schedule on 18 May 2009. The entire
process including all associated
procurement, training and logistics
was achieved at a cost significantly
lower than initially budgeted.
Sistem Informasi teknologi terintegrasi yang terdepan serta layanan perbankan adalah kunci keberhasilan CIMB Niaga. Sejak penggabungan unit Operasional dan TI pada Platform Single Day 1 (SPD1), Bank CIMB Niaga telah memulai proses inventarisasi dan penyesuaian yang ketat terhadap berbagai aplikasi TI yang digunakan di seluruh operasi perbankan. Hal ini bertujuan untuk memadukan yang awalnya adalah dua bank menjadi satu. Target ini berhasil dicapai pada tanggal 18 Mei 2009 atau SPD1. Hal tersebut sangat rumit dan berisiko tinggi, sehingga keberhasilan dalam menyelesaikannya dengan sukses memakai pendekatan big bang merupakan sebuah prestasi yang membanggakan.
Di balik sukses dalam menjalankan bisnisnya, ada sebuah aspirasi yang lebih besar untuk dijalankan Bank CIMB Niaga, yaitu upaya untuk mengaplikasikan sistem TI bagi layanan financial yang mampu menyampaikan akses informasi secara menyeluruh yang dapat dipergunakan oleh setiap unit bisnis untuk mengenal nasabahnya lebih baik. Kemajuan besar dapat dilihat dalam usaha pencapaian tujuan ini di tahun 2009, dimana Operasional dan TI terus meningkatkan kinerja administrasi harian di seluruh bank.
Dengan memungkinkan unit bisnis untuk mengenal nasabahnya secara lebih baik, Operasional dan TI secara efektif telah membuka jalan bagi Forward Banking untuk menggunakan pendekatan antisipatif dalam membedakan kebutuhan nasabah, sehingga dapat menghasilkan produk dan layanan yang unggul di pasaran.
Operasional dan TI pada intinya berusaha membangun landasan yang lebih kokoh untuk pertumbuhan.
Single Platform Day 1
Integrasi menyeluruh atas Operasional dan TI selesai 4 bulan lebih cepat dari yang dijadwalkan, yaitu pada tanggal 18 Mei 2009.
Seluruh proses, pengadaan barang, pelatihan, dan logistik dapat dicapai dengan biaya yang secara signifikan lebih murah dari yang dianggarkan. Data Record sebanyak 1,7 juta rekening dari 1,4 juta nasabah berhasil dimigrasi. Transisi berjalan sangat lancar, dimana sebanyak 404 cabang eks-LippoBank serta 57 city processing centers dan masing-masing unit bisnisnya berhasil ditransfer ke dalam sistem CIMB Niaga, sementara 22 cabang lainnya dirasionalisasi secara bersamaan. Merger ini menggambarkan satu-satunya konversi ‘big bang’ system terbesar yang pernah terjadi dalam institusi finansial di Asia Tenggara.
CIMB Niaga’s advanced integration of information technology and banking services is a key source of strategic advantage. Over the course of merging Operations and IT on Single Platform Day 1 (SPD1), CIMB Niaga initiated the rigorous process of inventorying and realigning the complete range of IT applications used across banking operations. The immediate goal was to fuse what were initially two banks into one. This goal was achieved on 18 May 2009 or SPD1. It was a very complex task, which was fraught with risks, and it is certainly an achievement that it could be successfully accomplished using a big bang approach.
But beyond the achieved continuity of the business, there is a greater aspiration in motion at Bank CIMB Niaga. That is the ongoing effort to apply an IT system for financial services, which is truly capable of delivering comprehensive access to information that can be used by business units to actually know their customers better. Great progress was made in achieving this goal in 2009 where Operations
& IT continued to enable increasing levels of performance for daily activities administered throughout the Bank. By allowing business units to know customers better, Operations and IT is effectively paving the way for Forward Banking to use anticipatory approaches to discern customer needs and produce products and services that excel in the marketplace. Operations and IT is in essence, building a stronger foundation for growth.
