2
PERSURATAN & DISPOSISI
Lamanya proses administrasi dalam hal pencatatan surat masuk/ surat keluar, sulitnya surat ditemukan kembali pada saat diperlukan, hilangnya surat karena tercecer yang menyebabkan hilangnya data, serta lambatnya informasi yang didapat, melatar belakangi dikembangkannya sistem persuratan & disposisi berbasis teknologi informasi.
FITUR PERSURATAN
• Digitalisasi konten surat (scan dokumen/file).
• Fasilitas konsep surat.
• Nota dinas atau surat internal.
• Penomoran surat otomatis (generate by system).
• Fasilitas pencarian (search engine) & pensortiran surat secara cepat dan akurat.
• Menampilkan banyak surat dalam satu halaman (display per page).
• Pengelompokkan surat.
• Monitoring alur riwayat & status surat (dibaca, belum dibaca, didispo-sisikan dan dilaporkan).
• Link penghubung surat dengan surat sebelumnya (tautan surat).
• Fitur notifikasi email & SMS bagi penerima surat.
• Manajemen template surat.
FITUR DISPOSISI
• Proses disposisi surat kepada bawahan.
• Fitur notifikasi email & SMS bagi penerima disposisi.
• Fasilitas revisi (undo) kesalahan dalam membuat disposisi.
• Pencarian (search engine) dan pensortiran terkait Disposisi.
• Pelaporan pelaksanaan disposisi & feedback laporan.
• Fasilitas meneruskan disposisi dari atasan ke bawahan.
• Fasilitas template perintah, dan penerima Disposisi yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pejabat dalam jajaran manajemen dalam struktur organisasi masing-masing unit kerja.
“Baca Surat dan disposisi kapanpun dimanapun” “Terima maupun kirim surat
melalui kurir atau e-mail”
LONDON AUG 25
7 PM
4 TAMPILAN PERSURATAN
Ada banyak sekali task management tools yang menarik untuk digunakan, namun kebanyakan membutuhkan biaya yang besar untuk lisensinya, memiliki fitur yang terlalu kompleks sehingga sulit digunakan semua orang, dan masih banyak kendala lainnya. Ten-tunya yang ingin dicari adalah task management tools yang sim-ple, mudah digunakan, intuitif, dan desainnya menarik.
Integra Task management sebuah layanan untuk mengorganisir berbagai macam hal secara bersama-sama yang bisa diakses me-lalui internet. Semua team akan memiliki sebuah board yang bisa digunakan bersama-sama untuk memanage project yang sedang lakukan.
TASK MANAGEMENT
• Dashboard monitoring, Open, Progress, Done & Close task.
• Filter task berdasarkan Jenis, waktu & prioritas.
• Pemberian Tugas
• Pelaporan Tugas
• Catatan Tugas & Pengingat.
• Rekap performa.
Perusahaan makin bertumbuh dan membutuhkan kolaborasi semua orang dalam perusahaan. System kami membantu mengelola semua informasi baik berupa post dari publik, post sendiri, maupun dari group akan tampil dalam sebuah timeline feeds personal masing-masing user sehingga memudahkan untuk mencari atau mengetahui informasi. Pengguna dapat melakukan scrolling kebawah layaknya sedang asik melihat informasi di medsos dan melakukan komentar dengan mudah.Seluruh history pembicaraan dan percakapan akan direkam dan dapat dijadikan sebagai alat bukti resmi dengan timestamp dan user tracker print yang jelas. Tab notifikasi akan menampikan semua notifikasi yang perlu kita cek untuk memastikan tidak ada informasi penting yang terlewatkan. Ketika ada tugas yang diberikan kepada kita, ketika ada teman yang komen topik yang kita buat atau ketika ada personal message dari seseorang semua akan tampil di notification center ini.
FITUR COMMUNITY PORTAL & GRUP
• Posting Informasi, jadwal, gambar, link, video maupun File
• Diskusi (Komentar) pada Timeline post
• Pengelompokan timeline global, grup & personal
• Pencarian konten pada timeline
• Kontak.
6
Dengan Integra Schedule, pemilik akun dapat mengatur jadwal dan berbagi info jadwal tersebut kepada orang lain. Schedule dapat dibuat lebih dari satu, misalkan ada Schedule khusus untuk jadwal urusan pekerjaan, dan ada schedule khusus untuk jadwal urusan pribadi. Selain digunakan sebagai pengingat agenda, hingga mencatatkan aktivitas. Berbagi jadwal meeting, Berbagi jadwal project, berbagi jadwal keberangkatan tugas dinas, ataupun berbagi jadwal santai bersama rekan-rekan diluar kantor. Integra Scehdule memaksimalkan hari-hari di kantor.
FITUR SCHEDULE
• Menambahkan schedule, kedalam schedule pribadi, atasan maupun bawahan
• Fasilitas pengingat.
• Berbagi kalender ke rekanan / team project.
