9. Medium Pembelajaran Berpikir Sistem
9.3 Permainan Pembelajaran Beer Game
Permainan beer game sering digunakan untuk memberikan pengalaman praktik tentang tantangan dalam mengelola rantai suplai. Permainan beer distribution game (atau the Beer Game) adalah permainan peran yang biasanya mensimulasikan kekacauan, kompleksitas dan struktur masalah pada rantai suplai. Tentu permainan ini tidak menggunakan bir sesungguhnya dan tidak mempromosikan konsumsi minuman keras. Bir menjadi obyek karena untuk memproduksi bir dibutuhkan proses fermentasi gandum yang akan menjadi sebuah proses penundaan (production delay) di rantai pabrik. Jadi permainan 100% halal.
Namun beer game juga bisa digunakan untuk memberikan pengalaman tentang adanya struktur yang nyata maupun tidak nyata dalam mempengaruhi pola pengambilan keputusan (Senge 1990), sehingga cocok sebagai medium belajar bersama dalam mengajarkan berpikir sistem.
9.3.1 DESKRIPSI PERMAINAN BEER GAME
Permainan beer game merupakan simulasi rantai suplai dari pabrik hingga ke konsumen. Ada empat rantai dalam beer game: retailer, wholesaler, distributor, dan factory. (Disarankan penamaan tetap menggunakan nama Inggris untuk mempertahankan kesamaan dengan permainan aslinya). Contoh layout papan permainan ini adalah seperti pada Gambar 9-1.
Gambar 9-1 Layout Papan Permainan Beer Game versi Lab SEMS TIUI
Rantai suplai ini mirip seperti yang sering terjadi pada sistem distribusi barang dari pabrik, dimana setiap rantai bisa dimiliki oleh pemilik yang berbeda, walaupun sebenarnya ada pula kondisi pemilik yang memiliki seluruh rantai suplai hingga ke toko, namun dalam permainan ini setiap rantai berbeda. Factory biasanya mengirimkan dalam jumlah besar ke gudang distributor, kemudian distribuotr memecah-mecah pesanan ke jumlah yang lebih kecil ke berbagai gudang wholesaler yang biasanya memiliki jatah area distribusi tertentu. Setiap distributor akan mengirimkan pesanan ke toko-toko di area yang dialokasikan sesuai dengan pesanannya. Ini berarti setiap toko tidak mungkin memesan langsung ke factory atau wholesaler. Wholesaler juga tidak diperkenankan untuk memesan langsung ke factory. Kondisi ini diterjemahkan didalam permainan sebagai sebuah regulasi berupa: setiap stasiun dilarang untuk berbicara dengan stasiun lainnya (kiri dan kanan).
113
Gambar 9-2 Komposisi Pemain dalam Beer Game
Sebuah tim rantai suplai dapat terdiri dari 8-9 anggota, seperti pada Gambar 9-2. Secara umum setiap rantai memiliki konfigurasi yang sama dengan dua orang operator, dengan perbedaan sedikit pada rantai retailer dan factory.
Tentunya setiap memesan barang, butuh waktu untuk barang sampai ke pemesan (lead time), dalam permainan ini adalah 2 minggu (dilambangkan dengan shipping delay). Delay adalah truk yang sedang dalam perjalanan menuju inventory anda. 1 kotak delay menunjukkan 1 minggu perjalanan. Dibutuhkan 2 minggu perjalanan untuk upstream mencapai anda. Barang yang sudah dijalan tentunya tidak bisa di cancel atau dibatalkan di tengah jalan – didalam kotak shipping delay).
Pembagian tugas kedua operator adalah seorang penanggung jawab informasi (PI) dan penanggung jawab material (PM), seperti pada Gambar 9-3. PI bertugas untuk membaca incoming order dari upstream, menuliskan order placed ke downstream dan mencatat kondisi harian. PM bertugas menggerakkan koin/kacang dan memonitor pergerakan material selama game berlangsung (termasuk 2 shipping/production delay yang akan masuk ke inventorinya – 2 kotak delay dikanan). Unit barang dalam rantai suplai adalah krat, dan anda bisa menggunakan koin kecil, paper clip, atau kacang goreng untuk melambangkan 1 krat bir.
