TUGAS AKHIR
PROSES PENATAAN ARSIP DALAM MEMUDAHKAN PENCARIAN ARSIP PADA KANTOR BADAN PEMERIKSA KEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA PERWAKILAN PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH:
MAULIA PUTRI 182103039
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2021
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Proses Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip Pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara” ini dengan baik dan lancar. Tugas Akhir ini disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Fadli SE, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah SE., M.Si.selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Magdalena L. L. Sibarani, SE, M.Si, selaku Sekretaris Prodi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku Dosen Penguji yang sudah bersedia meluangkan waktu dan memberi koreksi juga masukan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
5. Bapak Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si. selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu, memberikan arahan, masukan serta dukungan dalam membimbing penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Teristimewa untuk Ibunda tercinta penulis ibu Yusnaini Dewi yang selalu mendoakan dan mendukung penulis dalam keadaan apapun, adik-adik tersayang penulis Ibnu Buchari dan Ira Nurhidayah, dan juga untuk seluruh keluarga penulis.
8. Untuk Fiqri Baihaqi Surbakti, terima kasih selalu ada, selalu sabar dan setia menemani penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Sahabat-sahabat penulis Nurrizki Maulina Siregar, Aulia Rizky, Julia Cintia, Lela N. Sari, Ayu F. Nawar, dan Thesa M. Sebayang yang penulis sayangi.
10. Seluruh keluarga besar pengurus HIDEAKI FEB USU juga abangda dan kakanda alumni D-III Kesekretariatan yang telah banyak memberikan pelajaran, pengalaman dan motivasi kepada penulis selama masa kuliah.
11. Teman-teman seangkatan D-III Kesekretariatan 2018 FEB USU khususnya Grup B yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini memiliki banyak kekurangan.
Oleh karena itu penulis menerima segala kritik dan saran yang membangun untuk memperbaiki Tugas Akhir ini. Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak.
Medan,...2021 Penulis,
Maulia Putri 182103039
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR LAMPIRAN ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 4
1.3. Tujuan Penelitian ... 4
1.4. Manfaat Penelitian ... 4
1.5. Jadwal Penelitian ... 5
1.6. Sistematika Penulisan... 5
BAB II PROFIL BPK RI PERWAKILAN PROVSU ... 7
2.1. Sejarah BPK RI Perwakilan Provsu ... 7
2.2. Visi dan Misi BPK RI Perwakilan Provsu ... 13
2.3. Struktur Organisasi... 13
2.4. Job Description ... 14
2.5. Kinerja Usaha Terkini ... 19
2.6. Rencana Kegiatan... 20
BAB III PEMBAHASAN ... 21
3.1. Pengertian Arsip ... 21
3.2. Fungsi Arsip ... 22
3.3. Tujuan Penataan Arsip ... 23
3.4. Jenis-Jenis Arsip... 25
3.5. Peralatan dan Perlengkapan Arsip ... 30
3.6. Sistem Penyimpanan Arsip ... 32
3.7. Prosedur Penataan Arsip ... 34
3.8. Proses Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip Pada Kantor BPK RI Perwakilan Provsu ... 38
3.9. Kendala Proses Penataan Arsip Pada Kantor BPK RI Perwakilan Provsu ... 47
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 49
4.1. Kesimpulan ... 49
4.2. Saran ... 51
DAFTAR PUSTAKA ... 52
LAMPIRAN ... 54
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman
1.1 Jadwal Kegiatan ... 5
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman
2.1 Logo BPK RI Perwakilan Provsu ... 11 2.2 Struktur Organisasi BPK RI Perwakilan Provsu ... 14
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman
1. Surat Izin Research/Penelitian ... 54 3. Dokumentasi Penelitian ... 55 2. Pedoman Wawancara ... 56
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Didalam suatu organisasi atau instansi besar seperti halnya kantor pemerintahan, peranan warkat atau arsip administrasi perkantoran sangat penting.
Arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi, apabila arsip yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu instansi/organisasi sehingga instansi/organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan kesalahan komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan. Menurut Gie (dalam Sattar, 2019:3), Arsip adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatan.
Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 disebutkan bahwa pengertian arsip adalah rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
2
dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Proses penataan arsip pada setiap kantor berbeda satu dengan yang lainnya. Namun demikian tidak menutup kemungkinan terjadi kesamaan prosedur.
Pada intinya semua proses bertujuan agar kegiatan kearsipan dapat berjalan secara teratur, efektif dan efisien. Namun sering terjadi masalah jika suatu organisasi atau instansi tidak melaksanakan proses penataan arsip secara benar. Terkadang kurangnya ketelitian petugas arsip dalam menyimpan arsip dan akibatnya kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang sudah lama disimpan.
Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntutan zaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini semakin bertambah. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan.
Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik maka kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar. Dan sebaliknya jika sistem kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan administrasi akan sedikit terhambat. Hal ini dapat dikarenakan arsip-arsip atau dokumen-dokumen sulit
3
untuk ditemukan atau bahkan tidak diketahui keberadaannya dan berdampak terhadap pekerjaan pegawai pada organisasi itu sendiri.
Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara merupakan lembaga tinggi negara yang bertugas memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara yang kantornya beralamat di Jalan Imam Bonjol nomor 22 Medan. Cakupan tugas pemeriksaan kantor tersebut terdiri dari 36 entitas, antara lain 34 pemerintah Provinsi/Kota/Kabupaten se- Sumatera Utara dan PT. Bank Sumut serta PDAM Tirtanadi.
Untuk menangani tugas-tugas tersebut, Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara tentunya memiliki arsip. Arsip yang tercipta di Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara sangat penting. Seiring berjalannya waktu, maka arsip tersebut akan bertambah terus menerus dan jumlahnya semakin banyak, maka semakin tinggi juga volume arsip yang disimpan.
Dengan bertambahnya data arsip yang masuk dan akan menjadi arsip yang baru maka arsip yang lama akan menjadi kendala apabila arsip tersebut tidak dikelola dengan baik. Akibatnya arsip akan sulit ditemukan dan dapat hilang maupun rusak. Masalah yang sering dihadapi dengan penataan arsip yaitu sulit ditemukan kembali arsip yang sudah lama dalam pencarian. Dengan demikian prosedur penataan arsip harus lebih diperhatikan oleh organisasi untuk menunjang efektivitas administrasi perkantoran.
4
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis memilih judul
“Proses Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang akan dibahas penulis dalam penyusunan tugas akhir adalah “Bagaimana Proses Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara?”
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Proses Penataan Arsip pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian pada penyusunan Tugas Akhir ini adalah:
1. Bagi penulis, yaitu sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Diploma III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan sekaligus untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan penulis khususnya tentang proses penataan arsip.
