan republik Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945, menunjukkan kebulatan tekad para Karyawan Kementerian Agama untuk membela Kemerdekaan Negara Kesatuan republik Indonesia yang diproklamirkan pada tanggal 17 Agustus 1945.

3. Butiran Padi dan Kapas yang melingkar berbentuk bulatan bermakna bahwa Karyawan Kementerian Agama mengemban tugas untuk mewujudkan masyarakat yang sejahtera, adil, makmur dan merata.

4. Kitab Suci bermakna sebagai pedoman hidup dan kehidupan yang serasi antara kebahagiaan duniawi dan ukhrawi, materil dan spirituil dengan ridha Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa.

5. Alas Kitab Suci bermakna bahwa pedoman hidup dan kehidupan harus ditempatkan pada proporsi yang sebenarnya sesuai dengan potensi dinamis dari Kitab Suci.

6. Kalimat “Ikhlas Beramal” bermakna bahwa Karyawan Kementerian Agama dalam mengabdi kepada masyarakat dan Negara berlandaskan niat beribadah dengan tulus dan ikhlas.

7. Perisai yang berbentuk segi lima sama sisi dimaksudkan bahwa kerukunan hidup antar umat beragama RI yang berdasarkan Pancasila dilindungi sepenuhnya sesuai dengan Undang-Undang Dasar 1945.

8. Kelengkapan makna lambang Kementerian Agama melukiskan

motto: Dengan Iman yang teguh dan hati yang suci serta

menghayati dan mengamalkan Pancasila yang merupakan tuntutan

dan pegangan hidup dalam kehidupan bermasyarakat dan

bernegara, karyawan Kementerian Agama bertekad bahwa

mengabdi kepada Negara adalah Ibadah.

(16)

e) Struktur Organisasi

Gambar 2 Struktur Organisasi Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri

Tempat

Penulis

Bertugas

(17)

B. Matriks Aktualisasi

Unit Kerja : Subbagian Tata Usaha Direktorat Penyelenggaraan Haji Dalam Negeri

Identifikasi Isu :

1) Belum diterapkannya pengarsipan seluruh surat secara digital yang mengakibatkan lamanya mencari arsip ketika dibutuhkan. Sehingga ketika suatu saat ada yang membutuhkan data pada surat-surat tersebut maka kita harus mencari dengan manual dan sering dijumpai kendala berupa tidak rapinya penyimpanan dokumen-dokumen.

2) Bertambahnya surat-surat arsip setiap harinya tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

3) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam waktu lama, bahkan kadang-kadang lupa untuk dikembalikan.

4)

Belum optimalnya pengelolaan dan penyelamatan arsip secara digital.

5) Belum adanya ruangan khusus penyimpanan arsip sehingga dilakukan penumpukan arsip di meja kerja.

Isu yang diangkat : Belum optimalnya pengelolaan dan penyelamatan arsip secara

digital.

Pemecahan Isu :

1) Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan mentor.

2) Mempelajari dan mendalami sistem kerja google drive.

3) Menyusun pembuatan penyimpanan arsip secara online berbasis google drive.

4) Menyiapkan daftar arsip yang akan diarsipkan ke dalam

google drive.

5) Melakukan scan arsip yang akan diunggah ke dalam google drive.

6) Mengunggah arsip yang telah dilakukan scan ke dalam

google drive.

7) Melakukan evaluasi kegiatan dan laporan Aktualisasi

kepada mentor.

(18)

No Kegiatan Tahapan Output/

Hasil

Keterkaitan substansi Mata Pelatihan

Kontribusi Kegiatan Pencapaian Visi dan

Misi Organisasi

Kontribusi Pencapaian Penguatan Nilai- Nilai

Organisasi

Time schedule (penjadwalan)

1

2 3 4 5 6 7 8

1. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan mentor.

a. Menyiapkan Rancangan yang akan

dikonsultasikan.

b. Menyiapkan poin- poin penting kegiatan yang akan dilaksanakan selama habituasi.

c. Meminta saran dan masukan untuk perbaikan draft rancangan aktualisasi.

d. Melakukan koordinasi dengan Kasubbag dan rekan kerja untuk menyampaikan maksud tujuan pelaksanaan aktualisasi (habituasi).

a. Mendapatkan persetujuan dan saran dari mentor.

b. Dokumentasi Kegiatan.

Manajemen ASN:

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu professional dalam melakukan pekerjaan.

Pelayanan Publik:

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu responsive pada saat melakukan koordinasi dan konsultasi dengan mentor.

Whole of Government:

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya komunikasi antara Kasubbag dan Staf pada saat melakukan koordinasi dan konsultasi.

a. Akuntabilitas: Adanya kejelasan wewenang dan tanggung jawab antara bawahan dan pimpinan unit kerja dalam melakukan koordinasi dengan mentor.

b. Nasionalisme: Meminta saran dan menyetujui bersama langkah-langkah yang hendak ditempuh merupakan

pengamalan Pancasila sila ke 4.

Dalam rangka

mewujudkan Visi dan Misi Kementerian Agama, Direktorat Jenderal

Penyelenggaraan Haji dan Umrah

berkontribusi dalam memberikan dukungan pelayanan keagamaan yang adil, mudah dan merata serta tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance).

Kegiatan ini mendukung 5 nilai budaya kerja

Kementerian Agama Republik Indonesia.

Keteladanan:

Adanya sikap teladan dalam hubungan pimpinan dan bawahan dalam pelaksanaan suatu kegiatan.

