Appendix 1. List of Stakeholder Contacted in the RSPO Certification Process
1.2 Dokumen perusahaan tersedia untuk umum, kecuali jika dokumen tersebut dilindungi oleh kerahasiaan komersial atau bilamana pengungkapan informasi tersebut akan berdampak negative
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 100 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
disampaikan kepada manager. Dari hasil wawancara juga disampaikan bahwa perusahaan juga telah menanggapi jika terdapat permintaan informasi.
g. Apakah ini ketidaksesuaian (Major)?
Tidak
ASA-3.1
ASA-4.1
1.2 Dokumen perusahaan tersedia untuk umum, kecuali jika dokumen tersebut dilindungi oleh
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 101 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
disertifikasi;
j. Kebijakan Hak Asasi Manusia (Kriteria 6.13).
Pertanyaan a. Apakah dokumen manajemen yang tercantum dibawah ini tersedia untuk umum?
b. Di mana dokumen tersebut disimpan?
c. Apakah itu terdiri dari sertifikat tanah dan atau pengunaan lahan?
d. Apakah itu termasuk batas-batas hukum, penggunaan lahan, klasifikasi, luas, pemberian izin, keabsahan izin, hak NCR?
e. Apakah itu termasuk rencana K3 (criteria 4.7)?
f. Apakah itu termasuk penilaian resiko dan mitigasi, rencana tanggap darurat, pelatihan, catatan kecelakaan?
g. Apakah itu termasuk rencana dan penilain dampak lingkungan dan dampak sosial kriteria ( 5,1, 6,1, 7,1 dan 7,8 )?
h. Apakah itu termasuk penilaian dampak dan langkah-langkah mitigasi sosial dan lingkungan?
i. Apakah itu termasuk dokumentasi HCV (kriteria 5.2 dan 7.3)?
j. Apakah itu termasuk identifikasi pada wilayah HCV, peta, pengeloaan, dan pemantauan HCV?
k. Apakah itu termasuk pencegahan pencemaran dan rencana pengurangan (kriteria 5.6)?
l. Apakah itu termasuk identifikasi pencemaran, pengelolaan dan tindakan pengurangan?
m. Apakah itu termasuk keluhan dan ketidakpuasan (criteria 6.3)
n. Apakah itu termasuk rincian tentang jenis keluhan, pihak yang terlibat dan status kasus ini?
o. Apakah itu termasuk prosedur negosiasi (criteria 6.4)?
p. Apakah itu termasuk rencana perbaikan berkelanjutan (criteria 8.1)?
q. Apakah itu termasuk ringkasan public dari laporan penilaian sertifikasi?
r. Apakah itu termasuk Kebijakan Hak Asasi Manusia (criteria 6.13)
s. Apakah semua dokumen yang berisi rencana pemantauan dan pelaporan manajemen?
t. Apakah semua laporan tersedia untuk umum ? u. Apakah ini ketidaksesuaian (Major)?
ASA-4 PT Pangkatan dan PT Bilah:
Perusahaan memiliki SOP No. BP/SOP/UMUM-02 tanggal 04 September 2013 tentang Transparansi Informasi. SOP antara lain menjelaskan daftar dokumen yang dapat / tidak dapat diakses oleh stakholders.
- Dokumen yang dapat diakses oleh stakeholder adalah sertifikat / hak penggunaan tanah, dokumen UKL/UPL, laporan UKL/UPL per semester, data CSR, data GRK, dokumen SIA, rencana perbaikan berkelanjutan, data bantuan kepada masyarakat, jumlah karyawan dan daerah konservasi.
- Dokumen yang tidak dapat diakses adalah budget perusahaan, gaji karyawan, data lembur, izin-izin perusahaan, semua informasi yang berhubungan dengan perusahaan dan informasi yang bisa berdampak negatif terhadap perusahaan dan karyawan.
Dokumen tersebut disimpan pada Sustainability and Certifiction Departement POM dan Estate, dengan masa simpan sesuai dengan mekanisme.
Daftar dokumen yang dapat atau tidak dapat diakses oleh publik serta bagaimana cara memintanya telah disosialisasikan kepada stakeholder, misalkan BLH, Dishutbun, Disnakertrans tanggal 19 Agustus 2016; dan kepada karyawan tanggal 12 Maret 2016.
Berdasarkan wawancara dengan instansi pemerintah, masyarakat sekitar dan kontraktor local, diketahui bahwa masyarakat telah mendapatkan sosialiasi transparansi informasi dan telah mengetahui jenis dan cara memperoleh informasi dari perusahaan.
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 102 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC) RE-CERT a. Apakah dokumen manajemen yang tercantum dibawah ini tersedia untuk umum?
