MANAJEMEN PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MEDAN AREA
Kertas Karya
Oleh
142201065 JUITA SIDABARIBA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2017
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Manajemen Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Universitas Medan Area
Oleh : Juita Sidabariba NIM : 142201065
Dosen Pembimbing : Dr. Jonner Hasugian, M.Si NIP : 195911221987021002 Tanda Tangan :
Tanggal :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Manajemen Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Universitas Medan Area Oleh : Juita Sidabariba
NIM : 142201065
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua Jurusan : Hotlan Siahaan,S.Sos.,M.I.Kom NIP : 1978033120050120003
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S.
NIP : 196008051987031001 Tanda Tangan :
Tanggal :
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya akhir ini dengan judul “MANAJEMEN PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MEDAN AREA” sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program studi D3 Perpustakaan.
Dalam penyusunan kertas karya ini penulis telah mendapatkan bimbingan, dorongan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terimakasih yang setulusnya kepada :
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.sos, M.I Kom, selaku Ketua Program Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Dr. Jonner Hasugian M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyusun kertas karya ini.
4. Seluruh Dosen dan Staff Pengajar Program Studi D3 Perpustakaan yang telah mendidik penulis selama masa perkuliahaan.
5. Kepada Ibu Ir. Ina Triesna Budiani, MT, selaku Kepala perpustakaan Universitas Medan Area yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melekukan observasi dalam menyusun kertas karya ini.
6. Kepada Bapak Irsyad Hanif Hutagalung, S.Sos, selaku pegawai perpustakaan Universitas Medan Area yang telah memberikan informasi tentang manajemen bahan pustaka kepada penulis.
7. Teristemewa ucapan terimakasih kepada seluruh keluarga penulis yang telah mengasihi, membimbing, mendoakan,
memberikan dukungan moral dan material selama penyelesaian studi.
8. Kepada Bebek ( Ernaria, Conny dan Safrida ) selaku sahabat dari penulis yang selalu memberikan motivasi dan dukungan dalam menyusun kertas karya ini, dan semua pihak yang terkait yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis telah berupaya dengan semaksimal mungkin dalam penyelesaian kertas karya ini, namun penulis menyadari masih banyak kelemahan baik dari segi isi maupun tata bahasa, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari pembaca demi sempurnanya kertas karya ini. Kiranya isi kertas karya ini bermanfaat dalam memperkaya khasanah ilmu pendidikan.
Medan, Juni 2017
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penelitian... ... 3
1.3 Manfaat Penulisan ... 3
1.4 Ruang Lingkup ... 3
1.5 Metode Pengumpulan Data ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 5
2.2 Manajemen Pengadaan Bahan Pustaka ... 5
2.2.1 Prinsip Dasar Pengadaan Bahan Pustaka .. 7
2.3 Jenis Bahan Pustaka ... 8
2.3.1 Karya Cetak ... 8
2.3.2 Karya Non Cetak ... 9
2.3.3 Sumber Daya Elektronik ... 9
2.4 Proses Seleksi (Pemilihan Bahan Pustaka) ... 10
2.4.1 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka ... 11
2.4.2 Pihak yang berwenang dalam pemilihan ... Bahan Pustaka ... 12
2.4.3 Evaluasi Kualitas Bahan Pustaka ... 13
2.4.4 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka ... 15
2.5 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka Cetak ... 16
2.5.1 Pembelian ... 16
2.5.2 Hadiah atau Sumbangan ... 17
2.5.3 Pertukaran ... 18
2.6 Inventarisasi ... 19
2.7 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka Sumber Daya ... Elektronik ... 20
2.7.1 Seleksi dan Evaluasi Sumber Daya Elektronik ... 20
2.7.2 Dukungan Vendor ... 22
2.7.3 Pertimbangan Lisensi untuk Sumber Daya Elektronik ... 23
2.7.4 Perhatian Akses ... 24
2.7.5 Masalah Hukum ... 24
BAB III PEMBAHASAN ... 26
3.1 Sejarah singkat Perpustakaan Medan Area ... 26
3.2 Visi, Misi dan Tujuan ... 26
3.3 Pimpinan dan Staff Perpustakaan UMA ... 27
3.4 Anggaran Perpustakaan UMA ... 28
3.5 Pihak yang melakukan Pemilihan Bahan Pustaka .... 28
3.5.1 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka ... 28
3.5.2 Pemilihan Bahan Pustaka ... 29
3.5 Proses Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan UMA ... 31
3.6.1 Pengadaan Bahan Pustaka dengan Pembelian ... 31
3.6.2 Pengadaan Bahan Pustaka Hadiah/ Sumbangan ... 34
3.6.3 Pengadaan Bahan Pustaka Pertukaran ... 36
3.6.4 Pengadaan Bahan Pustaka Terbitan Sendiri ... 37
3.6 Inventarisasi ... 39
3.7 Pengadaan Bahan Pustaka Sumbar Daya Elektronik 40 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 41
4.1 Kesimpulan ... 41
4.2 Saran ... 42 DAFTAR PUSTAKA
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perguruan tinggi sebagai salah satu institusi yang berperan memajukan pembangunan bangsa dengan sumber daya manusia yang berkualitas sangat membutuhkan sebuah sarana pusat informasi dan dokumentasi sebagai sumber belajar yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan mahasiswa. Perpustakaan perguruan tinggi sangat diperlukan untuk pendidikan, penelitian/riset, dan pengabdian masyarakat. Keberadaan perpustakaan sebagai salah satu pusat sumber informasi akademik.
Perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan akademik telah dan akan terus memainkan peran yang sangat penting dalam perkembangan suatau perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi adalah sarana penyediaan fasilitas pengajaran dan penelitian untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan civitas akademikanya yang memiliki kualitas koleksi yang memadai dan sesuai terhadap kebutuhan sehingga menimbulkan kepuasan akan kebutuhan informasi bagi pengguna.
Perpustakaan perguruan tinggi selalu berusaha menyediakan informasi ilmu pengetahuan dengan memberikan pelayanan secara cepat, mudah, dan nyaman. Perpustakaan dituntut untuk menyediakan koleksi yang mengacu kepada pemenuhan kebutuhannya. Untuk memenuhi kebutuhan pengguna dapat dilakukan melalui pengadaan bahan pustaka. Dalam pengadaan bahan pustaka dibutuhkan manajemen yang terencana dan terarah.
“Pengadaan merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi” (Sulistyo-Basuki, 1991:27). Pengadaan bahan pustaka tidak terlepas dari pembinaan koleksi yang merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis yang dilakukan perpustakaan dalam upaya meningkatkan kualitas perpustakaan dan mutu pelayanan informasi kepada pengguna.
Perpustakaan harus mampu mendukung segala kebutuhan informasi pada
bidang studi yang menjadi bidang pengadaannya.
Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bagian yang penting dalam suatu perpustakaan. Tanpa pengadaan bahan pustaka, suatu perpustakaan tidak bisa dikatakan sempurna. Untuk itu, pengadaan sangat dibutuhkan pada suatu perpustakaan karena melalui proses pengadaan kita bisa mengetahui berasal dari mana saja bahan pustaka yang dimiliki, serta berapa banyak jumlah koleksi yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.
Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bidang kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan semua jenis koleksi bahan pustaka.
Perpustakaan Universitas Medan Area adalah perpustakaan yang terdapat di lingkungan perguruan tinggi yang penggunanya adalah mahasiswa dan dosen. Dalam hal pengadaan koleksi bahan pustaka, perpustakaan sering mengalami berbagai kendala, misalnya dalam pemilihan bahan pustaka, bahan pustaka yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna, keterbatasan dana, sistem yang dilakukan perpustakaan tersebut dalam manajemen pengadaan bahan pustakanya, serta pemanfaatan koleksi dan sebagainya.
Oleh karena itu, pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi, perlu dikerjakan oleh pihak perpustakaan secara profesional agar dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dan dapat dirasakan oleh civitas akademika.
