Tanda Tangan Peserta Ujian
BUKU JAWABAN UJIAN (BJU) UAS TAKE HOME EXAM (THE) SEMESTER 2021/22.2 (2022.1)
Nama Mahasiswa : LISA FITRI DEWI Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 043508593
Tanggal Lahir : 19 JANUARI 2000
Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331 / ADMINISTRASI PERKANTORAN Kode/Nama Program Studi : 50
Kode/Nama UPBJJ : 21
Hari/Tanggal UAS THE : 28 JUNI 2022
Petunjuk
1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN RISET, DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS TERBUKA
BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA
Surat Pernyataan Mahasiswa Kejujuran Akademik
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Mahasiswa : LISA FITRI DEWI
NIM : 043508593
Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331 / ADMINISTRASI PERKANTORAN
Fakultas : FHISIP
Program Studi : ILMU ADMINISTRASI NEGARA
UPBJJ-UT : UPBJJ-JAKARTA
1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada laman https://the.ut.ac.id.
2. Saya tidak memberikan naskah UAS THE kepada siapapun.
3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam pengerjaan soal ujian UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya sebagai pekerjaan saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai dengan aturan akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik dengan tidak
melakukan kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE melalui media apapun, serta tindakan tidak terpuji lainnya yang bertentangan dengan peraturan akademik Universitas Terbuka.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terdapat pelanggaran atas pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung sanksi akademik yang ditetapkan oleh Universitas Terbuka.
Jakarta, 28 Juni 2022 Yang Membuat Pernyataan
LISA FITRI DEWI
BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA
1. Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, coba saudara analisa kegiatan utama yang dimaksud!
Geoffrey Whitehead misalnya mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama yaitu:
A) Kegiatan komunikasi B) Kegiatan kalkulasi C) Pengelolaan warkat D) Penyusunan laporan
E) Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Kelima kegiatan utama di dalam kantor itu diuraikannya dengan ringkas sebagai berikut:
a) Kegiatan komunikasi. Setiap kantor dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi. Kantor tersebut menerima perintah, informasi, dan laporan dari kantor-kantor lain, dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir- formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan intruksi, dan penjelasan kepada mereka yang menunggunya. Hal itu dapat merupakan memo-memo intern atau surat-surat kepada badan-badan luar
b) Kegiatan kalkulasi. Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat ini yang sangat banyak, mulai dari mesin hitung sederhana hingga komputer yang canggih.
c) Pengelolaan warkat. Warkat dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dilakukan secara efisien, bahkan warkat tersebut seringkali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang sudah dibuat, atau janji-janji yang telah dipenuhi, kemampuan untuk menjawab pertanyaan dari pekerja, langganan dan lainnya dengan efisien dan cepat.
Bukti-bukti tadi sangat vital bagi manajemen kantor. Warkat yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah, dan dalam banyak hal mampu membandingkan pelaksanaan sekarang dengan pencapaian yang telah lalu serta meneliti masalah-masalah yang akan timbul jauh sebelum hal itu terjadi. Warkat sistematis demikian akan menghindari banyak organisasi dari kebangkrutan
d) Penyusunan laporan. Dasar kegiatan pelaporan adalah laporan. Apabila seorang anggota staf mengetahui sesuatu yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Banyak laporan diperlukan sebagi prosedur-prosedur rutin dari bagianbagian kepada kepala kantor. Di sanalah laporan dipertimbangkan dan dianalisis untuk menyingkapi apakah peristiwa-peristiwa organisasi tersebut ditangani dengan baik.
e) Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin. Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat.
Kemukakan terlebih dahulu kegiatan utama didalam kantor :
PT. Lesmana Kegiatan administrasi di perusahaan milik ibu Khansa bernama PT. Lesmana bahwa kegiatan tata usaha itu suatu keseluruhan kegiatan yang nyata yang dilaksanakan pegawai tata usaha dalam sebuah kantor misalnya mengetik, melayani mesin hitung dan computer elektonis, menyetensil, memfoto copi, menulis alamat, menomori warkat, memisah-misahkan berbagai kartu membuat dan menyusun arsip membuat laporan dan sejumlah kegiatan tatausaha lainnya. Sehingga kegiatan utama dalam PT Lesmana ialah melakukan penyusunan laporan laporan yang mana laporan ini diperlukan sebagai prosedur prosedur rutin dari bagian kepala kantor.
