Appendix 1. List of Stakeholder Contacted in the RSPO Certification Process
3. PT SEMBADA SENNAH MAJU
4.1 Prosedur operasi didokumentasikan secara tepat, diimplementasikan dan dipantau secara konsisten
4.1.2 Terdapat kegiatan pemeriksaan atau pemantauan kegiatan sesuai prosedur operasi minimal satu kali
setahun. minor
Pertanyaan a. Apakah tersedia daftar induk semua SOP?
b. Bagaimana perusahaan memantau pembaharuan?
c. Apakah SOP diterjemahkan ke dalam instruksi kerja dalam bahasa yang sesuai?
d. Apakah tersedia rekaman pelatihan untuk semua tingkatan?
e. Apakah terdapat pengawasan internal (misalnya audit, tinjauan dan inspeksi lapangan) untuk memantau pelaksaan lapangan konsisten dengan SOP?
f. Siapakah personel yang berkompeten ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan pengawasan internal?
g. Apakah pelaksanaan audit dilakukan secara teratur meliputi pelaksanaan semua SOP?
h. Apakah terdapat prosedur untuk ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan yang berkelanjutan?
i. Apakah ini ketidaksesuaian (minor)?
ASA-4 A. Ya. Tersedia list SOP Agronomi (12 SOP), SOP Umum (32 SOP), SOP K3 (14 SOP), SOP Teknologi dan Informasi (8 SOP), SOP Purchasing (9 SOP, termasuk SOP mengenai catatan revisi/SOP/3.1/5/Purchasing.I).
B. Revisi dicatat perubahannya didalam SOP mengenai catatan revisi/SOP/3.1/5/Purchasing.I).
C. Mekansme lainnya:
SOP mengenai catatan revisi/SOP/3.1/5/Purchasing.I).
Tersedia program dan realisasi pelatihan per divisi untuk tahun 2016.
Perusahaan memiliki RSPO Sustainability manual (DSL/Manual rspo/3.1/9, tanggal 10 Desember 2014), yang didalamnya menguraikan juga mengenai : Internal Audit Procedureterkait system manajemen RSPO dan persyaratan operasional yang ditetapkan PT Evans Indonesia; perencanaan audit dan koordinasi; melakukan audit internal,; pelaporan dan tindak lanjut serta referensi (RSPO sustainability Manual; SOP Estate; dokumentasi dan rekaman, pelaporan non conformance, daftar jadwal audit).
Telah ditetapkan 3 orang staf dari divisi Sustainability and Certificationn untuk melakukan internal audit operasional dan sertifikasi di kebun dan pabrik.
Audit implementasi SOP dilakukan oleh tim audit internal S&C.
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 166 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
Tersedia didalam dokumen DSL/Manual RSPO/3.1/9 mengenai form laporan ketidaksesuaian penerapan health, safety, environment dan management system.
D. Tidak.
RE-CERT a. Apakah tersedia daftar induk semua SOP?
Perusahaan menunjukkan daftar induk semua SOP, yaitu daftar SOP AGRO, SOP UMUM dan SOP K3.
b. Bagaimana perusahaan memantau pembaharuan?
Prosedur akan ditinjau ulang berkala setahun sekali untuk direview dan menyesuaikan dengan perkembangan yang ada. Perubahan (Revisi) dokumen SOP dimuat dalam dokumen “Monitoring Perubahan Dokumen SOP”.
c. Apakah SOP diterjemahkan ke dalam instruksi kerja dalam bahasa yang sesuai?
d. Apakah tersedia rekaman pelatihan untuk semua tingkatan?
Ya, tersedia rekaman pelatihan untuk semua tingkatan, diantaranya :
- Training Agronomi Karyawan Pemupuk, Divisi I Sennah Estate, tanggal 10 Maret 2017
- Training Agronomi Panen, blok B3 Sennah Estate, tanggal 9 Februari 2017 yang dihadiri 16 peserta - Training IPM, Divisi I Sennah Estate, tanggal 17 Februari yang dihadiri 41 peserta
- Training Agronomi Mandor dan Karyawan Penyemprotan, di Divisi 1 Sennah Estate, tanggal 9 Maret 2017
- Training K3 Kepada Karyawan panen, spraying dan bibitan di Divisi I tanggal 13 Februari 2017 yang dihadiri 30 peserta
- Training & sosialisasi penggantian kecelakaan kerja tenaga kerja BHLdi Divisi I Sennah Estate, tanggal 31 Agustus 2017
- Training kebijakan PT Evans Indonesia kepada jaryawan panen, spraying dan perawatan di Divisi 2 Sennah Estate tanggal 30 Agustus 2017
- Training kebijakan K3 kepada karyawan panen, spraying, pemupuk, karyawan kompos dan karyawan nursery di Divisi 1 Sennah Estate tanggal 301Agustus 2017
e. Apakah terdapat pengawasan internal (misalnya audit, tinjauan dan inspeksi lapangan) untuk memantau pelaksaan lapangan konsisten dengan SOP?
