PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL MATERI KULIAH (STUDI KASUS MAHASISWA PROGRAM STUDI S-1 ILMU
PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA USU)
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam
Bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi
OLEH SITI AISYAH
140709093
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI MEDAN
2018
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Peneliti membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan peneliti dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari peneliti dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Juli 2018
Penulis Siti Aisyah NIM. 140709093
ABSTRAK
Aisyah, Siti. 2018. Pengelolaan Arsip Digital Materi Kuliah (Studi Kasus Mahasiswa Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya USU). Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.
Mahasiswa menciptakan banyak konten digital baru seperti makalah, laporan, dokumen, presentasi, artikel dan informasi lainnya mengenai materi kuliah. Oleh karena itu, penting untuk mengajukan pertanyaan tentang kesadaran, tanggung jawab, kecenderungan dan aktivitas yang dilakukan untuk tetap mempertahankan konten digital mereka. Penelitian ini bertujuan untuk mengeksplorasi kebiasaan dan praktik pengarsipan digital mengenai materi kuliah di kalangan mahasiswa aktif angkatan tahun 2014 Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya USU. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan mewawancarai 6 orang mahasiswa yang telah melakukan kegiatan pengarsipan digital di dalam laptopnya. Hasil dari penelitian ini adalah mahasiswa telah melakukan kegiatan pengelolaan file digital berkaitan dengan materi kuliah. Praktik pengelolaan mahasiswa didasarkan pada pengorganisasian file di dalam folder berdasarkan kriteria jenis dokumen dan kepentingan. Kesimpulan dari penelitian ini adalah Mahasiswa Ilmu Perpustakaan mengetahui bahwa mengelola arsip digital pribadi adalah penting, namun tidak mempraktikkannya sebagai kegiatan yang direncanakan atau rutin. Mahasiswa hanya melestarikan dan mengarsipkan file-file terpenting dan yang mereka pikir mungkin akan butuhkan kembali di masa depan.
Kata kunci: Arsip Digital Pribadi, Manajemen Informasi Pribadi.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Digital Materi Kuliah (Studi Kasus Mahasiswa S-1 Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya USU)”.
Skripsi ini diselesaikan sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos.) dalam bidang Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara.
Penulis juga tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada Ayahanda Musa Daulay dan Ibunda Suriyani beserta kakak dan abang yang senantiasa mengiringi langkah ini dengan lantunan do’a dan kasih sayang yang tiada akhir beserta dukungan yang selalu menyertai hingga terselesaikannya skripsi ini.
Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Ishak, S.S., M.Hum selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya dan selaku Pembimbingyang telah sabar membimbing, memberikan saran, petunjuk, dan dukungannya kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
3. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.P selaku Penguji I, dimana telah membantu memberikan saran serta masukan kepada penulis.
4. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si selaku Penguji II, dimana telah membantu memberikan saran serta masukan kepada penulis.
5. Seluruh Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan selama ini.
6. Serta seluruh teman-teman di Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan khususnya angkatan tahun 2014, Nurbaiti, Nur Aisyah, Hanifya Syifa, Taufik Hidayat, Yudhistira, Muhammad Rifqy dan lainnya, semoga kita semua dapat mengejar cita cita kita dan terimakasih telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Semoga Allah SWT membalas budi baik yang telah mereka berikan kepada penulis. Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak terdapat kesalahan dan kekurangan dalam penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan ini.
Penulis juga berharap skripsi ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan sebaik- baiknya untuk ilmu pengetahuan, terima kasih.
Medan, Juli 2018
Penulis Siti Aisyah NIM. 140709093
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian ... 5
1.5Ruang Lingkup Penelitian ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1 Personal Information Management (PIM) ... 7
2.1.1 Pengertian Personal Information Management ... 7
2.1.2 Aktivitas dalam Personal Information Management ... 10
2.2 Arsip Digital (Digital Archive) ... 18
2.2.1 Pengertian Arsip Digital ... 18
2.2.3 Manfaat Arsip Digital. ... 19
2.2.4 Perangkat Pendukung Arsip Digital ... 20
2.3 Pengarsipan Digital Pribadi (Personal Digital Archiving) ... 21
2.3.1 Pengertian Personal Digital Archiving ... 23
2.3.2 Koleksi Arsip Digital Pribadi ... 24
2.3.3 Kerangka Kerja Arsip Digital Pribadi ... 26
BAB III METODE PENELITIAN ... 33
3.1 Jenis Penelitian ... 33
3.2 Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian ... 33
3.3 Jenis dan Sumber Data ... 34
3.4 Instrumen Penelitian ... 34
3.5 Proses Penelitian ... 35
3.5.1 Mengidentifikasi Informan ... 35
3.5.2 Menentukan Informan ... 35
3.5.3 Mengumpulkan Data ... 40
3.5.4 Analisis Data ... 40
3.5.5 Menulis Hasil Penelitian ... 41
3.5.6 Menarik Kesimpulan ... 41
3.6 Teknik Pengumpulan Data ... 42
3.7 Keabsahan Data (Validity) ... 43
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 44
4.1 Kategori Penelitian ... 44
4.1.1 Penemuan (Finding) ... 44
4.1.2Penyimpanan dan Pengorganisasian (Keeping and Organizing)... 50
4.1.3Aktivitas Meta-level(Meta-level Activity) ... 59
a. Pemeliharaan ... 59
b. Manajemen Arus Informasi ... 64
c. Pengukuran dan Evaluasi ... 67
d. Making Sense ... 69
4.2Rangkuman Hasil Wawancara ... 71
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 74
5.1 Kesimpulan ... 74
5.2 Saran ... 75
DAFTAR PUSTAKA ... 76
LAMPIRAN ... 80
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Informan Penelitian ... 36 Tabel 4.1 Rangkuman Wawancara ... 71
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Personal Digital Archiving Framework ... 26
Gambar 4.1Penyimpanan arsip digital materi kuliah ... 52
Gambar 4.2Pengorganisasian berdasarkan Folder dan Sub Folder ... 54
Gambar 4.3Pengelompokkan file di dalam folder berdasarkan subjek... 56
Gambar 4.4Penamaan file berdasarkan informasi di dalamnya ... 57
Gambar 4.5Back up file digital di dalam flashdisk ... 61
Gambar 4.6Back up file digital di dalam layanan cloud Google Drive ... 61
DAFTAR LAMPIRAN
Lampran 1Pedoman Wawancara ... 80 Lampran 2 Transkip Wawancara ... 84 Lampran 3 Praktik Pengelolaan Arsip Digital Mahasiswa ... 112
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pengarsipan informasi pribadi merupakan isu penting yang terus menerus dikaji akhir-akhir ini. Sejak tahun 1980-an, perhatian para ahli semakin meningkat dengan banyaknya data yang dihasilkan dan digunakan oleh individu setiap hari dalam kehidupan pribadi mereka. Data tersebut berasal dari perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang berkembang pesat dan berdampak pada munculnya ledakan informasi. Perkembangan teknologi menyebabkan banyaknya informasi yang berkembang dan didukung dengan teknologi canggih seperti internet, handphone, televisi, media cetak dan sebagainya tanpa mengenal batas ruang dan waktu.
Ledakan informasi di era sekarang mengakibatkan banyaknya informasi yang ditemukan sebenarnya tidak dibutuhkan dan seseorang tidak selalu menemukan informasi yang tepat saat dibutuhkan. Setiap harinya informasi yang masuk menjadi pengetahuan individu dan apabila tidak digunakan kembali akan semakin dilupakan dan menjadi masa lalu. Untuk itu, setiap individu harus menyadari pentingnya menyimpan dan mengelola informasi pribadi yang dimilikinya khususnya dalam format elektronik.
Data yang dikelola dengan baik dapat mempermudah untuk digunakan kembali sewaktu diperlukan. Sebaliknya apabila data tidak dikelola dengan baik tentunya akan menghambat individu menggunakan informasi seperti sebelumnya.
Individu tanpa sadar telah berperan sebagai pustakawan yang bertugas mengelola,
meyimpan dan memelihara aset berharga miliknya. Masing-masing individu berperan terhadap pengorganisasian informasi pribadinya untuk kelangsungan data tersebut di masa mendatang.