Berdasarkan uraian diatas, yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini adalah bagaimana proses pemilihan baha pustaka, apakah bahan pustaka yang diadakan tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna, apa saja kendala yang dihadapi dalam proses manajemen pengadaan bahan pustaka, bagaimana pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan Medan Area. Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan kerja pelayanan teknis yang dilakukan oleh perpustakaan untuk menyediakan informasi kepada pengguna demi tercapainya tujuan perpustakaan, yaitu mendukung, memperlancar dan meningkatkan kualitas, pelaksanaan program Tri Dharma perguruan tinggi. Hal tersebut merupakan latar belakang ketertarikan penulis untuk menulis kertas karya dengan judul
“MANAJEMEN PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MEDAN AREA”
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengetahui manajemen pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan Universitas Medan Area
2. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi oleh perpustakaan Universitas Medan Area dalam manajemen pengadaan bahan pustaka.
1.3 Manfaat Penulisan
Hasil observasi ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Bagi pihak perpustakaan, agar dapat meningkatkan pelayanan teknis perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2. Bagi para mahasiswa, agar menjadikan perpustakaan sebagai salah satu sarana pemenuhan kebutuhan informasi.
3. Bagi penulis, untuk mengetahui manajemen pengadaan bahan pustaka.
1.4 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini yaitu membahas tentang mekanisme dan prosedur pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Medan Area. Pembahasannya mencakup koleksi perpustakaan, sistem pengadaan bahan pustaka, proses seleksi bahan pustaka dan inventarisasi bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Medan Area.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan kertas karya ini penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut:
1. Observasi
Yaitu memperoleh data melalui pengamatan langsung ke perpustakaan Universitas Medan Area
2. Wawancara
Yaitu memperoleh data dengan cara melakukan tanya jawab dengan staf bagian pengadaan bahan pustaka perpustakaan Universitas Medan Area.
3. Studi Pustaka
Yaitu membaca dan memahami bahan-bahan pustaka atau literatur baik berupa buku, artikel dan lain sebagainya yang berhubungan dengan masalah yang dijadikan topik dalam penulisan kertas karya.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada pada lingkungan perguruan tinggi atau sekolah tinggi, akademi atau sekolah tinggi lainnya yang pada hakikatnya merupakan bagian integral dari suatu perguruan tinggi. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004,3),
”Perpustakaan perguruan tinggi adalah merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya”. Salah satu peran utama perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai organisasi yang berperan dalam mendistribusikan informasi kepada pengguna perpustakaan. Perpustakaan merupakan media atau jembatan yang menghubungkan antara sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang terkandung didalam koleksi perpustakaan dengan para penggunanya. Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, dan melaksanakan administrasi perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi berfungsi untuk
hal-hal yang bersifat informatif, edukatif akademik (ilmiah), dan penelitian yang dapat menunjang berjalannya Tri Dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.
2.2 Manajemen Pengadaan Bahan Pustaka
Manajemen berasal dari kata kerja to manage (bahasa Inggris) artinya mengelola, memimpin dan mengurus. Menurut Griffin, Ricky W manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas (termasuk perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian) yang diarahkan pada sumber daya organisasi (manusia, financial, fisik, dan informasi) untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien. Manajemen mempunyai pengertian yang berbeda-beda namun secara umum manajemen adalah kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah maupun praktis dengan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya berdasarkan suatu perencanaan yang telah disusun untuk mencapai suatu tujuan kerja tertentu dengan cara yang efektif dan efisien.
Manajemen pengadaan bahan pustaka berarti segala kegiatan pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan perencanaan yang matang untuk mendukung dan mencapai tujuan bersama. Pengadaan bahan pustaka secara umum mempunyai aktivitas yang kompleks seperti melakukan seleksi bahan pustaka, evaluasi kualitas bahan pustaka, pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka serta sistem yang dilakukan dalam pengadaan bahan pustaka. Aktivitas ini harus diatur secara detail dan jelas, hal ini untuk memudahkan memenuhi kebutuhan para pengguna sebagai tujuan utama. Pengadaan bahan pustaka diperlukan kemampuan manajemen yang baik agar kegiatan yang dilakukan berjalan dengan baik dan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terstruktur.
Menurut Sutarno (2006,174) bahwa pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi.
Menurut Sumantri (2002,29) bahwa Pengadaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, hendaknya koleksi harus relevan dengan minat dan kebutuhan peminjam serta lengkap dan aktual.
Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna sesuai dengan perkembangan zaman.
Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.
Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu kegiatan kerja dalam proses pengelolaan perpustakaan yang harus ditangani secara baik dan terarah.
2.2.1 Prinsip Dasar Pengadaan Bahan Pustaka
Didalam menyelenggarakan tugasnya, pustakawan pengadaan harus memahami beberapa prinsip dalam pengadaan bahan pustaka. Menurut Pangaribuan (2010,1) prinsip pengadaan bahan pustaka, yaitu:
1. Mengetahui tujuan dan fungsi perpustakaan, dan mengetahui program-program yang akan dilaksanakan perpustakaan
2. Mengetahui latar belakang para pengguna perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan akan dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari kelompok lainnya.
3. Mengetahui keberadaan pemasaran buku baik nasional maupun internasional.
4. Hendaknya personil pustakawan pengadaan bersikap netral dalam menjalankan tugasnya, tidak bersikap mendua dalam memandang para pengguna perpustakaan dan kebutuhan mereka.
5. Menerapkan azas keseimbangan dalam pengelolaan anggaran pengadaan bahan pustaka.
6. Menguasai sarana bibliografi yang digunakan dalam pemilihan bahan pustaka.
7. Memperhatikan ketentuan pemerintah dan perundang-undangan yang berkaitan dengan prosedur pengadaan barang/jasa bagi keperluan instansi pemerintah (peraturan yang saat ini berlaku adalah Keppres No. 80 tahun 2003)
8. Memelihara tertib administrasi dari seluruh kegiatan pengadaan.
Sesuai pendapat di atas ada 8 prinsip dasar pengadaan bahan pustaka, yang paling utama adalah bahan pustaka yang diadakan harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dan mengetahui keberadaan pemasaran buku nasional dan internasional. Dengan menegetahui prinsip dasar pengadaan bahan
pustaka, maka pustakawan akan lebih mudah untuk melakukan kegiatan pengadaan bahan pustaka.
2.3 Jenis Bahan Pustaka
Perpustakaan yang berhasil dalam memberikan informasi kepada para pengguna adalah perpustakaan yang berhasil menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan para pengguna. Demikian halnya dengan perpustakaan perguruan tinggi harus selalu berusaha menyajikan informasi yang sistematis.
Menurut Siregar, Belling (1992,2) menyatakan bahwa, koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi.
Dari uraian diatas dapat dinyatakan bahwa, koleksi hendaknya disesuaikan dan dikembangkan dengan kebutuhan penggunanya yang berubah dari tuntutan pemakainnya pada masa sekarang dan masa yang akan datang sehingga mutu perpustakaan tetap ada dan pelayanan bisa berjalan dengan baik.
2.3.1 Karya Cetak
Karya Cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti :
a. Buku
Buku merupakan satu kesatuan yang utuh dan yang paling umum terdapat dalam koleksi perpustakaan.
Menurut Hasugian (2011,68) bahwa buku adalah salah satu media yang dapat digunakan untuk merekam pengetahuan dan berbagai informasi lainnya. Buku juga dapat juga berfungsi sebagai sarana komunikasi (dalam arti luas baik langsung maupun tidak langsung) yang banyak digunakan berbagai kalangan maupun tingkatan masyarakat. UNESCO menyatakan bahwa sebuah buku harus memiliki jumlah halam sekurang-kurangnya 48 halaman, tidak termasuk kulit dan halaman judulnya.
b. Terbitan berseri
Terbitan berseri merupakan salah satu jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Terbitan berseri adalah bahan pustaka yang diterbitkan dalam jangka waktu tertentu.
Menurut Yulia (1995,3) bahwa terbitan berseri adalah bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dalam jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka ini adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan, dan lainya) laporan yang terbit dengan jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, triwulan dan sebagainya.
