1. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 2. Kode Jabatan : E.03.1.001.02.
3. Unit Organisasi : a. Eselon I : b. Eselon II :
c. Eselon III : Sekretaris Dinas
d. Eselon IV : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :
5. Ikhtisar Jabatan :
Menyiapkan bahan perumusan, pengkoordinasian, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan di bidang umum dan kepegawaian 6. Uraian Tugas :
Uraian Tugas Langkah Kerja
Menyiapkan bahan perumusan kebijakan urusan umum dan kepegawaian di lingkungan Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga penyelenggaraan urusan pemerintah tersebut dapat berjalan tertib dan lancar
1. Menyelia pengumpulan informasi dan data kepegawaian 2. Membuat dokumen bezetting kepegawaian
3. Menghimpun data kepegawaian
4. Menelaah regulasi serta petunjuk pelaksanaan dan teknis pengelolaan kepegawaian yang masih berlaku
5. menyelia pengelolaan administrasi kepegawaian 6. Mengidentifikasi dan menganalisa kebutuhan aset SKPD 7. Menginventarisir barang yang masuk aset
Menyiapkan bahan pengoordinasian pelaksanaan kebijakan teknis umum dan kepegawaian di lingkungan Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna kelancaran tugas
1. Menentukan kegiatan-kegiatan kritis yang membutuhkan koordinasi dengan unit kerja atau instansi terkait
2. Mengadakan koordinasi melalui kontak komunikasi lewat sarana media atau secara tatap muka langsung dengan pihak yang terkait
3. Mengadakan rapat koordinasi dengan bawahan atau pihak yang terkait
PEMERINTAH KOTA TEGAL
FORMULIR ANALISIS JABATAN
Jabatan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Pengadministrasi Umum
- Pengadministrasi Umum
- Pengelola Pemanfaatan Barang Milik
Daerah
- Analis Organisasi
-
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
- Sekretaris Dinas
-
4. Memberikan arahan teknis pelaksanaan tugas kepada bawahan sesuai hasil koordinasi
Melaksanakan pembinaan ketatausahaan di lingkungan Dinas berdasarkan ketentuan yang berlaku
1. Mengevaluasi penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan, kepegawaian, hukum, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip, dokumentasi, penataan organisasi dan tata laksana
2. Menyelia penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan, kepegawaian, hukum, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip, dokumentasi, penataan organisasi dan tata laksana
Melaksanakan administrasi kepegawaian di lingkungan Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku
1. Mengendalikan surat/naskah dinas yang terkait dengan urusan kepegawaian 2. Menyelia pengumpulan informasi dan data kepegawaian
3. Meneliti kelengkapan berkas yang terkait dengan urusan kepegawaian di lingkungan unit kerja
4. Menghimpun data kepegawaian
5. Melakukan penyimpanan berkas/dokumen yang terkait dengan urusan kepegawaian dan barang/perlengkapan
6. Memilah dokumen persuratan yang terkait dengan urusan kepegawaian dan barang / perlengkapan
7. Meminta rekap absen dari bagian kepegawaian 8. menyelia pengelolaan administrasi kepegawaian 9. Melaksanakan verifikasi terhadap dokumen kepegawaian
Melaksanakan pengelolaan barang milik daerah di lingkungan Dinas berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku
1. Mengidentifikasi dan menganalisa kebutuhan aset SKPD
2. Melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap barang/aset yang dimiliki 3. Mengonsultasikan hasil evaluasi pelaksanaan pengelolaan barang/aset milik daerah di
lingkungan Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang kepada pimpinan 4. Mengajukan usulan penghapusan barang/aset tetap
5. Menyelia pelaksanaan pengelolaan barang/aset milik daerah di lingkungan unit kerja
Menyiapkan bahan pembinaan keorganisasian dan tata laksana di lingkungan Dinas guna kelancaran pelaksanaan tugas