Single Platform Day 1
Full integration of IT & Operations occurred 4 months ahead of schedule on 18 May 2009. The entire process including all associated procurement, training and logistics was achieved at a cost significantly lower than initially budgeted. Data records of 1.7 million accounts for 1.4 million customers were successfully migrated. In one swift and near seamless transition 404 ex- LippoBank branches and 57 city processing centers and their respective business units were transferred to the CIMB Niaga system, while 22 branches were simultaneously rationalized. The merger represents the single largest ‘big bang’ system conversion to ever occur in a financial institution in Southeast Asia.
To fully understand the significance of this accomplishment, it is necessary to examine the considerable planning and coordination which was required to make this rapid transition a reality. It began with the formulation of the IT & Operations Target Operating Model (TOM), the blueprint for a robust network of interdependent IT applications required to support all business functions across CIMB Niaga.
During the lead up to SPD1 the regular Business As Usual (BAU) activities of Operations and IT department was suspended. All available Operations and IT support unit personnel, approximately 650 employees have been singularly devoted to the one large scale project of ensuring that the transition from two independent IT systems effectively migrated to a single architecture without any disruption to ongoing business activity. The entire unit was divided into 16 Integration Task Force (ITF) teams which would in turn work cooperate with 18 teams from other business units operating in a support and line management capacity. Together the 16 IT ITF were responsible for implementing all system enhancements to the IT infrastructure and applications required to achieve the Target Operating Model.
Under Bank Indonesian regulations, all banks are required to have two data centers – one primary and one backup. Prior to merging operations, Bank CIMB Niaga would therefore have 4 legacy data centers, the 2 initial main servers from CIMB Niaga and the 2 additional mainframes servers from ex-LippoBank. Obviously a rationalization of the two servers would need to occur in order to return to the 2 data center model. As the combined infrastructure of both banks was deemed insufficient to cater for the growth rates for the combined bank, investment in new mainframes servers was required. Bank CIMB Niaga therefore made a re-purchase agreement for the procurement of 2 new IBM I-Series 570 Power 6 mainframes. The new machines were integrated in stages. Most data migration was handled on SPD1 leaving two main servers, one acting as primary and the other as backup. A third server, which house historical data from ex-LippoBank was initially maintained after SPD1, but was eventually closed in November 2009, its data being transferred to the two main servers.
Systems integration under the TOM included all major banking systems including: Delivery Channels, Customer Management, Products Processing, Management Support, Information Delivery and Middleware. A total of 73 applications were migrated. Along the path to the integration of the system were several quick wins.
As early as mid-January, the IT team had managed full integration of all systems relevant to the Treasury and Custody work streams.
Several other applications would follow in the pre-SPD1 period which would considerably free up resources so that the IT teams would be able to focus on the Core Banking application when the Untuk memahami keberhasilan yang telah dicapai, adalah penting
untuk menelaah lebih jauh kegiatan perencanaan dan koordinasi yang dibutuhkan untuk membuat transisi ini terjadi. Hal ini bermula dari formulasi Target Operating Model (TOM) Operasional dan TI, yaitu landasan yang diperlukan untuk jaringan aplikasi TI terpadu yang kuat yang diperlukan untuk mendukung fungsi bisnis perbankan CIMB Niaga.
Selama kurun waktu menuju SPD1, aktivitas Business As Usual (BAU) dari departemen Operasional dan TI diberhentikan. Sekitar 650 personil Operasional dan TI mendedikasikan waktunya untuk memastikan bahwa mega proyek ini berjalan lancar, dimana transisi dari dua sistem TI yang berbeda berhasil dipadukan secara efektif ke dalam satu sistem tanpa adanya gangguan terhadap aktivitas bisnis sehari-hari. Secara menyeluruh, unit ini dibagi menjadi 16 tim Integration Task Force (ITF) yang kemudian harus bekerja sama dengan 18 tim dari unit bisnis lainnya yang bergerak di jalur pengelolaan kapasitas managemen. Seluruh tim ITF ini bertanggung jawab untuk mengimplementasikan seluruh perangkat tambahan pada sistem infrastruktur TI dan aplikasinya untuk mencapai Target Operating Model.