2.3.2 Karya Non Cetak
Menurut Pangaribuan (2010,2) karya non cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak tetapi dalam bentuk lain sebagai berikut:
a. Rekaman suara, yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Bahan ini sering digunakan untuk pelajaran bahasa, kedokteran, dll.
b. Gambar hidup dan rekaman video, yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video. Kegunaannya selain yang bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. (misalnya: lukisan, bagan, foto, gambar teknik, dsb.). Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan kedalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-ROM player, dan sebagainya.
yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya: video, kaset, piringan hitam, CD-ROM, VCD, slide, transparansi, dan filmstrip).
c. Bahan kartografi, termasuk kedalam jenis ini adalah: peta, atlas, bola dunia, foto udara, dll.
d. Bahan Grafika. Ada dua tipe bahan grafika yaitu yang dapat dilihat langsung (misalnya: lukisan, bagan, foto, gambar teknik, dsb.) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya: slide, transparansi, dan filmstrip).
e. Bahan kartografi, termasuk kedalam jenis ini adalah: peta, atlas, bola dunia, foto udara, dll.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa karya non cetak adalah bahan pustaka yang informasinya disampaikan dalam bentuk suara, gambar, teks, dan juga kombinasi dari bentuk-bentuk tersebut.
2.3.3 Sumber daya elektronik
Sumber daya elektronik merupakan bahan pustaka yang pemakainnya memerlukan akses komputer, baik melalui komputer pribadi, mainframe, atau perangkat genggam mobile. Sumber daya elektronik tersebut juga dapat diakses dari jarak jauh melalui internet atau secara lokal.
Menurut Pangaribuan (2013,1) jenis sumber daya elektronik adalah:
1.E-jurnal 2.E-buku
3.Database Fulltext (agregat)
4.Database Pengindeksan dan Abstrak
5.Database Referensi (biografi, kamus, direktori, ensiklopedia, dll) 6.Database Statistik dan Numeric
7.E-images
8.Sumber E-audio/visual
Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa bahan pustaka sumber daya elektronik harus diakses melalui internet atau menggunakan komputer.
Perkembangan sumber daya elektronik ini yang didukung oleh perkembangan yang pesat di bidang sistem akses dan temu-balik menjadikan akses informasi elektronik sebagai salah satu alternatif yang semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan pengguna akan informasi.
2.4 Proses Seleksi (Pemilihan Bahan Pustaka)
Pemilihan buku merupakan tugas perpustakaan yang sangat penting, oleh karena adanya keterbatasan dana, keragaman pengguna, dan semakin banyaknya jumlah buku yang diterbitkan. Seleksi adalah proses mengidentifikasi, menilai dan mempertimbangkan bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah dan disesuaikan dengan tujuan, rencana dan anggaran yang tersedia.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993,426) bahwa pemilihan bahan pustaka adalah proses kerja memilih atau menentukan koleksi yang mana yang cocok dijadikan koleksi perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan proses pemilihan bahan pustaka merupakan aspek kegiatan yang intelek.
Menurut Siregar (1999,86) bahwa adapun cara pemilihan bahan pustaka adalah:
1. Pemilihan dilakukan berdasarkan sarana pengguna perpustakaan.
2. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan menggunakan alat-alat bantu pemilihan buku
3. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan cara mengevaluasi buku secara langsung
4. Berdasarkan hasil pembicaraan atau diskusi tentang buku yang dikelompokkan dari kelompok diskusi atau media komunikasi.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan untuk menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan pengguna dan berhubungan dengan mutu perpustakaan yang bersangkutan. Kegiatan seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses penyeleksian, pedoman penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan.
2.4.1 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka
Untuk meningkatkan mutu koleksi, perpustakaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka. Hal ini dilakukan agar perpustakaan terhindar dari beberapa kekeliruan dalam menentukan koleksinya.
Menurut Pangaribuan (2010,2) prinsip-prinsip dalam pemilihan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui tujuan dan fungsi perpustakaan, dan mengetahui program-program yang akan dilaksanakan perpustakaan.
2. Mengetahui latar belakang pengguna perpustakaan.
3. Mengetahui keberadaan pemasaran buku baik nasional ataupun internasional.
Menurut Siregar (2002,80), Prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka ditetapkan sebagai upaya untuk menyesuaikan pemilihan bahan pustaka dengan tujuan dan fungsi perpustakaan. Prinsip tersebut diperjelas sebagai berikut:
1. Relevansi atau kesesuaian
Bahan pustaka harus disesuaikan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan dengan lembaga induknya.
2. Kesesuaian dengan kebutuhan pengguna
Pemilihan bahan pustaka harus mengutamakan kepentingan pengguna dengan tujuan untuk memenuhi tingkat keterpakaian pemakai.
3. Kelengkapan
Pengadaan bahan pustaka hendaknya berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pemakai jasa perpustakaan, bukan berpedoman pada jumlah banyaknya eksemplar buku tetapi harus diperhatikan kualitas koleksi tersebut.
4. Kemutakhiran
Isi yang terdapat dalam bahan pustaka harus sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
5. Unsur kerja sama dengan pihak lain
Berdasarkan uraian di atas dapat kita ketahui prinsip yang telah di tetapkan untuk memperoleh dan menyediakan bahan pustaka yang diperlukan dalam menunjang sistem yang ada di lembaganya. Dalam pemilihan bahan pustaka, pustakawan harus menetapkan dasar pemikiran untuk kegiatan ini.
Perpustakaan akan menentukan pilihan apakah mengutamakan kualitas atau mengutamakan penggunaan bahan pustaka yang digunakan atas permintaan pengguna. Dalam hal ini peran seorang pustakawan sangat besar, karena menyeleksi suatu bahan pustaka butuh keahlian dan pengetahuan yang tidak sedikit.
2.4.2 Pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka
Menurut Pangaribuan (2010,5) pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka perlu memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada dipasaran 2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja 3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi 6. Memahami berbagai kendala yang ada.
Dalam Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:45), pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut:
1. Pustakawan
2. Tenaga pengajar dan peneliti 3. Mahasiswa
4. Unsur unit lain, bila diperlukan.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi dibutuhkan sesesorang yang ahli dalam memilih buku untuk koleksi perpustakaan. Memiliki pengetahuan yang luas mengenai koleksi seperti
menguasai sarana bibliografi, mengetahui latar belakang pengguna, memahami kebutuhan pemakai, bersifat netral, dan memiliki pengetahuan mendalam mengenai koleksi. Pustakawan harus mampu mengumoulkan semua sumber informasi literatur yang akan digunakan dalam proses penyeleksian, pedoman menyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan.
2.4.3 Evaluasi Kualitas Bahan Pustaka
Evaluasi sangat penting dilakukan untuk mengetahui mutu suatu bahan pustaka, khususnya buku. Untuk memudahkan pustakawan dalam mengevalusasi bahan pustaka ada beberapa kriteria yang harus dipahami.
Menurut Pangaribuan (2010,7) kriteria untuk mengevaluasi bahan pustaka dalah sebagai berikut:
1. Tujuan, cakupan dan kelompok pembaca
a. Setiap bahan pustaka diterbitkan untuk tujuan tertentu. Tujuan ini dapat diketahui dari judul, daftar isi, indeks, atau dari blurbs (uraian singkat isi buku) pada sampul.
b. Cakupan dapat dilihat dari daftar isi dan keterangan dari penerbit dalam blurbs.
c. Setiap bahan pustaka yang baik biasanya menyebutkan sasaran yang hendak dicapai. Biasanya informasi ini dapat diketahui dari keterangan penerbit atau bagian pengantar.
2. Tingkat kesulitan
Dapat diperkirakan dengan memperhatikan siapa penerbitnya dan jenis buku/bahan lain apa yang biasa diterbitkannya, pengarangnya siapa dan bidang subyek apa.
3. Otoritas, kejujuran, dan kredibilitas pengarang dan penerbit. Jika yang mengevaluasi mengetahui pengarang adalah seorang pakar yang diakui otoritasnya di bidang yang bersangkutan, maka biasanya akan dipilih.
4. Bidang subjek
Bila bahan pustaka tersebut termasuk bidang subyek yang diprioritaskan di perpustakaan, atau ada permintaan secara terus menerus, maka pertimbangan lain dinomor duakan.
5. Perbandingan
Bagaimana karya tersebut jika dibandingkan dalam hal cakupan, tujuan dan kelompok pembaca dengan buku lain yang sudah ada di Perpustakaan ? Apakah karya tersebut akan memperkaya koleksi atau menjadi duplikasi.
