5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan temuan lapangan dan analisis temuan lapangan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Beberapa bentuk rendahnya kinerja salesman adalah sebagai berikut:
a. Waktu kunjungan salesman yang tidak optimal.
b. Tidak mampu mencapai target.
c. Salesman melakukan penjualan produk perusahaan lain.
d. Salesman memiliki wilayah penjualan mulai dari dalam kota sampai luar kota, di mana dalam hal ini, area penjualan tersebut bisa dipilih oleh masing-masing salesman.
e. Salesman tidak memiliki jadual kunjung yang pasti untuk kunjungan dalam kota dan luar kota.
f. Motivasi salesman yang rendah, sehingga banyak salesman yang tidak dapat mencapai target penjualan yang telah ditentukan.
g. Jumlah pelanggan yang dimiliki oleh PT. Dian Satellite Unggul menyebar tidak merata di kota Surabaya, terutama di wilayah Surabaya Utara.
2. Tidak semua pelanggan mampu dicover oleh salesman yang ada.
3. Persaingan dalam bidang industri lighting cukup ketat, terutama dengan adanya pesaing besar seperti Philips, National, Sinyoku, Matsusita, dan Osram.
4. Berdasarkan hasil analisis terhadap kenyataan yang ada di lapangan terkait dengan kinerja salesman maka diperlukan penyusunan pola kerja baku bagi salesman agar bisa meningkatkan kinerja penjualan perusahaan. Di mana pola
baku kerja tersebut dapat direfleksikan melalui penentuan tujuan utama aktivitas penjualan, sosialisasi tujuan utama aktivitas penjualan, alokasi area penjualan dan mapping, serta alokasi waktu dan penyusunan rute penjualan.
5.2 Saran
Melihat uraian kesimpulan di atas maka saran yang dikemukakan dalam penelitian ini adalah:
1. Kekurangan salesman pada wilayah penjualan yang memiliki jumlah pelanggan besar bisa diatasi dengan penerapan tele sales. Artinya sales yang hanya melayani penjualan melalui telepon. Tele Sales ini bisa mengcover seluruh pelanggan di wilayah Surabaya, terutama bagi pelanggan pasif dan pelanggan yang belum tercover, karena tele sales ini akan membantu salesman lapangan untuk melakukan follow up terhadap pelanggan dalam rute perjalanannya. Karena salesman yang telah ada saat ini telah memiliki wilayah penjualan sampai ke luar kota, maka kehadiran tele sales ini bisa digunakan untuk memaintain pelanggan pasif dan pelanggan yang selama ini belum tercover agar bisa menjadi pelanggan aktif, sehingga dapat mengurangi retensi pelanggan akibat tidak tercovernya pelanggan pasif.
Penerapan tele sales ini masih dimungkinkan, karena biaya gaji hanya bertambah satu orang dan tanpa harus ada uang transport sebagaimana yang diterapkan pada salesman.
Tele sales ini harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a. Menguasai product knowledge.
b. Pandai berkomunikasi.
c. Mempunyai pengalaman sebagai sales keliling.
d. Memahami pembacaan peta lokasi, sehingga bisa membaca lokasi pelanggan yang melakukan pembelian melalui telepon.
2. Perusahaan menentukan tujuan utama aktivitas penjualan dan melakukan sosialisasi tujuan utama aktivitas penjualan, yaitu meliputi besaran capaian target penjualan, besaran capaian kunjungan outlet, dan besaran capaian jumlah pelanggan baru. Sosialisasi ini akan membantu memotivasi tenaga penjualan untuk lebih kreatif dan inovatif dalam mencapai tujuan utama aktivitas penjualan. Sosialisasi ini bisa dilakukan melalui coaching, diskusi bersama, dan sebagainya.
Misalnya:
Capaian target penjualan bulan I : Rp. 20.000.000,-/bulan
Kunjungan outlet : 14 – 15 outlet
Prospecting pelanggan baru Salesman C : 11 outlet per hari, karena dengan jumlah outlet sebesar 32 buah dan lama hari kerja 13 hari maka per hari hanya mengcover 2 – 3 outlet, sehingga masih bisa dilakukan penambahan jumlah pelanggan.
Prospecting pelanggan baru Salesman A dan B : 2-3 outlet per hari, karena selama ini terjadi retensi pelanggan sebesar 2 – 3 outlet/bulan.
Volume penjualan minimal yang harus diperoleh agar memperoleh target adalah Rp. 625.000,- per kunjungan.
Dengan melihat tujuan penjualan di atas maka guna memotivasi pencapaian tujuan penjualan motivasi yang diperlukan adalah melalui Motivasi yang bisa dilakukan untuk Salesman adalah melalui pemberian bonus sebesar “x” % jika bisa memasukkan pelanggan baru sebesar minimal “n” pelanggan per bulan.