15-17 September 2021

(19)

c. Etika Publik: Sopan dalam berbicara kepada pimpinan, serta taat terhadap arahan yang diberikan oleh pimpinan.

d. Komitmen Mutu: Terjadinya komunikasi dan keputusan yang berorientasi pada mutu atau hasil yang harus dicapai.

e. Anti Korupsi: Adanya koordinasi dengan mentor dapat menunjukkan rasa peduli terhadap pencapaian satuan kerja, dan jujur dalam melakukan konsultasi.

2. Mempelajari dan mendalami sistem kerja google drive.

a. Mencari artikel terkait sistem kerja google drive.

b. Mempelajari sistem kerja google drive.

c. Membuat rangkuman petunjuk teknis penggunaan google drive dalam ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

a. Referensi artikel terkait sistem kerja google drive.

b. Petunjuk teknis penggunaan google drive dalam ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

Manajemen ASN:

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu efektif dalam mempelajari sistem kerja google drive.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan tugas ASN bahwa kita harus memahami prosedur- prosedur pelayanan untuk menghasilkan sebuah

pelayanan yang cepat terhadap pencarian arsip yang

dibutuhkan.

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya koordinasi antara rekan kerja untuk mencapai tujuan bersama.

a. Akuntabilitas: Kejelasan mengenai informasi terkait tentang penggunaan google

Dalam rangka

Profesionalitas Berkontribusi dengan melakukan upaya memberikan pelayanan secara profesional sesuai dengan hasil yang ingin dicapai.

(20)

drive untuk ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

b. Nasionalisme: Membuat rangkuman terkait tentang penggunaan google drive tanpa menghilangkan informasi pembuat artikel.

c. Etika Publik: Cepat dan cermat dalam mempelajari dan mendalami sistem kerja google drive.

d. Komitmen Mutu: Efektif dan efisien diterapkan pada kegiatan ini dalam mencari sumber informasi agar tercapainya seluruh tahapan kegiatan.

e. Anti Korupsi: Mandiri dalam menyiapkan segala

keperluan tentang penggunaan dan sistem kerja google drive.

3. Menyusun pembuatan penyimpanan arsip secara online berbasis google drive.

a. Membuat akun gmail khusus untuk google drive.

b. Menginstal aplikasi google drive.

c. Melakukan percobaan penggunaan google drive dan mempersiapkan sebagai

penggunaan

a. Aplikasi google drive telah terinstal.

b. Akun gmail sudah teregistrasi untuk penggunaan aplikasi google drive.

c. Adanya informasi yang tersampaikan mengenai

penataan dan penyelamatan

Manajemen ASN: Keterkaitan dengan tugas ASN yaitu untuk mengatur pengarsipan dengan baik, efektif, dan efisien.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan tugas ASN bahwa kita harus memahami prosedur- prosedur pelayanan untuk menghasilkan sebuah

pelayanan yang cepat terhadap pencarian arsip yang

dibutuhkan.

Dalam rangka

berkontribusi dalam memberikan dukungan pelayanan keagamaan yang adil, mudah dan merata serta tata kelola

(21)

penyimpanan arsip.

d. Melakukan sosialisasi mengenai penataan dan penyelamatan asip melalui aplikasi google drive dalam ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

e. Menentukan dan melakukan pendaftaran untuk pegawai yang dapat melakukan pengarsipan ke dalam google drive.

arsip melalui aplikasi google drive dalam ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya koordinasi antara rekan kerja untuk mencapai tujuan bersama.

a. Akuntablitas: Kejelasan target dimulai dari

penyusunan tahap- tahap yang akan dilakukan untuk menggunakan aplikasi google drive.

b. Nasionalisme: Melakukan kegiatan ini dengan penuh semangat demi terwujudnya kepentingan bersama.

c. Etika Publik: Dengan cepat dan cermat melakukan percobaan untuk

penyimpanan arsip ke dalam google drive.

d. Komitmen Mutu:

Penyusunan yang dilakukan sesuai dengan tahap-tahap yang sudah disusun agar sesuai dengan tujuan bersama.

e. Anti Korupsi: Melakukan sosialisasi tentang petunjuk penggunaan google drive kepada rekan kerja dengan memberikan informasi secara jujur.

pemerintahan yang baik (Good Governance).

4. Menyiapkan daftar arsip yang akan diarsipkan ke

a. Menyusun daftar arsip yang akan di scan ke dalam Microsoft excel.

a. Didapatkan daftar arsip yang akan diarsipkan ke dalam google drive.

Manajemen ASN: Keterkaitan dengan tugas ASN yaitu untuk mengatur pengarsipan dengan baik, efektif, dan efisien.

Dalam rangka

(22)

dalam google drive.

b. Koordinasi dengan pegawai yang lain mengenai arsip mana saja yang akan dilakukan proses scanning.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan tugas ASN bahwa kita harus efektif dalam Menyusun daftar arsip yang akan discan ke dalam google drive.

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya koordinasi penyusunan daftar arsip dengan rekan kerja agar seluruh kegiatan dapat dijalakan untuk mencapai tujuan bersama.

a. Akuntabilitas: Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang telah disusun, yaitu penyusunan daftar arsip yang akan dilakukan proses scanning.

b. Nasionalisme: Melakukan koordinasi dengan rekan kerja sesuai dengan Pancasila yaitu sila ke 4 untuk mendapatkan daftar arsip yang akan dilakukan proses scanning.

c. Etika Publik: Melakukan koordinasi dengan sopan, kepada rekan kerja untuk mengumpulkan daftar arsip yang akan dilakukan scan.

