i Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Jurusan Teknik Informatika
Diajukan Oleh : FX. Ari Wijayanto
NIM : 985314006
ii
SIMULATION OF FILLING SYSTEM
(THESIS DOCUMENTATION) IN INFORMATICS
ENGINEERING AT SANATA DHARMA UNIVERSITY
A Thesis
Presented as Partial Fulfillment of the Requirements To Obtain the Sarjana Teknik Degree
In Informatics Engineering
By :
FX. Ari Wijayanto Students Number : 985314006
1.
DEPARTMENT OF INFORMATICS ENGINEERING
FACULTY OF ENGINEERING
S A N A TA D H A RM A U N I VE RS I TY
YOGYAKARTA
v
3. I buku Tercinta
“Akhirnya’ anakmu ini lulus jadi sarjana..!!”. Terima kasih atas cinta kasih, Pengorbananmu selama ini. Sungguh ajaib karuniaNya..
4. Bapakku(Alm)
Semoga engkau tersenyum di sana..
Bapakku
Terima kasih atas nasehat yang selalu engkau berikan.
M as Agus & M bak I fa, serta Adekku D itya
“L ega juga bisa lulus… !!” Terima kasih atas perhatian dan dorongan semangat yang selalu kalian teriak-teriakan kepadaku baik itu secara moril ataupun materiil, tanpa kalian semua aku tidak akan bisa. Terima kasih atas segalanya. I. Nana & Verrin
Yang selalu menemai dalam suka dan duka dan membuatku merasa berarti Terima kasih.
Paps Bryan, Paps M areta, Antok,Teguh, Gerson, Alfan, H eru, Robby, Luky
Aku merasa beruntung dan tersanjung, karena mempunyai teman dan saudara seperti kalian. K alian semua adalah ‘The Best’.
II. Serta semua pihak yang telah membantuku
vi
B iar lambat asal selamat
T eman adalah saudara, tanpa mereka kita bukanlah apa-apa
Pengalaman adalah guru yang paling baik
D an bijaksana
I’am S ick but I’am not S ickness
B e your self or someone like you
M undur untuk maju
M undur selangkah dapat berarti maju seratus langkah
T erjadilah padaku menurut perkataanmu itu
(L ukas 1 : 38)
U ntuk S egala sesuatu ada masanya
T uhan sendiri yang akan menyelesaikannya
S erahkanlah pada kehendakN ya
D ia akan buat indah pada waktunya…
vii
Puji syukur ke hadirat Bapa di surga, Putra dan Roh Kudus, atas limpahan Kasih, bimbingan dan lindungan-Nya.
Skripsi ini ditulis untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar sarjana teknik, Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Informatika, Universitas Sanata Dharma.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menyadari banyak pihak yang telah memberikan sumbangan baik pikiran, waktu, tenaga, bimbingan dan dorongan pada penulis sehingga akhirnya tugas akhir ini dapat selesai. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak J.B. Budi Darmawan, S.T., M.Sc., selaku dosen pembimbing I untuk kesabaran, bantuan dan arahannya.
2. Bapak Donysius Dony Ariananda, S.T., M.Sc, Selaku dosen pembimbing II, untuk kebaikan, kesabaran dan arahannya
3. Bapak Albertus Agung Hadiatma S.T, M.T., Bapak Agung Hernawan, S.T. dan Bapak Drs Hari Suparwito SJ, M.App.IT. selaku dosen penguji. 4. Dekanat Teknik, yang telah memberi dorongan keras agar angkatan 1998
dapat menyeleseaikan masa kuliah dengan segera.
viii
Menyadarkanku agar cepat menyelesaikan kuliah.
8. Ponakanku Sandria yang selalu membuatku terhibur dan tertawa.
9. Seluruh Dosen Teknik Informatika yang telah membimbing penulis selama belajar di Universitas Sanata Dharma.
10.Antok dan Teguh, yang telah membantu pemecahan berbagai masalah saat penulis mengerjakan program.
11.Paps Bryan, Heni ‘01, Are sekeluarga, Mas Oplo sekeluarga Gerson (Mr.G), Bruno, Alfan, Yudhi, Djarot, Marten, Andi ’01 dan Sronggot ‘99 yang selalu membantu penulis meringankan beban dari rasa jenuh.
12.Teman VIP-ku Nana dan Verrin yang selalu menemani dalam suka dan duka, yang memberikan warna dalam hidup di Jogja.
13.Rosalia Daru Mawarti yang pernah menjadi bagian dalam hidupku dan tidak terlupakan.
14.Teman-temanku : Robby, Luky, Kumis, Bram, Dhaeng, Estu, Gede, Oka, dan semuanya yang tidak disebut. Keep on fighting.
15.Mami N’dut sekeluarga, yang selalu membantu selama masa perkuliahan. 16.Staf Sekretariat dan Laboran T.Informatika (Pak Jito, Mbak Marni, Mas
ix
18.Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih telah membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Oleh karena itu, dengan kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran guna penyempurnaan nya. Akhirnya, penulis berharap semoga tugas akhir ini berguna bagi semua pihak.
x
tidak memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.
Yogyakarta, Desember 2006 Penulis,
xi
TITLE ....…... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ...…... iii
HALAMAN PENGESAHAN ...…... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ...…... v
MOTTO ...…... vi
KATA PENGANTAR ...…... vii
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ...…... x
DAFTAR ISI ...…... xi
DAFTAR TABEL ...…... xv
DAFTAR GAMBAR ...…... xvi
ABSTRAKSI ...…... xviii
ABSTRACT ...…... xix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ...…... 1
1.2 Rumusan Masalah ...…... 1
1.3 Batasan Masalah ...…... 3
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4
1.5 Metodologi Penulisan ...…... 5
xii
2.2 Konsep Dasar Informasi ...………...…... 10
2.2.1 Siklus Informasi ... 10
2.2.2 Kualitas Informasi …...…...……….... 11
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi... 12
2.4 Konsep Dasar Sistem Pengarsipan... 13
2.4.1 Pengertian Pengarsipan ... 13
2.4.2 Kondis Sistem Pengarsipan Skripsi di TI (Teknik Informatika) USD... 15
2.5 Konsep Basis Data (Database) ... 16
2.5.1 Definisi Basis Data ... 16
2.5.2 Relational Database Management System (RDBMS)... 17
2.5.3 Tahap-tahap Perancangan Database... 18
2.5.4 Fungsi Basis Data ... 19
2.6 Entity Relational Model ... 21
2.6.1 Data Flow Diagram ... 24
2.7 Konsep Dasar Visual Basic (VB) 6.0 ... 25
2.7.1 Database Visual Basic ... 25
2.7.2 Komponen-komponen Pada Visual Basic 6.0 ... 28
xiii
3.3 Analisis Kebutuhan Sistem ... 33
3.4 Pemodelan Use Case (Use Case Modelling) ... 34
3.5 Contex Diagram ………... 36
3.6 Diagram Arus Data………...…... 37
3.6.1 Diagram Arus Data Level 0 ………... 38
3.6.2 Diagram Arus Data Level 1 ... 39
3.6.3 Diagram Arus Data Level 1 Proses 2 ... 40
3.6.4 Diagram Arus Data Level 1 Proses 3 ... 40
3.6.5 Diagram Arus Data Level 1 Proses 4 ... 41
3.6.6 Diagram Arus Data Level 2 Proses 3.1 ... 42
3.6.7 Diagram Arus Data Level 2 Proses 4.1 ... 42
3.6.8 Diagram Arus Data Level 2 Proses 4.2 ... 43
3.7 Perancangan Sistem ... 44
3.7.1 Perancangan Database (Basis Data) ... 44
3.7.2 Desain Antarmuka (interface) dan Desain Keluaran (output) ... 47
3.7.3 Perangkat Keras dan Perangkat Lunak yang Digunakan ... 53
BAB IV IMPLEMENTASI 4.1 Lingkungan Implementasi ... 54
xiv
4.5.1 Implementasi Tampilan Login... 59
4.5.2 Implementasi Tampilan Menu Utama ... 61
4.5.3 Implementasi Tampilan Edit Login ... 62
4.5.4 Implementasi Tampilan Data Pendukung ... 64
4.5.5 Implementasi Tampilan Olah Data Skripsi ... 65
4.5.6 Implementasi Tampilan Pencarian Data Skripsi ... 68
4.5.7 Implementasi Tampilan Pencarian Skripsi Mahasiswa ... 68
4.5.8 Implementasi Tampilan Pencarian Dosen Pembimbing ... 70
4.5.9 Implementasi Tampilan Data Skripsi ... 71