Pengarsipan digital pribadi adalah perhatian bidang Manajemen Informasi Pribadi (Personal Information Management/PIM). PIM sebagai praktik dan studi tentang kegiatan seseorang dalam rangka memperoleh atau membuat, menyimpan, mengatur, memelihara, mengambil, menggunakan dan mendistribusikan informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan hidup.
PIM menempatkan penekanan khusus pada pemeliharaan koleksi informasi pribadi di mana item informasi seperti dokumen baik tercetak dan dokumen elektronik yang disimpan dapat digunakan kembali. Sedangkan pengarsipan informasi pribadi merupakan bagian dari PIM yang menekankan pada masalah pengelolaan informasi untuk jangka waktu yang panjang.
Pengarsipan digital pribadi merupakan bidang pengelolaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyajian informasi di lingkungan digital.
Arsip digital pribadi mengacu pada konten digital yang dimiliki individu dalam hal pengelolaan dan penyimpanan jangka panjang agar memudahkan proses temu kembali. Objek kajiannya termasuk bagaimana memeriksa jenis file digital yang disimpan individu, bagaimana individu berpikir tentang penghapusan dan kehilangan file, serta bagaimana arsip digital pribadi dimanfaatkan menjadi sebuah strategi dan teknik untuk menjaga agar materi digital tetap aman.
Mahasiswa adalah pencipta dan pengguna informasi digital harus menyadari pentingnya manajemen informasi pribadi dan pengarsipan digital
pribadi, keduanya sebagai dukungan terhadap kegiatan akademis. Dalam menempuh pendidikan akademik, mahasiswa menghadapi begitu banyak informasi dari berbagai sumber dan format. Informasi tersebut dapat berasal dari perpustakaan, internet dan lain-lain.
Mahasiswa menciptakan banyak konten digital baru hampir setiap hari seperti makalah, laporan, dokumen, presentasi, artikel dan informasi lainnya mengenai materi kuliah yang mungkin penting bagi mereka di masa depan.
Kegiatan ini membuat mahasiswa untuk mencari informasi terus menerus melebihi yang mereka butuhkan. Mereka menggunakan informasi itu kembali dalam kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang dan perlu untuk menyimpan beberapa item informasi yang mereka butuhkan di dalam komputer mereka. Tanpa disadari mahasiswa telah melakukan kegiatan yang mengarah kepada pengarsipan digital pribadi. Hal ini dapat dilihat dari kegiatan yang dilkukan mahasiswa dalam menambah dan mengambil informasi dari media penyimpanan koleksinya.
Mahasiswa Program StudiS-1Ilmu Perpustakaan USU merupakan objek kajian dalam penelitian ini. Mahasiswa Program StudiS-1 Ilmu Perpustakaan dipilih karena mereka dididik untuk bekerja sebagai pustakawan yang berfungsi sebagai pelayan informasi untuk mengelola dan menyimpan sumber informasi di perpustakaan agar dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Peneliti mengkhususkan objek kajian pada mahasiswa tingkat akhir yaitu angkatan tahun 2014 yang telah mendapatkan banyak informasi selama perkuliahan dan memiliki beragam pola dalam pengelolaan informasi pribadinya.
Berdasarkan pengamatan awal peneliti, Mahasiswa Program StudiS-1 Ilmu Perpustakaan angkatan tahun 2014 telah melakukan kegiatan peyimpanan file digital setiap harinya namun belum mengetahui apa sebenarnya yang dimaksud dengan kegiatan pengarsipan digital pribadi. File digital yang tersimpan di dalam komputer pribadi mahasiswa belum diatur dan dikelola dengan baik sehingga menyulitkan proses temu kembali.
Kebanyakan mahasiswa hanya menyimpan dan mengelola file yang dianggap penting dan sedang dibutuhkan saat ini dan tidak mengelola file lain di komputernya. Hal ini menyebabkan banyak tumpukan file yang tersebar pada komputer pribadinya. Mahasiswa juga merasa kesulitan menemukan informasi yang pada awalnya dinilai tidak penting dan berubah bernilai sangat penting dan benar-benar dibutuhkannya saat ini.
Mahasiswa Program StudiS-1 Ilmu Perpustakaan nantinya akan berprofesi sebagai pustakawan yang akan membantu pengguna untuk menemukan informasi secara cepat dan relevan. Penting untuk menyadari tanggung jawab, kecenderungan dan aktivitas yang dilakukan untuk mempertahankan file digital pribadi mereka. Oleh karena itu, mahasiswa harus dilengkapi dengan tanggung jawab dan keterempilan untuk mengatur konten digital, menyimpan dan melindunginya sehingga dapat digunakan kembali untuk tujuan yang diinginkan di masa mendatang.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian mendalam mengenai “Pengelolaan Arsip Digital Materi Kuliah (Studi
Kasus Mahasiswa Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara)”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana mahasiswa mengelola arsip digital materi kuliah dalam kegiatan akademis?
1.3Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dipaparkan diatas, maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengeksplorasi kebiasaan dan praktik pengasipan digital mengenai materi kuliah di kalangan mahasiswa aktif angkatan tahun 2014 Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya USU.
1.4 Manfaat Penelitian
Setiap penelitian pastilah mempunyai sebuah manfaat atau kegunaan.
Adapun manfaat dari penelitian ini terdiri dari manfaat akademis dan manfaat praktis, diantaranya adalah:
1. Manfaat Praktis
1) Bagi Mahasiswa, penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi mahasiswa mengenai pengelolaan dan pelestarian arsip digital mereka dalam kegiatan akademis.
2) Bagi Program Studi Ilmu Perpustakaan, penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pengembangan bidang Ilmu Perpustakaan khususnya tentang Pengarsipan Digital Pribadi.
3) Bagi kepentingan ilmiah, penelitian ini dapat digunakan sebagai inspirasi penelitian lebih lanjut tentang hal-hal yang belum terungkap dalam penelitian ini mengenai Arsip Digital Pribadi.
2. Manfaat Teoritis
1) Bagi peneliti, penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan dan mengembangkan daya pikir intelektual serta pengetahuan dengan melakukan penelitian langsung tentang kegiatan pengarsipan digital pribadi.
1.5 Ruang Lingkup
Sesuaidengan kemampuan penelitidalamhalpemikiranserta materi, untukitu penelitimambatasi objek penelitian ini berdasarkan teori Personal Information Management (PIM) oleh William Jones (2008) terdiri darifinding, keeping and organizing, maintaining, managing privacy and the flow of information, measuring and evaluating danmaking sense.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Personal Information Management (Manajemen Informasi Pribadi) 2.1.1 Pengertian Personal Information Management (PIM)
Personal Information Management (PIM) akhir-akhir ini menjadi isu yang menarik untuk dikaji para peneliti professional seiring dengan terus berkembangnya Teknologi Informasi (TI) yang membawa perubahan besar dalam kehidupan masyarakat. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya informasi yang diciptakan dan diterima individu setiap harinya melalui berbagai media baik tercetak dan elektronik.
Jones & Teevan (2007,10) mengungkapkan bahwa “Informasi pribadi adalah informasi yang dimiliki masing-masing individu”. Informasi pribadi disimpan seseorang secara langsung ataupun tidak langsung dibawah pengawasannya.
Yusup (2010) menjelaskan bahwa informasi disini berkaitan dengan
“Segala jenis data, fakta maupun keterangan yang banyak berhubungan dengan tugas-tugas akademik mahasiswa yang bersangkutan sebagai seorang yang melakukan proses kehidupan menjadi seorang mahasiswa.
Lebih lanjut informasi merupakan sebuah rekaman fenomena yang diamati atau berupa keputusan-keputusan yang dibuat”.
Pengelolaan informasi pribadi yang disimpan oleh individu memiliki skill and knowledge yaitu salah satunya menggunakan Manajemen Informasi Pribadi (Personal Information Management).
Personal Information Management pertama kali dicetuskan pada tahun 1980-an oleh Landscale ditengah kegembiraan masyarakat dalam menggunakan
komputer sehingga semakin meningkatnya data yang diproduksi dan digunakan individu dalam kehidupan pribadi mereka. Personal Information Management menghadirkan sebuah konsep strategi pengelolaan informasi yang dapat membantu individu untuk mengelola informasinya.