2. Bagi instansi, yaitu sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk penyempurnaan penataan arsip pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
5
3. Bagi peneliti selanjutnya, yaitu sebagai bahan masukan dan informasi bagi peneliti lain yang ingin melakukan penelitian lebih lanjut tentang penataan arsip terutama penataan arsip pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
1.5. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara Jalan Imam Bonjol No. 22, Madras Hulu, Kec. Medan Polonia, Kota Medan, Sumatera Utara 20152. Penelitian berlangsung mulai bulan Juni - Juli 2021. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
No. Kegiatan
Juni Juli
Minggu Ke- Minggu Ke- I II III IV I II III IV 1 Persiapan
2 Pengumpulan data 3 Penulisan
Sumber : Penulis (2021)
1.6 Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah penulis membagi Pembahasan Tugas Akhir dalam empat bagian. Dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini lebih relevan dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut:
6
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL BPK RI PERWAKILAN PROVSU
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Instansi, Visi dan Misi Instansi, Struktur Organisasi, Job Description, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang Pengertian Arsip, Fungsi Arsip, Tujuan Penataan Arsip, Jenis-Jenis Arsip, Peralatan dan Perlengkapan Arsip, Sistem Penyimpanan Arsip, Prosedur Penataan Arsip, Proses Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara, dan Kendala Proses Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran penulis berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan mengenai Proses Penataan Arsip pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
BAB II
PROFIL BPK RI PERWAKILAN PROVSU 2.1. Sejarah BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara
BPK-RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara merupakan salah satu kantor perwakilan yang dibentuk berdasarkan SK Ketua No. 80/SK/K/1982 dan ditetapkan sebagai kantor BPK-RI Wilayah IV berkedudukan di Jl. Imam Bonjol No. 22 Medan dan mulai aktif melaksanakan kegiatannya pada Tahun 1983.
Bangunan Kantor BPK-RI Wilayah IV sebelumnya merupakan Rumah Sakit milik Pertamina yang kemudian dihibahkan kepada BPK-RI. Pada Tahun 1991 dibangun gedung baru dan pada 28 Agustus 1993 gedung baru tersebut diresmikan oleh Ketua BEPEKA, Prof. Dr. J.B. Sumarlin.
Pada masa awal berdirinya, Struktur Organisasi BPK-RI Wilayah IV Medan terdiri dari Seorang Pejabat Kepala Perwakilan dibantu oleh Kepala Bagian Tata Usaha, Sub Auditorat Wilayah IV A, Sub Auditorat Wilayah IV B dan Sub Auditorat BUMD Wilayah IV A dan IV B. Bagian Tata Usaha terdiri dari Sub Bagian Kepegawaian, Sub Bagian Keuangan dan Sub Bagian Umum. Sub Auditorat Wilayah IV A terdiri dari Seksi Wilayah IV A.1 dan Seksi Wilayah IV A.2. Sub Auditorat Wilayah IV B terdiri dari Seksi Wilayah IV B.1 dan Seksi Wilayah IV B.2. Sub Auditorat BUMD Wilayah IV A dan IV B terdiri dari Seksi BUMD Wilayah IV A dan Seksi BUMD Wilayah IV B.
Berdasarkan SK Ketua No. 11/SK/K/1993 tanggal 24 November 1993 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan, BEPEKA Wilayah IV ditetapkan menjadi BPK Perwakilan I di Medan dengan
8
wilayah kerja: Provinsi D.I. Aceh, Provinsi Dati I Sumatera Utara. Provinsi Dati I Sumatera Barat, Provinsi Dati I Riau. Provinsi Dati I Sumatera Selatan, Provinsi Dati I Bengkulu dan Jambi. Pada Tahun 1996, Sumatera Selatan terpisah menjadi kantor sendiri menjadi Perwakilan BPK-RI di Palembang dengan wilayah kerja Provinsi Jambi, Bengkulu dan Provinsi Bangka Belitung.
Berdasarkan SK Nomor 18/SK/I-VIII.3/6/2002, Perwakilan terdiri dari Kepala Sekretariat, Kepala Sub Auditorat I.A, dan Kepala Sub Auditorat I.B.
Sekretariat terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan, dan Sub Bagian Kepegawaian. Sub Auditorat I.A terdiri dari Seksi I.A.1 dan Seksi I.A.2. Sub Auditorat I.B terdiri dari Seksi I.B.1 dan Seksi I.B.2.
Berdasarkan SK BPK-RI Nomor 12/SK/I-VIII.3/7/2004 tanggal 23 Juli 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. Perwakilan I BPK-RI di Medan terdiri dari Sekretariat Perwakilan I, Sub Auditorat Perwakilan Nanggroe Aceh Darussalam, Sub Auditorat Perwakilan Sumatera Utara dan Riau Kepulauan, serta Sub Auditorat Perwakilan Sumatera Barat dan Riau. Sekretariat Perwakilan I terdiri dari Sub Bagian Kepegawaian, Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Umum, dan Sub Bagian Diklat. Sub Auditorat Perwakilan Nanggroe Aceh Darussalam terdiri dari Seksi Nanggroe Aceh Darussalam I, Seksi Nanggroe Aceh Darussalam II, dan Seksi Nanggroe Aceh Darussalam III. Sub Auditorat Perwakilan Sumatera Utara dan Riau Kepulauan terdiri dari Seksi Sumatera Utara I, Seksi Sumatera Utara II, dan Seksi Riau Kepulauan. Sub Auditorat Perwakilan Sumatera Barat dan Riau
9
Kepulauan terdiri dari Seksi Sumatera Barat I, Seksi Sumatera Barat II, Seksi Riau Kepulauan I, dan Seksi Riau Kepulauan II.
Berdasarkan SK BPK-RI No. 06/SK/I-VIII.3/5/2005 tanggal 2 Mei 2005 tentang Perubahan atas Surat Keputusan Badan Pemeriksa Keuangan No.
12/SK/I-VIII.3/7/2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelaksana Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia, Perwakilan I BPK-RI di Medan terdiri dari Sekretariat Perwakilan I, Sub Auditorat Perwakilan Sumatera Utara, dan Sub Auditorat Perwakilan Sumatera Barat. Sekretariat Perwakilan I terdiri dari Sub Bagian Kepegawaian, Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Umum, dan Sub Bagian Diklat. Sub Auditorat Perwakilan Sumatera Utara terdiri dari Seksi Sumatera Utara I, Seksi Sumatera Utara II, Seksi Sumatera Utara III, dan Seksi Sumatera Utara IV. Sub Auditorat Perwakilan Sumatera Barat terdiri dari Seksi Sumatera Barat I, Seksi Sumatera Barat II, dan Seksi Sumatera Barat III.
Sub Auditorat Perwakilan Nanggroe Aceh Darussalam terpisah menjadi perwakilan IX BPK-RI di Banda Aceh (Pada Tahun 2005), Perwakilan X BPK RI di Pekanbaru (Pada tahun 2005) dan Pada Tahun 2007 Sub Auditorat Perwakilan Sumatera Barat menjadi Perwakilan BPK RI di Padang.