4.5.10 Implementasi Tampilan Abstraksi ... 72
BAB V ANALISA HASIL IMPLEMENTASI 5.1 Analisa Metodologi ...…... 74
5.2 Analisa Hasil ...…...…... 74
5.3 Analisa Teknologi ...…... 74
5.4 Kelebihan dan Kekurangan ... 76
BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan ...…...…... 77
xv
DAFTAR TABEL
Tabel Keterangan Halaman
3.1 Rancangan Tabel Alumni 45
3.2 Rancangan Tabel Bimbingan Skripsi 46
xvi
Gambar Keterangan Halaman
2.1 Siklus Pengolahan Data 11
2.2 Diagram Tahap Perancangan Database 20
2.3 Simbol-simbol Entity Relational Model 23
2.4 Simbol-simbol Data Flow Diagram 24
2.5 Kontrol data dan Engine JET 26
3.1 Diagram Use Case Pengguna Sistem Pengarsipan Skripsi 35 3.2 Context Diagram Sistem Pengarsipan Skripsi 36 3.3 Diagram Berjenjang Sistem Pengarsipan Skripsi 37
3.4 Diagram Arus Data Level 0 38
3.12 Entity Relationship Diagram Sistem Pengarsipan Skripsi 45
3.13 Relasi Antar Tabel 46
3.14 Rancangan Antarmuka Logon 47
3.15 Rancangan Antarmuka Menu Utama 48
3.16 Rancangan Antarmuka Menu Pencarian 49
3.17 Rancangan Antarmuka Pencarian Berdasarkan Judul Skripsi
49
3.18 Rancangan Antarmuka Pencarian Berdasarkan Dosen Pembimbing
xvii
4.1 Koneksi Sistem ke Basis Data 56
4.2 Tampilan Menu Login 61
4.3 Tampilan Menu Utama 62
4.4 Tampilan Edit Login 63
4.5 Tampilan Data Pendukung 65
4.6 Tampilan Ola h Data Skripsi 66
4.7 Tampilan Pencarian Data Skripsi 68
4.8 Tampilan Pencarian Data Skripsi 69
4.9 Tampilan Pencarian Dosen Pembimbing 70
4.10 Tampilan Data Skripsi 71
xviii
kerepotan, karena mereka harus ke perpustakaan untuk membuka satu persatu judul skripsi tersebut. Hal ini sangat tidak efisien dan membuang waktu.
Kondisi tersebut menjadi dasar penulisan tugas akhir yang berjudul Simulasi Sistem Pengarsipan (Dokumentasi Skripsi) di Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.Sistem ini dibangun untuk dapat mengolah dan mengelola data skripsi secara efektif dan efisien.
Penggunaan sistem ini adalah untuk pengolahan data skripsi yaitu memasukan, menyimpan dan menampilkan data skripsi.Tersedia dua fasilitas pencarian data skripsi yaitu berdasarkan skripsi ( nama, NIM dan judul skripsi) dan berdasarkan dosen pembimbing (NIP dan nama dosen pembimbing). Naskah skripsi yang ditampilkan bertipe *.PDF file.
xix
Student who wants to look for example of thesis from the senio r is not very simple, because they must go to the library to open an example thesis script one by one, and that it’s not efficient and wasting time.
That condition becomes the basic reason of this thesis with title “Simulation of Filing system in informa tics engineering at Sanata Dharma University of Yogyakarta. This simulation is a system simulation, which is built to process the data of thesis effectively and efficiently. The system is hoped to be able to help the student in finding the example of the thesis which is already made.
The using of the system is to process the thesis data, which is storing and displaying the thesis data. There are two facilities in searching the thesis data, which are based on the thesis (name, registration number and the title of the thesis) and based on the consultant lecture (registration number, and the name of the lecturer). The script of the thesis which is displayed in PDF file formatted.
This system has been succeed in application which using interfaces from Visual Basic 6, Microsoft Access for the database management and Adobe Acrobat 7 to display the thesis data. In the application the system is proven faster then the old system (manual) in processing and giving the required of the thesis. The system is hoped to be able to help the student in finding the example of the thesis which is already made.
1
1.1.
Latar Belakang MasalahSeluruh negara di dunia saat ini sedang berlomba- lomba mengembangkan teknologi informasinya, karena dengan dikuasainya teknologi informasi maka negara-negara tersebut akan menjadi pemimpin dalam percaturan dunia yang semakin global. Banyak cara dan metode yang dipakai untuk menilai berhasil tidaknya perkembanga n teknologi informasi di suatu negara, dan yang paling utama adalah dengan melihat seberapa berhasil negara tersebut dalam memajukan pendidikannya. Pendidikan menentukan mampukah suatu negara dapat menguasai teknologi informasi yang begitu cepat berubah.
Indonesia sebagai salah satu negara yang sedang berkembang dan sedang menuju ke arah perubahan juga sedang berusaha untuk menguasai teknologi informasi. Telah banyak usaha yang dilakukan oleh pemerintah untuk menunjang keberhasilan tersebut. Saat ini telah banyak lembaga pendidikan di Indonesia yang mengenalkan teknologi informasi seperti komputer dan internet kepada siswanya sedini mungkin.
pengguna informasi pada saat ini membutuhkan suatu sarana informasi yang cepat dan mudah tanpa perlu bersusah payah untuk pergi ke toko buku atau perpustakaan untuk mencari informasi.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut:
Bagaimana membuat sebuah sistem dokumentasi skripsi berbasis teknologi Visual Basic yang dapat mendukung proses pendidikan yang sudah ada?
Sistem yang akan dibuat berjudul Simulasi Sistem Pengarsipan (Dokumentasi Skripsi) di Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
1.3. Batasan Masalah
Agar penulisan tugas akhir ini tidak keluar dari inti dan tujuannya, serta tidak menjadi terlalu luas dan kompleks, maka perlu diberikan batasan-batasan pada beberapa hal:
1. Aplikasi ini ditujukan untuk mendukung proses pembelajaran di kalangan mahasiswa di perguruan tinggi khususnya jurusan Teknik Informatika di Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. 2. Sistem yang dibuat ialah sistem pengarsipan dokumentasi skripsi,
3. Pengimplementasian aplikasi ini berbasiskan client server, dan basis data yang dibangun bersifat centralized (terpusat). Pembuatan aplikasi ini dilakukan dengan menggunakan teknologi Visual Basic 6.0, dan Microsoft Access 2000 sebagai pengelola basis datanya.
4. Pengguna Aplikasi Sistem Pengarsipan Skripsi ini meliputi dua kategori pemakai, yaitu:
a. User, yang meliputi mahasiswa dan dosen dalam lingkungan kampus. Keduanya memiliki wewenang untuk mengakses informasi yang ada dalam sistem ini.
b. Administrator, yang meliputi petugas/pegawai dengan wewenang penuh untuk mengelola dan mengawasi jalannya sistem, pemeliharaan sistem dan bertanggung jawab terhadap kinerja sistem itu sendiri.
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk membuat sistem yang dapat mendukung proses pembelajaran yang sudah ada dengan memanfaatkan teknologi komputerisasi yang berkembang saat ini. Adapun beberapa manfaat yang ingin dicapai antara lain adalah:
2. Memudahkan mahasiswa dalam mencari contoh-contoh skripsi yang sudah ada.
3. Pengimplementasian aplikasi sistem ini berbasiskan client server. Dengan demikian, proses pencarian dokumentasi skripsi dapat lebih cepat, efisien dan efektif dilakukan, sehingga kendala jarak dan waktu bagi pengajar dan mahasiswa dapat diatasi.