Selain itu bentuk motivasi lain adalah melalui pemberian bonus jika Salesman memperoleh target penjualan “a” % di atas target penjualan yang telah terpenuhi sebesar “m” %. Dengan demikian akan memotivasi salesman untuk mencapai target penjualan yang lebih tinggi daripada yang ditargetkan.
3. Perusahaan melakukan alokasi area penjualan per salesman guna meningkatkan motivasi penjual dalam meningkatkan kinerjanya. Penentuan area ini disertai dengan mapping atau pemetaan yang berfungsi untuk mengetahui secara langsung posisi outlet untuk memudahkan salesman dalam mengalokasi waktu kunjungan dan penentuan rute perjalanan. Saran penentuan area penjualan per salesman adalah disesuaikan dengan aktivitas salesman selama ini, yaitu kecenderungan area kunjungan salesman, sehingga akan memudahkan salesman dalam menerapkan pola kerja yang ditetapkan oleh perusahaan.
a. Salesman A mengcover wilayah Surabaya Timur dan Surabaya Selatan, dan untuk wilayah luar kota yang berada di wilayah sebelah Selatan dan Timur Kota Surabaya, seperti Sidoarjo, Malang, Kediri, Blitar, Tulungagung, Jombang, dan seterusnya, kemudian Bali, Banyuwangi, Jember, dan seterusnya.
b. Salesman B mengcover wilayah Surabaya Pusat dan Surabaya Barat, serta wilayah luar kota Surabaya yang berada di sebelah barat kota Surabaya, seperti Gresik, Lamongan, Tuban, Bojonegoro, Ngawi, dan seterusnya.
c. Salesman C mengcover wilayah Surabaya Utara dan wilayah luar kota yang berada di sebelah utara, yaitu wilayah kepulauan Madura. Dalam hal ini, salesman C juga diberikan target untuk menambah jumlah pelanggan baru yang lebih besar dibandingkan dengan kedua salesman lainnya, karena salesman C hanya mengcover wilayah Surabaya Utara yang memiliki jumlah pelanggan paling sedikit dibandingkan dengan wilayah lainnya.
4. Perusahaan menentukan alokasi waktu dan penentuan rute kunjungan. Di dalam penyusunan jadual rute kunjungan ini maka salesman harus mengetahui karakter pelanggan di masing-masing wilayah yang menjadi tanggung jawabnya. Karakter yang dimaksud adalah volume pembelian per kunjungan, frekuensi pembelian ulang, dan lokasi di sekitar toko dalam rangka menambah jumlah pelanggan. Dengan demikian, selain melayani penjualan maka salesman juga bisa melakukan follow up dan maintenance pelanggan, serta menambah jumlah pelanggan. Misalnya, dalam waktu satu hari (waktu yang dimiliki oleh salesman selain untuk aktivitas administrasi adalah sebesar 420 menit), perjalanan Salesman diarahkan ke outlet A, B, C, D, E, F, G, H yang memiliki karakter frekuensi pembelian yang hampir sama maka rute perjalanan bisa disusun secara sirkular. Penyusunan perjalanan secara sirkular dengan memperhatikan karakter frekuensi pembelian konsumen akan memberi keuntungan dalam hal penghematan bahan bakar yang digunakan salesman tinggi, penghematan waktu, peluang mendapatkan pelanggan baru, dan penjualan yang maksimal.
Misalnya, untuk wilayah Surabaya Timur oleh Salesman C maka rute kunjungan sehari bisa disusun dengan melihat peta wilayah di Surabaya Timur, misalnya:
Gambar 5.1. Contoh Alur Melingkar (Sirkular) yang bisa dilalui oleh Salesman A
Berdasarkan peta di atas maka dapat dilihat alur yang bisa dilalui oleh Salesman B secara memutar dari Kantor dan kemudian kembali lagi ke
Kantor. Secara sederhana, peta di atas menunjukkan jalan besar yang berwarna kuning yang diawali dari Kantor melalui Kali Bokor Timur menuju ke arah Rumah Sakit Jiwa Menur di Jalan Menur Raya, Belok ke Jalan Manyar Kertoadi, belok lagi ke Jalan Menur Raya untuk menuju ke outlet yang berlokasi di Jalan Manyar Kertoarjo Raya, Jalan Manyar Tirtoyoso, Jalan Menur Pumpungan, kemudian menuju Jalan Kalibokor Selatan untuk kemudian pulang ke Kantor. Di mana di sepanjang perjalanan tersebut ada outlet yang telah menjadi pelanggan dan outlet yang belum menjadi
pelanggan. Dengan demikian jika Salesman bisa melakukan suspecting dan listing outlet yang bisa dimasuki dan kemudian diprospek pada sepanjang alur perjalanan tersebut. Dengan kata lain, jika Salesman A melalui alur jalan yang ada di mana di sepanjang perjalanan tersebut terdapat outlet yang dikunjungi
dan outlet lain yang bisa diprospek, maka salesman A akan hanya melalui setiap alur satu kali perjalanan, di mana hal ini akan menghemat waktu dan menghemat biaya transportasi.