Berdasarkan Peraturan BPK Nomor 1 Tahun 2019 tanggal 29 Maret 2019 tentang Organisasi Tata Kerja Pelaksana BPK, BPK Perwakilan Provinsi Sumatera Utara terdiri dari Sekretariat Perwakilan, Sub Auditorat Sumatera Utara I, Sub Auditorat Sumatera Utara II, Sub Auditorat Sumatera Utara III, dan Kelompok Pejabat Fungsional. Sekretariat Perwakilan terdiri dari Sub Bagian
10
Humas dan TU Kalan, Sub Bagian SDM, Sub Bagian Keuangan, Sub Bagian Umum dan TI, serta Sub Bagian Hukum.
Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara merupakan lembaga tinggi negara yang bertugas memeriksa dan mengawasi pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara. Kantornya beralamat di Jalan Imam Bonjol nomor 22 Medan. Cakupan tugas pemeriksaan kantor tersebut terdiri dari 36 entitas, antara lain 34 pemerintah Provinsi/Kota/Kabupaten se-Sumatera Utara dan PT. Bank Sumut serta PDAM Tirtanadi.
Pemeriksaan laporan keuangan menghasilkan output berupa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) yang diserahkan ke DPRD masing-masing entitas. Sementara untuk tindak lanjut hasil pemeriksaan diserahkan kepada masing-masing inspektorat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan rekomendasi pemeriksaan yang dituangkan dalam LHP. BPK Perwakilan Provinsi Sumatera Utara menjalin hubungan yang baik dengan masyarakat khususnya melalui kantor inspektorat demi meningkatkan pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan negara yang dikelola oleh setiap pemerintah daerah. Melalui humas, BPK rutin mengadakan pertemuan dengan kantor inspektorat untuk menindaklanjuti rekomendasi hasil pemeriksaan BPK sehingga prestasi pemerintah daerah dalam mengelola keuangan negara semakin meningkat dari tahun ke tahun.
BPK Perwakilan Provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas memeriksa dan mengawasi pengelolaan dan tanggung jawab keuangan daerah pada Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, kota/kabupaten di Provinsi Sumatera Utara,
11
BUMD dan lembaga terkait di lingkungan entitas, termasuk melaksanakan pemeriksaan yang ditugaskan oleh Auditorat Utama Keuangan Negara (AKN).
Sumber: https://sumut.bpk.go.id (2021)
Gambar 2.1
Logo BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara Lambang Badan Pemeriksa Keuangan berbentuk bulat dan terdiri dari:
1. Garuda Pancasila melambangkan Badan Pemeriksa Keuangan sebagai Lembaga Tinggi Negara menjunjung tinggi Pancasila sebagai satu-satunya azas Negara Republik Indonesia serta berkewajiban melestarikan Pancasila dan UUD 1945.
2. Motif Cakra melambangkan senjata yang dimiliki Batara Wisnu yang berfungsi sebagai senjata untuk menjaga ketentraman dunia dari angkara murka. Cakra merupakan bentuk utama Lambang Badan Pemeriksa Keuangan adalah sebagai alat Bangsa Indonesia untuk menjaga agar pengelolaan keuangan negara yang dilakukan oleh Pemerintah selalu tertib, berdaya guna dan berhasil guna.
3. Tiga buah mata tombak melambangkan bahwa ruang lingkup Badan Pemeriksa Keuangan meliputi:
12
a. Pemeriksaan atas penguasaan dan pengurusan keuangan serta ketaatan terhadap peraturan dan perundangan.
b. Pemeriksaan atas daya guna (efisiensi dan kehematan) ekonomi.
c. Pemeriksaan atas hasil program (efektivitas).
4. Empat puluh tujuh buah lengkung-lengkung kecil pada sisi bagian luar Cakra melambangkan tahun kelahiran Badan Pemeriksa Keuangan yaitu tahun 1947.
5. Bunga teratai berkelopak tujuh lembar yang menopang cakra merupakan
“Padmasana” yang berarti tahta bunga teratai melambangkan kesuburan lahir batin.
6. Makna Cakra ditopang oleh bunga teratai tersebut adalah Badan Pemeriksa Keuangan sebagai Lembaga Tinggi Negara melaksanakan tugas konstitusionalnya terlepas dari pengaruh kekuasaan pemerintah dan lembaga- lembaga tinggi lainnya, sehingga memberikan jaminan terhadap independensi dalam setiap kegiatan.
7. Tujuh lembar kelopak bunga teratai juga melambangkan bahwa Badan Pemeriksa Keuangan dalam melakukan tugasnya senantiasa berlandaskan pada kode etik Sapta Prasetya Jati dan Ikrar Pemeriksa yang masing-masing berjumlah tujuh butir.
8. Warna Lambang Garuda Pancasila dan Cakra berwarna kuning emas, mempunyai makna keluhuran dan keagungan Badan Pemeriksa Keuangan sebagai Lembaga Tinggi Negara, sedangkan warna putih pada kelopak bunga teratai mempunyai makna kesucian, kebersihan, dan kejujuran.
13
2.2. Visi dan Misi BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara Visi BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara
Menjadi pendorong pengelolaan keuangan Negara untuk mencapai tujuan Negara melalui pemeriksaan yang berkualitas dan bermanfaat.
Misi BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara
1. Memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara secara bebas dan mandiri;
2. Melaksanakan tata kelola organisasi yang berintegritas, independen dan profesional; dan
3. Menjadi lembaga pemeriksa keuangan negara yang kredibel dengan menjunjung tinggi nilai-nilai dasar untuk berperan aktif dalam mendorong terwujudnya tata kelola keuangan negara yang akuntabel dan transparan.
2.3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat diartikan sebagai suatu kerangka yang menunjukan suatu hubungan di antara pejabat maupun bidang satu dengan lainnya, sehingga jelas kedudukan, wewenang serta tanggung jawab masing- masing bagian dalam suatu kedudukan yang teratur. Adapun struktur organisasi Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
14
Sumber: https://sumut.bpk.go.id (2021)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara 2.4. Job Description
Kepala Perwakilan BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara
Kepala Perwakilan (Kalan) BPK Perwakilan Provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan daerah pada Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Kota/Kabupaten di Provinsi Sumatera Utara, BUMD, serta lembaga terkait di lingkungan entitas, termasuk melaksanakan pemeriksaan yang ditugaskan oleh Auditorat Utama Keuangan Negara (AKN). Kepala Perwakilan juga memiliki tugas untuk mengelola sumber daya manusia, keuangan, hukum, hubungan masyarakat, teknologi informasi, prasarana, sarana, dan administrasi umum lainnya, guna memastikan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas di BPK Perwakilan Provinsi Sumatera Utara
15
dinilai oleh Auditorat Utama Keuangan Negara. Kepala Perwakilan juga mempunyai fungsi:
a. Kelembagaan BPK RI Perwakilan Sumatera Utara.
b. Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Daerah secara umum.
c. Pemeriksaan Investigatif.
d. Hubungan Kelembagaan Dalam Negeri dan Luar Negeri.