1.5. Metodologi Penulisan
Guna mendapatkan suatu hasil yang baik, khususnya dalam hal ini pembuatan skripsi tentang Sistem Informasi Pengarsipan Skripsi yang berbasis berbasis client server dengan teknologi yang digunakan adalah Visual Basic ver 6.0 didukung database server menggunakan Microsoft Access 2000 dan program pendukungnya menggunakan Acrobat reader 7, maka digunakan suatu metodologi penelitian tertentu.
Metodologi yang akan diterapkan dalam pembuatan skripsi ini adalah :
1. Studi Literatur
2. Metodologi Analisis dan Disain Terstruktur
Metode ini merupakan tahap penguraian dan pengkajian data yang ada, yang digunakan sebagai data yang relevan bagi perencanaan dan perancangan. Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Langkah- langkah dalam metodologi terstruktur antara lain:
1. Studi kelayakan Studi kelayakan disini adalah dengan mendefinisikan dan mengidentifikasikan masalah yang ada dengan mencari informasi langsung ke lapangan
2. Analisa sistem yang berupa studi lapangan, pendefinisian dan pemodelan sistem dalam bentuk data flow diagram (DFD), konteks diagram dan use case.
3. Desain Sistem yaitu pembuatan ER diagram, perancangan perangkat lunak termasuk di dalamnya perancangan table-tabel basis data, pendefinisian modul- modul program dan antar muka sistem yang akan dibuat.
4. Implementasi sistem dan testing yang merupakan hasil-hasil pengkodean dari hasil-hasil rancangan yang sudah dibuat.
1.6. Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang penulisan tugas akhir, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penulisan dan sistematika penulisan.
BAB II DASAR TEORI
Bab ini membahas sekilas teknologi Visual Basic, sejarah pengarsipan, dan teori-teori lain yang mendukung pembuatan aplikasi pada tugas akhir ini.
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi tentang analisis dan perancangan sistem yang meliputi pemilihan software, rancangan tampilan dan aturan jalannya program serta perancangan basis datanya.
BAB IV IMPLEMENTASI
Dalam bab ini ditampilkan implementasi dan potongan modul program dari aplikasi yang telah dibuat.
BAB V ANALISA HASIL IMPLEMENTASI
Bab ini berisi analisa dari hasil implementasi, serta kelebihan dan kekurangan program yang dibangun.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II DASAR TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Definisi sistem menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., Fundamentals of Systems Analysis (Jhon Willey & Sons, 1981), adalah :
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Karakteristik dari suatu sistem adalah (Jogiyanto.HM,1995) : 1. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri atas sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.
2. Batasan sistem
Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya.
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan dimana keduanya dapat mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung sistem
Merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya sehingga subsistem-subsistem tersebut dapat berintegrasi dan membentuk suatu kesatuan. Melalui penghubung ini sumber-sumber daya dimungkinkan untuk mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem yang lain melalui penghubung.
5. Masukan sistem
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Energi tersebut berupa masukan perawatan (maintenance input) agar sistem dapat beroperasi.
6. Keluaran sistem
Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
7. Pengolahan sistem
Merupakan proses yang mengubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sehingga bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau masa yang akan datang. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan objectives dengan lingkup yang lebih sempit.
2.2.1. Siklus Informasi
Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data
2.2.2 Kualitas informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal, yaitu : 1. Relevansi
Relevansi berarti informasi harus memberikan manfaat kepada pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda. 2. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, serta harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data)
Proses (Model)
Keputusan tindakan Hasil tindakan
Penerima Data ditangkap
Output (Information) Input (Data)
mengalami gangguan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.
3. Tepat waktu
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) yang biasa disebut juga dengan processing systems atau information processing system. Definisi sistem informasi menurut Robert K. Leitch dan K. Roscoe Davis, (“Accounting Information Systems ”, Prentice-Hall,) adalah :
Definisi lain dari sistem informasi adalah :
Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberi informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengandalkan organisasi.
2.4. Konsep Dasar Sistem Pengarsipan
Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, yang kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubaha n lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.
2.4.1. Pengertian Pengarsipan
Pengertian arsip adalah tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting. Peraturan Presiden RI Ps. 1 No. 19 Tahun 1961 pasal 1 menjelaskan bahwa:
1. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.
dalam suatu negara dan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
Sedangkan menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan pokok kearsipan, pengertian arsip ialah naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Dari uraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa arsip ialah bahan kerja dalam bentuk tulisan yang disimpan dan dirawat sebaik-baiknya untuk memberikan informasi bila diperlukan. Apabila arsip benar-benar tidak berguna sebaiknya dimusnahkan saja.
Ciri-ciri pengarsipan yang efisien dan efektif ialah:
1. Berkas yang diarsipkan sedikit tetapi benar-benar bermutu
2. Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui seleksi secara cermat.
3. Pengarsipan tidak memerlukan biaya yang terlalu besar.
Prosedur kerja atau tata kerja pengarsipan dapat dibagi menjadi dua yaitu: 1. Naskah/warkat yang telah dinilai akan memberikan informasi yang
sangat berharga.
Untuk memudahkan penilaian suatu berkas atau naskah/warkat/surat biasanya digunakan suatu singkatan akronim “ALFREDO” yang berarti:
A Administration Value = Naskah yang bernilai administrasi L Legal Value = Naskah yang bernilai hukum F Fiscal Value = Naskah yang benilai keuangan R Research Value = Naskah yang bernilai penelitian E Education Value = Naskah yang bernilai pend idikan D Documentary Value = Naskah yang bernilai dokumentasi O Organization Value = Naskah yang bernilai untuk organisasi Penyimpanan naskah secara teratur dan sistematis disebut “FILING” dan kebalikannya (penemuan kembali) disebut “FINDING” yang berarti pencarian kembali warkat/berkas yang diarsipkan atau disimpan.
2.4.2. Kondisi Pengarsipan Skripsi di TI (Teknik Informatika) USD.
skripsinya dan file tersebut dapat disimpan. Sistem baru ini diharapkan dapat memperbaiki sistem yang sudah ada sehingga dapat dengan mudah diperoleh informasi contoh skripsi tanpa bersusah payah ke perpustakaan untuk mencari contoh skripsi yang sudah ada.
2.5 Konsep Basis Data (Database)
Data merupakan kumpulan dari fakta seperti nomor telepon, nama, alamat, dan sebagainya. Item data berubah menjadi penting jika berubah menjadi informasi, misalnya nomor telepon dari kenalan anda.
Basis data adalah kumpulan informasi dan “jantung” dari sistem informasi sehingga basis data sangat diperlukan dalam pengembangan sistem informasi yang dirancang. Untuk itu dibutuhkan pengetahuan mengenai basis data.
2.5.1. Definisi Basis Data
Karena basis data adalah kumpulan dari informasi yang saling berkaitan maka untuk mengelola basis data diperlukan program manager basis data yang dikenal dengan nama Relational Database Management Sistem (RDBMS).
2.5.2. Relational Database Management System (RDBMS) Umumnya program manager basis data memiliki kemampuan :
1. Kapasitas besar, yaitu memiliki kemampuan untuk menangani data dalam jumlah yang besar.
2. Pencarian, yaitu dapat menampilkan (querying) informasi sesuai kriteria tertentu.
3. Pengurutan/sorting, yaitu kemampuan untuk menyusun informasi dengan urutan khusus seperti urutan nama, kode pos, kota dan sebagainya.
4. Laporan, yaitu kemampuan menghasilkan laporan dengan format tertentu. Termasuk di dalamnya fitur menambah headings, subheadings, summary, menghitung field, dan menghasilkan laporan dari query.
5. Entri data/modifikasi/menghapus, diperlukan akurasi dan validasi dari informasi atau lebih dikenal sebagai “integritas data”.
dalam sebuah basis data, bagaimana mengelolanya, serta bagaimana membagi data.