Rute kunjungan sehari untuk Salesman B bisa digambarkan sebagai berikut:
Gambar 5.2. Contoh Alur Melingkar (Sirkular) yang bisa Dilalui oleh Salesman B
Berdasarkan peta di atas maka dapat dilihat alur yang bisa dilalui oleh Salesman B secara memutar dari Kantor dan kemudian kembali lagi ke
Kantor. Secara sederhana, peta di atas menunjukkan jalan besar yang berwarna kuning yang diawali dari Kantor melalui Jalan Embong Malang menuju ke arah Jalan Kedung Doro, Jalan Arjuna Raya, Jalan Kranggan, Jalan Halimun, Jalan Sindoro, Jalan Blauran, kemudian menuju Jalan Praban untuk
kemudian pulang ke Kantor. Di mana di sepanjang perjalanan tersebut ada outlet yang telah menjadi pelanggan dan outlet yang belum menjadi
pelanggan. Dengan demikian jika Salesman bisa melakukan suspecting dan listing outlet yang bisa dimasuki dan kemudian diprospek pada sepanjang alur
perjalanan tersebut. Dengan kata lain, jika Salesman B melalui alur jalan yang ada di mana di sepanjang perjalanan tersebut terdapat outlet yang dikunjungi dan outlet lain yang bisa diprospek, maka salesman B akan hanya melalui setiap alur satu kali perjalanan, di mana hal ini akan menghemat waktu dan menghemat biaya transportasi.
Rute kunjungan sehari untuk Salesman C bisa digambarkan sebagai berikut:
Gambar 5.3. Contoh Alur Melingkar (Sirkular) yang bisa Dilalui oleh Salesman C
Berdasarkan peta di atas maka dapat dilihat alur yang bisa dilalui oleh Salesman C secara memutar dari Kantor dan kemudian kembali lagi ke Kantor. Secara sederhana, peta di atas menunjukkan jalan besar yang berwarna kuning yang diawali dari Kantor kemudian menuju ke arah Kedung
Cowek, Jalan Kedinding, Jalan Sidotopo Wetan, Jalan Kenjeran, dan kembali ke Kantor. Di mana di sepanjang perjalanan tersebut ada outlet yang telah menjadi pelanggan dan outlet yang belum menjadi pelanggan. Dengan demikian Salesman bisa melakukan suspecting dan listing outlet yang bisa dimasuki dan kemudian diprospek pada sepanjang alur perjalanan tersebut.
Dengan kata lain, jika Salesman C melalui alur jalan yang ada di mana di sepanjang perjalanan tersebut terdapat outlet yang dikunjungi dan outlet lain yang bisa diprospek, maka salesman C akan hanya melalui setiap alur satu kali perjalanan, di mana hal ini akan menghemat waktu dan menghemat biaya transportasi.
Dengan demikian Pola baku kerja salesman akan menjadi sebagai berikut:
Tabel 5.1. Pola Kerja Baku Salesman
Parameter waktu dan pola kerja Salesman TO Prosentase
Persiapan & Administrasi pagi 30 menit 6.25%
Perjalanan dari kantor ke toko pertama, perjalanan antar toko, kunjungan,
istirahat, makan siang, sholat, perjalanan kembali ke kantor (sesuai dengan routing
dan jadual mingguan) 420 menit 87.50%
Administrasi sore (membuat bon pengambilan barang/D.O gudang dan
setoran nota penjualan) 30 menit 6.25%
Total 480 menit 100%
Alokasi waktu sebesar 420 menit tersebut diharapkan akan lebih efisien dalam hal perjalanan dari kantor ke toko I, perjalanan antar toko, dan perjalanan kembali ke kantor, karena disesuaikan dengan routing dan mapping konsumen yang telah ditetapkan untuk setiap kali perjalanan. Karena dengan adanya routing dan mapping maka tujuan salesman lebih terarah tanpa harus mengulang-ulang alur perjalanan.
5. Perusahaan menentukan Jadual kunjungan antara dalam Kota dan Luar Kota, sehingga salesman bisa mengatur waktu dan janji secara tepat dengan konsumen di dalam dan di luar kota. Penjadualan tersebut bisa dibuat misalnya, dua minggu pertama melayani di dalam Kota dan dua minggu berikutnya di luar Kota. Dalam hal ini, pengalokasian kunjungan dalam dan luar kota bisa dibuat tidak sama antara salesman yang satu dengan yang lain.