6. Faktor waktu (kadaluarsa)
Selain buku klasik yang tidak berkurang nilainya walaupun sudah tua, factor waktu menjadi criteria penting. Faktor waktu (kadaluarsa) juga tergantung pada bidang subyek, misalnya sains dan teknologi lebih cepat dari humaniora dan ilmu sosial.
7. Format fisik
Masalah tipografi (mudah dibaca) dan penjilidan (menarik, tetapi kuat dan tahan lama), jika ada ilustrasi dan foto bagaimana kualitas reproduksi ilustrasi dan foto.
8. Harga
Untuk bahan pustaka dengan harga di atas rata-rata perlu dipertimbangkan apakah pengeluaran tersebut dapat dipertanggungjawabkan. Apakah benar-benar sangat dibutuhkan, apakah akan banyak dipakai ?
9. Menunjang kurikulum
Merupakan kriteria yang objektif untuk Perpustakaan perguruan tinggi dan sekolah.
10. Permintaan
Jika ada permintaan suatu buku tertentu, pembelian harus dipertimbangkan meskipun menurut kriteria lain buku tersebut kurang memenuhi syarat.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa setiap bahan pustaka harus dievaluasi untuk mengetahui kualitasnya, sehingga kebutuhan pengguna dapat terpenuhi. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi oleh pengguna. Dengan melakukan evaluasi sebelum melakukan pengadaan maka dapat menyesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
2.4.4 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka
Menurut Pangaribuan (2010,9) ada berbagai jenis alat bantu untuk memilih bahan pustaka yang masing-masing mempunyai fungsi tertentu, sebagai berikut:
1. Alat bantu seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka dipilih atau tidak, karena informasi yang diberikan tidak terbatas pada data bibliografi saja, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustaka tersebut, dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini bisa diberikan dalam bentuk anotasi singkat, tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi.
Contoh alat bantu seleksi, antara lain:
• majalah tinjauan buku
• resensi buku di Surat Kabar
• Katalog penerbit secara online pada Web.
2. Alat bantu identifikasi dan verifikasi
Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subyek tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi, apakah judul, edisi, nama pengarang, harga dll. tepat dengan yang diinformasikan oleh pihak lain.
Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah:
• katalog penerbit
• katalog induk
• bibliografi
• accession list, dll.
Menurut Darmono (2001,34), menyatakan alat bantu seleksi adalah sebagai berikut:
1. Katalog Penerbit dari berbagi Penerbit
Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam dan luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul, pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku dan sering pula menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi.
2. Tinjauan Buku
Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah popular. Ini merupakan salah satu alat untuk mengevaluasi dan seleksi tulisan bagi tulisan orang-orang ternama.
3. Bibliografi Nasional Indonesia
Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup buku, laporan penelitian, bacaan anak-anak, terbitan pemerintah, laporan konferensi serta peta.
4. Daftar Buku IKAPI
Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini diterbitkan IKAPI dan isi dari daftar ini memuat judul, pengarang, jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai bidang pengetahuan.
5. Resensi
Adalah suatu uraian pembicaraan maupun penilaian terhadap suatu karya yang menyangkut bentuk fisik maupun isinya. Resensi dapat disampaikan pada media tatap muka, diskusi buku, media cetak (buku, majalah, dan surat kabar), media dengar (radio), maupun media pandang dengar atau televisi.
Untuk melakukan seleksi bahan pustaka pustakawan harus mengenal dan mampu menggunakan alat bantu seleksi. Alat bantu ini di gunakan sebagai pedoman dalam memilih bahan pustaka yang akan diadakan. Hal ini untuk memudahkan pemilihan bahan pustaka yang diperlukan. Pustakawan juga dapat dengan mudah mengevaluasi bahan pustaka sebelum dibeli.
2.5 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka Cetak
Ada beberapa sistem yang dapat digunakan dalam mengadakan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi bahan perpustakaan. Bahan pustaka yang diadakan suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.5.1 Pembelian
Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang sangat efektif dan dapat memenuhi kebutuhan pemakai, oleh sebab itu dibutuhkan anggaran keuangan yang memadai sesuai dengan harga buku, dengan pembelian pustakawan bisa memilih bahan pustaka yang diinginkan dan cocok untuk para pengguna perpustakaan.
Apabila judul-judul buku telah selesai dipilih, proses selanjutnya adalah pemesanan. Pemesanan harus dilengkapi dengan informasi bibliografi buku yang jelas, oleh karena itu harus dilakukan terlebih dahulu verifikasi.
Pemesanan buku dapat dilakukan melalui berbagai saluran yang ada, yaitu:
1. Toko Buku
2. Penerbit, baik di dalam maupun di luar negeri 3. Agen Buku, baik di dalam maupun di luar negeri.
Pembelian bahan pustaka harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
2.5.2 Hadiah atau Sumbangan
Bahan pustaka yang diperoleh melalui hadiah atau sumbangan sangat berpengaruh dalam meningkatkan jumlah bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Hadiah ada yang diminta dan ada juga hadiah tidak berdasarkan permintaan atau sumbangan wajib. Hadiah berdasarkan permintaan dapat diajukan kepada lembaga ilmiah di dalam dan luar negeri ataupun perorangan. Sedangkan hadiah tidak atas permintaan biasanya dari pribadi dan lembaga yang ingin menyumbangkan koleksinya kepada perpustakaan. Serta sumbangan wajib biasanya diberikan oleh mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya.
Menurut Pangaribuan (2010,10) bahwa selain melalui pembelian, Perpustakaan juga dapat menerima buku melalui hadiah atau sumbangan. Penerimaan melalui hadiah dapat melalui dua cara yaitu hadiah sukarela (tanpa diminta) dan hadiah yang diminta atau dimohonkan. Hadiah sukarela biasanya diterima dari perorangan (individu), badan-badan publik dan swasta baik di dalam maupun luar negeri. Sedangkan yang disebut terakhir biasanya sengaja dimohonkan kepada perusahaan, badan atau instansi terutama yang ada hubungan erat dengan perpustakaan atau lembaga/instansi induk dari perpustakaan”.
2.5.3 Pertukaran
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau jumlah pustaka yang terlalu banyak, atau hadiah yang tidak diinginkan, dan tentunya ada keinginan untuk ditukarkan dengan bahan yang lain.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55) perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu dilakukan langkah-langkah sebagaiberikut:
1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.
2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya biaya pengiriman, dan biaya pengambilan.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.
4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan bahwa perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya.
Bahan pustaka yang diperoleh melalui tukar menukar mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan, karena bahan pustaka tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna. pertukaran bahan pustaka sebagian besar perpustakaan harus dimulai dari keperluan lembaga daripada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Pertukaran biasanya dibuat secara langsung diantara lembaga-lembaga, tanggung jawab untuk pertukaran biasanya dilimpahkan kepada bagian pengadaan. Biasanya tukar menukar dapat dilakukan apabila bahan pustaka tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna atau jumlah eksemplar yang terlalu banyak.
2.5.4 Penerbitan Sendiri
Penambahan koleksi perpustakaan melalui penerbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), pamphlet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan. Dengan adanya penerbitan sendiri pada suatu perpustakaan, maka akan dapat menambah jumlah koleksi perpustakaannya.
Menurut Siregar (2002,5) menyatakan bahwa pengadaan buku dengan terbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan indeks, bibliografi, dan terbitan berkala (bulletin) perpustakaan.
Koleksi terbitan sendiri ini sangat membantu kelancaran tugas lembaga tersebut, karena bahan jenis ini biasanya tidak ada dipasaran.
Sedangkan informasinya sangat penting bagi lembaga ilmiahnya. Untuk melengkapi koleksinya sebaiknya perpustakaan harus menghimpun semua bahan pustaka yang diterbitkan oleh perpustakaan induk dimana perpustakaan itu bernanung.
2.6 Inventarisasi
Bahan-bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan, baik yang diperoleh dengan cara pembelian, hadiah, pertukaran dan penerbitan sendiri harus dicatat dalam buku induk. Pencatatan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan ke dalam buku induk ini dinamakan dengan inventarisasi bahan pustaka.