Sekretariat Perwakilan
Sekretariat Perwakilan (Setlan) mempunyai tugas memantau serta memastikan kegiatan kesekretariatan yang meliputi dukungan administrasi, hukum, hubungan masyarakat, perpustakaan, protokoler, dan sumber daya di lingkungan BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara berjalan lancar.
Sekretariat Perwakilan juga mempunyai tugas untuk mengkoordinasikan penyusunan Laporan Keuangan (LK) BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara berdasarkan standar, sistem, dan prosedur yang berlaku, guna memastikan kegiatan BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara berjalan dengan efektif dan efisien. Sekretariat Perwakilan (Setlan) juga mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan kegiatan-kegiatan kesekretariatan BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
b. Pengurusan SDM, keuangan, serta sarana dan prasarana di lingkungan BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
c. Pemberian layanan di bidang hukum, humas, teknologi informasi, administrasi umum, keprotokolan, dan perpustakaan di lingkungan BPK RI
16
Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
d. Penyiapan bahan dan Penyusunan Laporan Keuangan juga Laporan Akuntabilitas Kinerja BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
e. Pemutakhiran data pada aplikasi Sistem Informasi Manajemen Akuntansi (SIMAK).
f. Penyiapan Database Entitas Pemeriksaan (DEP) pada lingkup tugas BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
Sub Auditorat Sumatera Utara I
Pemeriksaan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan daerah pada Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Kota Pematang Siantar, Kabupaten Samosir, Kabupaten Langkat, Kabupaten Pakpak Bharat, Kabupaten Serdang Bedagai, Kabupaten Simalungun, Kabupaten Karo, Kabupaten Labuhanbatu Utara, dan Kota Binjai, serta BUMD dan lembaga terkait di lingkungan entitas tersebut di atas, termasuk melaksanakan pemeriksaan yang dilimpahkan oleh AKN.
Sub Auditorat Sumatera Utara II
Pemeriksaan pengelolaan dan tanggungjawab keuangan daerah pada Pemerintah Kabupaten Labuhanbatu, Kabupaten Mandailing Natal, Kabupaten Tapanuli Tengah, Kota Sibolga, Kabupaten Tapanuli Utara, Kabupaten Tapanuli Selatan, Kota Padang Sidempuan, Kabupaten Nias, Kota Gunungsitoli, Kabupaten Padang Lawas Utara, Kabupaten Labuhanbatu Selatan, Kabupaten Tapanuli Utara dan Kabupaten Nias Selatan, serta BUMD dan lembaga terkait di lingkungan entitas tersebut di atas, termasuk melaksanakan pemeriksaan yang dilimpahkan oleh Auditorat Utama Keuangan Negara (AKN).
17
Sub Auditorat Sumatera Utara III
Pemeriksaan pengelolaan dan tanggung jawab keuangan daerah pada Pemerintah Kabupaten Deli Serdang, Kabupaten Dairi, Kabupaten Toba Samosir, Kota Tebing Tinggi, Kabupaten Batubara, Kota Medan, Kabupaten Asahan, Kabupaten Humbang Hasundutan, Kabupaten Padang Lawas, Kabupaten Nias Utara, Kabupaten Nias Barat dan Kota Tanjung Balai, serta BUMD dan lembaga terkait di lingkungan entitas tersebut di atas, termasuk melaksanakan pemeriksaan yang dilimpahkan oleh Auditorat Utama Keuangan Negara (AKN).
Sub Bagian Sumber Daya Manusia (SDM)
Sub Bagian SDM mempunyai tugas untuk mengkoordinir dan memantau pengelolaan administrasi kepegawaian (seperti administrasi manajemen karir, manajemen kinerja, dan manajemen kompensasi) pada BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara, guna mendukung kelancaran pengelolaan kepegawaian dengan optimal.
Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan memiliki tugas mengkoordinasikan serta mengevaluasi penyusunan anggaran, revisi anggaran, perbendaharaan, penatausahaan dan pertanggungjawaban, keuangan di lingkup BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara, serta menyiapkan bahan pendukung penyusunan Laporan Keuangan (LK) BPK, guna memastikan keuangan BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara dikelola dan dilaporkan dengan lengkap, akurat dan akuntabel.
18
Sub Bagian Hukum
Tugas Sub Bagian Hukum adalah mengkoordinasikan, memantau, dan merevisi kegiatan pemberian layanan hukum yang meliputi legislasi, konsultasi dan atau pendapat hukum, bantuan hukum, dan informasi hukum, berdasarkan standar, sistem dan prosedur yang berlaku, guna menghasilkan layanan hukum yang efektif dan mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
Sub Bagian Umum dan Teknologi Informasi (TI)
Pelaksanaan pemberian layanan administrasi umum, teknologi informasi, dan keprotokolan, serta pelaksanaan pengurusan sarana dan prasarana di lingkungan BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
Sub Bagian Humas Dan Tata Usaha Kepala Perwakilan
Sub Bagian Humas dan TU Kalan bertugas untuk mengkoordinasikan serta memantau pelaksanaan kegiatan di bidang kehumasan yang terkait dengan tugas dan fungsi BPK Perwakilan Provinsi Sumatera Utara, mengelola perpustakaan, kesekretariatan, keprotokolan, menyiapkan informasi yang dibutuhkan oleh kepala perwakilan, pemutakhiran data pada aplikasi Sistem Informasi Manajemen Akuntansi (SIMAK) dalam rangka pengukuran indikator kinerja utama unit kerja dan penyimpanan Database Entitas Pemeriksaan (DEP) pada lingkup tugas BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara, sesuai standar, sistem, dan prosedur yang berlaku, guna mendukung efektivitas pelaksanaan kegiatan kehumasan dan tata usaha di lingkup BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
19
2.5 Kinerja Usaha Terkini
Kondisi pandemi COVID-19 juga mempengaruhi organisasi dan pelaksanaan tugas BPK secara khusus di BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara. Sejak Pemerintah membentuk Gugus Tugas Percepatan Penanganan COVID-19, BPK memberlakukan sistem pelaksanaan tugas kedinasan dari rumah (work from home) dan sistem pelaksanaan tugas kedinasan di kantor (work from office) yang di selang seling penerapannya. Melalui work from home, proses komunikasi, koordinasi dan pelaksanaan tugas lebih banyak memanfaatkan TI.
Kondisi selain itu, BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara juga merespon dampak utama COVID-19 di lingkungan internal dengan: menjaga dan memantau kesehatan dan keselamatan pegawai; penyesuaian kegiatan pemeriksaan;
memfokuskan kembali dan realokasi anggaran; serta menerapkan protokol kesehatan dalam pelaksanaan tugas. Perkembangan ini berpotensi mendorong pola kerja baru di lingkungan BPK dengan dukungan sumber daya sesuai skala prioritas.
Adapun kinerja usaha terkini BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara yaitu:
1. Peningkatan kualitas Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP).
2. Peningkatan kualitas dan kuantitas pegawai BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
3. Mengoptimalkan penanganan kasus penyelesaian ganti kerugian negara.
4. Meningkatkan penerapan Knowledge Management.
20
5. Pengimplementasian Sistem Merit (Kualifikasi, Kompetensi dan Kinerja untuk perbaikan pengelolaan SDM BPK).
6. Meningkatkan pelayanan dalam pemeriksaan keuangan negara.
2.6 Rencana Kegiatan
1. Meningkatnya kepercayaan publik atas kualitas dan manfaat, serta dampak hasil pemeriksaan BPK.
2. Meningkatnya penyelesaian kerugian negara dan meningkatnya kepercayaan publik atas kualitas dan manfaat penyelesaian ganti kerugian negara.
3. Informasi dan pengetahuan yang dimiliki BPK Perwakilan dapat terdistribusi secara baik dan menciptakan nilai bagi organisasi BPK.
4. Terwujudnya SDM BPK sebagai Human Capital yang unggul dan memiliki kapabilitas yang relevan dengan proses bisnis BPK untuk mencapai kinerja organisasi yang optimal, serta menjunjung tinggi nilai dasar dan kode etik BPK.
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Pengertian Arsip
Secara etimologis kata arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu archium, yang bermakna peti untuk menyimpan sesuatu. Dalam bahasa Latin, arsip dikenal dengan nama felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Sementara itu arsip dalam bahasa Inggris dikenal dengan tiga istilah, yaitu archive yang bermakna kumpulan warkat, record yang bermakna catatan dan file yang bermakna sekumpulan informasi/warkat. Dalam bahasa Belanda, arsip dikenal dengan istilah archief yang bermakna warkat. Dari segi asal-usul katanya disimpulkan bahwa kata arsip berarti kumpulan catatan yang menyimpan suatu informasi.
Menurut Barthos (2016), yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Menurut ISO (2015:90), Arsip adalah informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi atau seseorang yang sedang melakukan kewajiban hukum atau transaksi bisnis.
Menurut Gie (dalam Sugiarto dan Wahyono, 2014), Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut Sedarmayanti (2015:38), arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi, adalah karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna.
22
Bahan informasi yang penting harus diingat, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat disajikan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan.
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 2, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga, pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan dan dirawat sebaik-baiknya menurut aturan- aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu- waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat.
3.2. Fungsi Arsip
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015), bahwa fungsi arsip adalah sebagai berikut:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.
2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatannya tentu memerlukan berbagai data atau informasi yang akan
23
digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
3. Arsip sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa akan datang.
Sedangkan menurut Priansa dan Agus (2013:158), fungsi arsip adalah sebagai berikut:
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantu perpustakaan khususnya pada organisasi besar.
3. Sebagai alat bantu bagi pimpinan dan manajemen.
4. Sebagai alat perekam perjalanan organisasi.
5. Sebagai alat untuk memecahkan permasalahan dalam organisasi.
6. Sebagai sumber informasi peristiwa yang terjadi di kantor.
7. Sebagai alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan.
Berdasarkan pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi arsip sebagai sumber informasi yang dapat membantu seseorang dalam mencari informasi ketika diperlukan dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan dalam suatu masalah.
3.3. Tujuan Penataan Arsip
Bagi lingkungan pemerintahan dan sektor publik lainnya, tujuan penataan arsip menurut Pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan adalah:
24
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. Mendinamiskan penyelenggaraan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan 8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.
Berdasarkan pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan penataan arsip adalah untuk menjamin keselamatan arsip-arsip yang telah disimpan dan ditata dengan baik dan juga agar arsip-arsip yang telah disimpan dan ditata dengan
25
baik tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali oleh mereka yang membutuhkan.
3.4. Jenis-Jenis Arsip
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Ayat 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa jenis-jenis arsip yaitu:
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri dari 3 jenis yaitu:
a. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi/instansi. Contohnya: Daftar hadir atau absen karyawan.
b. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi. Contohnya: Laporan Keuangan.
c. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh:
Ijazah dan Sertifikat Tanah dan Bangunan.
2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
26
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Contohnya: Surat Keputusan.
3. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Contohnya: Bendera Pusaka Indonesia dan barang bersejarah lainnya.
4. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Contohnya: KTP
Sedangkan menurut Sugiarto dan Wahyono (2014:13), jenis-jenis arsip yaitu:
1. Arsip menurut subyek atau isinya
Menurut subyek atau isinya, ada bermacam-macam arsip, yaitu:
a. Arsip keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan sebagainya.
b. Arsip kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.
c. Arsip pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
d. Arsip pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.
2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
Menurut bentuk dan wujudnya, ada bermacam-macam arsip:
27
a. Surat, contoh: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya.
b. Gambar, foto, peta
c. CD (Compact Disk), DVD (Digital Video Disc) d. Pita rekaman
e. Microfilm
f. Disket, dan lain-lain
3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya
Menurut nilai atau kegunaanya, ada bermacam-macam arsip, yaitu:
a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.
b. Arsip bernilai administrasi, contoh: ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya.
d. Arsip bernilai sejarah, contoh: laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto peristiwa, dan sebagainya.
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.
28
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainnya.
4. Arsip menurut sifat dan kepentingannya
Menurut sifat dan kepentingannya, ada beberapa macam arsip, yaitu:
a. Arsip tidak berguna (non esensial), contoh: surat undangan, memo, dan sebagiannya.
b. Arsip berguna, contoh: presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya.
c. Arsip penting, contoh: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.
d. Arsip vital, contoh: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijazah, dan sebagainya.
5. Arsip menurut fungsinya
Menurut fungsinya, ada dua jenis arsip, yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip menurut tempat/tingkat pengolahannya
Menurut tempat atau tingkat pengolahannya, dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arsip Nasional Pusat.
29
b. Arsip unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arsip Nasional Daerah di Ibukota Provinsi.
7. Arsip menurut keasliannya
Arsip menurut keasliannya dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip asli, yaitu dokumen utama yang dibuat dan ditujukan pada pihak yang paling berkepentingan (pihak utama). Dokumen ini langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan, merupakan dokumen dalam bentuk surat yang dibuat bersama-sama dengan arsip asli atau dokumen utama, namu ditunjukkan para pihak yang berkepentingan selain pihak utama.
c. Arsip salinan, merupakan dokumen tiruan, yang dibuat dengan cara duplikasi, atau diketik ulang dimana isi atau kontennya sama dengan dokumen asli. Biasanya dibuat tidak bersama-sama dengan pembuatan dokumen asli.
d. Arsip petikan, merupakan arsip yang dibuat dengan cara mengutip sebagian dari isi dokumen asli.