Menyiapkan perangkat digitalisasi yaitu scanner untuk melakukan proses digitalisasi dokumen/arsip

(23)

dengan efektif sesuai dengan arahan.

e. Anti Korupsi: Disiplin dalam melakukan proses

penyusunan daftar arsip agar sesuai dengan arahan dan tujuan.

5. Melakukan scan arsip yang akan diunggah ke dalam google drive.

a. Menyiapkan daftar arsip yang akan dilakukan scan.

b. Mulai melakukan scanning.

c. Menyelesaikan proses scan arsip.

a. Arsip yang telah dilakukan scan dalam bentuk file PDF.

Manajemen ASN: Keterkaitan dengan tugas ASN yaitu untuk melakukan proses scanning secara professional dan mengatur pengarsipan dengan baik, efektif, dan efisien.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan tugas ASN bahwa kita harus efektif dalam melakukan proses scanning arsip hingga arsip selesai dilakukan scanning.

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya koordinasi dengan rekan kerja agar seluruh

kegiatan dapat dijalakan untuk mencapai tujuan bersama.

a. Akuntabilitas: Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan, yaitu melakukan proses scanning arsip atau dokumen.

b. Nasionalisme: Bekerja dengan sungguh- sungguh untuk mencapai tujuan bersama, dalam hal ini kita harus memiliki jiwa semangat

Dalam rangka

29 September – 9 Oktober 2021

(24)

agar arsip selesai dilakukan proses scan.

c. Etika Publik: Pada saat melakukan scan arsip harus cermat sehingga

meminimalisir terjadinya kesalahan dalam proses scanning.

d. Komitmen Mutu: Memiliki komitmen untuk

menyelesaikan proses scan arsip atau dokumen dan memastikan bahwa arsip telah selesai discan.

e. Anti Korupsi: Disiplin waktu dengan mengerjakan pada saat jam kerja kantor tanpa melakukan hal lain di luar pekerjaan.

6. Mengunggah arsip yang telah dilakukan scan ke dalam google drive.

a. Membuka akun google drive.

b. Membuat dan menyiapkan folder- folder di dalam google drive sesuai dengan klasifikasi arsip.

c. Mulai

mengunggah arsip pada google drive.

d. Memeriksa Kembali arsip yang telah diunggah ke

a. Tersimpannya arsip ke dalam google drive.

Manajemen ASN: Keterkaitan dengan tugas ASN yaitu untuk mengatur pengarsipan dengan baik, efektif, dan efisien dalam mengunggah dokumen yang telah discan.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan tugas ASN bahwa kita harus efektif dalam melakukan upload dokumen ke google drive hingga arsip selesai diupload.

:Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya koordinasi dengan rekan kerja agar seluruh

Dalam rangka

Profesionalitas Berkontribusi dengan melakukan upaya memberikan pelayanan secara professional sesuai dengan hasil yang ingin dicapai.

9-16 Oktober 2021

(25)

dalam google drive.

kegiatan dapat dijalakan untuk mencapai tujuan bersama a. Akuntabilitas: Bertanggung

jawab pada kegiatan yang dilakukan, memastikan bahwa folder-folder yang sudah dibuat sesuai dengan klasifikasi yang telah

ditentukan.

b. Nasionalisme: Memiliki jiwa semangat untuk melakukan proses upload dokumen demi mencapai tujuan bersama.

c. Etika Publik: Cepat dan teliti yang diterapkan dalam melakukan proses unggah dokumen yang sudah discan.

Berorientasi pada mutu dalam melakukan proses unggah arsip yang telah di scan, membuat folder-folder dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan.

e. Anti Korupsi: Disiplin waktu dengan mengerjakan proses upload dokumen pada saat jam kerja kantor.

7. Melakukan evaluasi kegiatan dan laporan Aktualisasi kepada mentor.

a. Menyiapkan laporan aktualisasi yang akan

disampaikan kepada mentor.

b. Menyiapkan poin- poin penting yang telah selesai

a. Form bimbingan kegiatan

aktualisasi.

b. Laporan aktualisasi

Manajemen ASN: Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu

professional dalam melakukan pekerjaan pada saat melakukan evaluasi kegiatan aktualisasi dengan mentor.

Pelayanan Publik: Keterkaitan

Dalam rangka

berkontribusi dalam

Profesionalitas Berkontribusi dengan melakukan upaya

18-20 Oktober 2021

(26)

dilaksanakan pada saat aktualisasi.

c. Meminta saran, melakukan konsultasi dan evaluasi dengan mentor.

dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu

responsive pada saat melakukan evaluasi kegiatan aktualisasi dengan mentor. Whole of Government: Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya komunikasi antara Kasubbag dan Staf pada saat melakukan evaluasi kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan dan koordinasi laporan kegiatan aktualisasi dengan mentor.

a. Akuntabilitas :Penuh tanggung jawab serta kejujuran dalam

menyampaikan hambatan dan kendala pada saat

melaksanakan kegiatan aktualisasi ini kepada mentor.

b. Nasionalisme Munculnya sikap menghormati antara bawahan kepada pimpinan di unit kerja. Pada saat

melakukan evaluasi dengan mentor menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.

c. Etika Publik

Sopan dalam berbicara kepada pimpinan, serta taat terhadap arahan yang diberikan demi tercapainya tujuan bersama.

d. Komitmen Mutu: Mengikuti arahan dan saran dari mentor dengan teliti dan hati- hati.

memberikan dukungan pelayanan keagamaan yang adil, mudah dan merata serta tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance).

memberikan pelayanan secara professional sesuai dengan hasil yang ingin dicapai.