Pada prinsipnya sebuah RDBMS terdiri dari tiga bagian: 1. Data Definition
Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat (seperti berupa angka atau huruf), cara relasi data, validasi data dan lainnya.
2. Data Manipulation
Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dikenai beberapa pengerjaan, seperti penyaringan data, proses query dan sebagainya.
3. Data Control
Bagian ini berkenaan dengan cara pengendalian data, seperti siapa saja yang bisa melihat data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user dan sebagainya.
2.5.3. Tahap-tahap Perancangan Database
Perancangan basis data meliputi tahap-tahap sebagai berikut : 1. Conceptual design
2. Logical design
Pada tahap ini, conceptual schema yang telah jadi diterjemahkan ke model data yang sesuai dengan DBMS yang digunakan. Hasil yang didapat berupa logical schema database yang mengacu pada suatu logical data model. Logical model merepresentasikan data dalam suatu cara yang tidak melibatkan physical details.
3. Physial design
Pada tahap ini, logical schema dilengkapi dengan detail-detail implementasi secara fisik (organisasi file dan index). Physical schema yang dihasilkan berupa tabel.
Tahapan perancangan basis data yang lebih jelas dapat dilihat dalam diagram pada gambar 2.2.
2.5.4. Fungsi Basis Data
Basis data disusun untuk mengatasi masalah–masalah pada penyusunan data antara lain :
1. Kerangkapan
Kerangkapan yaitu terjadinya perulangan pada file basis data yang semestinya tidak diperlukan.
2. Data tidak konsisten
konsisten atau terjadinya kehilanganinformasi tentang obyek yang ditinjau.
Gambar 2.2 Diagram tahap perancangan database Application
requirements
Database design
Conceptual schema
Logical schema
Physical schema Conseptual design
Logical design
Physical design
3. Isolasi data (data isolation)
Akibat pemakaiaan beberapa file basis data, suatu program aplikasi tidak dapat mengakses file tertentu dalam sistem basis data, kecuali program tersebut diubah atau ditambah seolah-olah file tersebut terpisah (terisolasi) terhadap lainnya.
4. Banyak pemakai (multi user)
Untuk efisiensi waktu basis data dapat digunakan orang yang berbeda, waktu yang berbeda, dengan program yang sama pula untuk melakukan update data.
5. Keamanan (security)
Hanya digunakan oleh orang tertentu, pada batasan-batasan tertentu yang juga dimaksudkan untuk memberikan perlindungan terhadap data-data dari kerusakan.
6. Integritas
Berhubungan dengan unjuk kerja sistem agar dapat melakukan kendali, atau kontrol pada semua bagian sehingga dapat beroperasi dalam aturan yang ada.
2.6 Entity Relational Model
menjadi kunci unik ini disebut dengan field kunci (key field). Di dalam suatu tabel tidak boleh ada suatu tupel yang identik sama dengan dengan tupel yang lain. Jadi harus ada kunci yang disebut primary key. Primary key adalah suatu kolom dimana tidak ada dua baris yang memiliki nilai sama dalam kolom tersebut. Sebuah tabel dapat memiliki lebih dari satu kunci, kunci-kunci tersebut dikenal sebagai secondary key dan foreign key. Secondary key adalah nilai atribut yang mungkin mempunyai unsur yang tidak unik tetapi digunakan juga untuk mengidentifikasikan suatutupel. Foreign key adalah nilai atribut yang bukan merupakan primary key pada suatutupel, namun kunci tersebut merupakan primary key bagi tupel dalam tabel yang lain.
Sifat-sifat Entity Relational Model (Ir. Haryanto Kristanto, 1994, 35) a. Tidak ada duplikasi baris / tidak ada baris yang sama. b. Urutan baris tidak signifikan (urutan bebas).
c. Urutan kolom tidak signifikan (urutan bebas). d. Nilai data bersifat otomatis.
Ada tiga macam hubungan atau relasi dalam Entity Relational Model yaitu : 1. One to one relationship 2 file
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu 2. One to many relationship 2 file
Hubungan file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak 3. Many to many relationship 2 file
Untuk menggambarkan Entity Relational Mode digunakan simbol-simbol yang sudah ditentukan. Simbol-simbol yang biasanya digunakan dalam Entity Relational Mode dapat dilihat pada gambar 2.3 di bawah ini.
1) Simbol 2) Arti
Menunjukan entity
Menunjukan adanya hubungan
Atribut
Menghubungkan simbol yang ada Hubungan tunggal
Hubungan jamak
2.6.1. Data Flow Diagram
DFD (Data Flow Diagram) adalah alat yang dipakai untuk menggambarkan aliran data dan relasinya dalam suatu sistem.
Manfaat digunakannya DFD / diagram arus data ini adalah sebagai berikut: 1. Sebagai alat bantu komunikasi, dan
2. Mempermudah memahami sistem secara logika.
Untuk menggambarkan DFD digunakan simbol-simbol yang sudah ditentukan. Simbol-simbol yang biasanya digunakan dalam DFD dapat dilihat pada gambar 2.4 di bawah ini.
Simbol Arti Contoh
Kesatuan luar (Entity)
Arus data (Data Flow) Pengisian berkas
Proses (Process)
Simpanan data (Data Store)
Gamba r 2.4 Simbol-simbol Data Flow Diagram
a.
Pemohon
1.1 Pemeriksaan Kelengkapan berkas
2.7 Konsep Dasar Visual Basic (VB) 6.0
Kata “Visual” menunjukan cara yang digunakan untuk membuat Graphical User Interface (GUI). Dengan cara ini, instruksi pemograman sudah tidak lagi ditulis dalam kode-kode baris, tetapi proses drag dan drop objek-objek dapat dilakukan secara mudah.
Kata “Basic” merupakan bagian dari bahasa BASIC (Beginners All Purpose Symbolic Instruction Code), yaitu sebuah bahasa pemograman yang dalam sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programmer untuk menyusun aplikasi. Visual Basic dikembangkan dari bahasa pemograman BASIC dan sekarang berisi banyak statement, fungsi, dan keyword, yang beberapa diantaranya terhubung dengan Window GUI.
Sejak versi 3, Visual Basic menyediakan tool untuk pemo graman database. Pertama adalah DAO (Data Access Object) dalam versi 3, RDO (Remote Data Object) dalam versi 4, dan kemampuan untuk membuat komponen ActiveX pada versi 5.
Fitur database lebih ditingkatkan lagi dalam versi 6 dengan ditambahkannya tool dan teknologi baru seperti ADO (ActiveX Data Object), OLE-DB (Object Linking and Embedding Database) dan Microsoft Data Report Designer.
2.7.1. Database Visual Basic
Aplikasi Visual Basic tidak secara langsung berinteraksi dengan database karena ada dua komponen diantaranya yaitu kontrol data dan engine database.
Gambar 2.5 Kontrol data dan Engine JET
Kontrol data adalah objek Visual Basic yang menghubungkan aplikasi dengan database melalui engine database. Engine database merupakan “jantung” dari sistem manajemen database. Visual Basic adalah program yang mengelola informasi dalam database. Engine database yang digunakan MS Visual Basic dan juga MS Access adalah engine JET (Joint Engine Tecnology).
Dalam Visual Basic terdapat tiga antarmuka akses data, yaitu : 1. Data Access Object (DAO)
2. Remote Data Object (RDO) 3. ActiveX Data Object (ADO) Pemakai
Aplikasi VB Kontrol Data
database
DAO didesain untuk mengakses database desktop dan digunakan pada Visual Basic versi sebelumnya (juga Visual Basic versi 6), Model pemograman RDO mirip dengan model DAO, kecuali RDO didesain untuk bekerja dengan database client-server. Sedangkan ADO merupakan kontrol data baru bawaan Visual Basic 6.
DAO dan ADO, kedua kontrol tersebut melakukan hal yang sama yaitu menyediakan tool untuk bekerja sama dengan engine database dalam mengelola database. Perbedaannya, DAO menggunakan engine JET untuk mengambil data dari database Access. Umumnya DAO digunakan untuk membuat aplikasi desktop. ADO adalah teknologi yang akan menggantikan DAO karena memiliki kinerja yang lebih baik, mendukung client-server dan web.