Menurut Landsdale (1988,55) mendefinisikan bahwa “Personal Information Management sebagai metode dan prosedur yang kita pegang, kategorikan dan dapatkan kembali informasi pada hari demi hari”.
Pengertian lain dari Boardman (2004,13) mengatakan bahwa “Personal Information Management digambarkan dari pandangan manajemen informasi tradisional-informasi itu disimpan dan dapat ditemu kembali pada kemudian hari”
Sedangkan menurut Jones (2008,5) menjelaskan bahwa:
“Manajemen Informasi Pribadi (Personal Information Management) mengacu pada praktik dan studi tentang kegiatan yang dilakukan seseorang untuk memperoleh atau membuat, menyimpan, mengatur, memelihara, mengambil, menggunakan, dan mendistribusikan informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi banyak peran dan tanggung jawab kehidupan (sebagai orang tua, pasangan, teman, karyawan, anggota komunitas, dll.). PIM menempatkan penekanan khusus di mana item informasi, seperti dokumen kertas, dokumen elektronik, pesan email, catatan tulisan tangan, dll., disimpan untuk digunakan dan digunakan kembali nanti”.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas, dapat diketahui bahwa PIM menekankan pada sebuah metode untuk memperoleh informasi, mengorganisasikan, menyimpan dan memelihara informasi yang dimiliki individu agar lebih mudah ditemu kembali sewaktu diperlukan di masa depan. PIM sangat bermanfaat bagi setiap individu untuk memastikah bahwa seseorang selalu memiliki informasi yang tepat, dalam bentuk yang tepat, kelengkapan dan kualitas yang memadai untuk memenuhi kebutuhan seseorang.
Sari (2012) menjelaskan bahwa:
“Konsep Personal Information Management dalam kehidupan keseharian difokuskan bagaimana menyimpan informasi dan menemukan informasi tersebut secara efektif. Konsep Personal Information Management dapat memberikan kemudahan dalam mengorganisasikan informasi pribadi dalam menyelesaikan tugas di dalam kehidupan sehari-hari”.
Salah satu kebaikan Personal Information Management adalah bagaimana seseorang mendapatkan informasi yang tepat, tempat yang benar, dalam bentuk yang benar, dengan kualitas yang benar pula.
Hayes (2012) menjelaskan lebih lanjut bahwa “Personal Information Management akan membentuk kecerdasan pada manusia khususnya berdampak pada kecerdasan buatan manusia (artificial intelligence)”.
Dalam prosesnya, individu berinteraksi dengan tempat penyimpanan yang melibatkan memory kerja pada otak. Pada memori kerja ini informasi diolah, dikelompokan dan diberi label penamaan. Memori manusia bersifat terbatas dan dibutuhkan media penyimpanan untuk menampung informasi yang didapatkan sebelumnya melalui media penyimpanan untuk menampung informasi.
Personal Information Management dapat dianalisis melalui interaksi seseorang melalui item informasi yang dimilikinya di dalam Ruang Informasi Pribadi (Personal Space Information/ PSI).
Jones (2008,44) mengemukakan bahwa:
“PSI mencakup informasi yang orang ingin tahu tentang dan kontrol tetapi di bawah kendali orang lain termasuk informasi tentang apa yang orang disimpan, informasi di ruang publik, seperti perpustakaan lokal atau web, yang mungkin relevan dengan orang tersebut.”
PSI didefinisikan sebanyak apa yang kita ingin dapat lakukan seperti apa yang saat ini dapat kita lakukan. Individu dapat mengontrol siapa yang dapat
melihat informasi ini, berapa lama disimpan dan seberapa mudah untuk memperbaiki atau memperbarui. Setiap individu hanya memiliki satu PSI. Secara umum PSI mencakup semua item informasi yang dimiliki seseorang seperti dokumen kertas, dokumen elektronik, dan file lain yang disimpan dan dijaga seseorang didalam komputer pribadinya.
2.1.2 Aktivitas dalam Personal Information Management (PIM)
Jones& Teevan (2008) dalam bukunya Keeping Found Things Found menjelaskan aktivitas dalam PIM terdiri dari 3 bagian utama yakni penemuan (finding), penyimpanan (keeping), dantingkatan meta (meta – level). Berikut adalah penjelasan dari ketiga komponen tersebut:
1. Finding
Finding merupakan kegiatan penemuan informasi untuk memenuhi kebutuhan. Proses ditemukannya informasi terjadi pada ruang informasi yang luas dan terintegrasi dengan ruang informasi pribadi. Oleh karena itu, kegiatan finding dapat dilakukan pada dua ruang yaitu penemuan informasi pada ruang informasi yang pernah di temukan (re-finding) dan pada ruang informasi yang baru (new - finding).
a. Informasi yang pernah ditemukan (re-finding) pada penyimpanan umum(public store)dan penyimpanan pribadi (privatestore).
Informasi yang pernah di temukan (re-finding)adalah penemuan informasi yang terjadi pada ruang informasi atau pada informasi yang sudah pernah di kunjungi. Dalam re-finding itu sendiri di bedakan lagi berdasarkan sumber penemuannya yaitu penemuan kembali pada penyimpanan umum
(re-finding in public store) dan penemuan kembali pada penyimpanan pribadi (refinding in private store).Penemuan kembali pada penyimpanan umum (re-finding in public store)merupakan kegiatan seseorang dalam menemukan informasi yang pernah di lihat sebelumnya yang dilakukan atau di temukan di tempat penyimpanan umum. Yang dimaksud public store disini adalah seperti website, perpustakaan dsb, sedangkan penemuan kembali pada penyimpanan pribadi (re- finding in private store) ini terjadi karena adanya fenomena informasi overload yang membawa dampak pada perilaku penumpukan terhadap informasi yang baru ditemukan.
b. Informasi yang baru ditemukan (new-finding) pada penyimpanan umum(public store) dan penyimpanan pribadi (private store)
Informasi yang baru ditemukan (new-finding) merupakan kegiatan penemuan informasi baru, artinya tidak ada ingatan sebelumnya dari informasi yang ditemukan.Kegiatan penemuan informasi baru lebihmembutuhkan usaha keras dalam menemukan informasi daripada ketika menemukan informasi pada penemuan kembali informasi yang pernah di temukan sebelumnya (re-finding). Dalam informasi yang baru ditemukan (new-finding) juga dibedakan berdasarkan tempat penemuannya yaitu, penemuan pada penyimpanan umum (new-finding in public store) dan penemuan pada penyimpanan pribadi (new- finding inprivate store). Aktifitas penemuan informasi pada penyimpanan umum (new-finding in publicstore) dapat dilakukan dengan menggunakan kata, istilah atau daftar istilah yang berfungsi sebagai query/perintah dalam
melakukan penemuan informasi. Kata atau istilah ini berasal dari ruang informasi pribadi seseorang dan akan disimpan dalam ruang informasi pribadi tersebut sebagai penanda atau daftar kata dalam pencarian, sehingga nantinya kata-kata tersebut digunakan untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Sedangkan aktifitas penemuan informasi pada penyimpanan pribadi (new finding in privat store).Fenomena information overload terkadang membuat seseorang sering tidak menyadari informasi apa sajayang dia miliki dan ketika dilakukan pemaggilan informasi, seseorang sering terkejut dengan informasi yang telah dimilikinya.
Sehingga individu menganggap banyak informasi yang baru di temukan saat mencarinya. Jadi,dapat disebut penemuan informasi baru pada tempat informasipribadinya.
Bates dalam Jones (2008) menjelaskan bahwa terdapat tiga teknik umum dalam finding. Tiga teknik umum itu adalah sebagai berikut:
a. Browsing
Browsing merupakan kegiatan penelusuran informasi yang dilakukan seseorang ketika ia tidak memiliki pemikiran atas kata kunci yang jelas tentang apa yang hendak ia cari.
b. Linking Occupies
Kata kunci dapat menghubungkan informasi yang ingin dapat segera ditemukan dengan apa yang ia cari. Oleh karena itu, informasi dapat segera ditemukan apabila kata kunci yang diketikkan pada alat penelusuran tepat. Kata kunci yang tepat tersebut dapat digunakan sebagai link untuk memanggil kembali informasi yang sama.
c. Directed Searching
Directed Searchingatau pencarian langsung ini berada di posisi tengah antara Menjeajah (Browsing) dan Menghubungkan (Link).Dalam directed searching, penggunaan kata kunci yang spesifik dapat membantu seseorang dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dalam ruang informasi yang luas. Untuk itu, teknik yang dapat digunakan dalam teknik ini adalah membaca cepat (scan). Directed
searching merupakan suatu kegiatan yang melibatkan sebagian besar recall dan juga recognation.