Daftar dokumen yang dapat / tidak dapat diakses oleh stakholders.
- Dokumen yang dapat diakses oleh stakeholder adalah sertifikat / hak penggunaan tanah, dokumen UKL/UPL, laporan UKL/UPL per semester, data CSR, data GRK, dokumen SIA, rencana perbaikan berkelanjutan, data bantuan kepada masyarakat, jumlah karyawan dan daerah konservasi/HCV.
- Dokumen yang tidak dapat diakses adalah budget perusahaan, gaji karyawan, data lembur, izin-izin perusahaan, semua informasi yang berhubungan dengan perusahaan dan informasi yang bisa berdampak negatif terhadap perusahaan dan karyawan.
Sosialisasi list transparansi/daftar list dokumen yang dapat diakses: contoh tanggal 27 Pebruari 2017 kepada Disnaker, dinas lingkungan hidup, dinas pertanian Kab. Labuhanbatu dan kepala Desa Perkebunan Sennah.
Unit manajemen juga melakukan pelaporan wajib secara berkala kepada instansi diantaranya:
PT. Sembada Sennah Maju
- Laporan perkembangan usaha perkebunan dan pemanfaatan lahan semester 1 tahun 2017 disampaikan kepada Dinas Pertanian Kab. Labuahanbatu tanggal 3 Juli 2017
- Laporan Kegiatan penanaman modal semester 1 tahun 2017 disampaikan kepada BKPM tanggal 3 Juli 2017
- Wajib Lapor Ketenagakerjaan disampaikan kepada Disnaker Kab. Labuhan Batu tanggal 1 Maret 2017 PT. Pangkatan Indonesia
- Laporan perkembangan usaha perkebunan semester 1 tahun 2017 disampaikan kepada Dinas Pertanian Kab. Labuahanbatu tanggal 18 Agustus 2017
- Laporan Kegiatan penanaman modal semester 1 tahun 2017 disampaikan kepada BKPM tanggal 28 Agustus 2017
- Wajib Lapor Ketenagakerjaan disampaikan kepada Disnaker Kab. Labuhan Batu tanggal 28 Agustus 2017
Berdasarkan hasil wawancara dengan stakeholder seperti: dinas pertanian, dinas tenagakerja dan badan lingkungan hidup Kab. Labuhan Batu, masyarakat Desa (Desa Sido Rukun, Desa Perkebunan Pangkatan dan Desa Perkebunan Sennah), serikat pekerja, dan kontraktor local disampaikan bahwa pihak stakeholder telah diberikan sosialisasi terkait dengan data-data yang dapat diakses public.
b. Di mana dokumen tersebut disimpan?
Dokumen tersebut disimpan pada Sustainability and Certifiction Departement POM dan Estate.
c. Apakah itu terdiri dari sertifikat tanah dan atau pengunaan lahan? Ya
d. Apakah itu termasuk batas-batas hukum, penggunaan lahan, klasifikasi, luas, pemberian izin, keabsahan izin, hak NCR? Ya
e. Apakah itu termasuk rencana K3 (criteria 4.7)? Ya
f. Apakah itu termasuk penilaian resiko dan mitigasi, rencana tanggap darurat, pelatihan, catatan kecelakaan? Ya
g. Apakah itu termasuk rencana dan penilain dampak lingkungan dan dampak sosial kriteria ( 5,1, 6,1, 7,1 dan 7,8 )? Ya
h. Apakah itu termasuk penilaian dampak dan langkah-langkah mitigasi sosial dan lingkungan? Ya i. Apakah itu termasuk dokumentasi HCV (kriteria 5.2 dan 7.3)? Ya
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 103 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
j. Apakah itu termasuk identifikasi pada wilayah HCV, peta, pengeloaan, dan pemantauan HCV? Ya k. Apakah itu termasuk pencegahan pencemaran dan rencana pengurangan (kriteria 5.6)? Ya l. Apakah itu termasuk identifikasi pencemaran, pengelolaan dan tindakan pengurangan? Ya m. Apakah itu termasuk keluhan dan ketidakpuasan (criteria 6.3) Ya
n. Apakah itu termasuk rincian tentang jenis keluhan, pihak yang terlibat dan status kasus ini? Ya o. Apakah itu termasuk prosedur negosiasi (criteria 6.4)? Ya
p. Apakah itu termasuk rencana perbaikan berkelanjutan (criteria 8.1)? Ya q. Apakah itu termasuk ringkasan public dari laporan penilaian sertifikasi? Ya r. Apakah itu termasuk Kebijakan Hak Asasi Manusia (criteria 6.13) Ya
s. Apakah semua dokumen yang berisi rencana pemantauan dan pelaporan manajemen? Ya t. Apakah semua laporan tersedia untuk umum ? Ya
u. Apakah ini ketidaksesuaian (Major)? NO
ASA-1.1 a. Apakah dokumen manajemen yang tercantum dibawah ini tersedia untuk umum?