Manfaat dari kegiatan inventarisasi ini antara lain:
1. Mendaftarkan buku yang baru diterima
2. Memeriksa sejarah/riwayat buku lama, terutama pada waktu buku tersebut bermasalah, misalnya dihilangkan oleh peminjam.
3. Sebagai acuan untuk pekerjaan stock opname, evaluasi, perbaikan buku rusak, weeding (penyiangan), dll.
4. Dapat digunakan untuk menyusun statistik pelaporan.
5. Menjadi sumber data untuk perencanaan pengembangan koleksi.
6. Sebagai pertanggungjawaban (akuntabilitas) bagi pemeliharaan barang milik negara (perpustakaan) dan lain-lain.
2.7 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka Sumber Daya Elektronik
Perkembangan teknologi pada perpustakaan dimana koleksinya banyak berasal dari sumber elektronik. Untuk mengelola jenis koleksi sumber elektronik memerlukan sumber daya manusia yang profesional di bidang perpustakaan dan teknologi informasi. Sumber daya elektronik juga saat ini lebih banyak diminati oleh pengguna karena saat ini internet sudah mudah diakses menggunakan komputer ataupun handphone. Melalui online database, perpustakaan mampu menyediakan koleksi digital yang dapat diakses oleh pengguna dalam wilayah area tertentu.
Dalam masalah pengadaan bahan pustaka elektronik perpustakaan harus membeli perangkat komputer dan software untuk mengakses informasi secara online. Koleksi elektronik ini mempunyai kelebihan daripada jurnal tercetak. Penerbitan elektronik sudah dilengkapi ilustrasi, tipografi, grafik, dan jenis huruf yang lebih menarik. Disamping kelebihan tentunya ada kekurangan dari jenis bahan pustaka elektronik yaitu, adanya masalah pengamanan dan perlindungan hak cipta yang dimiliki oleh pemegang hak dan wewenang atas karya pada koleksi elektronik ini. Maka untuk mengantisipasinya perpustakaan harus professional mengelola koleksi elektronik.
2.7.1 Seleksi dan Evaluasi Sumber Daya Elektronik
Seleksi dan evaluasi sumber daya elektronik mempunyai tantangan tersendiri yang tidak ditemui pada seleksi dan evaluasi bahan pustaka tercetak. Hal-hal yang sangat berpengaruh pada seleksi dan evaluasi sumber daya elektronik perizinan, akses, jaringan, harga, vendor, hak dan kewajiban, dan tegnologi yang terbaru mengikuti perkembangan zaman.
Menurut Pangaribuan (2012) evaluasi harus dalam konsultasi dengan staf teknis yang tepat dan harus mencakup pertimbangan berikut:
• Metode Access - Apa metode akses yang tersedia (misalnya, berdiri sendiri, remote melalui Web, Web lokal mount atau hosting) Akses ke host remote melalui Web sering lebih baik karena memberikan manfaat tambahan seperti cepat memperbarui, akses optimum, beban berkurang dalam hal penyimpanan, pelestarian dan pemeliharaan.
• Otentikasi - Apa metode otentikasi yang tersedia (misalnya, filtering IP, login dan password)? Akses melalui penyaringan IP
biasanya lebih disukai karena biasanya menyediakan akses simultan untuk beberapa pengguna.
• Kompatibilitas - sumber daya harus kompatibel di berbagai platform dan di mana instalasi lokal dan pemeliharaan yang diperlukan, harus kompatibel dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada didukung oleh perpustakaan.
• Browser: Masalah browser web sangat penting. Kadang-kadang, perpustakaan mungkin memiliki versi browser yang diinstal pada PC publik, sedangkan database yang dirancang untuk versi yang lebih baru. Sekali lagi, pemilih harus bernegosiasi dengan sistem teknis / orang IT.
• Format Isi: Penentuan format mana file database digunakan adalah penting: HTML, SGML, XML, PDF, dll dan format media seperti JPEG, MPEG dll Masing-masing format memiliki fitur positif dan negatif.
Berdasarkan uarain diatas dapat diketahui bahwa dalam mengevaluasi bahan pustaka sumber daya elektronik harus melakukan konsultasi atau diskusi yang ahli dalam teknologi pengadaan sumber daya elektronik.
Selain konsultasi dengan ahli sistem teknis, pihak perpustakaan juga harus mengevaluasi kesesuaian dalam masalah fungsi dan kehandalan sumber daya elektronik.
Menurut Pangaribuan (2012) hal yang dievalusasi adalah:
• Interface - interface sumber daya elektronik harus user-friendly, mudah untuk menavigasi dan intuitif. Desain layar harus mudah dibaca dan mengikuti pertimbangan harus diberikan untuk kesamaan antarmuka sumber daya kepada orang lain sudah digunakan dan dengan pengguna yang sudah akrab.
• Pencarian dan Temu Balik - sumber daya harus menawarkan mesin pencari yang kuat, fleksibel dan userfriendly. Fitur-fitur umum mungkin termasuk kata kunci dan pencarian Boolean, pencarian teks lengkap, pemotongan, browsing (indeks dan judul), peringkat relevansi, tesaurus, dan riwayat pencarian.
• Strategi Penelusuran: Pertimbangan khusus harus diberikan untuk bagaimana mesin pencarian bekerja.
• Mengekspor dan download - Berbagai pilihan ekspor seperti e- mail, percetakan, dan men-download (untuk mesin atau Personal Digital Assistant) harus didukung.
• Respon, keandalan dan ketersediaan - Sistem harus tersedia 24/7. Itu harus stabil dengan bukti downtime terbatas terjadwal.
Sistem harus teknologi up-to-date dan memiliki kapasitas yang sesuai dan jaringan infrastruktur untuk mendukung beberapa pengguna dan waktu respon optimal.
• Integrasi - Sistem harus mendukung integrasi dengan sumber lain melalui referensi dan link fulltext.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan dalam menilai sumber daya dalam masalah funsi dan kehandalan, perpustakaan harus menyediakan sumber daya elektronik yang mudah untuk digunakan pengguna dan mesin pencari yang dilengkapi dengan fitur-fitur umum untuk meningkatkan strategi penelusuran, serta memberi ijin kepada pengguna untuk mendownload dokumen.
2.7.3 Dukungan Vendor
Dalam melakukan seleksi dan evaluasi sumber daya elektronik sebuah perpustakaan tidak lengkap tanpa adanya dukungan vendor. Oleh kartena itu vendor mempunyai peranan penting yaitu menjelaskan produk sumber daya elektronik yang mereka tawarkan kepada pihak perpustakaan.
Menurut Pangaribuan (2012) adapun dukungan yang diberikan vendor dalam melakukan seleksi sumber daya elektronik, antara lain:
• Percobaan evaluasi dan demonstrasi produk – Pengujian sangat berguna dalam mendukung proses evaluasi dari sebuah produk dalam hal masalah teknis dan fungsionalitas dan kehandalan.
• Dukungan pelatihan Pengguna - Jika diperlukan, vendor harus bersedia untuk memberikan pelatihan awal dan berkelanjutan, termasuk penyediaan dokumentasi atau manual online, dalam penggunaan produk.
• Teknis / dukungan pelanggan dan sistem pemberitahuan proses - Vendor harus bersedia untuk menyetujui tingkat pelayanan dalam hal ketersediaan system dan respon untuk menyelesaikan masalah-masalah teknis.
• Kustomisasi - Pertimbangan perlu diberikan kepada pilihan yang tersedia dari vendor untuk kustomisasi dan branding produk.
• Keamanan data dan pengarsipan - Pertimbangan harus diberikan kepada seberapa sering sistem data yang didukung dan apa yang akan terjadi pada sumber daya dan kemampuan pelanggan perpustakaan untuk mengaksesnya jika penyedia menyatakan kebangkrutan atau memutuskan untuk melikuidasi.
• Penyediaan data bibliografi -Jika diperlukan, vendor harus mampu memberikan URL atau data bibliografi dalam format file pilihan perpustakaan yang mematuhi sesuai kualitas standar.
