Appendix 1. List of Stakeholder Contacted in the RSPO Certification Process
1.3 Pihak perkebunan dan pabrik kelapa sawit berkomitmen untuk bertindak etis dalam seluruh transaksi dan operasi bisnis
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 105 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
e. Apakah itu termasuk rencana K3 (criteria 4.7)?
f. Apakah itu termasuk penilaian resiko dan mitigasi, rencana tanggap darurat, pelatihan, catatan kecelakaan?
g. Apakah itu termasuk rencana dan penilain dampak lingkungan dan dampak sosial kriteria ( 5,1, 6,1, 7,1 dan 7,8 )?
h. Apakah itu termasuk penilaian dampak dan langkah-langkah mitigasi sosial dan lingkungan?
i. Apakah itu termasuk dokumentasi HCV (kriteria 5.2 dan 7.3)?
j. Apakah itu termasuk identifikasi pada wilayah HCV, peta, pengeloaan, dan pemantauan HCV?
k. Apakah itu termasuk pencegahan pencemaran dan rencana pengurangan (kriteria 5.6)?
l. Apakah itu termasuk identifikasi pencemaran, pengelolaan dan tindakan pengurangan?
m. Apakah itu termasuk keluhan dan ketidakpuasan (criteria 6.3)
n. Apakah itu termasuk rincian tentang jenis keluhan, pihak yang terlibat dan status kasus ini?
o. Apakah itu termasuk prosedur negosiasi (criteria 6.4)?
p. Apakah itu termasuk rencana perbaikan berkelanjutan (criteria 8.1)?
q. Apakah itu termasuk ringkasan public dari laporan penilaian sertifikasi?
r. Apakah itu termasuk Kebijakan Hak Asasi Manusia (criteria 6.13)
s. Apakah semua dokumen yang berisi rencana pemantauan dan pelaporan manajemen?
Ya. Termasuk dokumen rencana pemantauan dan pelaporan t. Apakah semua laporan tersedia untuk umum ?
Tidak terdapat perubahan jenis dokumen yang dapat diakses publik maupun dokumen yang tidak dapat diakes publik. Daftar dokumen yang dapat / tidak dapat diakses oleh stakeholders.
- Dokumen yang dapat diakses oleh stakeholder adalah sertifikat / hak penggunaan tanah, dokumen UKL/UPL, laporan UKL/UPL per semester, data CSR, data GRK, dokumen SIA, rencana perbaikan berkelanjutan, data bantuan kepada masyarakat, jumlah karyawan dan daerah konservasi/HCV.
- Dokumen yang tidak dapat diakses adalah budget perusahaan, gaji karyawan, data lembur, izin-izin perusahaan, semua informasi yang berhubungan dengan perusahaan dan informasi yang bisa berdampak negatif terhadap perusahaan dan karyawan.
Hasil wawancara dengan instansi dan perwakilan masyarakat desa, disampaikan jika terdapat permintaan data atau informasi kepada perusahaan, dapat menyampaikan nya langsung ataupun melalui surat dan disampaikan kepada manager.
u. Apakah ini ketidaksesuaian (Major)?
Tidak ASA-3.1
ASA-4.1
1.3 Pihak perkebunan dan pabrik kelapa sawit berkomitmen untuk bertindak etis dalam seluruh transaksi
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 106 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
b. Pelarangan seluruh bentuk korupsi, penyuapan dan penipuan dalam penggunaan dana dan sumber daya;
c. Pembukaan informasi sesuai dengan hukum yang berlaku dan praktik-praktik yang sudah diterima.
Kebijakan tersebut sebaiknya dirancang dengan mengacu pada kerangka Konvensi PBB Melawan Korupsi (UN Convention Against Corruption), khususnya Artikel 12.