114
Gambar 9-3 Pembagian Tanggung Jawab dalam Setiap Rantai Stasiun
Permainan dilakukan dalam hitungan minggu. Incoming Order adalah order yang dikirim dari minggu sebelumnya dari downstream. Order Placed adalah order untuk minggu depan. Order placed dikirimkan pada akhir minggu untuk minggu berikutnya. Order placed anda hanya dibuka untuk upstream anda. Isi kotak inventory adalah persediaan yang anda punya, yang jumlahnya pada akhir periode akan dihitung sebagai biaya persediaan (bukan pada awal periode). Pemain diperbolehkan untuk order 0 (kosong), tetapi anda harus melayani order yang diminta, jika punya (dilarang nahan barang!).
Catatan Perbedaan untuk Rantai Retailer adalah perbedaan nama pada customer orders menjadi incoming orders. Tim di retailer tetap harus melakukan order ke distributor (upstream).
Catatan Perbedaan untuk Rantai Factory adalah perbedaan nama pada Shipping Delay menjadi Production Delay dan Order Placed yang menjadi Production Order/Request. Production order dilakukan bersamaan dengan order placed dari stasiun lain. Perbedaan lainnya adalah factory melayani sendiri pesanan production ordernya, jadi bukan dari upstream seperti rantai lainnya.
Tujuan Permainan adalah mendapatkan total biaya rantai suplai yang terendah dengan biaya denda untuk backlogs adalah $1 per unit dan biaya Inventory adalah $0.5 per unit. Artinya jika anda memiliki 10 unit krat beer dalam inventory dan 0 backlog, maka biaya pada minggu itu adalah 10 x $0.5 = $5, atau jika anda memiliki 0 unit krat beer inventory dan 10 backlog, 10 x
$1 = $10. Total biaya adalah akumulasi biaya per minggu. Tim rantai suplai dengan biaya terendah memenangkan permainan dibandingkan tim lainnya.
115
Backlog adalah permintaan yang tidak bisa dipenuhi. Dalam permainan ini permintaan yang tidak bisa dipenuhi dalam satu periode dianggap hilang pada periode berikutnya.
Permainan disarankan dilakukan dalam 35-50 periode, dimana setiap periode melambangkan satu minggu waktu kalender. Tidak ada komunikasi antar stasiun rantai, kecuali pengiriman order dan penerimaan krat bir. Hanya retailer yang akan mengetahui berapa sebenarnya fluktuasi dari permintaan pelanggan (customer order), dan tidak boleh memberikan informasinya ke seluruh rantai suplai, kecuali setelah permainan berakhir. Customer Order telah didesain dalam tumpukan kartu yang ditumpuk dan diurut sedemikian rupa sehingga semua kelompok mendapatkan fluktuasi customer order yang sama sesuai periodenya.
Customer Order jangan dikocok, atau diubah urutannya karena berarti akan menjadi berubah urutannya, sehingga berakibat variasi order bisa berbeda ke setiap kelompok.
Untuk memulai permainan, pada kondisi awal disetiap inventory memiliki 12 krat bir, dan di setiap kotak delay ada 4 krat bir. Di semua kotak order ada jumlah permintaan 4 krat (customer, incoming, placed, dan production). Pada awal permainan juga sebaiknya dilakukan latihan sebanyak 3-6 kali dengan kondisi yang sama dengan kondisi awal, hingga mereka memahami proses pergerakan material dan informasi dalam game ini.
9.3.2 LANGKAH PERMAINAN YANG DIANJURKAN DALAM BEER GAME Gunakan 7 Langkah ini dalam setiap periode permainan beer game,
“Kita mulai periode ke XX .. Siap?”
(Penyebutan angka periode untuk memastikan tidak ada kelompok yang tertinggal atau mulai terlebih dahulu)
1. Geser semua Delays
2. Buka incoming orders. (Untuk Tim Retailer yang dibuka Customer Order, Untuk Tim Factory membuka sekaligus Incoming Order dan Production Order)
3. Layani incoming orders (Untuk tim Factory termasuk melayani Production Order dg mengambil raw material dari inventory)
4. Geser Order Placed ke Incoming Order (dengan Tanpa Dibuka atau Tetap Tertutup) 5. Tulis Pesanan (order) ke suplier anda utk siklus berikutnya dan kemudian Letakkan
kedalam Order Placed dalam kondisi tertutup (untuk Factory tuliskan Production Order)
6. Catat kondisi Periode XX ini dalam form (order yang dilakukan, kondisi persediaan saat ini, order yang diterima dan backlog yang terjadi)
7. Tunggu Aba-aba untuk siklus berikutnya
Ingatkan kepada peserta berulang kali bahwa sebaiknya mereka tetap mengikuti komando berjalannya permainan walaupun setelah beberapa waktu merasa sudah mahir dan merasa bisa secara otomatis berjalan sendiri.