(27)

Mencatat semua saran, masukan dan arahan dari mentor.

e. Anti Korupsi: Adanya koordinasi dengan mentor dapat menunjukkan rasa peduli terhadap pencapaian satuan kerja, dan jujur dalam melakukan konsultasi.

Tabel 1 Matriks Aktualisasi

(28)

20 BAB III

PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Capaian Aktualisasi

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Waktu Pelaksanaan Nila-Nilai Dasar PNS Output/ Hasil Keterangan

1

2 3 4 5 6 7

1. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan mentor.

a. Menyiapkan Rancangan yang akan

dikonsultasikan.

c. Meminta saran dan masukan untuk perbaikan draft rancangan aktualisasi.

d. Melakukan koordinasi dengan Kasubbag dan rekan kerja untuk menyampaikan maksud tujuan pelaksanaan aktualisasi (habituasi).

Manajemen ASN:

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu professional dalam melakukan pekerjaan.

Pelayanan Publik:

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu responsive pada saat melakukan koordinasi dan

konsultasi dengan mentor. Whole of Government: Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya komunikasi antara Kasubbag dan Staf pada saat

melakukan koordinasi dan konsultasi.

a. Akuntabilitas: Adanya kejelasan wewenang dan tanggung jawab antara bawahan dan pimpinan unit kerja dalam melakukan koordinasi dengan mentor.

b. Nasionalisme: Meminta saran dan menyetujui bersama langkah-langkah yang hendak ditempuh merupakan pengamalan Pancasila sila ke 4.

c. Etika Publik: Sopan dalam berbicara kepada pimpinan, serta taat terhadap arahan yang diberikan oleh pimpinan.

d. Komitmen Mutu: Terjadinya

a. Mendapatkan

persetujuan dan saran dari mentor.

Bukti:

1. Foto konsultasi tatap muka dengan mentor (terlampir).

2. Bukti screen capture konsultasi dengan mentor dan coach melalui pesan whatsapp (terlampir).

3. Foto koordinasi dengan rekan kerja (terlampir).

Kegiatan ini sudah terlaksana dengan baik sesuai rancangan aktualisasi dengan menyusun langkah- langkah aktualisasi yang disetujui bersama mentor

(29)

komunikasi dan keputusan yang berorientasi pada mutu atau hasil yang harus dicapai.

e. Anti Korupsi: Adanya koordinasi dengan mentor dapat menunjukkan rasa peduli terhadap pencapaian satuan kerja, dan jujur dalam melakukan konsultasi.

Analisis Dampak: Jika dalam kegiatan ini tidak menerapkan nilai ANEKA serta Peran dan Kedudukan PNS maka kegiatan aktualisasi tidak bisa dilaksanakan karena tidak bisa melanjutkan ke tahapan kegiatan berikutnya.

2. Mempelajari dan mendalami sistem kerja google drive.

a. Mencari artikel terkait sistem kerja google drive.

b. Mempelajari sistem kerja google drive.

c. Membuat rangkuman petunjuk teknis penggunaan google drive dalam ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

18-23 September 2021 Manajemen ASN:

Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu efektif dalam mempelajari sistem kerja google drive.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan tugas ASN bahwa kita harus memahami prosedur- prosedur pelayanan untuk menghasilkan sebuah pelayanan yang cepat terhadap pencarian arsip yang dibutuhkan.

Whole of Government: Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya koordinasi antara rekan kerja untuk mencapai tujuan bersama.

a. Akuntabilitas: Kejelasan mengenai informasi terkait tentang penggunaan google drive untuk ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

b. Nasionalisme: Membuat rangkuman terkait tentang penggunaan google drive tanpa menghilangkan informasi pembuat artikel.

a. Referensi artikel terkait sistem kerja google drive.

b. Petunjuk teknis

penggunaan google drive dalam ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

Bukti:

1. Bukti dokumen rangkuman tentang google drive (terlampir).

2. Bukti petunjuk

penggunaan google drive di ruang lingkup

Subbagian Tata

UsahaDPHDN (terlampir).

Kegiatan ini sudah terlaksana dengan baik sesuai rancangan aktualisasi. Output yang dihasilkan dapat memberikan

pemahaman mengenai petunjuk teknis penggunaan google drive dalam ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

(30)

c. Etika Publik: Cepat dan cermat dalam mempelajari dan mendalami sistem kerja google drive.

d. Komitmen Mutu: Efektif dan efisien diterapkan pada kegiatan ini dalam mencari sumber informasi agar tercapainya seluruh tahapan kegiatan.

e. Anti Korupsi: Mandiri dalam

menyiapkan segala keperluan tentang penggunaan dan sistem kerja google drive.

3. Menyusun pembuatan penyimpanan arsip secara online berbasis google drive.

a. Membuat akun gmail khusus untuk google drive.

b. Menginstal aplikasi google drive.

c. Melakukan percobaan penggunaan google drive dan mempersiapkan sebagai

penggunaan penyimpanan arsip.

d. Melakukan sosialisasi mengenai penataan dan penyelamatan asip melalui aplikasi google drive dalam ruang lingkup Subbagian Tata

24-28 September 2021 Manajemen ASN: Keterkaitan dengan tugas ASN yaitu untuk mengatur pengarsipan dengan baik, efektif, dan efisien.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan tugas ASN bahwa kita harus memahami prosedur- prosedur pelayanan untuk menghasilkan sebuah pelayanan yang cepat terhadap pencarian arsip yang dibutuhkan.