Ya, terdapat pengawasan internal (misalnya audit, tinjauan dan inspeksi lapangan) untuk memantau pelaksaan lapangan konsisten dengan SOP, misalnya internal audit operasional untuk kebun dan pabrik, tinjauan manajemen yang dilakukan setiap tahun terkait implementasi SOP dan K3 dan inspeksi lapangan kegiatan pemanenan yang dilakukan mulai dari level mandor hingga level manajer.
f. Siapakah personel yang berkompeten ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan pengawasan internal?
Perusahaan memiliki Departemen Internal Audit untuk melaksanakan kegiatan pengawasan internal.
Selain itu, pihak unit seperti manager, askep, SM dan pimpinan manajemen juga melakukan pengawasan dalam pengimplementasian SOP.
g. Apakah pelaksanaan audit dilakukan secara teratur meliputi pelaksanaan semua SOP?
Pelaksanaan audit internal dilakukan secara teratur meliputi pelaksanaan semua SOP seperti untuk audit kebun ruang lingkupnya administrasi kas bank dan hutang dagang, persediaan barang, administrasi pengupahan dan personalia, Administrasi panen dan pengangkutan TBS, FMIS, Aktivitas kendaraan, alat berat dan mesin dan follow up laporan internal audit.
h. Apakah terdapat prosedur untuk ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan yang berkelanjutan?
i. Apakah ini ketidaksesuaian (minor)?
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 167 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
ini kesesuaian (minor)
ASA-1.1 j. Apakah tersedia daftar induk semua SOP?
Pada saat kegiatan audit berlangsung perusahaan dapat menunjukkan daftar induk semua SOP, yaitu daftar SOP AGRO, SOP UMUM dan SOP K3.
k. Bagaimana perusahaan memantau pembaharuan?
l. Apakah SOP diterjemahkan ke dalam instruksi kerja dalam bahasa yang sesuai?
Penyimpanan, pembaharuan (update) dan distribusi Master prosedur yang dimiliki adalah tanggung jawab Departemen Sustainable and Certification (S&C). Prosedur akan ditinjau ulang berkala setahun sekali untuk direview dan menyesuaikan dengan perkembangan yang ada. Perubahan (Revisi) dokumen SOP dimuat dalam dokumen “Monitoring Perubahan Dokumen SOP”.
m. Apakah tersedia rekaman pelatihan untuk semua tingkatan?
- Training Kotak P3K pada tanggal 25 Januari 2018 lokasi di halaman kantor pabrik. Pelatihan diikuti oleh 40 orang karyawan. Dokumentasi, materi dan daftar hadir tersedia pada saat kegiatan audit berlangsung.
- Training K3 and Safety pada tanggal 14 Februari 2018 bertempat di halaman kantor Divisi 1.
Dokumentasi, materi dan daftar hadir tersedia pada saat kegiatan audit berlangsung.
- Training instruksi kerja pupuk pada tanggal 27 Juni 2018 bertempat di halaman kantor Divisi 3.
Dokumentasi, materi dan daftar hadir tersedia pada saat kegiatan audit berlangsung.
- Training manajemen sampah dan penghematan energi pada tanggal 26 Juni 2018 bertempat di halaman kantor Divisi 2. Dokumentasi, materi dan daftar hadir tersedia pada saat kegiatan audit berlangsung.
- Training kebijakan perusahaan, mekanisme komplain dan sustainability pada tanggal 18 Mei 2018 bertempat di halaman kantor Divisi 4. Dokumentasi, materi dan daftar hadir tersedia pada saat kegiatan audit berlangsung.
- Training RSPO pada tanggal 30 Mei 2018 bertempat di halaman kantor Divisi 1 dengan jumlah peserta 39 orang. Dokumentasi, materi dan daftar hadir tersedia pada saat kegiatan audit berlangsung.
- Training Sustainability ISCC pada tanggal 17 Juli 2018 bertempat di halaman kantor kebun dengan jumlah peserta 26 orang. Dokumentasi, materi dan daftar hadir tersedia pada saat kegiatan audit berlangsung.
- Training analisa resiko dan sumber bahaya pada tanggal 3 Juli 2018 bertempat di halaman kantor Divisi 4 dengan jumlah peserta 27 orang. Dokumentasi, materi dan daftar hadir tersedia pada saat kegiatan audit berlangsung
n. Apakah terdapat pengawasan internal (misalnya audit, tinjauan dan inspeksi lapangan) untuk memantau pelaksaan lapangan konsisten dengan SOP?
o. Siapakah personel yang berkompeten ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan pengawasan internal?