2. Keeping and Organizing
Dalam kehidupan sehari-hari, individumenciptakan file dan mencoba untuk menentukan apa yang harus mereka lakukan dengan file tersebut. Individu harus mencocokkan kembali informasi yang telah ia dapatkan dengan kebutuhan yang diharapkan. Keputusan dan tindakan yang akan dilakukan seseorang tersebut adalah proses penyimpanan dan pengelolaan informasi.
Penyimpanan (keeping) adalah membuat keputusan dan tindakan berkaitan dengan item informasi terbaru dengan mempertimbangkan bahwa dampak kemungkinan item akan ditemukan lagi kemudian sedangkan pengorganisasian (organizing) adalah membuat keputusan dan tindakan yang berkaitan pada pemilihan dan penerapan sebuah rencana dari pengorganisasian dan perwakilan dari sebuah koleksi item informasi.
Keeping dan organizing merupakan dua istilah yang berbeda namun saling terkait. Keeping bermakna meletakkan file pada media penyimpanan dan orginizing merupakanaktifitas yang memutuskan dimana file di letakkandan di beri nama apa. Fokus kegiatan penyimpanan hanya pada sebuah file tunggal sedangkan fokus kegiatan pengorganisasian hanya pada sebuah koleksi informasi pribadi. Kegiatan penyimpanan dicetuskan sebagai kegiatan yang terjadi berdasarkan alur kejadian yang tepat pada hari-hari tertentu. Kegiatan pengorganisasian jarang dicetuskan dengan kegiatan pada hari-hari tertentu.
Berikut ini hal-hal yang perlu ditemukan dalam penyimpanan:
a. Kegunaan Informasi
Dalam melakukan kegiatan penyimpanan hal penting yang perlu dipertimbangkan adalah mengapa file tersebut pelu disimpan dan bagaimana relevansinya dengan kebutuhan. File tersebut memang benar-benar akan dibutuhkan dan digunakan kembali.
b. Model Penyimpanan Informasi
Pengorganisasian adalah membuat keputusan dan tindakan berkaitan pada pemilihan dan penetapan sebuah rencana dari pengorganisasian dan perwakilan sebuah koleksi item informasi. Keputusan tersebut dapat berupa bagaimana seharusnya item koleksi tersebut dinamai, apakah kumpulan item koleksi tersebut berguna dan membantu untuk membedakan item koleksi, bagaimana seharusnya item koleksi tersebut dikelompokkan baik dalam tumpukan maupun folder.
c. Tempat Penyimpanan Informasi
Penyimpanan dilakukan dengan dibarengi dengan pengelolaan file akan menghasilkan sebuah gambaran ruang penyimpanan. Dalam melakukan kegiatan pengarsipan digital pribadi, media utama yang paling banyak digunakan adalah komputer pribadi. Penyimpanan tanpa pengorganisasian akan menimbulkan masalah dalam temu balik informasi. Apabila pengorganisasian baik maka akan dihasilkan sebuah penyimpanan yang baik.
3. Meta-level activity a. Maintaining
Kegiatan pemeliharaan termasuk back-up informasi, meng-update dan transformasi format untuk pelestarian jangka pendek dan jangka panjang.
Jones (2008) menguraikan aktivitas pemeliharaan informasi dibagi menjadi tiga bagian yaitu:
1. Maintaining for now (Pemeliharaaan saat ini)
Pemeliharaan untuk saat ini terkait dengan masalah-masalah sebagai cara terbaik untuk membuat cadangan hard drive komputer dan perangkat penyimpanan lainnya. Pemeliharaan saat ini memfokuskan pada bagaimana file untuk digunakan saat ini seperti bagaimana memelihara media penyimpanan, bagaimana menangani backup, dan bagaimana cara memindahkan file lama keluar secara berkala sehingga fokusnya dapat berada di file saat ini. Mem-backuphard disk dari PC atau komputer adalah salah satu bagian dari jawaban pemeliharaan informasi digital. Selain itu pemeliharaan juga dapat dilakukan dengan cara menghapus file yang sudah tidak disimpan dan memindahkan informasi ke wilayah yang lain. Terakhir adalah dengan cara sinkronisasi, update dan memperbaiki.
2. Maintaining for later (Pemeliharaan mendatang)
Memelihara file untuk 10, 20, atau 30 tahun mendatang mengharuskan kita memikirkan masalah jangka panjang sebagai format yang dapat kita percayai untuk digali dan didukung puluhan tahun dari sekarang.
Maksud dari penyimpanan yang akan datang adalah bukan menyimpan file pada masa mendatang akan tetapi menyimpan file saat ini untuk digunakan pada masa yang akan datang. Pemeliharaan file jangka panjang lebih membutuhkan perhatian khusus dan berbagai pertimbangan terutama pada komputer dan perangkat lunak untuk menyimpan yang terus mengalami perkembangan sehingga harus diperbarui kembali (upadate software) dan berbagai resiko yang harus dihadapi seperti bencana dan kerusakan file.
3. Maintaining for our lives and beyond(Pemeliharaan untuk kehidupan kita dan seterusnya)
Setiap individu yang memiliki sebuah rumah informasi atau arsip harus memikirkan siapa yang berhak memiliki akses ke informasi ketika individu itu sendiri pergi atau meninggal. File disebut sebagai warisan tidak hanya bagi seseorang tetapi juga bagi orang lain yang mendapatkan informasi dari ruang penyimpanan tersebut.
b. Managing privacy and the flow of information
Manajemen arus informasi merupakan kegiatan dimana seseorang mengelola arus informasi masuk dan informasi keluar dalam kehidupan pribadinya. Manajemen arus informasi dibagi menjadi dua bagian yaitu mengelola arus informasi masuk dan mengelola arus informasi keluar.
1. Mengelola Arus Informasi Masuk
Saat ini informasi semakin berkembang pesat. Informasi dapat diperoleh dari manapun dan kapanpun. Hal ini menyebabkan banyak sekali informasi yang masuk dalam kehidupan seseorang. Dalam beberapa kasus, seringkali informasi yang masuk juga tidak sesuai dengan kebutuhan seseorang maupun tidak ada kaitannya dengan tugas atau pekerjaan. Mengelola arus informasi yang masuk dilakukan dengan berfokus pada saluran informasi, hubungan strategi dengan penyeleksiannya, dan bagaimana memproses informasi tersebut.
2. Mengelola arus informasi keluar, tolak ukurnya adalah pada individu.
Ketika individu mengirimkan pesan, mengerjakan sesuatu hal, melakukan aktifitas, menulis di website, dokumen pribadi dan setiap langkah yang diambil, secara tidak sengaja berpotensi memberikan informasi tentang diri individu kepada orang lain. Banyaknya aktivitas individu yang terekam dalam berbagai macam media dapat mempengaruhi privasi atau ruang pribadi individu. Pengelolaan arus informasi yang keluar dapat dilakukan dengan cara memperhatikan untuk apa dan untuk siapa informasi tersebut. Jadi yang harus di
perhatikan dalam mengelola informasi keluar adalah urgensi informasi, piranti digital dan privasi untuk keamanan.
c. Measuring and evaluating
Secara umum measuringandevaluating (mengukur dam mengevaluasi) merupakan bagian dari tahap penyelidikan dan mengumpulan data yang meliputi observasi bersifat subyektif dan kualitatif. Kegiatan evaluasi digunakan untuk melihat keberhasilan elemen-elemen dari praktek PIM. Kegiatan measuring and evaluatingmerupakan dua hal yang termasuk ke dalam PIM activities, karena dua langkah tersebut akan membantu seseorang dalam pengambilan keputusan.