Whole of Government: Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya koordinasi antara rekan kerja untuk mencapai tujuan bersama.

a. Akuntablitas: Kejelasan target dimulai dari penyusunan tahap- tahap yang akan dilakukan untuk

menggunakan aplikasi google drive.

b. Nasionalisme: Melakukan kegiatan ini dengan penuh semangat demi terwujudnya kepentingan bersama.

a. Aplikasi google drive telah terinstal.

b. Akun gmail sudah teregistrasi untuk penggunaan aplikasi google drive.

c. Adanya informasi yang tersampaikan mengenai penataan dan

penyelamatan arsip melalui aplikasi google drive dalam ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

Bukti:

Kegiatan ini sudah terlaksana dengan baik sesuai rancangan aktualisasi. Output yang dihasilkan sesuai dengan langkah- langkah yang telah disusun.

(31)

Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

e. Menentukan dan melakukan pendaftaran untuk pegawai yang dapat melakukan pengarsipan ke dalam google drive.

c. Etika Publik: Dengan cepat dan cermat melakukan percobaan untuk penyimpanan arsip ke dalam google drive.

d. Komitmen Mutu: Penyusunan yang dilakukan sesuai dengan tahap-tahap yang sudah disusun agar sesuai dengan tujuan bersama.

e. Anti Korupsi: Melakukan sosialisasi tentang petunjuk penggunaan google drive kepada rekan kerja dengan memberikan informasi secara jujur.

1. Bukti dokumen proses pembuatan akun gmail (terlampir).

2. Bukti dokumen proses install aplikasi google drive (terlampir).

3. Bukti foto sosialisasi penggunaan google drive di ruang lingkup

Subbagian Tata Usah PHDN (terlampir).

4. Bukti pendaftaran email pegawai yang akan melakukan proses pengarsipan (terlampir).

4. Menyiapkan daftar arsip yang akan diarsipkan ke dalam google drive.

a. Menyusun daftar arsip yang akan di scan ke dalam Microsoft excel.

b. Koordinasi dengan pegawai yang lain mengenai arsip mana saja yang akan dilakukan proses scanning.

Manajemen ASN: Keterkaitan dengan tugas ASN yaitu untuk mengatur pengarsipan dengan baik, efektif, dan efisien.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan tugas ASN bahwa kita harus efektif dalam Menyusun daftar arsip yang akan discan ke dalam google drive.

Whole of Government: Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya koordinasi

penyusunan daftar arsip dengan rekan kerja agar seluruh kegiatan dapat dijalakan untuk mencapai tujuan bersama.

a. Akuntabilitas: Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang telah disusun,

a. Didapatkan daftar arsip yang akan diarsipkan ke dalam google drive.

Bukti:

1. Daftar arsip yang akan dilakukan proses scanning (terlampir).

Kegiatan ini sudah terlaksana dengan baik sesuai rancangan aktualisasi. Output yang dihasilkan dari kegiatan ini berupa daftar arsip yang siap untuk dilakukan proses scanning.

(32)

yaitu penyusunan daftar arsip yang akan dilakukan proses scanning.

b. Nasionalisme: Melakukan koordinasi dengan rekan kerja sesuai dengan Pancasila yaitu sila ke 4 untuk mendapatkan daftar arsip yang akan dilakukan proses scanning.

c. Etika Publik: Melakukan koordinasi dengan sopan, kepada rekan kerja untuk mengumpulkan daftar arsip yang akan dilakukan scan.

d. Komitmen Mutu: Menyiapkan perangkat digitalisasi yaitu scanner untuk melakukan proses digitalisasi dokumen/arsip dengan efektif sesuai dengan arahan.

e. Anti Korupsi: Disiplin dalam

melakukan proses penyusunan daftar arsip agar sesuai dengan arahan dan tujuan.

5. Melakukan scan arsip yang akan diunggah ke dalam google drive.

a. Menyiapkan daftar arsip yang akan dilakukan scan.

b. Mulai melakukan scanning.

c. Menyelesaikan proses scan arsip.

29 September – 09 Oktober 2021

Manajemen ASN: Keterkaitan dengan tugas ASN yaitu untuk melakukan proses scanning secara professional dan mengatur pengarsipan dengan baik, efektif, dan efisien.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan tugas ASN bahwa kita harus efektif dalam melakukan proses scanning arsip hingga arsip selesai dilakukan

scanning.

Whole of Government: Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya koordinasi dengan rekan kerja agar seluruh kegiatan dapat

a. Arsip yang telah dilakukan scan dalam bentuk file PDF.

Bukti:

1. Bukti screen capture dokumen SPJ, Nota Dinas, dan Surat Tugas yang sudah di scan dalam bentuk PDF.

Kegiatan ini sudah terlaksana dengan baik sesuai rancangan aktualisasi. Output yang dihasilkan dari kegiatan ini adalah arsip atau dokumen yang sudah dilakukan proses scanning.

(33)

dijalakan untuk mencapai tujuan bersama.

a. Akuntabilitas: Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan, yaitu melakukan proses scanning arsip atau dokumen.

b. Nasionalisme: Bekerja dengan sungguh- sungguh untuk mencapai tujuan bersama, dalam hal ini kita harus memiliki jiwa semangat agar arsip selesai dilakukan proses scan.

c. Etika Publik: Pada saat melakukan scan arsip harus cermat sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan dalam proses scanning.

d. Komitmen Mutu: Memiliki komitmen untuk menyelesaikan proses scan arsip atau dokumen dan memastikan bahwa arsip telah selesai discan.

e. Anti Korupsi: Disiplin waktu dengan mengerjakan pada saat jam kerja kantor tanpa melakukan hal lain di luar pekerjaan.