- Internal Audit RSPO
Dilaksanakan oleh internal auditor atas nama Tomy Kusumo Aji (ASKEP S&C Region Sumut) pada tanggal 19 – 20 Maret 2018. Dari hasil audit diketahui bahwa terdapat 10 temuan lapangan. Pihak perusahaan telah melakukan tindakan perbaikan pada tanggal 30 Maret 2018 untuk seluruh ketidaksesuain dan telah dinyatakan terpenuhi oleh auditor bersangkutan.
- Internal Audit ISPO
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 168 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
Dilaksanakan oleh internal auditor atas nama Tomy Kusumo Aji (ASKEP S&C Region Sumut) pada tanggal 26 – 27 Maret 2018. Dari hasil audit diketahui bahwa terdapat 20 temuan lapangan. Pihak perusahaan telah melakukan tindakan perbaikan pada tanggal 15 April 2018 untuk seluruh ketidaksesuain dan telah dinyatakan terpenuhi oleh auditor bersangkutan
p. Apakah pelaksanaan audit dilakukan secara teratur meliputi pelaksanaan semua SOP?
Pelaksanaan audit internal dilakukan secara teratur meliputi pelaksanaan semua SOP seperti untuk audit kebun ruang lingkupnya administrasi kas bank dan hutang dagang, persediaan barang, administrasi pengupahan dan personalia, Administrasi panen dan pengangkutan TBS, FMIS, Aktivitas kendaraan, alat berat dan mesin dan follow up laporan internal audit
q. Apakah terdapat prosedur untuk ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan yang berkelanjutan?
Perusahaan memiliki RSPO Sustainability manual (DSL/Manual rspo/3.1/9, tanggal 10 Desember 2014), yang didalamnya menguraikan juga mengenai : Internal Audit Procedureterkait system manajemen RSPO dan persyaratan operasional yang ditetapkan PT Evans Indonesia; perencanaan audit dan koordinasi; melakukan audit internal,; pelaporan dan tindak lanjut serta referensi (RSPO sustainability Manual; SOP Estate; dokumentasi dan rekaman, pelaporan non conformance, daftar jadwal audit)
r. Apakah ini ketidaksesuaian (minor)?
Berdasarkan hal tersebut diatas, diketahui bahwa perusahaan telah melakukan kegiatan pemeriksaan atau pemantauan kegiatan sesuai prosedur operasi minimal satu kali setahun dan pada saat kegiatan audit berlangsung perusahaan dapat menunjukkan bukti hasil dari kegiatan audit tersebut
ASA-2.1 s. Apakah tersedia daftar induk semua SOP?
Ya.
t. Bagaimana perusahaan memantau pembaharuan?
Penyimpanan, pembaharuan (update) dan distribusi Master prosedur yang dimiliki adalah tanggung jawab Departemen Sustainable and Certification (S&C). Prosedur akan ditinjau ulang berkala setahun sekali untuk direview dan menyesuaikan dengan perkembangan yang ada. Perubahan (Revisi) dokumen SOP dimuat dalam dokumen “Monitoring Perubahan Dokumen SOP”.
u. Apakah SOP diterjemahkan ke dalam instruksi kerja dalam bahasa yang sesuai?
Ya.
v. Apakah tersedia rekaman pelatihan untuk semua tingkatan?
w. Apakah terdapat pengawasan internal (misalnya audit, tinjauan dan inspeksi lapangan) untuk memantau pelaksaan lapangan konsisten dengan SOP?
Ya, terdapat beberapa kegiatan audit yang dilakukan setiap setahun sekali untuk memastikan penerapan SOP yang ada di lapangan. Contohnya : Dilaksanakan oleh internal auditor atas nama Dinda (ASKEP S&C Region Sumut) untk pada tanggal 11 – 12 Maret 2019. Dari hasil audit diketahui bahwa terdapat 13 temuan lapangan. Pihak perusahaan telah melakukan tindakan perbaikan pada tanggal 1 April 2019 untuk seluruh ketidaksesuain dan telah dinyatakan terpenuhi oleh auditor bersangkutan.
x. Siapakah personel yang berkompeten ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan pengawasan internal?
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 169 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
Perusahaan memiliki RSPO Sustainability manual (DSL/Manual rspo/3.1/9, tanggal 10 Desember 2014), yang didalamnya menguraikan juga mengenai : Internal Audit Procedureterkait system manajemen RSPO dan persyaratan operasional yang ditetapkan PT Evans Indonesia; perencanaan audit dan koordinasi; melakukan audit internal,; pelaporan dan tindak lanjut serta referensi (RSPO sustainability Manual; SOP Estate; dokumentasi dan rekaman, pelaporan non conformance, daftar jadwal audit)
y. Apakah pelaksanaan audit dilakukan secara teratur meliputi pelaksanaan semua SOP?
z. Apakah terdapat prosedur untuk ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan yang berkelanjutan?
aa. Apakah ini ketidaksesuaian (minor)?
ASA-3.1
ASA-4.1
4.1.3 Harus tersedia rekaman hasil kegiatan pemantauan dan tindak lanjut minor