Di bawah peraturan Bank Indonesia, semua bank harus mempunyai dua pusat data – satu yang utama dan satu cadangan. Sebelum terjadinya merger, Bank CIMB Niaga memiliki 4 pusat data, yaitu 2 mainservers milik CIMB Niaga dan 2 mainservers dari eks-LippoBank. Tentunya rasionalisasi dari kedua server tersebut perlu dilakukan untuk kembali ke model 2 data centers. Karena kombinasi infrastruktur dari kedua bank dianggap tidak memadai untuk melayani angka pertumbuhan gabungan bank ini, investasi mainservers baru diperlukan. Bank CIMB Niaga dengan demikian membuat perjanjian untuk membeli kembali 2 unit IBM I-Series 570 Power 6 mainframes. Mesin baru diintegrasikan secara bertahap. Hampir seluruh migrasi data ditangani pada saat SPD1, meninggalkan 2 mainservers dimana satu bertindak sebagai yang utama dan yang lain sebagai cadangan. Server ketiga yang sebelumnya menyimpan data historis dari eks-LippoBank tetap dipertahankan setelah SPD1, namun akhirnya ditutup pada bulan November 2009, dan datanya dipindahkan ke 2 mainservers.
Integrasi sistem di bawah TOM meliputi seluruh sistem besar perbankan yaitu Delivery Channels, Customer management, Products Processing, Management Support, Information Delivery and Middleware. Total sebanyak 73 aplikasi telah dimigrasi.
Selama masa integrasi sistem ini dicapai beberapa keberhasilan.
Pada awal Januari, tim TI berhasil melaksanakan integrasi penuh terhadap seluruh sistem yang berkaitan dengan pekerjaan Treasury and Custody. Beberapa aplikasi lainnya juga berhasil diterapkan sebelum SPD1 berjalan, sehingga membebaskan sumber daya yang tersedia dan tim TI dapat lebih fokus untuk mengerjakan
cut over date arrived. One key quick win was achieved in February, which was the co-location of the Bank’s Call Center. This helped to create synergies and promote cost savings – 14041 would be fully integrated by SPD1. Later in April the integration of all Credit Card applications was achieved. This would involve the migration of data on over 150,000 customers over 250,000 accounts and almost 6.5 million transaction records.
The process of the integration was managed through a Command Center & Helpdesk in CIMB Niaga’s offices in Bintaro. This center acted as the central nervous system for the SPD1 cut over through which any problem could be monitored and resolved. During the lead up to SPD1 4 Batch Runs and Conversion Mock Runs and 3 Operational Readiness Test were conducted. These events effectively served as simulations to pre-test the cut over activities, which would eventually occur once the system went live on SPD1.
The cut-over weekend began on Friday evening 15 May at 5:00pm and continued over a course of 2½ days up until the following Monday at 8:00am when the Bank opened its doors to customers on SPD1. As can be expected for an exercise of this scale, which would bring the 655 branches and the 1,261 ATMs online, there were many inquiries and requests for assistance fielded by the Merger Helpdesk in the first few days. As the days progressed and all staff assimilated to the change in systems, the volume of calls to the Branch Merger Helpdesk precipitously declined. While the IT and Operations staff had initially planned for a stabilization period of one month post-SPD1, the number of calls fielded by the final days of the 3rd week averaged less than 5 per day. The Operations & IT management was therefore able to dissolve the Branch Merger Helpdesk thus reaping considerable savings for the merger implementation. Due to the hard work and commitment of all staff, CIMB Niaga’s ‘big bang” SPD1 cutover was achieved 4 months earlier than initially planned, resulting in total costs that were considerably lower than initially forecast.