6. Mengunggah arsip yang telah dilakukan scan ke dalam google drive.

a. Membuka akun google drive.

b. Membuat dan menyiapkan folder- folder di dalam google drive sesuai dengan klasifikasi arsip.

c. Mulai

mengunggah

09-16 Oktober 2021 Manajemen ASN: Keterkaitan dengan tugas ASN yaitu untuk mengatur pengarsipan dengan baik, efektif, dan efisien dalam mengunggah dokumen yang telah discan.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan tugas ASN bahwa kita harus efektif dalam melakukan upload dokumen ke google drive hingga arsip selesai diupload.

a. Tersimpannya arsip ke dalam google drive.

Bukti:

1. Screen capture dokumen SPJ, Nota Dinas, dan Surat Tugas yang sudah diupload ke dalam google drive.

Kegiatan ini sudah terlaksana dengan baik sesuai rancangan

aktualisasi. Output yang dihasilkan sesuai dengan dokumen yang telah dilakukan proses scanning, dan arsip siap untuk diupload

(34)

arsip pada google drive.

d. Memeriksa Kembali arsip yang telah diunggah ke dalam google drive.

Whole of Government: :Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya koordinasi dengan rekan kerja agar seluruh kegiatan dapat dijalakan untuk mencapai tujuan

bersama

a. Akuntabilitas: Bertanggung jawab pada kegiatan yang dilakukan, memastikan bahwa folder-folder yang sudah dibuat sesuai dengan klasifikasi yang telah ditentukan.

b. Nasionalisme: Memiliki jiwa semangat untuk melakukan proses upload dokumen demi mencapai tujuan bersama.

c. Etika Publik: Cepat dan teliti yang diterapkan dalam melakukan proses unggah dokumen yang sudah discan.

d. Komitmen Mutu: Berorientasi pada mutu dalam melakukan proses unggah arsip yang telah di scan, membuat folder-folder dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan.

e. Anti Korupsi: Disiplin waktu dengan mengerjakan proses upload dokumen pada saat jam kerja kantor.

ke dalam google drive.

7. Melakukan evaluasi kegiatan dan laporan Aktualisasi kepada mentor.

a. Menyiapkan laporan aktualisasi yang akan

disampaikan kepada mentor.

b. Menyiapkan poin- poin penting yang telah selesai

18-20 Oktober 2021 Manajemen ASN: Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu professional dalam melakukan pekerjaan pada saat melakukan evaluasi kegiatan aktualisasi dengan mentor.

Pelayanan Publik: Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu responsive pada saat melakukan

a. Form bimbingan kegiatan aktualisasi.

b. Laporan aktualisasi.

Bukti:

1. Form bimbingan kegiatan aktualisasi.

Kegiatan ini sudah terlaksana dengan baik sesuai rancangan aktualisasi.

Output kegiatan tercapai dengan baik dan sesuai dengan pemecahan isu terkait.

(35)

dilaksanakan pada saat aktualisasi.

c. Meminta saran, melakukan konsultasi dan evaluasi dengan mentor.

evaluasi kegiatan aktualisasi dengan mentor.

Whole of Government: Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya komunikasi antara Kasubbag dan Staf pada saat melakukan evaluasi kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan dan koordinasi laporan kegiatan aktualisasi dengan mentor.

a. Akuntabilitas: Penuh tanggung jawab serta kejujuran dalam menyampaikan hambatan dan kendala pada saat melaksanakan kegiatan aktualisasi ini kepada mentor.

b. Nasionalisme: Munculnya sikap menghormati antara bawahan kepada pimpinan di unit kerja. Pada saat melakukan evaluasi dengan mentor menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.

c. Etika Publik: Sopan dalam berbicara kepada pimpinan, serta taat terhadap arahan yang diberikan demi

tercapainya tujuan bersama.

d. Komitmen Mutu: Mengikuti arahan dan saran dari mentor dengan teliti dan hati- hati. Mencatat semua saran, masukan dan arahan dari mentor.

e. Anti Korupsi: Adanya koordinasi dengan mentor dapat menunjukkan rasa peduli terhadap pencapaian satuan kerja, dan jujur dalam melakukan konsultasi.

Laporan aktualisasi. Laporan aktualisasi disusun dan siap untuk dilaporkan sebagi bentuk tanggung jawab atas pelaksanaan

aktualisasi di tempat kerja.

Tabel 2 Capaian Aktualisasi

(36)

B. Kendala Aktualisasi dan Solusi

No. Kegiatan Kendala Solusi

1.

Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan mentor.

Mentor sering

mendapatkan tugas Dinas Luar

Menyesuaikan dengan jadwal Mentor dan melakukan bimbingan melalui whatsapp dan tatap muka pada saat Mentor selesai tugas Dinas Luar.

2.

Mempelajari dan mendalami sistem kerja google drive.

Tidak ada. -

3.

^Menyusun pembuatan

penyimpanan arsip secara online berbasis google drive.

Pada saat melakukan sosialisasi penggunaan google drive, masih diberlakukan sistem kerja WFO dan WFH

Menentukan hari untuk melakukan sosialisasi agar bisa tersampaikan seluruh informasi penggunaan arsip secara digital.

4.

Menyiapkan daftar arsip yang akan diarsipkan ke dalam google drive.

Tidak ada. -

5.

Melakukan scan arsip yang akan diunggah ke dalam google drive.