116
9.3.3 TUGAS DAN PERTANYAAN REFLEKSI DALAM BEER GAME
Sebuah rangkaian permainan simulasi untuk pembelajaran biasanya akan memiliki tiga tahapan: Briefing, Permainan dengan Fasilitasi dan De-briefing. Proses refleksi dalam debriefing memiliki peran dominan yang penting dalam permainan pembelajaran ini.
Disarankan setelah permainan, setiap stasiun rantai dan tim rantai suplai menyusun sebuah laporan dan presentasi berupa grafik garis dengan detail sebagai berikut
1. Untuk Setiap Stasiun: Sebuah Line Chart dengan sumbu X adalah waktu (minggu 1, 2, dst) dengan sumbu Y adalah unit krat untuk:
Order Placed & Inventory & Incoming Order & Backlog
Akumulasi Biaya pada stasiun anda dengan untuk Total, Inventori dan backlog
Catatan: Gunakan warna/jenis garis yang konstan (misalnya untuk order placed, jika udah menggunakan warna garis merah, maka untuk semuanya gunakan garis merah – dan ini berlaku untuk satu kelompok)
2. Untuk setiap Kelompok (Tim Supply Chain): Dari data semua stasiun, dibuat sebuah grafik konsolidasi kelompok dengan sumbu X adalah waktu (minggu 1, 2, dst) dengan sumbu Y adalah unit krat untuk
Order Placed dari Factory & Distributor & Wholesaler & Retailer & Customer Order.
Inventory dari Factory & Distributor & Wholesaler & Retailer
Backlog dari Factory & Distributor & Wholesaler & Retailer
Akumulasi Biaya dari waktu ke waktu untuk Total Biaya, Total dari Inventori
3. Untuk Individu: Fokus permainan beer game dalam berpikir sistem adalah memberikan pemahaman pentingnya untuk selalu mendapatkan pemahaman terhadap struktur
dibandingkan berfokus dengan kejadian atau juga pola perilaku saja. Beer game
memberikan sebuah media yang sangat baik dalam mengilustrasikan hal ini, sehingga selain tugas secara kelompok maka disarankan pula memberikan tugas individu untuk menjawab beberapa pertanyaan yang bersifat reflektif terhadap pola berpikir:
Pada saat mengambil keputusan, mana yang anda lebih pentingkan? Backlog atau Jumlah Persediaan? Mengapa?
Apakah ada unsur emosi dalam pengambilan keputusan anda? (balas dendam, memberikan pelajaran ke upstream yang tidak tahu diri, iseng bercanda dengan downstream, dsb)
Dengan memperhatikan gambar grafik garis yang and buat, apakah anda melihat ada pola pengambilan keputusan yang anda ambil? (Hints: apakah ketika ada yang kurang anda panik? Apakah ketika ada yang terlalu tinggi anda juga mengambil keputusan tertentu?)
Apakah ketika permainan berlangsung anda sadar bahwa ada struktur yang
mempengaruhi pola keputusan dan keputusan-keputusan yang anda buat? Apakah ada struktur fisik dan non-fisik? Coba sebutkan komponen-komponen strukturdan
deskripsikan struktur tersebut? (Hints: Bagaimana urutan anda memproses komponen- komponen struktur menjadi sebuah keputusan)
Apakah ada batasan struktur yang tidak tertulis, bahkan tidak ada, namun seolah-olah ada dan timbul melalui konstruksi anda sendiri dan membatasi anda?
117
Dengan pemahaman diatas, bagaimana rekomendasi anda untuk memitigasi fluktuasi demand dalam setiap tingkatan (struktur, pola dan keputusan)?
Apakah ketika diumumkan bahwa permainan akan berakhir (yang ini berarti sebuah umpan balik) maka apakah anda mengubah keputusan anda? Mengapa?
Apakah tujuan stasiun anda sama dengan tujuan tim? Apakah anda berpikir untuk mengorbankan tujuan stasiun anda untuk meraih tujuan tim?