• Pengukuran dan Pertimbangan
Elemen-elemen praktik PIM harus bisa digunakan. Konsep-konsep kunci kegunaan seperti yang ditetapkan oleh International Organization (ISO document 9241) adalah sebagai berikut :
1) Efektivitas 2) Efisiensi 3) Kepuasan.
• Saran untuk mengevaluasi
Terdapat dua poin penting sebagai pertimbangan sebelum melakukan evaluasi yaitu mengkondisikan tempat untuk mengevaluasi dan mengevaluasi di beberapa poin dalam satu waktu.
d. Making sense
Making-sense dicetuskan oleh Brenda Dervin pada tahun 1972. Penelitian mengenai making-senseini awalnya dilakukan untuk mengetahui kebutuhan
informasi, pencarian dan penggunaan informasi secara komunikatif. Making- sensedapat didiskusikan sebagai hasil (hal-hal yang dapat dimengerti) dan aktivitas. Making-senseadalah bagian dari aktivitas PIM atau integral dari semua kegiatan PIM yang melibatkan kegiatan untuk menyimpan, menemukan, mengorganisasikan, memelihara, mengelola arus informasi, dan mengukur serta mengevaluasi. Making-sensedidiskusikan sebagai aktivitas PIM adalah haknya sendiri karena:
1. Dukungan untuk making sense sering diabaikan - terutama dalam transisi dari informasi berbasis kertas ke digital.
2. Dukungan langsung untuk making sense sebagai suatu kegiatan dapat menghasilkan keuntungan di semua aktivitas PIM lainnya.Making sense adalah aktivitas meta-level yang lebih dilakukan untuk perspektif lebih luas - lebih baik untuk memahami kumpulan informasi dan bukan satu item; lebih baik untuk memahami kumpulan kebutuhan, yang berkaitan dengan proyek atau peran, daripada satu kebutuhan.
2.2 Arsip Digital (Digital Archive)
2.2.2 Pengertian Arsip Digital (Digital Archive)
Arsip elektronik atau biasanya juga disebut dengan arsip digital adalah kumpulan data yang disimpan ke dalam bentuk digital.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 2 menyatakan bahwa:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga daerah, pemerintahan
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Sedangkan dalam Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektonik menyatakan bahwa:
“Istilah arsip dikenal sebagai dokumen elektronik yang didefinisikan sebagai informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal dan sejenisnya yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik”.
Pendapat lain dari Berisha (2015,154) mengungkapkan bahwa “Arsip digital adalah repositori yang menyimpan satu atau lebih koleksi objek digital dengan tujuan menyediakan akses ke informasi jangka panjang”.
Berdasarkan pengertian diatas dapat diketahui bahwa arsip digital merupakan dokumen elektonik diciptakan, digunakan dan disimpan oleh lembaga maupun individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer dengan tujuan agar dapat diakses kembali dalam jangka panjang.
2.2.3 Manfaat Arsip Digital
Rosalin (2017,228) menerangkan beberapa manfaat arsip digital yaitu:
1. Dapat meingkatkan pelayanan terhadap rekan kerja baik yang internal maupun eksternal dan penanganan arsip baik dinamis maupun arsip statis dengan cepat tanpa perlu meninggalkan meja kerja;
2. Dapat mendistribusikan arsip dengan cepat dan dapat digunakan oleh khalayak banyak dalam waktu yang sama;
3. Dapat mendistribusikan arsip dengan cepat dan dapat digunakan oleh khalayak banyak dalam waktu yang sama;
4. Dapat menjamin keakuratan data serta memudahkan dalam menyimpan arsip yang disimpan secara terpusat untuk menghindari duplikasi informasi;
5. Dapat menghemat kertas, tempat penyimpanan dan sarana prasarana serta berorientaasi menjadi paperless society;
6. Dapat memudahkan pengindeksan dan memodifikasi indeks sesuai prosedur yang telah ditetapkan organisasi serta menghemat waktu, tenaga dan biaya.
Sugiato dan Wahyono (2014) menyatakan bahwa “Manfaat penggunaan media elektronik dalam pengolahan arsip adalah kecepatan, kemudahan dan kehematan”.
Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan dokumen akan membantu proses penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian dan perawatan dokumen dimana arsip didokumentasikan dengan memanfaatkan komputer.
2.2.4 Perangkat Pendukung Arsip Digital
Menurut Rosaline (2017,235) “Pengelolaaan arsip digital pada hakikatnya adalah mengelola informasi yang terkandung didalamnya”.
Dalam pengelolaan arsip digital perlu diperhatikan kemampuan perangkat keras dan perangkat lunak yang hendak digunakan.Perangkat keras atau hardware adalah piranti yang berbentuk fisik seperti piranti elektronik, magnetik maupun mekanik. Perangkat keras pendukung pengelolaan arsip digital ini disebut dengan perangkat komputer. Komputer adalah alat digital yang menerima masukan atau input, mengelolanya berdasarkan instruksi yang diberikan, dan menghasilkan keluaran atau output.
Menurut Marshall (2011) “Komputer adalah arsip yang hidup yang dapat menyimpan semua barang digital yang kita miliki”.
Penyimpanan eksternal, layanan web, perangkat keras, elemen yang dilupakan dari lingkungan digital pribadi seseorang dapat menjadi bagian dari koleksi digital pribadi seseorang. Mengakses file digital dapat menggunakan fungsi pencarian dan utilitas dalam komputer untuk melakukan pencarian dasar tentang file digital pada komputer atau hard drive eksternal.
2.3 Pengarsipan Digital Pribadi (Personal Digital Archiving)
Cara mengatur dan melestarikan koleksi dokumen dan data pribadi telah diteliti selama beberapa dekade. Sejak tahun 1980-an, studi tentang PIM telah menerima perhatian profesional. Hal ini dapat ditandai dengan semakin meningkatnya data yang diciptakan dan digunakan oleh individu dalam kehidupan pribadi serta perkembangan teknologi penyimpanan yang bertujuan untuk membantu individu dalam mengelola koleksi pribadinya.
Menurut Boardman & Sasse (2004) mengungkapkan bahwa:
“Studi tentang Personal Information Management (PIM)telah menemukan bahwa meskipun kebanyakan orang menyimpan dan membuat cadangan file digital, hanya sedikit yang menempatkannya di dalam arsip. PIM membuat orang menyadari pentingnya praktik pengarsipan yang efektif.”
Jones (2007,39) menambahkan bahwa Personal Information Management (PIM) “berperan dalam proses belajar, dimana individu memperoleh dan mengumpulkan banyak informasi dan mengelola informasi tersebut ke dalam arsip informasi pribadi”.
Personal Digital Archieving adalah bagian penting dalam konsep pengelolaan Personal Information Management (PIM).Sesuai dengan pendapat yang dikemukakan oleh Lee and Capra (2011) yaitu:
“Hubungan antara PIM dan arsip terjadi karena semakin banyaknya item pribadi dalam format digital yang mendorong kebutuhan untuk menciptakan dan menyimpan file digital sehingga mendorong pemahaman baru tentang bagaimana mengelola item pribadi digital untuk digunakan saat ini dan bagaimana melestarikannya di masa mendatang”.
Hawkins (2013) dalam bukunya berjudul “Personal Archiving: Preserving Our Digital Heritage” menuliskan bahwa pada awalnya studi mengenai pemahaman arsip digital pribadi dilakukan dalam sebuah tim di Institut Maryland
in Technology The Humaniora (MITH) University of Maryland, College Park.
Tujuannya adalah guna memimpin eksplorasi aplikasi alat forensik digital yang dikembangkan untuk mendukung komunitas intelijen dan penegak hukum.
Kemudian pada tahun 2010, diadakan Konferensi Pengarsipan Digital Pribadilebih khusus yang diselenggarakan oleh Jeff Ubois dan Internet Arsip dan berfungsi sebagai point utama bagi orang-orang yang tertarik pada pengarsipan digitalpribadi. Konferensi ini telah memberikan pengetahuan untuk beragam pekerjaan dalam pengarsipan digital pribadi dan perkembangan bidang ilmu terkait seperti analisis platform media sosial, studi media, dan sejarah publik.