• Pelaporan statistik - Ketersediaan data statistik berkualitas sangat penting dalam memahami seberapa baik sumber yang digunakan dan bagaimana biaya yang efektif mereka dibandingkan dengan produk lainnya.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sebelum vendor melakukan serah terima dengan perpustakaan vendor harus terlebih dahulu
menguji produk tersebut. Vendor harus mengadakan pelatihan pengguna dalam penggunaan produk dan menyetujui pelayanan dalam ketersediaan sistem dan respon untuk masalah teknis, keamanan data dan pengarsipan, serta melakukan laporan statistik untuk mengetahui seberapa baik sumber yang digunakan dan biaya yang efektif jika dibandingkan dengan produk lain.
2.7.4 Pertimbangan Lisensi untuk Sumber Daya Elektronik
Tidak seperti bahan pustaka cetak, sumber daya elektronik yang tidak dibeli langsung biasanya memerlukan perjanjian lisensi untuk bisa dilanggan oleh perpustakaan. Lisensi harus ditinjau untuk mengetahui dan mendukung proses evaluasi, dan untuk memastikan bahwa itu memperlihatkan keinginan pihak perpustakaan sebelum membeli atau melanggan database sesuai dengan informasi yang dikumpulkan dan yang telah evaluasi. Ini berguna untuk membuat perjanjian lisensi standar yang menjelaskan hak-hak dan kewajiban perpustakaan.
2.7.5 Perhatian Akses
Dalam mengakses sumber daya elektronik, penyedia database harus menjelaskan tata cara untuk mengaksesnya. Hal ini untuk mempermudah pengguna untuk mengakses informasi sumber daya elektronik.
Menurut Pangaribuan (2012) hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengakses antara lain:
• Pengguna yang diberi hak dan situs - 'Pengguna Authorized' dan 'Situs Resmi' harus didefinisikan sebagai luas mungkin.
Pengguna Authorized' semua orang dengan afiliasi, saat dikonfirmasi dengan lembaga-lembaga yang berlangganan. Hal ini dapat mencakup-penuh dan paruh waktu mahasiswa dan karyawan (dosen, staf, dan peneliti berafiliasi mengunjungi dan kontraktor independen).
• Metode akses - Akses harus diijinkan melalui otentikasi IP untuk seluruh lembaga, termasuk akses simultan untuk beberapa pengguna, di lokasi geografis berbeda, situs. Akses tersebut harus disediakan tanpa memerlukan penggunaan sandi atau kode lainnya.
• Kebijakan pengarsipan dan akses abadi - Penyedia sumber daya harus memberikan kebijakan pengarsipan jelas diartikulasikan untuk informasi yang berlisensi.
• Arsip Kelembagaan / Pengarsipan Sendiri - Penyedia sumber daya harus memungkinkan lembaga individu atau penulis untuk
meng-upload karya fakultasnya untuk Repository Institutional baik dalam pra, atau sesudah mengirim format cetak.
Berdasarkan uraian diatas pihak perpustakaan dapat mengetahui hak untuk mengakses sumber daya elektronik dan metode akses yang dilakukan dan kebijakan pengarsipan harus disetujui oleh kedua belah pihak.
2.7.6 Masalah Hukum
Masalah hukum sangat penting dalam seleksi sumber daya elektronik. Hal ini harus ditangani dalam perjanjian lisensi dimana pihak perpustakaan dan lembaga penyedia menyetujui masalah hukum yang berlaku. Sebelum menandatangani perjanjian lisensi, ada baiknya kedua belah pihak memahami dan meninjau hukum yang berlaku.
Menurut Pangaribuan (2012) masalah hukum yang harus dipahami dan ditinjau antara lain:
• Syarat pembayaran - Kewajiban pembayaran perpustakaan atau konsorsium harus dimulai sejak tanggal bahwa akses sudah disepakati oleh perpustakaan dan sumber daya penyedia dan penyedia telah benar-benar memberikan akses ke Informasi sumber konten dalam format tertentu.
• Masa tenggang - Penyedia sumber daya harus mempertahankan akses ke perpustakaan atau konsorsium untuk tenggang waktu setidaknya satu bulan pada awal setiap lisensi tahun, jika pembayaran perpanjangan belum diterima.
• Pengaturan hukum - Perjanjian lisensi antara penyedia sumber daya dan perpustakaan atau konsorsium tidak boleh membatasi hak hukum dari perpustakaan atau konsorsium sesuai dengan hukum yang mengatur tentang perpustakaan atau yang hukum konsorsium yurisdiksi (provinsi, negara bagian, negara).
• Sumber Daya penyedia wewenang untuk memberikan akses - lisensi tersebut harus menjamin bahwa ia memiliki semua hak yang diperlukan untuk lisensi sumber daya untuk tujuan diuraikan dalam perjanjian.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa sebelum menandatangi perjanjian, terlebih dahulu mengetahui syarat pembayaran, masa tenggang pemakaian sumber daya elektronik, dan memahami peraturan tentang hukum yang berlaku antara kedua belah pihak.
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Sejarah singkat perpustakaan Universitas Medan Area
Sejarah perpustakaan universitas medan area dimulai dari berdirinya Universitas Medan Area (UMA) pada tahun 1983. Perpustakaan yang pertama didirikan adalah perpustakaan yang berada di jl.Gatot Subroto, kemudian pada tahun 1995 perpustakaan pindah ke kampus jl. Kolam no. 1 Medan Estate yang berada di gedung biro rektor lantai 1 dan perpustakaan inilah yang menjadi perpustakaan pusat Universitas Medan Area sampai sekarang.
Pada tahun 2008, perpustakaan membuka beberapa cabang pada tingkat fakultas. Pembukaan perpustakaan cabang ini bertujuan untuk mendekatkan pelayanan perpustakaan kepada pengguna dan juga untuk mengatasi keterbatasan kapasitas ruangan perpustakaan induk. Perpustakaan cabang yang dibuka diantaranya fakultas Psikologi, Teknik, Hukum, Isipol, Pertanian, Biologi, Ekonomi dan Pasca Sarjana.
3.1.1 Visi, Misi, dan Tujuan Visi:
Menjadi perpustakaan yang unggul sebagai pusat rujukan informasi ilmiah dalam mendukung penyelengaraan Tridharma perguruan tinggi.
Misi :
1. Menyediakan dan melayani akses informasi ilmiah secara efektif dan efisien dalam pelayanan pengguna sivitas akademika Universitas Medan Area.
2. Meningkatkan pelayanan, sarana dan prasarana dan teknologi terkini untuk menjunjung pendidikan dan penelitian yang bermutu.
Tujuan :
Menjadikan perpustakaan sebagai pusat rujukan informasi ilmiah untuk mendukung pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat pada sivitas akademika Universitas Medan Area dengan memanfaatkan bahan perpustakaan yang tersedia.
3.2 Pimpinan dan Staff Perpustakaan Universitas Medan Area
Tabel 1. Pimpinan dan Staff Perpustakaan Universitas Medan Area No. Nama Jabatan
1 Ir. Ina Triesna Budiani, MT Kepala Perpustakaan Medan Area
2 Risky Angnawan Prasetya, S.Sos
Kabid
Pelayanan/Pustakawan Perpustakaan Medan Area 3 Dwi Ginanty, S.Sos Bendahara/Pustakawan
Perpustakaan Medan Area 4 Irsyad Hanif Hutagalung, S.Sos Kabid
Automasi/Pustakawan Perpustakaan Medan Area 5 Adly Candra Kirana Saraan,
S.Sos
Kabid
Repository/Pustakawan Medan Area
6 M. Fachri Rudianto, S.Sos Kabid Perpustakaan Cabang/Pustakawan
Perpustakaan Medan Area 7 Ramdani Ardiansyah, S.Sos Pustakawan Perpustakaan
Medan Area
8 Agus Rianto, S.Sos Pustakawan Perpustakaan Medan Area
3.4 Anggaran Perpustakaan Universitas Medan Area
Anggaran atau dana merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan dalam program pengadaan bahan pustaka. Anggaran yang besar akan mempengaruhi jumlah bahan pustaka yang disediakan sehingga mampu menunjang kurikulum dan tercapainya tujuan perpustakaan. Anggaran di perpustakaan UMA diperoleh dari yayasan Universitas Medan Area.
Anggaran di perpustakaan ini mengalami kendala, yaitu pada tahun 2016 anggaran untuk pengadaan bahan pustaka tidak ada diberikan oleh yayasan.