Beberapa peraturan yang terkait dengan pemberantasan korupsi antara lain :
1. Undang – Undang No. 7 tahun 2006 tentang Pengesahan Konvensi PBB melawan korupsi (UN Convention Against Corruption).
2. Undang – Undang No. 8 tahun 2010 tentang Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang.
3. Undang – Undang No. 31 tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi 4. Instruksi Presiden No. 1 tahun 2013 tentang Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi Bisnis yang wajar adalah bisnis yang mematuhi semua peraturan yang ada
Kebijakan tertulis ini sebaiknya dikomunikasikan kepada pihak yang terkena dampak
1.3.1 Harus terdapat kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan tindakan etis dalam seluruh pelaksanaan operasi dan transaksi, serta dokumentasi proses sosialisasi kebijakan tersebut ke seluruh tingkat pekerja dan operasi.
minor Pertanyaan a. Apakah terdapat kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis
dalam seluruh pelaksanaan operasi dan transaksi?
b. Apakah itu termasuk menghormati praktik bisnis yang wajar (fair conduct of busines)?
c. Apakah itu termasuk larangan seluruh bentuk korupsi, penyuapan dan penipuan dalam penggunaan dana dan sumber daya?
d. Apakah itu termasuk keterbukaan informasi sesuai dengan hukum dan praktik-praktik yang berlaku?
e. Apakah kebijakan tersebut didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada semua pekerja dan unit operasi, termasuk pihak ketiga yang dikontrak?
f. Bagaimana itu dikomunikasikan?
g. Apakah dokumentasi dan informasi tersedia dalam bahasa yang sesuai?
h. Berapa banyak tenaga kerja yang diwawancarai untuk menentukan tingkat pemahaman kebijakan ini?
i. Apakah ini ketidaksesuaian (minor)?
Catatan untuk auditor : Tenaga kerja harus di wawancarai tentang pemahaman kebijakan tersebut.
ASA-4 a. Apakah terdapat kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis dalam seluruh pelaksanaan operasi dan transaksi?
Perusahaan memiliki kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis, terekam dalam Code Of Conduct (COC) yang disahkan tanggal 29 Juli 2013. Komitmen pelaku bisnis antara lain larangan korupsi, suap, perbuatan tercela, melanggar peraturan perundangan, dsb.
b. Apakah kebijakan didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada semua pekerja dan unit operasi, termasuk kontrak pihak ketiga? Bagaimana itu dikomunikasikan?
Pangkatan: sosialisasi COC kepada 18 karyawan POM tanggal 20 Maret 2015; dan kepada 21
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 107 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
staff kebun pangakatan tanggal 21 Mei 2015 serta kepada 32 pekerja panen tanggal 06 Mei 2015 Bilah: sosialisasi COC kepada 15 karyawan Bilah tanggal 16 Agustus 2016
c. Apakah dokumentasi dan informasi tersedia dalam bahasa yang sesuai?
Kebijakan COC menggunakan bahasa Indonesia
RE-CERT a. Apakah terdapat kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis dalam seluruh pelaksanaan operasi dan transaksi?
Perusahaan memiliki kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis, terekam dalam Code Of Conduct (COC) yang disahkan tanggal 29 Juli 2013. Komitmen pelaku bisnis antara lain larangan korupsi, suap, perbuatan tercela, melanggar peraturan perundangan, dsb.
b. Apakah itu termasuk menghormati praktik bisnis yang wajar (fair conduct of busines)? Yes
c. Apakah itu termasuk larangan seluruh bentuk korupsi, penyuapan dan penipuan dalam penggunaan dana dan sumber daya? Yes
d. Apakah itu termasuk keterbukaan informasi sesuai dengan hukum dan praktik-praktik yang berlaku?
Yes
e. Apakah kebijakan tersebut didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada semua pekerja dan unit operasi, termasuk pihak ketiga yang dikontrak? Ya
f. Bagaimana itu dikomunikasikan?
Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan saat kunjungan lapangan di kebun seperti pada kegiatan panen, pupuk dan semprot serta pada kontraktor local diketahui bahwa perusahaan telah melakukan sosialisasi terkait dengan kode integritas dan perilaku etis.
Bukti rekaman sosialisasi dapat dilihat dalam dokumen training & konsultasi RSPO, ISPO, ISCC, visi misi, kebijakan, SOP, HCV, lingkungan dan social kepada desa dan masyarakat sekitar termasuk pekerja periode tahun 2016.
g. Apakah dokumentasi dan informasi tersedia dalam bahasa yang sesuai? Yes
h. Berapa banyak tenaga kerja yang diwawancarai untuk menentukan tingkat pemahaman kebijakan ini?
Wawancara dilakukan kepada pemanen, pemupuk, penyemprot, pengurus serikat pekerja di PT. Pangkatan Indonseia dan PT. Sembada Sennah Maju.
i. Apakah ini ketidaksesuaian (minor)? NO
ASA-1.1 j. Apakah terdapat kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis dalam seluruh pelaksanaan operasi dan transaksi?