1. Memantau penyelenggaraan keorganisasian serta pelaksanaan seluruh kegiatan terkait dengan tugas pokok dan fungsi kedinasan
Menyiapkan bahan penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan pegawai berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja berdasarkan prioritas kebutuhan
1. Menyusun kekuatan pegawai Bezeeting (OPD) 2. Membuat dokumen bezetting kepegawaian 3. Merumuskan peta jabatan
4. Menyusun daftar susunan pegawai menurut jabatan 5. Menyusun daftar susunan jabatan
6. Menganalisis jabatan yang meliputi uraian jabatan, syarat jabatan dan peta jabatan serta kekuatan pegawai yang menghasilkan informasi jabatan
Melaksanakan urusan umum dan kerumahtanggaan di lingkungan Dinas sesuai dengan regulasi yang berlaku agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar
1. Menerima tamu dari instansi pemerintah atau non instansi pemerintah 2. melakukan uji coba perangkat lunak baru dan memberikan saran-saran
Menyiapkan bahan pelaksanaan advokasi hukum, kerjasama dan kehumasan di lingkungan Dinas sesuai dengan regulasi dan ketentuan yang berlaku
1. Membuat konsep MoU / Perjanjian Kerjasama 2. Mempelajari regulasi dan peraturan yang berlaku
3. Menelaah regulasi yang berlaku terkait pelaksanaan kesekretariatan 4. Menelaah regulasi penyelenggaraan pengelolaan pengaduan masyarakat
5. Menelaah regulasi serta petunjuk pelaksanaan dan teknis pengelolaan kepegawaian yang masih berlaku
6. Memberikan pelayanan dan menerima pengaduan
7. Memproses aduan masyarakat kepada pihak yang berwenang menangani 8. Menyelia pelaksanaan kegiatan pengelolaan pengaduan masyarakat 9. Melayani konsultasi pengaduan
10. Mengikuti rapat pimpinan yang berkaitan dengan pelayanan informasi dan kehumasan
Melaksanakan pengelolaan kearsipan, dan dokumen di lingkungan Dinas berdasarkan ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas
1. Melakukan pemeliharaan arsip 2. Melaksanakan alih media arsip dinamis 3. Melaksanakan pengarsipan dokumen 4. Menyusun arsip aktif
5. Mencari/menemukan kembali arsip surat pada saat dibutuhkan 6. Menyelia pengarsipan surat atau naskah dinas masuk dan keluar 7. melakukan unggah dokumen ke aplikasi digital
Melaksanakan pemantauan evaluasi dan pelaporan sesuai ruang lingkup tugasnya
1. Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan di lingkungan unit kerja 2. Mengidentifikasi kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan rencana kegiatan 3. Melaksanakan penilaian terhadap kinerja bawahan
4. Memberikan arahan sesuai hasil penilaian kinerja 5. Melaporkan hasil penilaian kinerja kepada atasan
Menyusun rencana kegiatan dan program kerja berdasarkan rencana operasional kerja Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang serta petunjuk pimpinan sebagai pedoman pelaksanaan tugas
1. Menelaah rencana operasional Sekretariat
2. Mengidentifikasi kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan dalam rencana kerja 3. Menyusun detail rencana pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan 4. Menetapkan rencana kegiatan setelah mendapat persetujuan dari atasan
Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas pokok dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
1. Menjabarkan rencana kegiatan menjadi kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan 2. Mengklasifikasi kegiatan berdasarkan tugas pokok dan tanggung jawab bawahan 3. Mendelegasikan tugas kepada bawahan
4. Menentukan target waktu penyelesaian untuk pelaksanaan tugas
Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar
1. Menjelaskan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh bawahan 2. Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan
3. Menganalisis permasalahan dengan atasan untuk menentukan solusi terbaik 4. Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami.
Menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan SOP, peraturan dan perundang-undangan untuk mencapai target kinerja yang diharapkan
1. Menentukan jadwal penyeliaan tugas bawahan 2. Menentukan standar kualitas dan kuantitas hasil kerja
3. Mengidentifikasi permasalahan/kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan
4. Membuat koreksi pada hasil kerja bawahan
Merencanakan usulan penghapusan barang / aset sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku agar pengadministrasian aset terlaksana dengan baik
1. Menginventarisir barang yang masuk aset 2. Mengonsep kebutuhan sarana dan prasarana 3. Mendata aset yang masuk dalam rencana penghapusan 4. Mengajukan usulan penghapusan barang
Menyusun konsep perencanaan pengembangan pegawai sesuai dengan ketentuan dan regulasi yang berlaku sehingga mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan sumber daya manusia di lingkungan Dinas
1. Menyelia pengumpulan informasi dan data kepegawaian 2. Menelaah informasi dan data yang telah terkumpul 3. Menyusun konsep perencanaan pengembangan pegawai 4. Mengomunikasikan hasil penyusunan kepada pimpinan
Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dengan cara membandingkan antara rencana dengan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh bawahan sebagai bahan evaluasi capaian kinerja bawahan terhadap pelaksanaan tugas
1. Mempelajari Sasaran Kerja Pegawai (SKP) 2. Mempelajari laporan pelaksanaan tugas bawahan
3. Mengidentifikasi kesesuaian pelaksanaan tugas bawahan dengan rencana kerja 4. Melaksanakan penilaian terhadap kinerja bawahan
5. Memberikan arahan sesuai hasil penilaian kinerja 6. Melaporkan hasil penilaian kinerja kepada atasan
Menyusun laporan pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja
1. Mengkaji laporan capaian pelaksanaan kegiatan di lingkungan unit kerja 2. Mengidentifikasi kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan rencana kegiatan 3. Menyusun laporan pelaksanaan tugas
4. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada pimpinan
7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1 Surat Masuk Untuk pedoman pelaksanaan tugas
2 Disposisi Atasan Untuk pedoman pelaksanaan tugas.
3 Data-data terkait Untuk penatausahaan persuratan, kepegawaian dan barang
4 Dokumen Untuk pedoman pelaksanaan tugas
5 Buku Untuk mencukupi kebutuhan administrasi
6 Referensi Untuk mencukupi kebutuhan administrasi
7 Peraturan Untuk pedoman pelaksanaan tugas
8 Tinta Untuk mencukupi kebutuhan administrasi
9 Kertas Untuk mencukupi kebutuhan administrasi
10 RENSTRA Untuk pegangan operasional pelaksanaan tugas
11 Tupoksi Untuk pedoman pelaksanaan tugas
12 SOP Untuk pegangan operasional pelaksanaan tugas
8. Perangkat/Alat Kerja :
No Alat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1 Komputer dan perangkatnya -
1 Koneksi Internet -
1 Kendaraan Dinas -
1 Ruangan -
1 ATK -
1 Lemari Arsip -
1 Telepon -
1 Lemari Barang -
9. Hasil Kerja :
No Hasil Satuan
1 Terlaksananya pengelolaan kearsipan dan dokumen di lingkungan Dinas dengan baik Kegiatan
2 Laporan pelaksanaan tugas Laporan
3 Nilai kinerja bawahan Dokumen
4 Dokumen konsep perencanaan pengembangan pegawai Dokumen
5 Dokumen usulan penghapusan barang Dokumen
6 Catatan permasalahan dan koreksi hasil kerja bawahan Data
7 Terlaksananya tugas bawahan sesuai tugas pokok dan tanggung jawab Kegiatan
8 Terdistribusikannya tugas sesuai rencana kegiatan Kegiatan
9 Rencana kegiatan Dokumen
10 Terselenggaranya pelaksanaan kegiatan sesuai rencana kegiatan Kegiatan
11 Dokumen bezetting kepegawaian Dokumen
12 Terlaksananya advokasi hukum, kerjasama dan kehumasan di lingkungan Dinas Kegiatan
13 Terselenggaranya urusan umum dan kerumahtanggaan di lingkungan Dinas Kegiatan
14 Bahan penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan pegawai Dokumen
15 Bahan perumusan kebijakan Dokumen
16 Terselenggaranya kegiatan pengelolaan barang milik daerah dengan baik Kegiatan
17 Terselenggaranya kegiatan kepegawaian dengan tertib Kegiatan
18 Terlaksananya tugas bawahan sesuai tugas pokok dan tanggung jawab; Kegiatan
19 Sinkronisasi dan kelancaran pelaksanaan tugas Kegiatan
20 Nilai kinerja bawahan Dokumen
21 Data kepegawaian Data
22 Laporan Pelaksanaan Tugas Laporan
23 Data kebutuhan aset Data
24 Data barang masuk Data
10. Tanggung Jawab :
1) Ketepatan rencana kegiatan;
2) Kesesuaian teknis pelaksanaan koordinasi;
3) Ketepatan distribusi tugas bawahan;
4) Kualitas pelaksanaan tugas bawahan;
5) Keefektifan pelaksanaan tugas bawahan;
6) Kebenaran bahan perumusan kebijakan teknis;
7) Ketepatan bahan perumusan rencana anggaran belanja langsung dan tidak langsung;
8) Kemudahan masyarakat dalam mengakses;
9) Kesesuaian daftar inventaris aset;
10) Keamanan data dan kelancaran proses administrasi;
11) Ketepatan bahan penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan pegawai;
12) Ketepatan perencanaan pengembangan pegawai;
13) Kesesuaian nilai kinerja bawahan;
14) Kebenaran laporan pelaksanaan tugas;
15) Kesesuaian pelaksanaan tugas kedinasan lain.
'
11. Wewenang :
1) Merumuskan bahan penyusunan rencana kegiatan;
2) Menentukan teknis pelaksanaan koordinasi;
3) Menentukan teknis pendistribusian tugas kepada bawahan;
4) Menentukan teknis pelaksanaan tugas bawahan;
5) Menyelia pelaksana tugas bawahan;
6) Merumuskan bahan perumusan kebijakan teknis;
7) Mengonsep bahan perumusan rencana anggaran belanja langsung dan tidak langsung;
8) Merumuskan data dan status alat;
9) Merumuskan daftar invetaris aset;
10) Merumuskan data kepegawaian;
11) Meminta data informasi kebutuhan jumlah dan jenis jabatan pegawai;
12) Meminta informasi dan data kepegawaian;
13) Memberikan penilaian kinerja bawahan;
14) Merumuskan bahan laporan pelaksanaan tugas bawahan;
15) Menolak pelaksanaan tugas lain yang bersifat non kedinasan.
12. Korelasi Jabatan :
No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1 Kepala Dinas DPUPR hubungan struktural
2 Sekretaris DPUPR hubungan struktural
3 Pejabat struktural dan staf lainnya DPUPR hubungan koordinasi
4 Bawahan dan staf DPUPR hubungan perintah dan pelaksanaan tugas
13. Kondisi Lingkungan Kerja :
No Aspek Keterangan
1 Tempat kerja Nyaman
2 Suhu Dingin dengan perubahan
3 Udara Kering
4 Keadaan ruangan Tertutup
5 Letak Lingkup Kerja Perangkat Daerah
6 Penerangan Terang
7 Suara Agak bising
8 Keadaan tempat kerja Bersih
9 Getaran Sedikit
14. Resiko Bahaya :
No Bahaya Fisik/Mental Penyebab
1 Bertanggungjawab dalam pelaksanaan tugas dan segal -
15. Syarat Jabatan :
Pangkat, Gol/ruang : III/c (Penata) Jenjang minimal : S1
Jurusan : -
Pelatihan Fungsional : -
Pelatihan Teknis : Diklat Kepegawaian
Pengalaman Kerja : Melaksanakan tugas sub bagian umum dan kepegawaian
Pengetahuan Kerja : 1. Administrasi Pemerintahan Daerah 2. Administrasi Perkantoran 3. Kehumasan
4. Kelembagaan dan Ketatalaksanaan Pemerintahan 5. Kesekretariatan
6. Manajemen Konflik 7. Manajemen Pelayanan Umum 8. Manajemen Pengambilan Keputusan 9. Pelayanan Prima
10. Pengadaan Barang dan Jasa 11. Peraturan Kepegawaian 12. Perencanaan Pegawai 13. Renstra Instansi
Keterampilan Kerja : 1. Melakukan kegiatan Kehumasan 2. Melakukan Negosiasi dan Mediasi 3. Melakukan Pengawasan
4. Memberikan Pelayanan di Bidang Kepegawaian 5. Mengelola Administrasi Kepegawaian 6. Menghitung Kebutuhan Pegawai 7. Menghitung masa kerja pegawai 8. Mengelola Tata Naskah/Dokumen 9. Menglola usul mutasi pegawai 10. Mengoperasikan Internet 11. Mengoperasikan Komputer 12. Menyiapkan Informasi 13. Menyusun Analisis Jabatan 14. Menyusun Konsep
Bakat Kerja : Inteligensia Numerik Penerapan Bentuk Ketelitian Koordinasi Motor Membedakan Warna
Temperamen : D : Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan.
M : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan peraturan, pembuatan pertimbangan, atau pembuatan peraturan berdasarkan kriteria yang diukur atau yang dapat diuji.
P : Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerimaan dan pembuatan intruksi.
Minat Kerja : R : Aktifitas-aktifitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik terhadap obyek/alat/benda/mesin I : Aktifitas yang memerlukan penyelidikan observasional, simbolik dan sistematik terhadap fenomena dan kegiatan ilmiah KL : Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.
Upaya Fisik : Berdiri Berjalan Duduk Berbicara Mendengar Melihat Kondisi Fisik :
Jenis Kelamin : tidak ada syarat khusus
Umur : Tidak ada syarat khusus Tahun
Tinggi Badan : Tidak ada syarat khusus Cm
Berat Badan : Tidak ada syarat khusus Kg
Postur Badan : Tidak ada syarat khusus
Penampilan : Rapi mengikuti aturan
Fungsi Pekerja : a. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Data : D2 = Menganalisis data
b. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Orang : O3 = Menyelia
c. Tingkat Hubungan Pemegang Jabatan Dengan Benda : -
16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :
No Hasil Kerja Waktu penyelesaian (menit) Volume (setahun)
1 Terlaksananya pengelolaan kearsipan dan dokumen di lingkungan Dinas dengan baik 60 12
2 Laporan pelaksanaan tugas 60 12
3 Nilai kinerja bawahan 60 1
4 Dokumen konsep perencanaan pengembangan pegawai 60 1
5 Dokumen usulan penghapusan barang 60 1
6 Catatan permasalahan dan koreksi hasil kerja bawahan 60 12
7 Terlaksananya tugas bawahan sesuai tugas pokok dan tanggung jawab 60 12
8 Terdistribusikannya tugas sesuai rencana kegiatan 60 12
9 Rencana kegiatan 60 1
10 Terselenggaranya pelaksanaan kegiatan sesuai rencana kegiatan 60 12
11 Dokumen bezetting kepegawaian 120 5
12 Terlaksananya advokasi hukum, kerjasama dan kehumasan di lingkungan Dinas 60 12
13 Terselenggaranya urusan umum dan kerumahtanggaan di lingkungan Dinas 60 12
14 Bahan penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan pegawai 60 1
15 Bahan perumusan kebijakan 60 12
16 Terselenggaranya kegiatan pengelolaan barang milik daerah dengan baik 60 12
17 Terselenggaranya kegiatan kepegawaian dengan tertib 60 12
18 Terlaksananya tugas bawahan sesuai tugas pokok dan tanggung jawab; 60 12
19 Sinkronisasi dan kelancaran pelaksanaan tugas 60 12
20 Nilai kinerja bawahan 60 1
21 Data kepegawaian 60 60
22 Laporan Pelaksanaan Tugas 60 12
23 Data kebutuhan aset 60 12
24 Data barang masuk 60 12
17. Butir Informasi Lain : Tidak ada
