1. Nama Jabatan : Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan 2. Kode Jabatan : J.06.1.
3. Unit Organisasi : a. Eselon I : b. Eselon II :
c. Eselon III : Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan d. Eselon IV :
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :
5. Ikhtisar Jabatan :
Melaksanakan penyiapan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang protokol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi.
6. Uraian Tugas :
Uraian Tugas Langkah Kerja
Menyusun rencana operasional kerja setiap bulan di lingkungan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan berdasarkan program kerja Asisten Administrasi Umum Sekretaris Daerah serta petunjuk pimpinan sebagai pedoman operasional tugas
1. Menelaah program kerja atasan ( unit eselon II ) 2. Merancang tahap-tahap pelaksanaan program kerja
3. Merencanakan alokasi sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program kerja 4. Merumuskan kerangka acuan kerja sebagai panduan operasional dalam pelaksanaan
program kerja
Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas di lingkungan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan sesuai dengan rencana operasional dan kebijakan pimpinan guna kelancaran dan tercapainya target kerja
1. Menelaah rencana pelaksanaan program kerja unit
2. Menentukan kegiatan-kegiatan kritis yang membutuhkan koordinasi dengan unit kerja atau instansi terkait
3. Mengadakan rapat koordinasi dengan bawahan atau pihak yang terkait
4. Mengadakan koordinasi melalui kontak komunikasi lewat sarana media atau secara tatap muka langsung dengan pihak yang terkait
5. Memberikan arahan teknis pelaksanaan tugas kepada bawahan sesuai hasil koordinasi 6. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada pimpinan
Mendistribusikan tugas kepada bawahan di lingkungan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan sesuai dengan tugas pokok dan tanggung jawab yang ditetapkan agar tugas yang diberikan dapat berjalan efektif dan efisien
1. Menjabarkan rencana operasional menjadi kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan 2. Mengklasifikasikan kegiatan berdasarkan tugas pokok dan tanggung jawab bawahan 3. Mendelegasikan tugas kepada bawahan
4. Menentukan target waktu penyelesaian untuk pelaksanaan tugas
PEMERINTAH KOTA TEGAL
FORMULIR ANALISIS JABATAN
Jabatan Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
PranataHubungan Masyarakat
- Kepala Subbagian Protokol
- Kepala Subbagian Dokumentasi
Pimpinan
- Kepala Subbagian Komunikasi
Pimpinan
-
Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan
-
Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas
1. Menjelaskan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh bawahan 2. Menghimpun saran dan masukan yang terkait dengan pelaksanaan tugas 3. Menyusun pedoman pelaksanaan tugas
4. Memberikan arahan pelaksanaan tugas kepada bawahan
Menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan untuk mencapai target kinerja yang diharapkan
1. Menentukan jadwal penyeliaan tugas bawahan 2. Menentukan standar kualitas dan kuantitas hasil kerja
3. Mengidentifikasi permasalahan/kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan
4. Membuat koreksi pada hasil kerja bawahan
Merumuskan rencana kebijakan pemerintah daerah bidang protokol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan sehingga penyelenggaraan urusan pemerintah tersebut dapat berjalan tertib dan lancar
1. Menelaah peraturan perundang-undangan, petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan tugas yang masih berlaku
2. Menyelia pengumpulan bahan terkait permasalahan yang terjadi dalam penyelenggaraan kebijakan pemerintah daerah
3. Merancang konsep rencana penyelenggaraan kebijakan pemerintah daerah dalam bidang yang menjadi tugas pokok dan fungsinya
Mengkoordinasikan penyusunan kebijakan yang meliputi urusan di bidang protokol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan sesuai ketentuan untuk keterpaduan dan kelancaran pelaksanaan tugas
1. Memberikan arahan pelaksanaan tugas kepada bawahan
Menyelenggarakan fasilitasi sehingga pelaksanaan urusan protokol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan dapat berjalan dengan baik dan lancar