Daftar dokumen yang dapat / tidak dapat diakses oleh stakholders.
- Dokumen yang dapat diakses oleh stakeholder adalah sertifikat / hak penggunaan tanah, dokumen UKL/UPL, laporan UKL/UPL per semester, data CSR, data GRK, dokumen SIA, rencana perbaikan berkelanjutan, data bantuan kepada masyarakat, jumlah karyawan dan daerah konservasi/HCV.
- Dokumen yang tidak dapat diakses adalah budget perusahaan, gaji karyawan, data lembur, izin-izin perusahaan, semua informasi yang berhubungan dengan perusahaan dan informasi yang bisa berdampak negatif terhadap perusahaan dan karyawan.
hasil wawancara dengan Dinas Perkebunan, dinas tenagakerja dan badan lingkungan hidup Kab. Labuhan Batu, masyarakat Desa (Desa Bilah Hilir, Sennah dan Pangkatan 10), serikat pekerja, dan kontraktor local disampaikan bahwa jenis-jenis informasi yang dapat diakses oleh public telah disampaikan kepada stakeholder.
Unit manajemen juga melakukan pelaporan wajib secara berkala kepada instansi diantaranya:
PT. Sembada Sennah Maju
Perusahaan telah menyampaikan Laporan Pemanfaatan Lahan HGU tahun 2017 kepada Kantor Pertanahan Kab. Labuhanbatu tanggal 19 September 2018.
Perusahaan telah menyampaikan Laporan Perkembangan Usaha Perkebinan (LPUP) periode I tahun 2018 kepada Dinas Pertanian dan Perkebunan Kab. Labuhanbatu pada tanggal 5 Juli 2018.
Perusahaan telah menyampaikan Laporan Kegiatan P2K3 Triwulan II 2018 kepada Dinaker Kab.
Labuhanbatu tanggal 5 Juli 2018.
PT. Pangkatan Indonesia
- Perusahaan telah menyampaikan Laporan Pemanfaatan Lahan HGU tahun 2017 kepada Kantor Pertanahan Kab. Labuhanbatu tanggal 18 September 2018.
- Perusahaan telah menyampaikan Laporan Perkembangan Usaha Perkebinan (LPUP) periode I tahun 2018 kepada Dinas Pertanian dan Perkebunan Kab. Labuhanbatu pada tanggal 19 September 2018.
- Perusahaan telah menyampaikan Laporan Kegiatan P2K3 Triwulan II 2018 kepada Dinaker Kab.
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 104 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
Labuhanbatu tanggal 5 Juli 2018.
PT Bilah Plantindo
Perusahaan telah menyampaikan Laporan Pemanfaatan Lahan HGU tahun 2017 kepada Kantor Pertanahan Kab. Labuhanbatu tanggal 18 September 2018.
Perusahaan telah menyampaikan Laporan Perkembangan Usaha Perkebinan (LPUP) periode I tahun 2018 kepada Dinas Pertanian dan Perkebunan Kab. Labuhanbatu pada tanggal 19 September 2018.
Perusahaan telah menyampaikan Laporan Kegiatan P2K3 Triwulan II 2018 kepada Dinaker Kab.
Labuhanbatu tanggal 5 Juli 2018.
b. Di mana dokumen tersebut disimpan?
Dokumen tersebut disimpan pada Sustainability and Certifiction Departement POM dan Estate.