Alasan menggunakan DAO daripada ADO:
a . Jika aplikasi sebelumnya sudah menggunakan DAO dan akan dimodifikasi kembali..
b . Jika mengembangkan aplikasi untuk small desktop.
c . Kontrol DAO sekarang (versi 3.51 pada Visual Basic 6) menyediakan fitur pengamanan basis data yang lebih baik.
d . Microsoft Access menggunakan DAO
Alasan menggunakan ADO daripada DAO:
c . ADO merupakan kontrol yang powerful karena dapat mengakses sumber data lainnya misalnya SQL Server.
d . ADO tidak menggunakan Engine Jet. e . ADO menjadi satu-satunya kontrol data
2.7.2. Komponen – komponen pada Visual Basic 6.0
Ada beberapa istilah dan komponen pada VB 6.0 yang digunakan untuk membuat program aplikasi antara lain:
a. Project (proyek)
Proyek adalah sekumpulan modul. Jadi proyek adalah program aplikasi itu sendiri. Proyek disimpan dalam file yang berakhiran .VBP. Dalam pembuatan aplikasi, akan terdapat jendela proyek yang berisi semua file yang dibutuhkan untuk menjalankan program aplikasi VB yang dibuat.
b. Form
Form adalah suatu objek yang dipakai sebagai tempat bekerjanya program aplikasi. Secara otomatis akan tersedia form yang baru pada saat membuat program aplikasi baru, yaitu dengan nama form1. Umumnya dalam suatu form terdapat garis titik-titik yang disebut dengan gird.
c. Toolbox
d. Properties
Properties digunakan untuk menentukan keadaan suatu objek. Suatu objek biasanya mempunyai beberapa property yang dapat diatur langs ung dari jendela properties atau lewat kode program. e. Kode program
Kode program adalah serangkaian tulisan perintah yang akan dilaksanakan jika suatu objek dijalankan. Kode program akan mengontrol dan menentukan jalannya suatu objek.
f. Event
Event adalah kejadian yang diterima oleh suatu objek, misalnya klik, seret, tunjuk dan lain sebagainya.
g. Method (metoda)
Metoda adalah suatu set perintah seperti halnya fungsi dan prosedur, yang sudah tersedia di dalam suatu objek. Metoda biasanya akan mengerjakan suatu tugas khusus pada suatu objek. h. Modul
2.7.3. Konsep Kerja Visual Basic 6.0
Mengapa penulis me milih program visual basic?
Karena untuk menyusun sebuah aplikasi Visual Basic hanya membutuhkan waktu beberapa menit saja, dapat membuat user interface dengan kontrol “drawing”, seperti text box dan command button, dalam sebuah form. Selanjutnya dapat mengatur property untuk form dan kontrol-kontrol yang ada didalamnya, misalnya memberi nilai caption, color, dan size. Untuk proses terakhir dapat menuliskan kode untuk memasukannya ke dalam sebuah aplikasi.
Proses pembentukan aplikasi secara tradisional biasanya dapat dikelompokkan dalam tiga langkah :
1. Menuliskan (Writing) 2. Mengkompilasi( Compiling) 3. Menguji kode.
Berbeda dengan bahasa tradisional tersebut, Visual Basic menggunakan pendekatan interaktif untuk membangun sebuah aplikasi dengan mengaburkan ketiga prosesdi atas.
Dalam kebanyakan bahasa pemograman, jika menulis program yang salah, kesalahan tersebut ditemukan pada saat mengcompile. Jika sudah demikian harus mencari dan memperbaiki kesalahan tersebut serta mencoba mengkompilasinya kembali. Proses ini akan diulang terus selama dalam program yang dibuat masih terdapat kesalahan.
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi pembahasan tentang analisis perangkat lunak (PL) yang akan dibangun untuk Sistem Pengarsipan Dokumentasi Skripsi. Pada tahap analisa ini dilakukan pendefinisian dan pemodelan sistem yang akan dirancang. Yang perlu diperhatikan dalam pendefinisian sistem tersebut, yaitu :
3.1 Sistem yang dikembangkan
Sistem Informasi (SI) yang ingin dikembangkan di sini adalah SI Dokumentasi skripsi berbasis client server dan sifat tampilannya adalah secara terstruktur. Program yang dibuat akan menampilkan informasi- informasi yang data-datanya telah disimpan dalam suatu database, sehingga perlu dilakukan pemanggilan data untuk ditampilkan. SI ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada user tentang naskah skiripsi khususnya di Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
3.2 Batasan Sistem
Batasan Sistem yang dimiliki oleh Sistem Informasi ini adalah :
1. SI ini memberikan fasilitas kepada user untuk memberikan informasi tentang hal- hal yang berhubungan dengan skripsi. Informasi yang diberikan ialah contoh naskah skripsi dari mahasiswa yang telah lulus.
2. Karena sistem ini dibangun terbatas pada kalangan Universitas Sanata Dharma khususnya jurusan Teknik Informatika, maka user-nya adalah kalangan civitas kampus (mahasiswa dan dosen).
3. Administrator bertugas untuk meng-update data. Update data adalah menambah, mengedit dan atau menghapus data. Administrator juga bertugas sebagai ‘pengawas’ sistem yang memiliki otoritas untuk menjaga sistem, mengatur lalu lintas informasi dan membuat laporan. Administrator memiliki password, sehingga selain administrator, pengguna yang lain tidak dapat mengubah data yang sudah ada.
3.3 Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem di sini dimaksudkan untuk mengumpulkan kebutuhan para pengguna yang akan dipenuhi dalam SI ini.
1. Analisa sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan maka disimpulkan bahwa yang diperlukan dalam SI skripsi ini adalah :
a. Dapat memberikan informasi skripsi khususnya di jurusan Teknik Informatika Sanata Dharma secara lengkap, cepat dan akurat.
c. Dapat memberikan kemudahan bagi administrator untuk melakukan update data yang ada dan juga keamanan untuk data-data yang dimasukkan karena administrator memiliki fasilitas password. 2. Analisis User/Pengguna
Sistem ini memiliki dua kategori pengguna, yaitu Administrator yang bertugas sebagai ‘pengawas’ sistem yang memiliki otoritas untuk menjaga sistem, mengatur lalu lintas informasi dan membuat laporan dan pengguna yang memiliki wewenang untuk mengakses data.
3.4 Pemodelan Use Case (Use Case modelling)
Pemodelan ini digambarkan dalam bentuk Diagram Use Case yang merupakan suatu analisis untuk menggambarkan fungsi- fungsi apa saja yang disediakan oleh sistem (gambar 3.1).
Dari diagram tersebut, dapat dibentuk suatu prosedur sistem atau skenario normal, yaitu :
a) User, yaitu mahasiswa dan dosen, yang mengakses data yang ada. b) Pengguna mengambil data skripsi yang diinginkan dengan menu
Gambar 3.1 Diagram Use Case Pengguna Sistem Pengarsipan Skripsi
Sedangkan Administrator dapat dijelaskan sebagai berikut :
a) Administrator memasukan identitas dan password yang benar untuk
dapat mengakses data yang ada.
b) Administrator mengisi form yang tertampil sesuai dengan form isian
dan menu (yaitu tambah, hapus dan ubah data skripsi) yang dipilih.
Dimana data yang dimasukan nantinya akan tersimpan dalam
database.
3.5 Contex Diagram
Contex Diagram menggambarkan suatu proses yang mewakili proses dari seluruh sistem dan menggambarkan hubungan input dan output antara lingkungan sistem dan kesatuan luar.
Dari diagram di bawah ini, dapat dijelaskan bahwa dalam Sistem Informasi Pengarsipan Dokumentasi Skripsi, user terdiri atas mahasiswa dan dosen serta administrator yang memasukan data (gambar 3.2). Selanjutnya, dari contex diagram tersebut, dapat diperjelas mengenai proses yang dilakukan dalam diagram berjenjang (gambar 3.3). Diagram berjenjang menjelaskan keseluruhan proses yang terjadi di dalam sistem.