1. Mengidentifikasi kebutuhan fasilitasi 2. Menyusun konsep pelaksanaan fasilitasi 3. Menyusun jadwal pelaksanaan fasilitasi
Melaksanakan pelayanan administrasi dan teknis di bidang protokol dan komunikasi pimpinan yang meliputi protokol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan sesuai ketentuan untuk ketertiban dan kelancaran pelaksanaan tugas
1. Menelaah rencana operasional unit kerja
Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan kebijakan pemerintah bidang protokol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan guna tercapainya sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan
1. Mempelajari rencana strategis yang telah ditetapkan 2. Mempelajari indikator capaian kinerja yang telah ditentukan 3. Memonitor kinerja penyelenggaraan kebijakan pemerintah daerah 4. Menyelia pengumpulan laporan hasil pelaksanaan kinerja 5. Mengkaji hasil pelaksanaan kinerja
6. Menyusun bahan evaluasi penyelenggaraan kebijakan pemerintah daerah 7. Menyampaikan hasil pemantauan dan evaluasi kepada pimpinan
Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dengan cara membandingkan antara rencana dengan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh bawahan sebagai bahan evaluasi capaian kinerka bawahan terhadap pelaksanaan tugas
1. Mempelajari Sasaran Kerja Pegawai (SKP) 2. Mempelajari laporan pelaksanaan tugas bawahan
3. Mengidentifikasi kesesuaian pelaksanaan tugas bawahan dengan rencana kerja 4. Melaksanakan penilaian terhadap kinerja bawahan
5. Memberikan arahan sesuai hasil penilaian kinerja 6. Melaporkan hasil penilaian kinerja kepada atasan
Menyusun laporan pelaksanaan tugas di lingkungan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan sesuai dengan kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja
1. Mengkaji laporan capaian pelaksanaan kegiatan di lingkungan unit kerja 2. Mengidentifikasi kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan rencana operasional 3. Menyusun laporan pelaksanaan tugas
4. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis
1. Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan 2. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas 3. Melaksanakan tugas sesuai rencana kerja
4. Melaporkan pelaksanaan tugas dan kegiatan kepada pimpinan
7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1 Surat Masuk sebagai petunjuk kerja
2 Disposisi Atasan sebagai petunjuk kerja
3 Data-data terkait sebagai penunjang pelaksnaan tugas
4 Dokumen sebagai penunjang pelaksnaan tugas
5 Peraturan sebagai penunjang pelaksnaan tugas
6 RENSTRA sebagai petunjuk kerja
7 Tupoksi sebagai petunjuk kerja
8 SOP sebagai petunjuk kerja
8. Perangkat/Alat Kerja :
No Alat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1 Komputer dan perangkatnya -
1 Koneksi Internet -
1 Kendaraan Dinas -
1 Ruangan -
1 ATK -
1 Telepon -
9. Hasil Kerja :
No Hasil Satuan
1 Rencana operasional kerja Kegiatan
2 Terlaksananya koordinasi Kegiatan
3 Terdistribusikannya tugas sesuai rencana kegiatan Kegiatan
4 Pedoman pelaksanaan tugas Kegiatan
5 Catatan permasalahan dan koreksi hasil kerja bawahan Dokumen
6 Rencana penyelenggaraan kebijakan Kegiatan
7 Terbinanya pelaksanaan urusan keprotokolan, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan Kegiatan
8 Terfasilitasinya urusan keprotokolan, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan sesuai dengan tujuan yang diharapkan Kegiatan
9 Terlaksananya pelayanan admnistrasi dan teknis Kegiatan
10 Terpantau dan terevaluasinya pelaksanaan kebijaka di bidang Protokol dan Komunikasi Pimpinan Kegiatan
11 Nilai kinerja bawahan Dokumen
12 Laporan pelaksanaan tugas Laporan
13 Terlaksananya tugas kedinasan lain Kegiatan
10. Tanggung Jawab : 1. Ketepatan program kerja
2. Kesesuaian teknis pelaksanaan koordinasi 3. Kuallitas kinerja bawahan
4. Ketepatan distribusi tugas bawahan 5. Ketepatan pelaksanaan tugas bawahan 6. Kesesuaian rumusan rencana kebijakan 7. Ketepatan peyusunan kebijakan 8. Ketepatan pelaksanaan fasilitasi
9. Kesesuaian pelaksanaan administrasi dan teknis 10. Kesesuaian pelaksanaan kebijakan
11. Kesesuaian nilai kinerja bawahan 12. Kebenaran laporan pelaksanaan tugas 13. Kesesuaian pelaksanaan tugas kedinasan lain' 11. Wewenang :