Hal ini dilakukan agar salesman tidak melakukan kunjungan luar kota dalam waktu yang bersamaan.
Contoh pembagian jadual kunjungan adalah sebagai berikut:
Tabel 5.2. Jadual Kerja Mingguan Salesman
Bulan I Bulan II Bulan III Minggu ke Minggu ke Minggu ke Alokasi
Kunjungan
I II III IV I II III IV I II III IV Sales I
Dalam Kota
Luar Kota Sales II
Dalam Kota
Luar Kota Sales III
Dalam Kota
Luar Kota
Alokasi kunjungan dalam kota dan luar kota di atas menunjukkan bahwa para salesman tidak secara serentak melakukan kunjungan di dalam kota atau di
luar kota semua, tetapi dibuat secara berkesinambungan. Selain itu, alokasi waktu tersebut akan menjadikan kunjungan di dalam dan di luar kota lebih teratur, serta memudahkan salesman untuk mengkualifikasi pelanggan yang aktif, pasif, maupun pareto. Di mana hal ini akan memudahkan penerapan strategi pengelolaan pelanggan berdasarkan karakteristik pembelian pelanggan.
6. Dalam rangka penerapan pola baku kerja salesman di atas secara efisien dan efektif maka hendaknya setiap salesman diberikan Lembar Aktivitas yang berisi aktivitas harian salesman dalam memenuhi standar kerja yang telah ditetapkan.
Contoh:
Gambar 5.4. Lembar Aktivitas Kunjungan Salesman
Hari/Tanggal : Senin, 12 Desember 2010
Nama Salesman : C
Wilayah : Surabaya Utara
Volume pembelian No. Nama
Outlet
Alamat Outlet &
Phone
Aktivitas di Outlet
Lama di Outlet
Hasil
Aktivitas Jenis
Produk Qtt Jumlah
(Salesman)
Dengan menggunakan lembar kerja di atas maka akan diketahui aktivitas harian salesman. Dalam hal ini, untuk masing-masing outlet diharapkan agar ada tanda tangan dari pemilik outlet atau stempel sebagai verifikasi bahwa salesman tersebut benar-benar telah berkunjung ke outlet tersebut.
7. Untuk meningkatkan motivasi salesman perusahaan dapat menerapkan kebijakan kompensasi yang baru, sehingga salesman lebih bersemangat dalam menjalankan tugasnya. Seperti bila saat ini kebijakan kompensasi sebesar 1%
untuk penjualan minimal 20 juta dengan tenggang waktu pembayaran 1 bulan.
Perusahaan dapat membuat kelonggaran seperti bila pembayaran tepat 1 bulan mendapat kompensasi 1%, sedangkan pembayaran 1-2 bulan kompensasi turun menjadi 0,5%. Untuk pembayaran d atas 2 bulan tidak mendapatkan insentif. Bagi salesman yang tidak dapat mencapai target mendapatkan surat peringatan. Apabila selama 3 bulan berturut-turut tidak dapat mencapai target maka salesman dipersilahkan mengundurkan diri.
8. Simulasi efektif dan efisiensi
Tabel 5.3 Simulasi efektif dan efisien
Perincian Biaya
Desember 2009 Januari 2010
Biaya operasional: Jumlah: Biaya operasional: Jumlah:
Perincian biaya Perincian biaya
perjalanan(sepeda motor, 13
hari kerja) Rp.156.000
Perjalanan (sepeda motor, 13
hari kerja) Rp.195.000
parkir(7 kali/hari, 13 hari
kerja) Rp.91.000
Parkir(7 kali/hari, 13 hari
kerja) Rp.91.000
Total Rp247.000 Total Rp.286.000
Berdasarkan data di atas dapat dirincikan sebagai berikut:
Biaya operasional dalam sehari bulan Desember 2009:
247000 : 91 outlet = Rp.2.714/outlet 2714 x 7 outlet = Rp.18.998/hari
Biaya operasional pada bulan Desember tahun 2009 sebesar Rp.247.000 Jumlah kunjungan dalam sehari 7 outlet, dengan 13 hari kerja
Biaya operasional dalam sehari bulan Januari 2010:
286.000 : 195 = Rp.1.467/outlet 1467 x 15 outlet = Rp.22.005 / hari
Biaya operasional pada bulan Januari tahun 2010 sebesar Rp.390.000 Jumlah kunjungan dalam sehari 15 outlet, dengan 13 hari kerja
Dengan adanya sistem routing yang baik dan benar maka biaya yang dikeluarkan perusahaan dapat diminimalkan. Sehingga tercapailah tingkat efektifitas yang maksimal dari salesman dan efisiensi dalam pengeluaran biaya.