Mereka mengumpulkan peneliti, insinyur, aktivis, pengusaha, arsiparis, pustakawan, kolektor dan lain-lain. Sejak saat itu, terus dilakukan berbagai penelitian mengenai Personal Digital Archieving untuk mengatasi beberapa tantangan utama yang dihadapi individu dalam mengelola dan menyimpan file digital pribadi.
Studi yang dilakukan oleh Krtalic (2016) tentang Pengarsipan Digital Pribadi berfokus pada Mahasiswa Sosial dan Humaniora Universitas Kroasia menyimpulkan bahwa mahasiswa menyadari kebutuhan untuk secara aktif terlibat dalam melestarikan dokumen digital mereka.Berdasarkan penelitian tersebut, sebanyak 53,3% responden mengatakan mereka hanya mengelola file yang mereka anggap penting saat ini. Mahasiswa tidak mempraktikkan kegiatan pengarsipan file digital sebagai kegiatan yang direncanakan atau rutin karena mahasiswa cenderung hanya melestarikan dokumen yang kemungkinan akan mereka butuhkan lagi. Mahasiswa juga merasa kesulitan menemukan informasi
yang pada awalnya dinilai tidak penting dan berubah bernilai sangat penting dan dibutuhkan saat ini.
Individu dirasa belum menerapkan praktik pengarsipan digital pribadi miliknya dan menganggap hal ini merupakan hal yang mudah. Padahal apabila terus dibiarkan file digital pribadi akan menumpuk dan mengalami beberapa kerusakan sehingga tidak dapat dipulihkan kembali dimasa depan. Untuk itu, peran pengarsipan digital pribadi sebagai suatu strategi dalam penyimpanan jangka panjang sangat penting untuk dilakukan.
2.3.1 Pengertian Personal Digital Archiving William (2008) yang mengatakan bahwa:
“Arsip digital pribadi merujuk pada hal-hal informal, berbagai koleksi yang diperoleh, diakumulasikan dan dikelola oleh individu dalam kehidupan pribadi mereka dan menjadi milik mereka bukan institusi mereka atau tempat kerja lainnya”.
Sedangkan menurut Ubois (2013) mengemukakan bahwa:
“Pengarsipan digital pribadi tidak hanya berfokus pada silsilah data, namun juga mencakup lebih banyak hal lagi dalam kehidupan sehari-hari:
Apa yang kita tulis, dimana kita letakkan, siapa yang bertemu dengan kita, siapa yang telah berkomunikasi dengan kita, apa yang telah kita beli, dan banyak hal yang di catat secara digital dengan perincian lebih detail serta disimpan dalam arsip digital pribadi”.
Pendapat lain dikemukakan oleh Redwine (2015,1) menambahkan bahwa:
“Istilah ‘personal digital archiving’ mengacu pada bagaimana individu mengelola dan melacak file digital mereka, dimana mereka menyimpannya, dan bagaimana file-file ini diatur. Arsip pribadi adalah istilah formal dari ‘barang digital’ yang kita buat dan simpan setiap hari”.
Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa Pengarsipan Digital Pribadi merupakan suatu kegiatan untuk menyimpan, mengelola dan memelihara
file digital pribadi yang dimiliki oleh individu dengan tujuan mememudahkan temu kembali informasi dalam kehidupan sehari-hari.
Redwine (2015,7) mengatakan bahwa:
“Orang-orang melakukan kegiatan pengarsipan pribadi dikarenakanalasan yang sama, sentimental, praktis dan secara disengaja untuk menyimpan file pribadi pada berbagai lokasi yang berbeda misalnya handphone, komputer pribadi, laptop maupun layanan cloud”.
Arsip pribadi dapat disimpan secara permanen dengan bantuan beberapa alat dan lembaga penyedia layanan penyimpanan. Semakin sadar seseorang memilih, mengelola dan merawat arsip digital pribadi, semakin besar kemungkinan file dapat bertahan dari kerusakan dalam jangka panjang.
Begitupula, semakin banyak kontrol yang dimiliki seseorang akan semakin besar pula kemampuan mereka untuk menyelamatkan file yang mereka butuhkan.
2.3.2 Koleksi Arsip Digital Pribadi
Redwine (2015,11) mengungkapkan bahwa arsip digital pribadi berisi:
“File yang mewakili momen seseorang yang mungkin akan diingat selamanya sebagai kenang-kenangan atau dapat diartikan sebagai file penting yang akan dibutuhkan individu dimasa depan. Arsip pribadi dibuat oleh siapa saja dan di bentuk oleh minat dan keinginan seseorang. Isi dan karakter arsip digital pribadi beragam seperti individu yang menciptakannya”. Isi arsip digital pribadi antara lain:
• Email dan surat
• Website dan blog
• Buku harian, resep, dan tulisan lainnya
• Gambar dan seni lainnya
• Foto (dari kamera digital, smarthphone) dan album foto
• Rekaman musik video dan suara
• Output media sosial
• Riwayat pencarian internet
• Pesan teks, pesan instan
• Daftar kontak dan kalender
• Spreadsheet, presentasi dan database
• Catatan pribadi yang dibuat secara online atau diterima secara digital (laporan bank, tagihan pajak, pemeriksaan rumah)
• Catatan medis
• Kenang-kenangan (versi item digital)
• Item digital tak terduga dan lain- lain yang mungkin menjadi bagian penting bagi individu
Item dalam arsip digital pribadi dapat dibagi dan diterima dengan berbagai metode, termasuk melalui surat pos (CD, flash drive), melalui jaringan (sharing file dalam penyimpanan cloud dan Dropbox), atau diposkan ke situs web publik dan pribadi (Facebook Instagram, Blog, Youtube). Kumpulan item digital yang dimiliki seseorang didalam media penyimpanan akan menjadi koleksi digital pribadi.
Boardman (2004) mendefinisikan bahwa:
“Koleksi digital pribadi (personal digital collection) adalah sekumpulan item informasi pribadi yang dimiliki serta diatur sendiri oleh individu”.
Contoh koleksi digital pribadi yaitu:
1. Dokumen digital yang menumpuk di dalam desktop pribadi individu maupun individu dalam institusi
2. Dokumen digital di lemari arsip dan folder pengorganisasian
3. Item informasi yang pada awalnya letakkan dalam folder komputer dan kemudian diatur seiring waktu
4. Koleksi bookmark yang dikelola dalam situs referensi Web 5. Database referensi artikel.
2.3 Kerangka Kerja Arsip Digital Pribadi
Marshall (2014) membuat sebuah kerangka alur kerja pengarsipan digital pribadi berdasarkan pengembangan teori perpustakaan digital yang dipresentasikan dalam Going Digital: A Look at Assumptions Underlying Digital Libraries oleh David M. Levy and Cathrine C. Marshall (1994,77-84) seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.1 Personal Digital Archiving Framework Sumber: Marshall, 2011
Berdasarkan kerangka diatas, Marshall (2014) mengungkapkan bahwa
“kegiatan pengarsipan digital pribadi melibatkan tiga upaya yaitu koleksi digital, teknologi pengarsipan pribadi dan praktik pengelolaan arsip digital”. Berikut ini adalah penjelasan dari ketiga aspek tersebut:
a. Konten Digital (Digital Content)
Pengarsipan Digital Pribadi adalah istilah formal untuk ‘barang digital’
yang dibuat dan simpan oleh individu setiap hari.
Menurut Gabriela (2015,7) mengungkapakan bahwa “Isi dan karakter arsip digital beragam dan tergantung pada individu yang menciptakannya. Koleksi digital atau lebih lengkapnya akumulasi barang digital tidak memiliki batas atau kebijakan dalam pengadaan koleksinya”.
digital content
stewardship practies
personal archiving technology
Redwine (2015,7) mengatakan bahwa “Konten digital yang dimiliki individu terbagi atas dua kategori yaitu konten digital yang mulai lahir dalam bentuk digital dan file digital yang berfungsi sebagai pengganti bahan kertas”.
Satu file digital dapat masuk ke dalam kedua kategori. Perbedaan yang paling penting diantara keduanya adalah file pengganti barang digital dapat diciptakan kembali sedangkan barang yang lahir digital adalah file asli yang ada hanya dalam bentuk digital dan tidak dapat diciptakan kembali. Tumpang tindih antara item digital dan non-digital berarti beberapa item yang lahir digital dan didigital sering hidup berdampingan di media penyimpanan individu.