USER SISTEM ADMIN
PENGARSIPAN SKRIPSI
Data login, x
Informasi data skripsi, file,eror login
Data login, x, Olah data skripsi,olah data user
Konfirmasi data yang
diolah, informasi data skripsi,file,eror login
Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Pengarsipan Skripsi
Keterangan :
X= Permintaan data skripsi(a,b,d)
a= Kriteria pencarian data skripsi berdasarkan judul
Gambar 3.3 Diagram Berjenjang Sistem Pengarsipan Skripsi
3.6 Diagram Arus Data
Diagram arus data lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem
yang akan dibuat, diagram ini tidak menekankan pada bagaimana sistem
diterapkan, tetapi penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan
3.6.1 Diagram Arus Data Level 0
Pada diagram level 0 ini (gambar 3.4), akan dijelaskan keseluruhan proses yang terjadi di dalam sistem, dimana sebelumnya telah diketahui alur data dari sistem yang dapat terlihat pada contex diagram.
Gambar 3.4 Diagram Arus Data Level 0
Keterangan gambar DAD level 0 :
a = kriteria pencarian data berdasarkan judul
b = kriteria pencarian data berdasarkan dosen
3.6.2 Diagram Arus Data Level 1
Dari diagram arus data level 0 dapat diturunkan lebih rinci lagi ke dalam level 1. DAD level 1 menjelaskan proses-proses yang terjadi pada sistem. DAD level 1 terdiri atas enam proses, yaitu proses cari data skripsi, proses ambil data skripsi, masukan data skripsi, hapus data skripsi, olah data mahasiswa, olah data dosen(gambar 3.5).
3.6.3 Diagram Arus Data Level 1 Proses 2
DAD level 1 proses dua ini terdiri atas dua proses yaitu proses olah data mahasiswa dan olah data dosen. Dalam proses ini hanya administrator yang dapat mengaksesnya karena dalam pengolahan data ini administrator yang mempunyai hak untuk mengolah data (gambar 3.6).
Gambar 3.6 Diagram Arus Data Level 1 Proses 2
3.6.4 Diagram Arus Data Level 1 Proses 3
DAD level 1 proses 3 ini merupakan turunan dari DAD level 0 proses 3.
Dalam DAD level 1 proses 3 ini terdapat dua proses yaitu proses cari data skripsi
dan proses ambil data skripsi dimana user dan administrator dapat mengaksesnya
Gambar 3.7 Diagram Arus Data Level 1 Proses 3
3.6.5 Diagram Arus Data Level 1 Proses 4
Dalam DAD level 1 proses 4 ini terdapat dua proses yang dilakukan oleh administrator yaitu mengolah data mahasiswa dan mengolah data dosen, dapat dilihat pada gambar 3.8 di bawah ini.
3.6.6 Diagram Arus Data Level 2 Proses 3.1
DAD level 2 proses 3 ini merupakan turunan dari DAD level 1 proses 3, DAD ini menjelaskan tentang fasilitas yang disediakan dan proses yang dilakukan oleh sistem (gambar 3.9). Fasilitas yang disediakan ialah fasilitas pencarian data skripsi dengan dua cara yaitu pencarian berdasarkan judul skripsi dan nama dosen pembimbing.
Gambar 3.9 Diagram Arus Data Level 2 Proses 3.1
3.6.7 Diagram Arus Data Level 2 Proses 4.1
Dalam DAD level 2 proses 4.1 ini terdapat dua proses yaitu pruses
memasukan data mahasiswa dan menghapus data mahasiswa. Hanya administrator
Gambar 3.10 Diagram Arus Data Level 2 Proses 4.1.
3.6.8 Diagram Arus Data Level 2 Proses 4.2
Dalam DAD level 2 proses 4.2 ini terdapat 2 proses yaitu proses
masukan data dosen dan hapus data dosen. Hanya administrator yang dapat masuk ke dalam proses ini (gambar 3.11).
3.7 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan langkah multi proses yang memusatkan kerja pada struktur data, arsitektur perangkat lunak (PL), prosedur rinci serta karakteristik antarmuka. Proses ini akan mengubah kebutuhan-kebutuhan sistem menjadi sebuah representasi PL yang dapat dimengerti sebelum proses penulisan program dimana hasil rancangan harus didokumentasikan dan menjadi bagian konfigurasi PL.
Tahap perancangan sistem ini merupakan kelanjutan dari tahap analisis. Perancangan sistem pengarsipan skripsi yang dibuat, meliputi perancangan PL untuk administrator dan user, perancangan struktur modul/unit program, dan perancangan antarmuka pemakai (dalam hal ini untuk user dan administrator). Terdapat beberapa tahap perancangan yaitu perancangan database, perancangan modul program serta perancangan antar muka.
3.7.1 Perancangan Database (basis-data)
Pada perancangan database, pengembang merancang suatu database yang berasal dari pemodelan sistem dalam bentuk diagram E-R. Diagram E-R dibuat dengan tujuan untuk menggambarkan hubungan antar entitas yang digunakan oleh sistem secara keseluruhan. E-R diagram pengarsipan skripsi dapat dilihat pada gambar 3.12.
menyimpan nilai atribut-atribut dari suatu entitas. Dengan demikian, tabel akan memiliki fields yang identik denga n atribut-atribut dari sebuah entitas.
Database Sistem Pengarsipan Skripsi ini terdiri dari tiga tabel, yaitu tabel alumni, tabel skripsi dan tabel dosen pembimbing. Rancangan fields untuk masing- masing tabel dituangkan ke dalam tabel-tabel berikut (Tabel 3.1, 3.2, 3.3).
Gambar 3.12 Entity Relationship Diagram Sistem Pengarsipan Skripsi
Tabel 3.1Rancangan Tabel Alumni
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
NIM * char 10 Nomor induk Mhs
Nama varchar 40 Nama Mhs
Alamat varchar 40 Alamat Mhs
Id_Skripsi char 10 Kode skripsi Mhs
Judul char 10 Judul skripsi Mhs
Abstraksi varchar 500 Abstraksi skripsi Mhs
Tabel 3.2Rancangan Tabel Bimbingan Skripsi
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
Id_Pembimbingan_Skripsi char 15 Kode dosen Pbbg
NIM ** nvarchar 16 Nim Mhs
Id_Dosen ** char 2 Kode Dosen
Status_Dsn_Pemb_Skripsi char 2 Status dosen pbbg
Tabel 3.3 Rancangan Tabel Dosen
Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
Id_dosen* char 15 Kode dosen
nama varchar 40 Nama dosen
alamat varchar 40 Alamat dosen
telepon char 15 No telepon
Status char 8 Status dosen
Dari tabel- tabel tersebut, seluruhnya saling berelasi yang ditunjukkan dengan gambar 3.13 berikut.
3.7.2 Desain Antar Muka (interface) dan Desain Keluaran (output)
Seperti telah dijelaskan dalam diagram use case, sistem ini digunakan oleh user yaitu dosen dan mahasiswa dan administrator sendiri. Dengan demikian, perlu dirancang antar- muka untuk user dan administrator tersebut.
1. Antarmuka untuk user dan Administrator a. Antarmuka untuk login dan menu utama
Administrator yang ingin masuk ke dalam sistem ini diwajibkan untuk memasukan identitasnya, yaitu memasukan nama dan password–nya (gambar 3.14). Setelah itu akan muncul tampilan menu utama (gambar 3.15) dimana di dalam menu utama terdapat beberapa sub menu yaitu admin, olahdata, pencarian dan keluar.
Gambar 3.15 Rancangan Antar muka Menu Utama
b. Antarmuka pencarian data skripsi
Gambar 3.16 Rancangan antar muka menu pencarian
Gambar 3.18 Rancangan Antar muka pencarian berdasarkan dosen pembimbing
c. Antarmuka Abstraksi skripsi.