Kekurangan kelengkapan dokumen pada berkas SPJ, berkas file yang tidak diberikan ketika sudah mendapatkan nomor surat.

Melengkapi kekurangan dokumen pada berkas SPJ, merinci berkas apa saja yang tidak ada kemudian meminta soft copy nya.

6.

Mengunggah arsip yang telah dilakukan scan ke dalam google drive.

Tidak ada. -

7.

Melakukan evaluasi kegiatan dan laporan Aktualisasi kepada mentor.

Mentor sering

mendapatkan tugas Dinas Luar

Menyesuaikan dengan jadwal Mentor dan melakukan bimbingan melalui whatsapp dan tatap muka pada saat Mentor selesai tugas Dinas Luar.

Tabel 3 Kendala Aktualisasi dan Solusi

(37)

29 BAB IV PENUTUP

A. SIMPULAN

Selama masa habituasi, penulis melaksanakan kegiatan aktualisasi yaitu melakukan optimalisasi penataan dan penyelamatan arsip secara digital menggunakan aplikasi google

drive pada Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri Ditjen PHU.

Kegiatan-kegiatan dalam pelaksaan aktualisasi dilaksanakan mulai tanggal 15 September s.d. 20 Oktober 2021 dan telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan tahapan kegiatan dari masing-masing kegiatan yang telah disusun.

Laporan Aktualisasi ini merupakan deskripsi dari bentuk aktualisasi nilai-nilai dasar profesi PNS yaitu ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi). Diharapkan hasil dari kegiatan aktualisasi dapat memberikan manfaat untuk satuan kerja serta berkontribusi terhadap pelaksanaan visi dan misi Kementerian Agama serta dilaksanakan sesuai dengan nilai-nilai budaya Kementerian Agama yaitu integritas, profesionalitas, inovasi, tanggung jawab, dan keteladanan.

.

B. REKOMENDASI

Rekomendasi dari kegiatan aktualisasi ini adalah

1. Penerapan nilai-nilai ANEKA harus dilakukan secara kontinu sebagai landasan dalam menjalankan tugas dan fungsi sebagai ASN dalam ruang lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri.

2. Perlu adanya komitmen dari seluruh pegawai untuk kelanjutan pelaksanaan kegiatan optimalisasi pengelolaan dan penyelamatan arsip secara digital menggunakan aplikasi google drive.

3. Dokumen SPJ agar diserahkan segera setelah kegiatan dilaksanakan agar dokumen pendukung tidak hilang dan berkas bisa segera untuk diarsipkan.

4. Membuat berita acara penyimpanan arsip secara digital untuk arsip atau

dokumen yang telah diupload ke google drive.

(38)

30 DAFTAR PUSTAKA

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. (2019). Akuntabilitas: Modul Pendidikan

dan Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik

Indonesia

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. (2019). Komitmen Mutu: Modul

Pendidikan dan Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara

Republik Indonesia

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. (2019). Etika Publik: Modul Pendidikan

Indonesia

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. (2019). Nasionalisme: Modul

Pendidikan dan Pelatihan Dasar Calon PNS. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara

Republik Indonesia

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. (2019). Anti Korupsi Modul Pendidikan

Indonesia

Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Naskah Dinas Elektronik di Instansi Pemerintahan

Keputusan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama

Undang-Undang No 5 tahun 2014. Tentang Aparatur Sipil Negara.

Website Kementerian Agama Republik Indonesia.

(39)

LAMPIRAN

LAMPIRAN OUTPUT DAN BUKTI AKTUALISASI

1. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan mentor terkait kegiatan aktualisasi yang akan dilakukan

Gambar 3 Konsultasi dengan Mentor

Gambar 4 Bukti Konsultasi Melalui Pesan Whatsapp dengan Mentor

(40)

Gambar 5 Bukti Konsultasi Melalui Pesan Whatsapp dengan Coach

Gambar 6 Koordinasi dengan Rekan Kerja untuk Menyampaikan Maksud dan Tujuan Aktualisasi

2. Mempelajari dan mendalami sistem kerja google drive.

No. Kegiatan Bukti

1. Membuat Rangkuman Tentang Google Drive

https://drive.google.com/file/d/1_thlte1Aq8L3UycNO8F3aWFlEJrNhwH w/view?usp=sharing

Dokumen

2. Petunjuk Penggunaan Google Drive dalam Ruang Lingkup Subbagian Tata Usaha Direktorat Pelayanan Haji Dalam Negeri https://drive.google.com/file/d/1lG30fHCNtqaV1-

4xLAMigoSmMdDOPJFk/view?usp=sharing

Dokumen

Tabel 4 Lampiran Bukti Kegiatan Aktualisasi pada Kegiatan Ke –

(41)

3. Menyusun pembuatan penyimpanan arsip secara online berbasis google drive.

Tabel 5 Lampiran Bukti Kegiatan Aktualisasi pada Kegiatan Ke – 3

Gambar 7 Sosialisai Penggunaan Google Drive di Subbagian Tata Usaha DPHDN

Gambar 8 Penentuan dan Pendaftaran Email Pegawai yang Melakukan Pengarsipan

1. Proses Pembuatan Akun Gmail

https://drive.google.com/file/d/1PJS43P0AhYWohXeI5 fEQsQj8DWhjMk9_/view?usp=sharing

Dokumen

2. Menginstal Aplikasi Google Drive

https://drive.google.com/file/d/1UnhUQQioWqtnhp PEIc2TxQPe9vawA-63/view?usp=sharing

Dokumen

(42)