Sehingga pada tahun 2016 perpustakaan UMA tidak melakukan kegiatan pembelian pengadaan bahan pustaka.
Pada tahun 2017 ini anggaran perpustakaan UMA mendapat anggaran sebesar Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) per semester dari yayasan Universitas Medan Area. Dengan anggaran ini pihak perpustakaan mengelolanya dengan baik sehingga dapat melakukan pengaadan bahan pustaka semaksimal mungkin.
3.5 Pihak yang melakukan pemilihan bahan pustaka
Pihak yang melakukan pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan UMA adalah seluruh staff perpustakaan UMA dan staff pengajar UMA.
Mereka bekerja sama dalam melakukan kegiatan pengadan bahan pustaka.
3.5.1 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka
Alat bantu pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan UMA adalah meminta usulan judul buku dari Dosen. Dosen merupakan staff pengajar dan meminta judul-judul bahan pustaka dari dosen merupakan hal yang tepat, karena dosen yang mengetahui jenis bahan pustaka apa yang sesuai dengan kurikulum untuk menunjang kegiatan perkuliahan di Uiversitas Medan Area.
Alat bantu yang lain adalah katalog penerbit. Biasanya pihak penerbit akan mengirim judul-judul buku baru dan lengkap beserta rincian harganya.
Katalog penerbit berisi tentang judul buku, pengarang, tahun terbit, penerbit, harga buku, edisi, jumlah halaman buku, dan ISBN.
Dengan alat bantu pemilihan tersebut pihak perpustakaan dengan mudah untuk memilih bahan pustaka yang akan dibeli.
3.5.2 Pemilihan Bahan Pustaka
Proses pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Universitas Medan Area dilakukan dengan menerima usulan dari dosen dan sivitas akademika yang ada di fakultas-fakultas yang berada di lingkungan Universitas Medan Area, kemudian staf perpustakaan akan melakukan pemilihan bahan pustaka tersebut dengan menggunakan alat bantu pemilihan, kemudian menyesuaikan dengan dana atau anggaran untuk pembelian bahan pustaka.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh pustakawan dan / atau pengguna untuk mengajukan usulan bahan perpustakaan yang dipilihnya, yaitu :
1. Mengirimkan surat permintaan pemilihan bahan perpustakaan kepada Ketua Program Studi, Dekan Fakultas, dan Direktur Pascasarjana di lingkungan Universitas Medan Area agar mengusulkan daftar buku yang dibutuhkan untuk dilakukan pembelian.
2. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh perpustakaan, yang memuat keterangan/data bibliografi seperti tercantum dalam table 1.
3. Mengisi formulir usulan koleksi secara online yang tersedia pada sistem otomasi.
4. Menandai catalog penerbit dengan cara tertentu yang mudah dilihat.
5. Menghubungi staf perpustakaan layanan pemanduan, pemustaka dan humas dengan memberikan informasi.
Data informasi sumber diperlukan agar dapat membantu mempercepat proses pengadaan bahan perpustakaan. Informasi sumber dapat berupa alamat, nomor telepon, fax, email, alamat internet (URL) dari penerbit, took buku, atau agen.
Table 1. Data bibliografi untuk pengusulan bahan perpustakaan
No Data Buku Data Terbitan Berkala
Data Non-Buku
1 Pengarang Judul Judul
2 Judul Penerbit Spesifikasi
3 Edisi Alamat penerbit Jenis
4 Penerbit Frekuensi terbit Ukuran
5 Tahun Terbit ISSN Identitas Pengusul
6 ISBN Harga Langganan Informasi Sumber
7 Jumlah Eksemplar Subyek 8 Harga Satuan (dalam
Rp.)
Indentitas Pengusul
9 Total Harga (dalam Rp.)
Informasi sumber
10 Identitas Pengusul 11 Informasi Sumber
Formulir yang sudah diisi atau katalog penerbit yang sudah ditandai diserahkan langsung ke perpustakaan. Proses pemilihan bahan pustaka ini melibatkan pengguna sehingga dapat disimpulkan bahwa bahan pustaka yang ada pada perpustakaan Universitas Medan Area sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Apabila jumlah usulan dari pengguna melebihi dari jumlah dana yang tersedia, maka perlu ada prioritas dari seluruh bahan pustaka yang dibutuhkan, sehingga dapat ditetapkan bahan pustaka yang mana harus segera diadakan.
3.6 Proses pengadaan bahan pustaka perpustakaan UMA
Pengadaan bahan pustaka adalah upaya untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas bahan pustaka. Upaya peningkatan kualitas bahan pustaka
dilakukan dengan mengadakan bahan pustaka yang belum dimiliki atau yang terbaru sesuai dengan perkembangan ilmu, pengetahuan, dan teknologi.
Upaya peningkatan kuantitas bahan pustaka adalah uoaya peningkatan jumlah bahan pustaka agar kebutuhan pengguna idapat dipenuhi.
Proses pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan UMA adalah : 1. Melakukan pembelian bahan pustaka atau koleksi ke penerbit
langsung dengan pembelian buku yang sesui dengan kebutuhan pengguna.
2. Pengadaan bahan pustaka atau koleksi ada juga melalui sumbangan dari dikti dan mandiri.
3. Pengadaan bahan pustaka atau koleksi ada juga dari dosen dan mahasiswa.
4. Ada juga bahan pustaka atau koleksi yang di terbitkan sendiri oleh civitas akademika UMA.
3.6.1 Pengadaan bahan pustaka dengan pembelian
Pengadaan bahan pustaka perpustakaan UMA melalui pembelian dilakukan per semester. Mulai berlaku pembelian per semester pada tahun ajaran 2016/2017. Sebelumnya belanja buku dengan pembelian tergantung anggaran yang ada dari yayasan. Perpustakaan UMA membeli bahan pustaka dengan cara membeli ke penerbit, toko buku, dan online.
Proses pengadaan bahan pustaka melalui pembelian adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan.
2. Memeriksa bahan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan. Bila sudah tersedia dan jumlah eksemplar dinilai memadai, usulan bahan perpustakaan direkomendasikan untuk ditolak dan diganti dengan usulan bahan perpustakaan yang lain sesuai kriteria, skala prioritas, dan pertimbangan lain yang tertuang dalam Kebijakan Pengembangan Koleksi UPT Perpustakaan.
3. Melakukan penerimaan atau penolakan usulan. UPT Perpustakaan sebaiknya membuat daftar usulan yang ditolak dilengkapi dengan alasan penolakan.
4. Membuat daftar pemesanan dalam beberapa rangkap menurut kebutuhan.
5. Pemeriksaan akhir, penetapan, dan pengesahan daftar pesanan oleh Kepala UPT Perpustakaan.
6. Mengirimkan daftar pesanan kepada Wakil Rektor II (administrasi umum dan keuangan) untuk ditindak lanjuti melalui mekanisme pengadaan barang sesuai peraturan hokum yang berlaku.
7. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan di Kearsipan, serta satu rangkap di Divisi Pengembangan Koleksi Digital dan Multimedia untuk daftar pesanan koleksi digital dan multimedia.
8. Memberikan penjelasan pada saat proses pengadaan, menjaga dan memonitor proses pengadaan di Wakil Rektor II
9. Melakukan proses penerimaan bahan perpustakaan melalui pemeriksaan kesesuaian bahan perpustakaan yang diterima sesuai daftar pesanan.
10. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
Dalam melakukan pembelian bahan pustaka, pihak perpustakaan memprioritaskan kepada usulan yang dipilih oleh dosen dan staf. Pembelian bahan pustaka tergantung kepada keputusan kepala perpustakaan UMA.
Setelah melakukan pemesanan, maka pada saat menerima pesanan pustakawan harus teliti ketika memeriksa bahan pustaka yang diterima.
Prosesnya adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pemeriksaan secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantar.
2. Melakukan pemeriksaan kesesuaian bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip daftar pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat atau rusak disertai dengan surat keterangan atau permintaan penggantian.
4. Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Mengarsipkan tanda terima atau surat jalan penerimaan bahan perpustakaan.
6. Merevisi data penerimaan bahan perpustakaan untuk bahan pembuatan statistik pengembangan koleksi dan/atau statistik pengadaan bahan perpustakaan.
