Pabrik kelapa sawit harus merekam sumber TBS yang berasal dari pihak ketiga (pengumpul,

Appendix 1. List of Stakeholder Contacted in the RSPO Certification Process

3. PT SEMBADA SENNAH MAJU

4.1 Prosedur operasi didokumentasikan secara tepat, diimplementasikan dan dipantau secara konsisten

4.1.4 Pabrik kelapa sawit harus merekam sumber TBS yang berasal dari pihak ketiga (pengumpul,

pengantar, Koperasi, Asosiasi Petani dan mitra perusahaan (outgorwer). MAJOR

RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 171 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)

Panduan Khusus

Untuk 4.1.1 dan 4.1.4: SOP dan dokumentasi untuk pabrik kelapa sawit sebaiknya mencakup syarat-syarat rantai pasok yang relevan (lihat RSPO Supply Chain Certification Standard, Nov 2011).

Mekanisme-mekanisme untuk memeriksa pengimplementasian prosedur dapat mencakup sistem manajemen dokumentasi dan prosedur kontrol internal. Prosedur-prosedur tersebut mengacu pada praktik- praktik pengelolaan terbaik kelapa sawit di Indonesia, diantaranya mengacu pada Pedoman Teknis Pembangunan Kebun Kelapa Sawit, Kementerian Pertanian Direktorat Jenderal Perkebunan Tahun 2006.

Pertanyaan a. Apakah terdapat SOP untuk pihak ketiga/supplier TBS?

b. Apakah terdapat daftar kontraktor TBS yang disetujui perusahaan?

c. Apakah terdapat bukti pelaksanaan SOP?

d. Apakah terdapat catatan harian dan total untuk jumlah dan asal TBS dari kontraktor yang diterima?

e. Apakah catatan ini telah diverifikasi sesuai dengan SOP?

f. Dimana catatan disimpan?

g. Apakah ini ketidaksesuaian (Major)?

ASA-4 a. Apakah terdapat SOP Untuk pihak ketiga?

Memorandum dari GM Kebun Ref 004/GM/III/2015 tanggal 20 Maret 2016 tentang Pembelian TBS, dijelaskan bahwa persyaratan pembelian TBS harus mematuhi persyaratan:

1. TBS yang akan dibeli memiliki legalitas secara hukum dan perundang-undangan yang berlaku.

2. TBS akan dibeli tidak didirikan diatas lahan gambut dan marginal

3. TBS akan dibeli tidak melakukan perambahan hutan alam ketika membuka perkebunan kelapa sawit

4. TBS yang akan dibeli tidak membuka lahan untuk perkebunan kelapa sawit pada area yang memiliki NKT berdasarkan ketentuan yang berlaku.

5. TBS yang akan dibeli tidak terletak di dalam zona yang ditunjuk sesuai dengan tata guna lahan yang ditetapkan instansi pemerintah.

6. TBS yang akan dibeli tidak melakukan pembakaran lahan dalam proses replanting/penanaman kembali

7. TBS yang dibeli bersedia untuk bekerjasama dalam menerapkan praktek terbaik.

b. Adakah terdapat daftar kontraktor TBS yang disetujui perusahaan?

Perusahaan memiliki daftar kontraktor TBS yang telah disetujui oleh Manager Mill antara lain:

RAMP H. Abdul Gani (GN), RAMP Abang Ade (AA), RAMP Feri Megi Nasution (188), RAMP Edi Trulin Bangun (Nazwa), RAMP Hasim (HSN), RAMP Pendi Marico (MT), dan RAMP Dewi (DW).

c. Apakah terdapat bukti pelaksanaan SOP? Ya, terdapat dalam laporan bulanan Mill Manager.

d. Apakah terdapat catatan harian dan total untuk jumlah dan asal TBS dari kontraktor yang diterima? Ya, terdapat dalam laporan harian PKS (FFB Receipt Summary) dan telah direkap didalam laporan bulanan Manager.

e. Apakah catatan ini telah diverifikasi sesuai dengan SOP? ya f. Dimana dokumen tersebut disimpan? Mill Office.

Apakan indicator ini menjadi ketidaksesuaian (MAJOR)?

RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 172 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC) RE-CERT a. Apakah terdapat SOP untuk pihak ketiga/supplier TBS?

Pangkatan POM menerapkan model supply chain Mass Balance, dimana masih menerima dan mengolah TBS dari sumber non-certified dan TBS luar. Mill telah memiliki SOP Penerimaan TBS Luar (No. Dok:

SOP/PGM/14, Rev. 1, tanggal 1 Januari 2017).

b. Apakah terdapat daftar kontraktor TBS yang disetujui perusahaan?