Henry Fayol menyebut bahwa fungsi manajemen adalah untuk memperkirakan dan merencanakan, mengatur, memerintahkan, serta mengontrol. Di pendapat lain, Luther Gullick memberikan penekanan pada: perencanaan, pengaturan, penanganan staf, pengarahan, koordinasi, pelaporan, dan penganggaran.
fungsi manajemen menurut para ahli:
Fungsi Perencanaan
Fungsi manajemen sebagai perencanaan, di mana pada tahap ini akan dilakukan pemilihan dan tujuan perusahaan. Ini kemudian dijadikan penentu dan sekaligus tolak ukur dari berbagai strategi kebijakan yang mencakup anggaran dan step by step yang perlu dilakukan.
Fungsi manajemen dalam perencanaan juga mencakup pada strategi bisnis perusahaan agar bisa mencapai tujuan dengan seefisien dan seefektif mungkin serta untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.
Perencanaan Pengorganisasian
Fungsi selanjutnnya yakni pengorganisasian dimana ada beberapa aspek yang saling berkaitan untuk mencapai target perusahaan seperti sumber daya dan kegiatan utama perusahaan, pengembangan organisasi serta kelompok kerja serta pembagian tanggungjawab kerja pada tiap-tiap divisi.
Pengorganisasian juga termasuk dalam strategi bisnis. Bukan hanya untuk eksternal, tetapi aspek internal juga harus dijaga dengan baik.
Penyusunan SDM
Manajemen juga berfungsi untuk penyusunan SDM (Sumber Daya Manusia) dimana dalam tahap pengembangan karyawan seperti rekruitmen. Selain itu, pemberian orientasi kepada karyawan juga dilakukan agar karyawan dapat bekerja secara produktif, profesional dan kreatif.
Fungsi Manajemen untuk Pengarahan
Fungsi lainnya adalah melakukan pengarahan dimana sebuah pengarahan dapat menentukan pekerjaan apa yang harus dilakukan, seperti prioritas apa saja yang harus dilakukan karyawan.
Pengawasan
Dalam fungsi manajemen lain adalah melakukan pengawasan yang merupakan tahap pengendalian dan penerapan cara dan strategi untuk menjamin rencana sesuai seperti apa yang sudah ditetapkan.
Koordinasi
Pengkoordinasian dilakukan dengan melakukan pertemuan terhadap orang yang terlibat dalam sebuah perusahaan.
Koodinasi akan meminimalkan terjadinya persaingan-persaingan yang tidak sehat antara pekerja. Serta memberikan umpan balik terhadap sebuah pekerjaan.
Pelaporan
Segala kegiatan yang terjadi dalam perusahaan tidak akan memiliki arti apapun jika tidak direkam secara baik melalui sebuah laporan. Tahapan pelaporan ini juga berkaitan dengan perkembangan dan kemajuan pekerjaan yang didukung dengan data-data yang ada.
Budgeting
Budgeting merupakan penetapan anggaran keuangan yang mempertimbangkan beberapa aspek seperti tujuan dan kebijakan perusahaan, data sebelumnya, perkembangan ekonomi, pengetahuan mengenai kompetitor dan kemungkinan perubahan kebijakan pemerintah.
Pemberi Intruksi
Tahapan ini berfungsi sebagai manajemen yang berkaitan dengan pembinaan, saran dan instruksi kepada bawahan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik agar sesuai dengan target yang ditetapkan perusahaan.
Memotivasi
Tahap motivasi adalah sebuah peran yang dilakukan atasan berbentuk penyemangat kepada karyawannya. Ini termasuk insentif-insentif atau bonus bagi karyawan yang bekerja dengan baik dan sesuai standar perusahaan.
Begitulah fungsi manajemen menurut para ahli. Bila anda masih mencari strategi bisnis yang baik untuk perusahaan . Cobalah untuk menjalankan fungsi manajemen yang sudah dijabarkan ini.
WQA merupakan badan sertifikasi internasional yang mengeluarkan sertifikat berbagan standar sistem manajemen.
untuk mendapatkan informasi anda bisa menghubungi kontak dibawah ini.
2. Coba saudara analisa, bagaimana penerapan ruang lingkup organisasi dalam sebuah perkantoran untuk mencapai sebuah tujuan!
Organisasi adalah sekelompok atau sekumpulan orang yang rasional dan sistematis ingin mencapai tujuan tertentu secara bersama-sama. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi merupakan kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan dan sebagainya untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi menurut istilah memiliki dua arti umum, yakni mengacu pada suatu lembaga (institution) dan mengacu pada proses pengorganisasian sebagai satu di antara dari fungsi manajemen. Sementara itu, organisasi secara umum dapat diartikan sebagai sebuah wadah untuk sekumpulan orang yang bekerja sama secara rasional serta sistematis yang terpimpin atau terkendali untuk mencapai tujuan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya yang ada di dalamnya. Suatu kelompok dengan tujuan yang sama dan memenuhi unsur-unsur organisasi, sudah bisa disebut organisasi. Untuk memilih organisasi, sebaiknya pilihlah yang sesuai dan bermanfaat ya.