Post SPD1
Although post SPD1 stabilization of the system would continue to be prioritized in the months that immediately followed the transition to the single operations and IT platform, business functions for the Operations & IT unit would be able to return to the Business As Usual (BAU) mode. The BAU division of labor among Operations &
IT staff is divided into four categories of work assignments, which are Planning and Architecture Management; Delivery Services; IT Developments; and System Operation and Assurance Groups.
aplikasi Core Banking hingga waktu yang ditentukan. Salah satu keberhasilan yang juga tercapai di bulan Februari ialah co-location dari Call Center CIMB Niaga. Hal ini membantu dalam sinergi dan penghematan biaya, dimana 14041 akan sepenuhnya terintegrasi pada saat SPD1. Pada bulan April, seluruh integrasi aplikasi Kartu Kredit berhasil dilaksanakan, yang melibatkan migrasi data sebanyak 150.000 nasabah dengan 250.000 rekening, dan hampir 6,5 juta catatan transaksi.
Proses integrasi ini dikelola oleh sebuah Command Center &
Helpdesk di Bank CIMB Niaga cabang Bintaro. Command Center &
Helpdesk ini berfungsi sebagai pusat sistem pengendali bagi SPD1 dimana setiap permasalahan dapat dimonitor dan diselesaikan.
Selama masa hingga menjelang SPD1, 4 Batch Runs and Conversion Mock Runs serta 3 Operational Readiness Test telah dilakukan. Hal ini berfungsi sebagai simulasi untuk pre-test kegiatan cut over yang nantinya akan berlangsung begitu sistem berfungsi secara langsung di SPD1.
Akhir minggu cut-over dimulai pada Jumat malam tanggal 15 Mei pada pukul 17.00 dan berlanjut selama 2½ hari hingga berakhir di hari Senin berikutnya pada pukul 8.00 ketika Bank kembali beroperasi pada SPD1. Sesuai dengan perkiraan, untuk kegiatan berskala besar seperti ini yang membuat 655 cabang dan 1.261 ATM online, terjadi banyak permintaan bantuan yang dilayani oleh Merger Helpdesk pada beberapa hari pertama. Namun dengan berjalannya hari dan para pegawai mulai beradaptasi dengan perubahan pada sistem, volume panggilan untuk cabang Merger Helpdesk menurun dengan cepat. Walaupun staff Operasional dan TI pada awalnya merencanakan periode stabil yaitu sebulan setelah penerapan SPD1, jumlah panggilan di akhir minggu ketiga hanya mencapai rata-rata kurang dari 5 per hari. Management Operasional dan TI dengan demikian dapat meniadakan cabang Merger Helpdesk, sehingga melakukan penghematan bagi implementasi merger ini. Atas kerja keras dan komitmen dari seluruh staf, CIMB Niaga ‘big bang’ SPD1 cutover berhasil dilaksanakan 4 bulan lebih cepat dari yang direncanakan, sehingga memakan biaya yang jauh dibawah perkiraan awal.
Pasca SPD1
Meskipun pasca SPD1 stabilitas sistem tetap menjadi prioritas selama beberapa bulan setelah transisi menjadi satu platform operasional dan TI yang terpadu dapat terlaksana, fungsi Operasional & TI telah kembali menjadi Business As Usual (BAU).
Pembagian staf divisi BAU di dalam Operasional dan TI ini terdiri dari empat kategori tugas kerja, yaitu Planning and Architecture Management, Delivery Services; IT Developments; dan System Operation and Assurance Groups. Melalui kerja sama yang
Working in tandem, these groups focused on developing and improving the IT platform to meet the daily business objectives.
Initiatives which were completed in 2009 include:
• MIS & Financial Records
• Procedures & Process Improvement
• Monitoring of financial records
• Standardization SOP & Operational Guidelines
• SLA Review
• Business Process Improvement (Centralized & Simplification Process)
• Implementation of cost accounting based on the RC Code
• Related Infrastructure Project
• Branch Floor stacking & PC Movement
• Branch Deployment for S & D (opening, closing, upgrade / downgrade, remapping, relocation)
• Related Project Risk Management
• Implementation Risk Indicator & Loss Event Data Report
• National Zone and Hosted PABX
From the above, the most comprehensive undertaking is the MIS & Financial Records project. Although Bank CIMB Niaga’s IT system has remained fully functional throughout the course of the integration, there are still many areas for potential improvement. On a daily basis, Bank CIMB Niaga produces enormous volumes of data related to business operations. One of the key challenges for Operations and IT units is to develop ways to make this data more accessible by the business units. The information generated may be used for many purposes including: reporting, monitoring, data inquiry as well as strategic planning.
