Audit Siklus Perolehan dan Pembayaran
Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa.Barang tersebut dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun atau sediaan dan surat berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu satu tahun atau
kurang.Sedangkan jasa yang diperoleh perusahaan juga dapat dibagi menjadi dua yaitu: yang hanya menghasilkan manfaat satu tahun atau kurang (jasa personel,bunga,asuransi,iklan) dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari satu tahun (aktiva tidak berwujud).
Siklus pengeluaran terdiri dari berbagai sistem informasi akuntansi berikut ini : 1. Sistem pembelian,yang terdiri dari berbagai prosedur berikut ini :
a. Prosedur permintaan pembelian b. Prosedur order penjualan c. Prosedur penerimaan barang d. Prosedur penyimpanan barang e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar f. Prosedur pencatatan utang
2. Sistem pengeluaran kas,yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini. a. Prosedur pembayaran bukti kas keluar
b. Prosedur pencatatn pengeluaran kas
Oleh karena siklus pengeluaran terdiri dari dua sistem informasi akuntansi untuk
menyelengarakan berbagai transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran perusahaan,pembahasan perancangan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap siklus pengeluaran ini dibagi menjadi dua kelompok berikut ini :
1. Perancangan program audit untuk pengujian pengendalian-transaksi pembelian 2. Perancangan program audit untuk pengujian pengendalian-transaksi pengeluaran kas Berbagai fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian berada di tangan unit organisasi berikut ini.
Fungsi gudang.Dalam sistem akuntansi pembelian,fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persedian yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
Fungsi pembelian.Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang,menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang,dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi penerimaan barang.Dalam sistem informasi akuntansi pembelian,fungsi ini
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,mutu,dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menetukan dapat atau tidaknya barang terebut diterima oleh
Fungsi pencatat utung.Dalam pemerolehan barang dan jasa,fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu utang.
Fungsi akuntansi biaya.Dalam transaksi pembelian,fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab untuk mencatat sediaan dan aktiva tetap.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian 2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilih pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok pilihan. 5. Fungsi penerimaan menerima barang yang di kirim ke pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok terebut,fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Transaksi pembelian dokumen sumber bukti kas keluar dokumen pendukung yaitu: surat permintaan pembelian,surat permintaan otorisasi investasi,surat permintaan otorisasi reparasi,surat permintaan penawaran barang,surat order pembelian,laporan penerimaan
barang,surat perubahan order dan faktur pemasok.Surat order pembelian dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut: surat order pembelian,tembusan pengakuan oleh pemasok,tembusan fungsi permintaan barang,asrip tanggal penerimaan,arsip
pemasok,tembusan fungsi permintaan dan tembusan fungsi akuntansi.
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah: 1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Jurnal pembelian 3. Buku pembantu utang 4. Buku pembantu sediaan
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang.
Fungsi pencatat utang fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi keuangan dalam transaksi pengeluaran kas,fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek,memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditor via pos atau
Fungsi akuntansi biaya dalam transaksi pengeluaran kas,fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyakut biaya dan sediaan.
Fungsi akuntansi umum dalam sistem akuntansi pengeluaran kas,fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
Fungsi audit intern dalam transaksi pengeluaran kas,fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokan hasil
penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar).
Permintaan cek dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi pencatat utang untuk membuat bukti kas keluar.
Bukti kas keluar dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan sebesar yang tercantum dalam dokumen terebut.
Cek dari sudut informasi akuntansi,cek merupakan dokumen yang digunakan untuk
memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.
Kuitansi dokumen ini merupakan bukti tanda terima cek dari penerima cek pembayaran.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah: 1. Register cek (check register) dalam pencatatn utang dengan voucher payable
system,transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register bukti kas dan register cek.Rigister bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul ,sedangkan register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek. 2. Buku besar (general ledger).Akun buku besar yang terkait dalam transaksi pengeluaran
kas adalah: utang usaha dank as. Aktivitas pengendalian yang diperlukan:
1. Penandatangan cek harus me-review bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya 2. Pembubuhan cap lunas terhadap bukti kas keluar yang telah dibayar beserta dokumen
pendukungnya.
3. Pengecekan serta independen antara cek dengan bukti kas keluar. 4. Pertanggungjawaban semua nomor urut cek.
5. Pengecekan secara independen posting ke dalam catatan akuntansi. 6. Rekonsiliasi bank secara periodic oleh pihak ketiga yang independen.
7. Pengecekan secara independen terhadap tanggal yang tercantum dalam bonggol cek (check stub) dan tanggal pencatatannya.
Keberadaan atau keterjadian:
1. Lakukan pengamatan terhadap (termasuk pengamatan terhadap pemisahaan fungsi a. Pembuatan cek
b. Pencatatan cek ke dalam register cek
2. Ambil sampel transaksi pengeluaran kas dari register cek dan lakukan verifikasi terhadap tanggal,nama debitur,dan jumlah moneter dan nonmeneter.Lakukan pula pemeriksaan terhadap dokumen pendukung berikut ini:
b. Bukti kas keluar c. Kuitansi
Kelengkapan
3. Periksa bukti digunakanya formulir cek bernomor urut tercetak dan pertanggungjawaban pemakaian formulir tersebut.
4. Ambil sampel bukti kas keluar yang telah dibayar dan lakukan pengusutan ke dokumen dan catatan akuntansi berikut:
a. Permintaaan cek b. Kuitansi
c. Pencatatan ke dalam register cek Penilaian atau Alokasi
5. Untuk sampel yang diambil pada langkah ke-2 di atas periksa bukti adanya: a. Persetujuan semestinya untuk setiap transaksi pengeluaran kas.
b. Pengecekan independen terhadap penulisan cek dengan bukti kas keluar