Dalam sebuah organisasi, harus ada unsur-unsur di dalamnya. Berikut unsur-unsur organisasi yang perlu kamu ketahui.
A. Sumber daya manusia
Sumber daya menusia yang dimaksud adalah anggota atau orang-orang yang ada di dalam organisasi. Biasanya, anggota organisasi disebut kader. Menurut fungsi dan tingkatannya, kader terdiri dari ketua, wakil, hingga bawahan- bawahannya.
B. Memiliki visi bersama
Visi bersama adalah sasaran yang ingin dicapai organisasi. Hal tersebut digambarkan dengan apa yang akan dicapai, baik melalui program, prosedur, network, kebijaksanaan, peraturan, dan lainnya yang telah ditetapkan secara bersama- sama.
C. Sarana prasarana
Organisasi juga membutuhkan sarana dan prasarana guna mencapai tujuan. Biasanya, sarana dan prasarana yang dibutuhkan adalag kantor/ruang, komputer, printer, dan lain-lain yang dibutuhkan demi kelancaran organisasi itu sendiri.
D. Kerja sama
Seperti yang telah diketahui, organisasi merupakan wadah untuk sekumpulan oranng yang turut berkontribusi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan demikian, karja sama sangat dibutuhkan di dalam sebuha organisasi. Sebab, apabila tiap anggota saling bantu-membantu, tujuan bersama akan lebih mudah dicapai.
E. Lingkungan
Unsur organisasi yang tidak kalah penting adalah lingkungan. Sebab, lingkungan merupakan area di mana organiasasi berinteraksi. Secara umum, lingkungan dapat diartikan layaknya masyarakat, budaya, ekonomi, kondisi sosial, dan teknologi yang menjadi pendukung untuk mencapai tujuan organisasi.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :
Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning),
pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :
Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .
Perencanaan perkantoran, meliputi : 1. Perencanaan gedung 2. Tata ruang kantor 3. Penerangan/cahaya 4. Ventilasi
5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6. Anggaran (budgeting) perkantoran
7. Standar kualitas kerja,
8. Sistem informasi dan telekomunikasi
Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
1. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :
1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
2. Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4. Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
Pengawasan Perkantoran (Office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :
1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3. Kualitas pekerjaan kantor
4. Pelayanan kantor 5. Waktu
6. Biaya perkantoran
Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas
dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut:
Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain : 1. Faktor keamanan
2. Faktor lingkungan 3. Faktor harga
Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain : 1. Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2. Gedung memiliki fasilitas yang memadai
3. Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan
Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut
1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.
2. Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan.
Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.
KAITAN MANAJEMEN ORGANISASI DENGAN TARGET PERUSAHAAN
Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan (manajer) yang harus dilakukan dengan mempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.
3. Dalam sebuah kantor terdiri dari dua macam formulir kantor antara lain formulir internal dan formulir ekstern. Coba saudara analisa kegunaan jenis formulit intern dan berikan contohnya!
Formulir adalah lembaran atau surat yang harus diisi. Jenis formulir bermacam-macam, diantaranya formulir pendaftaran, kartu keluarga, wesel pos, kartu pos, daftar riwayat hidup, selip tabungan, dan lain-lain. (Ifa iklassiyah, 2010)
Formulir kantor adalah selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan kantor yang repetitif atau berulang-ulang dengan mencantumkan instruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk kemudian diteruskan pada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut.
Formulir kantor dibedakan menjadi dua, yaitu
1. Formulir intern, yaitu formulir yang digunakan dalam lingkungan perusahaan.
Contoh: Tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order pabrik, permohonan bahan, data penjualan, ket mgnai hasil pekerjaan pegawai.
2. Formulir ekstern, yaitu formulir yang digunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak luar perusahaan.
Contoh: order pembelian, faktur-faktur.
Tujuan dan Manfaat Formulir Kantor
Formulir merupakan catatan kantor yang paling banyak digunakan oleh kantor. Formulir membantu dalam kelancaran kegiatan operasional kantor karena mempunyai tujuan dan manfaat yang besar bagi para penggunanya.
Menurut Sudarmayanti, tujuan dan manfaat dipergunakannya formulir oleh setiap kantor adalah:
1. Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama/berulang-ulang.
2. Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja.
3. Mempermudah dalam pengklasifikasian data.
4. Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja.