8. Arsip menurut kekuatan hukum
Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
a. Arsip otentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan dan dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
30
b. Arsip tidak otentik, adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, microfilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.
3.5. Peralatan Dan Perlengkapan Arsip
Untuk dapat menata arsip dengan baik dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang mampu menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya. Menurut Rosalin (2017:200), peralatan yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Filing Cabinet, merupakan perlengkapan untuk menyimpan arsip dan penggunaanya secara vertikal berderet ke belakang. Filing cabinet terdiri dari beberapa laci, dari satu hingga 6 laci.
2. Rotary, merupakan tempat menyimpan arsip yang disimpan secara menyamping (lateral). Rotary disebut juga dengan filing cabinet berputar.
Rotary terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.
3. Lemari arsip, merupakan tempat penyimpanan berbagai bentuk arsip, disimpan menyamping (lateral) dan arsip dimasukkan terlebih dahulu ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar.
4. Rak arsip, merupakan lemari tanpa pintu. Dalam penggunaanya arsip yang disimpan dalam rak arsip disusun secara menyamping (lateral) dan dimasukkan ke dalam ordner atau ke dalam kotak arsip.
Peralatan dan perlengkapan arsip saling mendukung satu dengan yang lain.
Perlengkapan kearsipan adalah alat-alat dan bahan yang mendukung kegiatan
31
pengelolaan kearsipan. Adapun beberapa perlengkapan arsip, yaitu:
1. Map arsip, adalah lipatan kertas atau plastik yang tebal dan digunakan untuk menyimpan arsip. Ada beberapa jenis dari map arsip yaitu:
a. Stopmap folio, jenis map ini memiliki daun penutup pada setiap sisinya baik sisi atas, bawah, kanan, maupun sisi kiri. Fungsi daun penutup untuk menjaga surat/dokumen yang ada di dalamnya terhindar dari resiko hilang atau jatuh.
b. Map snelhecter, map jenis ini memiliki penjepit di tengahnya.
Digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat aktif maupun inaktif.
2. Guide atau sekat petunjuk, adalah alat yang terbuat dari karton/plastik dan digunakan sebagai alat penunjuk, penyangga, dan pembatas antara dokumen satu dengan dokumen lainnya dengan pembagian sesuai klasifikasi arsip.
3. Hanging folder, adalah folder yang mempunyai penggantung sepanjang folder tersebut, dan dipasang pada kaitan yang berada di samping kanan atau kiri dari filing cabinet. Hanging folder memiliki tab untuk mencatat kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
4. Ordner, adalah map dengan ukuran besar dan memiliki panjang punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
5. Stapler, adalah perlengkapan arsip yang digunakan untuk menjadikan satu kesatuan sejumlah kertas.
6. Perforator, berfungsi untuk membuang lubang pada kertas atau kartu.
7. Numerator, berfungsi untuk membubuhkan nomor di lembaran dokumen.
32
8. Box atau kotak arsip, adalah tempat penyimpanan arsip yang bersifat inaktif dimana terdapat informasi label dari deskripsi arsip tersebut.
9. Kartu indeks, adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks digunakan apabila menggunakan sistem subjek, tanggal, wilayah, dan nomor, kartu indeks tidak digunakan jika sistem arsip menggunakan abjad.
10. Kartu tunjuk silang, adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat dari suatu arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang hanya arsip tertentu saja yang benar-benar diperlukan saja.
11. Lembar pinjam arsip, lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
12. Map pengganti atau out folder, apabila surat yang dipinjam tidak hanya satu, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam dan menggunakan formulir peminjaman.
3.6. Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Barthos (2016:33), sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan- bahan tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap kali diperlukan.
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
33
dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut dibutuhkan dan terbagi atas beberapa. (Sugiarto 2014:68). Adapun tujuan dari penyimpanan arsip adalah:
1. Arsip yang disimpan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan informasi yang dicari tepat.
2. Melindungi agar arsip yang penting dari resiko hilang.
3. Efisien dalam penggunaan ruangan dan peralatan.
4. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip berdaya guna dan berhasil guna.
Menurut Zulkarnain dan Sumarsono (2018:196), sistem penyimpanan arsip terdiri dari 5 (lima) macam sistem, yaitu:
1. Sistem Kronologi/Tanggal (Chronological Filing System), merupakan sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu surat dikirim keluar. Penemuan kembali arsip disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal.
2. Sistem Nomor (Numeric Filing System), merupakan sistem filing tidak langsung (indirect filing system) karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan, juru arsip lebih dahulu membuat daftar kelompok masalah atau mengklasifikasikan arsip terlebih dahulu.
3. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System), merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/kantor yang berurutan sesuai abjad dari A sampai Z. Sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct filing system) karena bisa
34
langsung mencari arsip tanpa perlu menggunakan kartu indeks.
4. Sistem Subjek (Subject Filing System), merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama masalah pada isi surat. Isi dokumen sering disebut sebagai hal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek.
5. Sistem Wilayah (Geographical Filing System), merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang disusun berdasarkan pengelompokan surat nama tempat (lokasi), daerah, atau wilayah tertentu.
3.7. Prosedur Penataan Arsip
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Menurut Pedoman Pengelolaan Arsip Aktif Di Lingkungan Pemerintah Kota Blitar (2013:8), Penataan arsip aktif adalah kegiatan mengelompokkan dan menata arsip/berkas yang frekuensi penggunaannya masih tinggi (arsip tahun berjalan), menggunakan sistem dan sarana yang sesuai dengan jenis, volume dan bentuk fisik arsip yang disesuaikan tugas dan fungsi unit pengelola arsip sehingga terjamin keamanan fisik dan informasinya serta mudah dan cepat ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Prosedur penataan arsip adalah langkah-langkah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan penemuan kembali arsip. Prosedur yang benar dalam penataan arsip di suatu sisi akan memberikan kemudahan di dalam pengendalian fisik dan informasi arsip apabila ternyata arsipnya masih diperlukan oleh lembaga pencipta arsip (creating agency). Arsip yang akan ditata perlu
35
dipersiapkan terlebih dahulu, agar mempermudah pelaksanaannya. Menurut Herlambang dan Marwoto (2014:5), persiapan untuk menata arsip terdiri dari:
1. Memisahkan (Segregating)
Merupakan kegiatan sortir pendahuluan untuk mengelompokan arsip sesuai pokok permasalahannya.
2. Meneliti Disposisi (Examining)
Yaitu mengadakan penelitian, agar surat-surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum.
3. Memadukan (Assembling)
Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau yang paling berkaitan.
4. Mengklarifikasi (Classification)
Yaitu menentukan klarifikasi dengan ini pencarian terhadap arsip akan lebih mudah.
5. Mengindeks (Indexing)
Yaitu menentukan inti dari surat dan menentukan indeks arsip.