1. Meminta konsep penyusunan rencana operasional kerja 2. Menentukan teknis pelaksanaan koordinasi
3. Menentukan teknis pembinaan bawahan 4. Menetapkan teknis pelayanan tugas 5. Menentukan teknis penyeliaan
6. Menetapkan teknis perumusan rencana kebijakan 7. Menentukan teknis pelaksanaan koordinasi
8. Menetapkan teknis pelaksanaan pembinaan dan fasilitasi 9. Menentukan teknis pelaksanaan administrasi
10. Menentukan teknis pemantauan dan evaluasi 11. Memberikan penilaian kinerja bawahan 12. Meminta laporan pelaksanaan tugas bawahan
13. Menolak pelaksanaan tugas lain yang bersifat non kedinasan 12. Korelasi Jabatan :
No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1 Walikota Tegal - menerima petunjuk pelaksanaan tugas
2 Sekretaris Daerah Kota Tegal Sekretariat Daerah Kota Tegal menerima petunjuk pelaksanaan tugas
3 Asisten Administrasi Umum Sekretariar Daerah Kota Tegal menerima petunjuk pelaksanaan tugas dan penyampaian laporan
4 Kepala OPD Pemerinah Kota Tegal Kerjasama dan koordinasi
5 Bawahan Bagian Protokol dan Komunikasi
Pimpinan
Penyeliaan pelaksanaan tugas
6 insan media lokal dan nasional - kerjasama pemberitaan penyelenggaran pemerintahan
13. Kondisi Lingkungan Kerja :
No Aspek Keterangan
1 Tempat kerja Di dalam dan luar ruangan
2 Suhu Dingin dengan perubahan
3 Udara Kering
4 Keadaan ruangan Cukup luas
5 Letak Lingkup kerja perankat daerah
6 Penerangan Terang
7 Suara Tidak bising
8 Keadaan tempat kerja Bersih
9 Getaran Sedikit
14. Resiko Bahaya :
No Bahaya Fisik/Mental Penyebab
15. Syarat Jabatan :
Pangkat, Gol/ruang : IV/a (Pembina) Jenjang minimal : Sarjana (S1) / Diploma IV
Jurusan : Ilmu Pemerintahan/ Sosial/ Administrasi Negara/ Manajemen atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan Pelatihan Fungsional : -
Pelatihan Teknis : -
Pengalaman Kerja : Administrator yang terkait dalam penyusunan rencana penyelenggaraan kebijakan pemerintah daerah
Pengetahuan Kerja : 1. Kehumasan
2. Peraturan tentang Keprotokolan
Keterampilan Kerja : 1. Melakukan kegiatan Kehumasan 2. Melakukan Koordinasi Internal dan Eksternal 3. Mengevaluasi Kinerja Organisasi
4. Menyampaikan Press Release/Konfrensi Pers
Bakat Kerja : Inteligensia Bakat verbal Ketelitian
Temperamen : D : Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan.
M : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan peraturan, pembuatan pertimbangan, atau pembuatan peraturan berdasarkan kriteria yang diukur atau yang dapat diuji.
P : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerimaan dan pembuatan intruksi.
Minat Kerja : S : Aktifitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain KN : Aktifitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi KL : Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.
Upaya Fisik : Berjalan
Duduk Berbicara Kondisi Fisik :
Jenis Kelamin : tidak ada syarat khusus
Umur : Tidak ada syarat khusus Tahun
Tinggi Badan : Tidak ada syarat khusus Cm
Berat Badan : Tidak ada syarat khusus Kg
Postur Badan : Tidak ada syarat khusus
Penampilan : Tidak ada syarat khusus
Fungsi Pekerja :
a. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Data :
D0 = Memadukan data D1 = Mengkoordinasikan data
b. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Orang : O0 = Menasehati
c. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Benda : -
16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :
No Hasil Kerja Waktu penyelesaian
(menit)
Volume (setahun)
1 Rencana operasional kerja 60 12
2 Terlaksananya koordinasi 60 1
3 Terdistribusikannya tugas sesuai rencana kegiatan 60 240
4 Pedoman pelaksanaan tugas 30 240
5 Catatan permasalahan dan koreksi hasil kerja bawahan 30 240
6 Rencana penyelenggaraan kebijakan 60 1
7 Terbinanya pelaksanaan urusan keprotokolan, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan 60 240
8 Terfasilitasinya urusan keprotokolan, komunikasi pimpinan dan dokumentasi pimpinan sesuai dengan tujuan yang diharapkan
60 240
9 Terlaksananya pelayanan admnistrasi dan teknis 60 240
10 Terpantau dan terevaluasinya pelaksanaan kebijaka di bidang Protokol dan Komunikasi Pimpinan 60 240
11 Nilai kinerja bawahan 60 1
12 Laporan pelaksanaan tugas 60 12
13 Terlaksananya tugas kedinasan lain 60 240
17. Butir Informasi Lain : Tidak ada