Tampilan ini muncul setelah user meng-klik tombol lihat abstrak yang ada dalam Antar muka data skripsi yang sudah dipilih. Di dalam antar muka ini terdapat abstraksi skripsi dan file PDF yang berisi naskah dari judul skripsi tersebut yang bisa di lihat oleh user (gambar 3.20).
Gambar 3.20 Rancangan Antarmuka Abstraksi skripsi
2. Antarmuka untuk administrator
pencarian data skripsi(gambar 3.15). Jika administrator memilih menu olah data maka akan muncul tampilan menu olah data skripsi(gambar 3.21). Dalam menu olah data terdapat beberapa tombol yaitu pilihan tambah, hapus dan edit data skripsi.. Dalam tambah data skripsi administrator memasukan data dari skripsi yang akan didalam filed yang sudah disediakan. Jika administrator memilih tombol hapus data maka akan muncul. tampilan konfirmasi untuk penghapusan data skripsi tersebut. Dalam memasukan data dosen pembimbing administrator tinggal memasukan pada field yang telah tersedia.
3.7.3 Perangkat Keras dan Perangkat Lunak yang Digunakan
Perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam sistem informasi ini spesifikasinya sebagai berikut :
1. Server
Perangkat keras meliputi : - Prosessor Intel Pentium IV - Harddisk 80 Gigabyte - RAM 64 MB
Perangkat lunak meliputi : - Visual Basic 6.0 - Microsoft Windows 98
- Database Mcrosoft Access 2000 - Adobe Acrobat 7.0
2. Client
Perangkat keras meliputi : - Prosessor Intel Pentium IV - Harddisk 20 Gigabyte - RAM 64 MB
Perangkat lunak meliputi : - Visual Basic 6.0 - Microsoft Windows 98
BAB IV IMPLEMENTASI
Implementasi merupakan tahap pengkodean dari hasil perancangan. Pada bab sebelumnya telah dijelaskan mengenai beberapa perancangan yang digunakan di dalam penyusunan SI Pengarsipan Skripsi, dan pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi dari SI Pengarsipan Skripsi beserta hasil analisanya.
4.1 Lingkungan Implementasi
Pada tahap implementasi ini, pengembang harus mendefinisikan lingkungan- lingkungan perangkat yang mendukung. Lingkungan- lingkungan yang mendukung itu antara lain, lingkungan perangkat lunak dan lingkungan perangkat keras.
1. Lingkungan perangkat lunak
Perangkat lunak (minimal) yang digunakan di dalam implementasi SI Pengarsipan Skripsi adalah sebagai berikut :
a. Sistem Operasi : Windows XP b. Pengelolaan Basis Data : Access 2000 c. Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0 d. Program Pendukung : Acorbad Reader 5.0 : 2. Lingkungan perangkat keras
a. Komputer Pentium IV b. Memori minimal 64 MB c. Hard disk minimal 40 GB
d. Monitor SVGA dengan resolusi minimal 800 X 600 e. Alat masukan berupa keyboard dan mouse
f. Alat keluaran berupa monitor
g. Perangkat untuk mem-backup data misalnya cd writer.
4.2 Karakteristik Pengguna
Perangkat Lunak untuk SI Pengarsipan skripsi ini, dibuat guna memudahkan mahasiswa dalam mencari data-data skripsi yang diperlukan. Karena itu dibuat tampilan yang sesederhana mungkin dengan antarmuka yang mudah dipahami dan mudah dioperasikan.
Untuk administrator terdapat beberapa persyaratan khusus, antara lain: 1. Administrator telah memahami dan mengerti penggunaan PC dan
maintenance server dan basis data.
2. Memahami dan menguasai penggunaan perangkat lunak dalam lingkungan sistem operasi Windows.
4.3 Implementasi Basis-Data
Tabel-tabel yang dirancang pada bab sebelumnya diimplementasikan dengan menggunakan Microsoft Access. Langkah selanjutnya yang dilakukan adalah menghubungkan basis data yang telah dibuat dengan sistem dalam bahasa pengembang Visual Basic 6.0. Dengan menambahkan data environment pada project maka koneksi dapat dilakukan seperti gambar 4.1.
Ga mbar 4.1 Koneksi Sistem ke Basis Data
4.4 Implementasi Program
memasukan data skripsi, menghapus data skripsi, update data dosen dan mahasiswa.
Saat perangkat lunak diaktifkan untuk pertama kali, sistem akan meminta pengisian nama dan password bagi orang yang bertindak sebagai admin (gambar 4.2). Jika pengguna hanya ingin melihat data maka tidak perlu dilakukan pengisian nama dan password.
Dalam sistem ini, pengkodeannya menggunakan dua macam query yaitu action dan selection query. Action query meliputi: INSERT, UPDATE, DELETE. Sedangkan selection query adalah tindakan atau aksi mengambil informasi dari basis data tanpa memodifikasi atau mengubahnya. Semua selection query selalu diawali dengan SELECT.
Pernyataan INSERT digunakan untuk memasukan data ke dalam tabel. Sintaknya adalah sebagai berikut:
INSERT namatabel (namafield) value (nilai yang ditentukan)
Perintah ini menambahkan sebuah baris ke dalam namatabel dan menugaskan nilai yang ditentukan ke dalam field. Nilai pertama dari nilai yang ditentukan diberikan pada kolom pertama namafield, dan seterusnya sama seperti format di atas.
Untuk update data, digunakan pernyataan UPDATE, yang berfungsi meng-update kolom-kolom pada baris tertentu. Pernyataan ini dapat mempengaruhi banyak baris, tetapi tetap berada dalam satu tabel.
Sintak UPDATE adalah sebagai berikut: UPDATE namatabel
SET kolom1=nilai1,kolom2=nilai2,… WHERE kondisi
Sedangkan pernyataan DELETE, berfungsi untuk satu atau lebih baris pada tabel tanpa perlu menentukan daftar fields. Yang perlu ditentukan adalah baris mana yang akan dihapus. Sintaknya adalah sebagai berikut:
DELETE FROM namatabel WHERE kondisi
Selain itu juga digunakan selection query. Contohnya pada modul pencarian data skripsi. Kueri ini sama sekali tidak melakukan perubahan pada baris tabel, melainkan hanya mengambil informasi yang diminta berdasarkan kondisi yang diberikan. Bila kondisi itu tidak dipenuhi maka informasi tidak akan diberikan.
Contoh dari penggunaan query dapat dilihat dalam beberapa potongan modul berikut ini.
Modul query INSERT untuk memasukan data skripsi:
DBalumni = "Insert Into Alumni " _
&“([Nim],[NAMA],[ALAMAT],[No_Skripsi],[Judul],[File_Abstraksi],[File_Skripsi],[ Foto],[INDEX]) " _
& " VALUES ('" & txtnim & "','" & txtnama & "','" & txtalamat & "','" & txtnoskrip & "','" & txtjudul & "','" & txtabstrak & "','" & txtskrip & "','" & cdlgambar.FileName & "','" & txtindex & "')”
Modul query DELETE untuk menghapus data skripsi:
DBalumni = " Delete from Alumni " & _ "Where [NIM] = '" & txtnim.Text & "'" DE.ConOlah.Execute DBalumni, , adCmdText
Modul query UPDATE untuk meng update login admin:
DBLoginUp = " Update Login " & _
"Set [User_Name] = '" & TxtUserName.Text & "', " & _ "[Password] = '" & TxtPswd.Text & "', " & _
"[Hak] = '" & TxtHak.Text & "' " & _
"Where [Id_Login] = '" & TxtIdLogin.Text & "'" DE.ConLogin.Execute DBLoginUp, , adCmdText
Modul selection query untuk mencari data skripsi:
.Source = "select * from alumni where NIM like '%" & txtcari.Text & _ "%'OR Nama like '%" & txtcari.Text & _
"%'OR Judul like '%" & txtcari.Text & _ "%'OR Index like '%" & txtcari.Text & "%'"
4.5 Implementasi Antarmuka
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa SI pengarsipan skripsi ini pada umumnya dapat digunakan oleh admin dan semua pengguna. Hanya, saat pengguna yang mau melihat data mengakses sistem ini, menu admin tidak enabled.