6. Tunjuk Silang (Cross Reference)
Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk mempermudah pencarian kembali arsip bila diperlukan.
7. Menyusun arsip yang sudah diberi kode sesuai sistem yang digunakan.
8. Menyimpan Arsip
Menyimpan arsip di tempat penyimpanan sesuai kode arsip.
36
Menurut Pedoman Pengelolaan Arsip Aktif Di Lingkungan Pemerintah Kota Blitar (2013:10), Penataan arsip aktif dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pemeriksaan
Yaitu proses mengecek atau memastikan bahwa arsip tersebut sudah siap untuk diberkaskan, memeriksa kelengkapannya, memisahkan dengan lampiran yang memiliki jenis fisik arsip yang berbeda seperti peta, buku, undangan, bagan, dan lain sebagainya.
2. Penentuan Indeks/Judul Pokok
Arsip/berkas yang akan disimpan dengan cara menyimpulkan isi ringkas dari informasi berkas/arsip untuk dijadikan judul pokok dalam setiap folder.
Indeks dapat berupa:
a. Angka (angka urut, tanggal, tahun) contohnya: untuk berkas kepegawaian berdasarkan NIP.
b. Nama untuk nama orang, badan, tempat wilayah.
c. Subjek/perihal untuk arsip yang bersifat korespondensi.
3. Pengelompokan
Yaitu proses pengelompokan atau penyortiran arsip sesuai kelompok masalah/judul pokok dan sub judulnya.
4. Pelabelan
Yaitu proses penulisan judul pokok dan sub judul arsip pada laci-laci filing cabinet/lemari/map/ordner/folder maupun sekat dan tab folder.
37
5. Penyimpanan
Yaitu proses memasukkan berkas/arsip ke dalam folder dan filing cabinet sesuai dengan kelompok judul pokok.
6. Penyusunan daftar arsip aktif yang terdiri dari Daftar arsip meliputi Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas.
Dalam penataan arsip harus menganut beberapa prinsip/asas yaitu:
1. Asas Sentralisasi
Penyimpanan arsip aktif dilakukan pada unit kearsipan secara terpusat. Asas ini biasanya dilakukan pada organisasi kecil dengan rentang kegiatan yang kecil serta jumlah dokumen yang tercipta juga relatif kecil dan jumlah sumber daya manusia yang tidak banyak.
2. Asas Desentralisasi
Penyimpanan arsip aktif dilakukan secara terpencar pada masing masing unit pengolah. Asas ini umumnya digunakan oleh organisasi yang relatif cukup kompleks dan besar dengan jumlah kegiatan yang cukup padat dan lokasi unit kerja yang berjauhan.
3. Asas Desentralisasi Terkendali
Penyimpanan arsip aktif dilakukan secara terpencar pada masing-masing unit pengolah dibawah kendali dan koordinasi Unit Kearsipan. Pada asas ini, unit kearsipan menyimpan daftar arsip aktif asli dari masing-masing unit pengolah, sedangkan unit pengolah menyimpan arsip aktif beserta copy asli dari daftar arsip.
38
3.8. Proses Penataan Arsip Dalam Memudahkan Pencarian Arsip Pada Kantor BPK RI Perwakilan Provsu
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, proses adalah rangkaian tindakan, pembuatan, atau pengolahan yang menghasilkan produk. Proses merupakan suatu tahapan-tahapan yang diterapkan dari suatu pekerjaan sehingga hasil yang dicapai dari pekerjaan tersebut mampu menggambarkan baiknya prosedur yang digunakan. Dalam melaksanakan suatu pekerjaan perlu adanya proses yang tepat agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan. Proses penataan arsip adalah kegiatan mengelompokkan dan mengatur arsip/berkas menggunakan sistem dan sarana yang sesuai dengan jenis, volume dan bentuk fisik arsip yang disesuaikan tugas dan fungsi unit pengelola arsip sehingga terjamin keamanan fisik dan informasinya serta mudah dan cepat ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Dari hasil wawancara dan pengamatan penulis, Unit Kearsipan yang terletak di Lantai 4 Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan Sistem Geografis, Nomor dan Subjek, dimana penataan arsip berdasarkan nama wilayah arsip tersebut seperti sub auditorat dan nama-nama daerah pemeriksaan, nomor yaitu nomor definitif atau nomor urut kardus yang digunakan sebagai sarana temu kembali arsip yang akan dicari dan mengetahui jumlah keseluruhan arsip yang telah tersimpan dan sistem perihal atau isi dari arsip tersebut seperti Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP). Sistem
39
Geografis/Wilayah, Nomor dan Subjek/Perihal sangat cocok digunakan pada kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara karena organisasi ini memiliki skala yang cukup besar, baik dari ruang lingkup fungsi ataupun pekerjaannya. Dengan dilakukannya sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem-sistem tersebut maka proses penataan arsip pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara berjalan dengan baik. Arsip-arsip yang ada tersimpan dan tertata rapi dengan baik serta dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Tetapi dari ketiga sistem penyimpanan tersebut, menurut penulis sistem penyimpanan geografis yang paling memudahkan dalam pencarian kembali arsip.
Jenis arsip yang disimpan pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara cukup beragam dan berperanan sesuai dengan porsinya. Jenis arsip yang disimpan pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara adalah arsip dinamis aktif dan inaktif. Proses penataan atau penyimpanan arsip dinamis aktif dan inaktif ini sudah berjalan dengan baik dan sesuai prosedur, sehingga memudahkan dalam pencarian kembali arsip ketika dibutuhkan.
Prinsip atau asas penataan arsip yang digunakan pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara adalah asas Desentralisasi Terkendali. Asas ini digunakan karena Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara merupakan organisasi dimana lokasi antara bagian yang satu dengan yang lain
40
terpisah walaupun satu gedung sehingga dapat mengurus arsipnya masing-masing tetapi tetap dibawah kendali dan koordinasi unit kearsipan dan juga memudahkan dalam proses penataan dan pencarian kembali arsip. Disini unit kearsipan menyimpan daftar arsip aktif asli dari masing-masing unit pengolah atau sub bagian, sedangkan unit pengolah atau sub bagian menyimpan arsip aktif beserta copy asli daftar arsip.
Peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara adalah Filing Cabinet; Lemari Arsip; Lemari Arsip Dorong (Roll O’Pack/Mobile File); Perangkat Komputer; Mesin Fotocopy; Scanner, Mesin penghancur kertas;
Ordner; Guide; Box atau Kotak Arsip; Kartu Indeks; Lembar Disposisi; Stapler;
Perforator; Berita Acara Serah Terima (BAST), Tanda Review Pengendali Mutu (TRPM) Lembar Pinjam Arsip (Out Indicator), AC (Air Conditioner). Berbagai peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan ini memudahkan dalam proses penataan dan pencarian kembali arsip di Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara. Tetapi menurut penulis peralatan yang paling memudahkan adalah Lemari Arsip Dorong (Roll O’Pack).