Pangkatan POM menerima TBS dari sumber bersertifikat dan non-sertifikat, sehingga model rantai pasok yang digunakan adalah Mass Balance. Sumber-sumber pemasok TBS tersebut antara lain:

Internal (RSPO Certified):

- Pangkatan Estate / PGE (PT. Pangkatan Indonesia) - Sennah Estate / SNE (PT. Sembada Sennah Maju) - Bilah Estate / BIE (PT. Bilah Plantindo)

Eksternal (Non-Certified):

- Haji Abdul Gani (RAMP GN). Kec. NA IX, Kab. Labuhanbatu Utara. Perjanjian tanggal 11 November 2014.

- Marihot Sibarani (RAMP AA). Kec. Pangkatan, Kab. Labuhanbatu. Perjanjian tanggal 9 Pebruari 2015.

- Fier Megi Nasution (RAMP 188). Kec. Bilah Ilir, Kab. Labuhanbatu. Perjanjian tanggal 30 Januari 2015.

- Simson Pinem (RAMP CV ULTRA). Kec. Aek Natas, Kab. Labuhanbatu Utara. Perjanjian tanggal 12 Januari 2015.

- Hasim (RAMP HSN). Kec. Rantau Utara, Kab. Labuhanbatu. Perjanjian tanggal 23 Pebruari 2015.

- Edi Trulin Bangun (RAMP NAZWA). Kec. Pangkatan, Kab. Labuhanbatu. Perjanjian tanggal 11 November 2014.

- Pendi Marico (RAMP MT). Kec. Pangkatan, Kab. Labuhanbatu. Perjanjian tanggal 4 Mei 2015.

- Dewin (RAMP DW). Kec. Negeri Lama, Kab. Labuhanbatu. Perjanjian tanggal 29 Juni 2015

- Naga Tutur (RAMP NAGA TUTUR). Kec. Negeri Lama, Kab. Labuhanbatu. SPK No. PI/HO/01/VII/2017- Jual Beli TBS tanggal 6 Juli 2017.

- M. Dayan (RAMP AHJ). Kec. Negeri Lama, Kab. Labuhanbatu. SPK No. 79/DIR-PI/X/2016 tanggal 19 Oktober 2016.

- Hendra (RAMP EB). Kec. Negeri Lama, Kab. Labuhanbatu. SPK No. 78/DIR-PI/X/2016 tanggal 19 Oktober 2016.

- Redi Sinulingga (RAMP TERANG). Kec. Pematang Celeng, Kab. Labuhanbatu. Perjanjian tanggal 8 September 2015.

c. Apakah terdapat bukti pelaksanaan SOP?

Ya, dalam SPK jelas bahwa kesepakatan kedua belah pihak mengacu kepada SOP yang ada. Perusahaan juga melakukan verifikasi terhadap lokasi sumber TBS dari setiap supplier tsb.

Berdasarkan hasil wawancara dengan kontraktor TBS diketahui bahwa harga ditetapkan oleh perusahaan dan pihak supplier TBS telah menyepakatinya. Informasi harga disampaikan setiap hari jika ada perubahan melalui media SMS. Pembayaran TBS selalu dibayarkan tepat waktu yaitu 2 x dalam seminggu (Selasa dan Jumat)

RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 173 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)

d. Apakah terdapat catatan harian dan total untuk jumlah dan asal TBS dari kontraktor yang diterima?

Ya, terdapat dalam laporan bulanan Manager. Hal ini dapat dilihat juga pada basic info.

e. Apakah catatan ini telah diverifikasi sesuai dengan SOP? Yes f. Dimana catatan disimpan?

Catatan terdokumentasi dan tersimpan dengan baik dalam laporan harian/bulanan manajer di kantor unit PKS.

g. Apakah ini ketidaksesuaian (Major)? NO

ASA-1.1 h. Apakah terdapat SOP untuk pihak ketiga/supplier TBS?

Selama kegiatan surveillance-1.2 dilakukan, tidak ada perubahan ataupun revisi terkait SOP Pangkatan POM menerapkan model supply chain Mass Balance, dimana masih menerima dan mengolah TBS dari sumber non-certified dan TBS luar. Mill telah memiliki SOP Penerimaan TBS Luar (No. Dok: SOP/PGM/14, Rev. 1, tanggal 1 Januari 2017).

i. Apakah terdapat daftar kontraktor TBS yang disetujui perusahaan?