Perusahaan memiliki kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis, terekam dalam Code Of Conduct (COC) yang disahkan tanggal 29 Juli 2013. Komitmen pelaku bisnis antara lain larangan korupsi, suap, perbuatan tercela, melanggar peraturan perundangan, dsb.
k. Apakah itu termasuk menghormati praktik bisnis yang wajar (fair conduct of busines)? Yes
l. Apakah itu termasuk larangan seluruh bentuk korupsi, penyuapan dan penipuan dalam penggunaan dana dan sumber daya? Yes
m. Apakah itu termasuk keterbukaan informasi sesuai dengan hukum dan praktik-praktik yang berlaku?
Yes
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 108 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
n. Apakah kebijakan tersebut didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada semua pekerja dan unit operasi, termasuk pihak ketiga yang dikontrak? Ya
o. Bagaimana itu dikomunikasikan?
Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan saat kunjungan lapangan di kebun seperti pada kegiatan pengolahan di pabrik, panen, pupuk dan semprot serta pada kontraktor local diketahui bahwa perusahaan telah melakukan sosialisasi terkait dengan kode integritas dan perilaku etis.
Sosialisasi telah dilakukan setiap tahun, bukti rekaman sosialisasi dapat dilihat dalam dokumen training &
konsultasi RSPO, ISPO, ISCC, visi misi, kebijakan, SOP, HCV, lingkungan dan social kepada desa dan masyarakat sekitar termasuk pekerja periode tanggal 4 Juli 2018.
p. Apakah dokumentasi dan informasi tersedia dalam bahasa yang sesuai? Yes
q. Berapa banyak tenaga kerja yang diwawancarai untuk menentukan tingkat pemahaman kebijakan ini?
Wawancara dilakukan kepada pemanen, pemupuk, penyemprot, pengurus serikat pekerja di Pangkatan Estate dan Mill, Bilah Estate, dan Sennah Estate.
r. Apakah ini ketidaksesuaian (minor)? NO
ASA-2.1 a. Apakah terdapat kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis dalam seluruh pelaksanaan operasi dan transaksi?
Perusahaan memiliki kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis, terekam dalam Code Of Conduct (COC) yang disahkan tanggal 29 Juli 2013. Komitmen pelaku bisnis antara lain larangan korupsi, suap, perbuatan tercela, melanggar peraturan perundangan, dsb.
b. Apakah itu termasuk menghormati praktik bisnis yang wajar (fair conduct of busines)?
c. Apakah itu termasuk larangan seluruh bentuk korupsi, penyuapan dan penipuan dalam penggunaan dana dan sumber daya?
d. Apakah itu termasuk keterbukaan informasi sesuai dengan hukum dan praktik-praktik yang berlaku?
e. Apakah kebijakan tersebut didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada semua pekerja dan unit operasi, termasuk pihak ketiga yang dikontrak?
f. Bagaimana itu dikomunikasikan?
g. Apakah dokumentasi dan informasi tersedia dalam bahasa yang sesuai?
h. Berapa banyak tenaga kerja yang diwawancarai untuk menentukan tingkat pemahaman kebijakan ini?
Hasil wawancara dengan pekerja (pemanen, petugas gudang), kontraktor dan supplier FFB disampaikan bahwa perusahaan telah memberikan sosialisasi terkait dengan code of conduct perusahaan. Untuk pekerja, sosialisasi dilakukan pada saat briefing pagi sebelum bekerja. Sedangkan untuk kontraktor diberikan setidaknya setiap 6 bulan sekali atau setiap tahun.
i. Apakah ini ketidaksesuaian (minor)?
Tidak
Catatan untuk auditor : Tenaga kerja harus di wawancarai tentang pemahaman kebijakan tersebut.
ASA-3.1
ASA-4.1
PRINSIP #2 MEMENUHI HUKUM DAN PERATURAN YANG BERLAKU
RSPO – 4006a/1.0/27062018 Page 109 Prepared by Mutuagung Lestari for Pangkatan POM – PT Pangkatan Indonesia (MP Evans Group PLC)
2.1 Adanya kepatuhan terhadap semua hukum dan peraturan yang berlaku, baik lokal, nasional, maupun