Bekal Analisa: Konsep/Teori, Model, Alat dan Metode

6. Pemecahan Masalah dengan Berpikir Sistem

6.1 Bekal Untuk Memecahkan Masalah

6.1.4 Bekal Analisa: Konsep/Teori, Model, Alat dan Metode

Dalam melakukan analisa, kita biasanya akan menggunakan 4 kategori bantuan analisa, yaitu:

konsep/teori, model, alat dan metode. Kategori ini menambahkan 1 kategori dibandingkan kategori yang dituliskan oleh Senge (Senge 1994), yaitu penambahan kategori model. Ketika anda ingin membeli atau membaca sebuah buku tentang manajemen biasanya buku tersebut memiliki kategori ini selain kategori topik buku. Ada buku yang berbicara soal konsep manajemen, alat bantu, model organisasi atau individu, dan buku tentang metode. Ada pula buku yang mengkombinasikan lebih dari satu dari ke 4 kategori ini.

Setiap kategori memberikan anda bantuan yang berbeda tergantung kebutuhan yang anda lakukan, berikut penjelasan dari masing-masing kategori dan pada saat apa anda biasanya membutuhkan kategori ini. Sebagai ilustrasi disetiap penjelasan dibahas contohnya dalam topik manajemen kualitas.

A. Konsep/Teori

Konsep atau teori merupakan argumen penjelasan tentang sebuah pola pikir yang perlu diadopsi untuk memandang dan mendekati sebuah permasalahan. Sebuah konsep biasanya mengajukan bukti berupa penguatan pakar lain dari pandangan yang mendukung, pelemahan pandangan yang tidak mendukung, logika, studi kasus, riset survey dan lain sebagainya. Bukti- bukti ini diajukan dalam rangka membujuk pembaca untuk mengikuti pola pikir atau pendapat dari penulisnya,

Konsep atau teori dapat membantu anda untuk mencari pendekatan yang berbeda dari yang telah biasa dilakukan, terutama ketika yang biasa dilakukan tidak lagi memberikan hasil yang lebih baik. Konsep atau teori dapat pula bermanfaat bagi anda untuk mengajukan alasan (why) dari inisiatif perbaikan yang ingin anda usulkan. Anda dapat meminjam argumentasi penulisnya.

Di dalam Manajemen Kualitas menjadi contoh, maka konsep dasar manajemen kualitas biasanya terdiri atas 3 hal dasar: fokus kepada pelanggan (Customer Focus), peningkatan berkesinambungan dengan berbasis fakta (Continuous Improvement Based on Facts) yang diambil konsep Kaizen dan siklus PDCA (Plan Do Check Action), dan partisipasi menyeluruh (Total Participation) dari semua tingkatan SDM dan fungsi organisasi.

B. Model

Model didefinisikan dalam kategori bekal analisa sebagai sebuah kebiasaan-kebiasaan terbaik (best practices) yang telah dilakukan oleh individu, grup atau organisasi yang dianggap sukses.

Kebiasaan ini biasanya dibedah kemudian dianalisa untuk dicari hubungannya dengan kesuksesan yang diraih. Tentunya ada pula model yang dianalisa karena kegagalannya, supaya menjadi pelajaran untuk tidak diulang kembali.

Model bermanfaat bagi kita untuk mencari ide-ide perbaikan yang terbukti telah dilakukan secara riil. Intinya: kalau dia bisa, saya juga bisa. Buku dengan judul Google Way, Pixar, Apple, IBM Way, Toyota Way dsb, merupakan kategori ini. Kelemahan model adalah analisa yang dilakukan adalah pada saat akhir atau sukses, sehingga pemandangan terhadap proses menuju sukses memiliki kemungkinan besar bias dan simplifikasi usaha. Bisa berarti ada beberapa

proses yang mungkin pendukung dan penting tertutupi dengan proses yang lebih dominan.

Simplifikasi usaha berarti semua proses dianggap memiliki usaha yang sama.

Model pada tingkat individu adalah mirip dengan Idola (Role Model). Secara pribadi kita mungkin mengidolakan orang-orang besar atau sukses, dan kita tentunya ingin banyak belajar dari mereka. Secara tidak sadar, kita membandingkan diri dengan mereka dan membuat analisa kesenjangan (gap analysis) antara diri kita dengan diri mereka. Kenapa kok mereka bisa sukses?

Ciri-cirinya apa? Apakah saya memiliki ciri-ciri tersebut? Jika tidak bagaimana caranya saya memiliki ciri-ciri itu?