Tidak semua peralatan dan perlengkapan arsip yang ada di teori digunakan pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara.
Proses penataan arsip tentunya sangat berguna untuk kelangsungan pekerjaan yang dilakukan setiap harinya, apabila arsip ditata dengan baik dan
41
sesuai dengan prosedur penataan dan penyimpanan yang tepat, maka akan mempermudah untuk penemuan kembali arsip yang sedang dibutuhkan.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis, proses penataan arsip pada Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Sumatera Utara dilakukan berdasarkan Prosedur Operasional Standar (POS). Proses Penataan Arsip Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) sebagai Arsip Aktif dari Tim Pemeriksa kepada Pejabat Pengelola KKP serta Penyimpanannya adalah sebagai berikut:
1. Dalam 10 (sepuluh) hari setelah surat keluar dan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) disampaikan kepada entitas pemeriksaan, Ketua Tim bersama dengan Anggota Tim Pemeriksa terkait memeriksa kelengkapan KKP dan mengurutkannya sesuai dengan indeks yang telah dibuat.
2. Ketua Tim dan Anggota Tim Pemeriksa tersebut mengemas KKP ke dalam kardus arsip dan melekatkan lembar sampul pada kardus arsip.
3. Ketua Tim dan Anggota Tim Pemeriksa melekatkan label pada kardus KKP sesuai isi berkas yang dikemas di dalam kardus KKP.
4. Ketua Tim dan Anggota Tim Pemeriksa menyusun Daftar Arsip (DA) Aktif . 5. Ketua Tim dan Anggota Tim Pemeriksa menyerahkan KKP dan DA Aktif
kepada Pengendali Teknis (PT) untuk di-review.
6. PT me-review kelengkapan dan urutan susunan KKP. Apabila PT menyetujuinya, maka PT menyampaikan KKP beserta dengan DA Aktif KKP kepada Pengendali Mutu (PM) sebagai Penanggung Jawab Pemeriksaan terkait. Namun jika tidak menyetujuinya, PT mengembalikan KKP dan DA
42
Aktif kepada Tim Pemeriksa untuk diperbaiki.
7. PM me-review kembali kelengkapan KKP dan DA Aktifnya. Apabila PM menyetujuinya, PM memberikan paraf pada Tanda Review Pengendali Mutu (TRPM) dan melekatkan lembar TRPM pada kardus KKP. Jika tidak menyetujui, PM mengembalikan KKP dan DA Aktif PT untuk diperbaiki.
8. PM menyerahkan KKP sebagai Arsip Aktif kepada Pejabat Pengelola KKP melalui Nota Dinas (ND) dengan tembusan kepada Pemberi Tugas Pemeriksaan (PTP) dengan melampirkan DA Aktif dan Berita Acara Serah Terima (BAST) untuk dikelola sebagai Arsip Aktif oleh Pejabat Pengelola KKP.
9. Pejabat Pengelola KKP memindai KKP dan menyimpannya dalam database Arsip Aktif KKP.
10. Berdasarkan DA Aktif dari Tim Pemeriksa, Pejabat Pengelola KKP mengkompilasikan DA Aktif tersebut ke dalam DA Aktif Kompilasi dengan format DA Aktif Kompilasi sama dengan format DA Aktif dari Tim Pemeriksa.
11. Berdasarkan DA Aktif Kompilasi, Pejabat Pengelola KKP memberikan nomor urut pada kardus sesuai dengan nomor definitif Arsip Aktif.
12. Pejabat Pengelola KKP menyimpan kardus KKP pada lemari Arsip Aktif sesuai dengan nomor urutnya.
Berdasarkan proses diatas dapat disimpulkan bahwa Proses Penataan Arsip Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) sebagai Arsip Aktif pada Kantor Badan
43
Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan akan memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan.
Proses Penataan Arsip KKP sebagai Arsip Inaktif dari Pejabat Pengelola KKP kepada Unit Kearsipan serta Penyimpanannya adalah sebagai berikut:
1. Berdasarkan DA Aktif Kompilasi, Pejabat Pengelola KKP mengusulkan KKP yang telah habis retensi aktifnya melalui ND kepada PM Pemeriksaan untuk diserahkan kepada Unit Kearsipan.
2. PM memastikan bahwa KKP yang diusulkan tersebut sudah dapat dikategorikan sebagai KKP Inaktif dengan memperhatikan umur penyimpanan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan status tindak lanjut pemeriksaan. Apabila KKP tersebut dapat dikategorikan sebagai KKP Inaktif, PM memberikan persetujuan melalui ND kepada Pejabat Pengelola KKP untuk menyerahkan KKP Inaktif kepada Unit Kearsipan.
3. Pejabat Pengelola KKP membuat ND Pemindahan KKP Inaktif, DA Inaktif, dan BAST Arsip Inaktif.
4. Pejabat Pengelola KKP menyerahkan KKP Inaktif dalam bentuk softcopy (hasil scan KKP) dan hardcopy beserta dokumen pendukungnya kepada Unit Kearsipan.
5. Unit Kearsipan memverifikasi kesesuaian isi KKP dengan DA Inaktif.
Verifikasi kesesuaian isi KKP dengan DA Inaktif dilakukan dengan uji petik oleh Unit Kearsipan. Hasil uji petik tersebut dituangkan dalam Berita Acara
44
Uji Petik Arsip Inaktif (BAUPAI). Apabila ditemukan ketidaksesuaian isi KKP dengan label dan daftarnya, maka Unit Kearsipan menyerahkan kembali DA Inaktif kepada Pejabat Pengelola KKP untuk diperbaiki.
6. Untuk KKP Inaktif yang telah sesuai dengan label dan daftarnya, Unit Kearsipan menyimpan KKP (softcopy) dalam database Arsip Inaktif dan menyimpan KKP (hardcopy) dalam kardus KKP sesuai dengan nomor urutnya pada Roll O'Pack.
7. Unit Kearsipan memberikan nomor definitive pada kardus secara berurutan dan rapi pada sisi sudut kanan bawah kardus.
8. Unit Kearsipan menandatangani Berita Acara Serah Terima Arsip Inaktif (BASTAI).
9. Unit Kearsipan membuat Laporan Inventarisasi Arsip Inaktif (LIAI) dan Laporan Rekapitulasi Arsip Inaktif Semester (LRAIS).
Berdasarkan proses diatas dapat disimpulkan bahwa Proses Penataan Arsip Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) sebagai Arsip Inaktif pada Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik dan akan memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan.
Proses Pencarian Kembali atau Peminjaman Arsip KKP Aktif dan Inaktif yang sudah ditata adalah sebagai berikut:
1. Pemohon peminjaman KKP Aktif/Inaktif menyampaikan permohonannya secara tertulis kepada Pejabat Eselon II, Kepala Biro Umum di BPK RI Pusat