• Melakukan konfirmasi terhadap schedule yang diberikan
• Meneruskan sebuah schedule (mewakilkan / penugasan)
• Fasilitas cek penggunaan ruangan dan pememesan ruangan
• Berbagi jadwal meeting beserta berbagi dokumen meeting
Knowledge adalah aset perusahaan yang perlu dijaga dan dikelola. Knowledge Management dapat membantu perusahaan untuk melakukan sharing pengetahuan seputar proses bisnis, masalah-masalah yang terjadi pada setiap unit kerja, hingga berbagi pengalaman tentang hal-hal di luar pekerjaan yang bermanfaat bagi pengembangan pengetahuan dari karyawan perusahaan.
Terdapat 2 jenis knowledge yaitu Tacit dan Explicit. Tacit
Knowl-edge dapat menjadi aset yang berharga bagi perusahaan karena
Tacit Knowledge berisi pengetahuan dari pengalaman sehari-hari, yang jika dibagikan akan sangat membantu seluruh stakeholder dalam perusahaan untuk mengatasi masalah atau menambah pengetahuan. Contoh dari Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing karyawan lain pada saat rapat atau pelatihan. Sedangkan
Explicit Knowledge bersifat tersirat atau sudah
didokumentasi-kan, sehingga memudahkan karyawan untuk mempelajarinya. Contoh pengetahuan secara explicit adalah modul di perusahaan untuk karyawan baru yang berisi deskripsi pekerjaan atau dokumentasi alur proses bisnis perusahaan.
Dengan adanya kedua jenis pengetahuan tersebut di atas, maka diperlukan Knowledge Management untuk mengatur pendokumentasian pengetahuan tersebut yang bedampak pada sehingga mendukung penciptaan, pengaturan, dan penyebaran
dari pengetahuan bisnis kepada karyawan dan manajer dari sebuah perusahaan
Pengetahuan dapat dengan mudah dicari melalui kata kunci/ tagging atau pun by category. Tujuan didesain seperti mesin pencari untuk memanfaatkan behaviour pengguna yang sudah terbiasa dengan “tanya ke om google”. Knowledge juga disusun dalam bentuk timeline scroll kebawah juga memanfaatkan behaviour pengguna sosial media seperti FB, Path, dsb. Knowledge yang disimpan secara elektronik dapat berupa teks, gambar, video atau konten lain yang mudah untuk dicerna seluruh pegawai maupun stakeholder.
8
Dynamic Workflow adalah sebuah modul yang mengakomodasi satu alur aktifitas yang bersifat rutin. Dalam penerapannya dapat digunakan sebagai tools helpdesk, change request bahkan dapat digunakan memonitor kegiatan marketing. Didalam Workflow dibuat rantai yang menghubungkan node-node aktifitas. Rantai yang terdapat didalam dynamic workflow dapat dimonitor, sehingga jika terjadi permasalah akan segara dapat diketahui, setiap node akan memberikan notifikasi kapan node tersebut mendapat respon action dan kapan finish action.
Dalam penerapan sebagai tools helpdesk dimana merupakan sistem manajemen untuk membantu menangani kebutuhan customer / user terkait dengan pertanyaan, pelayanan, support teknis, atau komplain terhadap produk & jasa tertentu. Sistem akan membuatkan nomor ticket secara otomatis dan melakukan assingment terhadap personil support terkait dan memberikan notifikasi. Personil support dapat berkolaborasi dengan team teknis melalui sebuah media kolaborasi berbentuk seperti medsos (post & comment) dimana penyelesaian suatu issue / ticket dapat lebih cepat dilakukan.
Tiket yang status = Open/Progress/Done/Close, dapat dilihat dan diselesaikan satu persatu sesuai tingkat priortas dan standar waktu layanan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sistem ini juga dapat mengirimkan notifikasi kepada customer/user jika ticketnya sudah diselesaikan atau dijawab. Media seperti screenshot , link ,gambar, pdf dapat diunggah untuk memudahkan penyelesaian masalah. Bahkan pada fitur integrasi dengan Team Viewer, team support dapat mengirimkan link agar bisa melakukan remote ac-cess ke lingkungan klien secara realtime.
Kami melanjutkan proses pengembangan aplikasi untuk perangkat genggam. Beberapa dari modul sistem kami sudah secara penuh berupa aplikasi mobile adapun modul sistem kami lainnya kami lengkapi dengan web responsif, sehingga tampilan di browser akan menyesuaikan dengan ukuran layar perangkat mobile.
10
Detail Fitur & Harga
STARTER
ENTERPRISE
20K
30K
50K
PRO
Rp
Rp
Rp
per pengguna/bulan per pengguna/bulan per pengguna/bulan
Community Portal & Grup Ya Ya Ya
Calendar / Schedule Ya Ya Ya
Task Management Ya Ya Ya
e-Knowledge Ya Ya Ya
Notification Center Ya Ya Ya
HelpDesk - Ya Ya
Persuratan & Disposisi - - Ya