Antarmuka merupakan tampilan yang nantinya akan berinteraksi langsung dengan pengguna. Antarmuka sistem yangdibuat dapat diuraikan seperti di bawah ini.
4.5.1 Implementasi Tampilan Login
skripsi yang dipilih maka user dapat langsung masuk ke dalam menu utama tanpa perlu memasukan username dan password dan jika option administrator yang dijalankan maka sistem meminta admin untuk memasukan username dan password. Setelah itu tombol OK dipilih maka akan muncul tampilan menu utama, tetapi jika username dan password yang dimasukan salah maka akan mucul pesan peringatan untuk memasukan kembali username dan password. Perintah program memasuki login terdapat pada modul di bawah ini:
Gambar 4.2 TampilanMenuLogin
4.5.2 Implementasi Tampilan Menu Utama
Gambar 4.3 TampilanMenu Utama
4.5.3 Implementasi Tampilan Edit Login
Gambar 4.4 Tampilan Edit Login
Edit login dapat dilakukan dengan perintah program sebagai berikut:
Private Sub cmdsimpan_Click() With DE.rsLogin
If CmdSimpan.Caption = "&Simpan" Then ElseIf CmdSimpan.Caption = "&Ok" Then If TxtUserName.Text = "" Then
MsgBox "Username belum diinputkan.", vbInformation, "Pemberitahuan" TxtUserName.SetFocus
ElseIf TxtPswd.Text = "" Then
MsgBox "Password belum diinputkan.", vbInformation, "Pemberitahuan" TxtPswd.SetFocus
ElseIf TxtUserName.Text <> ![user_name] Then
MsgBox "Login Anda tidak bisa diterima.", vbInformation, "Pemberitahuan" ElseIf TxtPswd.Text <> ![Password] Then
MsgBox "Login Anda tidak bisa diterima.", vbInformation, "Pemberitahuan" Else
.Filter = "[Hak]='" & TxtHak & "' and [User_name]='" & TxtUserName & "' and [Password] LIKE '" & TxtPswd.Text & "%'"
TxtIdLogin.Text = ![Id_login] TxtUserName.Text = "" TxtUserName.SetFocus
TxtPswd.Text = ""
LabelKet.Caption = "Silahkan anda melakukan perubahan Username dan Password" CmdSimpan.Caption = "&Ubah"
Perintah program untuk memasukan password yang baru: ElseIf CmdSimpan.Caption = "&Ubah" Then
If TxtUserName.Text = "" Then
MsgBox "Username belum diinputkan.", vbInformation, "Pemberitahuan" TxtUserName.SetFocus
ElseIf TxtPswd.Text = "" Then
MsgBox "Password belum diinputkan.", vbInformation, "Pemberitahuan" TxtPswd.SetFocus
Else
.Filter = "[Id_login]='" & TxtIdLogin & "'" Dim DBLoginUp As String
DBLoginUp = " Update Login " & _
"Set [User_Name] = '" & TxtUserName.Text & "', " & _ "[Password] = '" & TxtPswd.Text & "', " & _
"[Hak] = '" & TxtHak.Text & "' " & _
"Where [Id_Login] = '" & TxtIdLogin.Text & "'" DE.ConLogin.Execute DBLoginUp, , adCmdText End If
End With End Sub
4.5.4 Implementasi Tampilan Data Pendukung
Gambar 4.5 Tampilan Data pendukung
4.5.5 Implementasi Tampilan Olah Data Skripsi
Gambar 4.6 Tampilan Olah Data Skripsi
Untuk menambah dan menyimpan data dosen dan data skripsi mahasiswa dapat di lakukan dengan program berikut ini:
Private Sub cmdsimpan_Click()
If CmdSimpan.Caption = "&Tambah" Then CmdSimpan.Caption = "&Simpan"
ElseIf CmdSimpan.Caption = "&Simpan" Then
With DE.rsAlumni
If txtnim.Text = "" Then
MsgBox "NIM masih kosong", vbInformation, "Peringatan !" txtnim.SetFocus
4.5.6 Implementasi Tampilan Pencarin data Skripsi
Dalam tampilan pencarian data skripsi muncul ketika menu pencarian diklik pada tampilan menu utama. Dalam tampilan ini terdapat dua pilihan pencarian data yang dapat digunakan yaitu pencarian berdasarkan skripsi mahasiswa dan dosen pembimbing.
Gambar 4.7 Tampilan Pencarian Data Skripsi
4.5.7 Implementasi Tampilan pencarian skripsi mahasiswa
Gambar 4.8 Tampilan Pencarian data Skrispi
Programnya:
Private Sub cmdcari_Click() With DE.rsAlumni
.Filter = "[Index]='" & txtindex & "'" .Close
.Source = "select * from alumni where NIM like '%" & txtcari.Text & _ "%'OR Nama like '%" & txtcari.Text & _
"%'OR Judul like '%" & txtcari.Text & _ "%'OR Index like '%" & txtcari.Text & "%'" .Open
Set DataGrid1.DataSource = DE DataGrid1.Refresh
If txtcari.Text = "" Then .Filter = "[Index]='" & "" & "'" End If
4.5.8 Implementasi tampilan Pencarian Dosen Pembimbing
Tampilan pencarian data berdasarkan dosen pembimbing umumnya sama dengan pencarian data berdasarkan mahasiswa. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan NIP dan nama dosen.
Gambar 4.9 Tampilan Pencarian Dosen Pembimbing
Listing Program pencarian berdasarkan dosen pembimbing:
Private Sub cmdcaridsn_Click() With DE.rsBimbingan
.Filter = "[Index]='" & txtindex & "'" .Close
.Source = "select * from bimbingan where NIP like '%" & txtcaridsn.Text & _ "%'OR Nama_Dosen like '%" & txtcaridsn.Text & _
"%'OR Index like '%" & txtcaridsn.Text & "%'" .Open
Set DataGrid2.DataSource = DE DataGrid2.Refresh
If txtcaridsn.Text = "" Then .Filter = "[Index]='" & "" & "'" End If
End With
With DE.rsBimbingan End With
4.5.9 Implementasi Tampilan Data Skripsi
Tampilan data skripsi muncul ketika data grid pada pencarian data skripsi diklik dua kali yaitu ketika pencarian data telah ditemukan dan telah tampil dalam data grid. Jika kita ingin melihat abstraksi maka tombol Lihat Abstrak diklik. Tombol Pencarian untuk kembali ke menu pencarian.
Gambar 4.10 Tampilan Data Skripsi
Listing program tampil data Skrispi:
Private Sub DataGrid1_dblClick()
With DE.rsAlumni
If .EOF And .BOF Then
MsgBox "Data yang dicari tidak ada", vbInformation, "Hasil Pelacakan" ElseIf .EOF Then
MsgBox "Data yang dicari tidak ada.", vbInformation, "Peringatan" Else
TampilkanData With DE.rsBimbingan
.Filter = "[NIM]='" & Alumni.txtnim & "'" End With
On Error GoTo salah
Alumni.picfoto.Picture = LoadPicture(Alumni.cdlgambar.FileName) Alumni.picfoto.Visible = True
.Filter = "[Index]='" & txtindex & "'" Dim strdosen As String
4.5.10 Impleme ntasi Tampilan Abstraksi
Perintah untuk menampilkan naskah skripsi dilakukan dengan perintah program sebagai berikut:
Private Sub cmdLSkrip_Click() cboFocus.Text = "Maximized Focus"
Proses hwnd, cbooperation.Text, txtskrip, txtparameters, "D:\", cboFocus.ListIndex End Sub
Untuk menampilkan abstrak dapat dilakukan dengan perintah program sebagai berikut:
Private Sub cmdLAbstak_Click() Dim strFileName As String Load Abstrak
Abstrak.Show
strFileName = txtabstrak.Text
Abstrak.Abstraksi.LoadFile strFileName Abstrak.lbljudul.Caption = txtjudul.Text End Sub