c. Apakah itu terdiri dari sertifikat tanah dan atau pengunaan lahan? Ya
d. Apakah itu termasuk batas-batas hukum, penggunaan lahan, klasifikasi, luas, pemberian izin, keabsahan izin, hak NCR? Ya
e. Apakah itu termasuk rencana K3 (criteria 4.7)? Ya
f. Apakah itu termasuk penilaian resiko dan mitigasi, rencana tanggap darurat, pelatihan, catatan kecelakaan? Ya
g. Apakah itu termasuk rencana dan penilain dampak lingkungan dan dampak sosial kriteria ( 5,1, 6,1, 7,1 dan 7,8 )? Ya
h. Apakah itu termasuk penilaian dampak dan langkah-langkah mitigasi sosial dan lingkungan? Ya i. Apakah itu termasuk dokumentasi HCV (kriteria 5.2 dan 7.3)? Ya
j. Apakah itu termasuk identifikasi pada wilayah HCV, peta, pengeloaan, dan pemantauan HCV? Ya k. Apakah itu termasuk pencegahan pencemaran dan rencana pengurangan (kriteria 5.6)? Ya l. Apakah itu termasuk identifikasi pencemaran, pengelolaan dan tindakan pengurangan? Ya m. Apakah itu termasuk keluhan dan ketidakpuasan (criteria 6.3) Ya
n. Apakah itu termasuk rincian tentang jenis keluhan, pihak yang terlibat dan status kasus ini? Ya o. Apakah itu termasuk prosedur negosiasi (criteria 6.4)? Ya
p. Apakah itu termasuk rencana perbaikan berkelanjutan (criteria 8.1)? Ooh Ya q. Apakah itu termasuk ringkasan public dari laporan penilaian sertifikasi? Ya r. Apakah itu termasuk Kebijakan Hak Asasi Manusia (criteria 6.13) Ya
s. Apakah semua dokumen yang berisi rencana pemantauan dan pelaporan manajemen? Ya t. Apakah semua laporan tersedia untuk umum ? Ya
u. Apakah ini ketidaksesuaian (Major)? NO
ASA-2.1 a. Apakah dokumen manajemen yang tercantum dibawah ini tersedia untuk umum?
b. Di mana dokumen tersebut disimpan?
Dokumen disimpan di masing-masing unit.
c. Apakah itu terdiri dari sertifikat tanah dan atau pengunaan lahan?
d. Apakah itu termasuk batas-batas hukum, penggunaan lahan, klasifikasi, luas, pemberian izin, keabsahan izin, hak NCR?
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 105 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
e. Apakah itu termasuk rencana K3 (criteria 4.7)?
f. Apakah itu termasuk penilaian resiko dan mitigasi, rencana tanggap darurat, pelatihan, catatan kecelakaan?
g. Apakah itu termasuk rencana dan penilain dampak lingkungan dan dampak sosial kriteria ( 5,1, 6,1, 7,1 dan 7,8 )?
h. Apakah itu termasuk penilaian dampak dan langkah-langkah mitigasi sosial dan lingkungan?
i. Apakah itu termasuk dokumentasi HCV (kriteria 5.2 dan 7.3)?
j. Apakah itu termasuk identifikasi pada wilayah HCV, peta, pengeloaan, dan pemantauan HCV?
k. Apakah itu termasuk pencegahan pencemaran dan rencana pengurangan (kriteria 5.6)?
l. Apakah itu termasuk identifikasi pencemaran, pengelolaan dan tindakan pengurangan?
m. Apakah itu termasuk keluhan dan ketidakpuasan (criteria 6.3)
n. Apakah itu termasuk rincian tentang jenis keluhan, pihak yang terlibat dan status kasus ini?
o. Apakah itu termasuk prosedur negosiasi (criteria 6.4)?
p. Apakah itu termasuk rencana perbaikan berkelanjutan (criteria 8.1)?
q. Apakah itu termasuk ringkasan public dari laporan penilaian sertifikasi?
r. Apakah itu termasuk Kebijakan Hak Asasi Manusia (criteria 6.13)
s. Apakah semua dokumen yang berisi rencana pemantauan dan pelaporan manajemen?
Ya. Termasuk dokumen rencana pemantauan dan pelaporan t. Apakah semua laporan tersedia untuk umum ?
Tidak terdapat perubahan jenis dokumen yang dapat diakses publik maupun dokumen yang tidak dapat diakes publik. Daftar dokumen yang dapat / tidak dapat diakses oleh stakeholders.
- Dokumen yang dapat diakses oleh stakeholder adalah sertifikat / hak penggunaan tanah, dokumen UKL/UPL, laporan UKL/UPL per semester, data CSR, data GRK, dokumen SIA, rencana perbaikan berkelanjutan, data bantuan kepada masyarakat, jumlah karyawan dan daerah konservasi/HCV.
- Dokumen yang tidak dapat diakses adalah budget perusahaan, gaji karyawan, data lembur, izin-izin perusahaan, semua informasi yang berhubungan dengan perusahaan dan informasi yang bisa berdampak negatif terhadap perusahaan dan karyawan.
Hasil wawancara dengan instansi dan perwakilan masyarakat desa, disampaikan jika terdapat permintaan data atau informasi kepada perusahaan, dapat menyampaikan nya langsung ataupun melalui surat dan disampaikan kepada manager.
u. Apakah ini ketidaksesuaian (Major)?
Tidak ASA-3.1
ASA-4.1
1.3 Pihak perkebunan dan pabrik kelapa sawit berkomitmen untuk bertindak etis dalam seluruh transaksi