7. Menginventarisasi bahan perpustakaan hasil pembelian dengan memberikan cap identitas lembaga dan nomor induk.
Jumlah pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan UMA melalui pembelian pada tahun 2015-2017:
Tabel 2. Jumlah pengadaan bahan pustaka pada tahun 2015-2017 Tahun Semester Jumlah
2015 -
522 judul 1044 eksemplar
2016 - -
2017 I Perpustakaan pusat : 258 judul : 855 eksemplar Perpustakaan Pasca Sarjana : 102 judul : 360 eksemplar
II Perpustakaan Pusat : 321 judul : 947 eksemplar Perpustakaan Pasca Sarjana : 80 judul : 304 eksemplar
Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian pada tahun 2016 tidak dilakukan karena tidak ada anggaran. Sehingga bahan pustaka pada tahun 2016 tidak bertambah.
3.6.2 Pengadaan Bahan Pustaka Hadiah/Sumbangan
Pengadaan bahan bahan pustaka yang diterima melalui metode hadiah/sumbangan pada perpustakaan UMA dapat diperoleh secara langsung dari penyumbang atau dengan cara diminta melalui surat ataupun proposal.
Hal yang perlu diperhatikan ketika perpustakaan menerima bahan perpustakaan melalui metode hadiah/sumbangan secara langsung adalah:
1. Menjelaskan kepada penyumbang tentang kebijakan pengembangan koleksi yang diacu UPT Perpustakaan, dan meminta persetujuan penyumbang atas kriteria kebijakan pengembangan koleksi tersebut.
2. Bila penyumbang setuju, maka pustakawan Divisi Pengembangan Koleksi Cetak atau Digital dan Multimedia melakukan pengecekan kiriman bahan pustaka hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantar. Bila tidak sesuai, buat daftar bahan pustaka yang sesungguhnya diterima.
3. Bila sesuai, buat surat pernyataan penerimaan hadiah bahan pustak dan diserahkan kepada penyumbang.
4. Memilih bahn pustaka hadiah yang sesuai dengan kriteria kebijakan pengembangan koleksi untuk diproses lebih lanjut.
5. Bila tidak sesuai dengan kriteria kebijakan pengembangan koleksi, bahan pustaka hadiah yang diterima kemudian didihkan untuk disumbangkan kembali kepada perpustakaan yang lebih membutuhkan.
6. Bahan pustaka yang diterima sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi, kemudian diinventarisasi dengan memberikan cap identitas lembaga dan nomor induk.
Langkah-langkah ketika perpustakaan UMA meminta hadiah bahan pustaka kepada suatu lembaga tertentu, adalah:
1. Menyusun daftar bahan pustaka yang dibutuhkan sesuai kriteria kebijakan pengembangan koleksi.
2. Mengirimkan surat permohonan bahan pustaka hadiah.
3. Setelah bahan pustaka diterima, petugas perpustakaan memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan pustaka hadiah yang sesungguhnya diterima dan dikirimkan bersama surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
4. Bila sesuai, petugas membuat sutrat pengantar disertai ucapan terimakasih.
5. Mengelola bahan pustaka hadiah yang diteriam sesuai prosedur pengolahan bahan pustaka yang berlaku.
Pengaadaan bahan pustaka melalui hadiah/sumbangan pada perpustakaan UMA diterima dari Dikti pada tahun 2013. Sampai saat ini perpustakaan UMA belum ada menerima hadiah. Ini disebabkan pihak perpustakaan tidak mengirimkan surat permohonan untuk meminta hadiah bahan pustaka dan juga tidak ada lembaga yang ingin memberi hadiah kepada perpustakaan UMA.
3.6.3 Pengadaan Bahan Pustaka Pertukaran
Pengadaan bahan pustaka dengan metode pertukaran harus mempunyai hubungan kerjasama dengan perpustakaan lain. Langkah-langkah ketika perpustakaan UMA melakukan pertukaran bahan pustaka, yaitu:
1. Membuat daftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan.
2. Mengirimkan atau menerima daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya kriteria kebijakan pengembangan koleksi yang berlaku dan dianut, biaya pengiriman, mekanisme pengambilan, dan sebagainya.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan atau memilih bahan pustaka yang ditawarka sesuai kebijakan pengembangan koleksi yang berlaku.
4. Mencatat alamat pemesan atau alamat pemberi penawaran.
5. Menyampaikan bahan pustaka yang dipilih perpustakaan atau lembaga yang memesannya atau menyampaikan bahan pustaka yang dipilih sesuai kebijakan pengembangan koleksi.
6. Bahan pustaka hasil pertukaran yang diterima, kemudian diinventarisasi dengan memberikan cap identitas lembaga dan nomor induk.
Pengadaan bahan pustaka dengan metode pertukaran belum pernah dilakukan oleh perpustakaan UMA, karena keterbatasan koleksi untuk ditukarkan dengan perpustakaan lain.
3.6.4 Pengadaan Bahan Pustaka Terbitan Sendiri
Pengadaan bahan pustaka terbitan sendiri dapat dilakukan oleh Unit Pelayanan Teknis Perpustakaan UMA dengan beberapa cara, yaitu:
1. Koleksi Lokal (Local Content)
Koleksi lokal meliputi bahan-bahan pustaka tentang suatu topik yang sifatnya lokal
2. Literatur Kelabu (Grey Literature)
Sedangkan literatur kelabu meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi, dalam hal ini adalah Universitas Medan Area
Literatur kelabu ini wajib diserahakan sivitas akademika dan disimpan di UPT perpustakaan yang diperkuat dengan mekanisme penerbitan Surat Keputusan Rektor. Hal ini sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu UU No.4 tahun 1990 tentang Wajib Serah Simpan Karya Cetak/ Karya Rekam dan Peraturan Pemerintah RI No. 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan Wajib Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
Literatur kelabu yang dimaksud antara lain:
1. Tugas akhir mahasiswa S1, S2, dan S3 (skripsi, tesis, dan disertasi) 2. Makalah seminar, simposium, konferensi, dan pertemuan ilmiah
lainnya.
3. Laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
4. Laporan lain-lain, pidato pengukuhan, dan sebagainya.
5. Artikel yang dipublikasikan di media massa.
6. Publikasi internal kampus.
7. Jurnal, majalah, dan/atau bulletin kampus.
Perpustakaan secara aktif mengembangkan muatan lokal dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengolah koleksi lokal dan literatur kelabu hasil karya sivitas akademika Universitas Medan Area. Perpustakaan juga aktif menyajikan kembali muatan lokal ini kepada pengguna sebagai sumber-sumber pembelajaran.
Prosedur penerimaan koleksi lokal dan literatur kelabu format cetak dan format digital, yaitu:
1. Sivitas akademik UMA mengisi formulir surat pernyataan pemberian hak eksklusif hasil karyanya sesuai dengan batasan yang dipilih UPT perpustakaan untuk mengadakan di perpustakaan.
2. Bukti penerimaan koleksi lokal dan surat pernyataan hak eksklusif dicetak sebanyak dua eksemplar, ditandatangani dan diberi cap lembaga.
3. Penyerahan bukti penerimaan koleksi lokal dan surat pernyataan hak eksklusif masing-masing satu eksemplar untuk penyumbang dan satu eksempalar ,sisanya diarsipkan di Divisi Pengembangan Koleksi.
4. Bahan perpustakaan koleksi lokal dan literatur kelabu yang diterima diinventarisasi dengan memberikan cap identitas lembaga dan nomor induk.
5. Koleksi lokal dan literatur kelabu dalam CD yang diterima, harus dilakukan pengecekan, jika dalam kondisi baik makan CD yang diterima dierahkan kepada Divisi Pengolahan Koleksi untuk dilakukan proses pengolahan koleksi digital dan multimedia.
6. Tambahkan data dalam pengadaan koleksi cetak dan digital.
Koleksi lokal dan literatur kelabu sangat berpengaruh terhadap koleksi perpustakaan. Koleksi ini juga sangat bermanfaat bagi sivitas akademika UMA sebagai sumber informasi dan juga membangun kreativitas sivitas akademika agar dapat bersaing untuk menulis bahan pustaka jenis