4. Menyiapkan daftar arsip yang akan diarsipkan ke dalam google drive.

Tabel 6 Lampiran Bukti Kegiatan Aktualisasi pada Kegiatan Ke – 3

Gambar 9 Daftar Arsip Dokumen SPJ

Gambar 10 Daftar Arsip Dokumen Surat Tugas

1. Daftar Arsip yang akan dilakukan proses scanning.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LGM7t0Tgkl _D7XcZYA7p8AkyqJnsOvBj/edit?usp=sharing&ouid=

105973072495022465652&rtpof=true&sd=true

Dokumen

(43)

Gambar 11 Daftar Arsip Dokumen Surat Tugas

5. Melakukan scan arsip yang akan diunggah ke dalam google drive.

Gambar 12 Dokumen SPJ yang Telah Discan

Gambar 13 Dokumen ND Bulan Juli yang Telah Discan

(44)

Gambar 14 Dokumen ND Bulan Agustus yang Telah Discan

Gambar 15 Dokumen ND Bulan September yang Telah Discan

Gambar 16 Dokumen ST Bulan Juli yang Telah Discan

Gambar 17 Dokumen ST Bulan Agustus yang Telah Discan

(45)

Gambar 18 Dokumen ST Bulan September yang Telah Discan

Gambar 19 Foto pada Saat Melakukan Scanning Dokumen Arsip

(46)

6. Mengunggah arsip yang telah dilakukan scan ke dalam google drive.

Gambar 20 Dokumen SPJ Bulan Juli yang Telah Diupload ke Google Drive

Gambar 21 Dokumen SPJ Bulan Agustus yang Telah Diupload ke Google Drive

Gambar 22 Dokumen SPJ Bulan September yang Telah Diupload ke Google Drive

(47)

Gambar 23 Dokumen ND Bulan Juli yang Telah Diupload ke Google Drive

Gambar 24 Dokumen ND Bulan Agustus yang Telah Diupload ke Google Drive

Gambar 25 Dokumen ND Bulan September yang Telah Diupload ke Google Drive

(48)

Gambar 26 Dokumen ST Bulan Juli yang Telah Diupload ke Google Drive

Gambar 27 Dokumen ST Bulan Agustus yang Telah Diupload ke Google Drive

Gambar 28 Dokumen ST Bulan September yang Telah Diupload ke Google Drive

(49)

Gambar 29 Foto Upload Dokumen Arsip ke dalam Google Drive

7.

Melakukan evaluasi kegiatan dan laporan Aktualisasi kepada mentor.

Gambar 30 Evaluasi Kegiatan Aktualisasi dan Laporan Aktualisasi

(50)

Gambar 31 Laporan Aktualisasi

(51)

LAPORAN MINGGUAN

LAPORAN MINGGUAN PELAKSANAAN AKTUALISASI MINGGU KE: 1 (SATU)

Nama Peserta : Corry Indah Lestari Hutapea

NIP : 199103272020122008

Unit Kerja : Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Jabatan : Calon Arsiparis – Ahli Pertama

Rumusan Isu : Belum optimalnya pengelolaan dan penyelamatan arsip secara digital.

Tanggal Pelaksanaan : 15 – 18 September 2021

Bukti-Bukti Kegiatan : 1. Bukti konsultasi dengan mentor melalui pesan whatsapp.

2. Bukti konsultasi dengan coach melalui pesan whatsapp.

3. Foto koordinasi dengan rekan kerja.

4. Foto konsultasi dengan mentor.

5. Bukti surat persetujuan menjalankan kegiatan rancangan aktualisasi.

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/ Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

Kontribusi Terhadap Tusi/ Tujuan

Organisasi

Penguatan Nilai Organisasi 1. Melakukan

koordinasi dan konsultasi dengan mentor.

a. Menyiapkan rancangan yang akan

dikonsultasikan.

c. Meminta saran dan masukan untuk perbaikan draft. rancangan

aktualisasi.

d. Melakukan koordinasi dengan Kasubbag dan rekan kerja untuk menyampaikan maksud

a. Mendapatkan persetujuan dan saran dari mentor.

Whole of Government Keterkaitan dengan Agenda Peran dan Kedudukan PNS yaitu adanya komunikasi antara Kasubbag dan Staf.

a. Akuntabilitas:

adanya kejelasan wewenang dan tanggung jawab antara bawahan dan pimpinan unit kerja.

b. Nasionalisme:

Meminta saran dan menyetujui bersama

Dalam rangka mewujudkan Visi dan Misi Kementerian Agama, Direktorat Jenderal

berkontribusi dalam memberikan dukungan pelayanan keagamaan yang adil, mudah dan merata serta tata kelola pemerintahan yang baik (Good

Governance).

Kegiatan ini mendukung 5 nilai budaya kerja Kementerian Agama Republik Indonesia.

Keteladanan:

Adanya sikap teladan dalam hubungan pimpinan dan bawahan dalam pelaksanaan suatu kegiatan.

(52)

tujuan pelaksanaan aktualisasi (habituasi).

langkah-langkah yang hendak ditempuh merupakan pengamalan Pancasila sila ke 4.

c. Etika Publik: Sopan dalam berbicara kepada pimpinan, serta taat terhadap arahan yang diberikan oleh pimpinan.

Terjadiya komunikasi dan keputusan yang berorientasi pada mutu atau hasil yang harus dicapai.

e. Anti Korupsi: dengan adanya koordinasi dengan mentor dapat menunjukkan rasa peduli terhadap pencapaian satuan kerja, dan jujur dalam melakukan konsultasi.