Bank CIMB Niaga MIS project, which was initiated in 2009, is divided into 2 phases. The 1st phase, which was nearing completion as of year-end focused on creating an inventory of business unit requirements for system improvement. Through a comprehensive survey conducted among business units from throughout the bank, Operations & IT as well as Finance, we have developed a list of data processing improvements and information gaps which have been prioritized for system improvement. In terms of data processing the focus is really on reporting requirements.
On a regular basis business units are required to produce reports to various parties including: internal committees, the Directors, the Board of Commissioners, shareholders and regulators. Reporting is generally standardized and requires a predetermined set of inputs. The MIS system is therefore developing applications that may be used to provide a more efficient draw down system that will effectively automate the system of data collection to the lowest possible number of transaction requests. Concurrently, on a more berkesinambungan, keempat grup ini fokus pada pengembangan
dan penyempurnaan platform TI dalam rangka memenuhi tujuan dan sasaran bisnis harian. Inisiatif-initiatif yang telah dilaksanakan sepanjang tahun 2009 ini adalah:
• Data MIS dan Finansial
• Prosedur & Peningkatan Proses
• Data pengawasan finansial
• Standarisasi SOP & Panduan Operasional
• Tinjauan SLA
• Peningkatan Proses Bisnis (Proses Sentralisasi & Simplifikasi)
• Implementasi biaya akuntansi berdasarkan Kode RC
• Proyek Infrastruktur Terkait
• Penambahan ruang dan tata letak PC di cabang
• Pemberdayaan S&D di cabang (pembukaan, penutupan, upgrade/downgrade, remapping, relokasi)
• Proyek terkait Manajemen Risiko
• Implementasi Indikator Risiko & Laporan Data Lost Event
• Zona Nasional dan Hosted PABX
Dari inisiatif di atas, upaya yang paling komprehensif adalah proyek MIS & Financial Records. Walaupun sistem TI Bank CIMB Niaga telah berfungsi secara menyeluruh selama masa integrasi, sebenarnya masih banyak perbaikan di bidang lainnya. Setiap hari Bank CIMB Niaga memproduksi banyak data berkaitan dengan operasi bisnisnya dalam jumlah yang besar. Tantangan terbesar bagi Operasional dan TI adalah mengembangkan upaya agar data dapat lebih mudah diakses oleh setiap unit bisnis. Berbagai informasi dapat digunakan untuk beragam tujuan termasuk untuk reporting, monitoring, data inquiry dan strategic planning.
Proyek Bank CIMB Niaga MIS pertama kali dibuat di tahun 2009 dan dibagi menjadi 2 fase. Fase pertama, yang sudah mendekati masa penyempurnaan di akhir tahun ini, difokuskan untuk menciptakan sebuah inventaris persyaratan unit bisnis untuk perbaikan sistem.
Melalui survey yang dilakukan secara komprehensif diantara unit bisnis bank, Operasional & TI, serta bagian Keuangan, kami mengembangkan daftar perbaikan dalam pengolahan data dan gap dari informasi, yang mana telah diprioritaskan untuk perbaikan sistem. Dalam hal pengolahan data, fokus ditekankan pada persyaratan pelaporan.
Unit bisnis diminta untuk memproduksi laporan bagi berbagai pihak secara reguler, termasuk diantaranya untuk komite internal, Direksi, Dewan Komisaris, pemegang saham dan para penegak hukum. Pelaporan pada umumnya standar dan memerlukan seperangkat input yang telah ditentukan. Sistem MIS dengan demikian mengembangkan aplikasi yang bisa menyediakan sistem draw down yang akan secara efektif mengautomatisasi sistem pengumpulan data sampai ke jumlah terendah permintaan
ad-hoc basis, business units require access to specific information parameters for the purpose of strategy development and monitoring.