Menurut Boardman (2004,15) “Kumpulan konten digital yang dimiliki seseorang didalam media penyimpanan akan menjadi koleksi informasi pribadi”.
Koleksi digital merupakan barang-barang digital yang dimiliki individu.
Makna file digital dapat berubah, mungkin saat ini file digital yang kita miliki nampaknya tidak penting dan dapat berubah menjadi file penting seiring berjalannya waktu.
Marshall (2011,103) mengungkapkan bahwa:
“Pandangan nilai yang bertingkat menunjukkan bahwa satu koleksi pribadi mungkin memiliki beberapa manfaat strategi nilai yang berbeda untuk menjaga barang digital tetap aman. Setidaknya ada empat kategori nilai yaitu:
1. Item bernilai tinggi yang dikenal. Setiap individu memiliki item yang bernilai tinggi dan dianggap paling berharga bagi pemiliknya. Barang digital ini akan dijamin memiliki perawatan arsip lengkap. Kebanyakan strategi pengarsipan digital pribadi lebih berorietasi pada item ini 2. Sub koleksi bernilai sedang. Item yang saat ini dianggap tidak terlalu
penting namun tidak ingin dibuang oleh seseorang dikarenakan item ini akan menjadi tinggi nilai di kemudian hari.
3. Sub koleksi atau jenis media bernilai rendah. Ini adalah subkoleksi, tipe media, dan item yang nilainya lebih ambigu. Misalnya pesan email yang masuk dalam jumlah banyak atau banyaknya lagu musik yang
tersebar dimana-mana dalam media penyimpanan. Sebagian item lebih menyusahkan daripada memberi manfaat, namun mungkin nilai sebenarnya dari item tersembunyi diantara tumpukan tersebut.
4. Item kewajiban yang diketahui. Item ini adalah item yang sengaja ingin dihapus seseorang dari arsip pribadi. Penghapusan ini tidak terkait dengan nilai dari suatu item tetapi terikat dalam tanggung jawab emosional atau hukum.
Nilai suatu file digital yang dirasakan akan menentukan apakah individu akan berusaha melestarikannya dengan membuat versi cadangan dan membuat salinannya.
Hal ini sesuai dengan pendapat Jones (2007,39) bahwa Individu akan melakukan “keep this in a special place or way so that I can be sure to use this information later”.
Individu akan mencari informasi yang dibutuhkan dan membaca terlebih dahulu informasi tersebut sehingga dapat menentukan tempat untuk menyimpan informasi dan suatu saat informasi yang telah disimpan dapat digunakan kembali dimasa mendatang.
Marshall (2007) menjelaskan bahwa:
“Selain menambahkan langkah untuk membuat backup dokumen digital mereka secara umum, individu juga tidak terbiasa dengan format penyimpanan yang tersedia. Hal ini karena alat untuk menyimpan konten digital pribadi saat ini sangat banyak jumlahnya dan memilih media penyimpanan yang baik adalah strategi yang tepat untuk mengarsip file digital pribadi”.
b. Teknologi Pengarsipan Digital Pribadi
Menurut Korhonen (2013,85) “Informasi tersebar di berbagai platform dan unit seperti CD flashdisk, memori USB, situs media sosial dan lain-lain dalam berbagai jenis dan format file yang berbeda”.
Robinson & Johnson (2012,3) menambahkan bahwa:
“Individu sering tidak menyadari jumlah konten yang didapatkan dan hasilkan setiap hari. Ketika seseorang mempertimbangkan bagaimana mengelola informasi digital pribadi mereka, masalah metode dan aplikasi yang digunakan untuk pengarsipan muncul”.
Hal ini tidak hanya terlihat dalam berbagai teknologi dan gadget serbaguna yang dapat diakses untuk menghasilkan dan mengakses konten yang berbeda namun juga menyediakan berbagai macam media penyimpanan arsip dalam strategi yang berbeda seperti jejaring sosial, peralatan dan layanan cloud yang digunakan, dan berbagai pilihan lain yang dipilih individu dari setiap upaya pengarsipan digital pribadi.
Marshall (2007) mengungkapkan bahwa:
“Persyaratan pengarsipan digital pribadi berputar disekitar masalah teknologi dasar yang sama dengan pengarsipan digital lainnya yaitu bagaimana file disimpan, bagaimana mereka dapat dipertahankan dan bagaimana akses jangka panjang mungkin didukung”.
Untuk itu, penting untuk menyimpan dan mengelola konten digital dan menentukan pusat repositori penyimpanan arsip digital pribadi yang baik.
Individu harus mengetahui apa sebenarnya dasar teknologi untuk menyimpan, memelihara, dan melestarikan koleksi digital pribadinya.
Marshall (2011,104) mengungkapkan bahwa:
“Jika individu memiliki kendali atas item digital maka mudah untuk
`memigrasikan atau menyimpannya sendiri dengan cara memberikan kemampuan emulasi di masa depan. Kebijakan akses yang canggih memungkinkan individu untuk mengatakan siapa saja yang dapat memiliki akses terhadap informasi pribadinya”.
Sedangkan pendapat lain Marshall (2015) memperjelas bahwa “Komputer adalah arsip hidup yang dapat menyimpan semua barang digital dalam kehidupan individu”. Penyimpanan pada komputer disamakan dengan kapasitas memori
manusia dan dengan ekstensi, penghapusan file sama dengan keinginan seseorang untuk melupakan suatu informasi.
Namun Desiani (2006,17-18) menambahkan bahwa “Penyimpanan menggunakan media komputer tidak cukup untuk membantu menjaga konten digital berharga individu”. Menyalin konten digital menggunakan media penyimpanan lain seperti layanan cloud dan perangkat keras eksternal sangat dibutuhkan sebagai langkah pencegahan kerusakan.
Dalam beberapa terakhir, jumlah layanan yang ditawarkan untuk mengelola arsip digital pribadi semakin meledak. Beberapa perusahaan bergerak dibidang teknologi terus berinovasi menawarkan berbagai layanan yang dirancang untuk mengelola, menyimpan dan sharing file digital antara lain Dropbox, Google Document dan Google Drive.
Hal ini sesuai dengan pendapat Marshall (2015) yang mengatakan bahwa
“Individu yang meng-upload file pribadinya di berbagai layanan online ini telah menyimpan file pribadi tersebut pada komputer jarak jauh perusahaan lisensi yang menawarkan layanan tersebut”. Namun, penyimpanan layanan jarak jauh ini memiliki aturan yang harus dipatuhi masing-masing perusahaan lisensi.
Redwine (2015,17) mengungkapkan bahwa:
“Penyimpanan file digital menggunakan layanan cloud memang memiliki banyak keuntungan seperti mudah untuk diakses dimana dan kapan saja, ruang penyimpanan yang cukup besar, tidak perlu khawatir tentang peningkatan perangkat keras secara berkala dan kemungkinan kerusakan file sangat jarang terjadi namun tidak menutup kemungkinan segala risiko”.
Menurut Ashenfelder (2013,22) “Dua elemen penting yang harus diteliti sebelum memutuskan layanan backup online yaitu biaya dan kemudahan penggunaan”.
Penelitian harus dilakukan sebelum memilih layanan cloud sebagai media penyimpanan file digital untuk mengetahui layanan mana yang benar-benar memiliki rencana digital yang bagus terhadap pelestarian file digital milik penggunanya.
c. Praktik Pengelolaan Arsip Digital Pribadi Menurut Ashenfelder (2013) mengatakan bahwa:
“Pendekatan pengarsipan digital pribadi pada umumnya sama dengan pengarsipan yang dilakukan oleh institusional yaitu menemukan semua file untuk disimpan, putuskan apa yang harus disimpan, organisasikan file, dan simpan salinan di tempat yang berbeda”. Hal ini dapat diperjelas sebagai berikut:
1. Temukan semuanya untuk disimpan
Pindahkan file dari media penyimpanan, kamera, CD, disket lama, email dan lain-lain kemudian kumpulkan semuanya ke dalam satu tempat di dalam komputer.
2. Putuskan apa yang harus disimpan
Tentukan nilai kepentingan dari masing-masing file yang akan disimpan serta hapus file yang dianggap sudah tidak bernilai.