Konsep Benchmarking (Patok Duga) juga menggunakan pendekatan model, sehingga organisasi dapat memperbaiki dirinya dengan merefleksikan dirinya dengan organisasi lain. Salah satu kekuatan konsep ini adalah dari sebuah logika sederhana: kalau ada orang lain bisa kenapa kita tidak bisa. Konsep ideal terkadang nun jauh diatas awan, sehingga kita terkadang berpikir:

apakah mungkin kita bisa mencapainya?

Model membantu kita untuk melihat apa yang sebaiknya kita perbaiki. Salah satu sumber model adalah standard-standard dunia seperti ISO 9000 atau MBNQA. Standard-standard dunia ini menggunakan sebuah model organisasi yang ideal untuk menjelaskan konsepnya. Untuk MBNQA misalnya mengatakan bahwa sebuah organiasi yang berorientasi dengan kualitas harus memiliki 7 ciri-ciri: Leadership; Strategic Planning; Customer and Market Focus;

Measurement, Analysis, and Knowledge; Management; Workforce Focus; Process Management; dan Results. Dengan mendapatkan pengakuan ini (terlepas pro dan kontra konsep “ideal” yang diajukan), kita merasa telah mirip atau sama dengan model kita.

C. Metode

Metode didefinisikan langkah-langkah yang harus atau disarankan dilakukan yang biasanya merupakan penterjemahan dari pendekatan atau model. Di dalam metode biasanya terdapat saran koleksi alat yang cocok digunakan untuk setiap langkah

Di dalam manajemen kualitas, pada tingkatan operasional, netode utama dalam kualitas sebenarnya tidak berubah sejak dikenalkan di Jepang tahun 1945 yaitu adalah siklus PDCA (Plan Do Check Action). Dalam mengoperasionalkan konsep ini, kita mengenal 2 jalur utama yaitu 7 Langkah Peningkatan Kualitas Berkesinambungan atau disingkat 7 Langkah saja dan Six Sigma (saya suka membedakannya dengan jalur jepang dan jalur amerika).

D. Alat Bantu

Alat didefinisikan sebuah perkakas yang membantu kita melakukan sebuah tugas tertentu menjadi lebih efisien atau efektif.

Kita bisa memaku sebuah paku ke papan kayu dengan batu atau bahkan jika anda kuat dan berani bisa dengan tangan anda, namun cara ini tidak efisien walaupun efektif. Efektif karena akhirnya paku akan tertanam juga, tidak efisien karena membuang tenaga terlalu besar.

Menggunakan palu membuat tugas anda lebih efisien dan efektif. Namun memegang palu harus benar untuk meningkatkan efisiensinya, anda sebaiknya memegang pada ujung bawah palunya

sehingga bisa memanfaatkan gaya momentumnya tidak hanya gaya dorong. Cerita palu ini mengilustrasikan dua hal penting: pilihlah alat yang tepat sesuai dengan tugas yang ingin dikerjakan dan jika telah dipilih, gunakanlah dengan tepat sesuai seharusnya.

Alat dalam manajemen tentunya bukan palu, tetapi biasanya berupa grafik, matriks, tabel, pengolahan data secara statistik, dll. Di setiap alat ada langkah-langkah yang harus atau disarankan untuk dilakukan.

Tipsnya adalah formulasikanlah kebutuhan anda dalam sebuah pertanyaan dan kira-kira jawaban apa yang anda harapkan. Jawaban ini tentunya dapat dibantu dihasilkan oleh alat tertentu. Alat bantu terkadang memiliki metodologi mini yang harus anda kuasai. Sebagai gambaran, maka pengelompokan alat ini dapat dilihat pada Tabel 6.2.

Tabel 6.2 Kelompok Kebutuhan dan Contoh Alat Bantu Kelompok Kebutuhan Contoh Alat Bantu (Sumber)⁴ Mendapatkan Ide Perbaikan

atau Sumber Permasalahan

 Force Field Analysis (SMT)

 5W + 1H (TQM)

 Diagram Affinitas (7NT)

 Mindmap

 Benchmarking (TQM)

 Brainstorming and NGT - Nominal Group Technique (TQM)

 Interrelationships Diagram (7NT) Mengumpulkan, Mengolah,

Menyajikan dan Menganalisa Data

 Analisa Pemegang Kepentingan (Stakeholders Analysis) (SMT)

 Checksheet (7T)

 Force Field Analysis (SMT)

 Survey. Questionnair, Focus Group Discussion (FGD)

 Other Statistical Tools: box plot, correlation analysis, hypothesis testing, sampling, design of experiments

 Check Sheet (7T)

 Control Chart (7T)

 Impact Effort Project Selection Graph (LMT)

 Pareto Chart (7T)

 Process Capability Study (6S)

 Scatter Diagram (7T)

 Histogram (7T)

 Stratification (TQM) Mencari Sumber Akar

Permasalahan

 Fishbone Diagram (7T)

 Decision tree (SMT)

 Reverse Fishbone Diagram (TQM)

 Matrix Diagram/Table (7NT)

 AHP - Analytical Hierarchy Process (SMT)

 Tree Diagram (7NT)

 Flow Chart dan Grafik - Pie Chart, Line Chart, Radar Chart, Bar Chart, etc. (7T)

Menganalisa Proses  SIPOC Diagram -Supplier, Input, Process, Output, Customer (6S)

 Benchmarking (TQM)

4 7T= 7 Tools, 7NT= 7 New Tools, SMT =Strategic Management Tools, 6S=Six Sigma Tools, LMT=Lean Management Tools, RMT=Risk Management Tools, PMT=Project Management Tools and TQM=Total Quality Management.

Kelompok Kebutuhan Contoh Alat Bantu (Sumber)⁴

 Cost of Quality (TQM)

 Critical To Quality (CTQ) tree

 FMEA - Failure Modes and Effects Analysis (FMEA)

 Value Stream Mapping (LMT)

 Grafik dan Flow Chart (7T)

 Matrix Diagram/Table (7NT)

 QFD - House of Quality (TQM)

 Interrelationships Diagram (7NT)

 Tree Diagram (7NT)

 PDPC - Process Decision Program Chart (7NT) Melakukan evaluasi dan

memberikan bantuan untuk Mengambil Keputusan

 PDPC - Process Decision Program Chart (7NT)

 AHP - Analytical Hierarchy Process (SMT)

 FMEA - Failure Modes and Effects Analysis (RM)

 Fault Tree Analysis (RM)

 Fishbone Diagram (7T)

 Force-field Analysis (SMT)

 Interrelationships Diagram (7NT)

 Pareto Chart

 scatter diagram

 stratification

 why-why diagram

 Check Sheet Membantu Perencanaan dan

Monitoring Kegiatan Perbaikan

 Arrow Diagram (7NT)

 Check Sheet (7T)

 Force-field Analysis (SMT)

 Gantt Chart (PMT)

 Matrix Diagram/Table (7NT)

 Mind Map

 PDPC - Process Decision Program Chart (7NT)

 Project Charter (6S)

 Interrelationships Diagram (7NT)

 Stakeholder Analysis (SMT)

 Storyboard (6S)

 Tree Diagram (7NT)

 Grafik dan Flow Chart (7T)

Setiap alat memiliki kemampuan untuk melayana lebih dari 1 kebutuhan sekaligus, dan sebenarnya setiap alat telah banyak digunakan di bidangnya seperti yang dikodekan dalam kurung diatas.

Jadi milikilah koleksi alat yang membantu anda, kuasai bagaimana menggunakannya, pahamilah manfaat, kekuatan dan kelemahannya.

“It is tempting, if the only tool you have is a hammer, to treat everything as if it were a nail.” Abraham Harold Maslow

Alat atau Tools adalah salah satu kekuatan dalam manajemen kualitas. Alat membantu kita bekerja lebih efisien dan efektif, tergantung dari apa yang bisa dibantu dengan alat tersebut.

Kita membutuhkan informasi yang lebih terstruktur dan mudah dipahami dari sebuah koleksi data, ada alat yang membantu mengolah data misalnya beberapa alat dalam 7 Tools of Quality.

Ada lagi alat yang membantu proses pengolahan data kualitatif yang dikenal sebagai 7 New Tools of Quality (Hosotani February 2004). Di Six Sigma dikenal Basic Statistical Tools dan Advanced Statistical Tools (Pande, Neuman et al. 2002). Pada kombinasi Lean Six Sigma tambahan alat di lean management juga diberikan seperti 5S, SMED, VSM, dll (George 2005;

DeCarlo and Breakthrough Management Group. 2007; Arthur 2011). Nancy Tague memiliki referensi yang baik tentang ini melalui bukunya di quality toolbox (Tague 2005).

Dalam dokumen BERPIKIR SISTEM POLA BERPIKIR UNTUK PEMAHAMAN MASALAH YANG LEBIH BAIK (Halaman 78-82)