The 1st phase of the project, which is scheduled for completion in the 2nd quarter of 2010, will therefore aim to provide a prioritized action plan for system improvement. The 2nd phase of the MIS &
Financial project which will run throughout 2010 will then focus on implementation of this plan. The MIS & Financial project will benefit Bank CIMB Niaga by creating a more centralized data repository for business operations.
2010 Strategy
2010 Strategic Priorities in terms of Operations and IT are as follows:
• Service Quality Improvement Through Operations Centralization.
• Improve Customer Experience Through Regional Synergies.
• Achieve Operational Excellence Through Continuous Business Process Improvement.
• Optimize Service Delivery Capacity & Capability.
• Enabling Business to Achieve High Growth Trajectory.
• Leveraging Human Capital Management to Maximize a more advance operating model.
A Stronger Foundation for Growth
System performance and the development of Human Resources will continue to be the priorities for Operations and IT moving forward into 2010. IT is a field that is filled with as much obstacles and challenges as it is with solutions and opportunities. Bank CIMB Niaga is confident that it has the technical infrastructures and human resource talents to improve systems and maintain competitive advantage. In pursuing this goal, great effort will need to be taken to ensure that knowledge systems remain accessible to all end users. The road ahead will therefore require continuous education, training and human resource management. This will in large part be a principal determinant of the Bank’s success in reaching its goals and will ensure the full achievement and succession of Bank CIMB Niaga’s Performance based culture.
transaksi. Bersamaan dengan itu, yang lebih ad-hoc, unit bisnis memerlukan akses untuk beberapa parameter informasi yang spesifik untuk tujuan pengembangan strategi dan monitor. Fase pertama dari proyek ini, yang dijadwalkan untuk selesai pada kuartal ke-2 tahun 2010, mempunyai tujuan untuk menyediakan prioritas rencana kegiatan bagi perbaikan sistem. Fase kedua dari proyek MIS & Financial akan berjalan sepanjang tahun 2010 dan akan difokuskan dalam proses implementasi rencana tersebut.
Proyek MIS dan Financial ini akan menguntungkan Bank CIMB Niaga dengan menciptakan sebuah pusat penyimpanan data yang lebih terpusat bagi operasional bisnis.
Strategi 2010
Prioritas Strategi tahun 2010 dalam hal Operasional dan TI ada sebagai berikut:
• Perbaikan Kualitas Service Melalui Pemusatan Operasional.
• Meningkatkan Pengalaman Nasabah Melalui Sinergi Regional.
• Mendapatkan Keunggulan dalam Operasional Melalui Perbaikan Bisnis Proses Secara Berkala.
• Optimalisasi Kapasitas dan Kapabilitas Pelayanan.
• Mengaktifkan Bisnis Untuk Mencapai Pertumbuhan yang Tinggi.
• Meningkatkan Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Memaksimalkan Model Operasional yang lebih mutakhir.
Landasan yang Lebih Kokoh untuk Pertumbuhan
Kinerja sistem dan perkembangan dalam sumber daya manusia akan terus menjadi prioritas dari unit Operasional dan TI menuju tahun 2010. TI adalah bidang yang dipenuhi oleh banyak tantangan dan hambatan namun juga solusi dan kesempatan. Bank CIMB Niaga percaya bahwa kami memiliki infrastruktur teknikal dan kapabilitas sumber daya manusia yang cukup untuk memperbaiki sistem dan mempertahankan keunggulan kompetitif kami. Untuk mencapai goal tersebut, upaya keras perlu dilakukan untuk memastikan bahwa sistem ini dapat diakses oleh seluruh end- users. Perjalanan kedepan memerlukan edukasi, pelatihan, dan manajemen sumber daya manusia secara berkesinambungan. Hal ini yang akan menjadi penentu kesuksesan Bank dalam mencapai targetnya dan akan memastikan pencapaian kesuksesan atas kultur kinerja Bank CIMB Niaga.