3. Organisasikan file
Tidak ada sistem pengaturan untuk kegitan pengorganisasian file.
Tujuan utama pengorganisasian file adalah memudahkan proses temu kembali. Dalam pengorganisasian file umumnya disimpan berdasarkan folder deskriptif dan nama file. Nama deskriptif dapat berupa jenis file misalnya foto dalam folder foto dan dokumen dalam folder dokumen, atau penamaan file berdasarkan tanggal, bulan atau tahun.
4. Simpan salinan di tempat yang berbeda dan kelola koleksi
File pribadi harus dicadangkan di lokasi geografis terpisah jauh dari koleksi sumber pada setidaknya dua jenis perangkat penyimpanan yang berbeda sumber agar tetap aman dan dapat diakses apabila terjadi bencana. Tidak ada frekuensi yang ditetapkan seberapa sering untuk membuat cadangan - semakin sering semakin baik. Berikut ini cara yang dapat digunakan untuk menjaga file digital dari kerusakan atau disebut juga "Aturan 3 - 2 - 1" :
• Membuat 3 salinan
• Simpan file minimal ke 2 jenis media penyimpanan yang berbeda
• Simpan 1 di lokasi yang berbeda dari tempat tinggal Anda.
Wheeler (2013,39) memberikan gambaran tentang sistem pengarsipan digital yang lebih sederhana bagi individu yang memiliki sedikit material yaitu:
“Semua konten disimpan dalam direktori berdasarkan topik umum yang luas, kemudian di sub direktori dinamai berdasarkan tanggal dan subjek yang spesifik. Semua sub direktori data dimulai dengan tanggal dalam format YYYYMMDD (tahun, bulan dan hari) sehingga disortir secara otomatis dari konten terbaru ke tertua”.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif menurut Hidayat Syah (2010) adalah “metode penelitian yang digunakan untuk menemukan pengetahuan yang seluas-luasnya terhadap objek penelitian pada suatu masa tertentu”. Penelitian deskriptif hanya menggunakan satu variabel penelitian, satu masalah dan satu objek kajian.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif. Metode penelitian kualitatif adalah salah satu metode penelitian yang bertujuan untuk mendapatkan pemahaman tentang kenyataan melalui proses berfikir induktif. Bentuk penelitian kualitatif berawal dari inkuiri naturalistik yang temuan-temuannya tidak diperoleh dari prosedur perhitungan secara statistik.
Penelitian kualitatif bertujuan mendapatkan pemahaman terhadap kenyataan sosial dari perspektif partisipan. Data dapat diperoleh dari komunikasi langsung yang hasilnya akan dilaporkan berdasarkan analisis penelitian.
3.2 Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian
Sesuai dengan judul penelitian, makal okasi penelitian pada Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya USU di Jalan Perpustakaan No.3 Kampus USUMedan. Penelitian dilakukan pada bulan April 2018.
3.3 Jenis dan Sumber Data
Jenis dan Sumber data yang diperlukan adalah:
1. Data Primer
Data primer penelitian ini adalah hasil wawancara dan pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.
2. Data Sekunder
Data sekunder yang dibutuhkan untuk memaksimalkan keberhasilan dalam penelitian, diantaranya buku, internet, jurnal, artikel yang berhubungan dengan penelitian ini.
3.4 Instrumen Penelitian
Instrumen adalah alat yang digunakan untuk memperoleh data dalam penelitian. Pada penelitian kualitatif, peneliti sebagai pengumpul data utama yang memahami secara mendalam tentang obyek yang diteliti. Adapun instrumen yang digunakandalam penelitian ini adalah dengan bentuk:
1. Pedoman Wawancara
Pedoman wawancara berisikan hal-hal pokok yang akan ditanyakan pada saat melakukan wawancara. Pedoman ini bersifat fleksibel, tidak mengikat, hanya sebagai pembuka dan mengarah pada pembicaraan.
2. Perekam Suara
Perekam suara digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan peneliti, karena catatan atau ingatan yang dimiliki masih terbatas, sehingga perlu adanya perekam suara.
3.5 Proses Penelitian
Proses penelitian sangat diperlukan untuk mengetahui tahap-tahap atau cara yang diperlukan untuk mengelola hasil yang akan didapat. Adapun proses penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah:
3.5.1 Mengidentifikasi Informan
Informan dalam penelitian ini adalah mahasiswa tahun angkatan 2014 yang masih aktif kuliah di Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya USU. Informan ini merupakan orang yang dianggap menerapkan kegiatan yang akan diteliti.
3.5.2 Menentukan Informan
Penentuan sample sumber data (informan) dilakukan dengan menggunakan teknik purposive samping. Purposive sampling adalah teknik pengambilan sample sumber data dengan pertimbangan tertentu. Dalam penelitian ini yang menjadi informan penelitian adalah orang-orang yang pilihan peneliti yang dianggap terbaik dalam memberikan informasi yang dibutuhkan kepada peneliti.
Adapun informan penelitian ini adalah mahasiswa aktif angkatan tahun 2014 Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya USU berjumlah adalah 137 orang. Karakteristik informan perlu diketahui agar peneliti mudah untuk mengklasifikasi informan yang ada. Berikut adalah karakteristik informan :
1. Mahasiswa aktif Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan yang sudah memiliki pengalaman dalam melakukan kegiatan pengarsipan digital berkaitan dengan materi kuliah.
2. Mahasiswa aktif Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan yang sudah memiliki media penyimpanan file digital berkaitan dengan materi kuliah minimal 3 tahun terakhir, khususnya komputer atau laptop serta media penyimpanan yang terhubung dengan laptop seperti flashdisk, hardisk eksternal maupun layanan cloud.
Penentuan sampel sumber data pada proposal masih bersifat sementara dan berkembang kemudian setelah peneliti di lapangan. Pada penelitian ini, jumlah informan yang direncanakan adalah sebanyak 6 (enam) orang dengan rincian 3 orang pria dan 3 orang wanita. Untuk lebih jelasnya dapat digambarkan dalam bentuk tabel sebagai berikut:
Tabel 3.1 Informan Penelitian
No Kode Informan Status
1. I1 Mahasiswa aktif angkatan tahun 2014 2. I2 Mahasiswa aktif angkatan tahun 2014 3. I3 Mahasiswa aktif angkatan tahun 2014 4. I4 Mahasiswa aktif angkatan tahun 2014 5. I5 Mahasiswa aktif angkatan tahun 2014 6. I6 Mahasiswa aktif angkatan tahun 2014
Informan pertama (I1) adalah informan yang diwawancarai disesuaikan dengan karakteristik informan, sama halnya dengan I2, I3, I4, I5, I6. Setelah itu,
peneliti meminta waktu informan untuk diwawancarai dan menjelaskan maksud serta tujuan untuk melakukan wawancara tersebut.
I1, I2, I3, I4, I5 dan I6adalah teman sekelas peneliti selama menempuh pendidikan perkuliahan di Program Studi S-1 Ilmu Perpustakaan. Peneliti dan informan sebenarnya sudah lama saling mengenal selama 4 tahun lalu sejak menempuh pendidikan akademik. Sedikit banyak peneliti telah mengetahui seluk- beluk informan karena sering melakukan pertemuan dan diskusi saat belajar dan mengerjakan tugas selama perkuliahan. Adapun informan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Informan 1 (I1)
I1adalah seorang wanita dan telah memenuhi persyaratan karakteristik informan dalam penelitian ini dikarenakan telah melakukan kegiatan pengarsipan file digital berkaitan dengan materi kuliah. Sedikit banyak I1 telah mengetahui apa yang dimaksud dengan kegiatan pengarsipan digital pribadi dan telah melakukan kegiatan tersebut sejak masih duduk di Sekolah Menengah Atas (SMA).I1telah menggunakan laptop sebagai media penyimpanan utama, menggunakan media penyimpanan eksternal seperti flashdisk dan juga menggunakan layanan penyimpanan cloud seperti Google Drive selama 4 tahun. I1 mengelola dan mengorganisasikan file digital materi kuliah didalam penyimpanan internal Local Disk (:D) dan di dalam folder ‘Semester’ serta subfolder dinamai berdasarkan nama mata kuliah.