5. Sebagai alat pemberian instruksi 6. Sebagai alat perencanaan
7. Sebagai alat pengawasan dan evaluasi.
Ada beberapa alasan penting mengapa formulir – formulir digunakan : 1. untuk keseragaman atau pembakuan kerja ( work standarization ) 2. untuk mempermudah dalam penggolongan ( classification ) data.
3. untuk mempermudah pemberkasan ( filling ) baik sistem maupun tempatnya.
4. untuk mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja.
5. sebagai alat pemberian instruksi
6. sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data dan fakta baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif.
7. sebagai alat untuk kontrol dan evaluasi baik kualitatif maupun kuantitatif.
4. Pemerintah Daerah sedang gencar-gencarnya memformulasikan kebijakan apa yang relevan untuk penanganan pandemi pada tahun 2021. Tingkan efisiensi menjadi persoalan penting untuk dipertimbangkan. Selain anggaran yang harus dikeluarkan, pemerintah juga harus mempertimbangkan keuntungan/ kebermanfaatan apa yang bisa diterima dari kebijakan atau program-program yang dibuat.
Lakukan analisa landasan apa yang harus sangat diperhatikan sebelum program/ kebijakan diimplementasikan oleh Pemda dan apa syarat pencapaian efisiensi kerja Pemda!
Efesiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannnya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efesiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah dalam mengerjakan pekerjaan serta menghemat biaya yang dikeluarkan. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil- hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.
Asas-asas Efesiensi Pekerjaan Kantor Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar pekerjaan dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas yangperlu diterapkan. Menurut Maris dalam blognya memaparkan 5 asas dalam kerja, yaitu:
Asas perencanaan Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, agar dapat dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapatdievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesar-besarnya).Perencanaan berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbanganpertimbangan yang sebaik-baiknya. Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoiman tentang maksud dan pengurusan warkat/berkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesinmesin kantor dan penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir. 2. Asas penyederhanaan Penyederhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan.Asas ini meliputi penggunaan cara-cara yang
lebih mudah, praktis dan cepat. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan penelitian tentang penggunaan waktu dan gerak (time and motion study) dan penelitian terhadap susunan organisasi dan tata kerja (organization and method).
Dalam penelitian tersebut diadakan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi.
3. Asas penghematan Pemakaian biaya, bahan, benda, sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukup sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan. Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan uang secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros. Asas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya, pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor dan pengurusan mesin kantor, pedoman tentang perhitungan formulir dan lain-lain.
4. Asas penghapusan Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya dengan hasil yang hendak dicapai. Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang kegiatan- kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya dihapuskan atau ditiadakan
5. Asas penggabungan Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja. Asas ini mempertimbangkan langkahlangkah tindakan yang perlu digabungkan sehingga lebih efisien.
Dalam proses kerja, untuk memperoleh efisiensi kerja harus memenuhi syarat-syarat efisiensi kerja. Menurut Maris dalam blognya syarat yang harus dipenuhi untuk kerja yang efisien adalah:
1. Pekerjaan yang dikerjakan berguna target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan.
2. Dalam pelaksanaan harus ekonomis. Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja, bahan, waktu, peralatan,ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepat-tepatnya. Tidak terjadi pemborosan.
3. Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan. Semua pelaksanaan dapat dipertanggungjawabkan dalam arti tidak akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah ditetapkan.
4. Ada pembagian kerja yang jelas. Dengan perhitungan tidak mungkin
5. Pekerjaan hanya dikerjakan oleh seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan.
6. Wewenang dan tanggung jawab harus sama. Yang dimaksud adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan bersangkutan.
7. Prosedur kerja harus praktis. Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan lancar dan tidak sulit.
Sumber :
https://blog.gamatechno.com/pentingnya-manajemen-kantor/#:~:text=Sedangkan%20Henry%20Fayol%20menyebut
%20bahwa,koordinasi%2C%20pelaporan%2C%20dan%20penganggaran.
https://www.gurupendidikan.co.id/administrasi-perkantoran/
https://bdiyogyakarta.kemenperin.go.id/news/post/2016/10/15/142/pencapaian-target-organisasi-dengan-manajemen- yang-tepat
https://node2.123dok.com/dt03pdf/123dok/000/024/24519.pdf.pdf?X-Amz-Content-Sha256=UNSIGNED- PAYLOAD&X-Amz-Algorithm=AWS4-HMAC-SHA256&X-Amz-Credential=aa5vJ7sqx6H8Hq4u
%2F20220628%2F%2Fs3%2Faws4_request&X-Amz-Date=20220628T091853Z&X-Amz-SignedHeaders=host&X- Amz-Expires=600&X-Amz-Signature=71c866f7f3c875fcdd03149ab431e2c1bd8334d00324062f08dc187977a4f3dd
BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA
BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA
BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA
